CÓDIGO DE CONDUTA - ?· • Entrepreneurship: Temos um espírito empreendedor para criar novas realidades.…

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  • CDIGO DE CONDUTA

    1

  • 2

  • Palavra doPresidente

    3

  • A tica e a Integridade so valores que norteiam a forma como conduzimos negcios na Softline e o modo como nos relacionamos com colaboradores, terceiros, clientes e a comunidade em geral. Nossos negcios podem passar por transformaes, mas esses valores jamais deixaro de nortear o nosso trabalho. Neste Cdigo de Conduta esto contidas diretrizes que guiam as nossas atividades no dia a dia, auxiliando de forma prtica as decises que tomamos em nome da Softline. Apresentamos no Cdigo as bases das boas prticas de governana corporativa, da comunicao transparente e objetiva, e orientamos fortemente que as decises sejam realizadas com responsabilidade, qualidade, honestidade, confiana e respeito. Esperamos que os nossos colaboradores, terceiros e todos aqueles que realizam negcios com a Softline sigam as normas expostas neste Cdigo, identificando-se com os nossos valores, agindo sempre de maneira idnea e colaborando para a construo de uma companhia cada vez mais forte e transparente!

    Palavra doPresidente

    Eduardo BorbaCEO

    4

  • Misso, Viso e Valores da Softline1

    5

  • Misso, Viso e Valores da Softline

    Misso

    Viso

    Valores

    Fornecer as melhores solues de negcio em cloud, mobility, big data, licenciamento de softwares, servios de gesto, suporte e implementao de TI, criando valor para os tomadores de deci-so dos nossos clientes, parceiros, empregados e a sociedade.

    Ser lder global em solues de TI, transformando a Softline em um parceiro estratgico dos nossos clientes em cada pas que operamos.

    A prtica diria dos valores da Softline nos une em torno de um nico objetivo, assegurando melhores resultados e a longevida-de da Empresa.

    Entrepreneurship: Temos um esprito empreendedor para criar novas realidades.

    One Global Team: Desafiamos fronteiras, fusos-horrios e culturas para atingir nossos objetivos.

    Learn and Fun: Ns crescemos, aprendemos e nos divertimos.

    Integrity: Atuamos de acordo com nossos valores, com ho-nestidade, transparncia e consistncia.

    Leadership: Temos a coragem de criar realidades desafiando o que j est consolidado.

    Client Value Creation: Entendemos o negcio de nossos clientes e os transformamos oferecendo solues tecnolgicas

    1

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  • Termos e Definies2

    7

  • 2.1 2.2Quando apresentado nesta ou em qualquer outra Poltica Softline, o termo Autoridade Pblica, ou outros seme-lhantes que dizem respeito a funcionrios pblicos em geral, definido por, mas no se limita a:

    Qualquer indivduo que atue no Poder Executivo, Legislati-vo, Judicirio ou no Ministrio Pblico Estadual ou Federal;

    Qualquer funcionrio ou empregado de um governo e/ou departamento, agncia, ou organizao pblica incluindo, mas no se limitando: instituies de ensino, de sade, mi-litares, policiais, alfandegrias, de servios fiscais e de imi-grao e rgos emissores de licenas, credenciamento e autorizao;

    Qualquer dirigente ou funcionrio de companhia, neg-cio, empresa ou entidade comercial que seja proprieda-de ou controlada, total ou parcialmente, pelo governo;

    Qualquer dirigente ou funcionrio de uma organizao in-ternacional pblica, como as Naes Unidas, Comit Olm-pico Internacional, Cruz Vermelha ou Crescente Vermelho;

    Qualquer dirigente ou membro de partido poltico;

    Qualquer candidato a cargo pblico. Alm disso, de acor-do com esta Poltica, o pagamento de qualquer coisa de valor a filhos, cnjuges ou parentes prximos de uma Au-toridade Pblica ser considerado um pagamento direto a tal Autoridade Pblica;

    Qualquer pessoa fsica que, embora temporariamente ou sem receber pagamento, detenha um cargo, emprego ou funo no setor pblico.

