capitulo manual-macros

Gerencie.com. Manual de macros.

ISBN 978-958-46-6730-4

1. PREAMBULO

¿Qué es una macro? Una Macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel

para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos. Es una herramienta que nos ayuda a

automatizar procesos o aquellas tareas que hacemos repetidamente.

Las macros se escriben en un lenguaje de programación llamado Visual Basic para

Aplicaciones (VBA), y permite hacer o resolver los problemas de forma más rápida y

sencilla. Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel

y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.

Utilidad de una macro La hoja de cálculos Excel es una poderosa herramienta en el tratamiento de datos y su

análisis. Con el conocimiento de las macros se le abre al usuario un universo con el que

puede construir plantillas y todo tipo de modelos, para diversos usos y aplicaciones. Dentro

de esas aplicaciones se encuentran:

1. Automatización de tareas y procesos que involucran muchos pasos: supongamos que

todos los días debemos trabajar en nuestro libro Excel en el cual debemos seleccionar

un rango, centrarlo, cambiarle la fuente, poner la fuente en cursiva, aplicarle negrita y

finalmente aplicarle bordes a toda la selección. Estas 6 acciones las hacemos

manualmente y no parecen muchas, ¿pero qué tal si hay que hacer esto en repetidas

ocasiones y todos los días? Una macro nos permite ejecutar los 6 pasos

automáticamente, tan solo presionando un botón o una tecla. Las tareas ideales para

automatizar son aquellas que se hacen de forma repetida e involucran muchos pasos,

por ejemplo: imprimir informes, configurar la vista de la hoja, actualizar datos de tablas

dinámicas, etc...

2. Creación de nuevas funciones “a la medida” (aparte de las que ya posee Excel): las

funciones y fórmulas Excel son quizás la esencia de la hoja de cálculos (si no se

pudieran utilizar funciones y fórmulas no habría cálculos). Excel trae incorporada unas

330 funciones estándar las cuales se pueden utilizar en forma aislada o en forma

combinada (anidadas). Sin embargo suele suceder que justo la función que

necesitamos no existe. Nuevamente, las macros vienen a nuestra salvación. Podemos

programar funciones a medida que hagan exactamente lo que nosotros queremos. Y

esas funciones se comportarán igual que las de Excel (aparecerán en el menú de

funciones en la categoría que nosotros indiquemos, tendrán sus respectivos

argumentos, etc.)

3. Creación de nuevos comandos, complementos y menús: Excel trae una gran cantidad

de comandos y menús predefinidos que nos asisten para las operaciones más


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habituales. Las macros nos permiten crear nuestros propios comandos y menús

personalizados, e incorporarlos al Excel. La utilidad de los mismos depende tan solo de

nuestras necesidades. Los complementos Excel también están creados con macros. Si

ves en el menú Herramientas > Complementos verás una lista de los que tienes

instalado en tu Excel. Los mismos suelen ser distribuidos de forma gratuita o también

se compran. Su utilidad reside en agregar alguna funcionalidad extra al Excel.

4. Creación de aplicaciones completas “a la medida”: Excel es utilizado en diversos

campos y por una gran cantidad de usuarios. Las macros te permitirán construir

complejas y elegantes aplicaciones para cualquier uso que quieras darles. El límite solo

es tu imaginación. Una aplicación Excel consiste en algo más que una simple plantilla

con datos y fórmulas. Una aplicación Excel es un verdadero programa de software con

una serie de características que lo hacen utilizable por cualquier usuario sin que el

mismo tenga que entender la lógica "Exceliana" que hay por detrás.

Objetos, propiedades y métodos. A la hora de trabajar con macros en Excel, deben tenerse claros ciertos conceptos de lo

que se llama programación orientada a objetos (OOP). No nos extenderemos demasiado

sobre la OOP, pero si definiremos a continuación los conceptos de Objeto, Propiedades y

Métodos.

Hay un ejemplo muy práctico para comprender lo que son los Objetos, Propiedades y

Métodos (OPM). Supongamos que tenemos una canasta con frutas. ¿Cuáles serían los

OPM de la misma?

Objetos: los objetos de la canasta de frutas serían las mismas frutas (manzanas, naranjas,

peras…).

Propiedades: las propiedades serían las características de las frutas (color, olor, sabor,

textura…).

