Como gerenciar e ampliar a visibilidade da informao

cientfica brasileiraRepositrios Institucionais

de Acesso Aberto

Fernando Csar Lima Leite

R E P O S IT R IO S DE

A C E S S O L IVR E

Os repositrios de acesso livre possibilitam o acesso sem barreiras informao cientfica, comunidade cientfica. O seu adequado p l a n e j a m e n t o , implementao e adoo promovem o aumento da visibilidade dos resultados de pesquisa, do pesquisador e da prpria instituio.

R E P O S IT R IO S

Os repositrios podem pertencer a universidades, laboratrios ou institutos de pe squ isa (reposit rio s institucionais), ou podem ser organizados por reas do conhecimento (repositrios temticos).

Como gerenciar e ampliar a visibilidade da informao

cientfica brasileira

Repositrios institucionais de acesso aberto

Braslia, DF Outubro

2009

Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia (IBICT)

DiretorEmir Jos Suaiden

Coordenador Geral de Pesquisas e Manuteno de Produtos Consolidados do IBICT Hlio Kuramoto

Coordenadora do Laboratrio de Metodologias de Tratamento e Disseminao daInformaoBianca Amaro

Coordenao Editorial Regina Coeli Silva Fernandes

O autor responsvel pela apresentao dos fatos contidos neste livro, bem como pelas opinies nele expressas.

Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia

Como gerenciar e ampliar a visibilidade da informao

cientfica brasileira

Repositrios institucionais de acesso aberto

Fernando Csar Lima Leite

Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia

2009 Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia IBICT

Reviso de contedo: Maria Carmen Romcy de Carvalho, Sely Maria de Souza Costa e Sueli Mara Ferreira

Reviso gramatical e ortogrfica (IBICT) Francisco de Paula e Oliveira Filho

Capa ( EMBRAPA, Braslia, DF) Carolina Santa Cruz Lago

Arte fina l (IBICT)Flvia Rubnia Barros

Ficha Catalogrfica e Normali%ao(IBICT) Priscilla Mara Bermundes Arajo Maria Eliana de Oliveira Gonalo

L533c

Leite, Fernando Csar Lima.Como gerenciar e ampliar a visibilidade da informao cientfica brasileira:

repositrios institucionais de acesso aberto / Fernando Csar Lima Leite. Braslia: Ibict, 2009.

120 p.; 23 cm.

Nmero de classificao atribudo obra conforme a Classificao Decimal Universal, 2a edio Padro Internacional em Lngua Portuguesa.

ISBN: 978-85-7013-067-9

1. Cincia da informao. 2. Gesto do conhecimento. 3. Gesto da informao. 4. Repositrios institucionais. 5. Comunicao cientfica. I. Ttulo.

CDU 001. 8: 087-021. 131(81)

IBICTSAS, Quadra 05, Lote 6, Bloco H 70070-914 - Braslia-DF, Brasil www. ibict. br

Homenagem pstuma

Francisco de Paula e Oliveira Filho 27. 06. 1958 - 26. 10. 2009.

Pela sua relevante contribuio profissional ao IBICT, concernente rea de Editorao, com o emprego culto da lngua portuguesa nas publicaes do instituto. Francisco de Paula e Oliveira Filho ser lembrado, tambm, pela amizade, discrio e humildade.

Sumrio

Prefcio................................................................................................................................ 7

PARTE 1 - Acesso aberto e repositrios institucionais: contextualizao

1. Introduo.................................................................................................................13

1. 1 Contexto............................................................................................................ 14

1. 2 Repositrios institucionais de acesso aberto informao cientfica:

o que so? .......................................................................................................... 19

1. 3 Para que servem? ............................................................................................. 22

1. 4 Benefcios.......................................................................................................... 23

1. 4 . 1 Benefcios para o pesquisador ........................................................ 23

1. 4. 2 Benefcios para administradores acadmicos ............................ 24

1. 4. 3 Benefcios para universidades.........................................................25

1. 4. 4 Benefcios para a comunidade cientfica..................................... 25

2. Construo e funcionamento de repositrios institucionais de

acesso aberto informao cientfica.............................................................. 26

2. 1 Abordagens rgida e flexvel para a construo de repositrios

institucionais....................................................................................................27

PARTE 2 - Construo de repositrios institucionais

3. Como criar repositrios institucionais............................................................. 37

3. 1 Planejamento.....................................................................................................39

3. 1. 1 Custos.....................................................................................................39

3. 1. 2 Constituio da equipe e competncias necessrias................ 40

3. 1. 3 Levantamento dos principais atores, seus interesses e

papis anlise contextual.............................................................. 47

3. 1. 4 Definio e planejamento de servios.........................................49

3. 1. 5 Avaliao das necessidades da comunidade...............................51

3. 2 Implementao do repositrio institucional...........................................55

3. 2 . 1 Escolha do software ............................................................................56

3. 2. 2 M etadados............................................................................................ 60

3. 2. 3 Diretrizes e procedimentos para criao de comunidades/

colees................................................................................................. 66

3. 2. 4 Fluxo de submisso, ps-submisso e depsito de

documentos..........................................................................................68

3. 2. 5 Polticas de funcionamento............................................................. 71

Diretrizes gerais para elaborao..............................................72

Propriedade intelectual............................................................... 73

Direitos autorais e licenciamento de contedos..................74

3. 2. 6 Conduo de um projeto-piloto....................................................76

3. 3 Assegurando a participao da comunidade...........................................78

3. 3. 1 Marketing e povoamento do repositrio...................................... 79

3. 3. 2 Poltica de depsito obrigatrio: diretrizes para a criao.... 86

3. 3. 3 Avaliao e indicadores de desempenho do repositrio

institucional..........................................................................................93

4. Constituindo o sistema global aberto de gesto e comunicao do

conhecimento cientfico.........................................................................................94

5. Notas finais................................................................................................................97

Referncias...................................................................................................................... 99

Anexos............................................................................................................................104

Prefcio

O acesso informao cientfica tornou-se, em consequncia das

barreiras existentes, um dos grandes desafios no mundo de hoje. Uma dessas

barreiras, o custo crescente da assinatura dos principais peridicos cientficos,

provocou a chamada crise dos peridicos cientficos. Para superar essa crise,

pesquisadores de diversas partes do globo terrestre se reuniram e deram incio

a um grande movimento global em direo ao acesso aberto informao

cientfica.

Com o propsito de disseminar e concretizar a filosofia norteadora

do movimento de acesso aberto informao cientfica, Stevan Harnad, um

dos principais pesquisadores e impulsionadores do movimento, criou duas

estratgias de ao: a implantao da via dourada e a implantao da via

verde. Harnad chamou estas estratgias de via, uma vez que a adoo desses

caminhos conduz ao acesso aberto informao cientfica.

A via dourada diz respeito produo e ampla disseminao de

peridicos eletrnicos de acesso aberto na rede. Ao publicarem em peridicos

de acesso aberto, os pesquisadores potencializam a comunicao cientfica, j

que esta via possibilita a ampliao do dilogo entre os seus pares. As barreiras

econmicas enfrentadas pelos centros de pesquisa e unidades de informao

desaparecem, e possvel estabelecer um fluxo direto de comunicao de

novidades que podem vir a representar importantes avanos cientficos. Nesse

sentido e como forma de comprovao da adeso global ao movimento de

acesso aberto, foram criadas vrias ferramentas que permitem a produo

de peridicos de acesso aberto. Estas ferramentas, alm de propiciar maior

rapidez ao processo editorial, so desenvolvidas em software livre (open source) e,

em grande parte, construdas de forma colaborativa, o que propicia a criao

de fruns de desenvolvedores e de usurios. Cada dia, no Brasil e no mundo,

a utilizao desse tipo de ferramenta vem crescendo de forma a comprovar

que h de fato uma mudana no paradigma da comunicao cientfica mundial.

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A outra via idealizada por Harnad a via verde. Trata-se da criao

de repositrios institucionais (RIs) para a organizao e disseminao da

produo cientfica das instituies de pesquisa. Nos RIs tanto possvel o

armazenamento e difuso de artigos de peridicos cientficos eletrnicos,

quanto de outros documentos cientficos, tais como teses e dissertaes, que

so avaliados pelos pares. A disseminao da implantao de RIs tem levado

as instituies de pesquisa a pensar na importncia do estabelecimento de

polticas de informao institucionais e tem trazido benefcios incontestveis

gerncia da produo cientfica. Isto significa que as universidades e centros

de pesquisa que aderirem ao movimento construindo os seus RIs estaro

promovendo maior acesso informao cientfica.

As estratgias adotadas para a implantao do acesso aberto provocaram,

conforme estudos realizados por Harnad e seus colaboradores, considervel

aumento na visibilidade dos trabalhos disponibilizados em RIs de acesso

aberto. Em algumas reas do conhecimento verificaram-se incrementos

superiores a 200% na mdia de citaes. Esses estudos demonstraram no s

o aumento na visibilidade, mas tambm no uso e impacto dos resultados das

pesquisas depositados em RIs. Naturalmente, esses resultados so tambm

transferidos s instituies mantenedoras desses RIs. importante ressaltar

tambm o saudvel ganho de competitividade dessas instituies, o que leva,

consequentemente, ao maior e mais rpido avano da cincia.

Segundo Eloy Rodrigues, chefe do Servio de Documentao da

Universidade do Minho, a classificao da Universidade do Minho no ranking

das universidades portuguesas, antes da implantao do RepositoriUM (RI da

Universidade do Minho), considerando a sua produo cientfica, estava alm

do quarto lugar. Hoje, aps a implantao do seu RI, ela ocupa o segundo lugar

entre as universidades portuguesas. Atribui-se ao RI o aumento da visibilidade

da universidade, assim como da sua competitividade com outras universidades

portuguesas. Portanto, a implantao do RepositoriUM permitiu Universidade

do Minho maior competitividade com as suas congneres em Portugal.