    O termo qualquer coisa de valor, ou outros semelhantes que possam dizer respeito a um dos elementos de troca em atos de corrupo, definido por:

    Dinheiro em espcie ou equivalentes em valor (aes, opo so-bre aes, emprstimos, vale-presente, etc.);

    Presentes (que no se enquadrem nas normas presentes na Po-ltica de Brindes e Presentes);

    Entretenimento (ingressos a shows, espetculos de arte, eventos esportivos, etc.);

    Ofertas ou promessas de emprego (incluindo a pessoas relacio-nadas a funcionrios do governo); contratos ou outras oportuni-dades de negcios concedidos a uma empresa sobre a qual uma Autoridade Pblica tenha a titularidade ou algum direito legal;

    Descontos em produtos que geralmente no esto disponveis aos clientes;

    Pagamento indevido de despesas de viagem, hospedagem e hospitalidade;

    Favores pessoais;

    Contribuies polticas.

    2

    8

    Termos e Definies

  • Termos e Definies

    2.3 2.5

    2.4

    O termo Terceiros inclui:

    Fornecedores: toda pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes des-personalizados, que prestam servios Softline, sendo es-tes diferentes do seu objeto social e atividade principal;

    Parceiros: toda pessoa, fsica ou jurdica, tais como agen-tes, consultores, representantes, distribuidores, reven-dedores, prestadores de servios ou qualquer outro, que atue representando a Softline ou em seu interesse direto na realizao de negcios;

    Terceiros: em conjunto e de forma genrica, fornecedo-res e parceiros so referidos unicamente como terceiros. Eventuais obrigaes especficas para algum dos grupos ser devidamente apontada. Caso contrrio, entende-se o direcionamento aos terceiros de forma geral.

    O termo Vantagem Indevida significa:

    Influenciar ou evitar uma ao da autoridade pblica, ou qualquer outra ao, como a obteno ou manuteno de contratos, imposio de tributos ou multas, ou o cancela-mento de contrato ou obrigao contratual existente (ma-nipular o equilbrio econmico-financeiro dos contratos, por exemplo);

    Obter licena, alvar ou outra autorizao de uma entida-de estatal ou autoridade pblica a qual a empresa no te-ria direito, de acordo com a lei ou polticas e normas inter-nas da Softline;

    Obter informaes confidenciais sobre oportuni-dades de negcios, licitaes ou atividades de concor-rentes (por exemplo, fraudar licitaes e formar acor-dos para frustrar a competitividade da licitao).

    Qualquer outro tipo de vantagem obtida em de-sacordo com quaisquer regras aplicveis, mediante

    condutas ilcitas ou atos de corrupo.

    Obs.: A Softline est ciente de que pode ser responsa-bilizada pela conduta corrupta de seus terceiros, pelo que busca firmar parcerias apenas com empresas e indivduos idneos. A Softline realiza obrigatoria-mente processo de Due Diligence para atestar a idoneidade de todos os terceiros, bem como rea-liza processos de auditorias peridicas atravs de sua rea de Compliance.

    2

    9

  • Um Cdigo Criado para Todos3

    10

  • Um Cdigo Criado para Todos

    3.1

    3.4

    3.5

    3.2

    3.3

    A Softline entende que para sua subsistncia, crescimento e boa conduo de seus neg-cios o cumprimento de todas as leis, normas e regulamentaes aplicveis imprescindvel, devendo ser assegurada a conscientizao de todos sobre a importncia deste compromisso.

    A Softline se preocupa com a preveno de quaisquer ati-vidades e condutas que possam ocasionar riscos imagem e reputao da empresa e de seus colaboradores, pautando todas as suas iniciativas pela tica e adotando as melhores prticas de governana corporativa.

    A Softline repudia quaisquer aes que inibam colaborado-res a relatarem, exporem ou apresentarem preocupaes e/ou questes relativas tica empresarial. Caso isso ocorra, deve-se contatar o Departamento de Compliance.

