COMO ELABORAR UM PLANO DE CADASTRO, CRÉDITO E ?rie Como... · CADASTRO consistente de clientes, como…

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    COMO ELABORAR UM PLANO DECADASTRO, CRDITO E COBRANA

    Central de Orientao Empresarial - CORE(31) 3269-0180

    wwwwww..sseebbrraaeemmiinnaass..ccoomm..bbrr

    plano de cadastro - CAPA B - 271107 - tales.qxp 27/11/2007 14:58 Page 1

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    COMO ELABORAR UM PLANO DE CADASTRO, CRDITO E COBRANA

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  • 2007 SEBRAE/MG

    Nenhuma parte ou todo desta publicao poder ser reproduzido - em qual-quer meio ou forma, seja mecnico ou eletrnico, fotocpia, gravao etc. -nem apropriado ou estocado em sistema de banco de dados, sem prviaautorizao, por escrito, do SEBRAE/MG.

    R397 Rende, Rmulo

    Como elaborar um plano de cadastro, crdito e

    cobrana / Rmulo Rende, organizadoras, Vera

    Helena Lopes, Marli Aparecida Menezes Simes

    Queiroz,Renata Duarte Foscarini . - Belo Horizonte:

    SEBRAE/MG, 2007.

    74 p.

    4

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  • 6

    SEBRAE-MG

    Presidente do Conselho DeliberativoRoberto Simes

    Diretor SuperintendenteAfonso Maria Rocha

    Diretor TcnicoLuiz Mrcio Haddad Pereira Santos

    Diretor de OperaesMatheus Cotta de Carvalho

    EQUIPE TCNICA

    Unidade de Atendimento Coletivo Comrcio, Servios e Artesanato Sebrae-MGGerenteAgmar Abdon Campos

    Coordenao, Organizao e Reviso Vera Helena LopesMarli Ap. Menezes Simes QueirozAdriana Athouguia Sabioni

    Unidade de Atendimento Individual Empreendedor Sebrae-MGGerenteMara Regina Veit

    Organizao e RevisoRenata Duarte Foscarini

    Assessoria de Comunicao Sebrae/ MGLauro DinizMrcia de Paula da FonsecaFernanda Almeida Ruas

    FATEC / CDL-BH

    CoordenaoAlexandre Dolabella Frana

    ColaboraoBruna Natlia de Oliveira Fres VerdiSrgio Henrique MarchettiFernando Tercius Batista Sasso

    AutorRmulo Rende

    Editorao EletrnicaAutntica Editora

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  • 7

    Informaes sobre o Sebrae Minas

    O Servio de Apoio s Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais (Sebrae-MG) uma

    entidade civil sem fins lucrativos, que funciona como Servio Social Autnomo. Criado

    pela Lei n 8.209, de 12/4/90, e regulamentado pelo Decreto n 99.570, de 9/10/91, a ins-

    tituio est vinculada ao Sistema Sebrae, que tem ramificaes em todo o Brasil.

    O Sebrae-MG atua na busca da reduo e racionalizao da carga tributria e da buro-

    cracia. Em consonncia com as polticas nacionais, regionais e estaduais de desenvolvi-

    mento, oferece uma variada gama de servios aos empresrios e pessoas interessadas

    em iniciar o prprio negcio.

    Por meio de parcerias com municpios, instituies e entidades empresarias, o Sebrae-

    MG define e elabora estratgias de desenvolvimento, apoiando setores que precisam se

    tornar mais competitivos. Com programas especficos, estimula a cultura da cooperao,

    alm de facilitar o acesso s tecnologias e ao crdito.

    Para orientar o empresrio no processo de gesto e obteno de melhores resultados

    empresariais, o Sebrae Minas dispe de uma equipe de tcnicos para atendimentos espe-

    cializados em diversas reas, dentre as quais finanas, custos, produo, marketing, pes-

    quisa de mercado, recursos humanos.

