Os custos com tecnologia da informação costumam crescer sutilmente ao longo do tempo.

Reduzir esses gastos requer uma minuciosa análise para identificar oportunidades e evitar

erros de recorrência.

Descobertas chave

• O excesso do inventário de ativos e a péssima condição do livro contábil de ativos fixos

aumentam os custos.

• Ferramentas de primeira classe costumam superar os seus custos iniciais.

• Os esforços para reduzir os custos ocultos podem geralmente ser realizados pelo seu staff

atual.

Recomendações

• Reveja as políticas de primeira classe para verificar se é apropriado adotar um modelo do

tipo "é o melhor para aquela necessidade?".

• Elimine o excesso de inventário.

• Livre-se das informações errôneas do livro contábil de ativos fixos.

Análise

Os custos da tecnologia da informação são elevados por decisões tomadas em conjunto pelo

departamento de TI e pela empresa. Conforme as áreas de TI acrescentam sistemas e

responsabilidades, os processos e as políticas básicas de contabilidade corporativa não

costumam ser revistos, e são às vezes inteiramente ignorados. As implicações dessas decisões

costumam ficar ocultas ou ser negligenciadas devido ao grande número de outros desafios que

os departamentos de TI precisam lidar todos os dias.

Investindo tempo e esforço dos funcionários, os custos ocultos da TI podem ser identificados,

controlados e/ou eliminados. Nas seções a seguir, descrevemos várias maneiras de reduzir os

custos da TI e dos demais níveis corporativos associados. O valor das economias alcançáveis

no atual ano do calendário será determinado pelo quão eficazes seus processos tenham sido no

passado e pelo quão rapidamente você realizará essas ações.

Limpe o livro contábil de ativos fixos

Os livros contáveis de ativos fixos são geralmente uma das últimas coisas que os

profissionais de TI desejam examinar. Como resultado, muitos setores de TI têm um livro

contábil de ativos fixos em desordem, portando ativos que foram eliminados ou superestimando

ativos que não têm nenhum valor financeiro.

A depreciação de softwares é notoriamente incorreta, e assim essa poderá ser uma boa área

para direcionar o seu foco. Ao melhorar a precisão do livro contábil de ativos fixos, as

empresas poderão eliminar o valor em excesso, proporcionando à empresa uma maior amortização

fiscal no ano corrente; porém, poderá haver também um efeito negativo sobre os lucros e as

perdas. Daí a necessidade de consultar o departamento financeiro para determinar o impacto.

Os departamentos de auditoria interna ficarão impressionados com tamanha diligência por parte

do setor de TI. O impacto sobre os orçamentos de TI será a redução do item da linha de

depreciação no longo prazo, embora o orçamento para o ano corrente possa apresentar um

aumento, de acordo com o tamanho dessa amortização.

Itens de ação

Atribua aos seus gerentes de tecnologia (ou gerentes de ativos de TI, se houver) a

responsabilidade pela identificação de lançamentos que devem ser retirados de suas áreas do

orçamento. Envolva o setor de finanças corporativas para assegurar que as amortizações sejam

realizadas corretamente e as devidas programações de depreciações sejam usadas para os novos

ativos.

Essas ações podem gerar uma redução imediata de 10% a 20% nos ativos depreciáveis.

O custo imediato para implementar a ação recomendada pode levar de dois a três dias

equivalentes ao período integral de trabalho para cada área tecnológica.

Eliminação de equipamentos e softwares não usados para economizar impostos

A maioria das organizações de TI acumula equipamentos e mantém licenças de softwares que não

são usados e dificilmente serão usados. Esses equipamentos costumam ser incluídos nos

registros fiscais. Nos estados que taxam os ativos corporativos, eliminar equipamentos e

softwares não usados poderá reduzir os impostos sobre a propriedade da empresa. E isso além

das economias que serão realizadas com manutenção e licenças. Como esses impostos podem se

basear nos registros do livro contábil de ativos fixos, essa deveria ser considerada uma

atividade conjunta com os departamento financeiros corporativos para eliminar equipamentos e

remover ao mesmo tempo seu lançamento no livro contábil de ativos fixos.

