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Como preparar um reuniao

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  • 1. Escola Secundaria de Mem MartinsTrabalho Realizado por : Eduardo Tavares n5 Fbio Jeirinhas n6 Oumar Sylla n10

2. Neste trabalho vamos desenvolver o tema: como preparar uma reunio. Iremos referir as fases que compem a preparao da reunio e como tudo deve ser planeado para evitar alguns imprevistos que possam acontecer. 3. UMA REUNIO DE SUCESSO Considera-se que uma hora de reunio exige trs horas de preparao. E durante os cinco primeiros minutos, a audincia julga o animador: se for bom, vo participar mais activamente, caso contrrio, consideraro que esto a perder o seu tempo e pensaro que intil participar na discusso. 4. Fases da preparao de uma reunio A preparao de uma reunio tem trs fases: A fase antes da reunio;A fase durante da reunio; A fase aps da reunio; 5. FASE 1- ANTES DA REUNIO Fazer o plano Divulgar o plano da reunio Antecipar o que pode correr mal 6. PLANO Para se fazer o plano de uma reunio tem que se pensar no assunto, pois a reunio a melhor forma de se alcanar os objectivos necessrios ou propostos. Para fazer o plano da reunio tem que se pensar em duas coisas essenciais: quem precisa estar presente e como preparar a informao para quem no vai estar presente na reunio. 7. Sala de reunies empresariais.Sala de reunies em forma de assembleia. 8. Material necessrio 7 portteis 7 garrafas de gua de 1,5 L Projector Colunas Pen Nota: A informao esta toda disponibilizada nas pens que foram entregues 9. Divulgar o plano da reunio A divulgao da reunio e do plano tem de ser feita com antecedncia. Nesse plano deve constar a hora da reunio, o local da mesma, quais os assuntos a ser discutidos, os objectivos a alcanar, os resultados que se esperam e a preparao para todos os que participarem na reunio. 10. A convocatria Para que todos os participantes da reunio possam saber quando , para o que e os resultados que se esperam da reunio devese elaborar uma convocatria. 11. Convocatria n502 Convocam se todos os elementos da direco do Sporting para uma assembleia geral no dia 16/ 5/ 2013/ no auditrio em Lisboa. Para dar cumprimento a seguinte ordem de trabalhos: Fuso da Sporting Patrimnio e Marketing na SAD Sem reestruturao situao liquida da SAD aproximarse-ia dos 200 milhes de euros negativos Divida da SPM passa do clube para a SAD(divida do clube diminui 120 milhes de euros) Investidores entram com 38 milhes de euros( 20 milhes em aces e 18 milhes em dinheiro, numa subscrio a realizar) 12. Antecipao de contratempos Para evitar alguns contratempos h que ter em considerao trs aspectos: Melhorar o planeamento Tentar reunir consensoDefinir o tempo de interveno 13. Antecipao de contratempos Tentar reunir consensos H que conseguir o consenso sobre regras bsicas a ter numa reunio para que todos apoiem as tarefas programadas e no se dispersem. 14. Antecipao de contratempos Definir o tempo de interveno - Para que no haja mal entendidos, se tiver que interromper um participante que est a tentar monopolizar o tempo de conversa, no incio da reunio, pode anunciar o tempo mdio de interveno da cada pessoa. 15. Fase 2- DURANTE A REUNIO Quando chega o momento de lanar os temas em discusso, no podemos deixar que a reunio comece a desenrolar para assuntos e reas indesejadas e irrelevantes. H que controlar cada momento. A seguir, so apresentadas as regras que devero cumpridas durante a reunio e as formas como se deve lidar com os comportamentos dos vrios participantes. 16. Regras da reunio Utilizar uma agenda;Ter o material certo mo; Evitar a disperso;Rotatividade de funes; 17. Regras da reunio Utilizar uma agenda - A agenda ser forma de nos orientar-mos durante o desenrolar da reunio. Podemos utiliz-la como um guio, anunciando quando se esto a aproximar dos pontos de transio durante a reunio, riscando os pontos que j foram discutidos. 