Métodos: finalmente los métodos son las acciones que podríamos ejercer sobre las frutas

(comprarlas, venderlas, comerlas, almacenarlas, limpiarlas, quitarles la piel,…).

Pasemos ahora a ver un sencillo ejemplo de algunos OPM de Excel.

Objetos: prácticamente cada cosa que vea en Excel es un objeto. Ejemplos de objetos son:

un libro Excel, una hoja, un rango, una celda, un menú, un gráfico, una tabla dinámica, un

cuadro de diálogo, las etiquetas de hojas, las columnas, las filas, etc. En fin, cada partecita

de Excel es un objeto. Un objeto es algo que se puede ver e identificar con un nombre.

Propiedades: las propiedades son las características de los objetos. Por ejemplo, para el

objeto "celda" algunas de sus propiedades serían: alto, ancho, color, bloqueada o

desbloqueada, vacía, con un número o con una fórmula, etc. Por ejemplo para el objeto


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"hoja" algunas de sus propiedades serían: visible u oculta, con o sin líneas de división, con

o sin barras de desplazamiento vertical y horizontal, etc.

Métodos: un método es una acción que podemos realizar sobre el objeto o una de sus

propiedades. Por ejemplo sobre el objeto "hoja" podemos: activar, mover, copiar o borrar.

En la medida que adquieras mayores conocimientos sobre como programar macros irás

manejando y conociendo cada vez más objetos, con sus propiedades y sus métodos. En

definitiva, de eso se trata programar una macro: conocer el nombre del objeto, conocer el

nombre de alguna propiedad del mismo que quieras modificar y también conocer el nombre

de algún método que se desee aplicarle.

Tipos de Macros en Excel Las macros se pueden agrupar en dos categorías principalmente:

1. Macros de funciones

2. Macros de comandos

Macros de funciones Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una

macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en

un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la

tarea. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos.

Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en

otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los módulos que

almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros.

Macros de comandos La creación de estas macro funciones consiste en poner una serie de ARGUMENTOS, en

las cuales podemos ir poniendo los datos que lleva una función normal de Excel para

Windows y al final le indicamos que operaciones hacer con estos ARGUMENTOS y de esta

manera se optimiza el uso de varias fórmulas para llegar a un resultado. Es decir la creación

de una función simplifica el uso de varias fórmulas, dejándolas como una sola.

Por ejemplo: Dim Texto as String

Sub Macro1()

'

ActiveCell.Range("A1").Select

ActiveCell.Value= Texto

ActiveCell.Range("I1").Select

Texto= ActiveCell.Value


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.

.

.

End Sub

Escribir macros desde el Editor de Visual Basi

c. Para escribir macros manualmente desde el Editor de Visual Basic, debo seguir los

siguientes pasos:

1. Selecciono la Hoja donde deseo ubicar la macro para que sea ejecutada

2. Si dentro de mi proyecto yo voy a utilizar campos variables, lo primero que debo

hacer es definir, nombrar y declarar dichas variables.

3. Si dentro de mi proyecto yo voy a utilizar matrices u otro tipo de funciones que

requieran alguna definición, debo declararlas y dimensionarlas también.

4. Posteriormente utilizando el comando Sub – End Sub, voy a declarar el nombre de

la Macro.

5. Habiendo declarado la macro, se procede a ejecutar con comandos la acción que

se quiere realizar , utilizando las funciones correspondientes

6. Se finaliza la macro con el comando End Sub

Veamos un ejemplo para ejecutar la función de Copiar y Pegar en la misma Hoja

(Worksheet) una información

Una variable es simplemente un trozo de memoria que la función o procedimiento se

reserva para guardar datos, la forma general de declarar una variable es

DIM variable AS tipo.

Ejemplo: Nombre de la Macro : Macro 2

Nombre de la Variable: Texto

Dim Texto as String

Sub Macro2()

' (Significado)


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ActiveCell.Range("E1").Select (Ubícate en la celda E1 y selecciónala)

ActiveCell.Value= Texto (La variable Texto toma el valor de la

celda)

Selection.Copy (Copia el valor de la celda)

ActiveCell.Range("I1").Select (Ubícate en la celda I1 y selecciónala)

ActiveSheet.Paste (Pega ese valor)

End Sub

Ejecutar una macro. Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la

orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario

seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas

seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la

macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al

menú Ver Macros..., que se encuentra en

el menú Macros de la pestaña Vista, y nos

aparece el cuadro de diálogo Macro como

el que vemos en la imagen donde tenemos

una lista con las macros creadas, en este

caso la MacroPrueba.

