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COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS

Bruxelas, 25.04.2003C(2003) 1255

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO

Sobre a simplificação, clarificação, coordenação e flexibilidade da gestão daspolíticas estruturais 2000-2006

A NÃO PUBLICAR

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ÍNDICE

I. Contexto e natureza do exercício sobre a "simplificação"........................................... 5

II. Medidas de simplificação aprovadas pela comissão e pelos estados-membros esusceptíveis de aplicação imediata............................................................................... 7

1. Alteração dos programas.............................................................................................. 7

2. Controlos...................................................................................................................... 9

3. Revisão intercalar....................................................................................................... 12

4. Relatórios ................................................................................................................... 13

5. Indicadores de resultados e de impacto...................................................................... 14

6. Reserva de eficiência.................................................................................................. 15

7. Encontro anual entre a comissão e as autoridades de gestão ..................................... 15

8. Papel da comissão no comité de acompanhamento ................................................... 16

9. Gestão financeira........................................................................................................ 18

10. Aceleração dos procedimentos internos da Comissão ............................................... 22

III. Medidas de simplificação propostas pela comissão e que devem ser alvo de debatesadicionais com os estados-membros .......................................................................... 22

IV. Medidas propostas pela comissão que não receberam o acordo dos estados-membros27

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COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO

Sobre a simplificação, clarificação, coordenação e flexibilidade da gestão daspolíticas estruturais 2000-2006

RESUMO

O período de programação 2000-2006 criou novos reptos e novas oportunidades para asregiões que beneficiam do apoio dos Fundos estruturais.

A eficácia das intervenções co-financiadas pelos Fundos estruturais está estreitamenteassociada ao cumprimento das condições de execução e de gestão dos programas aprovadosem comum com os Estados-Membros. Desse ponto de vista, efectuaram-se importantesprogressos, nomeadamente quanto à parceria, na preparação dos planos ou quanto àinstauração de sistemas de acompanhamento, controlo e avaliação mais rigorosos. Na criaçãodestes diversos dispositivos, a Comissão pôde desempenhar um papel activo, nomeadamenteatravés da definição de orientações metodológicas. No entanto, e ainda que o balançopermaneça amplamente positivo,diversas dificuldades foram surgindo à medida que seexecutava a programação. Essas dificuldades foram assinaladas pelos Estados-Membrosdesde a reuniãoinformal dos Ministros responsáveis pela Política Regional, em Namur, emJulho de 2001.

A Comissão pretendeu dar uma resposta positiva ao pedido dos Estados-Membros no sentidode se aligeirarem os procedimentos e de se facilitarem a gestão e a execução das dotações,tendo decidido dar início a um processo de diálogo com as administrações nacionais noâmbito dos comités dos Fundos estruturais, a fim de definir rigorosamente a dimensão e anatureza dos problemas a abordar. Este trabalho foi efectuado no decurso do segundosemestre do ano de 2001 e no início do ano de 2002 e conduziu, seguidamente, às propostasque a Comissão apresentou, em 7 de Outubro de 2002, aos Ministros responsáveis pelaPolítica Regional dos quinze Estados-Membros.

Esta tarefa preparatória foi desenvolvida num quadro de cooperação inter-serviços queassociou os 4 serviços responsáveis pelos Fundos estruturais, bem como as Direcções-Geraisdo Controlo Financeiro e do Orçamento, o OLAF, o Secretariado-Geral e o Serviço Jurídico.

Com base nas orientações estabelecidas na reunião de 7 de Outubro de 2002, os comités dosFundos estruturais introduziram na respectiva ordem do dia os diversos assuntos propostos , afim de chegarem, num prazo razoável, a decisões que permitissem estabilizar a gestão numabase consensual. Os comités consultivos dos quatro Fundos analisaram as propostasapresentadas pela Comissão, a maior parte das quais recebeu um acolhimento muitofavorável.

A actual Comunicação apresenta as propostas da Comissão aprovadas em comum com osEstados-Membros em dez domínios distintos. Estas propostas são de natureza diversa doponto de vista da sua execução, sendo algumas imediatamente aplicáveis, enquanto outras sãoacompanhadas de um calendário.

Este exercício de simplificação não põe em causa o bom fundamento dos princípios decididosnos regulamentos dos Fundos estruturais e situa-se no âmbito do quadro jurídico fixado pelosregulamentos. O modelo de gestão orientado para os resultados, que constitui um dos pilares

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da reforma dos Fundos estruturais de 1999, revela-se exigente e de difícil execução, mascontribuíu já para reforçar a transparência e a qualidade da programação para o período 2000-2006. A Comissão retirará deste exercício os ensinamentos que se impõem, em especial noque diz respeito à preparação do próximo período de programação dos Fundos estruturaisEsses ensinamentos ajudarão igualmente a preparar os programas dos novos Estados-Membros.

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I. CONTEXTO E NATUREZA DO EXERCÍCIO SOBRE A "SIMPLIFICAÇÃO"

1. No contexto da execução dos Fundos estruturais, os Estados-Membros apresentaramum pedido de "simplificação" cujo ponto de partida foi a reunião dos Ministrosresponsáveis pela Política Regional que se realizou em Namur, em Julho de 2001.OsEstados-Membros consideram que as exigências regulamentares - por eles adoptadaspor unanimidade - são muito importantes, que a Comissão exige demais e que aacção dos respectivos serviços é insuficientemente coordenada. Note-se que o pedidode simplificação dos Estados-Membros não exige uma alteração dos regulamentosdecididos pelo Conselho, mas quese situa nesse quadro.

2. A Comissão, consciente desses problemas e tendo em conta a sua própriaexperiência, quis responder a esse pedido de "simplificação", em cooperação com osEstados-Membros. Assim, apresentou aos Estados-Membros, em Setembro de 2002,um documento intitulado "Nota sobre a simplificação,clarificação, coordenação eflexibilidade da gestão das políticas estruturais 2000-2006". Este documento foi alvode um debate aprofundado no encontro dos Comissários Michel Barnier, AnnaDiamantopoulou e Franz Fischler com os Ministros responsáveis pela PolíticaRegional dos quinze Estados-Membros, em 7 de Outubro de 2002, em Bruxelas.Foram igualmente convidados para esta iniciativa os presidentes de três comissõesparlamentares do Parlamento Europeu (RETT,COBU e COCOBU), bem como ospresidentes do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões.

3. Por esta ocasião, a Comissão especificou que a complexidade da gestão é partilhadatanto pelos Estados-Membros como pela própria Comissão. Se é certo que aComissão pode introduzir simplificações em determinados procedimentos, a verdadeé que só os Estados-Membros podem introduzir simplificações nos procedimentosimpostos aos portadores de projectos. Estes procedimentos são frequentementelongos e pesados, o que retarda os prazos de execução e provoca queixas como "assubvenções dos Fundos estruturais não valem o esforço". É por esta razão que aComissão especificou que uma melhoria da situação actual só é possível medianteuma estreita cooperação das administrações nacionais e regionais, no espírito daparceria. Este exercício reveste-se de uma certa importância não só para os Estados-Membros da actual União, como para os novos Estados-Membros que integrarão aUnião em 2004.

4. O quadro do debate sobre a "simplificação" situa-se num difícil equilíbrio deresponsabilidades. Com efeito, a política de coesão é uma política de competênciaspartilhadas, mas na qual a Comissão se reserva em exclusivo a responsabilidade daexecução do orçamento, apesar da tónica colocada no princípio da subsidiariedade.No documento apresentado aos Ministros responsáveis pela Política Regional, em 7de Outubro último, especifica-se que o sistema de execução decorrente do acordo doConselho Europeu de Berlim, de Março de 1999, e que se concretizou noRegulamento 1260/99, não só não pode ser alterado como deve ser cumprido.Recorda-se que este sistema assenta no equilíbrio seguinte, desejado pelos Estados-Membros, que condicionou o acordo do pacote financeiro:

– Uma real descentralização mediante uma importante transferência deresponsabilidades de gestão, avaliação e controlo para os Estados-Membros.Em contrapartida da manutenção do esforço financeiro, condições de gestão

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financeira mais estritas: anulação automática das dotações (regra «n+2») ecorrecções financeiras.

– Para a Comissão, o reforço da capacidade de controlo dos sistemas dosEstados-Membros, de modo a permitir-lhe exercer, em último lugar, a suaresponsabilidade sobre a boa gestão financeira, bem como a atribuição dareserva de eficiência intercalar.