Itens de ação

Os equipamentos da empresa geralmente estão jogados em um armário. Vários desses ativos são

atribuídos a uma única pessoa. Faça um inventário de equipamentos em cada departamento,

identifique os equipamentos não usados e descarte-os por meio dos processos normais,

assegurando que os devidos lançamentos no livro contábil de ativos fixos sejam atualizados.

Para softwares, use ferramentas de localização para identificar as licenças instaladas e não

usadas. As empresas que não possuírem esse tipo de ferramenta instalada devem criar um

processo manual para verificar o uso dos produtos 60 dias antes da data da fatura anual ser

entregue. O processo manual pode ser tão simples quanto perguntar se o software está sendo

usado ou não, e quais são seus usuários.

Essas ações podem gerar de 1% a 2% de economia no orçamento operacional.

O custo imediato para implementar as ações recomendadas implica o trabalho de um mês para

analisar o inventário de ativos e os registros de utilização. A verificação da fatura deve

ter um impacto mínimo sobre os recursos.

Reveja a necessidade de manutenção ampliada do hardware

As empresas costumam reter equipamentos além do período de garantia do fabricante original, o

que, para a maioria dos equipamentos de informática fornecidos, é de três anos.

Freqüentemente, essa não é uma atividade planejada, mas resultante de decisões orçamentárias

tomadas alguns anos após a aquisição. Adquirir um acordo de manutenção ampliada antes do

vencimento da garantia do fabricante é geralmente caro.

Uma abordagem alternativa, e que freqüentemente resulta em economia de custos, inclui não

ampliar a cobertura da garantia e substituir os equipamentos quando ocorrerem falhas. A

lógica aqui é que a maioria dos equipamentos operará livre de problemas pelos próximos 12 a

18 meses, e, caso ocorram falhas, a substituição limitada somente aos itens falhos faz mais

sentido em termos econômicos.

Itens da ação

Por tipo, determine os equipamentos para os quais a cobertura da garantia do fabricante

original venha a vencer durante os próximos 12 meses, e analise o histórico de reparos por

tipo e fabricante de cada equipamento.

Geralmente os equipamentos com problema terão um histórico de reparos perceptível e fácil de

notar. Se o equipamento apresentou poucas falhas nos primeiros 24 meses, é provável que

permaneça livre de problemas entre 12 e 18 meses após o vencimento da garantia do fabricante

original. Para esses itens, adote uma política de "substituição por falha" que não envolva

uma garantia ampliada.

Para uma empresa com 5 mil PCs que substitua equipamentos 48 meses após a aquisição, podemos

esperar economias com a redução dos custos com garantia de 100 mil dólares anuais. (Isso

presume uma redução de 1250 unidades removidas de cobertura de garantia ampliada.)

Além disso, haverá uma redução de 10 mil dólares de custos com mão-de-obra.

Mude os hábitos de compra da aquisição de suítes para soluções pontuais

Muitos setores de TI adotam uma abordagem que privilegia as suítes ao adquirir ferramentas.

Quando os requisitos recomendarem adquirir uma ampla variedade de funcionalidades que sejam

necessárias no mais curto prazo, essa será uma boa abordagem em muitos aspectos. Muito

freqüentemente, porém, a decisão sobre suíte vs. solução pontual é tomada no momento da

aquisição, e não durante o desenvolvimento dos requisitos. Esse processo de tomada de

decisões é geralmente influenciado pelo revendedor que oferece "um negócio tão bom" que o

departamento de aprovisionamento agarra a chance de economizar dólares preciosos ao comparar

o preço de lista da suíte.

