CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ FACULDADE CEARENSE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

MARIA LENICE ALMEIDA DE SOUSA

GESTÃO DE ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS COM ÊNFASE EM

CONTROLE DE ESTOQUES E INVENTÁRIO NAS ORGANIZAÇÕES.

FORTALEZA 2013

MARIA LENICE ALMEIDA DE SOUSA

GESTÃO DE ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS COM ÊNFASE EM

CONTROLE DE ESTOQUES E INVENTÁRIO NAS ORGANIZAÇÕES.

Monografia apresentada à Faculdade Cearense, como requisito obrigatório para a obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.

Orientador: Prof.ª Dra. Márcia Maria Machado Freitas

FORTALEZA

2013

MARIA LENICE ALMEIDA DE SOUSA

GESTÃO DE ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS COM ÊNFASE EM

CONTROLE DE ESTOQUES E INVENTÁRIO NAS ORGANIZAÇÕES.

Esta monografia foi submetida à Coordenação do Curso de Ciências Contábeis, como parte dos requisitos necessários à obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis, outorgado pela Faculdade Cearense - FAC e encontra-se à disposição dos interessados na Biblioteca da referida Universidade.

__________________________________________________ Prof.ª Dra. Márcia Maria Machado Freitas

(orientador)

___________________________________________________ Prof.ª. Dra. Liliana Farias Lacerda. (Membro da banca examinadora)

____________________________________________________ Prof.ª Ms. Liana Márcia Costa Vieira Marinho

(Membro da banca examinadora)

Dedico este trabalho a um Grande Homem que sempre estará presente em minha vida. Ele sabia do meu sonho e sei que onde ele estiver agora aplaude a minha vitória. A você, meu Pai (in memoria).

AGRADECIMENTO

Agradeço a Deus, que me deu a vida, coragem e sabedoria para vencer os

desafios que surgem ao longo da minha caminhada e que esteve comigo o tempo

todo durante a realização deste trabalho, principalmente quando as coisas se

tornaram bem difíceis e que para mim se tornaram impossíveis.

A minha mãe, Ieda Almeida que sempre esteve rezando, torcendo e

aplaudindo as minhas conquistas e sonhos realizados e, que em todo o percurso da

faculdade, sempre me deu força e apoio financeiro para que não desistisse.

À empresa Pelagio Oliveira na pessoa do Sr. Paulo Brandão, diretor, que

liberou a bolsa auxílio de 50%, para custear mensalidades da faculdade; e à

empresa M. Dias Branco que continuou com o beneficio.

A meu amigo Romilson Guimarães, que me incentivou na escolha do curso.

Muito obrigada, mestre!

A professora Márcia Freitas, que abraçou este trabalho com muita

determinação, seriedade e profissionalismo, e me fez ver que qualquer pessoa é

capaz de desenvolver um trabalho monográfico.

Aos professores que farão parte da banca examinadora, que Deus possa

iluminar a todos na hora da avaliação, não só da avaliação do meu trabalho mais de

todos que passarem pela banca.

Aos melhores amigos do mundo que sempre acreditaram e me ajudaram

mesmo quando eu nem sabia pedi ajuda, obrigada Gabriela Araújo, Mario Façanha,

Renato Carneiro, Synara Lopes, Claudio Gentile, Tiago Filgueiras, Alissana

Brandão, Nivaneide Abreu, Keivylane Façanha, Amadeu Monteiro, Mayara Araújo,

Dhenis Maciel e Lorena Lobo. O olhar, as risadas e o “você é capaz, Lê!”, que

soaram aos meus ouvidos como bálsamo para minha alma, e me deram forças para

continuar e concluir este trabalho.

Aos meus irmãos, que sempre mostraram seu orgulho por me verem crescer

e conquistar minhas vitórias. Obrigada, Deninha, Anderson, Socorrinha, Fatinha e

Aldemir. Família, base de tudo!

Aos meus amigos Macário Silva, Alan Santos, Paulo Anderson, Viviane Quinto,

que sempre arrumaram um tempinho para ler esse trabalho e me ajudaram com

suas dicas e opiniões sempre muito precisas e certeiras. Obrigada!

Aos meus amigos do trabalho, que acompanharam este momento de perto e

as dificuldades que eu enfrentei, mas sempre acreditando que eu era capaz. Um

obrigado especial para Deusimar Martins, que me emprestou todos os livros de sua

biblioteca, não se preocupe vou devolver todos.

Aos meus amigos Úrsula, Tibério e Elisangela Sousa. Obrigada pelas conversas

cheias de otimismo, pela companhia e a carona de todos os dias durante a

faculdade.

Aos meus amigos de sala de aula Meire (agora também sou sabida), Viviane,

Betinha, Fábio, Eliana, Obadias, Iraneide e tantos outros. Obrigada por toda vez que

viajava a trabalho e vocês seguravam as pontas por mim: “Professor, a Lenice está

viajando a trabalho.” “Professor, posso colocar o nome da Lenice ela está viajando?”

“Professor, faz o trabalho hoje não, a Lenice está viajando.” Eram as frases ditas por

vocês quando me ausentava por causa do trabalho. E obrigada, professores, por

entenderem a minha ausência e não dificultarem a minha vida acadêmica. Vocês

foram sensacionais.

E por fim a todos meus amigos que contribuíram de forma direta ou indireta

para a realização deste trabalho.

“Se a angústia apertar o peito e tudo parecer confuso, escuro, não se amedronte. O essencial se revela na espera... e na certeza de que somos capazes de tudo, se acreditamos”.

Abner Santos

RESUMO

As organizações buscam o maior e eficiente controle de estoques com a finalidade de evitar perdas, por ser seu maior ativo físico. A metodologia usada para responder tal questionamento foi a pesquisa de bibliografia especifica qualitativa onde foram pesquisados documentos físicos (livros, textos, artigos, revistas, publicações e entre outros). Pesquisa virtual com a utilização dos recursos disponíveis na internet mediante consulta a sites relacionados ao assunto pesquisado. O objetivo geral da pesquisa foi analisar a gestão de estoque de produtos acabados com ênfase em controle de estoques e inventário nas organizações. Para fundamentar o objetivo geral foram definidos os objetivos específicos que foram os seguintes: Descrever os procedimentos de inventário na empresa de produtos alimentícios; Analisar os parâmetros de controle de estoque que definam quanto, quando e com que frequência deve ser realizada a análise dos estoques. Apresentar as funções dos principais métodos de avaliação de estoque. Foi possível constatar que o objetivo principal e os objetivos específicos propostos no inicio desse trabalho foram alcançados, já que foram identificado o problema Controle e gestão de estoques são de grande importância no processo organizacional das empresas, pois se trata do seu maior ativo, este controle e processo envolvem pessoas, técnica especifica custos e a organização como um todo. Com isso a pergunta de partida foi completamente respondida. Foi apresentado exemplos de fichas de controle de estoque, planilhas de conciliação de inventários e a forma de cálculo usado para medi acuracidade. É de responsabilidade das organizações administrar os níveis de estoques que serão mantidos para atender o cliente com melhor nível de serviço. A sugestão de melhorias não requer custos altos e poderão solucionar riscos que as organizações correm por não programar esses controles que proporcionam uma eficiência e melhores resultados.

Palavras-chaves: Controle de estoques. Métodos de avaliação. Inventários

ABSTRACT Organizations seek the most efficient and inventory control in order to avoid losses, to be his greatest physical asset. The methodology used to answer these questions was the qualitative research literature specifies which were surveyed physical documents (books, texts, article, magazines, publications, among others). Virtual research using the resources available on the internet consultation to sites related to the topic searched. The objective of the research was to analyze the management of finished goods inventory with emphasis on inventory control and inventory organizations. To support the overall goal were defined specific objectives were the following: Describe the inventory procedures in food products company; Analyze inventory control parameters that define how, when, and how often to perform the analysis of stocks. Present the functions of the main methods of stock valuation. it was established that the main goal and specific objectives proposed at the beginning of this work were achieved, which were already identified the problem of inventory control and management are of great importance in the organizational process of the companies, because it is your greatest asset, this control process and involve people, specific technical costs and the organization as a whole. Thus the starting question was completely answered. Was presented examples of chips stock control, inventory reconciliation spreadsheets and calculation method used to measure accuracy. It is the responsibility of organizations to manage inventory levels to be maintained to meet the customer with the best service level. The suggested improvements do not require high costs and risks that may resolve organizations run by non- program these controls that provide efficiency and better results. Keywords: Inventory control. Assessment methods. Inventories

LISTA DE FIGURAS

FIGURA I - Cheklist de inventário

FIGURA II - Painel de analise de inventário

FIGURA III - Preparação de inventário

FIGURA IV - Ficha de inventário

FIGURA V - Planilha de conciliação de inventário

FIGURA VI - Ficha de escala de equipe

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ........................................................................................ 13

1.1Problemática........................................................................................... 14

1.2 Objetivos Gerais.................................................................................... 15

1.3 Objetivos Específicos............................................................................ 15

1.4 Justificativa........................................................................................... 15

1.5 Metodologia.......................................................................................... 16

2 A IMPORTANCIA DOS ESTOQUES NAS ORGANIZAÇÕES ................ 17

2.1 Controles de estoques........................................................................... 19

2.1.1Princípios básicos para controle de estoques..................................... 20

2.1.2 Método de avaliação dos estoques.................................................... 22

2.2.1 Custos dos estoques......................................................................... 25

2.3.1 Classificação Técnica Curva ABC ................................................... 26

2.4 Responsabilidades da administração dos Estoques no setor Logística 27

2.5 A importância dos Inventários dos Estoques nas Organizações............ 29

2.6 Tipos de inventários............................................................................. 31

2.7 Resultados dos inventários medidos pela Acuracidade....................... 33

2.8 Procedimentos de inventário.............................................................. 34

2.9 responsabilidades contábeis............................................................... 36

2.9.1 Livro registro de inventário.............................................................. 37

2.9.2 Ausência de escrituração do livro................................................... 37

2.9.3 Prazo............................................................................................... 37

3 METODOLOGIA ................................................................................... 39

3.1 Escolha e tema .................................................................................. 39

3.2 Tipos de pesquisas............................................................................... 40

4 GESTÃO DE ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS COM ÊNFASE

EM CONTROLE DE ESTOQUES E INVENTÁRIOS NAS

ORGANIZAÇÕES............................................................................................

