como suas compras podem ser atendidas com mais rapidez?

UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

PREFEITURA DO CAMPUS ADMINISTRATIVO DE RIBEIRÃO PRETO SEÇÃO DE COMPRAS

.

Como suas compras podem ser atendidas com mais rapidez?

Introdução:

Tendo em vista o aumento de usuários da S. Compras e freqüentes dúvidas detectadas na S. compras junto à comunidade da PCARP, elaboramos essas orientações visando auxiliá-los na aquisição dos materiais e serviços necessários e ao bom andamento de suas atividades.

É nosso sincero desejo que este objetivo possa ser atendido, para que assim possamos atendê-los da melhor maneira possível.

Atenciosamente,

Renato Bandeira de Mello Diretor do Serviço de Material - PCARP

Conheça a sua Seção de Compras

e-mail: [email protected] Telefones: 3602-4636 / 3552 / 3590 / 3532 / 3556 / 4338 Fax: 3602-4815 / 4816 Chefe da Seção: Uilson Aparecido Ramos do Lago (Pregoeiro) Compradores Efetivos: Isabella de Bessa e Silva (Pregoeira) Wagner Luíz Teixeira Neves Theo Cássio Sumarelli Medeiros Silva Marco Aurélio Piva (Pregoeiro)

Fabiano Fecchio Cantarim (Pregoeiro) Marta Grigolete Marcelo Donizete Leonel Marcos Gomes da Silva

Compete à Seção de Compras o atendimento das requisições de compras de materiais e de serviços, selecionando a forma de aquisição/contratação mais adequada, uma vez que os procedimentos para essa escolha são regulamentados pela Lei de Licitações e Contratos (Lei 8666/93 e Lei 10.520/2002). O acompanhamento é feito do recebimento do pedido à entrega do material/serviço ao solicitante. Presta, também, assessoria técnica pré e pós-aquisição/contratação.



.

Como requisitar?

Todas as requisições deverão ser feitas por escrito, pela Internet, através do sistema informatizado do Mercúrio Web (http://sistemas.usp.br)

Como localizar o material desejado?

Na tela principal existem duas opções: “Catálogo de Materiais” e “Bens Materiais”, conforme demonstrado abaixo:

Ao se clicar numa delas, abre-se o campo Pistas. Digite uma palavra que se refira ao material/ serviço desejado (nome, tipo do material, etc)

____________________________________________________________________________________ Site http://sistemas.usp.br depois clicar em Sistema MercúrioWeb



.

Coloque o seu nº USP e depois digite a sua senha pessoal.

Clicar no link (compras)



.

Procurar o nº do Equipamento, material ou serviço que procura, digitando uma parte da palavra ou inteira.

Vamos por exemplo encontrar (mídia para gravação) CD



.

Aparecerá esta tela (mídia para gravação), leve o mouse em Bens (sublinhado) e clicar

Aparece uma tela com todas as mídias e suas características, encontre do jeito que precisa.



.

Encontrou? Anote o nº do bem.

Retornar todas as páginas, até aparecer esta tela, clicar no link (Requisição) logo após clicar em (Incluir)



.

Encontre o seu Centro de Despesa (sua seção) clicar nela, em seguida digite a finalidade do Equipamento, material ou serviço que está pedindo para comprar. Depois Salvar para gerar o nº da requisição de compras.

Digite o nº do bem que você encontrou, a quantidade, e se precisar acrescentar mais alguma coisa do material para ser mais específico, poderá escrever no (Complemento). Salvar. Se for adicionar mais itens, clicar em (Itens) caso contrário clique em cima do nº da requisição.



.

Veja, mudou a tela, agora se for preciso (enviar para autorizador)

Pronto, agora o autorizador, irá encaminhar para compras dentro do período mencionado que será de 20 a 25 de cada mês.



.

"Bens Materiais” refere-se a materiais com características pré-definidas, de modo que não precisamos selecionar e “montar” o material que precisamos adquirir.

