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Certificação Digital para condomínios

Saiba porque é importante tirá-la a tempo

Desde o começo do ano, a Caixa Econômica Federal avisa: é necessário que os condomínios,

entre outros, providenciem certificados digitais. Muita gente já se informou e está com a sua

assinatura eletrônica em mãos.

As dúvidas ainda são muitas sobre o tema. Pensando nisso, estamos disponibilizando um guia

com as dúvidas mais frequentes.

Por que preciso providenciar a certificação digital?

Ela servirá para que o síndico, ou a administradora, utilize o canal “Conectividade Social”, da

Caixa Econômica Federal. É por ali que trafegam informações sobre o FGTS, INSS, RAIS,

entre outros.

Se meu condomínio não tem funcionários, eu preciso da certificação

digital?

Ainda assim é necessário investir na assinatura eletrônica, já que quem faz uso de RPAs

(recibo de pagamento para autônomos) também terão de usar o canal “Conectividade Social”

para fazer a transmissão de dados. Informações sobre o Imposto de Renda também serão

enviados por esse canal.

É necessário para todos os condomínios?

Sim, todos, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos até, no máximo, o dia

31/12.



Qual o prazo máximo para estar certificado?

A Caixa Econômica Federal estipulou como prazo máximo 31/12. Ou seja, até essa data todos

os condomínios do país devem estar com a certificação em dia e já funcionando. A Caixa já

deixou claro que não pretende expandir o prazo.

Por que é ruim deixar para a última hora?

Além do estresse comum do final do ano, pode ser que o condomínio não esteja com a

documentação em dia. Dessa forma, pode ser que não haja tempo hábil para estar em dia com

as obrigações com a Receita Federal e com a Caixa Econômica Federal. Soma-se a isso,

possíveis lentidões nos sites de emissão devido à sobre-carga do sistema.

O que acontece se meu condomínio não providenciar a assinatura

eletrônica?

Nesse caso, dados importantes sobre os funcionários, não serão enviados à Caixa Econômica

Federal. O síndico e o condomínio ficam passíveis de processos trabalhistas e multas da

Justiça do Trabalho.

Quais os documentos são necessários?

São necessários os seguintes documentos originais e suas cópias simples:

• Instituição do condomínio (como

se fosse a certidão de

nascimento do

empreendimento, disponível no

cartório de imóveis)

• Especificação do condomínio

(parte da instituição, o

documento é feito quando a

construtora projeta o

condomínio)



• Convenção do condomínio

• Cartão de CNPJ do condomínio

• Ata de eleição do síndico

• RG e CPF do síndico (ou CNH)

e comprovante de residência

E se o cadastro do síndico atual não estiver atualizado junto à Receita

Federal?

Um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital é o síndico atual não estar

cadastrado na Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que

ainda não emitiram a sua assinatura digital.

Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o

antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual.

Por isso, buscamos um passo a passo de como alterar o nome do antigo responsável pelo

condomínio pelo atual. Em geral, esse trâmite é realizado com a ajuda da administradora.

Que vantagem traz estar certificado?

Além de estar em dia com a legislação, fica bem mais simples saber se as contribuições dos

funcionários estão em dia, sendo feitas corretamente, ou se a administradora/empresa

terceirizada está atrasando aos direitos dos colaboradores.

Como se dá todo o trâmite?

1. Primeiro, entre em contato

com uma AR (Autoridade de

Registro) em sua região. É

essa empresa quem expede

a certificação digital.



2. Na maioria dos casos, você

pode adquirir o certificado

pelo próprio site da AR. Para

tanto, tenha em mãos as

seguintes informações:

número do CNPJ; Razão

social; endereço completo;

nome completo, RG e CPF

do responsável pelo CNPJ

3. Após o pagamento, agenda-

se um horário (pode ser no

próprio site também) para

que o síndico vá até a AR

apresentar os documentos

necessários para a expedição

da assinatura eletrônica.

Após esse encontro, o

certificado digital está apto

para funcionar em pouco

tempo.

Posso pedir para outra pessoa ir fazer o certificado para mim?

Não. Apenas o síndico pode retirar o equipamento em uma autoridade certificadora. A

administradora pode ajudar colocando em ordem a documentação do condomínio e do síndico,

mas quem deve ir ao agendamento é o responsável pelo empreendimento. Não é possível

fazê-lo por meio de procurações, por exemplo.

Por que tanta gente acha difícil tirar o certificado?

Porque os documentos precisam estar todos sem nenhum tipo de discrepância. O nome do

síndico, grafado de maneira igual ao que está nos seus documentos, deve estar na base da

Receita Federal, como responsável pelo empreendimento. O nome do condomínio também



deve estar escrito da mesma maneira, seja na Receita Federal ou nas atas apresentadas no

momento de tirar o certificado.

Meu condomínio foi construído antes de 1964, e não tem convenção.

Como é possível fazer a certificação?

Nesses casos, é possível fazê-la tendo em mãos a matrícula-mãe do empreendimento.

Quanto tempo demora para obter a assinatura eletrônica?

Isso vai depender das condições da papelada do condomínio. Se estiver tudo em dia, da

maneira correta, sem nenhum erro, depende apenas da instituição de irá expedir o certificado.

Mas quando há discrepâncias, pode chegar a demorar mais de vinte dias, até que o

empreendimento coloque seus papéis em ordem.

Que tipo de equipamento vale mais a pena?

Depende de quem irá usá-lo. Se o condomínio contar com a ajuda de uma administradora, o

condomínio poderá arcar apenas com os custos de um cartão – os custos das leitoras poderão

ser divididos. Porém, se é com o síndico que o equipamento vai ficar, ele pode optar pela

compra de um tokien (aparelho similar a um pen drive), ou pelo combinado de cartão e leitora.

Qual o custo para emitir o certificado?

Para os produtos Cartão inteligente + Leitora ou Token USB, o valor médio de mercado é de de

R$ 470,00 (certificado com validade de 36 meses). Para quem for adquirir apenas o Cartão

Inteligente, o valor médio tem sido em torno de R$ 300,00



Em dia com a Receita Federal

Ao eleger novo síndico, o cadastro deve ser atualizado

Um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital é o síndico atual não estar

cadastrado na Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que

ainda não emitiram a sua assinatura digital.

Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o

antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual.

Por isso, buscamos um passo a passo de como alterar o nome do antigo responsável pelo

condomínio pelo atual. Em geral, esse trâmite é realizado com a ajuda da administradora. Veja:

1. Verificar se a ata da eleição

está completa, com dados do

condomínio e com o nome do

síndico grafado corretamente,

como está no CPF – caso

seja uma pessoa física a

responsável pelo condomínio.

Se for uma empresa, na ata

deve constar seu nome

completo, CNPJ e CPF do

representante

2. Preencher o formulário online

da Receita Federal

3. Imprima o formulário DBE da

RF, com firma reconhecida

do novo síndico



4. Entregar os documentos (ata

e formulário) em um posto de

coleta da Receita Federal

5. Cheque o andamento do

processo no site da RF

6. Quando o cadastro estiver

atualizado, imprima o cartão

do CNPJ do condomínio

Tipos de Certificado

Fonte:

http://www.sindiconet.com.br

http://www.prodemge.mg.gov.br

http://www.caixa.gov.br

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