Debemos seleccionar la macro deseada y

pulsar sobre el botón Ejecutar o utilizar la

tecla F5 desde el Editor de VBA. Se cerrará

el cuadro y se ejecutará la macro.


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En cuanto al resto de botones:

Cancelar: Cierra el cuadro de

diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso: Ejecuta la

macroinstrucción por instrucción

abriendo el editor de programación

de Visual Basic o utilizando la tecla

F8

Modificar: Abre el editor de

programación de Visual Basic para

modificar el código de la macro.

Estos dos últimos botones son para

los que sapan programar.

Eliminar: Borra la macro.

Opciones: Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método

abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de

utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Pasos para aprender a programar una macro Antes de comenzar a programar macros es necesario que conozca la barra de herramientas

VBA.

Barra de Herramientas VBA El primer paso para empezar a programar macros es familiarizarnos con las herramientas

que nos ofrece Excel para programarlas.

Excel posee una Barra de Herramientas de Macros o VBA. Puede acceder a la misma

desde el menú Herramientas > Macros.

También tiene la opción de dejar siempre visible dicha barra de herramientas. Puede hacer

esto desde el menú Ver > Barras de Herramientas > Visual Basic. Verás como aparece una

nueva barra de herramientas de macros. Puede ubicar esta barra de herramientas donde

le sea más cómodo.

Editor VBA El Editor de Visual Basic es la aplicación que trae Excel desde donde se escriben y guardan

las macros. Tienes 3formas de acceder al editor:

A. Desde el menú Herramientas > Macros > Editor de Visual Basic


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B. Desde el botón Editor de Visual Basic de la Barra de Herramientas Visual Basic.

C. Desde el teclado (Teclas de Método Abreviado): ALT+F11 (el acceso a la Barra de

Herramientas de la opción 1 y 2 los explicamos anteriormente)

Cualquiera de las 3 formas abrirá el editor de Visual Basic (la número 3, presionar ALT +

F11 es más rápida que abrir los menús desde el ratón).

Una vez que se haya accedido al editor de Visual Basic se verá algo similar a la figura

siguiente (no importa si no se ve estrictamente similar, eso dependerá de las ventanas que

se tengan visibles y ocultas).

El editor contiene 3 ventanas principales: la Ventana Proyecto (parte izquierda superior), la

Ventana de Código (parte derecha) y la Ventana Propiedades (parte izquierda inferior).


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La Ventana Proyecto - VBA Project: esta ventana

muestra los libros Excel (xls) o los complementos (xla)

abiertos. Usualmente verá nombres del tipo

"VBAProject" y entre paréntesis el nombre del archivo

o complemento Excel. Veamos el caso de VBAProject

(Libro1). Simplemente significa que se tiene abierto un

libro Excel llamado Libro 1. Luego cuelga una carpetas

más: Hoja1 (Hoja1), ThisWorkbook y Modulo (no

importa si no ve todos estos elementos ahora, luego se

te enseñará cómo activarlos). Estas carpetas es donde

habitan las macros. Haciendo doble clic en ellas se

activará la ventana donde se escriben las macros.

Ventana de Código: esta es el lugar donde

escribiremos el código propiamente dicho de las

macros. Como no hemos escrito ninguna macro

todavía veremos la hoja en blanco. Recuerde bien

estas dos ventanas, ya que las usaremos a

continuación para escribir nuestra primera macro.

Como verá el Editor de VB tiene varias ventanas. Pero de momento solo nos interesan las

dos ventanas que le indicamos anteriormente: la Ventana Proyecto – VBA Project y la

Ventana de Código donde se escribe el código de las macros. La Ventana de Propiedades

la dejaremos para más adelante porque de momento no nos interesa.


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Recuerde: presionando las teclas ALT+F11 puede ir desde Excel al Editor o desde el Editor

al Excel de forma alterna (debes mantener presionada la tecla ALT y presionar F11

repetidas veces, verá como pasa de Excel al editor y viceversa).