IMPORTANTE: Não se deve mencionar marcas e/ou modelos, na Requisição.

Ao elaborar suas requisições também tome o cuidado de separá-las por GRUPOS. Itens referentes a Grupos diferentes devem ficar em requisições distintas.

Esta medida facilita a cotação e a aquisição dos itens solicitados, fazendo com que sua requisição seja atendida rapidamente

Em caso de dúvidas, consulte sempre a Seção de Compras.

O manual completo para Requisições de Compras pode ser obtido no site http://www.usp.br/gefim/, no link Manuais.



.

Quando requisitar?

Todas as requisições devem ser geradas e encaminhadas para a Seção de Compras no período compreendido entre os dias 20 e 25 de cada mês.

Este encaminhamento é feito automaticamente, quando o Autorizador muda a situação da requisição para “Para Compras”. A partir daí, sua requisição fica disponibilizada para a Seção de Compras analisar e efetuar sua compra.

No primeiro dia útil seguinte ao dia 25¸ a Seção de Compras emite um relatório de todas as requisições encaminhadas dentro deste período, para que as análises e cotações possam ser efetuadas e, então, comprar o que foi solicitado.

É muito importante observar este período, pois todas as requisições encaminhadas fora destas datas (20 a 25 de cada mês) não são consideradas neste relatório, portanto, não serão adquiridas pela S. Compras, ocasionando atrasos e transtornos se o Requisitante não planejar corretamente suas aquisições.

Para verificar se sua Requisição está sendo atendida e seu material/serviço está sendo adquirido pela S. Compras, basta consultá-la informando o número e verifique se a Situação atual está como “ANALISADA” e se há um Número de Compra informado, conforme a tela baixo.



.

A situação “PARA COMPRAS” simplesmente quer dizer que a requisição foi disponibilizada no sistema Mercúrio, para que a Seção de Compras possa trabalhar com ela.

Quando será comprado seu material e/ou serviço? (no período seguinte à análise e cotação)

As solicitações analisadas, cotadas e aprovadas pela Diretoria da Divisão Financeira serão adquiridas no início do mês seguinte..

A título de exemplo:

Neste mês de Novembro, estamos adquirindo todos os materiais e serviços, cujas requisições foram encaminhadas, alterando-se sua sitação para “PARA COMPRAS” no período de 20 a 25 de outubro de 2007.

Quaisquer requisições encaminhadas fora deste período foram automaticamente ignoradas e serão devolvidas ao autorizador para encaminhamento no próximo período, ou seja, deverão ser encaminhadas entre 10 a 25 de Novembro para serem adquiridas em Dezembro de 2007.

Para todos terem uma idéia do volume de trabalho, em 08/12/2004 estávamos com 430 requisições sendo atendidas pela Seção de Compras, num total de 1424 itens sendo comprados, sendo 597 em caráter de Emergência.



.

Como a Seção de Compras efetua as Aquisições?

Conforme mencionado na Introdução, a Seção de Compras tem de seguir as Leis 8.666/93 e 10.520/02.

Estas leis regem todas as compras efetuadas por qualquer órgão público, e devem ser seguidas obrigatoriamente, com severas penas caso não sejam cumpridas pela Administração.

Por estas leis, todas as compras devem ser agrupadas por tipo de despesa/material.

Por exemplo: Temos de reunir todas as Requisições deste período, que se referem a Material de Escritório, independente de qual Departamento, Seção ou Setor que esteja solicitando, e efetuar a compra de uma só vez

Após essa etapa, temos de efetuar a cotação destes Materiais e, comprar conforme abaixo:

Valor total Cotado Tipo de Compra Prazo Médio para cotar, aprovar, adquirir e entregar.

Até R$ 400,00 Para Pagamento á Vista

(se não for para Estocar) Em média 10 dias

De R$ 400,01 a R$ 7.999,99 Pagamento à Prazo

Em média 20 dias

Acima de R$ 8.000,00 Através de Licitação por Pregão.