Um outro elemento crucial que determina o quadro do debate sobre a "simplificação"é a obrigação que incumbe à Comissão de prestar contas da gestão dos Estados-Membros ao Parlamento Europeu e ao Tribunal de Contas.

5. A abordagem seguida pela Comissão no âmbito do exercício de "simplificação"comporta quatro orientações:

– "simplificação": aligeiramento ou supressão de pedidos associados queraos regulamentos adoptados pela Comissão, quer às orientações que osseguiram,

– clarificação: explicação de medidas existentes,

– coordenação: no âmbito dos serviços da Comissão e dos Estados-Membros,

– flexibilidade e proporcionalidade: adoptar a abordagem menos constringentesempre que tal for possível.

Na execução destas orientações, é encarada uma preferência pelaproporcionalidade quer relativamente ao objectivo da exigência em causa, querrelativamente à importância da intervenção que pode incidir tanto sobre a natureza daacção como sobre a sua dimensão financeira.

6. No documento apresentado aos Ministros em 7 de Outubro de 2002, a Comissãopropôs aos Estados-Membros nove temas específicos que decorrem directamente dasobrigações regulamentares e da respectiva interpretação, e que são susceptíveis deconferir aos Estados-Membros mais facilidades na sua gestão e nas suas relações detrabalho com a Comissão.

Os temas abordados são:

(1) Alteração dos programas

(2) Controlos

(3) Revisão intercalar

(4) Relatórios

(5) Indicadores

(6) Reserva de eficiência

(7) Encontro anual

(8) Papel da Comissão no Comité de Acompanhamento

(9) Gestão financeira:

– regra das anulações automáticas(«n+2»);

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– regra de reembolso por conta no prazo (data de decisão+18 meses);

– co-financiamento (reembolso dos pagamentos intermédios).

7. No encontro de 7 de Outubro de 2002, a Comissão propôs aos Estados-Membros quetrabalhassem em parceria, a fim de estabelecerem uma cooperação destinada adeterminar em conjunto as melhorias passíveis de introduzir na gestão das políticasestruturais a partir das orientações sugeridas,e que correspondessem aos principaisassuntos identificados pelos próprios Estados-Membros.

Com base nas orientações aprovadas nessa reunião, os comités introduziram narespectiva ordem do dia os diversos assuntos propostos de modo a atingir, num prazorazoável, decisões que permitissem estabilizar a gestão numa base consensual. Oscomités consultivos dos quatro Fundos analisaram, em reunião conjunta, as propostasde "simplificação" apresentadas pela Comissão. Os debates prosseguiram durantedois dias e meio, de 19 a 21 de Novembro de 2002.

A maior parte das propostas recebeu um acolhimento muito favorável.

II. MEDIDAS DE SIMPLIFICAÇÃO APROVADAS PELA COMISSÃO E PELOS ESTADOS-MEMBROS E SUSCEPTÍVEIS DE APLICAÇÃO IMEDIATA

1. ALTERAÇÃO DOS PROGRAMAS

Independentemente da revisão intercalar e das alterações das intervenções nasequência das alterações importantes das condições económicas e sociais, aComissão considera que a alteração dos programas é aceitável, por razões de boagestão.

Com efeito, estas alterações podem ser justificadas por uma necessidade de melhorara gestão (incluindo financeira) da intervenção. Podem também ser justificadas pelaintrodução de medidas que permitam atingir os objectivos estratégicos daintervenção e das políticas comunitárias que aquelas devem respeitar.

A Comissão introduz também esclarecimentos úteis sobre as possibilidades jáexistentes de alterações (complemento de programação).

1.1. Medidas aprovadas relativamente à alteração exclusiva do complemento deprogramação

Ao abrigo do nº3 do artigo 34º do regulamento, a autoridade de gestão pode ,apedido do Comité de Acompanhamento ou por sua própria iniciativa, adaptar ocomplemento de programação, sem alterar o montante total da participação dosFundos concedido ao eixo prioritário abrangido, nem reduzir o montante global dofinanciamento nacional de um eixo prioritário, nem tão-pouco alterar os objectivosespecíficos deste. Todas as reduções da contrapartida nacional total, para cada eixoprioritário, conduzem necessariamente a uma alteração da decisão da Comissão.

A alteração do complemento de programação permite uma grande flexibilidade,inclusive no domínio financeiro. Assim, a título de exemplo, é possível:

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• Alterar o conteúdo e a atribuição dos recursos financeiros (contribuiçõescomunitárias e nacionais) das medidas, desde que os objectivos específicos e omontante da contribuição comunitária e da contribuição nacional do eixoprioritário em que as mesmas se integram não sejam afectados

• Alterar a repartição dos financiamentos públicos e equiparáveis (entrenacional/federal, regional, local e outros, incluindo a substituição de uma fonte definanciamento nacional por outra, por exemplo, federal por regional)

• Alterar, ao nível do complemento de programação ,sem reduzir o montante globaldo co-financiamento nacional do eixo, a distribuição entre público e privado dosmontantes do co-financiamento nacional (incluindo a introdução ex-novo de umco-financiamento privado), que constem do plano de financiamento daintervenção, por eixo prioritário (salvo estipulação em contrário da decisão deaprovação). Contudo, devem ser respeitadas, em relação a cada medida, as taxasde participação comunitária máximas estabelecidas no nº3 do artigo 29º doRegulamento(CE) nº 1260/1999.

1.2. Medidas aprovadas relativamente à alteração das decisões por motivos de boa gestão

O Comité de Acompanhamento, no exercício das suas funções, pode tambémintroduzir alterações no complemento de programação, o qual, para observar acoerência com a intervenção a que está associado, exigiria uma alteração desta.

Estas alterações podem ser justificadas por uma necessidade de melhorar a gestão daintervenção, incluindo a sua gestão financeira, ou pela introdução de medidas ouinstrumentos destinados a atingir os objectivos estratégicos da intervenção e daspolíticas comunitárias que devem cumprir, mesmo aquando das eventuais alteraçõesda legislação comunitária. As alterações das intervenções na sequência de eventuaisanulações automáticas que decorreriam da aplicação da regra da anulação automática(n+2) inscrevem-se também neste quadro.

No entanto, estas alterações necessitam de uma alteração da decisão da Comissãorelativa à intervenção correspondente. Por conseguinte, a Comissão e o Estado-Membro devem declarar-se de acordo.

1.3. Medidas aprovadas relativamente à alteração subsequente a importantes alteraçõesdas condições sociais e económicas

O nº2 do artigo 14º do Regulamento 1260/99 permite a alteração dos programas nasequência da revisão intercalar e da atribuição da reserva de eficiência ou quando seregistam, ou são de prever, importantes alterações na situação económica e social eno mercado do trabalho da região e/ou do Estado-Membro.

Contrariamente às alterações do complemento de programação e às modificações dasdecisões por motivos de boa gestão, as alterações dos quadros comunitários de apoio(QCA) e das intervenções com base nesse artigo devem, por conseguinte, serreservadas para situações que exijam uma alteração de estratégia que possa conduzira uma revisão das intervenções e dos seus objectivos.

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1.4. Modalidades práticas

Recorda-se que as alterações das contribuições nacionais dos planos financeiros comefeito retroactivo não são possíveis.

No caso de um pedido de pagamento se referir a um complemento de programaçãocujo programa ou DOCUP exija uma decisão de alteração, este pagamento:

a) será feito com base no último complemento que respeita a decisão em vigor.

b) qualquer diferença entre o pagamento assim efectuado e o que resultaria datomada em conta do complemento, enquanto se aguarda a nova decisão, serácorrigida no quadro dos reembolsos das declarações de despesas apresentadasapós a adopção da nova decisão e aceitação do complemento de programação.

c) as eventuais diferenças entre a declaração de despesas e o reembolso efectuadopela Comissão deverão ser consideradas como pedido de pagamento recebívelno âmbito do cálculo de uma eventual anulação automática.

