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BRAVAJaneiro/2011By You ECM TOTVS para Gesto da Qualidade

www.bravatec.com.br3AgendaBY You ECM TOTVSGesto de DocumentosWorkflow/BPMQualidade

ECM TOTVSwww.bravatec.com.brBy You ECM TOTVS4

A TOTVS possui soluo completa para Gesto de Documentos e Processos no ECMwww.bravatec.com.brBy You ECM TOTVS5A soluo TOTVS By You ECM utiliza as mais avanadas tecnologias em benefcio de uma rica experincia de interface com robustez e performance incomparveis.

Estes fatores tornam a soluo TOTVS para o Enterprise Content Management uma das mais competitivas e adequadas a realidade no mercado Brasileiro aliando tecnologia a facilidade de implantao.

www.bravatec.com.brBy You ECM TOTVS6

O By You ECM TOTVS rene em uma nica soluowww.bravatec.com.brBy You ECM TOTVS7Gesto de Documentos

www.bravatec.com.brColaborao na WebMltiplos tipos de contedoIndicao de LeituraUpload e DownloadAnexosPropriedades do Documento

EdioVerses e revises ValidadeAprovaoCheck-in e check-outEnvio de e-mailLixeira inteligente

Principais CaractersticasBy You ECM Gesto de Documentos8PublicaoDocumento individualMltipla (lote)CapturaIntegrao OfficeDrag-and-drop

RecuperaoCategorizao em pastasBusca de documentos avanadaPerfil de usurio e seguranaNavegao pelo histricoNavegao por favoritoswww.bravatec.com.brBy You ECM TOTVS9lbum de Fotos

www.bravatec.com.br10Interface 100% WEBBy You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.br11rea de Trabalho

By You ECM Gesto de Documentoswww.bravatec.com.br12Categorizao em PastasBy You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.br13Publicao de Documentos com uploadBy You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.br14Publicao de Documentos com drag-and-dropBy You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.br15Visualizao de Desenhos

By You ECM Gesto de Documentoswww.bravatec.com.br16Visualizao de Documentos

By You ECM Gesto de Documentoswww.bravatec.com.br17Versionamento e AprovaoBy You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.br18Editor de Contedo

By You ECM Gesto de Documentoswww.bravatec.com.br19Editor de Formulrios

By You ECM Gesto de Documentoswww.bravatec.com.br20Navegao no Histrico de AcessosBy You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.br2021Mecanismo de busca por contedoBy You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.br2122Documentos FavoritosBy You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.br23LixeiraBy You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.br24Integrao com Office

By You ECM Gesto de Documentoswww.bravatec.com.br25Kit Addon Mobile ECM2Go (Android, iPhone, iPad)By You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.br26Notificao por e-mail de publicaes;Indicao de Leitura;Emisso de Lista Mestras e Cpias Controladas;Atualizao de variveis do documento;Notificaes de documentos expirados;Relacionamento de documentos;Histrico e rastreabilidade de aprovao.Outras Caractersticas

By You ECM Gesto de Documentoswww.bravatec.com.br27Maior velocidade e preciso na localizao de documentos;Melhor qualidade no atendimento ao cliente; Melhoria no processo de tomada de decises;Obteno de vantagem competitiva sustentvel;Reduo de custos com cpias;Melhor aproveitamento de espao fsico;Disponibilizao instantnea de documentos; Evita extravio ou falsificao de documentos;Agilidade em processos legais, nos quais fundamental o cumprimento de prazos;Continuidade de negcios;Facilitao s atividades que envolvem colaborao.

