Desafios para a

Implementação de

Processos

Comando da Aeronáutica

Alexandre V. Guimarães

2012

IMPLEMENTAÇÃO

“COLOCAÇÃO EM PRÁTICA”

Quando o processo sai da

prancheta…

PRINCIPAIS DESAFIOS

Alta gerência não está interessada ou tem outro foco.

Gerentes desejam aumento de ROI que não podemos

atingir.

Existem muitos esforços de mudanças competindo por

atenção.

Insucessos anteriores em projetos de processos.

Gerentes não desejam realizar investimentos no

momento.

Principais Obstáculos para a Aceitação de

Esforços de BPM

Fonte: Wolf e Harmon (2012) – BP Trends

Fonte: CBOK (2011)

A implementação não

deve ser o elo fraco do

ciclo BPM!

Discussão e

compreensão

aprofundadas dos

desafios típicos

da fase de

implementação

OBJETIVO

Identificar os desafios típicos

da fase de implementação de

processos, com base em um caso

real.

Implementação de melhorias (processos) e de

BPM

Descrição do caso selecionado e do cenário

O Plano de Implementação

Desafios Enfrentados

ROTEIRO

É IMPORTANTE DISTINGUIR...

O esforço de implementação de um

processo melhorado.

ESTRATÉGIA

GESTÃO DO

DIA-A-DIA

PROJETOS

DE MELHORIA

GOVERNANÇA

TECNOLOGIA CULTURA

PESSOAS

IMPLEMENTAÇÃO

DE BPM

ALINHAMENTO

ESTRATÉGICO GOVERNANÇA

PESSOAS

TECNOLOGIA CONHECIMENTO

CULTURA

VALOR

CLIENTE

BPM

ESTRUTURA

Maturidade em

BPM

Probabilidade de

êxito na

implementação de

Processos

Caso Selecionado

Processo “Registro

Analítico de Bens Móveis na

Aeronáutica”

Registro Analítico de Bens

Móveis

• Cadastro dos bens móveis

• Registros

Incorporações

Exclusões

Transferências

Reavaliações

Depreciações

Descrição Geral

• Interação com a

plataforma contábil SIAFI

PATRIMÔNIO MÓVEL DO COMAER

Armamento

Aeronaves e

Sistemas Equipamentos

Solo

Equipamentos de

Proteção ao Vôo Saúde

Viaturas e Eq.

Construção Civil

Ciência e

Tecnologia Equipamentos de TI

e Comunicações

Grandes

Grupos

COMAER

Escritórios e Representações

• 156 Unidades Gestoras (País e

Exterior)

• Efetivo de 71,4 mil servidores

• Patrimônio móvel de R$ 12,8 bi

•Bens em uso

•Bens em almoxarifados

•Bens em importação

•Bens em trânsito

•Bens em reparo

•Bens a alienar

ORGANIZAÇÕES PARTICIPANTES

Secretaria de Economia e

Finanças da Aer. Regras de

Negócio

Diretoria de TI Tecnologia

Unidades Gestoras Usuárias

Início em 2010

Reformulação da estratégia organizacional

Foco em Processos

• Cadeia de Valor

• Projetos de processos como base para ganhos mensuráveis

• Estrutura

• Risco

Projeto Estratégia Organizacional SEFA

- Operações entre Unidades de forma integrada e em tempo real.

- Capacidade de registro de todas as operações contábeis preconizadas pela STN.

Requisitos do Processo “Registro de

Bens Móveis”

- Aumento da segurança dos dados e das informações.

- Redução das discrepâncias cadastrais.

Resultados da Análise, do

Desenho e da Modelagem

“DECISÕES”

•Inclusão de novas rotinas

contábeis

•Ampliação do suporte

normativo interno (Manual

Contábil)

•Substituição da tecnologia

SISPAT – Sistema

de Patrimônio

SILOMS – Sistema Integrado

de Logística de Materias e de

Serviços

“Módulo BMP”

O Processo decisório sobre TI

ocorreu conforme recomenda a

teoria?

TI em Grandes Estruturas Organizacionais

Dono do

Processo Tecnologia

Planejamento da

Implementação

ANÁLISE

DESENHO

MODELAGEM

IMPLEMENTAÇÃO

“São as pessoas que irão

determinar, em última instância, o

sucesso ou o fracasso do projeto…”

Jeston e Nelis (2008)

Sequência de

Eventos do

Projeto

Revisão da ferramenta (banco de testes e

aderência)

Projeto Registro de Bens Móveis - Implementação

Instruções de Procedimentos

Contábeis

Divulgação das Orientações de

Transição (Manual e

vídeo-aula)

Reuniões Presenciais

(RJ e Brasília) Cadastramento

de Usuários no SILOMS

Migração dos dados do

SISPAT para o SILOMS

Cadastramento de Setores no

SILOMS Confronto de Relatórios e

Conformidade

Início das rotinas de lançamento no SILOMS

Ajustes nos dados do SISPAT

2011 2012

DESAFIOS

RELEVANTES

IMPLEMENTAÇÃO DE

PROCESSOS

Estimando prazos…

Quem deve estar

envolvido?