    Estmulos aos negcios

    O Sebrae-MG tambm apoia projetos desenvolvidos em incubadoras de empresas, em

    parceria com institutos de pesquisas, universidades e iniciativa privada.

    Para gerar novos negcios, parcerias e intercmbios, o Sebrae promove inmeros even-

    tos, como feiras, encontros e misses empresariais, rodadas de negcios, seminrios tc-

    nicos e comerciais, aproximando quem quer comprar de quem precisa vender, viabilizan-

    do parceiras, ampliando e otimizando oportunidades.

    Oferece solues em educao empreendedora, por meio de treinamentos, atendimentos

    individualizados presenciais e a distncia e programas para melhoria dos processos ge-

    renciais e desenvolvimento de habilidades de liderana e do comportamento empreende-

    dor. Na preparao de futuros gerentes e empresrios, a entidade mantm escolas de for-

    mao gerencial de ensino mdio, com habilitao tcnica em Administrao.

    Todos esses produtos e servios esto disposio dos empresrios e empreendedo-

    res por meio da Rede Sebrae de Atendimento, presente em todo o Estado ou via Inter-

    net (www.sebraeminas.com.br) ou pela Central de Orientao Empresarial CORE (31)

    3269-0180.

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  • Apresentao

    O Sebrae atua h mais de 30 (trinta) anos em todo o pas, sempre com o objetivo de au-

    mentar a competitividade das empresas de micro e pequeno porte.

    Baseado nessa experincia, o Sebrae Minas lana uma srie de manuais com temas ge-

    renciais diversificados e abrangentes, buscando orientar os empreendedores quanto s

    suas dvidas mais freqentes no processo de gesto de um pequeno negcio.

    A srie formada pelos seguintes manuais:

    Como Elaborar um Plano de Negcio

    Como Elaborar um Plano de Marketing

    Como Elaborar uma Pesquisa de Mercado

    Como Elaborar Controles Financeiros

    Como Elaborar um Plano de Vendas

    Como Elaborar Plano de Cadastro, Crdito e Cobrana

    Como Elaborar Estratgias de Comercializao

    Estes manuais foram produzidos com o intuito de dar uma viso ampla e prtica das fer-

    ramentas de gesto existentes, contribuindo para o aprimoramento da gesto dos peque-

    nos empreendimentos, sem contudo esgotar os temas abordados. Os empreendedores e

    empresrios podero, a partir da leitura destes manuais, implantar as ferramentas de ges-

    to apresentadas, sem maiores dificuldades.

    Para dar suporte implantao dos modelos sugeridos, os empreendedores e empres-

    rios interessados podero, a qualquer momento, contatar a Rede Sebrae de Atendimen-

    to, de forma presencial nos Pontos de Atendimento, ou a distncia na Consultoria On-line,

    por meio do site www.sebraeminas.com.br ou pela Central de Orientao Empresarial

    CORE (31) 3269-0180.

    Agmar Abdon Campos

    Mara Regina Veit

    Sebrae Minas

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  • 9

    Introduo........................................................................................................................

    Entendendo a Estrutura do Manual...................................................................................

    Entendendo a Implantao de um Plano de Cadastro, Crdito e Cobrana...............................

    1 Etapa: Cadastro............................................................................................................

    1.1 Inadimplncia............................................................................................................

    1.2 Ficha Cadastral.........................................................................................................

    1.3 Documentao..........................................................................................................

    1.4 Atualizao Cadastral...............................................................................................

    2 Etapa: Crdito..............................................................................................................

    2.1 Classificao do Crdito Quanto Origem dos Recursos.............................................

    2.2 Procedimento para Anlise de Crdito......................................................................

    2.3 Limite de Crdito.......................................................................................................

    2.4 Classificao de Clientes............................................................................................

    2.5 Indeferimento do Crdito...........................................................................................

    2.6 Garantias....................................................................................................................

    3 Etapa: Cobrana...........................................................................................................