Vantagens e BenefciosBy You ECM Gesto de Documentos

www.bravatec.com.brBy You ECM TOTVS28Workflow/BPM

www.bravatec.com.br29Workflow/BPMMotor de Processos

Editor grfico de processosNotao BPMN e Swim LanesConfiguraes no fluxoMecanismos de atribuioIncluso de instruesControle de versesExportao e importaoValidaes lgicasRegras de automticasDefinio de seguranaIntegraes (SOA)Anexao de formulriosExecuo

Notificao por e-mailIndicao de etapa do processoPreenchimento do formulrioHistrico de movimentaesAnexos integrados ao GEDEncaminhamento de atividadesObservaes relevantesExecuo de aplicativosTimeout de atividadeGestor de ProcessoTransferncia de Pendncias

Principais Caractersticaswww.bravatec.com.brBy You ECM TOTVS30lbum de Fotos

www.bravatec.com.br31Desenho grfico de processos com notao BPMNBy You ECM Workflow/BPM

www.bravatec.com.brFluxo automtico (timeout)32

By You ECM Workflow/BPMwww.bravatec.com.br33Central de TarefasBy You ECM Workflow/BPM

www.bravatec.com.br34Categorizao de ProcessosBy You ECM Workflow/BPM

www.bravatec.com.br35Ambiente de trabalhoBy You ECM Workflow/BPM

www.bravatec.com.br36Consulta de solicitaesBy You ECM Workflow/BPM

www.bravatec.com.br37Consulta de solicitaesBy You ECM Workflow/BPM

www.bravatec.com.br38CAP - Central de Anlise de ProcessosBy You ECM Workflow/BPM

www.bravatec.com.br39Extrao de relatrios com BIRTBy You ECM Workflow/BPM

www.bravatec.com.br40Kit Addon Mobile ECM2Go (Android, iPhone, iPad)By You ECM Workflow/BPM

www.bravatec.com.br41Notificao por e-mail de evolues e atrasosAtividades paralelasApontamento de horas para custeioMecanismos de atribuio automticaScripts para validao de dadosDatasets e SOA para customizaes e integraoExtrao de relatrios com BIRTCriao de Portlets para PortaisOutras Caractersticas

By You ECM Workflow/BPMwww.bravatec.com.br42Maior transparncia em processos;Combate a fraudes;Rastreabilidade das atividades;Aumento de produtividade e eficincia;Melhor viso organizacional;Maior velocidade na implementao de mudanas em processos;Reduo da curva de aprendizado de colaboradores;Preservao do capital intelectual da organizao;Reduo de retrabalho e processos perdidos;Kits de Implantao Rpida que aceleram o processo de implantaoVantagens e BenefciosBy You ECM Workflow/BPM

www.bravatec.com.brBy You ECM TOTVS43Qualidade

www.bravatec.com.br44By You ECM QualidadeO By You ECM Qualidade aproveita todo potencial da gesto de documentos integrada a Workflow/BPM para permitir que a gesto da qualidade v alm do controle de normas e procedimentos e faa com que os processos descritos transcendam o papel e se tornem vivos.

Assim para Qualidade so agregadas features adicionais sobre o robusto motor de ECM garantindo o investimento em uma plataforma consistente e que agrega mais valor a soluo da Qualidade

www.bravatec.com.brBy You ECM TOTVS45lbum de Fotos

www.bravatec.com.br46Emisso de Lista MestraBy You ECM Qualidade

www.bravatec.com.br47Emisso de Cpia ControladaBy You ECM Qualidade

www.bravatec.com.br48Kit Qualidade BRAVA ECMKit BRAVA ECM para Gesto da Qualidade, rene em um nico projeto as principais disciplinas necessrias implementao e manuteno de programas da qualidade (ISO), contemplando o ciclo completo dos processos de gesto:Gesto DocumentalGesto de OcorrnciasGesto de AuditoriasGesto de AesGesto de Indicadores

www.bravatec.com.brKit BRAVA ECM Qualidade49Registro de Ocorrncias

www.bravatec.com.brRegistro de OcorrnciaFluxograma do processo de Registro de Ocorrncia

50www.bravatec.com.br5051Atividade Registrar Ocorrncia

Neste campo o usurio informar a data da ocorrnciaNesta seo o usurio informar os detalhes da ocorrncia: tipo de ao, tipo de ocorrncia, origem, criticidade, se precisa de conteo e o assunto relacionadowww.bravatec.com.br5152Atividade Aprovar Solicitao

