como preparar uma reunião

30
Escola Secundaria de Mem Martins Como preparar e gerir uma reunião Trabalho Realizado por : Eduardo Tavares nº5 Fábio Jeirinhas nº6

Upload: pecots

Post on 06-Jun-2015

3.915 views

Category:

Education


5 download

DESCRIPTION

Como preparar um reuniao

TRANSCRIPT

Page 1: como preparar uma  reunião

Escola Secundaria de Mem Martins

Como preparar e gerir uma

reunião

Trabalho Realizado por :

Eduardo Tavares nº5

Fábio Jeirinhas nº6Oumar Sylla nº10

Page 2: como preparar uma  reunião

INTRODUÇÃO

Neste trabalho vamos desenvolver o tema: como preparar uma reunião.

Iremos referir as fases que compõem a preparação da reunião e como tudo deve ser planeado para evitar alguns imprevistos que possam acontecer.

Page 3: como preparar uma  reunião

UMA REUNIÃO DE SUCESSO

Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de preparação. E durante os cinco primeiros minutos, a audiência julga o animador: se for bom, vão participar mais activamente, caso contrário, considerarão que estão a perder o seu tempo e pensarão que é inútil participar na discussão.

Page 4: como preparar uma  reunião

Fases da preparação de uma reunião

A preparação de uma reunião tem três fases:

A fase antes da reunião;

A fase durante da reunião;

A fase após da reunião;

Page 5: como preparar uma  reunião

FASE 1- ANTES DA REUNIÃO

Fazer o plano Divulgar o plano da reunião

Antecipar o que pode correr mal

Page 6: como preparar uma  reunião

PLANO

Para se fazer o plano de uma reunião tem que se pensar no

assunto, pois a reunião é a melhor forma de se alcançar os

objectivos necessários ou propostos.

Para fazer o plano da reunião tem que se pensar em duas

coisas essenciais: quem precisa estar presente e como preparar

a informação para quem não vai estar presente na reunião.

Page 7: como preparar uma  reunião

Sala de reuniões em forma de assembleia.

Sala de reuniões empresariais.

Page 8: como preparar uma  reunião

Material necessário

7 portáteis 7 garrafas de água de 1,5 L

Projector Colunas

Pen

Nota: A informação esta toda disponibilizada nas pen´s que foram entregues

Page 9: como preparar uma  reunião

Divulgar o plano da reunião

A divulgação da reunião e do plano tem de ser feita

com antecedência. Nesse plano deve constar

a hora da reunião, o local da mesma, quais os

assuntos a ser discutidos, os objectivos a alcançar,

os resultados que se esperam e a preparação

para todos os que participarem na reunião.

Page 10: como preparar uma  reunião

A convocatória

Para que todos os participantes da reunião possam saber quando é, para o que é e os resultados que se

esperam da reunião deve-se elaborar

uma convocatória.

Page 11: como preparar uma  reunião

Convocatória nº502

Convocam se todos os elementos da direcção do Sporting para uma assembleia geral no dia 16/ 5/

2013/ no auditório em Lisboa. Para dar cumprimento a seguinte ordem de trabalhos:

Fusão da Sporting Património e Marketing na SAD Sem reestruturação situação liquida da SAD

aproximar-se-ia dos 200 milhões de euros negativos Divida da SPM passa do clube para a SAD(divida do

clube diminui 120 milhões de euros) Investidores entram com 38 milhões de euros( 20

milhões em acções e 18 milhões em dinheiro, numa subscrição a realizar)

Page 12: como preparar uma  reunião

Antecipação de contratempos

Para evitar alguns contratempos há que ter em consideração três aspectos:

Melhorar o planeamento

Tentar reunir consenso

Definir o tempo de intervenção

Page 13: como preparar uma  reunião

Antecipação de contratempos

Tentar reunir consensos - Há que conseguir o consenso sobre regras básicas a ter numa reunião para que todos apoiem as

tarefas programadas e não se dispersem.

Page 14: como preparar uma  reunião

Antecipação de contratempos

Definir o tempo de intervenção - Para

que não haja mal entendidos, se tiver que interromper um

participante que está a tentar monopolizar o

tempo de conversa, no início da reunião, pode

anunciar o tempo médio de intervenção

da cada pessoa.

Page 15: como preparar uma  reunião

Fase 2- DURANTE A REUNIÃO

Quando chega o momento de lançar os temas em

discussão, não podemos deixar que a reunião comece a desenrolar para assuntos e

áreas indesejadas e irrelevantes. Há que controlar

cada momento. A seguir, são apresentadas as

regras que deverão cumpridas durante a reunião

e as formas como se deve lidar com os comportamentos

dos vários participantes.

Page 16: como preparar uma  reunião

Regras da reunião

Utilizar uma agenda;

Ter o material certo à mão;

Evitar a dispersão;

Rotatividade de funções;

Page 17: como preparar uma  reunião

Regras da reunião

Utilizar uma agenda - A agenda será forma de

nos orientar-mos durante o desenrolar da

reunião. Podemos utilizá-la como um guião, anunciando quando se estão a

aproximar dos pontos de transição durante a reunião, riscando os pontos que já foram

discutidos.