18. Regras da reunio Ter o material certo mo - O ideal colocar na mesa em frente ao lugar de cada participante uma folha com a ordem dos trabalhos e um bloco onde se podem tirar notas, por exemplo, onde poderemos escrever os pontos em discusso, de forma clara e de maneira a que todos os participantes possam ver. Assim, promover o debate e transmitir auto-confiana aos 19. Regras da reunio Evitar a disperso Os moderadores da reunio, devem estar atentos a discusses e voltar aos pontos essenciais sempre que houver disperso entre os participantes. Deve-se eleger ou pedir a um voluntrio para registar as opes apresentadas e os consensos. 20. Regras da reunioRotatividade de funes - Pode-se estabelecer um sistema rotativo em que um participante fica encarregue de tomar notas sobre a reunio. Rotatividade de funes 21. Controlar comportamentos O papel do moderador de uma reunio tambm passa por saber controlar comportamentos. A agressividade, falta de ateno ou a simples timidez dos participantes perturbam as reunies e a sua eficcia. Existem tcnicas que permitem acabar com a tenso. 22. Controlar comportamentosOs agressivos tentam tomar o lugar do moderador, para impor a sua autoridade. A melhor soluo aliarse a eles e valorizalos, dizendo que tm razo e que dominam os assuntos a ser discutidos 23. Controlar comportamentos Os distrados podem ter muitas conversas perifricas, por isso deve-se convidar essas pessoas a partilhar os seus pontos de vista com os outros participantes. Se todos falarem com o colega do lado, o melhor levantar-nos e escrever-mos no quadro um resumo dos pontos discutidos. Ao vermos o animador a escrever capta-se a ateno do grupo que acaba por sossegar. 24. Controlar comportamentos Os que monopolizam a discusso ou falam muito tempo podem ser interrompidos numa pausa do seu discurso. O moderador tem que resumir a interveno e relanar o debate no grupo. 25. Controlar comportamentos Os tmidos podem ser solicitados sobre um assunto que j discutiram em privado com o moderador. Como j conhece o tema, ganha a confiana com esta solicitao e pode opinar sobre outros pontos. 26. Fase 3- APS A REUNIO Se a reunio acabar nos prazos previstos, ganha-se o respeito dos participantes. E vo-se conquistar ainda mais pela positiva se lhes for enviado rapidamente o feedback da reunio. Tm que circular rapidamente os resultados e as principais concluses, com as decises, as prximas etapas e a prxima reunio com dia e hora marcadas, ou seja, tem que se elaborar a acta, aprova-la e distribu-la (em 48 horas no mximo). 27. Exemplo de ACTA Acta nmero cento e trinta e dois Aos ______ dias do ms de _______ do ano ___________________, reuniram-se ______________________________________________ da __________ __________________________________, na _________________ do ____________, a fim de dar cumprimento seguinte Ordem de Trabalhos: Ponto um: ______________________________________________________; Ponto dois: _____________________________________________________. (Segue-se o relato dos acontecimentos essenciais, seguindo a ordem dos assuntos tratados.) ...(frmula de encerramento:) Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunio da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim que a secretariei: O Presidente O Secretrio ___________________________ ___________________________ 28. Acta sobre a Assembleia geral do SportingActa n 27 Aos dezoito dias do ms de Maio de dois mil e onze pelas dezoito horas e quinze minutos, reuniu no Auditrio Artur Agostinho, no Estdio Jos Alvalade, sito na Rua Professor Fernando da Fonseca, em Lisboa, a assembleia geral da SPORTING CLUBE DE PORTUGAL Futebol, SAD, Sociedade Aberta com o capital social integralmente realizado de 39.000.000,00 (trinta e nove milhes de euros) e o capital prprio de (42.442.000,00), pessoa colectiva inscrita no Registo Comercial de Lisboa sob o n 503994499. (frmula de encerramento:) Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunio da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim que a secretariei: O Presidente O Secretrio Eduardo Martins Fbio Jeirinhas 29. Concluso Com este trabalho conseguimos aprender as melhores maneiras para preparar uma reunio. Conseguimos tambm tirar concluses sobre coisas que so precisas ter em considerao e esperamos ter satisfeito o interesse de quem assistiu ao nosso trabalho. 30. Martins & Latino Produes