2. CONTROLOS

2.1. Medidas aprovadas no domínio das exigências que os Estados-Membros devemcumprir em matéria de controlo

2.1.1. Em conformidade com a sua Comunicação de 5 de Julho de 2001, a Comissãoapresentará um relatório que contenha uma análise comparativa dos sistemasnacionais de gestão e de controlo financeiro, que ponha em evidência as "melhorespráticas" e que preconize novas soluções para os problemas de carácter horizontal.As boas práticas apresentadas não terão, em caso algum, um carácter constringente.(Prazo: primeira parte sobre o FEDER, início de 2003; segunda parte sobre o FSE e oFEOGA, secção "Orientação", 2003).

2.1.2. Este relatório (primeira parte sobre o FEDER) será seguido de notas decorrentes das"melhores práticas" em domínios determinados, que serão analisadossubsequentemente no âmbito de um grupo técnico dos comités dos Fundosestruturais. Os textos finais estarão disponíveis em INFOREGIO, em todas aslínguas; constituirão uma orientação específica para os Estados-Membros e poderiampermitir uma simplificação dos procedimentos nacionais. Representarão igualmenteuma garantia de base comum para a avaliação do cumprimento das obrigaçõesprescritas pelo regulamento, bem como uma garantia de igualdade de tratamento.(Prazo: primeiro semestre de 2003).

2.1.3. Uma das notas referidas no ponto 2.1.2. fornecerá orientações para os controlos porsondagem. Foi debatido um projecto por ocasião de uma reunião técnica com osorganismos de controlo nacionais no âmbito dos acordos administrativos bilaterais,no Outono de 2002. Foram já formuladas orientações nos anexos do Manual deAuditoria dos Fundos estruturais elaborado em 1998 pela DG Controlo Financeiro,bem como em outros documentos da Comissão.Ora, o Manual, actualmente, estáultrapassado e nem todos os controladores nacionais têm conhecimento desta fontede informação. As novas orientações esclarecerão e completarão o texto do antigoManual com base no resultado dos debates da reunião técnica acima mencionada e àluz da experiência adquirida através da aplicação do Regulamento 2064/97, sendo

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apresentadas num documento distinto do Manual de Auditoria, que estará disponívelem formato electrónico. (Prazo: primeiro semestre de 2003).

2.1.4. Um documento de trabalho que expõe as propostas de alteração do Regulamento438/2001, que prevê regras claras relativas à detenção dos documentos, foiapresentado aos comités dos Fundos estruturais em Novembro de 2002, tendorecebido um acolhimento muito favorável, embora determinados Estados-Membrostenham manifestado preferência por uma nota interpretativa em vez de novasdisposições jurídicas. Num empenho de segurança jurídica, os serviços da Comissãomantiveram a proposta com um texto simplificado.

2.2. Medidas aprovadas no domínio dos controlos efectuados pela Comissão

2.2.1. Instituir uma igualdade de tratamento não significa praticar o mesmo número decontrolos em todos os Estados-Membros, mas aplicar critérios coerentes ejustificados para a determinação do programa de auditoria, tendo em conta omontante das despesas, a natureza dos sistemas de execução(centralizados/descentralizados), o número de programas, o número de organismosque participam na gestão e no controlo, o nível de risco, etc. É este o procedimentoseguido actualmente, mas a sua transparência poderia ser melhorada mediante umacomunicação anual formal aos Estados-Membros, sem prejuízo dos controlos ad hocou inopinados, sempre que estes se justifiquem. A partir de 2003, o programa deauditoria da Comissão, no que diz respeito aos Fundos estruturais, será publicadotodos os anos. A Comissão publicou o programa no sítio CIRCA em Janeiro de2003. Além disso, a Comissão actualizará o Manual de Auditoria dos Fundosestruturais. Tendo esta proposta sido considerada como urgente pelos Estados-Membros, a sua execução está prevista para o primeiro semestre de 2003.

2.2.2. Quando a Comissão tiver a possibilidade de se apoiar no trabalho de auditoria dosorganismos nacionais, disporá de uma margem de manobra para limitar as suaspróprias actividades de controlo no local. Isto pressupõe que se possa contar com aqualidade e a metodologia do trabalho de auditoria efectuado pelos organismos decontrolo nacionais e necessita da transmissão sistemática dos relatórios de auditoriasob uma forma operacional. O mesmo acontece com o trabalho do Tribunal deContas, sendo o objectivo final uma estratégia de auditoria eficaz e coordenada("conceito de auditoria única"). Para progredir na realização desse objectivo,aquando do próximo ciclo de reuniões bilaterais com os Estados-Membros (início de2003), estes deveriam ser fortemente incentivados no sentido de aplicarem a mesmametodologia que a Comissão ( conforme exposta no Manual de Auditoria dos Fundosestruturais), a estabelecer relatórios num formato-tipo aprovado e a transmitir umresumo das verificações, se possível em inglês ou francês (para efeitos de inclusão naSYSAUDIT).

2.2.3. Quando a Comissão considerar que o sistema de gestão e de controlo de um Estado-Membro/de uma região é suficientemente fiável, a taxa dos controlos que devem serefectuados pode ser reduzida, O trabalho de auditoria necessário para atingir essenível de confiança variará inevitavelmente entre os Estados-Membros, as regiões e osFundos. Sempre que as conclusões das auditorias tiverem comprovado a ausência defragilidades significativas no sistema nacional, a Comissão indicará formalmentequeos controlos posteriores serão reduzidos ao mínimo necessário para garantir amanutenção da integridade do sistema. Esta iniciativa vai ser desenvolvida no âmbitoda proposta sobre um «contrato de confiança» enunciado no ponto 2.2.8.

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2.2.4. Para chegar a uma coordenação mais eficaz das auditorias no plano interno, osdiversos serviços da Comissão vão elaborar os respectivos programas de auditoriabem antes do início do ano civil seguinte e consultas inter-serviços activas realizar-se-ão conforme um procedimento que permita evitar sobreposições. Seria necessáriolimitar ao estrito mínimo as alterações no decurso do ano e notificá-lasantecipadamente conforme um procedimento destinado a impedir os duplosempregos que daí resultariam. O procedimento deveria permitir a adjunção demissões de auditoria ad hoc ou inopinadas sempre que estas se justificassem, para asquais os serviços da Comissão mantêm uma reserva de capacidades de auditoria noseu programa anual.(Prazo: aplicável ao programa de auditoria de 2003).

2.2.5. Para chegar a uma coordenação mais eficaz com os Estados-Membros, seránecessário incentivá-los (com efeito a partir do programa de auditoria 2003)fortemente a que estabeleçam os seus programas de auditoria antes do fim deNovembro, a fim de se permitir uma planificação eficaz das actividades. A Comissãocomprometer-se-á a ter em conta programas de auditoria nacionais antes de adoptardefinitivamente os seus próprios planos de auditoria, de modo a evitar duplosempregos e sobreposições e a delimitar os casos em que uma missão comum poderiaintroduzir mais valor acrescentado. Se se justificar, podem realizar-se contactos ereuniões informais para se chegar a um acordo. Estes serão dissociados das reuniõesbilaterais anuais com os Estados-Membros, que se realizam, geralmente, no início doano (demasiado tarde para o estabelecimento do plano das auditorias) e podem ser,principalmente, baseados na análise dos principais resultados de auditoria doexercício precedente e no tratamento satisfatório das irregularidades detectadas.Asduas partes deverão notificar antecipadamente toda e qualquer alteração posterior dosplanos de auditoria. Os Estados-Membros terão acesso a SYSAUDIT a partir de2004, de modo que todas as auditorias efectuadas pelos órgãos comunitários ounacionais serão reunidas numa única base de dados.

2.2.6. O Tribunal de Contas Europeu deveria ser firmemente incentivado a participar nessaoperação de coordenação adaptando, se necessário,os seus procedimentos actuais deplanificação e introduzindo o seu plano de auditorias em SYSAUDIT. Pela suanatureza, as investigações de OLAF não podem ser programadas antecipadamente.Todavia, nos casos em que é possível programar missões específicas no local, tudodeveria ser executado no sentido de ter em conta o programa de auditoriaestabelecido, sob reserva do cumprimento da legislação que rege as investigações deOLAF.

2.2.7. Seria necessário nacionalizar os procedimentos de comunicação e deacompanhamento das auditorias. A Comissão admitirá, enquanto «melhor prática»,que os resultados da auditoria sejam formalmente comunicados ao Estado-Membronum prazo de dois meses a contar do fim da auditoria. Os Estados-Membros serãoincentivados a aceitar prazos similares para envio das respostas, a fim de permitir umacompanhamento eficaz de todas as auditorias.

