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Proyecto Final para Administración de la Información Caso Universidad Cuauhtémoc Karina Olguín Allendes 115182 Elaine Rodríguez Granados 125100 Yasmín Guevara Hernández 140575

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Proyecto Final para Administración de la Información Caso Universidad Cuauhtémoc

Karina Olguín Allendes 115182

Elaine Rodríguez Granados 125100

Yasmín Guevara Hernández 140575

Universidad Cuauhtémoc

• Tipo de educativo• 150 empleados• 340 alumnos

Organigrama

Dr. Francisco Martínez Briones.

Rector General

Alejandro Ferrer Asistente

Marisol Hernández Verónica Valverde

Coordinador

Edgar Erbea

Director de la Facultad DerechoEconómico

Administrativo

Mario García Luna

Coordinador de Odontología

Director control escolar

Enrique Serna

Director del centro de

Investigaciones jurídicas

Problema

• Pérdida de información en todos los niveles.• La transmisión de información se realiza de

forma manual y/o verbal.• Tropiezos en los procesos.• Implementación de la administración y

tecnologías de información.• ITESM y UDLAP

Áreas Afectadas

• Control Escolar• Direcciones Académicas• Maestros• Alumnos

Complicaciones

• Estancamiento• Nivel de competencia escaso• Bajas de alumnos• Inconformidades• Sustitutos• Ante el cambio: Perder vínculos de experiencia

laboral y miedo al fracaso al adoptar este tipo de herramientas.

Casos Similares

• Universidad de las Américas Puebla

• Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey

• Década de los noventas e inicio de la Era de los Negocios y el Comercio Electrónico

• Correo Institucional, intranet, consultas electrónicas, pagos electrónicos, inscripciones remotas, disco virtual, mensajería instantánea, bolsa de trabajo para egresados, el uso de software de aplicación específicos, colecciones digitales, portales de colaboración, etc.

• Implementación de tecnologías y la efectiva administración

Puntos de vista de los involucrados

Comunicación poco efectiva y falta de distribución eficaz y

eficiente de la información de forma eficiente

AdministrativosAunque están

conformes con las herramientas con las

que cuentan, les gustaría mejorar sus

procesos de transmisión de

información saben cómo podrían mejorar esta

situación

AcadémicosAunque no saben

cómo podrían mejorar los procesos de

distribución de información,

están conscientes que se necesita

un cambio. Están dispuestos a promover el

cambio

AlumnosOpinan que la universidad podría ser más

innovadora en cuanto a transmitirles información y a la mejora de su imagen

Hipótesis

• La mejora del sitio Web de la Universidad Cuauhtémoc asegura a la comunidad universitaria la difusión eficiente de la información básica acerca de la institución

• Un correo institucional brinda mayor cercanía a la comunidad universitaria, creando un vínculo donde se pueden comunicar de forma inmediata.

• La implementación de intranet provee a toda la comunidad universitaria una herramienta eficaz en donde se puede acceder información útil para cada miembro de la misma

• Un sistema de información apropiado para la universidad brinda tanto a la comunidad universitaria una comunicación más eficiente, rápida, oportuna y segura.

Conclusiones

• La Universidad Cuauhtémoc tiene un serio problema de comunicación entre su comunidad universitaria.

• Uso inadecuado de la administración de la información• Impide informar de manera oportuna a todos los miembros de

la universidad.• Para toda la comunidad universitaria sería de utilidad contar

con un medio de comunicación que sea realmente efectivo, en lugar de transmitir la información de manera verbal o gráfica.

• La comunicación entre la comunidad es personal• Dificultad de comunicación entre administrativos y profesores.

Gráficas

Pagina web correo electrónico institucional intranet otros

52%

35%

10%

3%

Principales necesidades para comunicarse

Series1

ALUMNOS

ALUMNOS

ADMINISTRATIVOS

ADMINISTRATIVOS

PROFESORES

PRORESORES

SI 83%

NO 17%

SI 72%

NO 28%

SI65%

NO35%

¿ Crees que una mejora en el Sitio Web de la Universidad Cuauhtémoc

sería de utilidad para estar más informado?

Problemas que impactan a la U.C• La comunicación de la comunidad universitaria se dificulta dado

a que no existen medios de distribución de información eficiente • La información y la base de datos de la universidad es ineficiente

para las operaciones y procesos que desempeñan a diario los administrativos y los académicos

• El sitio Web no se ha aprovechado para el despliegue de información pertinente para la comunidad universitaria tal como: publicaciones, avisos y actualizaciones de la universidad.

• No cuentan con un sistema de información que es necesario para reportes, capturas, actualizaciones e información confidencial de cada departamento. No cuentan con sistemas de información que sean eficientes y seguros.

Soluciones• Se propone un

proyecto de mejora el sitio Web de la Universidad Cuauhtémoc.

• Se recomienda la implementación del correo institucional.

• Se sugiere la implementación de una intranet.

