CD Sebrae Rs

Download CD Sebrae Rs

Post on 08-Jul-2015

112 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<p>MAPEAMENTO DE PROCESSOS NO SEBRAE/RS LOGSTICA E SUPRIMENTOS</p> <p>AGENDA</p> <p>a. b. c. d. e. f. g.</p> <p>Apresentao Pessoal Apresentao da Empresa Origem dos Produtos/Solues Apresentao da Gerncia de Adm. Logstica e Suprimentos Situao Problemtica Diagnsticos e Anlises Projeto de Melhoria</p> <p>CRIAO DE PRODUTO</p> <p>Nasce de uma necessidade de produto/soluo Sebrae D start em fluxos operacionais em vrias reas, dentre elas: a. b. c. d. e. f. rea Tcnica desenvolvedora do produto; Controladoria e Faturamento; Atendimento ao Cliente; Recursos Humanos; Suprimentos e Logstica; Diretoria Executiva;</p> <p>IDENTIFICAO DO PRODUTO</p> <p>MACRO FLUXO DE SOLUES</p> <p>PROJETO DE INTERNALIZAO DA OPERAO LOGSTICA DO SEBRAE/RS</p> <p>O Sebrae/RS</p> <p>O Sebrae : Entidade privada sem fins lucrativos criada em 28.12.1990 pela Lei Federal 8.029/90 Sua misso Promover a competitividade e o desenvolvimento sustentvel das micro e pequenas empresas (MPEs) e fomentar o empreendedorismo</p> <p>Sua viso ter excelncia no desenvolvimento das MPEs,contribuindo para a construo de um Estado mais justo, competitivo e sustentvel.</p> <p>O Sebrae/RS - Organograma</p> <p>Gerncia de Adm. Logstica e SuprimentosA gerncia responsvel por 6 macro processos:</p> <p>a. b.</p> <p>Compras e Aquisies (Licitaes e Compras Diretas); Servios de manuteno e infra-estrutura como obras, manuteno predial, servios de gerenciamento de frota, servio telefnico, correios, transportes expressos e viagens;</p> <p>c. d. e. f.</p> <p>Cadastro de pagamento de fornecedores; Operacionalizao de contratos e convnios; Guarda de documentao fiscal, administrativa e tcnica; Gesto de estoques</p> <p>A equipe composta por 1 gerente e 10 funcionrios</p> <p>Situao Problemtica</p> <p>A operao logstica hoje praticada no Sebrae/RS de forma terceirizada realmente a mais eficiente e atende plenamente aos interesses dos clientes do Sebrae/RS ou, porventura, se essa mesma operao fosse feita</p> <p>internamente com os conhecimentos e experinciaslogsticas que a empresa possui poderia atender-se os interesses de seus clientes com um custo operacional menor?</p> <p>Diagnsticos e Anlises Fluxo Envio Materiais</p> <p>Escritrio Regional</p> <p>Gerncia de Suprimentos</p> <p>Provedor Logstico</p> <p>Cliente Final</p> <p>INCIO Fluxo Atual de Envio e Operacionalizao de pedidosEscritrio Regional emite pedido de curso/solicita material interno no sistema de Pronto Atendimento. Gerncia de Suprimentos recebe pedidos pelo ERP RM Provedor Logstico recebe arquivo TXT com demandas para operacionalizao Provedor Logstico gera lista de materiais a partir dos dados recebidos no arquivo TXT. Provedor Logstico faz a montagem do lote de materiais no Provedor Logstico inspeciona lote e verifica se o solicitado no pedido est fisicamente presente no lote separado. Quantidade separada confere com o pedido? no</p> <p>Cliente Final recebe lote de materiais</p> <p>sim Pedido solicita o envio de materiais?</p> <p>Gerncia de Suprimentos verifica nveis de estoque para atender pedidos.</p> <p>no Pedido segue para contratao de consultores e trmites internos</p> <p>H materiais m estoque para atender o pedido? sim Gerncia de Suprimentos envia arquivo TXT com todas as demandas possveis de operacionalizao</p> <p>sim</p> <p>Gerncia de Suprimentos emite solicitao de compras para aquisio de material faltante .</p> <p>Embala o lote de materiais, libera para transporte e entrega ao cliente finalProcede a correo das quantidades divergentes e reenvia para inspeo</p> <p>FIM</p> <p>Diagnsticos e Anlises Objetivos</p> <p>Objetivo Geral Propor solues para a operao logstica feita no Sebrae/RS atravs de estudo de viabilidade tcnica e financeira da operao logstica</p> <p>internalizada, onde se espera, como resultado, uma maior eficincia eotimizao dos custos de operao. Objetivos Especficos a. Propor solues de otimizao de processos logsticos; b. Adequar a classificao de materiais e nveis de estoque; c. Criar normas internas para a gesto de estoques; d. Propor melhorias no sistema operacional que faz a gesto de estoques;</p> <p>Diagnsticos e Anlises DiagramaProcesso Local Armazenagem A armazenagem no ajuda a visualizar os materiais de baixo giro; No h padronizao de embalagens e quantidades por