44

4.1 Politicas de controle de estoque de produtos acabados .......................... 45

4.2 Inventários de estoques de produtos acabados................................... 46

4.2.1 Procedimentos de inventários de produtos acabados........................ 46

5 CONCLUSÃO ......................................................................................... 49

6 REFERÊNCIAS........................................................................................ 50

7 ANEXOS ................................................................................................. 52

13

1. INTRODUÇÃO

O processo de controle de estoques é eficaz desde que esse controle

seja realizado por um sistema otimizado e abranja todos os itens existentes no

estoque. Este trabalho de conclusão de curso tem como foco principal mostrar que

um estoque precisa ter controle, pois é um dos ativos de maior valor de uma

empresa, na qual estoque obsoleto e falta de mercadorias significam perda de

dinheiro.

Os investimentos em sistemas que fazem o controle podem ser

significativos, porém com um retorno satisfatório, sendo que o objetivo principal

desse controle é a otimização de custos e o ganho evitando o desperdício no

estoque, desde que esse sistema não fique subutilizado.

Atualmente, o nível de competitividade das organizações está

aumentando cada vez mais, e para que as organizações não fiquem em

desvantagens estão se adequando às tecnologias e inovações com implantações de

sistemas qualificados e organizados para cada tipo de empresa.

De acordo com a Lei 154 de 1947 RIR-99, sobre os critérios para

avaliação de estoques, Artigo 292, ao final de cada período de apuração do imposto,

a pessoa jurídica deverá promover o levantamento e avaliação dos seus estoques.

O Artigo 293 diz que as mercadorias, as matérias primas e os bens em almoxarifado

serão avaliados pelo custo de aquisição.

O trabalho apresentado tem como base definições conceituais,

destacando e analisando o pensamento de diversos autores referentes a controle,

gerenciamento e métodos de avaliação de estoques e inventários de estoques.

O primeiro ponto a ser destacado neste trabalho é a definição de

estoques, controle interno de estoques, base legal, dando ênfase à lei que rege os

estoques, objetivo do controle de estoques, custos de estoques e metodologia,

conceituando os tipos de avaliações de estoques PEPS (primeiro que entra, primeiro

que sai), cuja avaliação é feita pela ordem cronológica das entradas; UEPS (último a

entrar, primeiro a sair), que considera que, em primeiro lugar, devem sair às últimas

peças que deram entrada no estoque; Média Ponderada; estoque de segurança;

estoque mínimo e estoque máximo; giro de estoque; organização e armazenagem e

inventários.

14

Segundo Gasnier e Daniel Georges (2002), as principais funções da

gestão de controle de estoque é determinar o que manter em estoque e identificar

precisamente estes SKU, que são unidades distintas mantidas no estoque, ou seja,

o sistema de controle de estoque precisa conhecer e tratar item a item do estoque.

Determinar quando reabastecer e quanto requisitar, acionar o processo

de abastecimento pelo departamento de compras e produção receber estocar e

suprir os materiais conforme requerido pelos usuários, manter acuracidade dos

saldos por meio de inventários rotativos e por fim retirar itens obsoletos do estoque.

(GASNIER, DANIEL GEORGES, 2002)

O inventário geral é um processo de contagem física de todos os itens em

poder da empresa, acontece à portas fechadas, com materiais adequados,

estabelecendo espaços e estoques a serem contados em uma data pré-fixada, pode

ser programado periodicamente, usualmente no fechamento contábil do exercício,

ou excepcionalmente ser requerido em ocasiões extraordinárias.

O trabalho será dividido em seis capítulos. O primeiro capítulo consistirá

na introdução, problematização, objetivos, metodologia e a justificativa.

No segundo capitulo será abordado o conceito e a importância da

logística, diferença de controle e gestão de estoque abrangendo o custo e os

métodos de avaliação de estoques, a partir do pensamento dos grandes

especialistas da área.

No terceiro, a metodologia e apresentação dos procedimentos adotados

para o desenvolvimento deste trabalho. No quarto será feita analise da importância

do controle de estoques nas organizações. No quinto capitulo a conclusão e os

resultados apresentados em gráficos e planilhas e, após a conclusão, o sexto trará

as referências bibliográficas.

1.1 Problemática

Controle e gestão de estoques são de grande importância no processo

organizacional das empresas, pois se trata do seu maior ativo, este controle e

processo envolvem pessoas, técnicas especificas, custos e a organização como um

todo.

A falta de controle dos estoques gera prejuízos. A área de estoque é vista

como o ativo mais relevante de uma organização, seu controle deve estar associado

aos objetivos da empresa, pois o estoque sustenta a empresa. As entradas e saídas

15

de mercadorias estão relacionadas diretamente com metas de vendas da empresa.

E um eficaz controle faz com que a cadeia de suprimentos funcione adequadamente

para assegurar um satisfatório padrão de qualidade no atendimento das

necessidades de seus clientes (externos e internos).

A organização precisa se adequar aos controles buscando inovações,

tecnologia e mão de obra qualificada, sem deixar o mercado competitivo e com a

mesma capacidade das demais empresas.

Segundo Bowersox (2008, p.223), “sem um estoque adequado, a

atividade de marketing poderá detectar perdas de vendas e declínio da satisfação do

cliente”.

De acordo com o exposto, tem-se o seguinte questionamento: Por que

controlar o estoque nas organizações?

1.2 Objetivos gerais

Analisar a gestão de estoque de produtos acabados com ênfase em

controle de estoques e inventário nas organizações.

1.3 Objetivos específicos

Descrever os procedimentos de inventário nas indústrias;

Analisar os parâmetros de controle de estoque que definam quanto,

quando e com que frequência deve ser realizada a análise dos

estoques;

Apresentar as funções dos principais métodos de avaliação de

estoque.

1.4 Justificativa

O tema controle de estoque com foco no inventário é de grande

importância no processo geral da empresa, pois trata de controle e gestão de um

ativo com um valor relevante. A falta de controle desses itens poderá ocasionar

sérios problemas, tais como: produtos vencidos, itens descontinuados, insatisfação

do cliente por falta de organização e zelo com o produto, acúmulo de estoque,

16

problemas com armazenamento, falta de planejamento, baixa rotatividade e custos

elevados.

Portanto, o tema é importante porque envolve todas as áreas da empresa,

desde o planejamento para produção até a chegada final no cliente, o inventário é

importante para manter esse controle, pois nada mais é do que o resultado de um

trabalho constante de gestão dentro do armazém.

Escolheu-se este tema por entender que para selecionar um bom controle

de estoque, devem ser realizados investimentos que possam gerar um retorno

satisfatório para empresa. Pois, com as mudanças ocorridas nos últimos tempos, o

mercado de trabalho exige, cada vez mais, melhores serviços e produtos de

qualidade, ficando assim um consumidor exigente.

Justifica-se a escolha desse tema também por se tratar de um assunto

novo e pouco explorado, daí a necessidade de aprofundar mais o assunto e, assim,

conhecer a importância da integração das áreas de logística, comercial, indústria,

financeira e contabilidade para redução de custos com desperdício e falta de

controle com o estoque.

1.5 Metodologia

A base deste trabalho é a pesquisa realizada através dos textos, baseada

em autores específicos. A partir da pesquisa conseguiu-se identificar os métodos de

controle de estoques e a importância nos resultados das organizações.

Segundo Marconi e Lakatos (1990, p.15), “pesquisa é um procedimento

formal, com método de pensamento reflexivo, que requer um trabalho cientifico e se

constitui no caminho para se conhecer a realidade ou para se descobrir verdades

parciais”.

Para Gil (1993 p.19), a pesquisa é o procedimento racional e sistemático

cujo objetivo é proporcionar respostas aos problemas propostos.

17

2. A IMPORTANCIA DOS ESTOQUES NAS ORGANIZAÇÕES

Nas organizações é necessário manter os estoques armazenados, pois

as empresas não têm o controle dos estoques dos clientes, portanto, não conhecem

a demanda futura dos clientes e a indisponibilidade da matéria prima do fornecedor

a qualquer instante.

Manter os estoques nas empresas se faz necessário para garantir que as

empresas terão o produto sempre que os clientes solicitarem, evitando custos

maiores atribuídos na produção e distribuição dos produtos.

Conforme Chiavenato (2005, p. 67):

“[...] Estoque é a composição de materiais, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados, que não é utilizada em determinado momento na empresa, mais que precisa existir em função de futuras necessidades”.

O que o autor define é que as organizações se preocupam com a

demanda do mercado e seus clientes são seu principal foco, portanto, sempre

existirá um estoque, seja grande, médio ou pequeno, disponível para atendê-los e

garantir os menores custos. A finalidade dos estoques é atender as demandas

futuras, assim não podemos deixar de atender os clientes por falta de produto.

Segundo Gasnier, Daniel Georges (2002 p. 26), o proposito ou finalidade

fundamental dos estoques é amortecer as consequências das incertezas, impedindo

ou minimizando as consequências nos demais processos da cadeia de

abastecimento. Assim podemos identificar três funções primárias dos estoques:

Pulmão: como regulador do fluxo logístico, o estoque tem a função de amortecer as oscilações da oferta na demanda e vice-versa, permitindo que haja desconexão entre os processos antecessores e sucessores. Estratégico: quando existe algum risco de caráter extraordinário, o estoque pode assumir a função de uma resposta contingencial, reduzindo o impacto da falta de oferta. Especulativo: existem ocasiões onde empresas operam como agentes financeiros, deliberadamente adquirindo produtos quando os preços estão em baixa e vendendo-os quando estiverem em alta.

O autor conceitua o princípio da finalidade ressaltando a importância da

administração dos estoques, dividindo este principio em três principais finalidades: a

importância de se manter um estoque como pulmão evitando a falta de mercadoria

para o cliente sempre que ele precisar; o estoque estratégico caso ocorra uma

demanda maior em períodos de sazonalidade ou urgência do cliente; e o

especulativo no qual a empresa pesquisa preços de mercados e aproveita os preços

18

mais baixos para depois vender os produtos mais caros obtendo um maior lucro, em

casos de empresas que atuam como agentes financeiros.

É importante que as empresas atendam, de maneira personalizada e com

agilidade, com os menores custos possíveis, as necessidades da cadeia de

abastecimento para que não percam o timing de fornecimento do produto ao cliente,

uma vez que este é um dos fatores preponderantes para a agregação de valor ao

produto (ORTOLANI, 2001).

As organizações devem se preocupar com o controle dos estoques desde

a análise do processo produtivo até o processo de comercialização. As informações

são importantes para que seja feito um monitoramento eficaz deste controle.

“O estudo do papel dos estoques nas empresas é tão antigo quanto ao

estudo da própria administração” (MARTINS et al.2004, p.133). Os gestores

precisam focar no controle dos estoques, pois os estoques representam um ativo

com valor relevante para as organizações.