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3. REVISÃO INTERCALAR

As orientações indicativas da Comissão serão simples e não conduzirão a umarenegociação das intervenções. A Comissão propõe um calendário que permita umdesenvolvimento eficaz dessa revisão, bem como um aligeiramento dosprocedimentos de consulta dos Comités sem prejudicar a transparência necessária.Além disso, num objectivo de eficácia, propõe-se antecipar a preparação da revisãointercalar, de modo a limitar os prazos de aprovação daí decorrentes.

3.1. Medidas aprovadas relativamente à revisão e concordância dos calendários.

• A Comissão apresentará as suas orientações no decurso do primeiro trimestre de2003.

• A reunião anual do Outono de 2003 deveria proceder ao intercâmbio de pontos devista sobre a revisão intercalar. Uma cooperação activa entre o Estado-Membro,as autoridades de gestão e a Comissão é requerida nesta fase. DeterminadosEstados-Membros tomaram disposições para que a avaliação intercalar sejaconcluída em Outubro de 2003. No caso contrário, as informações dos projectosde avaliação relativos a eventuais anulações e os indicadores de execução devempermitir preparar de modo pormenorizado a decisão do Comité deAcompanhamento (e, uma vez que este último a tenha adoptado, uma rápidatomada de decisão pela Comissão).

• Aquando de uma primeira reunião ,no início de 2004, o Comité deAcompanhamento deve analisar e aprovar um complemento de programaçãoalterado e adoptar, assim, uma proposta formal de alteração de intervenção.

• Esta proposta formal, bem como o novo complemento de programação (parainformação), são apresentados à Comissão num prazo de duas semanas e, dequalquer modo, antes do fim de Março de 2004.

• Em Abril de 2004, o Estado-Membro abrangido e a Comissão, a nível dosserviços, devem ter alcançado um acordo sobre o programa alterado.

3.2. Medidas aprovadas relativamente aos procedimentos de decisão após a negociação

• A cláusula de flexibilidade prevista para as alterações dos QCA e DOCUPinferiores a um determinado limiar1 alarga-se ao conjunto das alterações dos QCAe DOCUP introduzidas aquando da revisão intercalar. Por outros termos, não sejustificará esperar o parecer dos comités previstos no regulamento geral antes daaprovação formal, pela Comissão, do novo programa.

• Quando a decisão do Comité de Acompanhamento foi pormenorizadamentepreparada (ver ponto 8.1), a Comissão esforçou-se por se pronunciar nos doismeses seguintes à recepção de um pedido de alteração recebível.

1 Alterações inferiores a 25% por eixo prioritário ou intervenção, ou inferiores respectivamente a 60

(objectivo nº 1) ou a 30 (objectivo nº 2) milhões de euros.

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3.3. Medidas aprovadas relativamente ao conteúdo das intervenções

Actualmente, as intervenções são extremamente pormenorizadas. Um texto menosextenso seria mais útil ao conjunto dos parceiros. A revisão intercalar seria a ocasiãoadequada de retirar as modalidades do texto de intervenção e de as incluirunicamente no complemento de programação. Isto simplificaria a gestão doprograma no decurso dos anos seguintes. Todavia, este exercício só seria útil se osparceiros agissem de boa fé e não aproveitassem para anular pontos anteriormentenegociados.

É importante que a Comissão e os novos Estados-Membros examinem seriamente,aquando da adesão, a execução do espírito do regulamento, ou seja, as intervenções anível estratégico e as modalidades de gestão no complemento de programação.

Do ponto de vista do calendário, a abordagem proposta implica que as autoridades degestão devam esforçar-se por fornecer os documentos necessários antes da data-limite que consta do regulamento. Todos os agentes devem estar conscientes dascoacções do tempo e, portanto, agir no sentido de que as negociações e osprocedimentos sejam concluídos o mais rapidamente possível.

4. RELATÓRIOS

4.1. Medidas aprovadas no sentido de reduzir a multiplicidade dos relatórios:

• Harmonizar a apresentação da informação fornecida no relatório anual deacompanhamento e no relatório annual de controlo;

• O relatório anual de controlo pode fazer parte, se o Estado-Membro assim odesejar, do capítulo "acções de controlo" do relatório anual único. Todavia, estecapítulo constituirá um anexo à parte.

4.2. Medidas aprovadas para respeitar o pormenor de informação exigido pelo relatórioannual:

• Limitar a informação sobre as alterações das condições gerais às que possuem umimpacto sobre as condições de execução da intervenção.

• Tentar concentrar a informação sobre os problemas encontrados e as medidastomadas para os resolver num único capítulo.

• Limitar o capítulo "políticas comunitárias" a uma declaração sobre o respeitodessas políticas no âmbito da intervenção, não deixando de assinalar os problemasdetectados e as medidas adoptadas para os resolver.

4.3. Clarificações sobre os procedimentos de apreciação do relatório annual:

• Os pagamentos não podem ser bloqueados desde que o relatório anual sejarecebível e que as outras condições regulamentares sejam preenchidas.

• Um relatório recebível pode, todavia, ser considerado não satisfatório nasequência da análise "substancial" do seu conteúdo. Seja qual for o caso, e a fimde simplificar o procedimento de análise, um debate mais aprofundado sobre a

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substância deveria ser feito a montante, aquando do debate do relatório no Comitéde Acompanhamento, e sobre os pontos mais sensíveis que subsistissem, nosencontros anuais. Isto não deve bloquear os pagamentos.

• A agregação dos relatórios num relatório unificado não implica um aumento dasobrigações dos Estados-Membros - as informações exigidas pelo relatório anualde controlo não são de considerar recebíveis e/ou satisfatórias.

As propostas acima mencionadas, se aplicadas pelos Estados-Membros, teriam asseguintes vantagens:

– A existência de um relatório anual unificado por intervenção permitirá responderàs diversas obrigações - acompanhamento, controlo -, mediante um único emesmo documento e facilitará também o trabalho de coordenação entre osserviços da Comissão (mesma base de trabalho).

– A informação fornecida no relatório anual concentrar-se-á no acompanhamento,controlo e avaliação das acções executadas, nos problemas detectados e nasmedidas tomadas para os resolver.

– A simplificação do procedimento de apreciação do relatório anual permitiráreduzir os prazos para a abordagem dos pedidos de reembolso.

– A agregação dos relatórios anuais proposta no ponto 4.1. permitirá concentrar, emprioridade, os debates do encontro anual de acompanhamento sobre os aspectospolíticos e de estratégia.

5. INDICADORES DE RESULTADOS E DE IMPACTO

A Comissão, em parceria com os Estados-Membros e em conformidade com oprincípio da proporcionalidade, analisará- nomeadamente no que diz respeito aosprogramas multifundos - os indicadores necessários ao acompanhamento e avaliaçãodas intervenções, tendo por objectivo um sistema aligeirado. Os Estados-Membrosque consideraremo seu sistema é complicado são convidados a apresentar propostasconcretas.

Medidas aprovadas:

5.1. Com o objectivo de reduzir a carga administrativa da recolha de dados, propõe-se:

– Espaçar a periodicidade da recolha de dados para os diversos tipos de indicadores.É proposta a seguinte periodicidade:

• em tempo real para os indicadores financeiros,

• anualmente para os indicadores de realizações e de resultados.

– Utilizar a função de avaliação (intercalar e final) para as estimativas relativas aosindicadores de impacto ou de outros meios ad hoc escolhidos pelas autoridadescompetentes no seio dos Estados-Membros. Portanto, as estimativas não fazemobrigatoriamente parte do sistema de acompanhamento clássico.

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5.2. Reduzir a quantidade de informação e dos dados incluídos nos relatórios anuais,limitando-se aos indicadores financeiros e aos indicadores de realizações físicas maisrepresentativos da evolução da intervenção e em conformidade com a reanáliseevocada no ponto 5.1.

5.3. Adoptar uma atitude flexível para a adaptação dos indicadores que se inspiram daatitude sugerida a título das alterações associadas à boa gestão.

As simplificações propostas são susceptíveis de ser postas em prática semnecessidade de alteração da regulamentação. É conveniente deixar uma certaflexibilidade às autoridades de gestão, a fim de julgarem em termos de custo-eficáciaas simplificações propostas relativamente à situação actual.