    Este Cdigo de Conduta pode no compreender todas as si-tuaes legais ou ticas que o colaborador Softline pode vir a enfrentar no decorrer dos negcios. Quando o colaborador no tiver certeza sobre a adequao ou idoneidade da sua deciso, este deve refletir se est em conformidade com a lei, com as polticas e normas da Softline e com os seus valo-res pessoais. Para facilitar essa reflexo, ele deve pensar em como a deciso seria encarada por seus amigos e familiares ou se acarretaria consequncias prejudiciais a terceiros. Per-sistindo dvidas, a rea de Compliance pode ser consultada a qualquer momento. O presente Cdigo de Conduta uma extenso dos valores

    da Softline e reflete nosso compromisso contnuo de man-ter prticas e negcios ticos, na mais estrita conformidade legal, sendo aplicvel a todos os colaboradores da Softline, alm de terceiros em geral, como parceiros de negcios e fornecedores, servindo de guia na tomada de decises.

    Todos os colaboradores e terceiros da Softline devem co-nhecer e aderir formalmente s diretrizes do presente Cdi-go, declarando que esto de acordo com os conceitos e as normas de conduta aqui descritas. Adicionalmente, todos se colocam disposio para participar dos treinamentos de aprofundamento e atualizao quando estes forem ne-cessrios.

    3

    11

  • Ambiente de Trabalho4

    12

  • Ambiente de Trabalho

    4.1 4.3

    4.2

    A Softline preza pelo bem-estar de seus colaboradores man-tendo um ambiente de trabalho seguro e saudvel para que estes possam desempenhar suas atividades. Em hiptese al-guma a Softline admite em suas unidades e departamentos:

    Contratao de mo-de-obra infantil e trabalho de meno-res de 18 anos, salvo mediante contratao especial atra-vs do Programa Jovem-aprendiz;

    Explorao de trabalho escravo e/ou forado;

    Condutas de humilhao, coao ou ameaa que configu-rem assdio sexual, moral ou de qualquer natureza, crian-do situaes de desrespeito, intimidao ou ameaa no relacionamento entre empregados, independentemente do nvel hierrquico;

    Ingesto de bebidas alcolicas no local e/ou durante o ho-rrio de trabalho;

    Uso e porte de drogas e a permanncia no ambiente de trabalho em estado alterado pelo uso dessas substncias;

    A comercializao e a permuta de mercadorias de interes-se particular nas dependncias da Softline.

    A construo e o fortalecimento da imagem da Softline tam-bm se do pela postura e por meio do comportamento dos colaboradores com o pblico. Ao utilizar mdias sociais, o colaborador deve sempre se atentar aos mais altos padres ticos, nunca vinculando o nome da Softline a opinies e postagens pessoais que vo no sentido oposto dos valores e princpios da empresa e que podem comprometer sua ima-gem e reputao.

    A Softline respeita a pluralidade de opinies e o direito indi-vidual de seus colaboradores de se envolverem em ativida-des de cunho poltico. No entanto, proibido aos colabora-dores a divulgao de atividades polticas no ambiente de trabalho, assim como a utilizao de recursos da empresa ou vinculando o nome da Softline a estas atividades e/ou para atender interesses pessoais ou poltico partidrios.

    4

    13

  • Conflito de Interesses5

    14

  • Conflito deInteresses

    5.1

    5.2

    5.3Conflitos de interesses ocorrem quando o interesse particu-lar de uma pessoa interfere, ou parece interferir, de alguma forma, direta ou indiretamente, nos interesses da Empresa. Podem criar uma situao, presente ou futura, que afete o julgamento ou capacidade de agir de acordo com os melho-res interesses da Empresa.

    Conflitos de interesse podem surgir a partir de quaisquer atividades ou relacionamentos afetivos, familiares, pessoais, entre colaboradores da Softline ou nas relaes destes com agentes pblicos ou privados.

