Gestão de Projetos CulturaisREDE CEMEC 2014

Apresentação: Daniele Torres Companhia da Cultura, IBGC e IBL

GESTÃOÉ a administração do projeto cultural como um todo: compreende seu desenvolvimento e execução. Sendo assim, abrange desde o seu planejamento até a sua pós-produção, desmontagem ou renovação.Falar em gestão é pensar uma administração sistematizada, organizada e com foco em resultados.

Projeto culturalDo PLANEJAMENTO à EXECUÇÃO

Roteiro ou trajetória de um projeto:

•Planejamento •Elaboração de projeto•Estratégias de Marketing Cultural

Certificação em leis de incentivoDefinição das linhas de prospecção

•Captação de recursos•Negociação•Contrato•Execução / Realização•Pós-produção: avaliação de resultados / prestação de contas /clipping

PLANEJAMENTO do PROJETO

Antes de começar, verifique a VIABILIDADE do projeto: se faça PERGUNTAS!Perguntas essenciais para redigir um projeto cultural (roteiro mínimo):O quê? Por quê?Onde?Para quem?Quando?Quanto?Como avaliar? Pensar em indicadores QUALI e QUANTI•Qual o incentivo?•Quem financiará ou comprará? >> pensar as contrapartidas

Ter estas questões claramente respondidas em seu projeto facilitará sua gestão. Um projeto bem planejado é mais fácil de ser administrado, porque terá metas claras, bem definidas, o que permite uma gestão sem atropelos.

PROJETO1. Defina a estratégia de ação (passo a passo para o desenvolvimento do seu

projeto);2. Pense como vai ser a comunicação do seu projeto:

a) como vai alcançar e atrair o público esperado;b) como vai difundir as marcas patrocinadoras?c) como vai gerar impacto para a realização de edições futuras?

3. Pense na equipe técnica que precisará >> defina os profissionais e consulte-os sobre disponibilidade, agenda, interesse – reúna currículos e cartas de anuência;

4. Orce os custos da ação (a partir da estratégia de ação elaborada, liste todos os itens necessários à realização do projeto ou evento);

5. Determine quais serão as contrapartidas para os patrocinadores;6. Qual o diferencial do seu projeto no mercado cultural? Depois de orçar, revise o projeto e a estratégia e verifique se ele e orçamento estão

coerentes ou se precisam de revisão.

GESTÃO: PROJETOFerramentas de gestão que devem ser aplicadas durante a fase de PLANEJAMENTO dos

projetos culturais:Definição de cada ferramenta, como e porquê utilizá-las.

Análise SWOT (“FOFA”) >> Diagnóstico >> Marco zeroEstratégias >> Plano de ação:ObjetivoEstratégiaAçõesPrazosResponsávelInvestimentoRetornoMeta

MetasCronograma

GESTÃO: EXECUÇÃO

Abrangência e Integração – envolver toda a organização;

Temporalidade;

Processo – sucessão de fases interconectadas e contínuas;

Flexibilidade;

Filosofia – estar de acordo com os princípios (da organização).

GESTÃO: EXECUÇÃO

Etapas essenciais do processo:

Especificação de objetivos e metas;

Definição de políticas, programas e procedimentos;

Determinação dos recursos necessários;

Escolha de procedimentos para tomada de decisões e implantação;

Estabelecimento de formas de controle.

GESTÃO: EXECUÇÃOFERRAMENTAS de GESTÃO aplicadas aos projetos culturais no seu dia-a-dia:

Diagrama* >> estratégia de ação: sequência lógica, com cronograma, para o desenvolvimento do projeto. Aplicável no planejamento e na execução do projeto.

Matriz de Responsabilidade (RACI) >> quando há uma instituição hierarquizada, grande, com diferentes níveis de decisão. Menos aplicável ou necessário para empreendedores e projetos independentes.

5W2H >> antigo, mas funciona. O quê, quando, quem, onde, porquê, como e com que recursos. É um plano de ação.

Cronogramas.