É preciso que a empresa esteja focada nos níveis do estoque para a

satisfação do cliente e da empresa. Os estoques representam capital investido,

lançado no ativo da empresa para serem bem administrados e vendidos, sendo

comuns as perdas por expiração da data de validade e até mesmo roubo e fraudes

cometidas na empresa através do estoque. (FIGUEIREDO e FLEURY, 2006 p. 38).

As empresas além de se preocupar com atendimento do cliente é

necessário que os estoques seja controlados e administrado evitando prejuízos com

produtos vencidos e praticas de furtos dentro das organizações.

Segundo Dias (2006, p. 128):

A globalização da economia vem produzindo significativas mudanças na forma de condução dos negócios. No cenário atual, clientes exigem um alto nível de serviço, pedidos mais frequentes, e trabalham no sentido de manter os níveis de estoque exatamente na medida de suas necessidades. Os consumidores, por sua vez, querem maior variedade e conformidade nos produtos.

Segundo Dias, Marco Aurélio, (2009, p. 29) existem diversos aspectos

dos estoques que devem ser especificados, antes de se montar um sistema de

controle de estoques. Um refere-se aos diferentes tipos de estoques existentes em

uma fábrica. Outro diz respeito aos diferentes pontos de vista quanto ao nível

adequado de estoque que deve ser mantido para atender as necessidades da

empresa.

19

Os estoques das organizações precisam ser administrados e controlados

devidos sua necessidade nas empresas conforme citado anteriormente.

Em seguida, será abordado como as grandes organizações devem fazer

para controlar os estoques de maneira eficiente atendendo os clientes e

aumentando lucro para empresa com o menor prejuízo com estoques.

2.1 Controles de estoques

Para que as grandes organizações não tenham prejuízos com estoques

armazenados é necessário elaborar um controle de estoques dentro da empresa,

respeitando as regras de atender sempre o cliente com o melhor nível de serviço e

possivelmente o menor custo para as empresas.

O estoque nas organizações serve para manter o capital ativo atendendo

as necessidades dos clientes, assim podemos dizer que o estoque é um ativo

relevante nas organizações, porém as organizações tem que investir em sistemas

que controlem de forma eficaz esse ativo.

Em uma organização, a função do estoque deve estar bem clara e

definida, evitando que haja descontrole gerando custos elevados para as

organizações. Os estoques de produtos acabados, matéria-prima e material em

processo não podem ser tratados separados, pois um depende do outro.

Para Chiavenato (2005), as principais funções dos estoques são:

garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de demora ou atraso no fornecimento de materiais; sazonalidade no suprimento; riscos de dificuldade no fornecimento. Proporcionar economias de escalas: através da compra ou produção em lotes econômicos; flexibilidade do processo produtivo; rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.

O controle de estoques é necessário para as organizações manterem os

níveis de estoques, tipos de estoques que compreendem a definição de suas metas.

Com foco no controle de estoques, as organizações terão redução de estoques.

Como consequência, haverá uma redução de custos significativa, faz-se necessário,

porém, medir o desempenho dos estoques e avaliar custos estoques.

O termo “controle de estoques” é uma função da necessidade de estipular

os diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter, dentro

de parâmetros econômicos (POZO, 2007 p. 38).

20

O controle é ferramenta fundamental para manter as grandes

organizações com níveis de estoques que possam melhor atender o cliente sem que

as organizações tenham prejuízos, pois manter um estoque gera custos que se não

forem bem administrados podem gerar desgastes e prejuízos para as empresas.

Para se ter um controle de estoques eficiente e eficaz sem grandes

custos é necessário planejar de forma eficaz.

Em seguida, serão abordados os princípios básicos para controles de

estoques.

2.1.1 – Princípios básicos para controle de estoques

Para controlar o estoque é necessário conhecer cada particularidade dos

itens a serem controlados, medindo os riscos e benefícios buscando na tecnologia e

planejamento a melhor gestão.

Para se estruturar um setor de controle de estoques nas organizações é

importante verificar as particularidades dos itens que serão controlados assim como

definir e cumprir as funções principais que determinem um controle operacional e

executável com objetivo de manter os estoques controlados.

Segundo Dias (2009, p. 9) para organizar um setor de controle de

estoques, inicialmente devem-se descrever suas funções principais, que são:

a) Determinar “o quê” deve permanecer em estoque. Numero de itens; b) Determinar “quando” se devem reabastecer os estoques. Periocidade; c) Determinar “quanto” de estoque será necessário para um período predeterminado; d) Acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque; e) Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição de estoques; g) Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; e h) Identificar e retirar do estoque itens obsoletos e danificados.

Conforme os princípios descritos pelo autor são necessários determinar

primeiramente a quantidade de itens que irá compor o estoque, para então

estabelecer em qual período será comprado ou fabricado.

Fazer pesquisa junto aos setores envolvidos e verificar a demanda

necessária estocar o produto, mantendo o setor de compras avisando de quanto

será necessário à compra. Verificar o melhor armazenamento para os itens

21

estocados evitando prejuízos com produtos obsoletos e avariados e, por fim, uma

das ações principais para o controle de estoques é realizar inventários periódicos,

mensais, de todos os itens estocados, fazendo conciliações entre estoque físico e

estoque contábil lançado no sistema.

Para definir um controle de estoques devem ser considerados alguns

aspectos específicos: os diferentes tipos de estoques, níveis de estoques que

devem ser armazenados quanto a necessidade e o capital investido.

Para Correa (2009, pág. 359) há vários tipos de estoque em processos de

operações:

a) Estoque de matérias primas e componentes comprados. b) Estoque de material em processo. c) Estoques de produtos acabados.

d) Estoques de materiais para MRO (manutenção, reparo e operação).

Esses tipos de estoques são encontrados em toda empresa.

Os estoques de matérias primas são os materiais usados para produção

do produto acabado seu consumo é proporcional ao volume de produção. Os de

peças e manutenção são itens que servem para manutenção dos equipamentos que

têm a mesma importância da matéria prima. Os de expediente são os materiais de

uso diário. Os de produtos acabados são os itens que já foram produzidos, mas

ainda se encontram na empresa para serem armazenados.

Segundo Iudícibus et al (2002, p. 101), os estoques representam um dos

ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das

companhias industriais e comerciais. O autor dá ênfase a importância do estoque

em uma organização, pois além do valor financeiro investido, o estoque é o “pulmão”

das organizações, seja para atender o cliente ou para ser produzido.

Os estoques são ativos que se destinam à comercialização ou produção

conforme o ramo da atividade que são inseridos.

Viana (2002, p. 108), afirma que

o alcance do termo estoque é muito elástico. Do ponto de vista mais tradicional, podemos considerá-lo como representativo de matérias-primas, produtos semiacabados, componentes para montagem, sobressalentes, produtos acabados, materiais administrativos e suprimentos variados.

Os estoques são mantidos para atender os clientes, porém se não houver

um controle para servir de base para as organizações, haverá grandes problemas.

Por isso, a importância de planejar e realizar através dos princípios de controles de

22

estoques a administração de todo estoque desde a matéria prima até o produto

acabado que será estocado dentro da empresa.

Além dos princípios de controle de estoques temos os métodos de

avaliações dos estoques que são importantes, será o próximo assunto abordado.

2.1.2. Método de avaliação dos estoques

As formas de registro de estoque têm como objetivo controlar a

quantidade de materiais armazenados, tanto o volume físico quanto o valor

financeiro. Existem quatro métodos de avaliação de estoques que podem ser usados

para controlar de forma eficaz os estoques nas organizações.

Segundo Dias (2009 p.126),

a avaliação dos estoques inclui o valor das mercadorias e dos produtos em fabricação ou produtos acabados. Para se fazer uma avaliação desse material ,tomamos por base o preço de custo ou de mercado , preferindo-se o menor entre os dois. O preço de mercado é aquele pelo qual a matéria-prima é comprada e consta da nota fiscal do fornecedor. No caso de materiais de fabricação da própria empresa, o preço de custo será aquele da fabricação do produto.

O autor explica que a avaliação do estoque “[...] deverá ser realizada em

termos de preço, para proporcionar uma avaliação exata do material e informações

financeiras atualizadas”.

Em seguida, serão abordados os principais métodos usados pelas

organizações para fazer as avaliações dos estoques, são eles: PEPS, MÉDIA

PONDERADA, UEPS e CUSTO DE REPOSIÇÃO. Será definido cada um deles:

• Primeiro que Entra Primeiro que Sai (PEPS); Segundo Dias (2009

p.127) a avaliação por este método é feita pela ordem cronológica das entradas. Sai

o material que primeiro integrou o estoque, sendo substituído pela mesma ordem

cronológica em que foi recebido, devendo seu custo real sendo aplicado. Quando o

giro dos estoques ocorre de maneira rápida ou quando as oscilações normais nos

custos podem ser absorvidas no preço do produto, ou quando se dispõe de material

que esteja mantido por longo prazo, esse tipo de avaliação serve também para

controlar os estoques. Consequentemente, os estoques são mantidos em contas do

ativo, com valores aproximados dos preços atuais de mercado.

23

Francischini e Gurgel (2002, p. 172), descrevem que este é o método que

prioriza a ordem cronológica das entradas. Ou seja, sai o primeiro material que

entrou no estoque, com seu respectivo preço unitário.

• Último que Entra Primeiro que Sai (UEPS) é o método de controle de

estoques no qual os últimos materiais adquiridos serão os primeiros a sair do

estoque. Segundo Dias (1993, p. 128) o que faz com que o saldo seja avaliado ao

preço das últimas entradas.

Este é o método mais adequado em períodos inflacionários, pois

uniformiza o preço dos produtos em estoque para venda. Baseia-se na premissa de

que o estoque de reserva é economicamente o equivalente ao ativo fixo. O emprego

desse método pela administração de materiais por certo período de tempo, tende a

estabilizar o estoque, enquanto é avaliada sua utilização corrente, também em

função dos preços, a fim de que sejam refletidos os valores e custo do mercado.

• Média Ponderada Móvel (MPM) é considerada Dias (2009 pág.126) que

a avaliação feita através do custo médio é a mais frequente. Tem com base o preço

de todas as retiradas, ao preço médio do suprimento total do item em estoque. Age

como um estabilizador, pois equilibra as flutuações de preços; contudo, em longo

prazo reflete os custos reais das compras de material.

Para Iudícibus (1998, p. 104) chama-se Ponderada Móvel, pois o valor

médio de cada unidade em estoque altera-se pela compra de outras unidades por

um preço diferente.

