1

COMO O INSTITUTO TRABALHA PARA MELHORIA DA

COMPETITIVIDADE E SOBREVIVÊNCIA DE NOSSOS PARCEIROS

Baseando-se nas dificuldades enfrentadas pelas empresas atualmente, tanto na parte

financeira quanto na parte de tempo disponível para pensar em gerenciamento estratégico e

projetos, a idéia é de poder fazer algo que possa ser implantado nestas organizações de forma

simples, acessível e eficaz. Este modelo de gerenciamento estratégico abrange a utilização em

todas as empresas, visando a potencialização do negócio através de estudo de materiais

didáticos para que possa ser avaliado o que se tem atualmente disponível em questões

teóricas e o que se tem aplicado na prática; entrevistas com empresários para poder entender

como é aplicado na prática, buscando obter as necessidades e dificuldades encontradas por

eles e a experiência profissional que adquiri em toda a minha carreira tanto profissional

quanto pessoal que me incentiva a buscar maneira de poder contribuir com estas empresas e

conseqüentemente com o mundo das respectivas empresas, considerando para isso os

princípios e valores.

2

1. CENÁRIO GERAL

A maioria das organizações constituídas atualmente, ainda trabalha no sistema

departamental ou funcional que é “uma das mais antigas formas de organização que se baseia

na divisão do trabalho, por categorias, especializações ou funções, sendo a autoridade

distribuída em níveis hierárquicos” (VALERIANO, 2001, P.14). Este sistema embora seja

bastante operacional e ajude as empresas e serem eficientes, acaba muitas vezes fazendo com

que as atividades das organizações se tornem repetitivas e limitadas a buscar outros meios de

alavancar os negócios da empresa, isso muitas vezes se dá em função dos paradigmas criados

e dos costumes adquiridos pelos empregados que trabalham na empresa.

As rotinas diárias existentes para que se possa entregar a mercadoria para o cliente faz

com que os esforços estejam cada vez mais na agilidade do processo e aumento da

capacidade visando a satisfação do cliente o faturamento mensal, entretanto com o mercado

muito competitivo é vital que as empresas pensem na administração de novos projetos dentro

da organização. Isso fará com que gere pesquisas de novas maneiras de se fazer o que sempre

fez, com menor custo, buscar inovar e, além disso, e muito importante é o fato de utilizar

melhor o capital intelectual existente dentro de cada organização, pois é este que faz a

diferença e a cada dia mais fará nesse mercado globalizado onde a sobrevivência é cada vez

mais difícil.

Pensando nisso é que nosso trabalho é apresentar uma forma de gerência estratégica

para as empresas, a fim de fomentar a competitividade das organizações que buscam cada vez

mais o seu desenvolvimento para poderem crescer e obter a sustentabilidade.

3

2. O AMBIENTE ORGANIZACIONAL

Como atualmente estamos vivendo em constantes mudanças em todos os setores

empresariais no que tange a economia; tecnologia; demografia; sociedade e cultura; meio

ambiente; política e legislação, as empresas não podem ser omissas e deixarem de considerar

esses fatores quando pensar no planejamento estratégico, pois queira ou não ela está sob a

influência direta ou indireta destes.

Pensando nisso, as empresem precisam controlar os fatores que influenciam no seu

resultado, e que conseqüentemente podem gerar riscos para o negócio.

Outro fator importantíssimo é a transformação que acontece nos competidores, pois

são aqueles disputam o mesmo mercado e que podem tanto ameaçar o negócio quanto

futuramente serem parte interessada em realizar uma união de interesses para criação de

parcerias como Joint-Venture ou Fusões.

Toda organização deve e irá passar por transformação seja por atitude pró-ativa,

necessidade para manter clientes ou garantir à sobrevivência a questão é o momento certo de

realizar a mudança enxergando a oportunidade, e para isso é que se faz necessário o trabalho

de constante verificação do ambiente organizacional. As transformações se dão em vários

aspectos, porém serão relevados aqui alguns considerados mais importantes.

Transformação Tecnológica: A necessidade da tecnologia hoje se faz fundamental em

virtude se obter maior produtividade no trabalho, e em todas as áreas da empresa. Não

somente em equipamentos para gerar produção de produtos de bens duráveis, mas para toda a

cadeia que norteia os processos de uma empresa, com isso tornando a empresa mais ágil em

seus processos diminuindo o custo operacional e também o lead time dos produtos ou

serviços que deverão ser entregues aos clientes. Lembrando que nem sempre a melhor

4

tecnologia é adequada a empresa, portanto cada implantação de uma nova tecnologia deve ser

analisada em função da necessidade e tratada como um novo projeto passando pelas fazes de

avaliação.