6. RESERVA DE EFICIÊNCIA

Medidas aprovadas:

6.1. Evitar os métodos de atribuição da reserva que têm tendência a complexificar omecanismo e a reduzir a legibilidade e a transparência da sua aplicação.

6.2. Numa lógica de proporcionalidade, adoptar um sistema de indicadores simplificados,nomeadamente para os pequenos programas ou para os programas que decorrem dospaíses beneficiários, e para os objectivos dotados de uma fraca contribuiçãofinanceira dos Fundos estruturais.

6.3. Reduzir o núnero de indicadores de eficiência a oito a doze indicadores escolhidosentre os mais representativos das prioridades dos PO/DOCUP. Em determinadospaíses, o mecanismo de eficiência é sobrecarregado pela introdução de dezenas deindicadores de eficiência.

6.4. Confirmar que uma única decisão será tomada para a adaptação intercalar doprograma e da reserva de eficiência.

A Comissão considera importante concluir este exercício num prazo muito breve.

7. ENCONTRO ANUAL ENTRE A COMISSÃO E AS AUTORIDADES DE GESTÃO

O encontro anual reveste-se de uma natureza sobretudo política e não podetransformar-se em Comité de Acompanhamento bis. A análise anual relativamenteaos outros instrumentos de acompanhamento possui uma especificidade própria. OComité de Acompanhamento do novo período já não é uma reunião entre a Comissãoe o Estado-Membro, mas um instrumento nacional/regional do acompanhamento dasintervenções em que todos os tipos de parceiros (administrações, agenteseconómicos, sociais e ambientais) estão representados e em que a Comissão apenasparticipa consultivamente.

Medidas aprovadas:

7.1. A Comissão compromete-se a estar representada a um nível hierarquicamente maiselevado nos encontros anuais, relativameente à habitual representaçâo nos Comités

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de Acompanhamento. A autoridade de gestão poderia limitar o número departicipantes no encontro anual.

7.2. A Comissão compromete-se a desenvolver os esforços necessários para evitar duplosempregos potenciais entre a reunião anual de controlo entre a Comissão e o Estado-Membro e a reunião de análise anual, que se lhe segue no tempo. O encontro anualsobre o controlo incide num domínio específico, as actividades de controlo e deauditoria, enquanto a reunião anual diz respeito a todos os elementos associados àexecução da intervenção. O encontro anual deve limitar o debate sobre o controlo àsconclusões e ao acompanhamento decorrentes da reunião sobre o controlo.

7.3. Concentrar o conteúdo da reunião sobre os pontos-chave que merecem ser abordadosno contexto de cada intervenção. Por conseguinte, é de desejar que se limite oconteúdo da ordem do dia do encontro anual a um número reduzido de pontos. Serádada preferência aos pontos que se revistam de uma natureza estratégica para aintervenção ou então que, pela sua natureza horizontal, possuam um interesseestratégico. A análise anual/o encontro anual deve basear-se sobre uma avaliaçãocrítica tanto dos aspectos positivos como dos aspectos negativos que decorrem daexecução da intervenção.

7.4. A Comissão e a autoridade de gestão comprometem-se a desenvolver os esforçosnecessários para que o encontro anual possa ter um papel preventivo, identificandoproblemas e respectivas soluções o mais rapidamente possível.

7.5. Atendendo a que o Regulamento-Geral dos Fundos estruturais prevê uma análiseanual mas não obriga a que esta tome necessariamente a forma duma reunião anual, épossível conceber que, relativamente aos programas cuja execução não levantenenhum problema,para um determinado ano, não seja organizado qualquer encontroformal entre a Comissão e a autoridade de gestão. Esse encontro poderia sersubstituído por um intercâmbio de cartas sobre a execução da intervenção. Esteelemento de simplificação e de proporcionalidade é especialmente pertinente numcontexto em que estão previstas cerca de 500 intervenções para o período 2000-2006.

7.6. Prever o mais possível um reagrupamento dos encontros anuais por razões evidentesde minimização dos gastos e de ganho de tempo, nomeadamente no caso de umaautoridade de gestão ser responsável por diversos programas ou quando se trate deprogramas relativos a zonas vizinhas. Sempre que um tal reagrupamento sejapossível, a Comissão propõe-se organizar o encontro em duas partes: 1) uma parteconsagrada às questões de ordem mais geral e/ou horizontal e 2) uma parteconsagrada às questões específicas a cada intervenção/programa.

7.7. Quando o número de participantes for limitado, a Comissão considera a possibilidadede organizar encontros anuais através de vídeoconferências, de modo a economizartempo e dinheiro.

8. PAPEL DA COMISSÃO NO COMITÉ DE ACOMPANHAMENTO

Se o Estado-Membro (autoridade de gestão) separar as funções no âmbito do Comitéde Acompanhamento e comunicar previamente à Comissão os assuntos sobre osquais deseja que ela se pronuncie, a Comissão está pronta a proceder à coordenaçãointerna necessária a fim de que o serviço líder tome posição e responsabilize aComissão.Isto implica que os documentos da ordem do dia do Comité de

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Acompanhamento cheguem à Comissão dentro de prazos razoáveis. Para melhorar opapel da Comissão nas reuniões do Comité de Acompanhamento, foram feitas asseguintes propostas aos Estados-Membros:

8.1. Medidas aprovadas para uma melhor preparação das reuniões do Comité deAcompanhamento

Uma preparação adequada e simplificada das reuniões dos Comités deAcompanhamento pelos serviços da Comissão e dos Estados-Membros constitui umacondição essencial para obter resultados positivos.

As autoridades de gestão deverão:

• fornecer com suficiente antecedência um calendário indicativo das reuniões doComité de Acompanhamento bem como dos outros subgrupos ou grupos detrabalho técnicos (ex: avaliação),

• enviar em tempo oportuno os documentos a todos os membros do Comité deAcompanhamento,

• não apresentar qualquer outro documento após os prazos estabelecidos. Todavia,se for esse o caso, a Comissão apenas terá em conta os documentos que tevecondições para preparar.

A representação da Comissão inclui um funcionário da cada DG dos Fundosestruturais abrangida e é dirigida pelo representante da DG líder para a assistênciaem causa. Os serviços da Comissão exprimir-se-ão numa só voz. Para esse fim:

• A DG líder é responsável pelas relações oficiais da Comissão com a presidênciada reunião do Comité de Acompanhamento.

• Antes de cada reunião do Comité de Acompanhamento, a DG líder organiza umareunião preparatória dos serviços em causa para analisar os documentosapresentados ao Comité e adoptar a posição da Comissão para a reunião. Areunião inter-serviços permite determinar se é necessário que uma outra DG (quenão seja uma DG dos Fundos estruturais) participe na reunião do Comité deAcompanhamento.

• Aquando da reunião, a DG líder dirige a delegação e vela pela coerência daposição dos representantes da Comissão.

• Após cada reunião do Comité de Acompanhamento, a DG líder, em colaboraçãocom as outras DGs dos Fundos estruturais, estabelece um relatório sucinto sobreos principais pontos da reunião e sobre as medidas que os serviços da Comissãodevem adoptar.

8.2. Medidas aprovadas relativamente aos pontos a debater no decurso das reuniões doComité de Acompanhamento: uma maior clareza

• Deve ser feita uma nítida distinção entre as questões relativas aoacompanhamento geral, pelas quais o Comité de Acompanhamento écolectivamente responsável, e as questões de ordem bilateral entre a autoridade degestão e a Comissão (questões de elegibilidade no âmbito da interpretação do

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direito comunitário, de gestão financeira, etc.). Estas últimas devem ser abordadasao nível bilateral e não no âmbito do Comité de Acompanhamento. A Comissãoesforçar-se-á por responder a uma pergunta escrita específica de uma autoridadede gestão no prazo de um mês.

• Os Comités de Acompanhamento deveriam concentrar-se nos problemas deacompanhamento geral. Deveriam, por exemplo, consagrar-se a intercâmbios deexperiências relativas à gestão dos Fundos e ao desenrolar da intervenção. Ospresidentes poderiam considerar a hipótese de convidar, de tempos a tempos,representantes de outros Estados-Membros. Tratar-se-ia, nomeadamente, deanalisar os problemas de elegibilidade associados à interpretação do texto daintervenção ou do complemento de programação.

• Os Comités de Acompanhamento não tomarão, portanto, decisões sobre projectosindividuais.