Custo médio é o método mais utilizado pelas empresas, pelo qual se

calcula a média entre o somatório do custo total e o somatório das quantidades,

chegando a um valor médio de cada unidade. Cada valor médio de unidade em

estoque se altera pela compra de outras unidades por um preço diferente

(FRANCISCHINI e GURGEL, 2002, p. 171).

O método de avaliação do estoque ao custo médio é bastante utilizado e

aceito pelo Fisco. Assim, os estoques são avaliados pelo custo médio de aquisição,

apurado a cada nova entrada de mercadorias, ponderado pelas quantidades

adquiridas e por aquelas que já existiam.

• O Custo de Reposição ressalta que este método tem por base a

elevação dos custos, a curto prazo, em relação a inflação. Estas informações são

muito úteis para o planejamento e as tomadas de decisões da empresa (Dias, 2009,

p. 129).

24

Conforme os autores, Iudícibus e Marion (2002, p. 115), o objetivo

principal do custo de reposição é determinar o custo de compra atual de um bem

que pode estar no estoque por vários meses, devendo prevalecer para fins de

determinação inicial do preço de venda.

Para Dias (2009, p.163), a avaliação pelo custo de reposição tem como

objetivo a elevação dos custos a um curto prazo em relação à inflação, ou seja, o

valor da mercadoria que esta no estoque irá aumentar de acordo com a inflação,

influenciando assim no preço de venda.

De acordo com o artigo 183, da Lei N 6.404/76, os estoques de produtos

em fabricação, produtos acabados, matérias primas, embalagens e de outros bens

em almoxarifado devem ser avaliados pelo custo de aquisição ou produção,

deduzido de provisão para ajuste ao valor de mercado, quando este for inferior.

O regulamento do imposto de renda estabelece que ao fim de cada

período base de apuração do referido imposto, o contribuinte deve promover o

levantamento e avaliação dos seus estoques. No estoque de mercadorias, de

matérias primas e dos bens em almoxarifado, a avaliação é feita pelo custo de

aquisição. Os produtos em elaboração e acabados são avaliados pelo custo de

produção.

Se o sistema de contabilidade de custos não for coordenado e integrado

com o restante da escrituração, os estoques de produtos em elaboração e acabados

devem ser avaliados com base nas seguintes regras:

• Os estoques de produtos acabados, em 70% do maior preço de venda

no período base, inclusive o ICMS (imposto sobre circulação de mercadoria e

serviços) embutido no preço.

• Não é permitida, pela legislação do Imposto de Renda, a avaliação dos

estoques pelo método UEPS - último a entrar, primeiro a sair.

O motivo dessa afirmação significa que para o Fisco não é interessante

esse método devido o custo do produto ser o primeiro da aquisição, ou seja, se

ultimo que entra é o primeiro que sai, na apuração final o custo que deverá ser

apurado seria primeiro custo que possivelmente deverá está bem abaixo do custo

atual.

25

2.2.1 Custos dos estoques

Os custos envolvidos na gestão de estoques são os custos fixos e

variáveis, que deverão ser devidamente medidos e controlados evitando perdas para

a organização, pois se não tiver controle nenhum em seus custos de nada adianta

manter os estoques com prejuízos para as organizações.

Viana (2000) afirma que a gestão dos estoques é um conjunto de

atividades que visa atender as necessidades da empresa, com o máximo de

eficiência e ao menor custo, através do maior giro possível para o capital investido

em materiais, tendo como objetivo fundamental a busca do equilíbrio entre estoques

e consumo.

O custo de manutenção de estoque é o custo incorrido para manter o

estoque disponível (BOWERSOX; CLOSS, 2008, p. 232).

De acordo com POZO (2002) para manter um estoque disponível nas

organizações são associados diversos custos. O autor abaixo considera custo de

pedido, custo de manutenção de estoque e o custo por falta de estoque os três

custos mais importantes na formação dos estoques.

1- Custo do pedido: A cada pedido ou requisição emitida, incorrem custos fixos (salário do pessoal envolvido no processo) e variáveis (recursos necessários para concluir o pedido) referentes a esse processo. Esse custo está diretamente determinado com base no volume destes pedidos e requisições. 2- Custo de manutenção de estoque: Incluem custos de armazenamento como altos volumes, demasiados controles, enormes espaços físicos, sistema de armazenamento e movimentação de pessoal alocado, equipamentos e sistemas de informação específicos; custos associados aos impostos e seguros de incêndio e roubo de material alocado; custos sujeitos a perdas, roubos e obsolescência; custo ao capital imobilizado em materiais e bens. 3- Custo por falta de estoque: Esse custo ocorre quando as empresas buscam reduzir ao máximo seus estoques, podendo acarretar no não cumprimento do prazo de entrega, proporcionando uma multa por atraso ou cancelamento do pedido do cliente. Além disso, a imagem da empresa se desgasta e isso acarreta um custo elevado e difícil de medir.

Os estoques são controlados através dos custos envolvidos, com esses

custos definidos pode-se calcular com evidências se os estoques estão bem

controlados e qual o custo que será aplicado para evitar perdas para as

organizações.

26

2.3.1 Classificação Técnica Curva ABC

A técnica curva ABC é uma maneira de classificar os itens de estoques

considerando os mais importantes e os menos importantes, são divididos em três

grupos para os quais são estabelecidos diferentes sistemas de controle de estoques

que resultará em um controle mais eficiente.

Assim são utilizados sistemas mais caros para itens de maior relevância e

sistemas menos rigorosos para itens menos importantes. Os itens são separados de

acordo com seu valor financeiro.

Para Martins, Petrônio e Garcia (2005, p. 272) a classificação ABC é uma

ordenação dos itens consumidos em função de um valor financeiro. Uma vez

ordenado os itens, dividimos as listagens em três categorias – A, B e C. Em virtude

de não existirem critérios universalmente aceitos para a divisão das classes,

costuma-se adotar critérios similares ao exposto a seguir:

Classe A: constituída por poucos itens (até 10% ou 20% dos itens), o valor de consumo acumulado é alto (acima de 50% até 80% em geral).

Classe B: formada por um numero médio de itens (20% a 30% em geral), apresenta um valor de consumo acumulado ao redor de 20% a 30%;

Classe C: constituída por um grande numero de itens (acima de 50%), o valor de consumo acumulado é baixo (5% a 10%).

Para Correa, Carlos (2009 p. 369), a técnica ABC é uma forma de

classificar todos os itens de estoque de determinado sistema de operações em três

grupos, baseados em seu valor total anual de uso. O objetivo é definir grupos para

os quais diferentes sistemas de controle de estoques serão mais apropriados,

resultando em um sistema total mais eficiente em custos. Usam-se, dessa forma,

sistemas mais caros de operar que permitem um controle mais rigoroso para

controlar itens mais importantes, enquanto sistemas mais baratos de operar e

menos rigorosos são utilizados para itens menos “importantes” em valor de uso.

O que o autor conclui é que a curva ABC é um instrumento que visa

melhores controles com menores custos, pois a divisão dá visibilidade para empresa

escolher a melhor maneira de controlar seus itens mais caros sem deixar de também

controlar os itens menos importantes.

Os critérios mais utilizados para a classificação de estoque segundo a

curva ABC são o uso anual e o valor, mas em alguns casos outros critérios podem

contribuir: efeitos da falta de estoque, fornecimento incerto e risco de deterioração

ou obsolescência (SLACK et al., 2002).

27

Em muitos casos, opta-se pela escolha de dois ou mais itens

classificatórios do estoque para a formação dos grupos similares, ou seja, define-se

uma ponderação para cada critério que resulta num índice de classificação

combinado. Tal método também é conhecido por Curva ABC Multi-itens, e apresenta

um nível de complexidade e detalhamento muito maior do que o controle de

estoques mono-item (VOLLMANN apud ALBERTIN, 2008).

Não se pode deixar de comentar que, para determinadas organizações,

estratégias adicionais podem ser necessárias para aplicação da técnica curva ABC

no controle dos estoques, pois a avaliação do valor financeiro tem que ser precisa,

avaliando exatamente os itens de maior valor que serão considerados da classe A.

Assim como também o gestor não pode simplesmente controlar de

qualquer jeito os itens da classe C que possuem um valor menos relevante, porém,

são itens de estoques. Para tal controle, as organizações terão que aplicar de forma

correta a técnica ABC e tendo bons sistemas que atendam melhor o controle.

2.4 Responsabilidades da Administração dos Estoques no setor Logística

A logística é o setor responsável pelos estoques nas organizações tanto

no armazenamento como na distribuição dos itens. A logística precisa estar

interligada com todos os setores das organizações, desde a cadeia de produção até

a venda final ao consumidor.

Por definição, entende-se por logística a parte da administração que

planeja, controla, organiza, movimenta, armazena materiais dentro de uma empresa.

Carvalho (2002, p. 31) define logística como sendo

a parte do Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento que planeja, implementa e controla o fluxo e armazenamento eficiente e econômico de matérias-primas, materiais semi-acabados e produtos acabados, bem como as informações a eles relativas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes.

Com isso, pode-se afirmar que logística é uma cadeia integrada de

suprimentos, que planeja e controla todo processo, com objetivo satisfazer o cliente

final da melhor maneira possível.

Ballou (1993) define Logística como sendo o planejamento, a organização

e o controle das atividades de movimentação, e armazenamento dos produtos

28

visando melhoria no fluxo de materiais e no nível de rentabilidade dos serviços de

distribuição aos clientes e consumidores.

O termo logística, de acordo com o Dicionário Aurélio, vem do francês

Logistique e tem como uma de suas definições "a parte da arte da guerra que trata

do planejamento e da realização de: projeto e desenvolvimento, obtenção,

armazenamento, transporte, distribuição, reparação, manutenção e evacuação de

material para fins operativos ou administrativos“. Logística também pode ser definida

como, satisfazer o cliente ao menor custo total (FERREIRA, 1986, p.1045).

Pode-se dizer então que logística tem a finalidade de atender os clientes

e a própria organização em geral com o melhor nível de serviço utilizando-se dos

menores custos.

Anteriormente, na década de 50, as atividades principais da logística

eram divididas entre as áreas já existentes naquele período. O controle dos

estoques ficava sob responsabilidade do marketing e gerava certo desconforto

devido os objetivos e as responsabilidades.

Para Bowersox, Donald (2008 p 26 e 27) antes da década de 50, as

empresas executavam, normalmente, a atividade logística de maneira puramente

funcional. Não existia nenhum conceito ou uma teoria formal de logística integrada.