Transformação de Sistema: Os sistemas ou procedimentos existentes em uma organização

também passam por transformações, ou pelo menos deveriam passar, pois com a evolução do

ambiente organizacional o que se fazia antes talvez não sirva mais atualmente. Contudo os

procedimentos por si só não mudam, eles dependem das pessoas para mudar e aí que está a

grande dificuldade das empresas em evoluírem neste aspecto.

Transformação das Pessoas: As pessoas estão mudando como nunca visto anteriormente,

face as mudanças que estão ocorrendo no mundo atual e isto afeta diretamente as empresas

como também a sociedade. A se começar pela educação que cada vez está debilitada a

empresa tem que assumir em muitas vezes o papel de educar e treinar para poder obter o

profissional coreto para as suas necessidades, entretanto com o passar do tempo por questões

ou de mercado, ou de própria iniciativa do empregado em buscar algo melhor as pessoas

migram de uma empresa para a outra, e como utilizar o conhecimento delas? E como manter

este conhecimento como Know-How da empresa e evitar que vá embora junto com a pessoa?

Essas são questões fundamentais a serem observadas e gerenciadas por todas as empresas,

principalmente, para evitarem perda da competitividade.

“Participação nas Decisões: A participação de cada um no processo

decisório é fundamental, embora condicionada a situação e ao padrão de

liderança adotado. O trabalhador é um ser pensante; ele deve estar sujeito a um

controle de resultados, mas não a uma supervisão estrita, principalmente no que

se refere ao modo de realizar sua tarefa. A participação nas decisões, favorecida

através de uma comunicação de baixo para cima, estimula a iniciativa dos

5

funcionários e aumenta a produtividade empresarial.” (FERREIRA; REIS;

PEREIRA, 2002, p.30)

3. GARANTIA DA QUALIDADE TOTAL

Atualmente a competitividade esta cada vez mais acirrada e os clientes cada vez mais

exigentes em todos os quesitos, e para poder se sustentar nesse mundo globalizado onde as

mudanças acontecem em uma velocidade supersônica é vital que se trabalhe para fornecer um

produto ou serviço com qualidade total que “é aquele que atende perfeitamente, de forma

confiável, de forma acessível, de forma segura e no tempo certo às necessidades do cliente”

(FALCONI, 1999, pg.4)

Todo o projeto que é realizado deve avaliado detalhadamente para que saia perfeito

conforme necessidade e ou expectativa do cliente e para isso é fundamental que se estabeleça

uma relação estreita com eles.

Os produtos ou serviços devem ser apresentados de forma a demonstrar confiança

para o cliente, sendo assim eles devem estar isento de qualquer tipo de defeito.

Outro quesito muito importante é o baixo custo, pois é parte fundamental na

competitividade e para isso as empresas devem voltar-se para a melhoria da produtividade em

seus processos.

Os produtos ou serviços fornecidos devem apresentar segurança ao cliente no que diz

respeito a sua utilização a longo prazo, isso trará sustentabilidade e fidelidade na relação.

Talvez mais importante em certos momentos, hoje em dia, o tempo de entrega dos

produtos e serviços estão cada vez mais apertados e para isso e não podem ser

menosprezados em hipótese alguma. Atender no tempo certo significa entregar no prazo

estabelecido, no local correto e na quantidade certa conforme necessidade do cliente.

6

4 MELHORA DA PRODUTIVIDADE

Quando falamos em organizações conduzidas por pessoas, “falamos em organizações

humanas e estas são constituídas de três elementos básicos: Parte física como equipamentos e

materiais denominados (“Hardware”); os procedimentos, também entendidos como “maneira

de fazer as coisas”, métodos; e o Ser Humano (“Humanware”). (FALCONI, 1999, pg.4)

A produtividade de uma dentre outras maneiras pode ser definida como sendo o total

de faturamento dividido pelo total dos custos, dessa forma considerando todos os fatores que

acontecem durante o funcionamento do sistema da empresa (Fig. 1).

A melhoria do (“Hardware”) está diretamente ligada a tecnologia e, portanto

dependendo de capital para se ter esta transformação.

Já o Software como dito anteriormente depende das pessoas para ser mudado caso

contrário não terá evolução.

A melhoria do ser humano (“Humanware”) é obtida através da gestão do

conhecimento e valorização das pessoas não necessitando de tanto investimento como na

melhoria do hardware e sendo mais trabalhosa de se realizar.