* Diagrama e Microsoft Project: ver Claudia Taddei em “Gestão Cultural: Práxis” no Slide Share da Rede CEMEC

GESTÃO: EXECUÇÃOFERRAMENTAS de GESTÃO aplicadas aos projetos culturais no seu dia-a-dia:

CRM: Customer Relationship Management. >> Use a tecnologia a seu favor! Existem sistemas gratuitos disponíveis na internet (oferece algum risco de perda de dados) e opções que requerem pouco investimento para gerenciar as informações, emitir relatórios, visualizar a evolução dos processos.

O foco não é só comercial, mas de planejamento (melhoria de fluxos e processos), marketing relacional, automatização de ações rotineiras, monitoramento com elaboração de estatísticas e detecção de oportunidades de negócios (comercial).

Exemplo: http://www.siteexpress.com.br/s-mark?gclid=CMXa7MWZ-LsCFTJo7AodE2YA-g

O que é um projeto bem sucedido?

É um projeto concluído... • ...dentro de um período estimado • ...dentro de um orçamento estimado • ...que cumpre os indicadores propostos (qualitativos e

quantitativos) • ...com aceitação final das partes interessadas • ...que valoriza o vínculo dos parceiros e apoiadores • ...com pouca variação de escopo

? DEBATE “Não há experiências sem sucesso, apenas experiências com resultados diferentes das expectativas” Gary Hamel

GESTÃO

GESTÃOFATORES de SUCESSO para um PROJETO CULTURAL:

• Comunicação eficaz

• Ter espaço para feedback e ter integração com as partes interessadas, com o público beneficiado

• Habilidade e flexibilidade para lidar com imprevistos e riscos

• Respeito a normas e leis

• Utilizar ferramentas de elaboração e gestão de projetos.

• Ter um objetivo claro e executável com as etapas propostas

• Ter partes simples e etapas claras, com monitoramento eficiente

• Na incerteza, buscar uma opção piloto

• Liderança, comprometimento e perseverança

• PLANEJAMENTO

Fonte: Adriana Deróbio, Avaliação sob a perspectiva da gestão de projetos.

GESTÃO

Efetivo: é o que produz efeito. Um projeto é efetivo quando estrutura objetivos pertinentes e constrói soluções inovadoras.

Eficiência: é a capacidade de produzir efeitos. Implica no emprego adequado de recursos, melhor relação custo-benefício. Eixo: ambiente interno, processos.

Eficácia: relaciona-se com a relevância dos efeitos produzidos. Um projeto eficaz transforma a realidade. Eixo: ambiente externo, produto.

Efeito: impacto causado pelos projetos, produtos ou instituições.

GESTÃO

Como garantir que seu planejamento está dando resultados? Como verificar se os resultados pretendidos foram alcançados?

GESTÃO!

O monitoramento deve ser constante, ao longo do processo, para avaliar se as atividades e produtos propostos estão de acordo com os objetivos pretendidos. Monitoramento tem caráter corretivo.

Ao final do processo de execução do projeto, a avaliação deve ser realizada para verificação do cumprimento de metas, bem como para projeção de continuidade, se for o caso. Avaliação tem caráter de medição de qualidade.

GESTÃO: MONITORAMENTO e AVALIAÇÃO

GESTÃO

“O processo de controle é contínuo e exige o estabelecimento de parâmetros e instrumentos para a sua aplicação. Esses parâmetros são indicadores que

permitem a medição e o julgamento das ações em face aos objetivos estipulados. E instrumentos são cronogramas, check-lists, fluxogramas,

quadros de controle e outros meios selecionados.

As ações decorrentes do controle podem ser reativas, visando corrigir os desvios detectados, e proativas, buscando evitar que desvios ocorram.”

Kunsch, Margarida

GESTÃO: MONITORAMENTO e AVALIAÇÃOINDICADORES DE RESULTADOS•Estabeleça quais os indicadores qualitativos e quantitativos de resultados do projeto:

QUALI >> muitas vezes dependem de um diagnóstico prévio e do marco zeroExemplos:•Pesquisa de opinião •Cartas, e-mails, viralização na internet, sugestões e elogios formalmente recebidos, etc.