8.3. Reuniões do Comité de Acompanhamento e reuniões anuais

• Em termos de simplificação, sugere-se que se torne proporcional o número dereuniões do Comité de Acompanhamento por ano. Esta escolha deve incumbir àpresidência do Comité. Todavia, é conveniente prever pelo menos uma reuniãopor ano, devendo o relatório anual ser debatido numa das reuniões do Comité deAcompanhamento.

• O valor acrescentado e o carácter distintivo das reuniões anuais, se se compararemàs reuniões tradicionais do Comité de Acompanhamento, devem ser clarificados ecomunicados aos Estados-Membros. (Ver ponto 7).

No que diz respeito à redução do número de reuniões do Comité deAcompanhamento, se essa opção for aceite, é necessária uma alteração doregulamento interior dos Comités de Acompanhamento relativamente àsintervenções para as quais estão previstas especificamente pelo menos duas reuniõesdo Comité de Acompanhamento. Além disso, pode necessitar igualmente, emdeterminados casos, de uma alteração da decisão da Comissão, quando o número dereuniões do Comité de Acompanhamento por ano está especificamente previsto.

9. GESTÃO FINANCEIRA

O dispositivo regulamentar relativo à gestão financeira constitui um conjuntocoerente. As propostas de clarificação abrangem os quatro domínios seguintes:

9.1. Esclarecimentos sobre a aplicação da regra das anulações automáticas (regra n+2)

A simplificação da regra n+2 traduziu-se na explicitação das modalidades práticas deexecução e de cálculo dos montantes abrangidos. Esta simplificação respeita oquadro regulamentar mantendo a anulação dos montantes autorizados que nãoestiveram na origem de pagamentos nos prazos fixados.

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A Comissão introduziu já elementos de clarificação e de transparência2na aplicaçãoda regra das anulações automáticas:

(1) ao adoptar, para a primeira fracção anual das intervenções multifundos, o anoda última autorização a título dos Fundos abrangidos que se lhe reportam(interpretação do nº2, segundo parágrafo, do artigo 31º)3, simplificando assim,de modo coerente, a gestão dos programas integrados abrangidos pelaintervenção dos diversos Fundos;

(2) ao precisar, no caso de uma decisão posterior (regime de ajuda, grande projectoetc.), o prazo dos dois anos como sendo o fim do segundo ano seguinte ao dadecisão posterior2 ;

(3) adoptando, para o cálculo da anulação automática, os montantes certificados erecebíveis que correspondem à contribuição dos Fundos transmitidos àComissão até 31 de Dezembro do ano n+2:

– mesmo que ainda não tenham dado origem a pagamento;

– e independentemente do limite eventual do reembolso resultantedas modalidades de cálculo dos montantes a pagar com base nasdeclarações de despesas;

(4) interpretando os prazos previstos no nº2, segundo parágrafo, do artigo 31º paraa apresentação à Comissão dos pedidos de pagamento intermédio recebível demodo favorável aos Estados-Membros e fixando em 31 de Dezembro a data-limite para envio (e não recepção) à Comissão dos pedidos de pagamento;

(5) reforçando o procedimento de informação preventiva dos Estados-Membrosrelativamente às exigências gerais do regulamento;

(6) recordando a possibilidade de o Estado-Membro fazer valer previamente assuas observações para a fixação dos montantes a anular;

(7) propondo o aligeiramento do procedimento de alteração dos programas que,acrescentando-se à possibilidade de ajustamento dos complementos deprogramação, permite aos Estados-Membros, num gesto de boa gestão,preceder, após ter identificado as dificuldades de execução, uma eventualaplicação das anulações automáticas, orientando as contribuições financeiraspara intervenções mais prometedoras.

Além disso, a Comissão analisou se, paralelamente à simplificação introduzida naexecução da regra de reembolso por conta, no âmbito dos programas multifundos, ocálculo das anulações n+2 podia ser efectuado mais por programa do que por Fundo(possibilidade de compensação entre Fundos), no cumprimento das disposiçõesregulamentares (nº2, segundo parágrafo, do artigo 31º). Parece, no entanto, que asdisposições regulamentares excluem esta abordagem, porque se referemexplicitamente a cada autorização: a autorização é específica a cada Fundo ao passoque, relativamente à regra de reembolso por conta, apenas é mencionada a ausência

2 Comunicação de Michel Barnier de acordo com Michaele Schreyer, Anna Diamantopoulou e Franz

Fischler na Comissão de 27.5.2002.3 Decisão da Comissão de 17.5.2002.

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total de pedido de pagamento, num prazo descontado em relação à decisão daComissão (decisão única para o conjunto dos Fundos de uma intervenção).

Além das medidas acima descritas, o regulamento não deixa qualquer margem parainterpretações mais flexíveis das modalidades de aplicação das anulaçõesautomáticas das dotações não utilizadas. Se o Conselho, a Comissão e o Parlamentodesejassem alterar as obrigações de gestão que foram desejadas e aprovadas emcomum, não teriam outras opções senão alterar formalmente o Regulamento(CE) nº1260/1999 do Conselho, de modo a prolongar os prazos ou abandonar a aplicação daregra das anulações automáticas.

9.2. Esclarecimentos sobre a aplicação da regra de reembolso por conta no prazo "Datade decisão+18 meses"

O todo ou parte do pagamento por conta inicial de 7% é reembolsado à Comissão senenhum pedido de pagamento tiver sido dirigido à Comissão num prazo de dezoitomeses a contar da data de decisão de participação dos Fundos.

Como para a regra n+2, as simplificações da regra do reembolso por conta foramintroduzidas nas modalidades práticas de aplicação no cumprimento das disposiçõesregulamentares.

Os serviços da Comissão elaboraram um sistema de aviso precoce, baseado numalista das intervenções próximas dos dezoito meses de prazo para o reembolso dopagamento sobre a conta (nº2, do artigo 32º, do Regulamento(CE) nº 1260/1999).Conforme este sistema:

(1) As direcções gerais dos Fundos estruturais assinalam, com pelo menos trêsmeses de adiantamento, às autoridades de gestão das intervenções quenenhum pedido de pagamento foi ainda recebido pela Comissão (ainda queesta disposição não esteja especificamente prevista pelo regulamento doConselho);

(2) A fim de simplificar a gestão dos diversos Fundos que intervêm numprograma multifundos, um pedido de pagamento introduzido para um únicoFundo é adoptado para os Fundos abrangidos no âmbito de aplicação dasdisposições do nº2, terceiro parágrafo, do artigo 32º.

(3) Num empenho de igualdade de tratamento, é adoptada a data de transmissãomais precoce entre a recepção do pedido de pagamento por correio postal oupor transferência electrónica (SFC). O sistema SFC é alimentadomanualmente pelos serviços da Comissão, para ter em conta a data detransmissão postal caso esta seja anterior.

(4) Os pedidos de pagamento recebidos em papel ou por fax às sextas-feiras ouna véspera de dias feriados são considerados registados nessa data ainda quetenham sido formalmente selados pelos serviços de arquivos da Comissão noprimeiro dia útil seguinte ao fim de semana ou ao dia feriado.

9.3. Medidas aprovadas relativamente ao co-financiamento: modalidades de cálculo dosreembolsos intercalares

No que diz respeito ao co-financiamento, a Comissão apresentou aos Estados-Membros, aquando da reunião dos comités dos Fundos estruturais em Novembro de

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2002, as modalidades de aplicação das orientações adoptadas pelos Ministros em 7de Outubro desse mesmo ano. A Comissão debateu pormenorizadamente com asadministrações nacionais a execução dessas modalidades. A Comissão propõe-sereembolsar os pedidos de pagamentos intermédios baseados nos montantes devidosaos beneficiários finais, quer à taxa de co-financiamento da medida, quer com basena contribuição comunitária para co-financiamento das operações, tendo assim emconta características diversas das acções co-financiadas pelos Fundos. Asmodalidades aprovadas são:

9.3.1. Procedimento de reembolso à taxa de co-financiamento da medida

Reembolso no limite da taxa de co-financiamento da medida e no cumprimento dastaxas-limite previstas no nº3 do artigo 29º a nível da medida, independentemente damontagem financeira de cada operação individual.

Data de execução: imediata.