Visando a competitividade e sobrevivência da empresa, o melhor investimento a fazer

é no aporte de conhecimento e valorização do ser humano, utilizando o potencial de cada

empregado a favor das transformações dos procedimentos e pesquisa de novas tecnologias.

Para que a empresa possa manter o Know-How adquirido através dos procedimentos

desenvolvidos pelos empregados é indispensável um processo de padronização destes, para

que o crescimento da empresa, a qualidade e a maturidade não sejam afetados.

7

Os processos que possam afetar o resultado da empresa (processos críticos) devem ser

padronizados e estarem descritos em lugares que possam ser consultados, além disso estes

processos devem ser auditados e os empregados que neles trabalham devem ser devidamente

habilitados a execução daquelas atividades, estando ciente da importância da atividade, dos

seus riscos e das conseqüências que podem ser geradas caso haja falha no processo crítico,

especialmente visando o cliente final.

Fig. 1 Produtividade como taxa de valor agregado

MATERIAIS

ENERGIA

INFORMAÇÃO

CLIENTE

FATURAMENTO

CUSTOS

PRODUTO/SERVIÇO

INPUT

“HARDWARE”

EQUIPAMENTOS

E MATERIAIS

“SOFTWARE”

PROCEDIMENTOS

“HUMANWARE”

ELEMENTO HUMANO

SISTEMA

(ORGANIZAÇÃO HUMANA)

8

5 GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO/DIRETRIZES

Para que qualquer negócio tenha sucesso é vital que se tenha Gerenciamento

estratégico/Diretrizes, que na grande maioria das empresas isto pode ser notado. A grande

diferença está na forma como isto e estabelecido pela direção da empresa esta sendo

cumprido e gerenciado em toda a cadeia de processos da empresa desde o(s) dono(s) até o

menor empregado na escala hierárquica.

O gerenciamento estratégico é uma das principais responsabilidades da administração

de uma empresa hoje em dia porque ela precisa ao mesmo tempo estabelecer diretrizes que a

faça conquistar novos negócios no futuro e ser competitiva no mercado atual atendendo às

diferentes necessidades das partes interessadas como acionistas, clientes, sociedade, governo,

empregados, etc. A estratégia de uma empresa deve estar focada no que é valor para o cliente,

pois é dessa forma que se obterá a fidelidade dos clientes, consolidação do produto ou serviço

e até mesmo a diferenciação entre os concorrentes, muitas vezes com um preço maior mas

com um diferencial que é o valor que o cliente deseja. Sem contar a redução de desperdício

nos processos internos.

Existem diversas formas de se estabelecer um planejamento estratégico, porém serão

apresentadas aqui duas formas que se baseiam no “Gerenciamento dos Processos” e o

“Gerenciamento dos Projetos”, conforme segue abaixo:

5.1. Gerenciamento dos Processos

Constitui no acompanhamento dos processos estabelecidos pela empresa de acordo

com as diretrizes definidas pela alta direção, incluindo a definição das pessoas responsáveis

pelos resultados de cada processo. Isso também ajuda a manter as diretrizes estabelecidas

9

pela direção, e a obtenção dos resultados, uma vez que a motivação é ativada quando as

pessoas têm desafios claros e sabem quais são suas responsabilidades sobre estes.

Todos os processos devem ser tratados segundo a metodologia PDCA para que

possam obter eficácia e eficiência. O Planejamento é parte fundamental para qualquer

atividade, mesmo que esta já exista há certo tempo, isso ajuda a realizar as tarefas mais

rapidamente e com menores custos em algumas vezes. Muitas vezes ao se planejar algumas

atividades com os olhos focados na melhoria contínua é que se desperta o raciocínio para

novas idéias de se fazer algo ou desenvolver algo novo. Qualquer atividade deve ser checada

depois de realizada para garantir que seja cumprido o que se foi planejado, e após a conclusão

do processo com um todo deve ser padronizado aquilo que se fez de novo e obteve resultado

para garantir que a qualidade total se mantenha e possa servir de base para novos estudos,

além de servir como registro do que foi realizado no processo e também para segurança do

cliente.

3.2. Gerenciamento dos Projetos

Para falar de gerenciamento de projetos vale a penas lembrar alguns fatores que

fizeram mudar a tendência do mundo empresarial do sistema de gestão estratégica.

