Como informatizar sua empresa

Toda empresa nasce de um sonho. A partir de uma percepção de um empreendedor sobre uma necessidade de mercado ou uma oportunidade em algum segmento de negócio. Pode ser também que uma empresa nasça fruto da necessidade. Muitas vezes abrir uma empresa é a única alternativa para algumas pessoas.

Não obstante o motivo da criação de uma empresa é fato que ela cresce e se transforma. Pelo menos é assim que se espera. As vezes uma empresa de um homem (ou mulher) só se torna uma grande empresa com o passar dos anos.

Independentemente da fase em que sua empresa esteja é fundamental que ela seja informatizada. Mas alguns podem estar se perguntando: O que é informatizar uma empresa?

O que é informatizar uma empresa?

Bem, informatizar sua empresa vai bem além da compra de um computador e um software ou aplicativo. É preciso que a empresa passe a atuar de forma profissional. E o que significa isso? Uma empresa profissional tem processos bem definidos. Comece se perguntado e respondendo as questões abaixo:

De que forma as entradas e saídas de dinheiro são apuradas na sua empresa? Como é calculado o preço a ser cobrado pelos produtos e serviços Quais são os produtos que vendem mais? E os que encalham mais? Como é feita a reposição do estoque? Você tem contrato com seus fornecedores principais? Você tem um bom contador que te assessora nas suas dúvidas ou ele é um mero

emissor de guias? Como é feita a retirada de dinheiro pelos sócios? Existe um pro-labore bem definido

ou cada um retira o que sobra de lucro todo mês? E seus funcionários? São registrados em carteira? Você tem um bom plano de carreira

para eles? E seu processo de vendas? Tem uma previsão mensal de vendas? Existe

acompanhamento? As metas são sempre ou a maior parte do tempo batidas?

Bem, essas são perguntas básicas que devem preceder a compra de qualquer software. Pois se seus processos estão mal definidos, o que vai acontecer quando você adquirir aquele pacote integrado de gestão? Simplesmente você vai errar mais rápido.

Componentes da informatização

Bem já definimos claramente que para informatizar uma empresa precisamos antes de mais nada, de processos bem definidos.

O que mais vamos precisar?

Computadores e impressoras

Essa é a parte mais fácil, afinal de contas houve uma popularização muito grande dos computadores e basicamente até pessoas mais simples tem computadores bem potentes dentro de casa. Mas não se engane, pois muitas vezes aquele “poderoso” computador que você viu no Ricardo Eletro ou nas Casas Bahia não vai suportar a informatização da sua empresa. De fato, vale a pena investir em computadores de uma categoria um pouco superior pensando exatamente no futuro da empresa. Quanto mais sua empresa vende e cresce maiores serão as necessidades de recursos de informática mais avançados. Ponha na sua cabeça que o investimento em hardware deve ser renovado a cada 4 ou 5 anos. Em algumas empresas muito dinâmicas esse tempo pode ser até menor.

Rede

Quando você tem dois ou mais computadores é importante liga-lós em rede. Vai ser necessário contratar uma empresa que monte a sua rede local. Esse investimento vai valer a pena porque você não vai querer que sua rede falhe exatamente na hora que esta imprimindo a nota fiscal do seu cliente, vai? Então, invista em uma boa rede montada corretamente.

Internet

Você consegue imaginar uma empresa que não precise da internet hoje em dia, seja como atividade fim ou de apoio. O fato é que a qualidade dos provedores de internet no Brasil ainda deixa muito a desejar. Então, se sua empresa precisa muito da internet vale a pena investir em um link redundante, ou seja, ter dois provedores de internet diferentes, assim você minimiza o risco de ficar sem internet. Você pode estar achando que esse é um investimento desnecessário, mas pense quantas vendas seu negócio pode perder se todos os seus orçamentos são cotados por email.

Aplicativos específicos

Hoje existem no mercado softwares aplicativos para praticamente qualquer tipo de negócio: varejo, indústria, comércio, serviços, ONG, etc.

O que é importante frisar aqui é que o empresário deve ficar muito atento aos recursos que o pacote oferece e avaliar se realmente sua empresa necessita deles. É muito comum o

empresário pagar mais caro por recursos que são pouco ou raramente usados. Nosso conselho é: Comece pequeno e vá acrescentando os módulos que sua empresa precisar a medida que seu negócio for crescendo.

Mas lembre-se o seu fornecedor tem que permitir desde o primeiro momento que essa escalabilidade seja possível.

Por fim, é sempre recomendável que você obtenha o suporte de uma empresa séria de consultoria em gestão de tecnologia da informação. Afinal de contas, hoje em dia a informação é poder. Cuide bem da informação da sua empresa!