cd sebrae rs

5/9/2018 CD Sebrae Rs - slidepdf.com

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MAPEAMENTO DE PROCESSOS NO

SEBRAE/RSLOGÍSTICA E SUPRIMENTOS



a. Apresentação Pessoal

b. Apresentação da Empresa

c. Origem dos Produtos/Soluções

d. Apresentação da Gerência de Adm. Logística e Suprimentos

e. Situação Problemática

f. Diagnósticos e Análises

g. Projeto de Melhoria

AGENDA



Nasce de uma necessidade de produto/solução Sebrae

Dá “start” em fluxos operacionais em várias áreas, dentre elas:

a. Área Técnica desenvolvedora do produto;

b. Controladoria e Faturamento;

c. Atendimento ao Cliente;

d. Recursos Humanos;

e. Suprimentos e Logística;

f. Diretoria Executiva;

CRIAÇÃO DE PRODUTO



IDENTIFICAÇÃO DO PRODUTO



MACRO FLUXO DE SOLUÇÕES



PROJETO DE INTERNALIZAÇÃO DA

OPERAÇÃO LOGÍSTICA DO SEBRAE/RS



O Sebrae é:

• Entidade privada sem fins lucrativos criada em 28.12.1990 pela

Lei Federal 8.029/90

• Sua missão é Promover a competitividade e o desenvolvimento

sustentável das micro e pequenas empresas (MPEs) e fomentar

o empreendedorismo

• Sua visão é ter excelência no desenvolvimento das MPEs,

contribuindo para a construção de um Estado mais justo,competitivo e sustentável.

O Sebrae/RS



O Sebrae/RS - Organograma



A gerência é responsável por 6 macro processos:

a. Compras e Aquisições (Licitações e Compras Diretas);

b. Serviços de manutenção e infra-estrutura como obras, manutenção

predial, serviços de gerenciamento de frota, serviço telefônico, correios,

transportes expressos e viagens;

c. Cadastro de pagamento de fornecedores;

d. Operacionalização de contratos e convênios;

e. Guarda de documentação fiscal, administrativa e técnica;

f. Gestão de estoques

A equipe é composta por 1 gerente e 10 funcionários

Gerência de Adm. Logística e Suprimentos



A operação logística hoje praticada no Sebrae/RS de

forma terceirizada realmente é a mais eficiente e atende

plenamente aos interesses dos clientes do Sebrae/RS ou,

porventura, se essa mesma operação fosse feitainternamente com os conhecimentos e experiências

logísticas que a empresa possui poderia atender-se os

interesses de seus clientes com um custo operacional

menor?

Situação Problemática



Diagnósticos e Análises – Fluxo Envio Materiais



INÍCIO – Fluxo Atual de Envio e Operacionalização de pedidos

Escritório

Regional

Gerência de

Suprimentos

Provedor

Logístico

Cliente

Final

Escritório Regional emitepedido de curso/solicita

material interno no

sistema de Pronto

Atendimento.

Pedido

solicita oenvio de

materiais?

Pedido segue para

contratação de

consultores e trâmites

internos

Gerência de Suprimentos

recebe pedidos pelo ERP

RM

Gerência de Suprimentos envia

arquivo TXT com todas asdemandas possíveis de

operacionalização

Há materiais

m estoque

para atender o

pedido?

Gerência de

Suprimentos verifica

níveis de estoque para

atender pedidos.

Gerência de Suprimentos emite

solicitação de compras para

aquisição de material faltante .

sim

não

sim

não

Provedor Logístico recebe

arquivo TXT com demandas

para operacionalização

Provedor Logístico gera lista

de materiais a partir dos

dados recebidos no arquivo

TXT.

Provedor Logístico faz a

montagem do lote de

materiais

Provedor Logístico inspeciona

lote e verifica se o solicitado no

pedido está fisicamente

presente no lote separado.

Quantidade

separadaconfere com o

pedido?

Embala o lote de materiais,

libera para transporte e

entrega ao cliente final

sim

Procede a correção das

quantidades divergentes e

reenvia para inspeção

não

Cliente Final recebe lote

de materiais

FIM



Diagnósticos e Análises – Objetivos

Objetivo Geral

Propor soluções para a operação logística feita no Sebrae/RS através de

estudo de viabilidade técnica e financeira da operação logística

internalizada, onde se espera, como resultado, uma maior eficiência e

otimização dos custos de operação.