Foi reconhecido por empresários e analistas de mercado que somente indicadores

financeiros não eram suficientes para conquistar vantagem competitiva e cada dia mais a

geração de valor estava migrando para os ativos intangíveis da empresa. Outro ponto foi a

questão dos indicadores que eram criados, porém desvinculado da estratégia e diretrizes da

empresa não contribuindo para o resultado esperado, e por último somente a formulação de

uma estratégia não era suficiente se não tivesse a transformação em objetivos, metas,

disseminação e projetos que o suportem. Com base nisto, uma das formas de gestão

10

estratégica utilizadas atualmente é o “Balanced Scorecard” que será apresentado

resumidamente como forma de gerenciamento estratégico e projetos.

“De acordo com a metodologia do Balanced Scorecard, a missão e a visÃo da

empresa precisam ser traduzidas em objetivos e medidas que reflitam os interesses e as

expectativas de seus principais stakeholders e que possam ser agrupadas em quatro

perspectivas diferentes: Financeira; Do cliente; Dos processos internos e da aprendizagem e

crescimento.

A figura 2 representa as perspectivas de valor gerado pela empresa.

Fonte: Kaplan e Norton

Fig. 2 – As perspectivas de valor

11

Para cada perspectiva definida devem ser estabelecidas medidas, metas e iniciativas

conforme exemplo mostrado na figura 3.

Fig 3. Exemplos de iniciativas para as perspectivas de valor

Todos os passos devem ser estabelecidos e administrados com um projeto, sendo

acompanhado conforme as fases de um projeto mostradas logo a seguir:

Gestão do escopo: Consiste na definição clara do que é o projeto, onde se detalha o

que será feito, qual o objetivo, premissas e indicadores para que durante o desenvolvimento

não se perca o foco.

Gestão do Tempo: Verificação dos prazos de execução bem como o controle da

realização para não obter perdas financeiras e cumprir o cronograma que será estabelecido.

Gestão dos Recursos: Administração dos recursos que serão despendidos para a

execução, todos os insumos necessários deverão ser controlados para que sejam obtidos,

distribuídos e utilizados. Este levantamento é base para a gestão de custos e de pessoas.

Gestão dos Custos: Tudo que deverá ser gasto tem que estar levantado para que não

haja surpresas durante a execução do projeto, garantindo assim a sua viabilidade. Deve ser

levado em conta os riscos levantados.

12

Gestão da Qualidade: A gestão da qualidade deve ser feita sobre o produto ou serviço

para assegurar a satisfação dos clientes bem como a eficiência e eficácia do próprio projeto,

anotando tudo que foi realizado para servir como registro e fazer também o levantamento das

lições aprendidas.

Gestão ambiental: O projeto deve levar em consideração as questões ambientais no

que diz respeito ao uso de recursos naturais e preservação ambiental, bem como respeitar

normas e leis que possam estar ligadas ao projeto.

Gestão de Pessoas: A equipe deve ser planejada antecipadamente incluindo pessoas

de diversas áreas da empresa porém que respondam ao gerente do projeto no momento da

execução. Deve se dar atenção especial para a motivação da equipe em buscar os resultados.

Gestão das Comunicações: Deve-se estabelecer comunicações claras e objetivas para

que não haja interferências externas e ruído. A comunicação deve ser transparente para todos

os stakeholders.

Gestão dos Riscos: Por se tratar de algo desconhecido muitas vezes, ou embora seja

um projeto mais conhecido, os riscos estarão sempre presentes, entretanto estes devem ser na

medida do possível eliminados e quando não for possível, um plano deve ser estabelecido

para o controle deles bem como plano de contingência caso ocorra.

Gestão do Suprimento: Em especial aqui é tratado de contratos quando necessário a

aquisição de serviço de terceiros, eles devem ser detalhadamente analisado para não gerar

problemas nas características principais do produto ou serviço. Geralmente a terceirização

deve acontecer em tarefas que não comprometam a qualidade e segurança do produto ou

serviço final.

13

6. AVALIAÇÃO DO PLANO DE NEGÓCIOS

Verificação do plano de negócios elaborado pela empresa, para avaliação dos pontos

importantes a serem considerados para a sustentabilidade da mesma no mercado, caso não

tenha sido estabelecido um plano de negócios o mesmo poderá ser incluído no projeto.

Incluem-se na verificação os seguintes itens:

Análise do Mercado atuante pela empresa:

Fará com que possa ser identificada a fidelidade dos clientes para com a empresa, a

relação da parceria com os fornecedores e a atenção dada aos concorrentes analisando

diversos quesitos como qualidade do serviço, preço, localização, serviços oferecidos, etc.