O crescimento no Brasil se dá por diversos interesses. Segundo Dias

(2009 p. 13) existe crescente interesse pela administração logística no Brasil, e esse

interesse pode ser explicado por seis razões principais:

Rápido crescimento dos custos, particularmente dos relativos aos serviços de transporte e armazenagem;

Desenvolvimento das técnicas matemáticas e do equipamento de computação capazes de tratar eficientemente a massa de dados normalmente necessária para analise de um problema logístico;

Complexidade crescente da administração de materiais e da distribuição física, tornando necessários sistemas mais complexos;

Disponibilidade de maior gama de serviços logísticos;

Mudanças de mercado e de canais de distribuição, especialmente para bens de consumo;

Tendência de os varejistas e atacadistas transferirem as responsabilidades de administração dos estoques para os fabricantes.

No presente se fala muito em logística, a procura pelos conceitos

logísticos está cada vez maior, pois, o mercado está cada vez mais globalizado e os

clientes mais exigentes. E o grande desafio da logística é melhor serviço com o

menor custo.

29

Para as organizações o setor logístico é responsável por toda cadeia de

controle de estoques, deve-se a esse fato o grande crescimento desse setor que aos

poucos foi se tornando o setor principal no planejamento de gestão de estoques.

É responsabilidade da logística realizar os inventários periódicos enviando

resultados para contabilidade. A apuração é responsabilidade da contabilidade,

porém a realização e controle dos resultados são da logística.

A seguir, será abordado o inventário dos estoques.

2.5 A importância dos Inventários dos Estoques nas Organizações

Com as organizações visando menores custos operacionais e investindo

seu capital de maneira reduzida à administração dos estoques, tende a ficar com os

custos mais reduzidos.

O ideal é manter os estoques cada vez menores e, dessa forma, eles

necessitam de um maior controle para que o saldo do sistema esteja conforme o que

tem no físico armazenado no depósito.

A importância desse controle é que se evita grandes prejuízos para as

organizações, pois as faltas ou sobras dos itens em estoque significam que o

controle de estoques é inexistente. O inventário não é o resultado de um dia de

contagem e sim o resultado de um mês de controle realizado dentro dos estoques

item a item.

Esse controle se dá pela conciliação diária que é exigida nas

organizações pelos gestores dos estoques, é feito através das entradas e saídas de

mercadorias conciliando diariamente o estoque físico e sistema.

Para Martins, Petrônio e Garcia (2005 p. 268) o inventário dos materiais é

uma atividade do almoxarifado e tem como objetivo principal assegurar que as

quantidades físicas ou existentes no almoxarifado estejam de acordo com as

listagens e os relatórios contábeis dos estoques. A certificação dessa realidade é

importante não somente para a área contábil fiscal da empresa, mas também para

os sistemas computadorizados de manufatura, como os sistemas de MRP, MRP II,

ERP e similares, que somente apresentarão cálculos corretos da quantidade

necessária de materiais se os níveis dos estoques estiverem corretos.

30

Segundo Dias (2009 p 192)

Uma empresa tem uma estrutura de administração de materiais com políticas e procedimentos bem definidos, dessa maneira, uma das funções é a precisão nos registros de estoques, pois toda a movimentação do estoque deve ser registrada pelos documentos adequados. Considerando que o almoxarifado ou deposito tem como uma das funções principais o controle efetivo de todo estoque, sua operação deve vir de encontro aos objetivos de custo e de serviços pretendidos pela alta administração da empresa.

O autor enfatiza a importância do procedimento claro e eficaz reforçando

o registro correto das informações nos documentos próprios para realização dos

inventários considerando os custos reais.

Conforme Martins, Petrônio e Garcia (2005 p. 268), muitas empresas

elaboram o inventário dos materiais uma vez por ano, na época de encerramento do

balanço contábil fiscal. Além disso, devem-se promover inventários com frequência

ao longo do ano, para que eventuais faltas ou excessos de material sejam

imediatamente apontados e corrigidos.

Os autores ressaltam que uma das formas de inventariar materiais

consiste em usar o inventário rotativo, que classifica os itens dentro do critério ABC

e determina os critérios de inventário, como a porcentagem de itens de cada classe

que serão inventariados e os períodos de tempo de inventário. No inventário, com

auxilio da auditoria contábil fiscal, promovem-se os ajustes necessários e calcula-se

posteriormente a acurácia do estoque.

Os inventários podem ser gerais e rotativos. Os inventários gerais são

realizados geralmente uma vez por ano especificamente no final de cada exercício

para o encerramento contábil e fiscal, porém são necessários que sejam realizados

inventários rotativos que usam a técnica da curva ABC. São realizados mensalmente

com o objetivo da apuração de sobras e faltas para que sejam resolvidas de

imediato. Os ajustes são realizados após cada inventário e, em seguida, é feita

apuração da acuracidade.

Conforme Côrrea (2001) para monitorar a qualidade de seus dados em

estoques, as empresas fazem inventários rotativos mensais ou trimestrais, na qual

todos os itens em estoque são contados fisicamente, o número total de artigos a

serem contados é dividido pelo número total de dias úteis, resultando no número de

artigos a serem contados em cada período de tempo. Assim, no final do período, é

possível que todos os itens tenham sido contados pelo menos uma vez.

31

Sabe-se que a importância da medição da acuracidade dos itens, pois

somente esse processo é possível de se realizar se os inventários sejam gerais ou

rotativos.

2.6 Tipos de inventários:

O inventário é um método de controle de estoques que obrigatoriamente é

necessário ser realizado. É através do inventário que é medido acuracidade dos

itens, como também o resultado do inventário é contabilizado no balanço das

organizações. Serão demostrados os tipos de inventário realizados nas

organizações.

O Inventário Cíclico é realizado periodicamente (diário), quando são

escolhidos alguns itens (ABC) e comparados com o saldo contábil. Esse inventário

pode apresentar característica de surpresa ou pode ter um cronograma prévio.

Normalmente não são feitos ajustes de saldos e é realizado pelos próprios

responsáveis pelo estoque.

O Inventário Geral é realizado eventualmente (mensal, anual), quando

são contados todos os itens e comparados com o saldo contábil. Esse inventário não

apresenta característica de surpresa, pois tem um cronograma prévio. Nele que são

feitos ajustes de saldos e pode ser realizado por empresas especializadas ou

pessoas de outros setores da empresa.

A Divergência é uma diferença (+ ou -) no saldo que não fora identificada,

e por isso deve ser ajustada.

Chama-se Pendência qualquer diferença no saldo que tem causa

identificada antes ou durante o inventário. Essa diferença não deve ser ajustada,

mas sim a pendência resolvida.

A Tolerância se dá quando há apenas um % de diferença que, embora

não seja identificado, não deve ser ajustado por estar dentro de um nível aceitável.

Já o Inventário Periódico é feito em determinados períodos, normalmente

em períodos fiscais mensalmente, ou duas vezes por ano, é feito por um maior

numero de pessoas especializadas em contar estoques, devido a demora em se

contar todo estoque.

32

E o Inventário Rotativo ocorre quando os itens estocados são contados no

período fiscal, geralmente esse tipo de inventário é realizado mensalmente com

datas definidas.

A busca pela precisão das informações não é apenas um capricho, mas

uma necessidade vital para todos os envolvimentos. Os gestores responsáveis pelas

organizações têm um grande interesse pelo resultado dos inventários, pois é através

do resultado que se faz uma avaliação de como está sendo feito o controle dos

estoques, evitando desperdício e um nível de serviço inadequado ao cliente.

As partes interessadas dentro das organizações são as seguintes:

• Gestores da empresa: Os resultados deverão ser passados com

confiabilidade, pois a segurança da informação é fundamental para tomada de

decisão entre os acionistas, bancos, diretores e presidente das organizações.

• Contabilidade: o registro dos valores de entradas e saídas deverá estar

devidamente lançado e processado corretamente. Os inventários geralmente são

auditados por auditoria interna ou externa certificando dos dados corretos e dando

segurança para as organizações.

• Vendas: o atendimento ao cliente, pois com a segurança da

disponibilidade de estoques facilita a negociação entre comercial e cliente,

fidelizando a parceria.

• Logística: o abastecimento contínuo requer informação precisa e

atualizada, sem a qual se corre o risco de comprometer o atendimento aos clientes,

ou então se opta por comprometer a produtividade para assegurar o

reabastecimento elevando os custos logísticos.

• Operacional: a produtividade depende das máquinas operando

continuamente, portanto se falta algum produto por falta de informação e controle, o

custo da falta de acuracidade das informações atrapalha e gera prejuízo para

operação.

Como o inventário tem como objetivo final mostrar o resultado de

acuracidade financeira e acuracidade dos itens, no qual será medido o nível de

controle de estoques podendo ser utilizado no processo de tomada de decisão para

os responsáveis das organizações.

33

2.7 Resultados dos inventários medidos pela Acuracidade

Acuracidade segundo o novo dicionário Aurélio é um adjetivo, sinônimo

de qualidade e confiabilidade de informação. “Acurado” significa feito ou tratado com

muito cuidado, desvelo ou apuro e acurácia, que indica exatidão.

Segundo Gasnier, Daniel Georges (2012 pág.105) existem diversos

possíveis indicadores de acuracidade, tais como:

Acuracidade da estrutura de produtos (fatores de conversão e rendimentos);

Acuracidade dos roteiros de produção (processos, tempos e recursos);

Acuracidade do lead-times;

Acuracidade da previsão;

Acuracidade dos registros das transações;

Acuracidade dos saldos de estoques;

Acuracidade dos custos das SKU;

Acuracidade da locação.

A acurácia de estoques refere-se à diferença entre os valores físicos e os

dos registros do sistema. O cálculo do valor da acurácia é feito com a seguinte

fórmula: acurácia dos registros = (registros corretos/registros contatos) x 100. Sendo

que um índice de acurácia de 100% representa um ideal, complicado de ser atingido

devido à grandeza dos estoques. É necessário então definir uma tolerância aceitável

para as diferenças entre os dados físicos e os registros do sistema (CÔRREA, 2001,

p. 417).

A acuracidade demonstra o grau de exatidão entre as informações físicas

e contábeis do estoque (saldo). Sua expressão é percentual dada pela relação entre

a quantidade de itens corretos e a quantidade total de itens do estoque se tratando

de acuracidade de itens.

Acuracidade em valor é a soma das diferenças de estoque dividida pelo

valor total do estoque em percentagem. Pode ser medida pela quantidade de itens

como pelo volume financeiro.

Acuracidade itens = (quantidade de itens corretos / quantidade de itens

contados ) X 100

Exemplo:

Total de itens contados: 2000

Itens com diferença: 50

Itens sem diferença: 1.950

34

Acuracidade do Estoque: (1950 / 2000) x 100

Acuracidade do Estoque: 97,50%

Acuracidade valor financeiro

Valor Total: R$ 3.518.870,04

Valor Negativo: R$ (20.968,22)

Valor Positivo: R$ 721,23

Valor Modulo: R$ 21.689,45

Acuracidade: 99,38%

FONTE: Empresa de produtos alimentícios.