    3.1 Organizao do Setor de Cobrana...........................................................................

    3.2 Aspectos importantes para a cobrana dos crditos em atraso...................................

    3.3 Respeito ao Cdigo de Defesa do Consumidor.........................................................

    Consideraes Finais.......................................................................................................

    Referncias Bibliogrficas.................................................................................................

    Formulrios - Plano de Cadastro, Crdito e Cobrana......................................................

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    61

    ndice

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  • Introduo

    As micro e pequenas

    empresas esto inseridas

    num cenrio de concor-

    rncia acirrada e envolvi-

    das, permanentemente, no

    esforo de conquistar e

    fidelizar clientes.

    Nesse contexto, facilitar o

    fechamento de vendas por

    meio de concesso de crdito

    tem sido uma estratgia cada

    vez mais utilizada pelas empre-

    sas, para manter uma carteira de

    clientes fiis e alavancar suas receitas.

    O grande desafio conseguir oferecer crdito sem comprometer a situao financeira da

    empresa.

    O objetivo deste manual servir de instrumento para que os empresrios possam con-

    ceder crdito com mais segurana e com menos inadimplncia.

    Esperamos, com este manual, contribuir no s para a implantao nas empresas de um

    CADASTRO consistente de clientes, como para a adoo de critrios e parmetros

    necessrios para a concesso de CRDITO e um sistema organizado de COBRANA.

    Tudo isso tem como finalidade aumentar o faturamento, estreitar o relacionamento com

    os clientes e melhorar a sade financeira das empresas.

    10

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  • 11

    Conhecendo a Estrutura do Manual

    Para facilitar seu entendimento, cada tpico desse Manual foi estruturado da seguin-

    te forma:

    O que e como fazer

    Nesse tpico voc aprende sobre cada etapa para a elaborao de um Plano de Cadastro,

    Crdito e Cobrana.

    Fique de olho

    Em alguns momentos, voc receber dicas sobre um determinado assunto. Esteja alerta

    para as recomendaes que sero feitas.

    Exemplo

    Para facilitar a compreenso dos processos na elaborao de um Plano de Cadastro,

    Crdito e Cobrana, vamos contar com a histria de Sr. Joo, que nos acompanhar

    durante todo o manual. Apesar de ser um exemplo fictcio, ele foi baseado em situaes

    reais do dia-a-dia de uma empresa.

    Hora de praticar

    Comece a se mexer e realize os exerccios propostos, de acordo com o seu negcio.

    uma boa maneira de responder as dvidas e testar o que voc aprendeu.

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  • 1.3 DOCUMENTAO

    1.2. FICHA CADASTRAL

    1.1. INADIMPLNCIA

    Entendendo a Implantao de um plano deCadastro, Crdito e Cobrana

    Apresentamos a seguir a seqncia de medidas que devem ser tomadas para a implan-tao de forma adequada de mecanismos de Cadastro, Crdito e Cobrana, que podemresultar em ganhos significativos para sua empresa, pois faro com que voc venda seusprodutos e servios a prazo com mais segurana e menos inadimplncia.

    1. ETAPA: CADASTRO

    2. ETAPA: CRDITO

    1.4 ATUALIZAO CADASTRAL

    2.3 LIMITE DE CRDITO

    2.4 CLASSIFICAO DE CLIENTES

    2.5 INDEFERIMENTO DE CRDITO

    3. ETAPA: COBRANA

    3.1 ORGANIZAO DO SETOR DE COBRANA

    3.2 ASPECTOS IMPORTANTES PARA A COBRANA DOS CRDITOS EM ATRASO

    3.3 RESPEITO AO CDIGO DE DEFESA DO CONSUMIDOR

    2.2 PROCEDIMENTOS PARA ANLISE DE CRDITO2.2.1 Anlise das Operaes de Crdito

    2.2.2 Instrumentos de Crdito2.2.3 Ttulos de Crdito

    2.6 GARANTIAS2.6.1 Aval

    2.6.2 Fiana2.6.3 Alienao Fiduciria

    2.1 CLASSIFICAO DO CRDITO QUANTO ORIGEM DOS RECURSOS

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  • 13

    1 Etapa: Cadastro

    O que e como fazer

    Qual seria sua resposta caso uma pessoa completa-

    mente estranha a voc o abordasse

    pedindo um emprstimo de uma

    quantia razovel de dinheiro, com-

    prometendo-se a devolv-la depois?