    Os colaboradores so encorajados a agir de maneira transpa-rente, bem como a prpria Softline, tendo o dever de infor-mar imediatamente ao Departamento de Compliance ou ao seu gestor acerca de qualquer possvel conflitos de interes-ses que possa surgir nas suas atividades

    Exemplos de situaes que podem resultar em conflitos de interesses:

    Colaboradores que atuam ou quem mantenham relaes de qualquer sorte com empresas relacionadas com a Softline;

    Possuir investimento significativo em entidade que man-tenha ou busque ter negcios com a Softline;

    Obter vantagem pessoal ou gozar de oportunidades obti-das unicamente em razo do cargo exercido na Softline ou pelo uso de propriedade ou informaes da Softline;

    Dar ou receber presentes, viagens ou qualquer forma de hospitalidade a qualquer entidade que mantenha ou bus-que ter negcios com a Softline, em desacordo com a le-gislao vigente e polticas internas da Softline.

    5

    15

  • Proteo da Concorrncia6

    16

  • Proteo da Concorrncia

    6.1

    6.36.2

    A Softline se compromete a atuar com o mximo rigor e tica em defesa do livre mercado e concorrncia leal, conduzindo negcios em conformidade com as leis antitruste, proibindo atividades que de qualquer forma restrinjam a competio. Mediante este comprometimento, a Softline busca evitar sanes legais aplicveis, como multas, sanes e prises, as-sim como contribui para o desenvolvimento e manuteno de um ambiente de negcios pautado pela tica. Os colaboradores e terceiros da Softline devem declarar ci-

    ncia e compromisso com o cumprimento das legislaes antitruste aplicveis, como a Lei que cria e regulamenta o Sis-tema Brasileiro de Defesa da Concorrncia (Lei 12.529/11) .

    Ainda que atuando em um mercado competitivo, respei-tamos a posio dos demais competidores. Quando par-ticipamos de eventos com a presena de competidores, associaes, entidades de classe ou sindicatos patronais, sempre agiremos pautados na legalidade e conceitos des-critos neste Cdito de Conduta

    Entre outras atividades proibidas pela Softline, algumas dire-trizes a serem seguidas pelos Colaboradores:

    No trocamos informaes sensveis com concorrentes que possam afetar preos de mercado, termos de venda, margens, planos de custos, licitaes, promoes comer-ciais ou descontos;

    No realizamos acordos ilegais com nossos concorrentes, informal ou formalmente, de forma escrita ou oral, de forma a boicotar fornecedores ou clien-tes de qualquer maneira;

    No participamos de atividades que tenham o efeito ou a inten-o de causar desequilbrio no mercado, bloquear ou destruir a iso-nomia da concorrncia, tais como a fixao de preos ou a diviso de merca-dos por regio ou produto;

    No abusamos de nosso poder econmico para bloquear proces-sos econmicos;

    6

    17

  • Relaes comTerceiros7

    18

  • Relaes comTerceiros

    7.1

    7.2

    7.3

    7.4

    A Softline exige que todos os terceiros com os quais man-tm relao, como parceiros, representantes e fornecedores, apresentem excelncia na entrega de seus servios e pro-dutos, seguindo os mais altos padres de tica e agindo em conformidade com as leis aplicveis, sempre respeitando a reputao e os interesses da Softline.

    Terceiros no esto autorizados a divulgar ou falar sobre pro-jetos realizados com a Sotfline, ou fazer qualquer declarao em seu nome, sem a autorizao formal da Softline.

    A contratao de terceiros em geral feita mediante avalia-o objetiva de critrios tcnicos, profissionais, ticos, com cotao de preos e avaliao de qualidade. Todos os ter-ceiros so submetidos a processo de validao pela rea de Compliance (atravs de uma Due Diligence, respeitados os limites legais), pela qual possvel obter indicativos sobre sua idoneidade, conformidade com leis e eventuais ques-tes que possam resultar em conflitos de interesses. Apenas aps a aprovao formal por Compliance o contrato com o terceiro pode ser assinado, e apenas aps ambos, os servios podem ser iniciados.

    Todos os terceiros da Softline devem aderir formalmente s diretrizes do presente Cdigo e Poltica Anticorrupo da Softline, assim como informar seu compromisso com as polticas da Softline para seus colaboradores. A Softline se reserva o direito de romper relaes com terceiros pela pr-tica de atos irregulares, ilcitos de qualquer sorte, fraudu-lentos ou de corrupo.