8

Considerando que as grandes universidades, centros de pesquisa e

unidades de informao, em todo o globo terrestre, esto criando os seus RIs

de acesso aberto e considerando ainda os estudos realizados por Harnad e

seus colaboradores, alm da experincia da Universidade do Minho e de outras

universidades como a Universidade de Southampton, essas universidades

agregaro maior poder de competitividade em relao quelas que ainda no

desenvolveram o seu RI. A questo de maior poder de competitividade apenas

um dos resultados que pode ser obtido com a implantao de um RI. Existem

outros resultados importantes que adviro dessa iniciativa, tais como maior

transparncia no investimento em pesquisa e maior governana na gesto dos

recursos gastos com a pesquisa.

Do ponto de vista tecnolgico, a tarefa de se desenvolver e implantar

um RI no difcil, visto que, tal como ocorre com os peridicos cientficos,

existem pacotes de software livre que so fceis de instalar, customizar e manter.

No entanto, o desenvolvimento de um RI no depende apenas de fatores

tecnolgicos, mas principalmente de fatores relacionados interoperabilidade

humana. Para se desenvolver e manter um RI no basta ter a disponibilidade

de tecnologias e um parque computacional, mas principalmente desenvolver

mecanismos que estimulem a comunidade institucional a depositar a sua

produo cientfica e, finalmente, mecanismos de gesto do repositrio. Esses

fatores so apresentados nesta obra com proposies para disciplinar ou

orientar o desenvolvimento e implantao de um RI.

Na parte 1, Fernando Leite contextualiza os repositrios institucionais, os

benefcios que estes podero trazer a cada um dos atores de uma comunidade

acadmica.

Na parte 2, discute cada um dos passos relativos ao desenvolvimento

e implantao de um RI, conforme segue: planejamento, implementao do

RI, integrao da comunidade. O autor finaliza discutindo o novo contexto

da comunicao cientfica.

Fica claro nesta obra que o processo de desenvolvimento e implantao

de um RI mais do que registrar e disseminar a produo cientfica institucional.

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Esse processo um mecanismo de gesto e maximizao da visibilidade da

produo cientfica de uma instituio. Se todas as instituies de ensino e

pesquisa constiturem os seus repositrios institucionais, esse mecanismo

se torna uma iniciativa nacional de gesto e ampliao da visibilidade da

produo cientfica brasileira. A implantao, em nvel nacional, de repositrios

institucionais em todas as instituies de ensino e pesquisa significa aderir ao

movimento do acesso aberto informao cientfica.

E esta adeso , sem a menor sombra de dvida, uma das principais

formas de impulsionar o desenvolvimento cientfico nacional e mundial.

Hlio Kuramoto Doutor em Cincia da Informao e da Comunicao

IBICT/M CT

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PARTE 1

Acesso aberto e repositrios institucionais: contextualizao

1. Introduo

Inseridos no corao do movimento mundial em favor do acesso aberto informao cientfica, repositrios institucionais constituem de fato inovao no sistema de comunicao da cincia e no modo como a informao aquela que alimenta e resulta das atividades acadmicas e cientficas gerenciada.

Ao pensarmos na criao de repositrios institucionais de acesso aberto informao cientfica, fundamental considerarmos as razes que conduziram a sua gnese como estratgia de acesso aberto, bem como suas funes no novo cenrio do sistema de comunicao cientfica, funes que transcendem a aplicao tecnolgica. Quer se dizer com isso que repositrios institucionais surgiram em determinado contexto de transformao e com funes bsicas a serem desempenhadas no mbito da comunicao da cincia. Por essas razes, trazem consigo traos prprios que, ao mesmo tempo que os aproximam da comunidade cientfica, por responderem e estarem prximos de suas demandas, os diferenciam de servios de informao tradicionais, pois oferecem solues inovadoras para problemas cujas razes provm da lgica que rege o sistema de comunicao cientfica tradicional.

No entanto, para que repositrios institucionais exeram satisfatoriamente funes e papis preconizados pelo movimento de acesso aberto, razo que os justificam, imprescindvel que os responsveis pela sua construo tenham dimenso das implicaes contextuais, tericas e prticas que envolvem o seu planejamento, implementao e funcionamento no mbito de universidades e institutos de pesquisa.

As recomendaes para a construo de repositrios institucionais de acesso aberto informao cientfica propostas aqui constituem um conjunto de instrues que sistematizam processos que devem ser considerados no momento da elaborao e execuo de um projeto de repositrio institucional em universidades e institutos de pesquisa. Alm de propor um modelo conceitual e prtico prximo da realidade de instituies brasileiras, o conjunto de instrues fundamenta-se em melhores prticas de experincias bem-sucedidas em iniciativas de reconhecida importncia, bem como em recomendaes de manuais elaborados por instituies de renome, como o Massachusetts Institute o f Technology.

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Cabe destacar que as diretrizes propostas partem da realidade do ambiente acadmico e cientfico, no qual esto inseridas as universidades e institutos de pesquisa. Desse modo, os repositrios institucionais so considerados como aqueles que, alm de serem de acesso aberto, lidam com informaes cientficas ou academicamente orientadas. A utilidade dos softwares para a repositrios institucionais extrapola, ento, a jurisdio do ambiente acadmico e cientfico. Eles podem ser aplicados para a construo de servios de informao em outros contextos, como o de instituies governamentais (administrao pblica), empresas e outros, entretanto no constituem o objetivo deste livro.

1. 1 Contexto

O uso das tecnologias no contexto da comunicao na cincia tem sido responsvel por inmeras transformaes em seus processos. Lagoze e Van de Sompel (2001) afirmam que a introduo em grande escala das tecnologias de comunicao e informao (redes de alta velocidade e uso de computadores pessoais) gerou demanda do uso da Web para a disseminao dos resultados de pesquisas. No bojo dessas transformaes, a utilizao de recursos eletrnicos beneficia o processo de comunicao, sobretudo medida que so aperfeioados e tornados mais geis os fluxos de informao e conhecimento cientfico. Nesse sentido, apregoa-se que um dos grandes avanos tecnolgicos na comunicao cientfica foi a criao dos peridicos cientficos eletrnicos. Embora sejam referenciados como inovadores no limiar da dcada de 90 do sculo passado, a estruturao e a lgica do modelo de comunicao tradicional, especialmente do sistema de publicaes cientficas at ento predominante, sofreram poucas modificaes significativas. Entre elas, principalmente a ampliao da possibilidade de acesso aos contedos.

Portanto, mesmo com o surgimento dos peridicos cientficos eletrnicos na dcada de 1990, a hegemonia de editores cientficos quem na realidade conduz, com o aval da prpria comunidade cientfica, o cerne do sistema de publicaes cientficas comea a ser alvo das transformaes apenas recentemente. A prpria comunidade cientfica passa a questionar a lgica do sistema de publicao cientfica tradicional, em que editores cientficos comerciais retm os direitos autorais patrimoniais, atribuem preos excessivos e impem barreiras de permisso sobre publicaes de resultados

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de pesquisas financiadas com recursos pblicos, limitando a visibilidade e a circulao do conhecimento cientfico. Dessa maneira, possvel afirmar que o sistema de comunicao cientfica tradicional limita, mais do que expande, a disponibilidade e legibilidade da maior parte da pesquisa cientfica, conforme sugere Johnson (2002). A figura 1 (BRODY; HARNAD, 2004) ilustra o impacto limitado pelo acesso restrito a resultados de pesquisa.

O acesso aberto nesse contexto significa a disponibilizao livre pblica na Internet, de forma a permitir a qualquer usurio a leitura, download, cpia, distribuio, impresso, busca ou criao de links para os textos completos dos artigos, bem como captur-los para indexao ou utiliz-los para qualquer outro propsito legal. O pressuposto de apoio ao acesso aberto requer que no haja barreiras financeiras, legais ou tcnicas, alm daquelas prprias do acesso Internet. A nica restrio reproduo e distribuio e a nica funo do copyright neste contexto devem ser o controle dos autores sobre a integridade de sua obra e o direito de serem adequadamente reconhecidos e citados (BUDAPEST OPEN ACCESS INITIATIVE, 2001).

FIGURA 1Acesso restrito: impacto da pesquisa limitadoFonte: Brody e Harnad (2004).

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O acesso aberto a resultados de pesquisa tem sido visto como fator que maximiza o acesso pesquisa propriamente dita. Dessa maneira, aumenta e acelera o impacto das pesquisas e, consequentemente, sua produtividade, progresso e recompensas, conforme explicam Brody e Harnad (2004). Brody et a l (2004) demonstraram que artigos disponveis livremente recebem entre2, 5 e 5, 8 mais citaes que artigos o f f line. Do mesmo modo, Lawrence (2001) analisou 119. 924 trabalhos apresentados em conferncias na rea de informtica e demonstrou que a mdia de citaes feitas a artigos o f f line era de 2, 74. Em contrapartida, a mdia de citaes a artigos disponveis publicamente na rede era de 7, 03, correspondente a um aumento de 336%. Como observa Lawrence, para maximizar o impacto, minimizar a redundncia e acelerar o progresso cientfico, autores e editores deveriam tornar a mais fcil o acesso a resultados de pesquisa. Sem dvida nenhuma, um dos meios mais eficazes de facilitar o acesso pesquisa torn-la disponvel livremente. A dinmica da maximizao e acelerao do impacto da pesquisa ilustrada na figura 2 (BRODY; HARNAD, 2004).

FIGURA 2Acesso e impacto da pesquisa maximizados por meio do autoarquivamentoFonte: Brody e Harnad (2004).

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fundamental, portanto, considerar o que observa Alberts (2002), ao afirmar que a informao cientfica e tcnica um bem pblico global, que deve estar livremente disponvel para o benefcio de todos. Weitzel (2006) considera que o movimento de acesso aberto vem construindo as condies necessrias para permitir o acesso irrestrito produo cientfica legtima, alterando no somente o processo de aquisio de informao cientfica, mas tambm a sua produo, disseminao e uso. E, nesse contexto, conforme Johnson (2002), cresce claramente o papel de modelos alternativos de comunicao cientfica, tais como repositrios institucionais, ao quebrarem monoplios de editores e aumentarem a ateno e cincia de pesquisadores sobre a produo intelectual das universidades e institutos de pesquisa.