O resultado acima é um exemplo de acuracidade financeira. Foi calculado

da seguinte forma: o valor módulo é a soma do (valor negativo + valor positivo) e

esse valor será dividido pelo valor financeiro do estoque do dia. Esse valor é dado

em percentual, o exemplo acima significa que o acerto do meu estoque é 99,38%.

Como consequências da falta de Acuracidade dos Estoques, pode-se

citar: vendas perdidas; nível de serviço comprometido; desbalanceamento dos

estoques; decisões erradas; compras erradas; erros de custeio; saldos errados; e

falta de acuracidade dos estoques.

Observa-se a importância do resultado dos estoques e o quanto esse

resultado influencia na tomada de decisão das organizações. Para se ter um bom

resultado de inventário é importante que haja um planejamento e um controle

durante todas as etapas do procedimento de inventários que será apresentado a

seguir no próximo tópico.

2.8 Procedimentos de inventários

Conforme Ballou (2001, apud, FERNANDES, 2005, p. 2) as auditorias são

fundamentais no sistema de estocagem, no qual muitos ajustes nos registros de

estoques são feitos devido aos seguintes aspectos: devoluções de clientes, erros em

relatórios e em lançamento de produtos, produtos danificados e roubo.

Ainda para o autor, uma maneira de amenizar o problema, é de se fazer

uma contagem periódica nos estoques para conseguir um melhor posicionamento, e

que essa contagem quando é feita durante todo o ano em um sistema de contagem

35

cíclica traz vantagens para identificação dos motivos dos erros, além de evitar que a

operação seja interrompida para que sejam contados todos os itens.

Segundo Gasnier, Daniel e Georges (2002 p.109) em termos de

preparativos, para qualquer processo de inventário é importante destacar que o nível

de organização é um fator decisivo para a produtividade. O que o autor afirma é que

se a empresa for organizada e investir nos controles de estoque dando condição

para realização do inventário, o tempo será reduzido e a eficiência nos resultados

será atingida.

O inventário é um procedimento de controle de estoques que deve ser

executado mensalmente. Este procedimento consiste na contagem dos itens em

estoque, avaliando e identificando possíveis erros nas movimentações de entradas e

saídas, assim como na contagem.

Seus objetivos básicos são:

• Realizar auditoria sobre serviços desenvolvidos pela Área de Estoques; • Levantamento real da situação dos estoques, para compor o balancete da empresa; • Identificar e eliminar itens sem movimentação; • Identificar e eliminar materiais com defeito e/ou danificados; • Sugerir opções de melhoria dos métodos de controle dos estoques; • Identificar e corrigir erros nas movimentações dos materiais;

Para a realização do inventário é necessário uma preparação. Os

procedimentos devem que ser cumpridos para que o resultado do inventário seja

satisfatório para organizações. Organização é o ponto principal para um inventário

seja rápido e eficaz com resultado fidedigno.

Segundo Gasnier, Daniel e Georges (2002 PÁG.112) as organizações

antes de realizar o inventário é necessário o uso de um check list forma de

preparação para o inventário, demonstrado na Figura 1:

A figura abaixo representa o modelo de cheklist usado nas organizações

com a finalidade de garantir que o resultado final do inventário seja satisfatório e

fidedigno, pois o cheklist apresenta a forma de como fazer um inventário passo a

passo, ou seja, se todos os itens forem aplicados e checados significa que o

inventário dos estoques será realizado sem nenhuma pendencia e de forma correta

e sem duvidas.

Figura 1: Modelo de check list

36

FONTE: Empresa de produtos alimentícios. Figura I

2.9 Responsabilidades contábeis

A contabilidade não realiza o inventário, porém é obrigação dos gestores

de estoques enviarem os resultados apurados dos inventários de estoques para que

a contabilidade registre suas obrigações e fechando o balanço das organizações.

37

2.9.1 Livro registro de inventário

O livro Registro de Inventário é obrigatório para todas as empresas, e tem

o objetivo de registrar todas as mercadorias em estoques quando do levantamento

do balanço da empresa.

As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real deverão escriturar

o Livro Registro de Inventário ao final de cada período: trimestralmente ou

anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do

ano-calendário, com base na estimativa (RIR/1999, art. 261).

As demais empresas (optantes pelo Lucro Presumido ou Simples

Nacional) escrituram o livro no final de cada ano calendário.

2.9.2 Ausência de escrituração do livro

A lei fiscal determina que, além dos livros de contabilidade previstos em

leis e regulamentos, as pessoas jurídicas devem possuir um livro de registro de

inventário das matérias-primas, das mercadorias, dos produtos em fabricação, dos

bens em almoxarifado e dos produtos acabados existentes na época do balanço.

Nessas condições estará a autoridade tributária autorizada a arbitrar o lucro da

pessoa jurídica sujeita à tributação com base no lucro real, quando esta não

mantiver escrituração na forma das leis comerciais e fiscais (RIR/1999, art. 530).

A ausência de escrituração do Livro de Inventário implica também em

infração, perante a legislação do IPI e do ICMS de cada estado, sujeita às

penalidades dos respectivos regulamentos.

2.9.3 Prazo

A escrituração deverá ser efetivada dentro de 60 (sessenta) dias,

contados da data do balanço ou, no caso de empresa que não mantém escrita

contábil, do último dia do ano civil.

Neste seguimento, foram abordados os fatores mais importantes para o

controle de estoques medindo custos, utilizando a curva ABC, avaliando o melhor

método para avaliação dos estoques, assim como os tipos de inventários e os

procedimentos de inventários base para as organizações fazer a gestão dos

estoques evitando prejuízo no ativo investido nas organizações.

38

No capitulo seguinte será descrita a metodologia do trabalho de como foi

feita a pesquisa e como encontrar a solução e justificativa para o problema abordado

na monografia.

39

3. METODOLOGIA

Neste capitulo será apresentada a metodologia utilizada para a realização

da pesquisa conforme explica (GIL,1999, P .42): “pesquisa social como o processo

que, utilizando a metodologia cientifica ,permite a obtenção de novos conhecimentos

no campo da realidade social”.

Segundo Marconi e Lakatos (2010 , p 139) pesquisar é um procedimento

formal ,com método e pensamento reflexivo ,que requer um tratamento científico e se

constitui no caminho para conhecer a realidade ou para descobrir verdades parciais.

A metodologia é entendida como uma disciplina que se relaciona com a

epistemologia. Consiste em estudar e avaliar os vários métodos disponíveis,

identificando suas limitações ou não no que diz respeito ás implicações de suas

utilizações. A metodologia quando aplicada, examina e avalia os métodos e as

técnicas de pesquisa, bem como a geração ou verificação de novos métodos que

conduzam à captação e ao processamento de informações com vistas à resolução de

problemas de investigação.(BARROS ,AIDIL E NEIDE APARECIDA,2007 , P 1-2).

A ciencia é uma das respostas construídas pelo homem sobre o mundo

que o cerca, repleto de renovados desafios e misterios. Ela está sempre sendo

concebida, incorporando descobertas e incertezas, fruto de perseverança e

esperanças constantes (BARGUIL , 2000, Pg 120).

3.1 Escolha do tema

Segundo (Carla Cruz & Uirá Ribeiro ,2004 Pag 20 ), ao se escolher um

tema para o trabalho de pesquisa ,é preciso ter um alto grau de interesse pessoal

pelo assunto a ser trabalhado. Além de entusiasmo e dedicação, é preciso que o

pesquisador tenha consciência de sua limitação de conhecimentos para não

pesquisar um assunto em uma área em que não possui experiência ou vivência.

Para desenvover um trabalho de pesquisa é preciso utilizar-se de alguns

procedimentos que a primeira etapa é a escolha do tema. Pode-se escolher algo que

vivenciamos no dia a dia e aprofundarmos o assunto em busca de soluções para

resolvermos o problema verificado na pesquisa. Sendo assim, tem-se a escolha do

tema como procedimento inicial para desenvolver um trabalho cientifico.(ALMEIDA,

2011, p.7).

40

Para Barros, Aidil e Neide Aparecida (2007, p. 96), essa etapa da

pesquisa tem especial atrativo, dado que o pesquisador pode ter maior liberdade

nessa escolha. Esta deverá repousar nas suas preocupações e interesses dentro do

seu campo de ação e de seus juízos de valor. Para escolha desse tema, foi

analisada a importância dos estoques nas organizações através dos procedimentos

de controles elaborados nas empresas como, por exemplo, as planilhas, os métodos

de avaliações dos estoques, os níveis de serviço para atender o cliente e o setor

responsável por esse controle.

Foi observada também a dificuldade de manter os estoques com a

finalidade principal de se ter o melhor serviço para atender o cliente assim como ao

mesmo tempo manter os estoques controlados evitando perdas significantes nas

organizações.

O planejamento, elaboração de controles e os pontos levantados na

pesquisa são os objetivos para o desenvolvimento deste tema escolhido.

Após escolhido e definido o tema, foram definidos os métodos de

pesquisa que irão compor o desenvolvimento do trabalho.

Com o objetivo de atingir de maneira eficiente o resultado da pesquisa, a

seguir serão apresentados os métodos e procedimentos utilizados para elaboração

da monografia.

3.2. Tipo de pesquisa

PESQUISA EXPLORATÓRIA

Neste tema foi explorado o conhecimento a respeito da gestão de

estoques e os aspectos relevantes, que são necessários para se obter um controle

de estoques nas organizações.

Para Carla Cruz & Uirá Ribeiro (2004, p.17) a pesquisa exploratória

estabelece critérios, métodos e técnicas para a elaboração de uma pesquisa.

Objetiva oferecer informações sobre o objeto da pesquisa e orientar a formulação de

hipóteses. Um exemplo disso são as monografias de conclusão dos cursos de

graduação.

Baseado no que foi citado acima para o desenvolvimento deste trabalho foi

explorado o conteúdo do tema e foram feitos os seguintes questionamentos:

41

O que é estoque?

Porque existe estoque?

Porque controlar os estoques?

Com os questionamentos pode-se observar e analisar o problema, criar os

objetivos que permitirão no aprimoramento e conhecimento sobre o assunto

abordado na pesquisa. Em seguida, segue a relação dos objetivos específicos

citados no primeiro capitulo deste trabalho:

Descrever os procedimentos de inventário nas organizações;

Analisar os parâmetros de controle de estoque que definam quanto,

quando e com que frequência deve ser realizada a análise dos

estoques.