lote ou palete;</p> <p> O processo operacional transmitido verbalmente, e no lembrado graficamente ou de forma escrita; Falta de plano de distribuio no ato da compra dos materiais; No existe um regra clara para descarte de materiais obsoletos;</p> <p> Mo-de-obra de baixo custo e pouca especializao; Responsvel tcnico pelo material tem alta rotatividade de funes;</p> <p> Os recursos para aquisio de materiais no sofrem controle contbil, apenas fsico. Programas anuais exigem despesas dentro do exerccio contbil</p> <p>Estoques obsoletos Giro baixo de estoque</p> <p>Mo-de-obra</p> <p>Recursos Financeiros</p> <p>Diagnsticos e Anlises DiagramaProcesso Local Armazenagem Falta de plano de vendas anual, permitindo que os materiais sejam comprados e entregues num nico lote e fiquem armazenados por tempo excessivo; Falta de classificao ABC para itens, todos os itens so tratados e comprados da mesma forma; O nvel de insegurana nas operaes alto, pois todas demandas so urgentes. Provedor Logstico recebe valores por posio ocupada, logo no alerta sobre nveis excessivos de estoque; H alta disponibilidade de locao de espao; Alguns materiais armazenados so em grande quantidade e de baixo valor agregado;</p> <p> Mo-de-obra de baixo custo e pouca especializao; Responsvel tcnico pelo material tem alta rotatividade de funes;</p> <p> No existe meta ou teto para despesas de armazenagem de materiais;</p> <p>Alto custo de armazenagem</p> <p>Mo-de-obra</p> <p>Recursos Financeiros</p> <p>Diagnsticos e Anlises GUT</p> <p>Item 1.</p> <p>Situao Diagnosticado No existe Instruo Normativa regrando as atividades voltadas administrao de materiais (Poltica de Estoque). O custo total de armazenagem elevado, pois em 2009 foi de R$348.000,00, sendo que o valor mdio de estoque de R$786.000,00</p> <p>G 5</p> <p>U 5</p> <p>T 4</p> <p>TOTAL 100</p> <p>2. 3.</p> <p>5 4</p> <p>4 4</p> <p>5 3</p> <p>80 48</p> <p>Excesso de demandas urgentes, onerando custos dos processosO Provedor Logstico tem parte dos seus ganhos em volume</p> <p>4.</p> <p>armazenado, sendo assim no h interesse de otimizar custos de armazenagem.</p> <p>5</p> <p>3</p> <p>3</p> <p>45</p> <p>5. 6.</p> <p>Mo de obra de baixa especializao na atividade operacional. Os materiais existentes em estoque tm baixo valor agregado e o custo de armazenagem elevado, pois so em grandes quantidades. O estoque tem controle fsico e sem registro contbil, no havendo</p> <p>3 3</p> <p>3 4</p> <p>4 3</p> <p>36 36</p> <p>7.</p> <p>presso para diminuio dos valores e quantidades de estoque.</p> <p>3</p> <p>3</p> <p>3</p> <p>27</p> <p>Diagnsticos e Anlises FOCOProporcionar um cenrio de operao logstica interna noSebrae/RS que sirva de parmetro comparativo da situao atual e da situao proposta.</p> <p>Onde queremos:</p> <p>a. Proporcionar uma anlise tcnica da operao internalizada, aumentando</p> <p>os nveis de atendimento;b. Proporcionar uma anlise comparativa de desembolso financeiro (custos de implementao e despesas de operao) e uma anlise de recursos necessrios para atender a operao do Sebrae.</p> <p>Projeto de Melhoria</p> <p>Necessidades de Investimento a. Local de armazenagem b. Equipamentos e infraestrutura c. Mo-de-obra</p> <p>Projeto de Melhoria - InvestimentosTABELA 5: CUSTOS E INVESTIMENTOS Custo Mensal Necessidade de Mo de obra Encarregado de Almoxarifado Auxiliar de Almoxarifado SUB-TOTAL R$2.975,00 R$6.000,00 R$8.975,00</p> <p>Necessidades de rea e localizao.Aluguel 1/12 IPTU Energia Eltrica Telefonia e Link Comunicao Despesas Limpeza Alarme Monitorado R$2.900,00 R$25,83 R$500,00 R$2.400,00 R$200,00 R$135,00 R$6.160,83</p> <p>SUB-TOTALNecessidade de Equipamentos de armazenagem e movimentao</p> <p>Esses custos esto divididos lineramente dentro de sessenta meses, o mesmo padro utilizado na contratao do Provedor Logstico TOTAL 1/60 (parcela) Empilhadeira Eltrica R$28.000,00 R$466,67 Estanteria Metlica R$30.000,00 R$500,00 Palete PBR R$4.000,00 R$66,67 Mudana do Local de Estoque R$7.500,00 R$291,67 SUB-TOTAL R$79.500,00 R$1.325,00 TOTAL GERAL - Mensal R$16.460,83</p> <p>Projeto de Melhoria - Comparativo</p> <p>Projeto de Melhoria Processos</p> <p>Mudana nos processos de: a. Recebimento de materiais</p> <p>b. Envio dos materiais at os clientesc. Logstica reversa</p> <p>d. Criao de Instruo Normativa para gesto dosestoques</p> <p>Gerncia de Suprimentos</p> <p>Fornecedor de Materiais</p> <p>INCIO Fluxo de Recebimento de Materiais</p> <p>Gerncia de Suprimentos - Compras envia Autorizao de Fornecimento (AF) para fornecedor de produtos.