A Budapest Open Access Initiative, em 2001, recomendou duas estratgias complementares para que de fato a literatura cientfica esteja disponvel e acessvel:

a Via Dourada, que significa o acesso aberto promovido nos prprios peridicos cientficos, de modo que os artigos cientficos possam ser disseminados sem restries de acesso ou uso;

a Via Verde, que significa o sinal verde de editores cientficos para o arquivamento da produo cientfica pelos prprios autores em repositrios digitais de acesso aberto, especialmente em repositrios institucionais.

Segundo a Declarao de Berlim (2003), o estabelecimento do acesso aberto como um procedimento vantajoso requer o empenho ativo de todo e qualquer indivduo que produza conhecimento cientfico. Dessa maneira, as contribuies em acesso aberto podem incluir resultados de pesquisas cientficas originais, dados de pesquisas no processados, metadados, fontes originais, representaes digitais de materiais pictricos, grficos e material acadmico multimdia. Alm disso, devem satisfazer duas condies:

autores e detentores dos direitos de tais contribuies concedem a todos os usurios o seguinte: direito gratuito, irrevogvel e irrestrito de acess-las; licena para copi-las, us-las, distribu-las, transmiti- las e exibi-las publicamente; licena para realizar e distribuir obras

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derivadas, em qualquer suporte digital e para qualquer propsito responsvel, em obedincia correta atribuio da autoria (as regras da comunidade continuaro a fornecer mecanismos para impor a atribuio e uso responsvel dos trabalhos publicados, como acontece no presente) e com a garantia de fazer cpias;

uma verso completa da obra e todos os materiais suplementares, incluindo uma cpia da licena, nos termos acima definidos, so depositados e, portanto, distribudos em formato eletrnico normalizado e apropriado, em pelo menos um repositrio que utilize normas tcnicas adequadas (como as definies estabelecidas pelo modelo Open Archives) e que seja mantido por instituio acadmica, sociedade cientfica, organismo governamental, ou outra organizao estabelecida que pretenda promover o acesso aberto, a distribuio irrestrita, a interoperabilidade e o arquivamento a longo prazo.

V-se, portanto, que a reao da comunidade cientfica parte da convergncia de solues tecnolgicas inovadoras, metodologias e o esforo do convencimento poltico em vrias instncias, constituindo-se em uma filosofia aberta, mencionada por Costa (2006). A filosofia aberta, segundo a autora, refere-se ao movimento observado nos ltimos anos em direo ao uso de ferramentas, estratgias e metodologias que denotam novo modelo de representar um igualmente novo processo de comunicao cientfica, ao mesmo tempo que serve de base para interpret-lo, compreendendo entre outras questes:

software livre, para o desenvolvimento de aplicaes em computador; arquivos abertos, para interoperabilidade em nvel global; acesso aberto, para a disseminao ampla e irrestrita de resultados da

pesquisa cientfica.

Nesse cenrio, o desenvolvimento de repositrios institucionais tem-se dado amplamente no contexto de universidades e institutos de pesquisa, a despeito de iniciativas de outra natureza em instituies governamentais. Eles constituem nova estratgia para que universidades e institutos de pesquisa contribuam influenciando, de maneira sria e sistemtica, as mudanas

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aceleradas que vm ocorrendo na produo do saber e na comunicao cientfica (LYNCH, 2003). Desse modo, visam, em ltima instncia, ao melhoramento do processo de comunicao cientfica. Para isso, provm os mecanismos que aumentam tanto a eficcia da preservao da produo intelectual de pesquisadores e instituies acadmicas, quanto a visibilidade de ambos. Assim, exercem importante papel em duas questes fundamentais. Primeiro, no potencial que encerram como instrumentos de gesto da informao e do conhecimento produzido, disseminado e utilizado nas e pelas universidades e institutos de pesquisa. Como ressalta Lawrence (2001), repositrios institucionais so manifestao visvel da importncia emergente da gesto do conhecimento na educao superior. Segundo e consequentemente, na melhoria do ensino, do aprendizado e da pesquisa. Lawrence prev que, a longo prazo, provvel que o impacto dos repositrios institucionais mude muitas das suposies a respeito de como a produo intelectual gerida por indivduos, seus colegas e a academia, alm de como a prpria pesquisa conduzida.

1. 2 Repositrios institucionais de acesso aberto informao cientfica: o que so?

Antes de definirmos o que constitui um repositrio institucional de acesso aberto informao cientfica, importante tecermos consideraes acerca de um conceito mais amplo: repositrios digitais. A expresso repositrios digitais, no contexto do acesso aberto, empregada para denominar os vrios tipos de aplicaes de provedores de dados que so destinados ao gerenciamento de informao cientfica, constituindo-se, necessariamente, em vias alternativas de comunicao cientfica. Cada um dos tipos de repositrios digitais possui funes especficas e aplicaes voltadas para o ambiente no qual ser utilizado. Partindo do Digital Repositories Infrastructure Vision f o r European Research DRIVER (http: / /www. driver-repository. eu /) e, especialmente, em estudos por ele financiados (WEENINK; WAAIJERS; VAN GODTSENHOVEN, 2008; SWAN, 2008; VAN WEIJNDHOVEN; VAN DER GRAAF, 2007), considera-se que, de maneira geral, os repositrios digitais podem ser de trs tipos:

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1) repositrios institucionais: voltados produo intelectual de uma instituio, especialmente universidades e institutos de pesquisa. Exemplo: e-Prints Soton repositrio de Pesquisa da Universidade de Southampton (http: //eprints. soton. ac. uk/) :

2) repositrios temticos ou disciplinares: voltados a comunidades cientficas especficas. Tratam, portanto, da produo intelectual de reas do conhecimento em particular. Exemplo: E-LIS EPrints in Library and Information Science (http: //eprints. rclis. org/) e arXiv. org (http: // arxiv. org/):

3) repositrios de teses e dissertaes (Electronic Theses and Dissertation ETDs): repositrios que lidam exclusivamente com teses e dissertaes. Muitas vezes a coleta das muitas ETDs centralizada por um agregador. Exemplo: BDTD/UnB - Biblioteca Digital de Teses e Dissertaes da Universidade de Braslia (http: //bdtd. bce. unb. br/ tedesimplificado/) e BDTD (http: //bdtd. ibict. br/) .

Embora a expresso repositrio no seja nova, os conceitos sobre os quais se desenvolve e as funes s quais destinado constituem inovao no contexto especfico da comunicao na cincia. Portanto, ao se falar em repositrio institucional de acesso aberto informao cientfica, compreende- se, necessariamente, a sua natureza acadm ico-cientfica, atributos de interoperabilidade, especialmente os protocolos e padres preconizados pela Open Archive Initiative, alm da natureza da prpria comunicao cientfica. As propriedades a seguir distinguem com clareza o carter dos repositrios institucionais (CROW, 2002b):

institucionalmente definidos; cientficos ou academicamente orientados; cumulativos e perptuos (permanentes); abertos e interoperveis; no efmeros: contedos em texto completo e em formato digital

prontos para serem disseminados; com foco na comunidade.

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Com base nesses atributos, todo repositrio institucional de acesso aberto pode ser considerado um tipo de biblioteca digital, mas nem toda biblioteca digital pode ser considerada um repositrio institucional. Embora no haja na literatura discusso conceitual acerca das diferenas ou similaridades entre repositrios institucionais e bibliotecas digitais, assume-se aqui, para efeito didtico, que, no contexto do acesso aberto, h diferenas entre os dois tipos de iniciativas. Como expresso anteriormente, repositrios institucionais de acesso aberto informao cientfica lidam exclusivamente com a produo intelectual de uma instituio. Portanto, no se prestam aquisio e ao armazenamento de contedos externos instituio ou contedos de outra natureza (por exemplo: documentos administrativos), como pode ser o caso de bibliotecas digitais. O autoarquivamento (o depsito de contedos pelos dos prprios autores ou mediador) e a interoperabilidade tambm constituem atributos que devem existir em um repositrio institucional, mas no necessariamente em uma biblioteca digital. Outro aspecto que os diferencia a maneira como softwares de repositrios institucionais so desenhados, pois pauta-se nas peculiaridades que envolvem os processos de gesto da informao cientfica e, sobretudo, nas caractersticas dos processos de comunicao cientfica. Bibliotecas digitais, por sua vez, no necessariamente devem estar ligadas a esse contexto. Ento, as caractersticas mencionadas devem estar necessariamente presentes em um repositrio institucional para que seja considerado como tal, e no necessariamente em uma biblioteca digital para ser considerada como biblioteca digital.

Um repositrio institucional de acesso aberto constitui, portanto, um servio de informao cientfica em ambiente digital e interopervel dedicado ao gerenciamento da produo intelectual de uma instituio. Contempla, por conseguinte, a reunio, armazenamento, organizao, preservao, recuperao e, sobretudo, a ampla disseminao da informao cientfica produzida na instituio. Uma das definies mais conhecidas que um repositrio institucional consiste em um conjunto de servios que a universidade oferece para os membros da sua comunidade com vistas ao gerenciamento e disseminao do material digital criado pela instituio e pelos seus membros. Nesse sentido, essencialmente o compromisso de uma instituio cuidar do material digital, incluindo a preservao em longo prazo,

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quando for necessria, bem como a sua organizao, acesso e distribuio (LYNCH, 2003).

Em sentido mais amplo, a contribuio dos repositrios institucionais est principalmente na reformulao e melhoria do sistema de comunicao cientfica por meio de processos de gesto da informao cientfica, promovendo, em ltima anlise, o aumento da visibilidade dos resultados de pesquisa, do pesquisador e da instituio. Crow (2002b) afirma que, alm de prover um componente crtico para a reforma do sistema de comunicao cientfica, expandir o acesso pesquisa, reafirmar o controle sobre o saber pela academia e reduzir o monoplio dos peridicos cientficos, repositrios institucionais possuem o potencial de servir como indicadores tangveis da qualidade de uma universidade. Alm disso, podem demonstrar a relevncia cientfica, social e econmica de suas atividades de pesquisa, aumentando a visibilidade, o status e o valor pblico da instituio.

1. 3 Para que servem?

