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SOBRE O LIVRO

Quando a Pactor me lançou o desafio de escrever um livro sobre apresentações que fosse mais prático do que Apresentações que Falam por Si (edição do Grupo LIDEL) destinado ao estudante e ao profissional que procura um guia prático, com um re-sumo do essencial a ter em conta nas apresentações, fiquei deveras entusiasma do, arregacei as mangas e lancei mãos à obra.

Com um caráter muito prático e explicações passo a passo, o leitor encontra aqui as ideias e os conceitos mais importantes, complementados com tutoriais explicati-vos que “ensinam a fazer”, recorrendo a ferramentas atualmente pertinentes: Prezi, PowerPoint, Powtoon e FreeMind.

Os conceitos base aqui aplicados estão presentes e desenvolvidos no meu livro an-terior Apresentações que Falam por Si, uma obra completa sobre o tema das apre-sentações e na qual o leitor poderá aprofundar os seus conhecimentos. No presente livro alguns desses conceitos foram utilizados, adaptados e complementados com muita informação nova, escritos de um modo mais direto, resumido e pragmático.

Nasceu, assim, o livro que tem nas mãos.

Público-Alvo e Objetivos

Quem deve ler este livro? Qualquer estudante que pretenda melhorar as suas apre-sentações e que procure a eficácia na comunicação. Preparar e realizar apresentações é uma atividade recorrente na vida académica e profissional (se está a ler este livro, deve saber do que estou a falar…). Ao longo do percurso académico, os alunos são incentivados a apresentar trabalhos, individuais ou de grupo, comunicações, bem como a participar em seminários e conferências, conforme o ciclo de estudos em que se encontrem. Estes momentos são excelentes formas de praticar a transmissão de ideias para audiências e vão prepará-lo para grandes momentos, como a defesa da dissertação de mestrado e da tese de doutoramento, perante um júri, e, mais tarde, dos seus projetos profissionais.

Se quer atingir a excelência (e acreditamos que sim!), efetuando uma apresentação de qualidade, que perdure na mente de quem o ouve e se traduza numa avaliação

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mais positiva de si e do seu trabalho, há aspetos que devem ser tidos verdadeira-mente em conta. É por isso que este livro merece a sua atenção!

Este livro fornece orientações úteis sobre formas eficazes de fazer apresentações de cariz académico. Estas orientações são fruto da minha experiência enquanto douto-rando, formador e professor, e, portanto, devem, ser encaradas como sugestões e não como regras stricto sensu.

Estrutura do Livro

Para o ajudar a realizar apresentações claras e apelativas, proponho-lhe um processo de preparação passo a passo. Os capítulos que se seguem refletem a sequência ló-gica de uma apresentação. Antes da apresentação, os conteúdos, métodos e meios devem ser cuidadosamente planeados e preparados. No dia da apresentação, im-porta dar vida a toda a preparação, a todo o trabalho que antecedeu este momento. Depois da apresentação, é altura de celebrar mais um sucesso e identificar oportu-nidades de melhoria.

As checklists fornecidas no final dos capítulos ajudam-no a rever a informação trans-mitida e a certificar-se de que tem tudo o que é necessário para seguir viagem neste percurso. Ao longo dos capítulos, são também feitas várias sugestões que o poderão ajudar a tornar as suas apresentações eficazes, claras e apelativas.

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Instalar e Executar o FreeMind

Antes de conseguirmos criar um mapa mental, é necessário instalar o programa. Aqui fica a hiperligação para a última versão do FreeMind (1.0.0): http://sourceforge.net/projects/freemind/. Durante a instalação, pode ser-lhe pedido que instale uma versão mais recente do JAVA.

Depois de instalado, execute o programa.

Criar um Mapa Mental

Vamos criar o mapa mental de uma apresentação em PowerPoint que vamos fazer mais à frente e que se designará “Apresentações Que Falam Por Si”, cujo título abre-viaremos para “AQFPSi”.

O nó central, de onde partirá a restante informação, surge no centro da página, numa forma oval, como indicado na imagem. Esta forma designa-se por nó.

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O título:

● Destaca os benefícios (o que vou aprender de novo)?

● Reflete o tema da apresentação?

● Suscita curiosidade?

● É uma expressão ou frase conhecida do público em geral?

● É facilmente recordado?

● Soa a algo que não quer perder?

Respondeu “sim” à maioria das questões? Parabéns! Continue assim. Caso contrário, já sabe quais são as questões que deve ter em conta para produzir um título que perdure na memória dos participantes!