Página Web

En Referencia al Análisis de Sensibilidad

• Modesta: Sitio Web• Moderada: Correo Institucional• Elaborada: Intranet

Objetivos Modesta Moderada ElaboradaQuienes son los usuarios Comunidad universitaria Misma que modesta Misma que modesta

Cómo van a poder accesar a la información Red Misma que modesta Misma que modesta

Qué van a poder realizar los usuarios Consulta de información Misma que modesta más

intercambio de informaciónMisma que moderada más

consulta de información específica e interna

Qué información van a poder accesar los usuarios Información general Información personal

Misma que moderada más bases de datos de la

institución

Qué características del sistema van a estar incluídas Módulos de información Intercambio de mensajes Bases de datos y reportes

generados

Qué medidas de seguridad deben de ser implementadas Ninguna Contraseñas Misma que moderada más

restricciones de acceso

Qué servicios deben de ser contratados con terceros Ninguno Adquisición de Host Ninguno

Qué tipo de análisis podrá ser realizado

Análisis de información general

Análisis de información compartida

Misma que moderada más información personal

Tiempo de respuesta a necesidad de información por

parte de usuariosRápida Misma que modesta Misma que moderada

Herramientas para poder desarrollar planes de acción y

seguimientoMantenimiento y

actualización Misma que modesta Misma que moderada

Características y Funcionalidad de los Sistemas

Variables Categoría Instrumentación de medición Modesta Moderada Elaborada

Difusión de la información Mejorar

Reducción de situaciones

adversasAumentar

20%Aumentar

30%Aumentar

40%

Comunicación entre la

comunidad universitaria

Mejorar

Nivel de vinculación

universitaria y nivel de identidad

con la misma

Aumentar 10%

Aumentar 20%

Aumentar 30%

Información oportuna Mejorar

Información disponible al

momentoAumentar

20%Aumentar

30%Aumentar

40%

Reducción de tiempo en procesos

Más rápido Procesos internos más eficientes

10 primeros días del mes

5 primeros días del mes

5 primeros días del mes

Tabla de Desempeño de Factores o Variables

Modesto Moderado ElaboradaConcepto Primer año Anual Primer año Anual Primer año Anual

Desarrollo de programas de

acceso y mantenimiento

$6,000.00 $4,000.00 $2,500.00 $1,199.00 $5,300.00 $3,400.00

Desarrollo de contenidos y

mantenimiento$4,550.00 $4,550.00 $2,500.00 $1,199.00 $2,500.00 $2,000.00

Infraestructura para el hospedaje

del sitio$1,500.00 $885.00 $2,500.00 $1,199.00 $11,000.00 $6,000.00

Infraestructura y otros subtotal $500.00 $472.00 $1,712.00 $1,032 $2,000.00 $1,500.00

RH subtotal $60,000.00 $50,000 $75,000.00 $70,000.00 $96,000.00 $80,000.00TOTAL $72,550.00 $59,907.00 $84,212.00 $74,629.00 $116,800.00 $92,900.00

Análisis de Costos

Concepto Modesto Moderado ElaboradoBeneficios

Difusión de la información $204,000.00 $306,000.00 $408,000.00

Comunicación entre la comunidad universitaria $144,000.00 $288,000.00 $408,000.00

Información oportuna $35,000.00 $50,000.00 $65,000.00

Reducción de tiempo en procesos $102,000.00 $153,000.00 $204,000.00

Total $485,000.00 $797,000.00 $1,085,000.00

Costos Infraestructura $972.00 $2,744.00 $15,000.00

Recursos Humanos $62,000.00 $75,000.00 $82,000.00Total $62,972.00 $77,744.00 $97,000.00

Proporción 7.7 10.25 11.18

Análisis de Costos-Beneficio

Escenario 1: menor reinscripción de alumnos en un 10% y costos mayores en un 20% en infraestructura

y un 20% en recursos humanos Modesto Moderado Elaborada

Ingresos $436,500.00 $717,300.00 $976,500.00Costos $75,566.40 $93,292.80 $116,400.00

Proporción 5.78 7.69 8.39

Escenario 2: mayor inscripción de alumnos en un 20% y costos mayores en un 10% en infraestructura

y un 10% en recursos humanosModesto Moderado Elaborada

Ingresos $582,000.00 $956,400.00 $1,302,000.00Costos $69,269.20 $85,518.40 $106,700.00

Proporción 8.40 11.18 12.20

Análisis de Sensibilidad

Bibliografía• Universidad Cuauhtémoc: http://www.cuauhtemoc.edu.mx/puebla/html/UniInicio.html

• Información obtenida mediante entrevista con la Lic. Verónica Valverde Muñoz Directora de la Facultad Económica Administrativa de la Universidad Cuauhtémoc

• Libro “Recursos Humanos Champions”, Dave Ulrich Edición Management (1997

• Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey campus Cd de México: • http://www.ccm.itesm.mx/dinf/serv_compu/correo.html

• Universidad de las Américas Puebla• :http://www.udlap.mx/servicios/ti/

• Encuestas realizadas a alumnos, profesores y administrativos en la Universidad Cuauhtémoc

• Dawes, SS. Pardo, T.A Simon, S. Cresswell, A.M. LaVigne, M.F. Andersen, D.F. Bloniarz, P.A. 2004. Making Smart IT Choices. Second edition. Center for Technology in Government, University at Albany,.

• USA:http://www.ctg.albany.edu/publications/guides/smartit2 Cotizaciones de costos: Redlight webStudio Hospedando.com.mx Y. USA

• Cotización de servicios electrónicos elaborada por LoopStudios, junio 2010 obtenido por la Ing. en Sistema Paola Gutiérrez.