Instituies acadmicas no mundo inteiro utilizam repositrios institucionais e o acesso aberto para gerenciar informao cientfica proveniente das atividades de pesquisa e ensino e oferecer suporte a elas. Nesse sentido, os repositrios institucionais tm sido intensamente utilizados para:

melhorar a comunicao cientfica interna e externa instituio; maximizar a acessibilidade, o uso, a visibilidade e o impacto da

produo cientfica da instituio; retroalimentar a atividade de pesquisa cientfica e apoiar os processos

de ensino e aprendizagem; apoiar as publicaes cientficas eletrnicas da instituio; contribuir para a preservao dos contedos digitais cientficos ou

acadmicos produzidos pela instituio ou seus membros; contribuir para o aumento do prestgio da instituio e do pesquisador; oferecer insumo para a avaliao e monitoramento da produo

cientfica; reunir, armazenar, organizar, recuperar e disseminar a produo

cientfica da instituio.

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1. 4 Benefcios

A adoo e o uso efetivo das funcionalidades de um repositrio institucional podem resultar em uma srie de benefcios que so percebidos por diferentes segmentos dos pblicos aos quais destinado (pesquisadores, adm inistradores acadmicos, bibliotecrios, chefes de departamentos, a universidade como um todo, a comunidade cientfica, entre outros). A Universidade de Manchester, por meio de seu projeto de criao de repositrio institucional (http: //www. irproject. manchester. ac. uk) , enumerou uma srie de benefcios que esto elencados a seguir.

1. 4. 1 Benefcios para o pesquisador:

aumenta a visibilidade de suas descobertas cientficas, uma vez que a organizao, recuperao e disseminao da produo cientfica facilitada;

facilita o gerenciamento da produo cientfica muitas vezes disponvel em pginas pessoais na Internet ou portal institucional;

oferece ambiente seguro em que os trabalhos so permanentemente armazenados, sejam eles um arquivo pdf de um peridico cientfico eletrnico, o arquivo em Word de um relatrio tcnico, um arquivo em PowerPoint de um pster apresentado em uma conferncia, uma fotografia em JPEG, um arquivo de udio ou um vdeo de uma palestra;

identifica os trabalhos cientficos armazenados no repositrio com um endereo eletrnico simples e persistente, permitindo que os trabalhos sejam citados ou referenciados;

facilita o acesso aos contedos de materiais anteriormente disponveis em meio impresso, tais como teses e dissertaes;

diminui as possibilidades de plgios, pois, ao disseminar, favorece o registro da autoria;

dissemina toda a literatura cinzenta; oferece aos pesquisadores indicadores do impacto que os resultados

de suas pesquisas adquirem nas reas do conhecimento s quais

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pertencem. Estimula o impacto que est mais diretamente relacionado ao mrito do trabalho, e no ao ttulo do peridico cientfico no qual foi publicado;

incentiva outros pesquisadores a disponibilizar seus trabalhos; para todas as reas e especialmente para reas em que a produo

do conhecimento mais dinmica, como cincia da computao e eletrnica, permite acelerao da disseminao das descobertas cientficas, favorecendo o estabelecimento de prioridades nas descobertas e o fluxo do conhecimento;

oferece um nico ponto de referncia para os seus trabalhos, acessveis 24 horas por meio de qualquer dispositivo web do trabalho, de casa ou enquanto estiver em uma conferncia fora do pas;

reduz a carga de trabalho relacionada com a gesto de seu portflio de trabalhos acadmicos;

melhora o entendimento sobre direitos autorais por meio da conscientizao de pesquisadores e, consequentemente, o melhor retorno dos seus esforos;

supre as demandas das agncias de fomento em relao disseminao de sua produo cientfica.

1. 4. 2 Benefcios para administradores acadmicos:

prov novas oportunidades para o arquivamento e preservao dos trabalhos em formato digital;

prov relatrios das atividades cientficas que podero servir de termmetro das atividades de pesquisa em uma rea especfica, ajudando a identificar tendncias e contribuir para subsidiar gestores envolvidos no planejamento estratgico;

facilita a pesquisa in terd iscip linar medida que organiza os documentos de acordo com o seu assunto e no somente por afiliao dos autores;

reduz a duplicao de registros e inconsistncias em mltiplas instncias do mesmo trabalho;

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reduz algumas das atividades tpicas da gesto de colees digitais medida que automatiza tarefas e a coleta de metadados por outras fontes.

1. 4. 3 Benefcios para universidades:

favorece o uso e reuso de informaes produzidas; prov um ponto de referncia para os trabalhos acadmicos que

podem ser interoperveis com outros sistemas e maximiza a eficincia entre eles e o compartilhamento de informaes;

aumenta a visibilidade, reputao e prestgio da instituio; melhora a preciso e completude dos registros dos documentos

acadmicos da instituio; facilita o gerenciamento dos direitos de propriedade intelectual da

instituio; reduz custos de gesto da informao cientfica; prov um recurso de informao que serve como ferramenta de

marketingisto pode atrair pesquisadores, estudantes e financiamentos de pesquisa;

contribui para o processo de avaliao das atividades de pesquisa; oferece flexibilidade e possibilidade de integrao com outros sistemas

de gesto e disseminao da produo cientfica institucional; contribui para a misso e valorizao da instituio no que diz respeito

transparncia, liberdade de discurso e igualdade.

1. 4. 4 Benefcios para a comunidade cientfica:

contribui para a colaborao na pesquisa, por meio da facilitao de troca livre de informao cientfica;

contribui para o entendimento pblico das atividades e esforos de pesquisa;

reduz custos (ou pelos menos direciona sua realocao) associados com assinaturas de peridicos cientficos;

favorece a colaborao em escala global na medida em que explicita resultados de pesquisa e pe autores em evidncia.

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2. Construo e funcionamento de repositrios institucionais de acesso aberto informao cientfica

FIGURA 3Modelo terico norteador da construo e funcionamento de repositrios institucionais de acesso abertoFonte: do autor.

Repositrios institucionais oferecem os recursos e mecanismos necessrios para a adequada gesto da informao cientfica no ambiente de universidades e institutos de pesquisa. Por conta do contexto em que esto inseridos, repositrios institucionais, alm da identificao, aquisio, organizao, armazenamento, preservao, recuperao e disseminao, consideram a infraestrutura social, cultural, legal e econmica que influencia a implementao da gesto da informao cientfica.

Processos de comunicao cientfica efetivos e eficientes, assim como o atendimento s suas funes1, constituem um dos principais objetivos a serem alcanados pela gesto da informao e do conhecimento cientfico, sobretudo, com o uso de repositrios institucionais. Assim, a comunicao cientfica da instituio ser substancialmente melhorada, caso os subprocessos

1 Roosendaal e Geurts (1997), Kaplan e Storer (1968, p. 112) e Leite (2007, p. 146).

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A comunicao cientfica interna

e externa ser sustancialmente

melhorada

de gesto da informao cientfica sejam adequadamente conduzidos isto , levando em considerao a natureza da informao e do conhecimento cientfico e da sua produo, o modelo emergente de comunicao cientfica, o comportamento informational de pesquisadores e os seus padres de comunicao, o contexto da instituio e as tendncias do desenvolvimento das tecnologias de informao.

No modelo oferecido, o ambiente acadmico e da pesquisa cientfica pressupe forte relao entre a gesto da informao cientfica e processos de comunicao cientfica. Ou seja, processos de gesto da informao adequados favorecem a melhoria da comunicao cientfica. O detalhamento dessa relao pode ser encontrado em Leite (2007).

2. 1 Abordagens rgida e flexvel para a construo de repositrios institucionais

Repositrios institucionais, mais do que uma ferramenta, devem ser compreendidos como manifestao da reestruturao do sistema de comunicao cientfica. Sua emergncia representa a materializao de uma filosofia de acesso aberto que se instaura na comunidade cientfica mundial. Constituem poderosa alternativa que, do ponto de vista da disponibilidade e acesso irrestrito informao, potencializa a produo do conhecimento e, do ponto de vista da disseminao da informao, proporciona a visibilidade e maximizao do impacto de resultados de pesquisa por meio da ampliao do seu acesso.

Ento, importante salientar que, embora os benefcios decorrentes da adoo de repositrios institucionais ocorram a partir de possibilidades tecnolgicas, a tecnologia em um projeto de repositrio institucional deve ser considerada como um dos diversos elementos que o integram. Isso significa que a instalao de uma plataforma de repositrio institucional no leva, necessariamente, ao sucesso do empreendimento. Muito pelo contrrio, uma iniciativa desse tipo, decerto, est fadada ao insucesso. fundamental que um repositrio institucional nasa com propsitos bem definidos, a partir de um planejamento elaborado e devidamente contextualizado. Ou seja, um repositrio institucional deve surgir com funes a serem desempenhadas tanto

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internamente, na instituio, quanto no complexo sistema de comunicao cientfica global.

No que diz respeito sua orientao, iniciativas de repositrios institucionais em todo o mundo podem, para efeitos didticos, ser agrupadas em duas abordagens principais, as quais convm denominar rgida e flexvel, respectivamente. importante que os responsveis pelo seu planejamento e construo conheam e estejam cientes das implicaes da escolha de uma ou outra abordagem.

Na abordagem rgida esto iniciativas como o Glasgow ePRINTS Service (http: //eprints. gla. ac. uk/) que entendem que os repositrios institucionais devem priorizar contedos que foram submetidos ao processo de avaliao pelos pares, especialmente artigos de peridicos, sejam eles pr-prints ou ps- prints2. Nesse caso, o principal argumento diz respeito ao controle de qualidade conferido pela avaliao por pares aos contedos que o repositrio armazena. Indiscutivelmente este argumento contribui para sua credibilidade e adoo, por parte da comunidade, como alternativa de comunicao cientfica.

A abordagem rgida preconiza que repositrios institucionais devem responder preponderantemente funo de potencializar a comunicao cientfica formal, visando especialmente maximizao dos impactos dos resultados das pesquisas por meio da disseminao ampla e irrestrita de artigos de peridicos cientficos, principal argumento do Movimento de Acesso Aberto Informao Cientfica. Qualquer variao de foco significa enfraquecimento dos argumentos do movimento em prol do acesso aberto, que tem por misso principal aumentar o impacto da pesquisa por meio da maximizao do acesso aos resultados de pesquisas. Por essa razo, sob essa abordagem, os repositrios institucionais devem priorizar a literatura cientfica avaliada pelos pares, o que, essencialmente, est ligado ao sistema de publicaes cientficas.