Objetivos Específicos

a. Propor soluções de otimização de processos logísticos;

b. Adequar a classificação de materiais e níveis de estoque;

c. Criar normas internas para a gestão de estoques;

d. Propor melhorias no sistema operacional que faz a gestão de estoques;



Diagnósticos e Análises – Diagrama

ProcessoLocal -

Armazenagem

Estoquesobsoletos – Giro

baixo de estoque

Mão-de-obraRecursos

Financeiros

• O processo operacional é transmitidoverbalmente, e não é lembradograficamente ou de forma escrita;• Falta de plano de distribuição no ato dacompra dos materiais;• Não existe um regra clara para descartede materiais obsoletos;

• A armazenagem não ajuda avisualizar os materiais de baixogiro;• Não há padronização deembalagens e quantidades por loteou palete;

• Mão-de-obra de baixo custo epouca especialização;• Responsável técnico pelo materialtem alta rotatividade de funções;

• Os recursos para aquisição demateriais não sofrem controlecontábil, apenas físico.• Programas anuais exigemdespesas dentro do exercíciocontábil



Diagnósticos e Análises – Diagrama

ProcessoLocal -

Armazenagem

Alto custo dearmazenagem

Mão-de-obraRecursos

Financeiros

• Falta de plano de vendas anual,permitindo que os materiais sejamcomprados e entregues num único lote efiquem armazenados por tempo excessivo;• Falta de classificação ABC para itens,todos os itens são tratados e compradosda mesma forma;• O nível de insegurança nas operações éalto, pois “todas demandas são urgentes”.

• Provedor Logístico recebe valorespor posição ocupada, logo nãoalerta sobre níveis excessivos deestoque;• Há alta disponibilidade delocação de espaço;• Alguns materiais armazenadossão em grande quantidade e debaixo valor agregado;

• Mão-de-obra de baixo custo e poucaespecialização;• Responsável técnico pelo materialtem alta rotatividade de funções;

• Não existe meta ou teto paradespesas de armazenagem demateriais;



Diagnósticos e Análises – GUT

Item Situação Diagnosticado G U T TOTAL

1.Não existe Instrução Normativa regrando as atividades voltadas à

administração de materiais (Política de Estoque).5 5 4 100

2.O custo total de armazenagem é elevado, pois em 2009 foi de

R$348.000,00, sendo que o valor médio de estoque é de R$786.000,005 4 5 80

3. Excesso de demandas urgentes, onerando custos dos processos 4 4 3 48

4.

O Provedor Logístico tem parte dos seus ganhos em volume

armazenado, sendo assim não há interesse de otimizar custos de

armazenagem.

5 3 3 45

5. Mão de obra de baixa especialização na atividade operacional. 3 3 4 36

6.

Os materiais existentes em estoque têm baixo valor agregado e o custo

de armazenagem elevado, pois são em grandes quantidades. 3 4 3 36

7.O estoque tem controle físico e sem registro contábil, não havendo

pressão para diminuição dos valores e quantidades de estoque.3 3 3 27



Diagnósticos e Análises – FOCO

Proporcionar um cenário de operação logística interna no

Sebrae/RS que sirva de parâmetro comparativo da

situação atual e da situação proposta.

Onde queremos:

a. Proporcionar uma análise técnica da operação internalizada, aumentando

os níveis de atendimento;

b. Proporcionar uma análise comparativa de desembolso financeiro (custosde implementação e despesas de operação) e uma análise de recursos

necessários para atender a operação do Sebrae.



Necessidades de Investimento

a. Local de armazenagem

b. Equipamentos e infraestrutura

c. Mão-de-obra

Projeto de Melhoria



Projeto de Melhoria - InvestimentosTABELA 5: CUSTOS E INVESTIMENTOS

Custo Mensal

Necessidade de Mão de obra

Encarregado de Almoxarifado R$2.975,00Auxiliar de Almoxarifado R$6.000,00

SUB-TOTAL R$8.975,00

Necessidades de área e localização.

Aluguel R$2.900,00

1/12 IPTU R$25,83

Energia Elétrica R$500,00Telefonia e Link Comunicação R$2.400,00

Despesas Limpeza R$200,00

Alarme Monitorado R$135,00

SUB-TOTAL R$6.160,83

Necessidade de Equipamentos de armazenagem e movimentação

Esses custos estão divididos lineramente dentro de sessenta meses, o mesmo padrão utilizado

na contratação do Provedor Logístico

TOTAL 1/60 (parcela)

Empilhadeira Elétrica R$28.000,00 R$466,67

Estanteria Metálica R$30.000,00 R$500,00

Palete PBR R$4.000,00 R$66,67

Mudança do Local de Estoque R$7.500,00 R$291,67

SUB-TOTAL R$79.500,00 R$1.325,00

TOTAL GERAL - Mensal R$16.460,83



Projeto de Melhoria - Comparativo



Mudança nos processos de:

a. Recebimento de materiais

b. Envio dos materiais até os clientesc. Logística reversa

d. Criação de Instrução Normativa para gestão dos

estoques

Projeto de Melhoria – Processos



INÍCIO – Fluxo de Recebimento de Materiais

Gerência de Suprimentos Fornecedor de Materiais

Gerência de Suprimentos - Compras envia Autorização de

Fornecimento (AF) para fornecedor de produtos.