    7

    19

  • Agentes Pblicose Corrupo8

    20

  • Agentes Pblicose Corrupo

    8.1 8.5

    8.7

    8.6

    8.2

    8.3

    8.4

    As relaes de colaboradores e terceiros da Softline com agentes pblicos devem ocorrer sempre de forma transpa-rente, idnea e precisa, respeitando a legislao local e as po-lticas internas da empresa, de forma a inibir atos de corrup-o, ativa ou passiva, e pagamentos imprprios na conduo de negcios. Contratos assinados com o poder pblico de-vem obedecer s normas legais e ser pautados pelos mais altos padres ticos.

    Pagamentos de facilitao, que normalmente referem-se a quantias pequenas de dinheiro ou promessas de outras vantagens para benefcio pessoal de um agente pblico, na maioria das vezes de baixo nvel hierrquico, com o objetivo de acelerar um determinado processo, no sero tolerados.

    Os colaboradores e terceiros da Softline devem declarar ci-ncia e compromisso com o cumprimento das legislaes anticorrupo aplicveis, como a Lei Anticorrupo Brasilei-ra (Lei 12.846/13), assim como entender os requisitos gerais de leis internacionais com o FCPA (Foreing Corrupt Practices Act), conforme detalhado na Poltica Anticorrupo da Softli-ne disponvel em http://brasil.softlinegroup.com/.

    No permitida a participao em campanhas ou atividades polticas e/ou partidrias valendo-se do nome da Softline.

    Considera-se agente pblico todo aquele que exerce uma funo pblica, de forma temporria ou permanente, com ou sem remunerao, independentemente do cargo ou do vnculo estabelecido, incluindo, mas no se limitando aos in-divduos detalhados no item 2.1.

    proibido aos colaboradores e terceiros atuando em inte-resse da Softline oferecer ou aceitar, brindes, hospitalidades, doaes e qualquer forma de entretenimento a agentes p-blicos ou a pessoas a ele relacionadas, tendo a finalidade de influenciar sua deciso em benefcio da empresa.

    A Softline se compromete a no promover atividades de la-vagem de dinheiro pela utilizao de seus produtos, servios ou outros recursos. A lavagem de dinheiro o processo de disfarar a natureza e a origem de dinheiro associado a uma atividade criminosa integrando dinheiro sujo no fluxo co-mercial, de modo que parea legtimo ou que no seja poss-vel identificar a sua verdadeira origem ou o seu proprietrio.

    8

    21

  • Doaes, Brindes, Presentes e Eventos9

    22

  • Doaes, Brindes, Presentes e Eventos

    9.1 9.6

    9.2

    9.4

    9.5

    9.3

    Softline recomenda parcimnia e o uso do bom senso ao dar ou receber doaes, brindes e presentes sempre em confor-midade com este Cdigo de Conduta, com a lei vigente e a Poltica de Brindes e Presentes da Softline, pois estas aes podem resultar em conflitos de interesses, constituir pagamentos ilcitos ou influenciar indevidamente na toma-da de decises.

    Para os demais casos, devem ser respeitadas as normas pre-vistas na Poltica de Hospitalidade e Eventos, sempre considerando que tais despesas no devem ser pagas com o intuito de obter favorecimento indevido para a Softline, sen-do utilizadas com o objetivo nico de promoo das nossas atividades, fortalecimento de nossa marca, treinamento e educao profissional de terceiros.

    A Softline no solicita doaes, brindes, presentes ou quais-quer favores de pessoas ou companhias com as quais man-tm relaes comerciais. Tampouco atua de maneira em que coloque qualquer terceiro ou cliente em posio na qual este se sinta obrigado a prover doaes, brindes ou favores a fim de realizar ou continuar negcios com a Softline. proibido oferecer ou receber brindes a agentes pblicos e pessoas re-lacionadas a estes.

    Doaes de caridade, de valores, produtos e servios, devem ser documentadas de forma transparente e precisa, atenden-do aos requisitos de controles internos detalhados na Polti-ca de Doaes.

    expressamente proibido, aos colaboradores e terceiros atu-ando em interesse da Softline, oferecer qualquer forma de hospitalidade a agentes pblicos ou pessoas relacionadas a estes, em eventos da Softline, de parceiros ou correlatos ao negcio. Os colaboradores tampouco podem aceitar hospi-talidade advinda de agentes pblicos.