    Provavelmente voc no emprestaria

    nenhum recurso, pelo menos at con-

    seguir reunir informaes suficientes a

    respeito da pessoa e de suas intenes.

    O risco de no receber de volta o dinheiro

    emprestado dessa forma muito grande

    caso voc no tenha informaes sufi-

    cientes para formar um conceito sobre a

    capacidade dessa pessoa de pagar o emprstimo e sobre sua idoneidade.

    Assim tambm quando voc est atuando na sua empresa e vendendo mercadorias a

    prazo.

    Na realidade, o seu estoque de produtos nada mais do que o seu dinheiro e o dinheiro

    dos fornecedores que lhe venderam a prazo, na forma de mercadorias. Ser que voc

    est disposto a "emprest-lo" para pessoas estranhas?

    Para "dar crdito" a seus clientes, voc precisa tambm colher informaes detalhadas

    sobre eles, conhec-los melhor e formar um conceito positivo a respeito deles.

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  • 1.1 INADIMPLNCIA

    O que e como fazer

    Caso no tome os cuidados sugeri-

    dos anteriormente, voc correr srio

    risco de perder no s o dinheiro

    investido na compra da mercadoria

    como tambm o prprio cliente, que,

    caso esteja mal-intencionado, vai

    querer passar longe de sua loja

    para no pagar o que deve.

    Dessa forma, voc mesmo estar

    contribuindo para gerar a to indesejada

    inadimplncia, que representa o volume de

    recursos de vendas a prazo em atraso, que pode ser apura-

    do na forma de ndice, por meio do seguinte clculo:

    Inadimplncia % = Crditos em atraso x 100

    Vendas a prazo

    Fique de olho

    Para verificar a qualidade de sua carteira de clientes, uma boa medida apurar o quan-

    to sua empresa tem desembolsado com despesas financeiras causadas pelo atraso dos

    seus clientes, ou seja, gastos que voc no precisaria incorrer caso seus clientes fossem

    pontuais nos pagamentos.

    Alm disso, fazer o levantamento do total de suas vendas a prazo em atraso e compar-

    lo com o total das vendas realizadas importante para decidir se vale a pena continuar

    vendendo para clientes que sempre atrasam os pagamentos.

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  • Exemplo

    Para ajudar na aplicao dos conhecimentos apresentados, vamos usar como

    exemplo a loja de calados Passo Firme.

    A loja PASSO FIRME j atua nesse mercado h mais de dez anos e, ultimamente,

    est percebendo uma queda em sua margem de lucro, por causa da taxa de

    inadimplncia, que est em 10% e continua subindo. O dono da loja, o Sr. Joo,

    sabe que precisa tomar alguma providncia para reverter esse quadro, pois corre

    o risco de fechar a empresa, se nada for feito.

    Por outro lado, tem receio de perder clientes, caso adote medidas que envolvam a

    coleta de dados cadastrais, a adoo de uma Poltica de Crdito e a cobrana tem-

    pestiva das dvidas, pois sua clientela j est acostumada a comprar prazo na

    loja PASSO FIRME, sem nenhuma "burocracia".

    O que o Sr. Joo constatou que cerca de 30% de seus clientes tm se aproveita-

    do desse seu comportamento liberal, para pagar suas compras quando e como

    querem, deixando-o em dificuldade financeira, pois ele continua pontual com o paga-

    mento a seus fornecedores e funcionrios. El...