Contudo, a abordagem flexvel para repositrios institucionais, caso seja comparada com a rgida, amplia a sua destinao e contempla, alm da literatura cientfica avaliada por pares, outros contedos de natureza acadmico-

2 Diferentemente do entendimento clssico, no contexto do acesso aberto, de suas estratgias e instrumentos, pr-print a primeira verso de um artigo cientfico, tal como foi submetido, antes da avaliao por pares. Ps-print, por sua vez, a verso do artigo cientfico submetida, avaliada por pares, e revisada pelo autor, porm no se trata ainda da verso diagramada e publicada pelo editor, muito embora o contedo seja o mesmo.

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cientfica produzidos por membros da instituio. Um exemplo o Dspace at Cambridge (http: //www. dspace. cam. ac. uk/) . Isso no significa que a abordagem flexvel contrape-se rgida, mas sim que a flexvel agrega outros elementos. Ou seja, tambm so consideradas outras formas de contedo e estruturas de comunicao, tais como os produtos da literatura cinzenta, contedo audiovisual, dados brutos de pesquisa, simulaes, imagens e vdeos, relatrios de pesquisa, objetos de aprendizagem, entre outros. Nessa perspectiva, um repositrio institucional conjuga aspectos da comunicao cientfica formal e informal. Um dos argumentos dessa abordagem refora que o conhecimento cientfico no produzido exclusivamente a partir daquilo que j foi avaliado e publicado formalmente, mas tambm daquilo que veiculado informalmente, tornando mais flexvel, portanto, a comunicao cientfica. Por essa razo, o repositrio institucional deve trabalhar para que o resultado dos esforos da gesto dos processos de identificao, armazenamento, preservao, recuperao e disseminao ampla da produo intelectual da universidade (seja ela avaliada pelos pares ou no) proporcione tanto a visibilidade do pesquisador e da instituio, quanto a promoo de condies frteis para a produo de novos conhecimentos. Isso no quer dizer de maneira alguma que tudo aquilo que produzido nos limites da universidade poder ser includo no repositrio.

Portanto, sob a orientao flexvel, o repositrio dever compreender e atender tambm a demandas especficas de gesto institucional (apoiando tanto a produo quanto a comunicao do conhecimento) que no so suportadas pelo sistema de comunicao cientfica formal. Dessa maneira, as preocupaes da perspectiva flexvel esto relacionadas com o sistema de comunicao cientfica como um todo, inclusive o sistema de publicaes cientficas.

Por fim, possvel afirmar que em nvel macro a abordagem rgida volta-se exclusivamente para o sistema de publicaes cientficas. Este pode ser entendido como um subsistema constituinte de um complexo maior e abrangente, formado por outros elementos, denominado sistema de comunicao cientfica, cujos limites, incluindo o sistema de publicaes, representam o interesse da abordagem flexvel. Assim, a relao entre as abordagens e a jurisdio do sistema de comunicao cientfica como um todo pode ser visualizada na figura 4, a seguir.

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FIGURA 4Sistema de comunicao cientfica e sistema de publicaes cientficas

A deciso por uma ou outra abordagem dever ser fundamentada nas necessidades da instituio e objetivos estabelecidos para o repositrio. De acordo com as recomendaes propostas, essa deciso dever ser tomada ainda na fase inicial do planejamento e nortear o desenvolvimento das polticas de funcionamento do repositrio. As vantagens e desvantagens de cada das perspectivas rgida e flexvel so enumeradas no quadro 1, a seguir.

D iante da caracterizao das abordagens e de suas vantagens e desvantagens, as sugestes a seguir podem contribuir para a tomada de deciso e/ou para o bom funcionamento do repositrio:

mesmo que a instituio tenha necessidade de adotar a abordagem flexvel, inicie seu repositrio na abordagem rgida. Limite a variedade de tipos de contedos. mais seguro iniciar o projeto com uma poltica de contedos mais restritiva e, gradativamente, flexibiliz-la at o ponto que for conveniente instituio, do que iniciar flexvel e ter de se tornar rgida com o passar do tempo;

imprescindvel que, quando sob a abordagem flexvel, o esquema de metadados que descrevem contedos do repositrio possua um campo especfico que permita descrever cada um dos documentos depositados como avaliado por pares ou no avaliado por pares. H softwares de repositrio institucional que j oferecem essa opo. Em boa parte deles, entretanto, necessrio que seja ativado ou

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QUADRO 1Sntese das vantagens e desvantagens das abordagens rgida e flexvel

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O gerenciamento de menor complexidade, Limita-se quase quese comparada com a flexvel exclusivamente literatura

O argumento do controle de qualidade avaliada pelos pares proporcionado pela avaliao por pares Contempla somente a oportuno para o convencimento da comunicao formal comunidade A inovao est na possibilidade

A manipulao de contedos em formatos de ampliar o acesso e promover tradicionais no requer customizao de a visibilidade da instituio e do metadados pesquisador, e no nas estruturas

Rgida Formatos tradicionais requerem tcnicas de de comunicao em sipreservao digital j estabelecidas Dificuldade de responder

Menor espao de armazenamento s demandas de padres O gerenciamento do repositrio requer diferenciados de produo

menos esforos devido limitao de do conhecimento e de contedos acomodar padres distintos

Apropriada perspectiva da gesto da de comunicao cientfica informao de diferentes reas do

Garante a visibilidade daquilo que realmente conhecimento foi validade e certificado

E possvel acomodar diferenas disciplinares Requer um gerenciamento mais e responder s demandas que variam de complexo, se comparada com a acordo com a rea do conhecimento rgida

E adequada para constituio da memria da A avaliao das necessidades produo intelectual institucional deve levar em considerao

Fortalece e potencializa os canais informais as diferenas entre as reasde comunicao cientfica para a elaborao das polticas

No caso de universidades, contribui para de contedos, requerendo, a convergncia inevitvel da pesquisa e do portanto, habilidade na ensino conduo do estudo e tempo

Adequada como ferramenta de apoio por parte dos gestores do Flexvel gesto da informao e do conhecimento servio

Responde razoavelmente bem s mudanas A diversidade de formatos requeridas pelas novas formas de produo requer metadados diferenciados do conhecimento para cada tipo de documento

Contempla e comunicao formal e informal com vistas melhor recuperao, E inovadora tanto no aspecto da visibilidade o que, muitas vezes, demanda

que garante produo intelectual por meio a customizao do padro de da maximizao do acesso (rgida), quanto metadados empregados no nas unidades de comunicao que agrega software escolhido

Requer mais espao dearmazenamento, se comparada com a rgida

Abordagem Vantagens Desvantagens

Fonte: do autor

implementado. importante oferecer aos usurios leitores do repositrio a possibilidade de pesquisa no sistema tambm com um critrio de busca que diferencie contedos avaliados dos no avaliados. Embora os coletadores de metadados ainda no faam esse tipo de distino no momento da coleta, isso provavelmente passar a acontecer no futuro;

adotar a abordagem flexvel no significa que qualquer contedo poder ser depositado no repositrio. A recomendao que todos os contedos possuam natureza acadmico-cientfica. Isso significa que informaes de natureza administrativa no devem ser objetos de repositrios institucionais;

recomendvel que a elaborao de polticas de contedo do repositrio na abordagem flexvel envolva representantes de comunidades (reas do conhecimento) da universidade e que sejam considerados aspectos que promovam padres de qualidade mnimos das colees. A inteno no que seja incorporado o processo de avaliao pelos pares no repositrio, mas sim assegurar que os contedos depositados estejam de fato alinhados ao padro de comunicao cientfica da rea;

na abordagem rgida, considere toda a literatura cientfica avaliada por pares (trabalhos apresentados em congressos, teses, dissertaes, captulos de livros), e no somente artigos de peridicos cientficos. Isso d margem a contemplar padres de comunicao de diferentes reas do conhecimento;

algumas instituies optam por trabalhar com as duas abordagens, mas em repositrios distintos. Nesse caso, um nico repositrio dedicado literatura cientfica avaliada por pares, e outro, s unidades de comunicao cientfica no tradicionais e materiais de aprendizagem. Adicionalmente, possvel integrar a busca simultnea nos dois repositrios por meio do uso de um coletador de metadados. A abordagem hbrida facilita o trabalho dos responsveis pelo repositrio, ao impor limites bem definidos entre os produtos da comunicao formal e informal, e, ao mesmo tempo, d vazo s formas alternativas de comunicao cientfica. No entanto, tal perspectiva possui custo mais elevado, pois requer maior investimento de tempo, recursos humanos e equipamentos.

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Por sua vez, o segmento prioritrio ao qual o repositrio institucional de uma universidade ou instituto de pesquisa se destina dever sempre ser o pesquisador e a comunidade acadmica. Porm, o desempenho do pesquisador determinado pelo estgio em que se encontra a sua pesquisa e atividades desempenhadas:

pesquisador como usurio (produtor de conhecimento): busca de informaes para fundamentar seus estudos e conhecer estado da arte em determinado tpico, assim como insumos para suas atividades como docente;

o pesquisador como autor: necessidade principal de disseminar os resultados de sua pesquisa.

Em geral, repositrios institucionais buscam atender a essas duas demandas, que esto necessariamente conectadas: a maximizao do acesso (contribuindo para a produo de conhecimento) proporciona a maximizao do impacto do que produzido (visibilidade).

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PARTE 2

Construo de repositrios institucionais

3. Como criar repositrios institucionais

O conjunto de instrues recomendadas para criar repositrios institucionais foi elaborado com base no modelo terico explorado anteriormente, manuais, textos de recomendaes, relatos de experincia e resultados de pesquisas de reconhecida importncia na comunidade internacional que se dedica ao estudo do tpico (BARTON; WATERS, 2004; CROW, 2002a, 2002b; LYNCH, 2003; JONES; ANDREW; MACCOLL, 2006; SWAN, 2008; SPARC, 2008; PROUDMAN, 2008 e outros).

O captulo est estruturado em trs partes que correspondem s fases da criao de repositrios institucionais aqui propostas: 3. 1) Planejamento; 3. 2) Implementao do repositrio institucional.; 3. 3) Assegurando participao da comunidade. O fluxo das fases apresentado na figura 5.