QUANTI >> exemplos:•Público esperado X conquistado (presente ou impactado pela ação)•Tempo (ex: número de produtos vendidos x prazo normal de venda deste tipo de produto)•Número de acessos ao site ou redes sociais do projeto•Financeiro: valor investido per capta X retorno de mídia espontânea

GESTÃOSUSTENTABILIDADEQual a possibilidade de continuidade, qual a perenidade do seu projeto? Ele deixa um LEGADO para a sociedade?Pensar do ponto de vista da:sustentabilidade financeira do produtor cultural, da ação cultural ou produto e sua importância para a sociedade ou segmento em que impacta, ambiental (de impactos que o projeto gera e como podem ser minimizados ou eliminados).

Ignacy Sachs define CINCO dimensões da Sustentabilidade: Social, Econômica, Ecológica, Espacial e Cultural.“A Sustentabilidade Cultural refere-se ao respeito que deve ser dado às diferenças culturais e as suas contribuições para a construção de modelos de desenvolvimento apropriados às especificidades de cada ecossistema, cada cultura e cada local, visando o desenvolvimento e a promoção da qualidade de vida dos indivíduos e o bem estar social.”

FONTE: CABRAL, Antonio; COELHO, Leonardo (Org.). Mundo em transformação: caminhos para o desenvolvimento sustentável. Belo Horizonte: Autêntica Editora, 2006.

PALAVRAS - CHAVE

ATITUDES - CHAVE >> Diferenciais para o sucesso de projetos culturais

Sustentabilidade Processos colaborativos Inovação Transparência Empreendedorismo Continuidade

DICAS BÁSICAS Voltar sempre ao PLANEJAMENTO e ao que foi escrito e consequentemente

comprometido no PROJETO;

Pense na continuidade da ação cultural / perenidade do projeto;

Tente se colocar no outro lado – de quem vai avaliar a proposta, seja um espaço cultural, uma empresa ou um órgão governamental – faça perguntas nesta posição e veja se consegue responder e defender todas em seu projeto, quer seja na etapa de apresentação ou na de renovação ou avaliação final da execução;

Atenção com direitos autorais, herdeiros, autorizações de uso de imagem, segurança;

Invista em sistemas de gestão da informação.

Nem sempre a pessoa que planeja é o melhor gestor... Avaliar!

Bibliografia e Referências:LIVROS:•Andrade, Arnaldo Rosa de – Planejamento Estratégico: Formulação, Implementação, Controle / Ed. Atlas•Angeloni, Maria Therezinha e Mussi, Clarissa Carneiro (org.) – Estratégias: Formulação, Implementação e Avaliação – O desafio das organizações contemporâneas / Ed. Saraiva•Brant, Leonardo – Mercado Cultural / Ed. Escrituras•Hoyle Jr., Leonard H. – Marketing de Eventos – Como Promover com Sucesso Eventos, Festivais, Convenções e Exposições / Ed. Atlas•Kunsch, Margarida – Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integgrada / Ed. Summus Editorial•Matias, Marlene (org.) – Planejamento, organização e sustentabilidade em eventos culturais, sociais e esportivos / Ed. Manole•Minayo, Maria Cecília; Assis, Simone G. e Souza, Edinilsa Ramos de (org) – Avaliação por Triangulação de Métodos – Abordagem de Programas Sociais / Ed. Fiocruz

Bibliografia e Referências:• Machado Neto, Manoel Marcondes – Marketing Cultural – das práticas à teoria /

Ed. Ciência Moderna• Natale, Edson – Guia Brasileiro de Produção Cultural / Sesc SP• Salim, Cesar; Hochman, Nelson; Ramal, Andrea e Ramal, Silvina - Construindo

Planos de Negócios - Todos os Passos Necessários para Planejar e Desenvolver Negócios de Sucesso / Ed. Campus

ONLINE: Claudia Taddei em “Gestão Cultural: Práxis” no Slide Share da Rede CEMEC Adriana Deróbio em Avaliação sob a perspectiva da gestão de projetos, no site

do IDIS. Grupo de Estudos do Terceiro Setor – Captação de Recursos, da Teoria à Prática

– disponível na internet (SP, 2002) http://pt.slideshare.net/fullscreen/moschetta/gesto-da-criatividade-e-inovao/41

Bibliografia e Referências:

Outras fontes virtuais:

Slide Share de cursos nestas áreas (Rede CEMEC, Diálogo Social, etc.), Blogs (Cultura e Mercado, Revista Marketing Cultural, etc.) Sites governamentais e de Prefeituras – secretarias de CulturaABCR >> Associação Brasileira de Captadores de RecursosInstituto Filantropia

daniele@companhiadacultura.com.brTel.: 55 11 9 7286 5227

21 7890 3904Id. 14*5327

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PLANO de AÇÃO

Objetivo Estratégia Ações Prazos Responsável Investimento Retorno Meta

Brainstorm: ESTUDO de VIABILIDADERoteiro para um estudo de viabilidade de projetos culturais

“Checklist prévio”• Qual o PRODUTO cultural a ser desenvolvido? Livro, CD, DVD, show, site, filme (curta/média/longa), exposição,

seminário, evento de lançamento...• Qual o tema do produto a ser desenvolvido? • Existem projetos similares? Pesquisar se existem produtos iguais (mesmo tema de exposição, por exemplo).• Qual o local de realização do projeto? Pesquisar iniciativas parecidas na região. Verificar se há possibilidade de

realização no local pretendido (autorização de uso, licenças, horários de funcionamento, obras, local adequado para instalação/utilização do produto cultural, disponibilidade de agenda, deslocamento do público, estacionamento, etc.)

• Qual o período de realização do projeto (horas, 1 dia, um final de semana, um mês? Projeto permanente? Mensal, semestral, anual, bienal?)

• Existem profissionais capacitados para desenvolver o produto (exemplo: se é livro, quem vai escrever o texto? Se é exposição, qual o curador apropriado? Se show/apresentação de um determinado músico, qual vai ser a banda a acompanhar?)

• Estes profissionais estarão disponíveis na época do evento? São acessíveis? São facilmente substituíveis? Quando não há possibilidade de substituição, ainda assim há como garantir a realização do projeto?

• Verificar que tipos de seguros o projeto precisa;• Verificar se existem questões de direitos autorais envolvidas ou concessão de licenças que possam inviabilizar o

projeto. (exemplo: se o projeto trata de homenagem a uma pessoa, será necessária autorização da mesma ou dos herdeiros; etc);

• Definir nome do projeto – buscar ineditismo em caso de iniciativa original ou reforçar marca existente em caso de projeto com histórico bem sucedido. Avaliar mudança de nome em caso de projeto associado a uma marca que deixará de ser patrocinadora ou projeto com algum tipo de associação negativa (problemas de execução anteriores)

• Existem patrocinadores no Brasil para o tipo de projeto a ser desenvolvido?

CONTINUA...

• Qual o PERFIL de público do projeto? Qual o quantitativo de público pretendido?• Existem empresas patrocinadoras para o perfil de público pretendido?• Trata-se de projeto com arrecadação financeira (gerador de renda)?• O projeto dependerá da venda de ingressos/produtos para ser viabilizado?• O projeto pode ser enquadrado em leis de incentivos fiscais?• Quem seria o proponente?• Precisa de parceiros em outras localidades? (analisar para pré-produção e produção)• Existe perspectiva de sustentabilidade para o projeto? O projeto pode ser repetido em outros anos (possibilitando

criação de um fundo mínimo extraído do lucro da renda gerada de um ano para a viabilização da pré-produção do ano seguinte), o projeto pode gerar uma coleção (temas afins, conteúdos diferenciados a cada edição) ou série? Etc.

• É possível pensar em outras formas de captação de recursos que não sejam pelo ISP? Financiadores internacionais, editais públicos (governamentais), ONGs e OSCIPS nacionais e internacionais, fundações de pesquisa e incentivo; etc.

• Quais as estratégias de divulgação mais indicadas para o projeto: o produto cultural é gerador de repercussão? O produto cultural permite diferentes formas de divulgação? Analisar sob a perspectiva de divulgação da marca da empresa e obtenção do público esperado.

• Qual a estimativa de investimento inicial para a viabilização do projeto (pré-produção): fazer estimativas cronológica e financeira.

• Em caso de projetos encomendados, assegurar que o proponente/cliente está ciente do tempo e dos valores a serem investidos na pré-produção.

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Brainstorm: ESTUDO de VIABILIDADE(continuação)