Plano de Marketing:

Verificação dos principais produtos da empresa para avaliar o preço de cada um deles,

a estratégia de marketing utilizada para vendê-los e os canais utilizado para a entrega,

visando o atendimento as necessidades dos clientes.

Plano Operacional:

Avaliação do Lay-Out da empresa com o foco na estratégia de marketing e evitando

estoques através de conceitos estabelecidos por metodologias como Lean Manufacturing;

Avaliação da capacidade operacional instalada na empresa para verificar desperdícios ou

necessidade de investimentos tanto em equipamentos quanto em mão de obra e por fim a

avaliação dos fluxos dos processos que a empresa possui.

Plano Financeiro

14

Avaliação do Balanço e Demonstrativo de Resultados da empresa a fim de verificar a

lucratividade e rentabilidade da empresa. Através de análise detalhada da margem de

contribuição dos produtos e do estoque existente, avaliar os custos fixos e variáveis para

encontrar alternativas de melhorar a lucratividade.

Avaliação dos prazos de pagamento de fornecedores e do recebimento dos clientes

para validar o capital de giro e melhorar o fluxo de caixa.

6.5. Análise SWOT (Pontos Fortes, Pontos Fracos, Oportunidades, Ameaças)

Baseado na análise do Plano de Negócio faz-se a análise dos pontos fortes, pontos

fracos, oportunidades e ameaças através da matriz SWOT, a fim de elaborar um plano de

ação de curto médio e longo prazo.

REFLEXÃO

Muitas empresas não utilizam uma metodologia conhecida para gerenciamento

estratégico, até mesmo por serem um tanto conservadoras em suas estratégias utilizadas

atualmente principalmente aquelas que não tiveram histórico de crise ou a beira de uma

falência, porém não deixam de ganhar dinheiro e crescer. Mas o fato é que estas empresas se

tornam menos competitivas no mercado e o risco que elas correm devido às alterações de

mercado existentes atualmente é muito alto e pode ser explicado pelos altos índices de

empresas que fecham antes dos dois anos de funcionamento. Um dos fatores da não

utilização de um sistema estratégico é a falta de pessoas preparadas para a execução de toda a

metodologia que requer uma gestão estratégica, outro motivo forte é a própria falto de

estrutura para suportar a demanda de recursos. Isso pode ser um fator para que não seja

15

implantado o sistema de gerenciamento estratégico e administração por projetos, com base

nisso que o Institute of MINDS vem oferecer seus serviços com profissionais altamente

qualificados para suportar todo empresário que quer ter seu negócio perpetuado.

ALGUMAS DEFINIÇÕES IMPORTANTES

“Gerenciamento estratégico: É a arte e a ciência de formular, implementar e avaliar

linhas de ação multidepartamentais referentes às interações de organização com seu ambiente

para atingir seus objetivos de longo prazo, relativos a seus produtos, mercado, clientes,

concorrentes, sociedade etc.” (VALERIANO, 2001, P.10)

“Gerência estratégica: É a aplicação dos conhecimentos, habilidades e recursos de

gerenciamento estratégico em uma organização.” (VALERIANO, 2001, P.10)

“O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês, e é um acrónimo de Forças

(Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).

Análise SWOT é uma ferramenta utilizada para fazer análise de cenário (ou análise de

ambiente), sendo usado como base para gestão e planejamento estratégico de uma corporação

ou empresa, mas podendo, devido a sua simplicidade, ser utilizada para qualquer tipo de

análise de cenário, desde a criação de um blog à gestão de uma multinacional.”

(WIKIPÉDIA).

Know-How (ou conhecimento processual): Conhecimento de como executar alguma

tarefa seja ela por uma pessoa ou por uma empresa. “Uma vantagem do conhecimento

processual é que pode envolver mais sentidos, tais como a experiência manual, prática em

16

resolver problemas, ou a compreensão das limitações de uma solução específica. Assim o

know-how pode freqüentemente sobrepor-se a teoria.” (WIKIPÉDIA).

PDCA: Sigla que vem do inglês (Plan-Planejar; Do-Fazer; Check-Checar; Act-Agir

ou padronizar) que tem o foco na melhoria contínua dos processos para melhorar o resultado

de qualquer processo. “foi introduzido no Japão após a guerra, idealizado por Shewhart e

divulgado por Deming, quem efetivamente o aplicou.” (WIKIPÉDIA).

Stakeholder: “(em português, parte interessada ou interveniente), é um termo usado

em administração que refere-se a qualquer pessoa ou entidade que afeta ou é afetada pelas

atividades de uma empresa.” (WIKIPÉDIA)