9.3.2. Procedimento de reembolso da contribuição comunitária a nível das operações

Reembolso da parte da totalidade das despesas efectivamente pagas e certificadaspela autoridade de pagamento que corresponde à contribuição a título dos Fundos anível das operações. As despesas declaradas respeitam, ao nível de cada operação, astaxas-limite previstas no nº3 e no nº4 do artigo 29º. Este procedimento está sujeito àsseguintes condições:

– As autoridades de gestão instauram um sistema de acompanhamento das taxas edas contribuições adoptadas por operador a fim de assegurar, no conjunto doperíodo, o cumprimento das taxas por medida no complemento de programação,bem como o equilíbrio entre fontes de co-financiamento comunitário, por umlado, e nacional, por outro, fixado a nível dos eixos da decisão;

– As autoridades nacionais que aplicam este procedimento devem:

(1) notificar explicitamente à Comissão os programas e o(s) Fundo(s) para osquais pedem a aplicação;

(2) comunicar à Comissão a descrição e as modalidades de aplicação do sistemade acompanhamento;

(3) analisar, no relatório anual de execução, a execução financeira das medidasdo programa para as quais o co-financiamento comunitário pedido é diversoda taxa fixada no complemento de programação. Esta análise coloca emevidência as necessidades de aumento das compensações de co-financiamentos nacionais públicos e, se for caso disso, de co-financiamentosprivados elegíveis, para os anos seguintes, de modo a assegurar ocumprimento das contribuições comunitárias e nacionais definidas porprioridade no conjunto do período;

Data de execução: A partir da notificação à Comissão da escolha do Estado-Membro para o programa e o Fundo abrangidos, sob condição da transmissão àComissão do sistema e das modalidades instauradas pelo Estado-Membro nos trêsmeses após a recepção da notificação e da aprovação dos serviços da Comissão.

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9.3.3. Observação aplicável aos dois procedimentos de reembolso.

Sendo a estabilidade do sistema crucial para a boa gestão e um acompanhamentoeficaz e transparente da sua execução a nível de cada medida decorrente de ummesmo Fundo no âmbito de uma intervenção, as autoridades nacionais não deverãoalterar o sistema de reembolso no decorrer do período de execução. Os serviços daComissão velam por que os dispositivos de gestão e de acompanhamento instauradospelas autoridades de gestão e de pagamento permitam garantir que, no final do prazo,a taxa de co-financiamento previsto para a medida abrangida seja cumprida. Se, nodecorrer do período de execução, os serviços da Comissão constatarem que o cálculodos reembolsos, de acordo com este procedimento, põe em perigo o cumprimento,dentro de um determinado prazo, do equilíbrio dos co-financiamentos a partir dascontribuições comunitárias e das contribuições nacionais tal como fixadas a nível doseixos na decisão, os reembolsos serão limitados aplicando-se a taxa de co-financiamento por medida no conjunto do período.

Nenhuma alteração legal seria necessária, mas a Comissão pediu aos Estados-Membros que declarassem, tanto quanto possível, a respectiva opção antes do finalde 2002. Sem tomada de posição oficial das autoridades nacionais, a Comissãoaplicará ,para o reembolso dos pedidos de pagamento, a opção de reembolso à taxade co-financiamento da medida.

10. ACELERAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS INTERNOS DA COMISSÃO

A Comissão apresentou às delegações nacionais e aos comités dos Fundos estruturaisum documento (DOCUMENT CDRR 02/0055/00) que preconiza a aceleração dasdecisões que adoptam ou alteram os quadros comunitários de apoio (QCA) e osdocumentos únicos de programação (DOCUP). Esta proposta, imediatamenteaplicável, foi bem acolhida pelos Estados-Membros: as delegações aceitam deixaremde ser formalmente consultadas sobre as alterações dos QCA e das intervenções,incluindo no que diz respeito às alterações consecutivas à análise intercalar. Aceitamigualmente que a Comissão lhes transmita uma nota informativa resumida sobre ostextos propostos ou adoptados.

III. MEDIDAS DE SIMPLIFICAÇÃO PROPOSTAS PELA COMISSÃO E QUE DEVEM SER ALVODE DEBATES ADICIONAIS COM OS ESTADOS-MEMBROS

No documento apresentado aos Ministros em 7 de Outubro de 2002, sobre o tema"Controlos", a Comissão propôs uma declaração de garantia anual e um acordo dasautoridades de pagamento, inspirados pelo apuramento das contas do FEOGA,secção Garantia. Nenhuma delegação se mostrou disponível para aceitar estaspropostas da Comissão.

Perante a recusa dos Estados-Membros, a Comissão apresentou aos comités dosFundos estruturais, em Novembro de 2002, uma nova proposta de um «contrato deconfiança». Esta proposta fundamenta-se numa coordenação eficaz dos controlosnacionais e comunitários, bem como na apresentação à Comissão de uma estratégiaaceitável relativamente aos controlos pelas autoridades nacionais que incidem sobreo conjunto do período de programação, e a apresentação de um relatório anual queinclua conclusões sobre as actividades de auditoria levadas a efeito. A grandemaioria dos Estados-Membros acolheu favoravelmente esta nova proposta. Esteacolhimento favorável fica, todavia, condicionado a uma análise das modalidades

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pelas autoridades de controlo e ao facto de não vir a ser proposta qualquer novadisposição jurídica. O contrato de confiança será aplicável por sistema de gestão econtrolo (por região, por Fundo ou por programa) e terá como contrapartidacomunitária um aligeiramento dos controlos e uma redução do período de retençãodos documentos justificativos. A proposta da Comissão será alvo de debates noâmbito das reuniões bilaterais anuais previstas no nº 3 do artigo 38º doRegulamento(CE) 1260/1999, e seráconcluída aquando de uma reunião de peritos aconvocar para a Primavera de 2003. Esta reunião deveria conduzir à elaboraçãodefinitiva de um documento sobre a execução desta iniciativa que será apresentadaao Comité para o Desenvolvimento e a Reconversão das Regiões, bem como noâmbito de outros comités.

Segue-se o documento de trabalho estabelecido pela Comissão que apresenta osprincipais elementos para a execução desta iniciativa e que serve de fundamento paraos debates acima mencionados. Este documento poderia, portanto, ser adaptado ecompletado.

DOCUMENTO DE TRABALHO DA COMISSÃO

DESTINADO AO GRUPO TÉCNICO DOS FUNDOS ESTRUTURAIS

DE 19 E 20 DE NOVEMBRO DE 2002

Estabelecimento de um «contrato de confiança» para o controlo dos Fundos estruturais

1 Na reunião de Ministros de 7 de Outubro de 2002, os participantes manifestaram-segeralmente contra a ideia de uma declaração de garantia formal respeitante à despesade cada ano e à acreditação das autoridades de pagamento.

Aquando da reunião anual com as autoridades de controlo dos Estados-Membros,que se realizou em Dublin, em 21 e 22 de Outubro de 2002, foi explicado que aComissão deseja obter garantias da parte dos Estados-Membros, seus parceiros naexecução dos Fundos estruturais, no que diz respeito às despesas declaradas. AComissão não procura impor um método único de auditoria, nem interferir naatribuição das responsabilidades em matéria de controlo. Além disso, foiespecificado que os organismos de controlo nacionais devem obter a maior parte dasgarantias necessárias junto da autoridade de pagamento, que certifica cada pedido depagamento intermédio. A sua avaliação da eficácia das autoridades de pagamentoserá um elemento importante que permitirá apreciar a importância dos trabalhos deauditoria a efectuar ao longo do período de programação.

Os participantes aprovam largamente a corresponsabilidade dos Estados-Membros eda Comissão, tendo em vista obter a garantia da legalidade e da regularidade dasdespesas co-financiadas pelo orçamento comunitário, devido a uma melhorcooperação no actual quadro regulamentar e não devido ao acrescento de novasexigências.

A noção de «contrato de confiança» entre os Estados-Membros e a Comissãoevocada por determinadas delegações na reunião de 7 de Outubro de 2002, e apoiadapelo Comissário Michel Barnier, é uma base válida tendo em vista a realização desteobjectivo. A Comissão adaptou a ficha de simplificação relativa aos «controlos», de

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modo a ter em conta esta abordagem. É actualmente necessário desenvolver mais asmedidas requeridas para atribuir ao «contrato de confiança» uma forma operacional.