Page 18: como preparar uma  reunião

Regras da reunião

Ter o material certo à mão - O ideal é colocar na mesa em frente ao lugar de cada participante uma folha com a ordem dos trabalhos e um bloco onde se podem tirar notas, por exemplo,

onde poderemos escrever os pontos em discussão, de forma clara e de maneira a que todos os participantes

possam ver. Assim, promoverá o debate e

transmitirá auto-confiança aos participantes.

Page 19: como preparar uma  reunião

Regras da reunião

Evitar a dispersão – Os moderadores da

reunião, devem estar atentos a discussões e

voltar aos pontos essenciais sempre que houver dispersão entre os participantes. Deve-se eleger ou pedir a um voluntário para registar

as opções apresentadas e os

consensos.

Page 20: como preparar uma  reunião

Regras da reunião

Rotatividade de funções - Pode-se estabelecer um sistema rotativo em que

um participante fica encarregue de tomar notas sobre a reunião.

Rotatividade de funções

Page 21: como preparar uma  reunião

Controlar comportamentos

O papel do moderador de uma reunião também passa por saber controlar

comportamentos. A agressividade, falta de atenção ou a simples timidez dos

participantes perturbam as reuniões e a sua eficácia.

Existem técnicas que permitem acabar com a tensão.

Page 22: como preparar uma  reunião

Controlar comportamentos

Os agressivos tentam tomar o lugar do moderador, para

impor a sua autoridade.

A melhor solução é aliar-se a eles e

valoriza-los, dizendo que têm razão e que dominam os assuntos

a ser discutidos

Page 23: como preparar uma  reunião

Controlar comportamentos

Os distraídos podem ter muitas conversas periféricas, por isso

deve-se convidar essas pessoas a partilhar os seus

pontos de vista com os outros participantes. Se todos falarem com o colega do lado, o melhor é levantar-nos e escrever-mos

no quadro um resumo dos pontos discutidos. Ao vermos o “animador” a escrever capta-

se a atenção do grupo que acaba por sossegar.

Page 24: como preparar uma  reunião

Controlar comportamentos

Os que monopolizam a discussão ou falam muito tempo podem ser interrompidos

numa pausa do seu discurso. O moderador tem que resumir a

intervenção e relançar o debate no grupo.

Page 25: como preparar uma  reunião

Controlar comportamentos

Os tímidos podem ser solicitados sobre um assunto que já discutiram em privado com

o moderador. Como já conhece o tema, ganha a confiança com esta solicitação e

pode opinar sobre outros pontos.

Page 26: como preparar uma  reunião

Fase 3- APÓS A REUNIÃO

Se a reunião acabar nos prazos previstos, ganha-se o respeito

dos participantes. E vão-se conquistar ainda mais pela positiva se lhes for enviado rapidamente o feedback da reunião. Têm que circular

rapidamente os resultados e as principais conclusões, com as

decisões, as próximas etapas e a próxima reunião com dia e hora marcadas, ou seja, tem

que se elaborar a acta, aprova-la e distribuí-la (em 48 horas no

máximo).

Page 27: como preparar uma  reunião

Exemplo de ACTA  Acta número cento e trinta e dois

 Aos ______ dias do mês de _______ do ano ___________________, reuniram-se ______________________________________________ da

__________ __________________________________, na _________________ do ____________, a fim de dar cumprimento à seguinte Ordem

de Trabalhos:Ponto um: ______________________________________________________;Ponto dois: _____________________________________________________.

 (Segue-se o relato dos acontecimentos essenciais, seguindo a

ordem dos assuntos tratados.)... 

(fórmula de encerramento:)Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião

da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim que a

secretariei:O Presidente                                                          O Secretário

___________________________         ___________________________

Page 28: como preparar uma  reunião

Acta sobre a Assembleia geral do Sporting

Acta nº 27

Aos dezoito dias do mês de Maio de dois mil e onze pelas dezoito horas e quinze minutos, reuniu no Auditório Artur Agostinho, no Estádio José Alvalade, sito na Rua Professor Fernando da Fonseca, em Lisboa, a assembleia geral da SPORTING CLUBE DE PORTUGAL – Futebol, SAD, Sociedade Aberta com o capital social integralmente realizado de € 39.000.000,00 (trinta e nove milhões de euros) e o capital próprio de € (42.442.000,00), pessoa colectiva inscrita no Registo Comercial de Lisboa sob o nº 503994499.  

(fórmula de encerramento:)

Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser

assinada pelo presidente e por mim que a secretariei:

O Presidente                                              O Secretário

Eduardo Martins        Fábio Jeirinhas

Page 29: como preparar uma  reunião

Conclusão

Com este trabalho conseguimos aprender as melhores maneiras para preparar

uma reunião.Conseguimos também tirar conclusões

sobre coisas que são precisas ter em consideração e esperamos ter satisfeito o interesse de quem assistiu ao nosso

trabalho.

Page 30: como preparar uma  reunião

Martins & Latino

Produções