Si está en el editor y quiere regresar a la hoja Excel también puede utilizar el ícono de Excel

que se encuentra en el menú superior del editor (primer ícono de la izquierda, con la X de

Excel).

Objetivo de nuestra macro Se debe aclarar perfectamente y tener muy en cuenta primero que nada, cuál será el

objetivo de nuestra macro y que queremos hacer exactamente. Al tener definido esto

podemos tener claro cómo vamos a programar.

Escribir la macro Al tener en claro el objetivo de nuestra macro, procedemos a escribirla como tal, para ello

debemos seguir los siguientes pasos:

1. Prepara el Editor de Visual Basic

2. Crea un nuevo libro Excel y guárdalo con el nombre Libro 1.

3. Abre el editor de Visual Basic con las teclas ALT+F11.

4. Doble clic en VBAProject (Libro1) para ver las carpetas.

5. Doble clic en Hoja1 (Hoja1) para empezar a escribir el código de la macro.

6. Escribe la macro

Comprender la macro Una vez que se haya escrito la macro, debemos comprenderla para proceder a ejecutarla

paso a paso para que pueda funcionar. Si la macro no funciona como lo deseas no te

preocupes, solo necesitas tener paciencia y comprender las acciones de lo que se está

haciendo.

Crear o modificar instrucciones para una macro. Una vez que la macro esta creada, y al comprenderla y ejecutarla paso a paso, lo que queda

es modificar las instrucciones para que la macro funcione completamente. Para modificar o

crear instrucciones se recomienda lo siguiente:

1. A pesar de que es la forma más larga de verificar las instrucciones, el Botón Grabar

Macros es de mucha utilidad. ¿Cómo lo hacemos? Procedemos a ejercer la acción

que nos está dando el error con el botón grabar macros y verificamos el código. Así

podemos arreglarlo poco a poco.


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2. Otra de las formas de modificar instrucciones para una macro, es a través de la

ayuda de EXCEL. En el tutorial de ayuda, aparece correctamente como deben estar

escritas las instrucciones, lo cual es de mucha ayuda a la hora de modificar una

instrucción, porque pudiese ser eso.

3. Lo que debes hacer finalmente, es verificar y comprender como trabajan las

funciones o comandos que estas utilizando. Para ello es recomendable que sigas el

PASO A PASO en la ejecución de la macro, o, también el DEPURACION

EJECUTAR HASTA EL CURSOR

PASO A PASO: Permite ir corrigiendo y comprendiendo paso a paso lo que hace tu macro,

para ingresar debes hacer lo siguiente:

Ingresar a Depuración en la opción Paso a paso y con la tecla F8 ir revisando la

macro línea a línea, hasta completarla.

Esto permitirá corregir el lenguaje de la macro.

EJECUTAR HASTA EL CURSOR Permite “correr” la macro hasta cierto punto para

continuar revisando y hacer más fácil el avance.

Si ya reviso paso a paso su macro, y hay una parte que ya te funciona y otra no,

puedes “correr” la macro hasta ese punto, marcarlo con esta función, y continuar

revisando hacia delante.


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Algunos elementos comunes en los códigos de las macros. (Lenguaje VBA)

Sub – End Sub. Comienzan con la palabra Sub y terminan con End Sub. Se identifican por un nombre (seguido de paréntesis)


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Variables

Una variable es simplemente un trozo de memoria que la función o procedimiento se reserva para guardar datos, la forma general de declarar una variable es

DIM variable AS tipo.

Cada variable se identifica por su nombre (recomendable que sea significativo).

El nombre de una variable puede contener casi cualquier letra o símbolo, pero debe comenzar siempre por una letra.

No se deben usar espacios ni comas como parte de un nombre de variable, como tampoco los símbolos: #, $, %,& o !, ni operadores aritméticos.

Por ejemplo: o edad, cantidad_asistentes, NivelLiquido, GASTOS

No hay distinción entre mayúsculas y minúsculas, por lotanto los identificadores: balanceFinal, BalanceFinal yBALANCEFINAL hacen referencia a la misma variable.

Operadores aritméticos:

Los argumentos de los operadores aritméticos son valores numéricos (números o variables numéricas) y generan como resultado un número.