2 O estabelecimento de um «contrato de confiança» entre a Comissão e um Estado-Membro assentará em três elementos:

– garantia de que os sistemas de gestão financeira e de controlo instauradoscumprem as prescrições do Regulamento nº 438/2001;

– definição de uma estratégia de auditoria satisfatória pelas autoridadesnacionais, que abranja o conjunto das actividades de auditoria durante todo operíodo de programação;

– apresentação de relatórios nos termos do artigo 13º do Regulamento nº438/2001 que forneçam uma base adequada para avaliar a eficácia da execuçãoda estratégia da auditoria, bem como garantias no que diz respeito às despesasem causa.

3 O «contrato de confiança» não abrangerá necessariamente o conjunto dos Fundosnem dos programas. Poderá limitar-se a um Fundo especial e/ou a determinadasregiões ou programas considerados pelo Estado-Membro e pela Comissão comopreenchendo as condições requeridas.

4 Garantia no que diz respeito à gestão financeira e aos sistemas de controlo

Os serviços da Comissão devem obter garantias suficientes, com base nas descriçõesdos sistemas e dos resultados das auditorias comunitárias e nacionais, no que dizrespeito à conformidade com o Regulamento nº 438/2001.

5 Estratégia de auditoria satisfatória

Sob a responsabilidade do organismo independente designado em aplicação do artigo15º do Regulamento nº 438/2001, as autoridades nacionais competentes devemelaborar, para o Fundo, os programas e as regiões abrangidas, uma estratégia deauditoria:

– tendo em conta o conjunto dos trabalhos de auditoria empreendidos pelasdiversas autoridades de controlo nacionais e regionais, nomeadamente osrequeridos pelos artigos 9º,10ºa 12º,15ºe 16º do Regulamento 438/2001;

– abrangendo o conjunto do período até ao encerramento;

– definindo o quadro em que os programas de auditoria anuais serãoestabelecidos;

– identificando as entidades responsáveis pelos trabalhos de auditoria eespecificando o alcance e os objectivos das suas actividades, os seus recursos ea sua metodologia;

– garantindo que existirá uma base adequada para a certificação das despesas emaplicação do artigo 9º do Regulamento nº438/2001, que a eficácia dos sistemasde gestão e de controlo existentes será regularmente verificada no decorrer doperíodo de programação, que 5% das despesas elegíveis totais serão

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controladas em conformidade com os artigos 10º e 11º do Regulamento438/2001, que essas verificações serão repartidas ao longo de todo o período deprogramação até ao encerramento e que um número suficiente de dados estarádisponível para o estabelecimento da declaração de encerramento prevista peloartigo 15º,

– e que seja validada pelo organismo independente designado nos termos doartigo 15º.

Este último ponto é essencial em caso de redução do período durante o qual osdocumentos justificativos devem ser mantidos à disposição (ver ponto 9).

A estratégia de auditoria, e a sua concretização no quadro de um programa detrabalho para o ano seguinte, será uma questão essencial que deverá ser analisada nasreuniões bilaterais anuais, em conformidade com o nº3 do artigo 38º do Regulamentonº 1260/1999.

6 Relatório anual previsto pelo artigo 13º do Regulamento nº 438/2001

No âmbito do «contrato de confiança», o relatório previsto pelo artigo 13º deverá:

– indicar todas as alterações dos sistemas de gestão e de controlo;

– indicar todas as alterações à estratégia de auditoria;

– apresentar um relatório de síntese que diga respeito aos trabalhos de auditoriado ano anterior (as auditorias dos sistemas e as das operações), os principaisresultados e o acompanhamento das questões dos anos anteriores que tenhamficado em suspenso;

– tirar conclusões quanto às garantias obtidas relativamente às despesas do anoem causa;

O relatório deve ser elaborado sob a supervisão do organismo designado nos termosdo artigo 15º, que deve assiná-lo (ou validá-lo.)

Assim que são concluídos ,os relatórios de auditoria devem, além disso, ser enviadosà Comissão, acompanhados de uma síntese dos resultados e das recomendações quepodem ser introduzidas em SYSAUDIT.

O relatório do artigo 13º será analisado na reunião anual bilateral.

7 O estabelecimento de um «contrato de confiança» terá duas consequênciasoperacionais visíveis: uma, no que diz respeito ao nível das auditorias levadas aefeito pela Comissão, a outra, ao período de colocação à disposição dos documentosjustificativos.

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8 A Comissão limitará as suas actividades de auditoria no local, relativamente aosprogramas e/ou aos Fundos abrangidos e ao nível necessário para verificar asgarantias fornecidas pelo «contrato de confiança», e concentrará os recursos restantesnas despesas não abrangidas por um contrato.

9 Nos termos do nº 6 do artigo 38º do Regulamento nº 1260/1999, todos osdocumentos justificativos relativos às despesas e aos controlos devem ser mantidos àdisposição durante os três anos seguintes ao pagamento do saldo. Todavia, oregulamento prevê a possibilidade de uma redução desse período no quadro dedisposições administrativas bilaterais.

Para os Fundos/regiões/programas abrangidos por um «contrato de confiança», operíodo acima mencionado pode ser reconvertido em três anos a contar do fim doano de apresentação do relatório previsto pelo artigo 13º, relativamente às operaçõesencerradas no decorrer do ano de controlo abrangido pelo relatório. É ainda possívelinterromper este período a pedido devidamente justificado da Comissão.

Em caso de redução do período em causa, os documentos justificativos já nãoestariam, portanto, disponíveis na data de pagamento do saldo, em 2009, no queconcerne as operações encerradas em 2004 ou anteriormente.

Em qualquer caso, na altura do encerramento, o artigo 15º do Regulamento 438/2001permanecerá plenamente aplicável e a declaração de encerramento final, emitida peloorganismo independente, abrangerá a integridade das despesas que constem dadeclaração final de despesas.

10 As etapas específicas em vista do estabelecimento de um «contrato de confiança» sãoas seguintes:

a) Pedido, emanente de uma autoridade nacional competente ,com base em:

– informações sobre as alterações da descrição referida no artigo 5º;

– garantias fundamentadas em trabalhos de auditoria nacional, relativos àconformidade dos sistemas de gestão e de controlo;

– uma estratégia de auditoria que se conclua por altura do encerramento daintervenção.

b) A Comissão confirma que lhe foram fornecidas garantias suficientes quanto àconformidade dos sistemas de gestão e de controlo.

c) Análise da estratégia de auditoria aquando de uma reunião bilateral. AComissão confirma a sua satisfação relativamente às garantias fornecidas.

d) Assinatura de um aditamento ao acordo administrativo bilateral que preveja:

– um compromisso de um Estado-Membro de apresentar os relatóriosreferidos no artigo 13º, no formato adoptado e assinados (ou validados)pelo organismo independente, em aplicação do artigo 15º doRegulamento nº 438/2001;

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– o acordo da Comissão quanto a uma estratégia, junta em anexo, para aauditoria dos sistemas de gestão e de controlo e a verificação de projectosindividuais;

– a redução do período de conservação dedocumentos justificativos, a quese refere o nº6 do artigo 38º do Regulamento nº 1260/1999, para trêsanos a contar do fim do ano de apresentação do relatório referido noartigo 13º sobre as despesas em causa relativas às operações encerradasdurante o ano de controlo coberto pelo relatório;

– a anulação do contrato por uma ou outra das partes.

IV. MEDIDAS PROPOSTAS PELA COMISSÃO QUE NÃO RECEBERAM O ACORDO DOSESTADOS-MEMBROS

Abordagem dos adiantamentos nas declarações de despesas

No âmbito do exercício de simplificação, a Comissão tinha proposto tornar elegíveisos adiantamentos, em determinados casos e sob determinadas condições quegarantissem uma boa gestão financeira.

Esta proposta exigia a alteração do regulamento da Comissão relativo às regras daelegibilidade (Regulamento(CE) nº 1685/2000). Na sequência do acordo político aque se tinha chegado no encontro de 7 de Outubro de 2002, a Comissão apresentouuma proposta de alteração do Regulamento nº 1685/2000, destinada a tornarelegíveis os adiantamentos pagos aos beneficiários últimos. Na sequência de umaconsulta dos comités dos Fundos estruturais, este acordo político não foi confirmadoa favor da proposta da Comissão. A Comissão retirou, portanto, a sua proposta, peloqueo Regulamento nº 1685/2000 não será alterado nesse ponto.