Como minimizar erros

de tendência?

Qual o risco das

estimativas em bloco?

Gray

Fonte: Gray e Larson (2006)

Cronograma Factível

Estimativa Inicial

Estimativa Alterada

- 5 meses

- 8 meses

Extensão dos ajustes nos dados do sistema de origem

Nível de detalhamento das orientações escritas

Disponibilidade de pessoas nas Unidades

Estimativas em

Ambientes

Complexos

Conhecimento incompleto

Alinhamento parcial dos

envolvidos

Efeitos não totalmente

previsíveis

Definição do Escopo (ENTREGÁVEIS)

Fase 1 Fase 2

MÉTRICAS

Parâmetros para monitoramento da implementação

O que deveria acontecer… X

O que está acontecendo…

O que deveria acontecer… X

O que está acontecendo…

Onde e o que mensurar?

Construção

da

arquitetura

de setores

no SILOMS

Exportação

de dados do

SISPAT

Importação

de dados no

SILOMS

Geração de

relatórios e

correção de

inconsistências

Momento 1

Momento 2

Repetição do Ciclo

Indicadores – Ação Gerencial

Redução dos Riscos

Controle de Qualidade

Projeto Bens Móveis Permanentes

Validação das novas funcionalidades

(testes funcionais) – equipe da Secretaria

Apreciação conjunta das orientações

escritas e vídeo-aula (Secretaria e

Diretoria de Tecnologia)

Teste de migração com banco de dados

de Unidades Gestoras

Processo-piloto com Unidade

Gestora

MEIOS DE COMUNICAÇÃO

•Complexidade X Escopo

•Planejamento

• Interações ágeis e eficazes

•Documentação

(protocolos)

Secretaria de

Economia e Finanças Diretoria de Tecnologia

da Informação

Unidades Gestoras

NEGÓCIO TECNOLOGIA

TREINAMENTO

Procedimentos de

transição

GAP de conhecimento

para novo processo

Planejamento

Quem será treinado e em

que nível

Oportunidade de contato

direto

Dirigentes

Agentes de

Controle Interno

Gestores de Registro

(operacional)

Projeto Bens Móveis Permanentes

Gestão de Pessoas…

Gestão de Mudanças…

PESSOAS…

Quem são os atores?

Onde atuam?

Qual o seu contexto de trabalho?

Qual a sua motivação para o projeto?

O que os fará colaborar?

ESFORÇO DE COMUNICAÇÃO

Gestão da Mudança

Trazer os Gestores

para o projeto e

promover a

colaboração na

implementação…

RH

ALIANÇAS

RECURSOS

ESTRUTURA LOCAIS

ATITUDES

CRENÇAS

TECNOLOGIA

MUDANÇA

Fonte: Haberberg and Rieple (2001)

Projeto Bens Móveis

Permanentes

Gerenciamento de

Riscos na

Implementação

Quando nem tudo dá

certo…

Projeto Bens

Móveis Peformance do novo sistema

Funcionamento da ferramenta

de migração

Omissão de rotinas

Quantidade de discrepâncias

nos bancos de dados do antigo

sistema

Perda de consistência na

migração

EVENTOS DE RISCO

Gerenciamento

de Riscos

Gerenciamento de

Contingências

Importante…

Identificação e

prevenção dos

eventos de risco

O que fazer caso o

evento aconteça

Plano “B”

A importância de considerar e planejar o “rollback”...

Minimiza os danos às atividades do processo em curso

Diminui o impacto para a imagem do projeto

Aumenta a probabilidade de êxito na retomada da implementação

Evidencia percepção de risco compatível com ambientes complexos

LIDERANÇA

Como foi estruturada a liderança

do projeto?

Aspectos Relevantes

Decisões centralizadas

Solução de Conflitos

Ligação com nível estratégico

Desafios da Implementaçao

Estimativas de prazos

Definição do escopo

Métricas

Comunicações

Treinamento

Qualidade

Pessoas

Mudanças

Riscos

Liderança

Preparo da implementação…

Sucesso no Projeto do Processo!

Desafios para a

Implementação de

Processos

Comando da Aeronáutica

Alexandre V. Guimarães

guima1500@uol.com.br

guimaraesav@sefa.aer.mil.br