PASSO 5: PLANEIE A APRESENTAÇÃO

Existem três critérios indispensáveis para o sucesso de uma apresentação: planeamen-to, planeamento e, por fim, planeamento. É um bom comunicador e tem tido sucesso nas apresentações que realiza, portanto, pode dispensar este passo, certo? Não! Não! E Não! Mesmo um comunicador nato, ou com muita experiência, precisa de se sentir confortável com a mensagem que está a transmitir e de estruturar a sua apresentação.

Introdução e Conclusão

Já vimos que o título é o primeiro cartão de visita da sua apresentação. O segun-do momento importante é quando os participantes o observam a dirigir-se para o púlpito ou para o local onde fará a apresentação, e o terceiro momento é quando começa a falar.

O que deve, então, acontecer na introdução?

● Captar a atenção e definir o estilo da apresentação;

● Demonstrar o interesse que a apresentação tem (não para si, mas para o participante);

● Dar a conhecer os pontos que irá abordar.

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Há muitos modos de captar a atenção na introdução. Poderá:

● Tirar uma fotografia do local onde está a decorrer a conferência, ou de locais da cidade que os participantes possam ter visitado, integrando-a na sua apresentação e, de algum modo, procurando relacioná-la com a temá-tica. Trata-se de um modo de se aproximar da audiência, de criar alguma empatia com as pessoas;

● Sendo genuíno, fazer referência “a este auditório fantástico”, a “este bonito edifício”, a esta “impressionante universidade” ou a “esta cidade moderna e cheia de vida, que tem uma gastronomia inesquecível”, etc.;

● Fazer uma afirmação inesperada ou, até, ousada que leve os participantes a refletir. Uma boa citação também poderá funcionar bem;

● Usar o humor (ver o livro do mesmo autor Comunicar com Humor: Insen-satez ou Profissionalismo?), contar uma boa história, realizar uma atividade que “obrigue” os participantes a fazer algo, colocar perguntas retóricas, utilizar o drama ou o suspense e referir acontecimentos públicos recentes podem também ser ótimas estratégias para o início da apresentação.

Exemplo prático: Como captar a atenção e definir o estilo?

O meu amigo Paulo Simões convidou-me para fazer uma apresentação com ele, intitu-lada “O Poder da Comunicação na Saúde”. Após breves palavras iniciais, solicitámos aos participantes que, usando o sistema de votação, escolhessem a apresentação a que gos-tariam de assistir. As opções eram: resumida, completa ou interativa. Claro que a maioria escolheu o que estávamos à espera: queriam uma apresentação interativa! Os participan-tes iriam ter o que desejavam.

Deste modo, estava marcado o estilo. Usámos humor, proporcionámos uma atividade que obrigou os participantes a agir, introduzimos suspense, já que o resultado era (quase) imprevisível, e deixámos bem clara a primeira mensagem: a interação é apreciada, e até desejada, pelos participantes!

Como demonstrar que a apresentação tem interesse para os participantes?

Adotámos duas estratégias: a utilização de um pequeno excerto de um programa de televisão onde um conceituado médico aludia à importância da comunicação na saúde e referia, até, que “os profissionais de saúde não têm formação em comunicação”; e a ligação a factos referidos em comunicações anteriores à nossa.

(continua)

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Na barra lateral esquerda, clique no espaço depois do último diapositivo e cole o diapositivo copiado (clique com o botão do lado direito do rato nesse espaço e es-colha “Colar” ou use as teclas CTRL + V).

Já está! Alcançou os objetivos propostos, pois agora está apto a formatar o modelo global e a utilizá-lo adequadamente. Parabéns!

Note que ao sentir-se confortável com esta metodologia de elaboração de apre-sentações, poderá criar os seus próprios modelos que lhe permitem diferenciar-se dos restantes utilizadores, ganhar tempo na execução da apresentação e, sobretudo, garantir que realiza uma apresentação graficamente coerente e de fácil leitura.

Boa prática!

Opção Arrojada: Apresentações em Prezi

Está na altura de preparar mais uma apresentação e gostaria de marcar a diferença com algo inovador, simples e criativo? O Prezi é uma ferramenta de apresentação online que nos oferece uma tela em branco onde podemos organizar as ideias e transmiti-las ao nosso público, através de criações diferentes e atrativas. Recorda-mos, no entanto, que uma apresentação diferente e atrativa não significa que não siga as regras anteriormente enunciadas. Temos visto ótimas apresentações em Prezi,

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mas também temos visto muitas que recordam os primórdios do PowerPoint, em que os sons e os movimentos “assustavam” qualquer um.

