Gestão de Projetos CulturaisREDE CEMEC 2014

Apresentação:

Daniele Torres

Companhia da Cultura

IBGC / IBL

GESTÃO

É a administração do projeto cultural como um todo: compreende seu desenvolvimento e execução. Sendo assim, abrange desde o seu planejamento até a sua pós-produção, desmontagem ou renovação.

Falar em gestão é pensar uma administração sistematizada, organizada e com foco em resultados.

Projeto culturalDo PLANEJAMENTO à EXECUÇÃO

Roteiro ou trajetória de um projeto:

• Planejamento

• Elaboração de projeto

• Estratégias de Marketing Cultural

Certificação em leis de incentivo

Definição das linhas de prospecção

• Captação de recursos

• Negociação

• Contrato

• Execução / Realização

• Pós-produção: avaliação de resultados / prestação de contas /clipping

PLANEJAMENTO do PROJETO

Antes de começar, verifique a VIABILIDADE do projeto: se faça PERGUNTAS!

Perguntas essenciais para redigir um projeto cultural (roteiro mínimo):

O quê? Por quê?

Onde?

Para quem?

Quando?

Quanto?

Como avaliar? Pensar em indicadores QUALI e QUANTI

• Qual o incentivo?

• Quem financiará ou comprará? >> pensar as contrapartidas

Ter estas questões claramente respondidas em seu projeto facilitará sua gestão. Umprojeto bem planejado é mais fácil de ser administrado, porque terá metas claras,bem definidas, o que permite uma gestão sem atropelos.

PROJETO

1. Defina a estratégia de ação (passo a passo para o desenvolvimento do seu projeto);

2. Pense como vai ser a comunicação do seu projeto:

a) como vai alcançar e atrair o público esperado;

b) como vai difundir as marcas patrocinadoras?

c) como vai gerar impacto para a realização de edições futuras?

3. Pense na equipe técnica que precisará >> defina os profissionais e consulte-os sobre disponibilidade, agenda, interesse – reúna currículos e cartas de anuência;

4. Orce os custos da ação (a partir da estratégia de ação elaborada, liste todos os itens necessários à realização do projeto ou evento);

5. Determine quais serão as contrapartidas para os patrocinadores;

6. Qual o diferencial do seu projeto no mercado cultural?

Depois de orçar, revise o projeto e a estratégia e verifique se ele e orçamento estão coerentes ou se precisam de revisão.

GESTÃO: PROJETO

Ferramentas de gestão que devem ser aplicadas durante a fase de PLANEJAMENTO dos projetos culturais:

Definição de cada ferramenta, como e porquê utilizá-las.

Análise SWOT (“FOFA”) >> Diagnóstico >> Marco zero

Estratégias >> Plano de ação:

Metas

Cronograma

GESTÃO: EXECUÇÃOFERRAMENTAS de GESTÃO aplicadas aos projetos culturais no seu dia-a-dia:

Diagrama* >> estratégia de ação: sequência lógica, com cronograma, para o desenvolvimento do projeto. Aplicável no planejamento e na execução do projeto.

Matriz de Responsabilidade (RACI) >> quando há uma instituição hierarquizada, grande, com diferentes níveis de decisão. Menos aplicável ou necessário para empreendedores e projetos independentes.

5W1H >> antigo, mas funciona. O quê, quando, quem, onde, porquê, com que recursos (como). É um plano de ação.

* Diagrama e Microsoft Project: ver Claudia Taddei em “Gestão Cultural: Práxis” no Slide Share da Rede CEMEC

GESTÃO: EXECUÇÃO

FERRAMENTAS de GESTÃO aplicadas aos projetos culturais no seu dia-a-dia:

CRM: Customer Relationship Management. >> Use a tecnologia a seu favor!

Existem sistemas gratuitos disponíveis na internet (oferece algum risco de perda

de dados) e opções que requerem pouco investimento para gerenciar as

informações, emitir relatórios, visualizar a evolução dos processos. O foco não é

só comercial, mas de planejamento (melhoria de fluxos e processos), marketing

relacional, automatização de ações rotineiras, monitoramento com elaboração

de estatísticas e detecção de oportunidades de negócios (comercial).

O que é um projeto bem sucedido?

É um projeto concluído...

• ...dentro de um período estimado

• ...dentro de um orçamento estimado

• ...que cumpre os indicadores propostos (qualitativos e quantitativos)

• ...com aceitação final das partes interessadas

• ...que valoriza o vínculo dos parceiros e apoiadores

• ...com pouca variação de escopo

GESTÃO

GESTÃO

FATORES de SUCESSO para um PROJETO CULTURAL:

• Comunicação eficaz

• Ter espaço para feedback e ter integração com as partes interessadas, com o público beneficiado

• Habilidade e flexibilidade para lidar com imprevistos e riscos

• Respeito a normas e leis

• Utilizar ferramentas de elaboração e gestão de projetos.

• Ter um objetivo claro e executável com as etapas propostas

• Ter partes simples e etapas claras, com monitoramento eficiente

• Na incerteza, buscar uma opção piloto

• Liderança, comprometimento e perseverança

• PLANEJAMENTO

Fonte: Adriana Deróbio, Avaliação sob a perspectiva da gestão de projetos.

GESTÃO

Efetivo: é o que produz efeito. Um projeto é efetivo quando estrutura objetivos pertinentes e constrói soluções inovadoras.

Eficiência: é a capacidade de produzir efeitos. Implica no emprego adequado de recursos, melhor relação custo-benefício. Eixo: ambiente interno, processos.