Na maioria dos pases, a criao de repositrios institucionais tem sido uma iniciativa que parte ou realizada nas bibliotecas das instituies de

FIGURA 5Fases da construo de repositrios institucionais de acesso abertoFonte: do autor

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ensino e pesquisa. Isso se d porque os processos envolvidos nas rotinas de um repositrio institucional possuem natureza muito prxima e similar aos trabalhos desenvolvidos em ambientes digitais por bibliotecas e bibliotecrios. Alm disso,

bibliotecrios, mais do que quaisquer outros profissionais, lidam com organizao da informao;

bibliotecas detm a legitimidade para obter e armazenar material institucional;

bibliotecrios possuem expertise para elaborao de polticas de formao, desenvolvimento e gesto de colees;

bibliotecrios necessitam reconhecer que as tecnologias proporcionam novos modos de atuao profissional;

a biblioteca a instncia organizacional mais ligada s questes da comunicao cientfica e da gesto da informao cientfica propriamente dita;

bibliotecas conhecem suas comunidades e sabem identificar e lidar com necessidades de informao;

bibliotecas podem centralizar o armazenamento e preservao da informao digital.

No se quer dizer com isso que apenas os bibliotecrios so suficientes para criar repositrios institucionais adequadamente. Mais adiante, sero exploradas competncias necessrias constituio de uma equipe ideal, em que a atuao conjunta de bons bibliotecrios e analistas de sistemas fundamental.

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3. 1 Planejamento

FIGURA 6Planejamento do repositrio institucional de acesso abertoFonte: do autor.

A fase de planejamento do repositrio institucional essencial e deve ser trabalhada em funo das seguintes questes:

custos (iniciais, de implementao e de longo prazo); competncias necessrias e constituio da equipe; levantamento e caracterizao dos principais atores que atuam

diretamente no contexto do repositrio institucional, seus interesses e papis;

elaborao da definio e planejamento de servios, dos objetivos do repositrio institucional;

avaliao das necessidades da comunidade.

3. 1. 1 Custos

Custos iniciais:- hardware;- software;

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instalao e customizao; polticas e procedimentos; recursos humanos (especialmente pessoal de TI); treinamento e capacitao de recursos humanos; outros.

Custos de implementao: convencim ento das com unidades in teressadas (gestores

acadmicos, pesquisadores, coordenadores de ps-graduao); recursos humanos (especialmente pessoal de informtica); suporte tcnico ao projeto e suporte aos usurios; depsito mediado de contedos; migraes de contedos de outros sistemas; outros.

Custos futuros: manuteno (incluindo pessoal de informtica); aumento do volume de contedos; segurana da informao; preservao digital; desenvolvimento de novas funcionalidades e servios; outros.

3. 1. 2 Constituio da equipe e competncias necessrias

Para a construo do repositrio institucional, importante que seja constituda uma equipe capacitada e comprometida com a realizao do projeto. Idealmente, uma equipe multidisciplinar constituda por bibliotecrios, analista de sistemas, profissional de comunicao/marketing atende s necessidades de planejamento e execuo do projeto. Nota-se, entretanto, que, mesmo em alguns pases desenvolvidos, muitos repositrios institucionais bem-sucedidos contam com uma equipe relativamente pequena, porm capacitada, formada por bibliotecrios e analista de sistemas. As necessidades de recursos humanos para a composio de equipes ser varivel em funo da amplitude do projeto, da instituio e, naturalmente, dos recursos financeiros disponveis. O planejamento e a implementao adequada do repositrio requerem, por sua

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vez, considervel volume de trabalho, sobretudo por parte dos bibliotecrios. Recomenda-se, ento, que mais de um esteja envolvido no projeto.

A capacitao da equipe deve ser feita de uma perspectiva mais geral para uma mais especfica. Na perspectiva mais geral, considera-se de extrema relevncia que, alm da internalizao dos conceitos fundamentais, os profissionais estejam aptos a compreender o contexto da comunicao cientfica e sua lgica, atores, componentes, processos e as foras que a governam, assim como as propriedades da informao e do conhecimento cientfico, o papel das tecnologias de informao e o funcionamento das comunidades cientficas e suas diferenas disciplinares na produo e comunicao do conhecimento. Em seguida, indispensvel que tenham cincia do significado do movimento de acesso aberto informao cientfica, das razes de sua emergncia como modelo alternativo de comunicao e de seus pressupostos, premissas e impactos no sistema de comunicao cientfica como um todo. A seo Comunicao Cientfica do Anexo 4 recomenda uma srie de leituras complementares.

Na perspectiva mais especfica, cada um dos profissionais envolvidos dever estar apto a lidar com os processos voltados para a implementao e funcionamento do repositrio institucional. Ou seja, de um modo bastante amplo, analistas de sistemas devem dominar os requisitos tecnolgicos necessrios para a instalao, configurao e customizao e suporte da ferramenta, entre outros. Bibliotecrios, por sua vez, devem dominar processos de gesto da informao. Das habilidades requeridas de bibliotecrios, destacam- se o domnio de mtodos de identificao e a avaliao de necessidades de informao da comunidade, assim como tcnicas e instrumentos de organizao da informao em ambiente eletrnico e familiaridade com recursos tecnolgicos.

Em documento elaborado para a Securing a HybridEnvironmentfor Research Preservation and Access SHERPA (http: //www. sherpa. ac. uk). Robinson (2007) destaca as necessidades de recursos humanos e habilidades especficas para a criao e funcionamento de repositrios institucionais. Algumas instituies distribuem as atividades dos repositrios por departamentos, geralmente ligados a setores da biblioteca (catalogao e indexao), a outras bibliotecas ou setores de administrao e ensino, alm do setor de tecnologia da informao.

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No entanto, segundo a autora, muitas instituies desenvolvem seus trabalhos com repositrios institucionais a partir de dois principais atores:

gestor do repositrio: quem gere o lado humano do repositrio, incluindo as polticas de contedos, divulgao e convencimento, treinamento de usurios, relacionamento com os departamentos da instituio, contatos externos e outros;

administrador do sistema: quem gere a implementao, customizao e administrao tcnica do software de repositrio adotado, inclusive a gesto dos campos de metadados e sua qualidade, criao de relatrios de uso e questes tcnicas de preservao digital.

Alguns conhecimentos e habilidades necessrias s atividades de desenvolvimento e gesto de um repositrio institucional so elencados a seguir (ROBINSON, 2007):

GestoHabilidades para: gerenciar o oramento do repositrio e responder s necessidades

dos seus usurios em alinhamento com os recursos disponveis; desenvolver estratgia e seus custos para o desenvolvimento futuro

do repositrio; recorrer a fontes de financiamento para o projeto do repositrio

quando for apropriado; gerir o repositrio por meio da identificao de objetivos e estratgias

futuras para a melhoria do servio; elaborar fluxos para gerenciar a captura, descrio, preservao etc.

dos contedos do repositrio; gerenciar o funcionamento cotidiano do repositrio, incluindo

servio de depsito mediado (caso seja necessrio ou possvel) ou o autoarquivamento pelos autores;

coordenar e gerenciar atividades da equipe envolvida com o repositrio e coordenar as atividades com os outros setores colaboradores;

realizar testes nas colees e levantamentos de satisfao dos usurios para avaliar os servios;

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monitorar os depsitos, downloads e outros indicadores de usos para identificar o impacto, o sucesso do repositrio e as deficincias que precisam ser melhoradas. Gerar relatrios de uso;

gerenciar as expectativas dos usurios para assegurar que o esperado seja alcanvel;

lidar com comentrios e reclamaes, caso os servios do repositrio no estejam inicialmente de acordo com as demandas dos usurios. Gerir outras dificuldades que possam surgir nesse sentido.

SoftwareFamiliaridade com: sistemas web que utilizam linguagens de programao e software, tais

como Unix, Linux, SQL Server, MySQL, SGML, XML, PHP, JAVA, PERL;

plataformas de repositrios mais conhecidas, como Eprints, Dspace, Fedora, OPUS e outros mais;

sistemas web e banco de dados; protocolo OAI-PMH (Open Archives Initiative P rotocolfor Metadata

Harvesting).Habilidades para: customizar, desenvolver e administrar o sistema do repositrio e seus

softwares associados; planejar e realizar testes no sistema e avaliar os resultados; desenhar e customizar a interface do sistema e ferramentas associadas; identificar e desenvolver servios de valor agregado, tais como pginas

de comunidades e colees no repositrio.

MetadadosFamiliaridade com: padres relevantes de metadados, tais como Dublin Core, MARC,

METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), MODS (Metadata Object Description Schema), e sua relao com o protocolo OAI-PMH;

Habilidades para: identificar ou desenvolver metadados apropriados ou outros padres; manter contato e testar novas implementaes com a equipe de

catalogao, quando for necessrio;

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assegurar a conformidade e monitorar a qualidade dos metadados nas bases de dados.

Armazenamento epreservao Familiaridade com: melhores prticas e procedimentos, recomendaes e recursos

externos;Habilidades para: trabalhar com os servios de tecnologia de informao que lidam

com o armazenamento e requisitos de backup; identificar escopo e requisitos de armazenamento de longo prazo do

repositrio e trabalhar com os servios de tecnologia da informao para conhecer os requisitos de backup;

trabalhar com outros setores da instituio, tais como departamento de gesto de documentos, arquivo, setor de tecnologia da informao e outros, assim como outras instituies, com o objetivo de i) identificar melhores prticas e estabelecer requisitos para preservao digital e ii) desenvolver polticas para definir como diferentes materiais devem ser preservados, caso seja necessrio.

ContedosFamiliaridade com: questes relevantes relacionadas com os direitos de propriedade

intelectual: necessrias quando da aceitao de materiais para o repositrio; necessrias para a elaborao das diretrizes que asseguraro as

boas prticas; orientao e aconselham ento da com unidade nas questes

relacionadas com direitos de propriedade intelectual.Habilidades para: elaborar a poltica de contedos que inclua tambm:

os tipos de materiais que podem ser depositados; como diferentes materiais devem ser gerenciados dentro do

repositrio; como contedos sob embargo so gerenciados; como a excluso de itens depositados gerenciada.