Apresentar as funções dos principais métodos de avaliação de

estoque;

A partir das perguntas feitas baseadas nos objetivos serão encontradas

as soluções para o problema apresentado: Por que controlar o estoque nas

organizações?

PESQUISA APLICADA

A pesquisa aplicada tem como objetivo criar conhecimentos práticos a fim

de solucionar problemas específicos da realidade, pois os resultados devem ser

apresentados de imediato.

Para Carla Cruz & Uirá Ribeiro (2004, p.18), a pesquisa aplicada busca

solucionar um problema concreto, prático, da realidade (VERGARA,2000 P 42).

Anders –Egg (apud MARCONI, LAKATOS,1999) ressalta que o interesse da pesquisa

aplicada é prático, pois seus resultados devem ser utilizados imediatamente na

solução de problemas da realidade.

Diante do que autora define, para o desenvolvimento do trabalho foram

pesquisados os procedimentos para gerir e controlar os estoques, avaliação dos

estoques, métodos de custeio apresentando o melhor e mais eficaz método para se

controlar os estoques nas organizações.

42

PESQUISA DESCRITIVA

Já a pesquisa descritiva tem como objetivo principal mostrar as

interpretações dos fatos baseados no estudo e análise do tema pesquisado.

Para Carla Cruz & Uirá Ribeiro (2004 P 18) a pesquisa descritiva é o

estudo, análise, registro e interpretação dos fatos do mundo físico sem interferência

do pesquisador.

Neste trabalho foram abordadas as características de controle de estoques

das organizações em geral, pesquisa feita através de vivência e conhecimento diário,

e livros que abordam o assunto.

PESQUISA BIBLIOGRÁFICA:

Para Marconi e Lakatos (2010 , p.210) a bibliografia final, apresentada no

projeto, abrange os livros, artigos, publicações e documentos utilizados, nas difrentes

fases.

No trabalho escrito, além de livros, foram utilizados sites relacionados ao

assunto, verificação dos controles e planilhas utilizadas pela organização, sistema

operacional, relatórios gerenciais entre outros.

COLETA E ANÁLISE DOS DADOS

Para Barros, Aidil e Neide Aparecida (2007, P. 105) a coleta de dados é a

fase da pesquisa em que se indaga a realidade e se obtêm dados pela aplicação de

técnicas. Em pesquisa de campo, é comum o uso de questionários e entrevistas. A

escolha do instrumento de pesquisa, porém, dependerá do tipo de informação que

se deseja obter ou do tipo de objeto do estudo.

A coleta de dados foi feita da seguinte forma: analise das planilhas,

verificação no procedimento adotado pela empresa, realização de inventários

apurando os resultados dentro da organização onde foi feita a pesquisa.

43

PESQUISA QUALITATIVA

Para (CASSEL; SYMON, 1994, p. 127 - 129): a pesquisa

qualitativa possui características básicas que a define:

• um foco na interpretação ao invés de na quantificação: geralmente, o

pesquisador qualitativo está interessado na interpretação que os próprios

participantes têm da situação sob estudo;

• ênfase na subjetividade ao invés de na objetividade: aceita-se que a

busca de objetividade é um tanto quanto inadequada, já que o foco de interesse é

justamente a perspectiva dos participantes;

• flexibilidade no processo de conduzir a pesquisa: o pesquisador

trabalha com situações complexas que não permite a definição exata e a priori dos

caminhos que a pesquisa irá seguir;

• orientação para o processo e não para o resultado: a ênfase está no

entendimento e não num objetivo pré-determinado, como na pesquisa quantitativa;

• preocupação com o contexto, no sentido de que o comportamento das

pessoas e a situação ligam-se intimamente na formação da experiência;

• reconhecimento do impacto do processo de pesquisa sobre a situação

de pesquisa: admite-se que o pesquisador exerce influência sobre a situação de

pesquisa e é por ela também influenciado.

Conforme o objetivo geral deste trabalho e a definição do autor descrito

no texto acima a pesquisa escolhida para esse trabalho é o método qualitativo. Para

analise dessa pesquisa foram observados os controles, os procedimentos e os

métodos de inventários escolhidos pelas organizações obterem os melhores

resultados.

O objetivo da amostragem da pesquisa qualitativa é interpretação das

diversas formas de controle de estoques para as grandes organizações.

Neste capitulo foram apresentados os caminhos metodológicos e as

características da pesquisa que apresenta os resultados e reponde a pergunta do

problema, o qual foi questionado com a escolha do tema.

44

4. GESTÃO DE ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS COM ÊNFASE EM

CONTROLE DE ESTOQUES E INVENTÁRIO NAS ORGANIZAÇÕES

A gestão de estoque de produtos acabados é uma ferramenta usada pela

logística, setor que administra o estoque das organizações visando um bom

gerenciamento dos estoques, essa ferramenta planeja, organiza, controla e

acompanha todo o fluxo do material estocado.

Para se obter um resultado satisfatório para as organizações, a logística é

responsável por diversas atividades que formam o conjunto desse controle.

Um dos aspectos fundamentais para o controle dos estoques é a

organização é fundamental que quando a empresa decide manter estoques é

necessário definir em que espaço ficará armazenado, dando importância ao tipo de

produto e a quantidade que será estocada. Uma boa gestão de armazenagem é

conseguir atender os clientes com eficácia e agilidade, obtendo um maior nível de

serviço e ao menor custo em tempo hábil (POZO, 2004, p.81).

Almoxarifado é o lugar onde ficam armazenados os produtos acabados,

esses produtos deverão estar bem armazenados, pois um almoxarifado organizado

gera grandes vantagens para gestão dos estoques, facilitando o controle e obtendo

bons resultados.

Para gestão e controle de estoques, o responsável por esse controle

deverá usar o critério mais empregado nas organizações, à classificação curva ABC,

que é uma forma de classificar todos os itens estocados de determinados sistema de

operações em três grupos baseado em seu valor de custo de produção tendo como

objetivo definição de grupos para diferentes controles de estoques que serão mais

eficazes.

Os estoques serão divididos da seguinte forma:

• Classe A: são os itens em estoque que possui o maior valor

considerando seu valor de produção.

• Classe B: são os itens intermediários, considerados medianos, porém

um valor considerável.

• Classe C: são os itens secundários, não menos importantes, que não

deverão ser menos controlados.

45

4.1 Politicas de controle de estoque de produtos acabados

O processo de acompanhamento de controle de produtos acabados

deverá ser feito diariamente, acompanhando entradas e saídas de mercadorias das

vendas e produção. É o analista de logística que verifica as movimentações no

sistema que a organização utiliza.

O responsável pelo estoque deverá fazer a conciliação diariamente entre

o estoque físico e o estoque sistema, verificando toda movimentação e considerando

as falhas que podem ocorrer no processo. Com esse acompanhamento diário, o

controle de estoque será mais eficaz, evitando surpresa no resultado final.

A análise de estoque deverá ser realizada diariamente pelo os

responsáveis contratados para realizar essa função. O analista de logística é o

responsável que analisa, controla , organiza e determina todas as ações que devem

ser tomadas para controlar os estoques.

Os conferentes contam fisicamente os itens armazenados. Após essa

contagem, o analista verifica toda movimentação através de relatórios emitidos pelo

sistema e faz a conciliação diária. Esse procedimento é essencial para um bom

controle de estoque, pois as diferenças que aparecerem no resultado poderão ser

resolvidas em tempo hábil.

A organização e identificação do produto armazenado no almoxarifado

facilitam e dão segurança na contagem diária. A separação dos estoques avariados

e obsoletos faz parte desse controle dos produtos acabados.

Todo produto avariado que sofre qualquer avaria no depósito ou no

mercado externo deverá ser segregado para posteriormente ser reembalado e voltar

para o estoque de produtos acabados, no caso de produto obsoleto ou vencido esse

deverá ser diretamente baixado do estoque sistema e retirado do estoque físico.

Como ferramentas de trabalho para o analista de logística são utilizados a

planilha de conciliação diária, a planilha de contagem, as placas de identificação e

os relatórios do sistema.

A contagem acontece diariamente com a finalidade de controle geral dos

estoques, que minimiza o risco de um resultado insatisfatório no inventário oficial

que é realizado no período mensal, ou seja, a conciliação diária é um planejamento

para o resultado final. A seguir o assunto abordado será o inventário periódico

realizado nas organizações.

46

O analista cria uma rotina para os conferentes fazer a contagem física dos

estoques diariamente, inserindo um check list para os conferentes para conciliar o

estoque físico x sistema contábil. Após conciliação, as diferenças apontadas

deverão ser rastreadas e o motivo encontrado deverá ser justificado para o gestor do

estoque.

4.2 Inventários de estoques de produtos acabados

O inventário de produtos acabados na organização é realizado

mensalmente que é considerado o resultado final que irá ser registrado no livro de

inventário e o resultado irá compor no balanço patrimonial.

Esse inventário é rotativo em datas já programadas pelo gestor do

estoque podendo ser alterada em caso determinados pela auditoria interna ou

externa. Geralmente, esses inventários são realizados aos domingos devido à

necessidade de não ter movimentações no momento que os itens estão sendo

inventariados. Todos os itens são contados e não pode haver nenhuma

movimentação desses itens nem físico e nem no sistema.

Para a realização do inventário, o analista de logística deve fazer todo

cheklist para a preparação do inventário garantindo a ausência de problemas que

poderá tornar ineficiente o resultado do inventário. Os itens deverão estar

organizados e identificados corretamente evitando erro ou dúvida no momento da

contagem física dos itens. O nível de organização é o fator principal e decisivo para

realização de um inventário com produtividade nas organizações (GASNIER,

DANIEL GEORGES. 2002 pág.109).

Os inventários dos estoques é importante porque é uma forma de manter

os estoques controlados e organizados evitando prejuízos para as organizações

4.2.1 Procedimentos de inventários de produtos acabados

Organização: o processo de inventário envolve custos e exige do

analista de logística o planejamento e controle de todo o processo, com o objetivo de

gerenciar e obter resultados fidedignos.

Preparação: a preparação deve proceder com a elaboração das

planilhas e o tempo que será gasto para realizar essa atividade, envolvendo as

47

pessoas que realizarão as contagens físicas assim como as pessoas que digitarão

essas contagens no sistema.

Comunicação: elaboração de cronogramas e avisos para que toda a

empresa e principalmente as áreas envolvidas seja informadas que haverá

inventários, evitando que alguma área deixe seu processo incompleto, prejudicando

o resultado do inventário.