    No permitida a realizao de doaes polticas de quais-quer valores, servios ou produtos.

    9

    23

  • Gesto de Dados e Informaes10

    24

  • Gesto de Dados e Informaes

    A fim de proteger informaes confidenciais:

    Nunca retire informaes ou materiais internos da Softline sem autori-zao prvia de seu superior, armazenadas fsica ou eletronicamente, alm de informaes relativas s nossas operaes, mesmo que tenha participado do desenvolvimento delas;

    Guarde bem os documentos relativos s suas atividades, no deixan-do materiais confidenciais sobre mesas, balces, armrios ou impres-soras. Ao final do dia, certifique-se de armazen-los em gavetas ou ar-quivos seguros;

    No compartilhe nossas informaes confidenciais com familiares, ami-gos, ou ex-colegas e empregados da Softline;

    No discuta informaes confidenciais em lugares pblicos onde tercei-ros possam ouvir por acaso, incluindo cafeterias do escritrio ou salas e corredores no seguros;

    Evite a exposio desnecessria de telas de Notebooks e celulares mos-trando informaes sensveis fora de seu ambiente de trabalho;

    10A Softline se responsabiliza, tica e legalmente, por manter de forma segura informaes de seus colaboradores, fornecedores, clientes e outros ter-ceiros com os quais possa ter negcios. Informa-es relativas ao negcio so consideradas Ativos da companhia, e especialmente as confidenciais no podem ser utilizadas para obteno de ga-nhos pessoais indevidos ou em relaes comer-ciais no relacionadas Softline.

    Nunca compartilhe senhas de acesso pessoal a sistemas da empresa;

    Utilize criptografia para a guarda de documentos digitais que no permitam o acesso a pessoas no autorizadas;

    Procure se manter informado e atualizado quanto a atividades mais comuns de Engenharia Social, formas de manipulao de espiona-gem industrial.

    25

  • Sustentabilidade11

    26

  • Sustentabilidade11Comprometimento com a reduo do impac-to ambiental fundamental para a Softline, que entende a importncia da preservao de re-cursos naturais por meio de aes que visam diminuir o impacto ecolgico, envolvendo ativamente seus colaboradores e tercei-ros. No ambiente de trabalho:

    Recicle devidamente os materiais;

    Adote medidas para diminuir o consumo de gua, energia e outros recursos, por exemplo, desligando os aparelhos que no estiver utilizando e apagando as luzes de ambientes desocupados;

    Evite o desperdcio de papel, limitando a impresso ao estritamente imprescindvel e reutilize caixas e recipientes sempre que possvel;

    Descarte produtos e equipamentos eletrnicos de modo apropriado. Lembre-se de restringir ao mximo o acesso aos dados e informaes contidas nesses equipamentos.

    27

  • Valorizando osRecursos da Empresa12

    28

  • Valorizando os Recursos da Empresa

    12.1

    12.2

    12.3

    12.4

    A Softline espera que o colaborador utilize os recursos da Sotline de maneira consciente, evitando o desperdcio e ava-liando apropriadamente os custos dos servios e produtos adquiridos, em benefcio exclusivo das atividades desempe-nhadas em nome da empresa.

    proibido aos colaboradores utilizar bens, equipamentos ou instalaes da Softline para fins particulares, salvo em situaes definidas previamente e alinhadas com os gesto-res. Os colaboradores tm a obrigao de proteger os bens da empresa e utiliz-los devidamente para finalidades pre-vistas e esperadas.

    expressamente proibido utilizar os recursos da Softline, in-cluindo o fundo fixo de caixa (caixinha), para comprar brin-des, presentes, pagar despesas ou fazer doaes a terceiros.

    Todas as despesas de viagem (deslocamento areo ou terres-tre, hospedagem, refeies, eventos e congressos.) devem ser documentadas apropriadamente, aprovadas pelo gestor ou diretor da rea e seguir as orientaes presentes na Polti-ca de Viagens.