O usurio poder escolher entre aprovar a ocorrrncia ou reprova-la.www.bravatec.com.br52

53Atividade Executar ContenoComo este campo est preenchido o processo entrou na atividade automtica Precisa de Conteno, sendo enviado automaticamente para a atividade Executar ContenoNa atividade Executar Conteno o campo Descrio da conteno o nico que dever ser preenchido.www.bravatec.com.brAtividade Analisar Causa - Ishikawa54Na atividade Analisar Causa o usurio poder ainda utilizar o diagrama de Ishikawa para auxiliar na anlise de causa da ocorrncia.

www.bravatec.com.br55Atividade Analisar Causa

Nesta atividade o usurio dever preencher este campo para descrever a anlise da causa.www.bravatec.com.br56Atividade Aprovar Anlise da Causa

O usurio poder escolher entre registrar um plano ou reprovar a anlise da causa e refaze-la.www.bravatec.com.br57

Atividade Registrar Plano de AoO usurio poder escolher entre criar um Plano de Ao como subprocesso ou enviar o processo para a atividade Verificar Eficciawww.bravatec.com.br57Atividade Verificar Eficcia58

O usurio poder escolher entre enviar para a atividade de notificao ou rejeitar, repetindo ciclo.www.bravatec.com.brKit BRAVA ECM Qualidade59Plano de Ao

www.bravatec.com.brPlano de AoFluxograma do Processo do Plano de Ao

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A atividade Registrar Plano de Ao o ponto inicial do processo.

Nesta atividade o usurio responsvel deve preencher os dados do formulrio de plano de ao e tambm definir as atividades do plano, assim como os responsveis pela execuo.

processo Plano de Ao pode ser iniciado por um usurio ou ento pelo processo de Registro de Ocorrncia.61Atividade Registrar Plano de Aowww.bravatec.com.br62Atividade Registrar Plano de Ao

Ao enviar a atividade Registrar Plano de Ao, sero criadas as atividades com o prazos e os responsveis definidos no formulrio.Ao iniciar o Plano de Ao pelo processo de Registro de Ocorrncia, possvel consultar os dados da solicitao clicando no link Visualizar Ocorrnciawww.bravatec.com.brNa atividade Registrar Plano de Ao o usurio poder definir atividades a serem executadas, com prazos e responsveis. Para cada atividade, ser inicializado o processo Atividade do Plano de Ao, no qual o usurio responsvel ir receber as instrues e poder descrever o que foi executado durante a tarefa.

63Atividade Registrar Plano de Ao Definir Atividades

www.bravatec.com.brAtividade do Plano de AoFluxograma do processo Atividade do Plano de Ao

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Formulrio de Atividade do Plano de Ao65Ao receber uma atividade, pode-se visualizar as instrues entre outras informaes na seo Dados da Atividade

Ao tomar conhecimento de uma atividade, possvel consultar qual plano de ao esta se refere, atravs do link Visualizar Plano de AoNo campo descrio deve-se informar os procedimento executados durante a execuo da atividade

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66Atividade Verificar EficciaNa atividade Verificar Eficcia possvel escolher entre finalizar o plano de ao ou enviar novamente para o incio do processo.www.bravatec.com.brKit BRAVA ECM Qualidade67Auditorias

www.bravatec.com.brGesto de AuditoriaFluxograma do Processo de Gesto de Auditoria

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69Atividade Solicitar AuditoriaA atividade Solicitar Auditoria ponto inicial do processo de Auditoria.Nesta seo deve-se preencher os dados iniciais para solicitao da auditoria, como rea, comunicado, tipo de auditoria, perodo da auditoria e reas notificadas.www.bravatec.com.br70Atividade Solicitar Auditoria

Na atividade de solicitao, no formulrio de Gesto de Auditoria, necessrio preencher os dados rea, comunicado, tipo de auditoria e perodo de auditoriawww.bravatec.com.br