</p> <p>Fornecedor recebe Autorizao de Fornecimento com descrio completa do pedido,itens, quantidades, valor unitrio, var total do pedido e prazo de entrega</p> <p>A entrega dos materiais est prevista no ERP RM Nucleus para recebimento?</p> <p>Fornecedor procede entrega de materiais conforme descrito na Autorizao de Fornecimento no prazo de entrega acordado.no</p> <p>simGerncia de Suprimentos /Estoque faz conferncia fiscal dos dados contidos na AF com a Nota Fiscal (NF) e fsica dos materiais da entrega do fornecedor.</p> <p>simA Conferncia da NF do fornecedor est de acordo com a AF contida no ERP RM Nucleus?</p> <p>no</p> <p>Gerncia de Suprimentos/Estoque no aceita a entrega e comunica por email a falha de entrega para que Gerncia de Suprimentos faa os ajustes necessrios. Gerncia de Suprimentos/Estoque aceita a entrega, registra recebimento no ERP RM Nucleus (parcial ou total) e envia NF para pagamento no Financeiro.</p> <p>FIM</p> <p>Escritrio Regional</p> <p>Gerncia de Suprimentos</p> <p>Transportadora Licitada</p> <p>Cliente Final</p> <p>INCIO Fluxo Proposto de Envio e Operacionalizao de pedidosEscritrio Regional emite pedido de curso/solicita material interno no sistema de Pronto Atendimento. Gerncia de Suprimentos /Estoque recebe pedidos pelo ERP RM</p> <p>Gerncia de Suprimentos/Estoque faz a montagem do lote de materiais</p> <p>Cliente Final recebe lote de materiaisTransportadora licitada recebe lote embalado para entrega de Gerncia de Suprimentos/ Estoque, faz entrega ao cliente, e atualiza informaes de entrega no site da transportadora no</p> <p>sim Pedido solicita o envio de materiais?</p> <p>Gerncia de Suprimentos/Estoque verifica nveis de estoque para atender pedidos.</p> <p>Gerncia de Suprimentos/Estoque inspeciona lote e verifica se o solicitado no pedido est fisicamente presente no lote separado.</p> <p>no no Pedido segue para contratao de consultores e trmites internos</p> <p>H materiais m estoque para atender o pedido? sim</p> <p>Quantidade separada confere com o pedido? sim Embala o lote de materiais, libera para transporte e entrega ao cliente final</p> <p>Gerncia de Suprimentos/Estoque gera lista de materiais para montagem</p> <p>FIM</p> <p>Gerncia de Suprimentos emite solicitao de compras para aquisio de material faltante .</p> <p>Procede a correo das quantidades divergentes e reenvia para inspeo</p> <p>Escritrio Regional</p> <p>Gerncia de Suprimentos</p> <p>Transportadora Licitada</p> <p>Cliente Final</p> <p>INCIO Fluxo Atual logstica reversa de materiais (sobras)Escritrio Regional solicita coleta de sobras de materiais de eventos. Gerncia de Suprimentos faz pedido de coleta para o Provedor Logstico informando o local e volumes para coleta</p> <p>Transportadora efetua coleta de sobras de materiais no cliente</p> <p>Cliente entrega sobras de materiais de curso para provedor logstico</p> <p>Transportadora efetua coleta de sobras de materiais no cliente e entrega na Gerncia de Suprimentos Gerncia de Suprimentos recebe as sobras de materiais, procede conferncia prpria e reintegra materiais ntegros ao estoque e registra a operao no ERP RM Nucleus e d baixa na pendncia de coleta</p> <p>sim H alguma coleta pendente a mais de 3 dias? no FIM</p> <p>Concluso e Ganhos</p> <p>A nova forma de operao se mostrou tecnicamente vivel? Sim! A nova forma de operao se mostrou economicamente vivel? Sim!</p> <p>Ento, como est o andamento do projeto?</p> <p>Concluso - Status do projetoA proposta de operao foi aprovada pela Diretoria Executiva do Sebrae e j foram concludas as anlises: a. b. c. d. e. Anlise do Contrato com fornecedor atual (Provedor Logstico); Incio do prego eletrnico para contratao de transportadora; Compra de equipamentos e infra-estrutura; Edital de licitao para mo-de-obra; Implementao da Instruo Normativa de Gesto de Estoques</p> <p>O Que ser feito at final de 2011:</p> <p>a.b.</p> <p>Locao do prdio;Instalao de equipamentos e infraestrutura ;</p> <p>Agradecimento</p> <p>Aguardo seus comentrios e crticas construtivas! Obrigado pela presena e ateno, Ricardo Oliveira ricardor@sebrae-rs.com.br Centro de Distribuio e Logstica do SEBRAE/RS</p> <p>Rua Frederico Mentz, 1872 Esquina SertrioFone: 51 3326.6972</p>