Eficácia: relaciona-se com a relevância dos efeitos produzidos. Um projeto eficaz transforma a realidade. Eixo: ambiente externo, produto.

Efeito: impacto causado pelos projetos, produtos ou instituições.

Como garantir que seu planejamento está dando resultados? Como verificar se os resultados pretendidos foram alcançados?

GESTÃO!

O monitoramento deve ser constante, ao longo do processo, para avaliar se as atividades e produtos propostos estão de acordo com os objetivos pretendidos. Monitoramento tem caráter corretivo.

Ao final do processo de execução do projeto, a avaliação deve ser realizada para verificação do cumprimento de metas, bem como para projeção de continuidade, se for o caso. Avaliação tem caráter de medição de qualidade.

GESTÃO: MONITORAMENTO e AVALIAÇÃO

GESTÃO: MONITORAMENTO e AVALIAÇÃOINDICADORES DE RESULTADOS

• Estabeleça quais os indicadores qualitativos e quantitativos de resultados do projeto:

QUALI >> muitas vezes dependem de um diagnóstico prévio e do marco zero

Exemplos:

• Pesquisa de opinião

• Cartas, e-mails, viralização na internet, sugestões e elogios formalmente recebidos, etc.

QUANTI >> exemplos:

• Público esperado X conquistado (presente ou impactado pela ação)

• Tempo (ex: número de produtos vendidos x prazo normal de venda deste tipo de produto)

• Número de acessos ao site ou redes sociais do projeto

• Financeiro: valor investido per capta X retorno de mídia espontânea

GESTÃOSUSTENTABILIDADE

Qual a possibilidade de continuidade, qual a perenidade do seu projeto?

Ele deixa um LEGADO para a sociedade?

Pensar do ponto de vista da:

sustentabilidade financeira do produtor cultural,

da ação cultural ou produto e sua importância para a sociedade ou segmento em que impacta,

ambiental (de impactos que o projeto gera e como podem ser minimizados ou eliminados).

Ignacy Sachs define cinco dimensões da Sustentabilidade: Social, Econômica,Ecológica, Espacial e Cultural.“A Sustentabilidade Cultural refere-se ao respeito que deve ser dado às diferençasculturais e as suas contribuições para a construção de modelos de desenvolvimentoapropriados às especificidades de cada ecossistema, cada cultura e cada local, visandoo desenvolvimento e a promoção da qualidade de vida dos indivíduos e o bem estarsocial.”

FONTE: CABRAL, Antonio; COELHO, Leonardo (Org.).Mundo em transformação: caminhos para o desenvolvimento sustentável.Belo Horizonte: Autêntica Editora, 2006.

ATITUDES - CHAVE

Diferenciais para o sucesso de projetos culturais

Sustentabilidade

Processos colaborativos

Transparência

Empreendedorismo

Continuidade

DICAS BÁSICAS

Voltar sempre ao PLANEJAMENTO e ao que foi escrito e consequentementecomprometido no PROJETO;

Tente se colocar no outro lado – de quem vai avaliar a proposta, seja um espaço cultural, uma empresa ou um órgão governamental – faça perguntas nesta posição e veja se consegue responder e defender todas em seu projeto, quer seja na etapa de apresentação ou na de renovação ou avaliação final da execução;

Atenção com direitos autorais, herdeiros, autorizações de uso de imagem, segurança, etc.;

Invista em sistemas de gestão da informação.

Nem sempre a pessoa que planeja é o melhor gestor e vice-versa... Analise antes de dividir as responsabilidades!

Bibliografia e Referências:LIVROS:

• Andrade, Arnaldo Rosa de – Planejamento Estratégico: Formulação, Implementação, Controle / Ed. Atlas

• Angeloni, Maria Therezinha e Mussi, Clarissa Carneiro (org.) –Estratégias: Formulação, Implementação e Avaliação – O desafio das organizações contemporâneas / Ed. Saraiva

• Matias, Marlene (org.) – Planejamento, organização e sustentabilidade em eventos culturais, sociais e esportivos / Ed. Manole

• Minayo, Maria Cecília; Assis, Simone G. e Souza, Edinilsa Ramos de (org) –Avaliação por Triangulação de Métodos – Abordagem de Programas Sociais / Ed. Fiocruz

• Natale, Edson – Guia Brasileiro de Produção Cultural / Sesc SP

Bibliografia e Referências:• Machado Neto, Manoel Marcondes – Marketing Cultural – das práticas à

teoria / Ed. Ciência Moderna

• Salim, Cesar; Hochman, Nelson; Ramal, Andrea e Ramal, Silvina -Construindo Planos de Negócios - Todos os Passos Necessários para Planejar e Desenvolver Negócios de Sucesso / Ed. Campus

ONLINE:

Claudia Taddei em “Gestão Cultural: Práxis” no Slide Share da Rede CEMEC

Adriana Deróbio em Avaliação sob a perspectiva da gestão de projetos, no site do IDIS.

Grupo de Estudos do Terceiro Setor – Captação de Recursos, da Teoria à Prática – disponível na internet (SP, 2002)

Bibliografia e Referências:

Outras fontes virtuais:

Slide Share de cursos nestas áreas (Rede CEMEC, Diálogo Social, etc.),

Blogs (Cultura e Mercado, Revista Marketing Cultural, etc.)

Sites governamentais e de Prefeituras – secretarias de Cultura

ABCR >> Associação Brasileira de Captadores de Recursos

Instituto Filantropia

daniele@companhiadacultura.com.br

Tel.: 55 11 9 7286 5227

21 7890 3904

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