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aumentar a quantidade e a qualidade de itens depositados norepositrio por meio da: identificao adequada das publicaes a serem depositadas por

meio da verificao pessoal ou nas pginas dos departamentos, levando em considerao o desenvolvimento de novas reas de pesquisa na instituio;

estimulao de autores de publicaes a deposit-las no repositrio; explicao aos autores de como autoarquivar ou quando o depsito

mediado oferecido.

Contatos internosHabilidades para: relacionamentos e contatos com ampla variedade de departamentos

e grupos de interesse (estudantes, por exemplo) para: identificar as estratgias institucionais de longo prazo, oportunidades

e necessidades da instituio que podem ser apoiadas pelo repositrio;

identificar reas, projetos ou servios que partilham interesses comuns ou que se sobrepem aos interesses ou objetivos do repositrio;

atrair a ateno e conquistar a confiana da comunidade nos servios de repositrio;

desenvolver polticas, prticas e procedimentos para assegurar que o repositrio se torne presente nos processos de pesquisa da instituio.

relacionamentos e contatos com ampla variedade de departamentose grupos de interesse especficos: gestores institucionais e tomadores de deciso devem estar

cientes dos benefcios do repositrio para a instituio e, alm disso, devem ter confiana na habilidade da equipe do repositrio em oferecer um servio relevante conforme as necessidades da instituio;

envolvimento com os setores e departamentos de apoio pesquisa com objetivo de compartilhar informaes sobre mudanas de contratos e requisitos de financiamentos;

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envolvimento com o setor de tecnologia da informao com vistas manuteno do repositrio (hardware e software), compras de servios de tecnologia, explicao de necessidades do repositrio e garantia da sua integrao e alinhamento com outros sistemas da universidade;

interao com a biblioteca para identificao de informaes relevantes e servios do repositrio dos quais os pesquisadores necessitam, assim como garantia de que a equipe esteja ciente de qualquer feedback dos usurios;

incio de contatos com pesquisadores individualmente e com grupos de pesquisa na instituio para identificar suas necessidades no repositrio e estimular o seu envolvimento com o servio;

quando o repositrio contemplar tambm as teses e dissertaes eletrnicas, estabelecer contato com os programas de ps- graduao com o fim de encorajar ou assegurar o depsito.

Contatos externosHabilidades para: promover o repositrio fora da instituio. O repositrio deve ser

registrado, pelo menos, no OpenDOAR (www. opendoar. org) , OAI (www. openarchives. org) , e coletado por provedores de servios relevantes, como, por exemplo, OAISTER (www. oaister. org) e BASE (http: //base. ub. uni-bielefeld. de/index english. html);

contatos com atores externos importantes para o acesso aberto e desenvolvimento de repositrios institucionais, tais como agncias de fomento, editores cientficos, grupos ou redes de repositrios, provedores de servios, sociedades cientficas e outras universidades ou institutos de pesquisa.

Advogar em p r o l do repositrio, treinamento e suporteHabilidades para: elaborar um programa de promoo e convencimento direcionado

a todo espectro de atores para criar/estimular ampla cultura de comprometimento dentro da instituio;

desenvolver materiais de convencimento e publicidade para uso dentro da instituio (pginas na Internet, guias, FAQs a apresentaes);

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ser proativo na divulgao do repositrio por meio de jornais internos, seminrios, mensagens eletrnicas e outros.

desenvolver programas de treinamento adequados e materiais para esses grupos;

organizar e realizar sesses de treinamentos. Os tpicos devem incluir tambm: introduo ao acesso aberto; como depositar itens no repositrio institucional; como buscar materiais em ambientes de acesso aberto;

responder a perguntas, questionamentos, e oferecer conselhos adequados.

Tendnas atuais e desenvolvimento profissional Familiaridade com: tendncias atuais na comunidade que estuda e desenvolve repositrios

institucionais, particularmente com respeito a eventos e conferncias importantes, leitura de listas de discusso e literatura cientfica e profissional;

novidades nas comunidades cientficas em geral e mudanas nos sistemas de educao superior, com o objetivo de identificar implicaes potenciais para o repositrio;

desenvolvimentos tcnicos por meio da participao em workshops, cursos e treinamentos relevantes.

Habilidades para: participar, quando for pertinente, de projetos de desenvolvimento

e melhores prticas de outras instituies e de comunidades preocupadas com repositrios institucionais.

3. 1. 3 Levantamento dos principais atores, seus interesses e papis - anlise contextual

O levantamento e a anlise dos requisitos, demandas e necessidades de cada um dos principais atores envolvidos nos processos de criao, registro e disseminao do conhecimento cientfico na instituio oferecem diagnstico til ao reconhecimento de oportunidades e obstculos ao estabelecimento de

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um repositrio institucional. Do mesmo modo, importante observar quais so as foras externas instituio e interesses que exercem influncia sobre a criao, disseminao e uso de informao cientfica. Segundo Jones, Andrew e Maccoll (2006) e Swan (2008), os principais atores nesse contexto so:

autores: necessitam de um repositrio institucional que i) torne fcil e mais simples possvel o depsito dos resultados de suas pesquisas, ii) permita maior exposio e visibilidade ao seu trabalho em todo o mundo, possibilitando tambm, quando necessria, a sua privacidade. Alm disso, que proporcione um iii) espao de trabalho colaborativo e iv) dados precisos sobre como os seus trabalhos esto sendo acessados, descarregados {downloads) e usados (citados ou reconhecidos).

instituio (gestores acadmicos, gestores de pesquisa, outros): tm interesse no marketing da instituio, em prover uma vitrine de suas atividades e ter, de fato, uma ferramenta que contribua efetivamente para a gesto da pesquisa;

agncias de fomento: necessitam rastrear os resultados de seus investimentos em projetos e programas de pesquisa;

usurios: necessitam de um sistema que lhes oferea as condies perptuas e necessrias para encontrar aquilo de que necessitam por meio de adequada navegabilidade e efetiva e eficiente recuperao da informao;

biblioteca: a unidade organizacional mais apropriada para o gerenciamento e funcionamento do repositrio institucional.

Segundo Jones, Andrew e Maccoll (2006), cada um desses grupos possui um nmero de questes relevantes e critrios que devem ser levados em considerao durante a implementao do repositrio. Recomenda-se que seja feito um levantamento para identificar os atores, ou a inexistncia de algum deles, que mais diretamente exercem influncia e devem ser considerados no planejam ento e im plem entao do repositrio de sua instituio. O levantamento deve levar em considerao quais setores ou atores podem se sentir apoiados ou ameaados pelo repositrio e as razes de cada um deles, os fatores de risco e/ou de sucesso associados a cada um dos grupos de atores identificados e os papis desempenhados. A anlise dos resultados

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servir de insumo para a equipe desenhar o seu planejamento, traar aes de implementao e tomar decises fundamentadas na realidade, buscando aes concretas que permitam a explorao dos fatores de sucesso e a minimizao dos riscos.

3. 1. 4 Definio e planejamento de servios

Esta seo descreve os passos que devem ser levados em considerao no momento em que sero definidos os servios que o repositrio oferecer sua comunidade. importante definir de maneira precisa como o sistema ser utilizado e quais servios oferecer e como sero oferecidos. Por exemplo, algumas instituies criam o seu repositrio institucional para armazenar somente a literatura cientfica validada por pares, especialmente artigos de peridicos cientficos. Outras, no entanto, ampliam a definio de servios para incluir, alm disso, teses e dissertaes e outros outputs de pesquisa, tais como literatura cinzenta, textos para discusso, trabalhos apresentados em conferncias e material de ensino. Os fundamentos necessrios para essa reflexo e tomada de deciso sobre essa questo foram discutidos na seo 2. 1.

Como base no Creating an Institutional Repository: LEADIRS Workbook (BARTON; WATERS, 2004), esta seo aborda, passo a passo, como definir o servio de um repositrio institucional e, em seguida, apresenta as principais decises que a equipe deve tomar no momento de planejar este servio.

A definio do servio

A escolha e uso do software para estruturar colees digitais no suficiente para a elaborao da definio do servio. Muito alm da documentao tcnica, so necessrias as decises sobre os procedimentos e polticas de funcionamento do repositrio, assim como a definio daquilo que ser oferecido aos membros da comunidade. Nesse momento, so especificados, por exemplo, os formatos dos arquivos que podem ser depositados, o papel da biblioteca em relao s comunidades que depositaro seus contedos e o planejamento do desenvolvimento do servio em si. Para criar seu modelo de servio, a equipe de implementao deve responder s seguintes questes:

Quais so os objetivos do repositrio? aumentar o impacto dos resultados de pesquisa;

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aumentar a visibilidade e o prestgio da instituio; criar um papel de liderana institucional para a biblioteca; evidenciar a produo cientfica e intelectual da universidade; contribuir para atividades de avaliao da pesquisa; capturar os registros institucionais; oferecer servios relevantes e essenciais aos pesquisadores e

professores; ajudar a biblioteca a enfrentar os desafios do mundo digital; abrigar as colees digitalizadas; gerenciar materiais de aprendizagem; encorajar e contribuir para o acesso aberto informao cientfica; outros.

Que tipos de contedos sero aceitos? (Deciso sobre abordagem rgida ou flexvel, seo 2 . 1). literatura publicada e revisada pelos pares; pr-prints; conjunto de dados de pesquisa; materiais de pesquisa; materiais de aprendizagem; teses e dissertaes; anais de conferncias; colees de peridicos cientficos eletrnicos; outros.

Quem so os usurios principais? pesquisadores; professores; estudantes; administradores acadmicos; pesquisadores externos; outros.

Quais servios sero oferecidos caso os recursos sejam limitados? Os servios ou alguns deles sero cobrados? Quais so os servios prioritrios? Quais responsabilidades a biblioteca ter em relao ao contedo das

comunidades representadas no repositrio? Quais so as prioridades a curto e a longo prazo?