    12

    29

  • Registros Financeiros13

    30

  • Registros Financeiros13

    13.5

    13.1

    13.2

    13.3

    13.4

    A Softline acredita que manter a integridade de seus registros financeiros fundamental para conduo bem-sucedida e tica de seus neg-cios, se comprometendo e engajando seus cola-boradores para que estes os executem de forma precisa, transparente e compreensvel.

    proibido aos colaboradores coagir, manipular, enganar ou influenciar de qualquer forma (ou encorajar outros a prati-carem tais aes) auditores independentes, de modo que estes alterem suas anlises dos registros financeiros e con-tbeis da Softline.

    Todas as informaes financeiras da Softline divulgadas publi-camente, bem como todas as informaes dos demonstrati-vos financeiros e arquivos tributrios regulamentares devem ser exatas e corretas e devem estar em conformidade com os requisitos legais e os princpios de contabilidade aplicveis.

    Mesmo que o colaborador no exera funo financeira ou contbil, tem obrigao de prover informaes financeiras ntegras. O colaborador nunca deve fornecer registros falsos (ou encorajar outros a fornecerem) para alimentar os registros contbeis. Transaes dirias, como o registro do relatrio de despesas e preparao de fatura de vendas so registradas em nossos demonstrativos financeiros e contbeis, devendo ser exatas e completas.

    proibido aos colaboradores omitir (ou encorajar outros a omitirem) informaes importantes e necessrias para manter a integridade e conformidade dos registros finan-ceiros e contbeis.

    expressamente proibido utilizar-se dos registros financei-ros e contbeis da empresa para prtica de atividades ile-gais e corruptas, como lavagem de dinheiro, pagamento indevido a Autoridades Pblicas, etc.

    31

  • 14 Gesto de Pessoas

    32

  • Gesto de Pessoas14

    14.1

    14.2

    14.3

    A rea de Recursos Humanos, em consonncia com os pa-dres ticos da Softline, deve assegurar que as relaes entre colaboradores no gerem ou tenham o potencial de gerar conflitos de interesses por meio da contratao e alocao de familiares (por exemplo avs, pais, irmos, cnjuge, filhos, sogros, genro/nora e enteados) nas seguintes condies:

    Subordinao direta ou indireta;

    Cargos com vinculao operacional em atividades que re-queiram a segregao de funo de seus colaboradores (por exemplo: Financeiro e Controladoria; Controladoria e Faturamento).

    Casos especficos devem ser informados e tratados junto rea de Recursos Humanos e de Compliance e sua gern-cia. obrigao dos colaboradores informar sobre situaes que possam ocasionar eventual risco de conflito de interes-ses em razo do estabelecimento de cargos e funes na em-presa para que os mesmos possam ser mitigados antes de se concretizarem.

    Colaboradores desligados so obrigados a devolver crachs da empresa, crachs de acesso ao prdio/instalaes e equi-pamentos, arquivos e demais ativos da empresa, estando expressamente proibidos de continuar a utilizar e/ou divul-gar quaisquer informaes relativas empresa (informaes comerciais, confidenciais, no confidenciais, apresentaes pessoais, vdeos e logomarca).

    33

  • Comunicao de Irregularidades15

    34

  • Comunicao deIrregularidades15

    A empresa encoraja os colaboradores e ter-ceiros da Softline a reportar dvidas, preocu-paes e aes suspeitas de violar as normas contidas neste Cdigo de Conduta ou qual-quer outra norma, sempre que de boa-f. De-vem ser reportados:

    15.1

    15.2

    15.3

    15.4

    Todos os casos sero investigados, ainda que no se consta-te ilicitude.

    A Softline se compromete em proteger os direitos de co-laboradores que, de boa-f, denunciarem violaes ao Cdigo de Conduta, suspeitas de atos irregulares, frau-dulentos ou corrupo, garantindo o anonimato, se as-sim for desejado pelo denunciante, no tolerando reta-liaes ou represlias aos mesmos.

    Registrar denncias de maneira desonesta, de forma a prejudicar outra empresa ou indivduo para obter van-tagens, gerando conflitos, no constitui denncia de bo-a-f e no passvel de proteo por sigilo e no-reta-liao. Denncias feitas de m-f constituem violaes a este Cdigo de Conduta, sendo cabvel a tomada de medidas prprias contra o denunciante.