Quando uma solução pontual for tudo o que é necessário para o futuro próximo, o setor de TI e

a administração da unidade corporativa precisam dirigir o aprovisionamento para manter a

empresa livre das ofertas de suítes, independentemente da oportunidade de desconto. Há vários

motivos para essa abordagem:

• Se os requisitos atuais e de curto prazo não forem compatíveis com as futuras ofertas de

funcionalidade contidas na suíte, provavelmente não haverá nenhuma justificativa, sob

quaisquer circunstâncias, para a funcionalidade adicional.

• Adquirir uma funcionalidade desnecessária é a principal causa das despesas com softwares

inúteis.

• Uma vez que o dinheiro tenha sido gasto, há geralmente poucas opções para reduzir os custos

com manutenção, e não há a opção de obter um reembolso para a funcionalidade desnecessária.

Finalmente, explore as oportunidades de obter soluções pontuais de revendedores que ofereçam

produtos associados à suíte se o revendedor vier a oferecer a solução pontual a um preço

razoável. (Isso presume que a solução pontual poderá ser oferecida como um produto autônomo).

Caso surja um requisito imprevisto que seja melhor atendido com a oferta de uma suíte, você

terá a opção de adquirir ferramentas integradas adicionais de um único revendedor.

Itens da ação

Analise os requisitos da ferramenta funcional em produtos novos e já estabelecidos. As

aquisições de novos produtos requerem um maior nível de aprovação e justificativa para

soluções tipo suíte. Para as ferramentas já estabelecidas, faça um inventário de quais

ferramentas estão disponíveis e elimine os equipamentos redundantes.

A amplitude da economia potencial alcançada por ano pode ficar entre 10% e 35% para

aquisições de novas ferramentas; até 5% para conjuntos de ferramentas já estabelecidos, mais

a relativa manutenção contínua.

O custo imediato para implementar essas ações é de um a dois dias equivalentes de período

integral de trabalho para estabelecer políticas que proíbam o departamento de

aprovisionamento de adquirir funcionalidades além daquelas que o requisitos demandam.

Elimine os módulos de aplicações não usados

As necessidades de um projeto costumam ser desconhecidas quando ocorre a implementação.

Assim, com as requisições descuidadas de projetos e a ganância do revendedor, o Gartner

descobriu que os clientes freqüentemente adquirem módulos de produtos que serão pouco usados

ou não serão absolutamente usados. Além disso, há produtos que foram utilizados inicialmente

para um projeto, mas que não são mais necessários. Finalmente, há produtos que foram

combinados, mas desde então não foram mais separados, com módulos que permanecem após a

divisão, mas não estão mais em uso.

Itens da ação

Conforme as faturas sejam entregues para cada conjunto de produtos, analise os módulos que

foram incluídos na fatura, e certifique-se de que os produtos ainda estejam em uso. Tenha

cuidado, porque alguns produtos poderão ser usados somente em pontos específicos durante o

ano, como no fechamento de final de ano, por exemplo. Assim, remover o produto poderá

resultar em significativas conseqüências inesperadas. Essa abordagem funciona para

aplicações, assim como para a infra-estrutura. É melhor coletar informações sobre o uso com

antecedência do vencimento da fatura, para assegurar que o cancelamento e o pagamento

pontuais serão feitos. A devida atenção com prazos e condições é necessária para assegurar

que a eliminação de módulo individual não será proibida pelo acordo do contrato.

A economia gerada com essa ação será de até 1% do orçamento operacional.

O custo imediato para implementar essa ação equivale a um dia de trabalho administrativo em

período integral por mês para cada área tecnológica.

A questão básica

Para assegurar que essas questões não serão recorrentes, os departamentos de TI devem

implementar processos para assegurar que essas atividades sejam realizadas em intervalos

regulares. Os clientes com programas já estabelecidos de administração de ativos de TI

poderão adaptar os processos para incluir essas responsabilidades. As empresas sem

administração de ativos de TI devem estabelecer tal programa ou distribuir a responsabilidade

por toda a equipe de gestão da tecnologia da informação.