Gerência de Suprimentos /Estoque faz conferência fiscal dos dados

contidos na AF com a Nota Fiscal (NF) e física dos materiais da entregado fornecedor.

A entrega dos materiais está

prevista no ERP RM Nucleus

para recebimento?

Gerência de Suprimentos/Estoque não aceita a entrega e comunica

por email a falha de entrega para que Gerência de Suprimentos faça

os ajustes necessários.

não

Fornecedor recebe Autorização de Fornecimento com descriçãocompleta do pedido,itens, quantidades, valor unitário, var total do pedido

e prazo de entrega

sim

não

FIM

Fornecedor procede entrega de materiais conforme descrito na Autorização de Fornecimento no prazo de entrega acordado.

A Conferência da NF do

fornecedor está de acordo com

a AF contida no ERP RM

Nucleus?

Gerência de Suprimentos/Estoque aceita a entrega, registra

recebimento no ERP RM Nucleus (parcial ou total) e envia NF para

pagamento no Financeiro.

sim



INÍCIO – Fluxo Proposto de Envio e Operacionalização de pedidos

Escritório

RegionalGerência de Suprimentos

Cliente

Final

Escritório Regional emitepedido de curso/solicita

material interno no

sistema de Pronto

Atendimento.

Pedido

solicita oenvio de

materiais?

Pedido segue para

contratação de

consultores e trâmites

internos


/Estoque recebe pedidos pelo

ERP RM

Há materiais

m estoque

para atender o

pedido?

Gerência de

Suprimentos/Estoque verifica

níveis de estoque para

atender pedidos.

Gerência de Suprimentos emite

solicitação de compras para

aquisição de material faltante .

sim

não

sim

não

Gerência de

Suprimentos/Estoque faz a

montagem do lote de

materiais

Gerência de

Suprimentos/Estoque

inspeciona lote e verifica se o

solicitado no pedido está

fisicamente presente no lote

separado.

Quantidade

separada

confere com o

pedido?

Embala o lote de materiais,

libera para transporte e

entrega ao cliente final

sim

Procede a correção das

quantidades divergentes e

reenvia para inspeção

não

Cliente Final

recebe lote

de materiais

FIM

Gerência de

Suprimentos/Estoque geralista de materiais para

montagem

Transportadora

Licitada

Transportadora licitada

recebe lote embalado

para entrega de

Gerência de

Suprimentos/

Estoque, faz entrega ao

cliente, e atualizainformações de entrega

no site da

transportadora



INÍCIO – Fluxo Atual logística reversa de materiais (sobras)

Transportadora

Licitada

Gerência de

SuprimentosEscritório Regional

Cliente

Final

Há alguma

coleta pendente

a mais de 3

dias?


recebe as sobras de materiais,

procede conferência própria e

reintegra materiais íntegros ao

estoque e registra a operação

no ERP RM Nucleus e dá

baixa na pendência de coleta

Gerência de Suprimentos faz

pedido de coleta para o

Provedor Logístico informando o

local e volumes para coleta

FIM

Escritório Regional solicita

coleta de sobras de materiaisde eventos.

Transportadora efetua coleta de

sobras de materiais no cliente

Cliente entrega sobras

de materiais de curso

para provedor logístico

sim

não

Transportadora efetua coleta de

sobras de materiais no cliente e

entrega na Gerência de

Suprimentos



A nova forma de operação se mostrou tecnicamente viável?

Sim!

A nova forma de operação se mostrou economicamente viável?

Sim!

Então, como está o andamento do projeto?

Conclusão e Ganhos



A proposta de operação foi aprovada pela Diretoria Executiva do Sebrae e já foram

concluídas as análises:

a. Análise do Contrato com fornecedor atual (Provedor Logístico);

b. Início do pregão eletrônico para contratação de transportadora;

c. Compra de equipamentos e infra-estrutura;

d. Edital de licitação para mão-de-obra;

e. Implementação da Instrução Normativa de Gestão de Estoques

O Que será feito até final de 2011:

a. Locação do prédio;

b. Instalação de equipamentos e infraestrutura ;

Conclusão - Status do projeto



Aguardo seus comentários e críticas construtivas!

Obrigado pela presença e atenção,

Ricardo Oliveira

[email protected]

Centro de Distribuição e Logística do SEBRAE/RS

Rua Frederico Mentz, 1872 – Esquina Sertório

Fone: 51 3326.6972

Agradecimento

cd sebrae rs

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