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Operadores: o Suma: + o Resta: - o Multiplicación: * o División: / o División entera: División entera: \ o Elevación a potencia: ^

Operadores relacionales:

Los operadores relacionales permiten comparar valores en expresiones. Generan como resultado un valor lógico (verdadero o falso).

Operadores relacionales:

Mayor: >

Menor: <

Mayor o igual: >=

Menor o igual: <=

Igual: =

Operadores de concatenación:

Se utiliza para concatenar dos cadenas de caracteres:

& (ampersand)

Ejemplo:

“Hola” & “Pais” ⇨“HolaPais”

nombre = “Hola”

nombre & “Pais” ⇨ “HolaPais”

Operadores lógicos:

Los argumentos de operadores lógicos son valores lógicos y generan como resultado otro valor lógico.

Operadores lógicos (existen otros):


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And: conjunción

Or: disyunción

Not: negación

Funciones más usadas:

Do

Realiza iteraciones mientras una condición es verdadera.

Estructura repetitiva Para (for).

Esta estructura sirve para repetir la ejecución de una sentencia o bloque de sentencias, un número definido de veces. La estructura es la siguiente:

Para var =Valor_Inicial Hasta Valor_Final Paso Incremento Hacer Inicio

Sentencia 1 Sentencia 2 . . Sentencia N

Fin

Var es una variable que la primera vez que se entra en el bucle se iguala a Valor_Inicial, las sentencias del bucle se ejecutan hasta que Var llega al Valor_Final, cada vez que se ejecutan el bloque de instrucciones Var se incrementa según el valor de Incremento.

En Visual Basic para Excel la estructura Para se implementa con la instrucción For ... Next.

For Variable = Valor_Inicial To Valor_Final Step Incremento

Do While condición

instrucción 1

instrucción 2

…

Loop


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Sentencia 1 Sentencia 2 . . . Sentencia N

Next Variable

* Si el incremento es 1, no hace falta poner Step 1.

Each – Next.

Repite un grupo de instrucciones para cada elemento de una colección.

For Each element [ As datatype ] In group

[ statements ]

[ Continue For ]

[ statements ]

[ Exit For ]

[ statements ]

Next [ element ]

Estructura repetitiva Do While Loop (Hacer Mientras).

Cuando existen ocasiones o casos en los que no se sabe previamente el número de veces que se debe repetir un proceso se debe recurrir a la sentencia Do While..Loop en alguna de sus formas. Esta estructura repetitiva está controlada por una o varias condiciones, la repetición del bloque de sentencias dependerá de si se va cumpliendo la condición o condiciones.

Hacer Mientras(se cumpla la condición) Sentencia1 Sentencia2 . .


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Sentencia N Fin Hacer Mientras

En Visual Basic

Do While(se cumpla la condición) Sentencia1 Sentencia2 . . Sentencia N

Loop

Go – To.

El uso de la instrucción “Ir a” (GoTo) significa ir o ubicarse en una línea en especifca .Para

ejecutar un GoTo no es necesario que todas las líneas estén identificadas, pero sí es

necesario que la línea de destino esté numerada o etiquetada. No se puede hacer un GoTo

a un procedimiento distinto del que se esté ejecutando en ese momento.

Utilizar la instrucción With

Cuando tenemos que definir muchas propiedades de un único objeto, no es necesario hacer mención al objeto cada vez, porque esto le quita velocidad de ejecución a la macro. Para ganar velocidad y mantener el código más simple, conviene hacer mención al objeto una única con la instrucción With y luego definir sus propiedades, por ejemplo:

Sub CambiarFormatoRango() WithRange("A1")

Value = 10 Font.Bold = True Interior.ColorIndex = 5

End With

Instrucción If – Then / If – Then – Else.

Determina el curso de acción a seguir dependiendo del valor de verdad de una condición.

If condición Then


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acciones si condición es verdadera Else

acciones si condición es falsa Endif

Proteger el código de una macro

Así como se pueden proteger los libros, las hojas y las celdas de Excel, también es posible

proteger con una contraseña el código de nuestras macros. Una vez que tenga sus macros escritas en el editor puede ir al menú Herramientas > Propiedades de VBAProject … .. y luego hacer clic en la pestaña de Protección.

Verá una ventana como la de la que se observa a la derecha:

Allí puede proteger su Macro.


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