71Atividade Solicitar AuditoriaAinda na atividade Solicitar Auditoria necessrio informar s reas que sero notificadas sobre a auditoria que ser realizada. Ser enviada uma notificao para cada responsvel das reas selecionadas

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72Na atividade Determinar Objetivos o usurio preencher o campo Objetivo da AuditoriaAtividade Determinar Objetivoswww.bravatec.com.br

Atividade Anlise do Auditor Lder73Na atividade Anlise do Auditor Lder o usurio poder enviar a atividade para Avaliao da Qualidade ou ento replanejar a auditoriawww.bravatec.com.br

Atividade Avaliao Qualidade74Na atividade Avaliao Qualidade o usurio responsvel informar suas consideraes sobre a auditoria realizada no campo ObservaesO usurio poder enviar para a atividade Convocao para Reunio ou finalizar o processowww.bravatec.com.brKit BRAVA ECM Qualidade75Registro de Documentos

www.bravatec.com.brRegistro de DocumentoFluxograma do Processo de Registro de Documento

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www.bravatec.com.br76Atividade Solicitar Registro

77A atividade Solicitar Registro o ponto inicial do processo, sendo que o usurio solicitante deve preencher os seguintes campos: Tipo de Solicitao, Motivo, Documento, Verso e se necessita conteno ou se necessrio distribuir cpia controlada.www.bravatec.com.br

78Atividade Solicitar RegistroAo solicitar o registro de um documento o usurio solicitante deve preencher os dados da seo Informaes Gerais do Documentowww.bravatec.com.br

79Atividade Fazer TriagemO usurio responsvel pela atividade Fazer Triagem poder fazer suas consideraes preenchendo o campo Comentrios da Triagem.www.bravatec.com.br

80Atividade ElaborarNa elaborao o usurio poder adicionar informaes sobre o documento, como a localizao deste dentro da organizao

Ou ento, se o documento estiver no ByYou ECM, poder adicion-lo como anexowww.bravatec.com.br

81Atividade Aprovar AlteraesO usurio poder enviar para a atividade Necessita Capacitao? ou retornar o processo para a atividade Elaborarwww.bravatec.com.br82Atividade Necessita Capacitao

Se o campo Necessita Capacitao estiver preenchido, o processo ir para Efetuar Capacitao, seno o processo avanar diretamente para a atividade Distribui Cpia Controlada?.www.bravatec.com.br83Atividade Distribuir Cpias Controladas

Se o campo Distribui Cpias Controladas? estiver preenchido, o processo ir para atividade Distribuir Cpias Controladas, seno o processo de registro de documento ser finalizado.www.bravatec.com.brKit BRAVA ECM Qualidade84Painis de Gesto da Qualidade

www.bravatec.com.br85Painel de OcorrnciasO Painel de Ocorrncias uma rea de trabalho no qual possvel visualizar diversas informaes consolidadas sobre as ocorrncias

No painel possvel visualizar:

Dados das Solicitaes detalhes sobre as ocorrnciasGrfico de Evoluo nmero de ocorrncias por msGrfico por rea nmero de ocorrncias por reaGrfico por Solicitante nmero de ocorrncias por solicitanteGrfico por Ocorrncia nmero de ocorrncias por tipo de ocorrnciawww.bravatec.com.br86Painel de Ocorrncias - Visualizao

Visualizao do Painel de Ocorrnciaswww.bravatec.com.br87Painel de Ocorrncias - FiltrosNo Painel de Ocorrncias possvel filtrar os dados da rea de trabalho.

Esto disponveis os filtros por:Tipo de OcorrnciaPerodoCriticidadeStatus

Para cada combinao de filtros criada, possvel gerar uma URL para visualizar os dados posteriormente, utilizando o mesmo parmetros

www.bravatec.com.br88Painel de AesO Painel de Aes uma rea de trabalho no qual possvel visualizar diversas informaes consolidadas sobre os Planos de Ao

No painel possvel visualizar:

Planos e suas medidas;Grfico de Assunto Participao %Grfico por Status Participao %Grfico por Solicitante Participao %Grfico por Andamento Em dia vs Atrasadoswww.bravatec.com.br89Painel de Aes - VisualizaoVisualizao do Painel de Aes

www.bravatec.com.br90Painel de Aes - Filtros possvel filtrar os dados da rea de trabalho.