(Concorrência entre diversos Fornecedores)

Em média 30 dias

Como então agilizar suas aquisições?

Considerando as imposições legais a que sua Seção de Compras é submetida, para que seu Departamento, Setor ou sua Seção não sofra atrasos ou atém mesmo possa ficar prejudicada pela eventual falta de algum material ou serviço, é vital que seja feito um planejamento das aquisições pelo Requisitante, em conjunto com seu Autorizador, a fim de que não haja dificuldades nas atividades desenvolvidas, nem sobrecarga na Seção de Compras, o que acaba, por sua vez, gerando atrasos também nas aquisições de outras seções, uma vez que a Seção de Compras tem de, por vezes, parar e recomeçar todo o processo de compra para atender alguma requisição “fora do período”, incluída em caráter emergencial, devido á essa falta de planejamento.



.

E se eu tiver uma Emergência, tenho de esperar até o próximo período para encaminhar a Requisição?

Não. Neste caso, você deve elaborar sua requisição, encaminhá-la “PARA COMPRAS”, no Sistema Mercúrio e imediatamente entrar em contato com a Seção de Compras, através do e-mail ([email protected]) , justificando a necessidade, para que possa ser atendido.

Feito isso, a requisição será analisada pelo Chefe da Seção, para verificação da gravidade da situação e seu pronto atendimento.

Conclusão

Através do que demonstramos, vê-se que a Seção de Compras, somente no mês de Novembro, está atendendo a toda PCARP, adquirindo um total de 195 requisições encaminhadas, num total de 683 itens, além das requisições dos períodos anteriores cujas compras estão em andamento, tendo apenas cinco servidores (tres compradores e um chefe de seção).

Portanto, toda colaboração da comunidade da PCARP é essencial para que possamos prestar um serviço de qualidade a todos os usuários de nossa seção.

Estamos a serviço de todos e será um prazer que possam nos visitar e conhecer nosso trabalho e nossa Seção



.

FLUXOGRAMA DA REQUISIÇÃO DE COMPRAS

Grandes licitações

são entregues

ao Pregoeiro

REQUISIÇÃO

Diretor de Materiais

Chefe de Compras Para distribuir

aos Compradores

DOCUMENTOS DE COMPRAS À VISTA

Os Compradores (ALMOX/PATRIM)

entregam ao Chefe de Compras para

verificar / conferência até às 16hs

Encaminhar ao Diretor de Materiais para verificar até as

16:30hs

Encaminhar para o diretor Financeiro autorizar a compra

A Seção de Tesouraria para liberar o cheque e enviar e-mail todas as

tardes (relação de cheques) para o Diretor

Financeiro e para a Seção de Compras

Documento de Compra -

EMPENHO

Os Compradores entregam ao Chefe

de Compras

Encaminha a compra para o Diretor de

Materiais

Encaminha para o Diretor Financeiro para autorização e

aprovação

Seção de Contabilidade para

Reservar

Em seguida para a Seção de Expediente para abrir processo

Ao Chefe da Seção de Compras para

distribuir os processos aos Compradores

Encaminha o processo para o Diretor de Serviço

de Materiais

Encaminha o processo para a seção de

Contabilidade para conferência e Empenho

Divisão Financeira/Gabinete do Prefeito para assinatura

do empenho

Encaminhar o processo com empenho assinado

para o Chefe da Seção de Compras, para envio de fax

aos fornecedores e encaminhar os processos para o Almox ou Patrim

Recebido o Material/Serviço, emitir a liquidação da despesa e encaminhar a Seção de

Contabilidade para consolidar o pagamento

da despesa.

Após a emissão da grade da proposta dos

fornecedores, devolve ao Chefe da Seção de

Compras para conferência prévia

como suas compras podem ser atendidas com mais rapidez?

Documents