De forma a conseguir utilizar o Prezi, é necessário criar uma conta no site http://prezi.com. Se é um estudante com conta de email da sua escola ou faculdade, sugerimos que opte pela versão educacional porque, além de ser gratuita, é privada.

Se já fez o Log In, venha daí para criar a sua primeira apresentação em Prezi! Se preferir o ambiente de trabalho em Português, carregue no seu nome e depois em “Settings & Account”.

Percorra as diferentes opções até encontrar “Language preference”. Altere a língua para “Português” e carregue em “Save changes”.

Como Criar um Prezi?

Para criar o seu primeiro Prezi, clique em “Novo prezi” na barra de navegação que se situa no topo do ecrã. As apresentações que criar serão guardadas em “Seus prezis”.

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Ao aceder ao menu “Compartilhar”, é também possível partilhar o Prezi ou fazer download em formato PDF ou em formato Prezi portátil.

Recomenda-se a utilização do Prezi portátil, quando não quer estar dependente da existência e/ou bom funcionamento das ligações à Internet. Neste caso, será descar-regado um ficheiro compactado que contém uma pasta e os ficheiros necessários à apresentação. Recorde-se, sempre, de levar consigo a pasta que descompactou e que contém as seguintes pastas e a aplicação Prezi.

O Prezi, como se procurou transmitir neste tutorial, oferece-nos, através da disponi-bilização de uma tela em branco, a hipótese de criarmos uma apresentação inovado-ra e que pode marcar a diferença. Cuidado, no entanto, com os excessos de anima-ção que nos parecem interessantes mas que, muitas vezes, acabam por perturbar o ritmo e a perceção da apresentação. Não queremos que o Prezi nos recorde os pri-

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mórdios das apresentações em PowerPoint em que se utilizavam inadequadamente sons, animações e imagens.

Depois deste alerta, resta-lhe aproveitar ao máximo esta ferramenta e treinar a sua apresentação de forma a impressionar o público! Boa sorte!

Opção Arrojada: Conteúdos Powtoon

Mais uma apresentação para fazer? Sente-se cada vez com menos criatividade? Tem vontade de fazer algo inovador e que surpreenda os seus colegas de turma ou de trabalho? Então continue a ler e garanto-lhe que não se irá arrepender.

Segue-se um tutorial sobre o Powtoon, ferramenta online que permite a criação de vídeos e apresentações de uma forma fácil e intuitiva. Além de ser gratuita, é uma ótima alternativa para “quebrar a rotina” de apresentações a que assistimos nas salas de aula ou em ambientes mais profissionais.

Vamos a isso? Primeiro, aceda ao site http://www.powtoon.com, clique no botão “Start Now” e siga as instruções de forma a criar uma conta gratuita.

Como Fazer um Poster

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APRESENTAÇÃO ORAL VERSUS POSTER: QUAL A MELHOR OPÇÃO?

Muitas vezes a escolha não depende de nós. São os editores que, muitas vezes, sugerem a elaboração do poster em vez da apresentação oral. Outras vezes, é um modo do investigador menos experiente participar em boas conferências, dando a conhecer o seu trabalho, e correndo menos riscos do que quando se faz uma apre-sentação oral.

Além dos fatores referidos anteriormente, e segundo Ross, Hankerson, Irwin, Stone, e Higley (2007), a escolha do formato da apresentação tem que ver, essencialmente, com o conteúdo da mesma. As apresentações orais são mais apropriadas quando a pesquisa tem um âmbito limitado ou pontos claros e concisos para transmitir. Se o trabalho é conceptualmente ou metodologicamente complexo, um poster talvez seja a melhor opção.

Note, ainda, que os momentos de interação com o público são bastante distintos nestas duas formas de apresentação. Se optar pelo poster, os participantes interes-sados na sua área de investigação poderão colocar-lhe perguntas mais complexas, exigindo uma maior preparação da sua parte. Optando pela apresentação oral, os momentos de perguntas e respostas serão menos exigentes, mas os aspetos relacio-nados com a comunicação verbal e não verbal serão mais valorizados.

No entanto, segundo Lorenzoni et al. (2007) os melhores trabalhos podem ser pre-miados com uma apresentação oral dos mesmos, mediada por um especialista. Nes-tes casos, deve ser preparada uma apresentação oral, cuja duração será, por norma, inferior a 15 minutos.

Pense bem nestes aspetos antes de submeter o seu resumo para a conferência ou seminário!

ELABORAR UM POSTER QUE CAPTE A ATENÇÃO

A construção de um poster exige que sigamos determinados passos mas não há uma receita única para o fazer. Por outro lado, deve atender sempre às normas impostas pelo Conselho Científico das conferências.