Esto disponveis os filtros por:AssuntoPerodoStatus

Para cada combinao de filtros criada, possvel gerar uma URL para visualizar os dados posteriormente, utilizando o mesmo parmetros

www.bravatec.com.brKit BRAVA ECM Qualidade91Gesto de Indicadores

www.bravatec.com.br92IndicadoresO mdulo de Indicadores composto pelo processo e pelo painel de indicadores.

No processo o usurio define o indicador e realiza a apurao de dados e no painel possvel visualizar o resultado das medies atravs de grficos

www.bravatec.com.br93IndicadoresProcesso de Indicadores

www.bravatec.com.br94Painel de IndicadoresNo painel de indicadores possvel visualizar os dados de um indicador, assim como a meta definida. Para isso necessrio clicar no boto adicionar grfico, localizado no canto superior direito do painel

Boto Adicionar GrficoAo clicar no boto adicionar grfico, o usurio poder escolher o indicador e o tipo de grfico para visualizar os dadoswww.bravatec.com.br95Painel de IndicadoresVisualizao do Painel de Indicadores

www.bravatec.com.br96Integrao nativa com Gesto de Documentos e Workflow/BPM;Possibilidade de extrao de relatrios e indicadores que retroalimentam os sistemas de gesto;Possibilidade de transformar os processos estticos descritos em normas e procedimentos em processos efetivamente vivos com o engine de Workflow/BPM;Kits com os principais processos relacionados a gesto da qualidade que permitem a acelerao do processo de implantao;Plataforma Web para colaborao de documentos e processos.Vantagens e BenefciosBy You ECM Qualidade

www.bravatec.com.brKit BRAVA ECM Intranet97Intranet Corporativa

www.bravatec.com.br98Intranet CorporativaKit BRAVA ECM - IntranetO Kit BRAVA ECM para Intranet Corporativa permite a implantao rpida e facilitada de uma Intranet ou Extranet na Web cujo o contedo pode ser mantido de forma distribuda nas reas de negcio da sua organizaoNa Gesto da Qualidade tem papel fundamental na colaborao e disseminao de informaes corporativas dando muito mais transparncia, flexibilidade e velocidade ao fluxo de informaesEla permite ainda a criao de reas para colaborao de documentos e processos, imagens, notcias e at cardpios de forma gil e simplificadawww.bravatec.com.br99Intranet CorporativaKit BRAVA ECM - Intranet

www.bravatec.com.br100Intranet Corporativa Notcias e ComunicadosKit BRAVA ECM - Intranet

www.bravatec.com.br101Intranet Corporativa - AniversariantesKit BRAVA ECM - Intranet

www.bravatec.com.br102Intranet Corporativa Documentos e lbum de FotosKit BRAVA ECM - Intranet

www.bravatec.com.br103Intranet Corporativa Busca e Cardpio da Semana Kit BRAVA ECM - Intranet

www.bravatec.com.brCriao simplificada de portaisAdaptao de portais j existentesIntegrao com as demais funcionalidades do produtoPermite adicionar vdeos, imagens etc.Vasta documentao para utilizao de funes da soluo ECM TOTVS

Principais Vantagens da Gesto de Portais

Portais www.bravatec.com.brClientes da Soluo TOTVS ByYou ECM105Mais de 2.500 clientes ativos da soluo ECM

www.bravatec.com.brCatlogo de Kits de Implantao BRAVA ECM106Dezenas de processos prontos para melhor serem adaptados s necessidades do seu negcio.www.bravaecm.com.br/kits

www.bravatec.com.brMuito obrigado!

www.bravatec.com.brcontato@bravatec.com.br