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Tipos de servios

Um repositrio institucional pode oferecer sua comunidade vrios tipos de servios. A realidade de muitas instituies no permite o oferecimento de todos os servios citados a seguir, contudo, na medida do possvel, quanto mais facilidades e valor forem agregados ao repositrio institucional, maiores as possibilidades de atrair a comunidade para a sua adoo e uso. Alguns servios so:

suporte para a definio de colees e fluxos de depsitos de comunidades especficas;

servios de consulta e suporte ao preenchimento de metadados, incluindo a indexao;

suporte via chat, correio eletrnico ou telefone; tira-dvidas sobre direitos autorais. Consultas ao diretrio SHERPA/

RoMEO (http: //www. sherpa. ac. uk/romeo/) permitem conhecer polticas de autoarquivamento de inmeras editoras de peridicos cientficos. Recomenda-se a criao de um link para o este diretrio no prprio repositrio institucional e o estmulo aos depositantes a consult-lo;

treinamento e suporte aos usurios para o depsito de documentos; servio de identificadores persistentes com vistas preservao do

acesso; alocao de espao de armazenagem extra de arquivos; importao de dados por lote (depsito por lote), por exemplo, de

colees histricas e colees digitalizadas recentemente; digitalizao de documentos e reconhecimento de caracteres (Optical

Character Recognition OCR); orientao sobre direitos autorais; depsito mediado.

3. 1. 5 Avaliao das necessidades da comunidade

O ponto crucial para a determinao de servios e elaborao das diretrizes de funcionamento do repositrio o levantamento e avaliao das necessidades da comunidade qual so destinados. Crow (2002b) enfatiza que a

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acomodao das necessidades e percepes da comunidade e a demonstrao de sua relevncia para a satisfao dessas necessidades devem ser um componente central das polticas de contedos, planos de implementao e de marketing do repositrio institucional.

Como avaliar as necessidades de sua comunidade

Em linhas gerais, para o planejamento do repositrio, o levantamento e a avaliao das necessidades da comunidade devem partir de duas perspectivas. A primeira perspectiva voltada para a captao da percepo das instncias decisrias, dos dirigentes acadmicos, coordenadores de ps-graduao, chefes de departamentos acadmicos, diretores de bibliotecas e departamentos de tecnologia da informao e gestores de pesquisa sobre as demandas institucionais que podem ser atendidas pelo repositrio. Isso inclui tambm como veem os processos existentes de gesto e disseminao da produo intelectual, suas lacunas e necessidades de melhoria. Assim, o diagnstico prvio dos servios e sistemas de informao existentes ser til. A segunda perspectiva volta-se para a compreenso do modo como os seus usurios prioritrios se comportam mediante a busca, o uso e a comunicao da informao que produzida como resultado de suas atividades. Ou seja, indispensvel o reconhecimento dos padres de comportamento dos pesquisadores em relao informao e aos seus hbitos de comunicao. Sobre essa questo, de amplo conhecimento de profissionais da informao que a rea do conhecimento de pesquisadores determina o comportamento informacional e o modo como eles comunicam o conhecimento que produzem.

Portanto, importante estar ciente de que diferenas disciplinares influenciam os hbitos de comunicao (publicao), busca e uso da informao e tambm a adoo de tecnologias no processo de criao e comunicao do conhecimento por parte dos pesquisadores. O reconhecimento desses aspectos favorece tanto a elaborao de estratgias de abordagem diferenciadas para reas do conhecimento distintas dentro de uma mesma instituio no caso de instituies que agrupam pesquisadores de diferentes reas, como uma universidade , quanto o desenho das diretrizes de funcionamento e polticas de contedos. A avaliao das necessidades permitir definir com maior segurana o que o repositrio oferecer como servios sua comunidade e conhecer os

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elementos que compem suas demandas atuais e futuras. Questes amplas que podem nortear o desenho do levantamento e avaliao das necessidades da comunidade so:

como os trabalhos cientficos so publicados e disseminados? a produo cientfica armazenada no campus? Como? Onde? Por

qu? existe alguma base de dados de registro da produo cientfica? quem so os principais atores que criam conhecimento? quais so as prioridades de gestores em relao gesto da informao

na instituio? quais recursos de tecnologia da informao esto disponveis no

campus? quais as percepes acadmicas sobre questes e problemas de gesto

de materiais digitais? em quais instncias ocorre a produo do conhecimento cientfico?

Outra questo que pode ser levada em considerao diz respeito possibilidade de o repositrio institucional disseminar a literatura cinzenta produzida por diferentes disciplinas. Sabe-se que, tradicionalmente, esse tipo de literatura caracterizado pela distribuio e circulao restrita e pela limitao de sua disponibilidade e acessibilidade. Contudo, em determinadas reas do conhecimento, a literatura cinzenta constitui um importante canal de comunicao cientfica.

Uma bem-sucedida avaliao de necessidades deve incluir levantamentos formais e informais na comunidade (BARTON; WATERS, 2004):

levantamentos informais dizem respeito a encontros face a face com pesquisadores e administradores, contatos por correio eletrnico e monitorao de servios de publicao eletrnica existentes no campus;

levantamentos formais devem incluir levantamentos por meio de recursos impressos ou on-line nas comunidades de pesquisadores (questionrios), bem como apresentaes formais e sesses de perguntas e respostas em departamentos, grupos de pesquisa e outros.

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A avaliao das necessidades da comunidade deve ser, portanto, um pr-requisito para a construo do repositrio institucional. Como sugesto, deve-se levar em considerao os seguintes passos:

anlise da literatura: muitos estudos so relatados na literatura cientfica sobre necessidades, intenes e caractersticas de usurios de repositrio institucionais. Revises de literatura sobre padres de comportamento informacional e hbitos de comunicao cientfica de diferentes reas so teis ao reconhecimento de diferenas disciplinares;

mapeamento de todas as publicaes cientficas da instituio e de suas caractersticas, especialmente as seriadas. As caractersticas dizem respeito ao tipo, suporte de publicao (impresso ou eletrnico), pblico-alvo, tipo de acesso (restrito, livre), licenas de distribuio;

agendamento de visitas para a realizao de entrevistas com coordenadores de ps-graduao e pesquisadores de sua instituio. No caso de uma universidade, uma amostra considervel de departamentos para a obteno de informaes relevantes pode ser constituda da seguinte maneira: cincias humanas, humanidades, cincias sociais, cincias sociais aplicadas, cincias da sade, cincias, cincias da vida. Uma alternativa adoo da Tabela de reas do Conhecimento do CNPq. Recomenda-se selecionar uma amostra constituda de pesquisadores experientes e pesquisadores mais jovens;

agendamento de visitas para a realizao de entrevistas com os gestores acadmicos e tomadores de deciso (pr-reitores, decanos, secretarias);

a formao de um grupo de discusso que envolva pessoal da biblioteca, pesquisadores, analistas de sistemas, gestores acadmicos, departamento jurdico e outros. O estmulo discusso relevante para a associao de pontos de vista e a acomodao de perspectivas a respeito de demandas institucionais;

aplicao eletrnica de questionrio para o levantamento amplo e quantitativo das caractersticas da comunidade, da produo cientfica institucional, mapeamento dos outputs de pesquisa na instituio, os modos como pesquisadores registram, publicam e disseminam os resultados de suas pesquisas, entre outros.

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Com base no levantamento detalhado, ser possvel tomar uma srie de decises que subsidiaro e justificaro, por exemplo, as polticas dos repositrios e de suas comunidades, o reconhecimento das diferenas disciplinares, a determinao dos tipos de servios que podem/devem ser oferecidos e a identificao das reas que potencialmente mais contribuiro para o repositrio. A seo Avaliao das necessidades da comunidade institutional do Anexo 4 recomenda uma srie de leituras complementares sobre este tpico.

3. 2 Implementao do repositrio institucional

A implementao de repositrios institucionais de acesso abertoFonte: do autor.

Subsequente ao p lanejam ento do repo sit rio in stituc io n al, a implementao inclui as atividades que esto compreendidas entre a escolha do software que ser utilizado e a elaborao das polticas que regero o funcionamento do repositrio. Nesse momento, sero executadas aes que permitiro a criao da infraestrutura propriamente dita, e a partir disso o

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repositrio institucional ter seu esqueleto constitudo. No entanto, importante salientar que a mera escolha e a instalao da plataforma no so suficientes para a existncia de um repositrio institucional. A fase de implementao tomar como subsdio todas as informaes levantadas e decises tomadas na fase anterior aliadas avaliao do software que mais seja apropriado s demandas previamente identificadas. Portanto, deve ser precedida e subsidiada pela fase anterior. As definies elaboradas durante o planejamento e as polticas de funcionamento do repositrio garantiro o ambiente necessrio para o seu pleno desenvolvimento e permitiro que ele seja inserido no contexto da instituio, o que um software instalado por si s no garante.

Barton e Waters (2005) sugerem que a implementao de um sistema de repositrio institucional deve levar em conta os passos a seguir:

anlise das necessidades e requisitos; escolha do software de repositrio; aquisio de hardware necessrio, incluindo o servidor; instalao e configurao dos softwares'; customizao da interface; treinamento de pessoal; criao dos workflows de aprovao de contedo: aceitao, edio,

rejeio etc.; carregamento de documentos; teste do sistema.

3. 2. 1 Escolha do software

Em estudo sobre avaliao de softwares para criao de bibliotecas digitais, Goh et al. (2006) sugeriram que os seguintes critrios fossem levados em considerao na tomada de deciso sobre a escolha da plataforma:

gesto de contedos: requisito relacionado facilidade com a qual o contedo pode ser criado, submetido, revisado e organizado, assim como atribudas diferentes verses do mesmo contedo no sistema. Diz respeito, inclusive, aos mecanismos de buscas e navegao nos contedos, tais como buscas nos metadados e no texto completo e navegao por hierarquias de assuntos providos pelo software.

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A diversidade de formatos de arquivos de textos (ex.: ASCII, UNICODE, RTF, Adobe PostScript e Adobe PDF), imagens (ex.: TIFF, GIF, JPEG), formatos estruturados (ex.: HTML e XML), udio e vdeo (ex.: Real Media, MP3, AVI e MPEG) que o software pode suportar tambm deve ser levada em considerao;

interface do usurio: flexibilidade de customizao da interface para satisfazer as necessidades de diferentes implementaes de bibliotecas digitais, bem como suporte de acesso multil