    As comunicaes devem ser feitas tempestivamente a tempo de prevenir eventuais danos reputao da Softli-ne, por meio do e-mail compliancebr@softlinegroup.com ou diretamente no endereo http://brasil.softline-group.com/.

    Atos irregulares: prestao deliberada de informaes incorretas, in-completas ou ambguas, violao do contrato de trabalho, deste Cdi-go de Conduta, das polticas e procedimentos internos, das diretrizes da empresa e legislao vigente;

    Atos fraudulentos: ato deliberado de apropriao indbita, falsifica-o, remoo de dados, dinheiro e/ou mercadorias da empresa de ma-neira ilegal;

    Atos de corrupo: utilizar-se de meios ilegtimos, ilegais e contrrios normas internas e que violem a lei para obter ganhos pessoais ou para outros indivduos de maneira indevida, quer em relaes com entida-des pblicas ou privadas;

    Atos de concorrncia desleal: utilizar-se de meios ilegtimos, ilegais e contrrios normas internas e que violem a lei violando a isonomia de empresas concorrentes ou abuso de posio econmica;

    Outros: quaisquer situaes nas quais precise externar suas preocupa-es ou o colaborador sinta a necessidade de obter o suporte da rea de Compliance.

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  • Medidas Disciplinares16

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  • Medidas Disciplinares16

    16.1

    16.2

    16.3

    Com o objetivo de garantir o cumprimento das normas des-te Cdigo de Conduta e demais polticas internas, todos os colaboradores, independentemente de seu nvel hierrqui-co, esto sujeitos aplicao de medidas disciplinares, que podem variar de acordo com o grau de gravidade e/ou tipo de violao praticada. Medidas disciplinares podem incluir:

    Advertncia verbal ou por escrito;

    Suspenso;

    Demisso com ou sem justa causa;

    Medidas legais cabveis.

    As medidas sero aplicadas, tanto quanto possvel, em segui-da violao cometida. Para casos que requererem um pe-rodo de apurao de fatos e responsabilidades, admite-se um prazo maior para aplicao de penalidades. Violaes ao Cdigo de Conduta e outras polticas internas que tambm resultarem em violaes lei, esto sujeitas a penalidades, processos judiciais ou outras medidas legais impostas por or-ganismos governamentais e de justia.

    Caso um gestor receba informaes de possveis violaes ao Cdigo de Conduta e demais polticas internas da Softline espera-se que ele se certifique de que conhece e entende o Cdigo, detalhes suficientes sobre os fatos e somente baseie o seu julgamento em fatos. Deve agir para interromper as violaes do Cdigo e da lei por parte dos membros de sua equipe, alm de esclarecer que a equipe est disponvel para discutir as preocupaes do denunciante. Esse gestor ter a obrigao de relatar e relatar e envolver a rea de Complian-ce no tema.

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  • 17 Comit de Compliance

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  • Comit de Compliance17

    17.1 O Comit de Compliance composto para decidir medidas a serem ado-tadas sobre os resultados de investigaes internas e atuar como rgo de controle sobre as atividades de compliance, sendo formado permanente-mente pelo CEO e CFO locais, contando com a participao de Chief Com-pliance Officer Global e VP Latam, de acordo com o tema e mediante soli-citao destes ou dos membros permanentes. O Comit de Compliance responsvel por:

    Reunir-se trimestralmente para discutir todos os temas relevantes no perodo, incluindo mudanas nos cenrios de riscos de Compliance, possveis mitigaes e atividades correntes;

    Discutir o andamento de eventuais investigaes internas;

    Assegurar a confidencialidade dos assuntos tratados;

    Aplicar medidas disciplinares de maneira imparcial, quando identifica-das situaes de violao ao Cdigo de Conduta ou demais atividades que infrinjam leis, regulamentaes e diretrizes internas. Para estes ca-sos, pode-se envolver a rea de Recursos Humanos Latam ou local, con-forme necessrio.

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  • TOPO

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