Pessoas: o fator crítico do processo de inventário é a conscientização

da importância do inventário para organização. O treinamento para habilitar as

pessoas e instrumentos necessários para a realização da atividade é fundamental.

Além do check list é necessário que o inventário seja realizado conforme

descrito a seguir.

Para o Inventário, o Armazém deverá estar arrumado, limpo e com todos os

itens identificados;

Não podemos ter movimentações físicas e contábeis durante as contagens;

Os produtos deverão estar identificados e segregados por tipo e

responsabilidade (Avaria/Sinistros/Devoluções);

As Equipes de contagem devem ser compostas de: 01 contador, 01 auditor e

01 conferente de apoio;

Cada dupla deverá receber com: 01 formulário de contagem, 01 prancheta, 02

canetas e 01 calculadora;

O Armazém deverá realizar a sua contagem antes do inicio do inventario.

A 1ª e 2ª contagem são obrigatórias existindo a 3ª em caso de divergência

das duas primeiras.

A 3ª contagem obrigatoriamente deverá ser realizada por pessoas que não

fizeram nem a 1ª nem a 2ª contagem para evitar dúvidas no que foi contado.

Após a contagem e digitação na planilha de conciliação de inventário e

apurado as diferenças será feito o cálculo da acuracidade dos itens e financeira que

será repassado para o gestor geral da área para aprovação e logo que aprovado os

resultados com os gestores os inventários juntamente com toda documentação será

enviado para a contabilidade para que seja contabilizado no balanço patrimonial.

Com a pesquisa realizada foram identificadas falhas relevantes no

processo de inventário que a organização deverá dimensionar e buscar soluções

práticas e operacionais para solucionar.

48

Os problemas que afetam diretamente ao processo devem-se ao fato de

tratar-se de um procedimento manual no qual uma única pessoa, que é o analista de

logística, conhece todo processo, ou seja, o controle de estoque fica na mão de uma

única pessoa. As planilhas de contagem são preenchidas manualmente podendo ser

rasuradas ou alteradas prejudicando o resultado do inventário.

O treinamento das pessoas que estão envolvidas no processo de controle

de estoque, criando rotina de conhecimento e boas práticas de estoques, evitando

que o controle geral fique apenas com um responsável.

49

5. CONCLUSÃO

Com base no referencial teórico no qual este trabalho foi desenvolvido

nota-se a importância de se manter um estoque controlado e com gestão, com a

responsabilidade de acompanhar os estoques verificando suas movimentações de

entrada e saída de mercadorias, armazenagem, perdas de produtos avariados ou

vencidos, ajustes mensais, níveis de estoques, demanda do cliente. É na gestão que

é possível fazer este controle evitando prejuízos nas organizações.

A análise detalhada dos níveis de estoques para melhor atender o cliente

é um processo que requer conhecimento dos profissionais das áreas envolvidas no

processo de se manter estoques nas organizações. É fundamental a assertividade

dessa decisão, considerando todos os fatores internos e externos que envolvem

esse processo.

O trabalho realizado teve como proposta analisar a gestão de estoque de

produtos acabados com ênfase em controle de estoques e inventário nas

organizações foi verificado a influência dos diversos fatores internos e externos que

são as demanda dos clientes, a sazonalidade do produto, armazenagem do produto,

o custo, quanto e quando produzir, avaliação dos estoques, as vendas na área

comercial, o controle interno, o sistema operacional e, por fim, os procedimentos de

inventário.

Através de uma pesquisa bibliográfica e do método qualitativo pode-se

delinear a situação atual dos controles e gestão de estoques nas organizações, foi

realizado análise e sugerido pontos que podem ser melhorados.

É de responsabilidade das organizações administrar os níveis de

estoques que serão mantidos para atender o cliente com melhor nível de serviço.

A sugestão de melhorias não requer custos altos e poderão solucionar

riscos que as organizações correm por não programar esses controles que

proporcionam uma eficiência e melhores resultados.

Concluindo, foi possível constatar que o objetivo principal e os objetivos

específicos propostos no inicio desse trabalho foram alcançados, já que foram

identificado o problema controle e gestão de estoques são de grande importância no

processo organizacional das empresas, pois se trata do seu maior ativo. Este

controle e processo envolvem pessoas, técnica específica, custos e a organização

como um todo. Com isso, a pergunta de partida foi completamente respondida.

50

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS BALLOU, R.H. Administração de Materiais: transportes, administração de. Materiais e distribuição física. Trad. Hugo. T.Y. São Paulo. 1ª Ed. Atlas, 1993. BARGUIL, Paulo Meireles; BORGES NETO, Hermínio. Memorial: motivações e contribuições para a formação do Pedagogo. In: X Encontro Nacional de educação Matemática. Salvador: SBEM, 2010. BARROS, AIDIL JESUS DA SILVEIRA Fundamentos de metodologia cientifica /Aidil Jesus da Silveira Barros, Neide Aparecida de Sousa Lehfeld – 3.ed.- São Paulo: Pearson Prentice Hall,2007. BOWERSOX, DONALD J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento /Donald J. Bowersox, David J. Closs; tradução Equipe do Centro de estudos em Logística, Adalberto Ferreira das Neves; coordenação da revisão técnica Paulo Fernando Fleury, Cesar Lavalle. 1. Ed – 6. Reimpr. – São Paulo: Atlas, 2008. CARVALHO, José Mexia Crespo de - Logística. 3ª ed. Lisboa: Edição Silaba 2002. ISBN: 978-972-618-279-5 CRUZ, Carla; RIBEIRO, Uirá. Metodologia Científica. Rio de Janeiro: Azxcel Books do Brasil Editora, 2004. CASSELL, Catherine; SYMON, Gillian. Qualitative methods in organizational Research. London: Sage Publications, 1994. CHIAVENATO, I. Administração de Materiais: uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro. , 2005. CORRÊA, HENRIQUE Administração de produção e de operações: manufatura e serviços: uma abordagem estratégica /Henrique L. Corrêa; Carlos A. Corrêa -1. Ed. – 3 reimpr. – São Paulo Atlas, 2009. DIAS, MARCO AURÉLIO P. Administração de materiais: uma abordagem logística /Marco Aurélio P. Dias – 4. ed. – 21 reimpr – São Paulo : Atlas ,2009. FRANCISCHINI, Paulino G.; GURGEL, Floriano do Amaral - Administração de Materiais e do patrimônio. São Paulo: Thomson Pioneira, 2002.

GIL, Antonio C. Métodos e técnicas de pesquisa social. São Paulo: Editora Atlas S.A., 5ª. Edição – 1993. GASNIER, DANIEL GEORGE A dinamica dos estoques: guia pratico para planejamento ,gestão de materiais e logística / Daniel Georges Gasnier. – São Paulo: IMAM, 2002.

51

IUDÍCIBUS, Sérgio de / MARION, José Carlos. Introdução à Teoria da Contabilidade. 3ª edição, São Paulo : ed. Atlas, 2002 KRAJEWSKI, LEE J. Administração de produções e operações / Lee Krajewski, Larry Ritzman e Manoj Malhota: Tradução Mirian Santos Ribeiro de Oliveira: revisão técnica André Luís de Castro Moura Duarte e Susana Carla Farias Pereira – São Paulo: Pearson Prentice Hall,2009. MARTINS, Petrônio G., LAUGENI, Fernando P. Administração da produção. 2ª edição São Paulo: Editora Saraiva, 2005. MARCONI , Marina de Andrade ;LAKATOS ,Eva Maria . Fundamentos de Metodologia Cientifica. 7. Ed. São Paulo: Atlas ,2010. SLACK, NIGEL Administração da produção /Nigel Slack ,Stuart Chamber ,Robert Johnston ;Tradução Maria Teresa Corrêa de Oliveira ,Fábio Alher ; revisão técnica Henrique Luiz Corrêa – 2 . Ed. – 10 reimpr. – São Paulo: Atlas, 2009. VIANA, J.J. Administração de Materiais: um enfoque prático. São Paulo. 2ª. Ed. Atlas, 2002. Consulta internet www.portaldecontabilidade.com.br www.grupoempresarial.adm.br www.informanet.com.br www.fisconet.com.br

52

ANEXOS

53

AJUSTES JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT 2013 MÉDIA

NEGATIVAS 6.025,09 1.093,08 1.394,53 1.286,06 1.420,11 - 6.035,20 362,35 211,39 329,69 18.157,50 2.017,50

POSITIVAS 7.474,37 337,62 2.253,34 1.297,70 1.016,38 667,11 370,12 1.764,53 525,86 - 15.707,03 1.745,23

DIF Contabilizada 1.449,28 (755,46) 858,81 11,64 (403,73) 667,11 (5.665,08) 1.402,18 314,47 (329,69) (2.450,47) (245,05)

SOMA MODULOS 13.499,46 1.430,70 3.647,87 2.583,76 2.436,49 667,11 6.405,32 2.126,88 737,25 329,69 33.864,53 3.386,45

VALOR SISTEMA 763.868,14 1.157.306,34 1.237.410,54 1.106.142,63 959.239,93 1.349.374,40 1.533.469,95 792.605,26 1.591.726,83 1.831.303,37 12.322.447,39 1.232.244,74 ACURACIDADE 98,23% 99,88% 99,71% 99,77% 99,75% 99,95% 99,58% 99,73% 99,95% 99,98% 99,73% 99,73%

MÉDIA MODULOS DIF 3.386,45 3.386,45 3.386,45 3.386,45 3.386,45 3.386,45 3.386,45 3.386,45 3.386,45 3.386,45

segunda-feira, 4 de novembro de 2013

76

3.8

68

1.1

57

.30

6

1.2

37

.41

1

1.1

06

.14

3

95

9.2

40

1.3

49

.37

4

1.5

33

.47

0

79

2.6

05

1.5

91

.72

7

1.8

31

.30

3

13.499

1.431

3.648

2.584 2.436

667

6.405

2.127

737330 -

200.000

400.000

600.000

800.000

1.000.000

1.200.000

1.400.000

1.600.000

1.800.000

2.000.000

-

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14.000

16.000

JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT

Valor Estoque R$Efetivados R$

Temporal de Valores Efetivados no Estoque (R$) VALOR SISTEMA SOMA MODULOS MÉDIA MODULOS DIF

FIGURA II - Painel de analise de inventário

54

FIGURA III – Preparação de inventário

55

FIGURA IV – Ficha de inventário

PLANILHA DE CONCILIAÇÃO DE INVENTÁRIO

FIGURA V – Planilha de conciliação de inventário

56

FICHA DE ESCALA DE EQUIPE

FIGURA VII – Ficha de escala de equipe