como aumentar o lucro do seu escritório contábil com consultoria financeira

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1. CONTADOR, COMO PRESTAR CONSULTORIA FINANCEIRA PARA SEUS CLIENTES 14 de Maio de 2015 Gabriel Gaspar, CEO e Co-fundador do Nibo 2. APRESENTAO Gabriel Gaspar ggaspar@nibo.com.br CEO e Co-fundador 2 McKinsey & Co Consultor em estratgia Graduao em economia IBMEC UBS Warburg e JGP Analista de aes Hamon do Brasil Diretor Financeiro Beneteau do Brasil CFO e Co-fundador NIBO CEO e Co-fundador 3. DICA 1: COMECE DE FORMA INTELIGENTE Separe algumas horas longe da fbrica de rotinas do escritrio Avalie a necessidade e receptividade de cada cliente Comece pelo grupo mais fcil 4. DICA 1: COMECE DE FORMA INTELIGENTE Cliente Necessidade Receptividade Restaurante Jos 9 5 Loja Bonita 10 6 Creche Carinho 5 4 Clube Juventus 1 5 Condomnio Slido 8 6 Boteco legal 7 6 Shopping Feliz 10 4 Dentista sorriso 2 9 Mdico Atencioso 1 0 Arquitetura Slida 8 10 Engenheiros SA 1 3 Nutrio Ltda 0 8 Marcenaria Leo 4 10 Circo Alegre 0 8 Advogados associados 2 6 Startup inovao 3 10 Palestrante fluente 3 8 Fabrica eficiente 6 2 Manuteno predial 10 1 Fazendo verde 7 1 5. DICA 1: COMECE DE FORMA INTELIGENTE 0 2 4 6 8 10 12 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Nvel de receptividade Nvel de necessidade Profissional Quer melhorar sempre Cliente alvo Fcil de ajudar Fechado no seu mundo Est tocando a vida e no quer papo Cabea dura Est mal mas acha que est bem 6. DICA 2: A PRINCIPAL FERRAMENTA DO CONSULTOR, FAZER BOAS PERGUNTAS Gerais Voc est satisfeito com o seu departamento financeiro? Voc fica no negativo frequentemente? Como est a inadimplncia dos seus clientes? Voc tem visibilidade e est satisfeito com o resultado financeiro da empresa? Equipe Quem trabalha no seu financeiro? A equipe foi bem treinada? A equipe est motivada? Ferramentas Que ferramenta voc usa? Essa ferramenta simples? Ela te d informaes gerenciais para tocar o negcio? Processos Os processos do seu financeiro so claros? A equipe conhece e segue esses processos? As responsabilidades esto claras? 7. DICA 3: AJUDE O SEU CLIENTE A ENTENDER QUE ELE TEM UM PROBLEMA No adianta voc ter certeza da existncia de um problema, o seu cliente tem que se convencer Faa clculos Ficar no vermelho custou R$ 5.000 em juros/ms ou R$ 60.000/ano Pagamentos atrasados custaram R$ 2.500 em multas por ms ou R$ 30.000/ano Os seus clientes esto atrasados em R$ 35.000 Se voc reduzir suas despesas em 3% vai aumentar o seu lucro anual em R$ 120.000 D exemplos de empresas e departamentos bem administrados 8. DICA 4: O DESAFIO DO CONSULTOR NO TER IDEIAS, GERAR RESULTADOS No adianta fazer um relatrio ou um power point bonito. O que importa $$ no bolso do cliente! Tudo o que voc sugerir deve incluir treinamento da equipe Sugira reunies frequentes de acompanhamento 9. DICA 5: AJUDE SEUS CLIENTES COM ORGANIZAO FINANCEIRA BSICA Apoie na escolha de ferramentas adequadas Apoie na definio de processos simples e claros Apoie na estruturao de uma equipe adequada 10. Apoie na estruturao de uma equipe adequada Oriente e participe da seleoe recrutamento Estruture e ministre treinamentos Defina um processo de avaliao Ajude a definir o perfildos profissionais DICA 5: AJUDE SEUS CLIENTES COM ORGANIZAO FINANCEIRA BSICA 11. Apoie na definio de ferramentas adequadas Cubra pelo menos 70-80%do processo financeiro Solucione armazenagem de documentos Oferea uma viso gerencial do negcio (fluxo de caixa, contrle de inadimplncia, monitoramento de performance) Seja fcil e simples para toda a equipe DICA 5: AJUDE SEUS CLIENTES COM ORGANIZAO FINANCEIRA BSICA 12. Apoie na definio e comunicao de um processo simples e claro: Conciliao bancriatodo dia entre 9h e 10h, pagamentostodos os dias entre 15h e 16h Defina autorizaes necessrias para pagamentos Todos os documentos devem ser armazenados no mesmo dia Defina reunies chave, participantes e frequncia DICA 5: AJUDE SEUS CLIENTES COM ORGANIZAO FINANCEIRA BSICA 13. ROTINAS DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO Rotinas Mensais Rotinas Semanais Rotinas Dirias 14. ROTINAS DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO - NIBO Dar baixa nos recebimentos no NIBO Enviar Notas Fiscais referentes aos recebimentos Atualizar Relatrio A Fazer Conciliao Bancria do dia anterior (Entre 9h e 10:30h) Segunda feira Realizar pagamentos da semana + Reunio Fluxo de Caixa Tera feira Atualizar relatrio B e enviar para diretoria Sexta feira Agendar pagamentos da semana seguinte Dia 3 Reunio de Avaliao de Performance Dia 5 Limite para recebimento pedidos de reembolso Dia 7 Fechar movimento do ms anterior e enviar para a contabilidade Dia 12 Receber o Balancete Dia 17 Aprovar o Balancete Dia 25 Fechar folha de pagamento Dia 26 Pedir VT e VR Rotinas Mensais Rotinas Semanais Rotinas Dirias 15. 2 PASSO: MANTENHA OS OLHOS NOS SINAIS VITAISDICA 6: APOIE SEUS CLIENTES NA GESTO DO FLUXO DE CAIXA Faa uma reunio semanal para avaliar a situao e sugerir aes 16. DICA 6: APOIE SEUS CLIENTES NA GESTO DO FLUXO DE CAIXA Sugira ao seu cliente: Antecipar-se, mais fcil apagar uma fagulha do que um incndio Envolvertoda a empresa na busca de uma soluo Ser proativo, pegue o telefone e faa ligaes Se no existe uma soluo boa, escolha a menos ruim, ela melhor do que no fazer nada 17. DICA 7: FAA UM DIAGNSTICO DA SADE FINANCEIRA Esquea indicadores de liquidez Calcule o valor de liquidao do negcio dele Explique o conceito para ele e veja a reao 18. 18 Sejamos prticos: Teste do frio na barriga! Caixa Contas a Receber + Estoque + -30% Ativos fixos + -60% - Contas a Pagar Dvida atualizada + = Valor de liquidao DICA 7: FAA UM DIAGNSTICO DA SADE FINANCEIRA 19. 19 Valor de liquidao Valor de liquidao R$ - 500 mil - 1 milho 0 - 100 mil 500 mil 100 mil 1 milho DICA 7: FAA UM DIAGNSTICO DA SADE FINANCEIRA 20. DICA 8: AJUDE-O A ENTENDER SUAS PERFORMANCE FINANCEIRA Classifique pagamentos e recebimentos por categoria Gere um demonstrativo de fluxo de caixa mensal Faa um anlise com seu cliente 21. (+) Receitas operacionais Resultado financeiro: Analisando o resultado (=) Fluxo de Caixa de operaes (-) Custos operacionais Custo do servio prestado, produto vendido (-) Despesas operacionais Salrio, aluguel, etc. O meu negcio est dando dinheiro? (=) Fluxo de Caixa de investimento (+/-) Atividades de investimento Compra / venda de ativos fixos Estou investindo na minha empresa? (+/-) Atividades de financiamento Pagamento / obteno de emprstimo (bancos) Retirada / aporte de capital (scios) (=) Fluxo de Caixa de financiamento Para onde est indo o resultado da minha empresa? DICA 8: AJUDE-O A ENTENDER SUAS PERFORMANCE FINANCEIRA 22. (+) Receitas operacionais (=) Fluxo de Caixa de operaes (-) Custos operacionais Custo do servio prestado, produto vendido (-) Despesas operacionais Salrio, aluguel, etc. (=) Fluxo de Caixa de investimento (+/-) Atividades de investimento Compra / venda de ativos fixos + (+/-) Atividades de financiamento Pagamento / obteno de emprstimo (bancos) Retirada / aporte de capital (scios) (=) Fluxo de Caixa de financiamento - Empresa superavitria - Resultado financeiro: Analisando o resultado DICA 8: AJUDE-O A ENTENDER SUAS PERFORMANCE FINANCEIRA 23. Exemplo Constante em torno de R$ 3.000 / ms - R$ 3.000 / ms Aumento sbito de investimentos DICA 8: AJUDE-O A ENTENDER SUAS PERFORMANCE FINANCEIRA 24. DICA 9: AJUDE-O A AUMENTAR SEU LUCRO R$ 18,00 25. DICA 10: AJUDE-O A PLANEJAR O FUTURO Quando ele estiver organizado, olhando fluxo de caixa e monitorando performance Comece com um planejamento simples em Excel, discuta as premissas com ele Acompanhe e monitore o realizado versos o planejado 26. RESUMO 1 Comece de forma inteligente 2 Faa boas perguntas 3 Prove que ele tem um problema 4 Gere resultados para seu cliente 5 Ajude seus clientes com organizao financeira bsica 6 Apoie seus clientes na gesto de fluxo de caixa 7 Faa um diagnstico da sade financeira 8 Ajude-os a entender a performance financeira 9 Ajude-os a aumentar o lucro 10 Ajude-os a planejar o futuro 27. Gabriel Gaspar ggaspar@nibo.com.br www.nibo.com.br 27 Obrigado!