Gestão de processos na Certificação de Entidades Beneficentes de

Assistência Social

BPM Day Brasília

Justificativa do projeto

Razões de escolha da Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social (CEBAS)

• Gestão por processos numa organização funcional: mudança de paradigma

• Existência de elevado passivo na área

• Escopo restrito com definição clara dos atores envolvidos

• Patrocínio da liderança

SETEMBRO/14 OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO JANEIRO

Cronograma do projeto

Planejamento

S1 Entendimento da Situação Atual

S2 Análise de Alinhamento

S3 Análise de Melhorias

S6 Plano de Implantação

S5 Desenho da Situação Futura

S4 Análise de Quantidade de Recursos

De jan/2015 a ago/2015 ocorre o período de monitoramento mensal e calibração das melhorias.

Recapitulando – Objetivo do Trabalho

A partir da visão de futuro construída junto ao Secretário Executivo do MDS, definimos os objetivos e norte do trabalho

Objetivo Central: Cumprir o tempo de

decisão previsto por lei (6 meses)

Objetivo para o Legado: Reduzir o tamanho do

Passivo

Objetivo para o Futuro: Reduzir a quantidade de

Diligências

Norte do ProjetoAumentar a agilidade,

transparência e segurança do processo

Diagnóstico de Tempo para Decisão

O tempo médio para decisão de um requerimento, desconsiderando o passivo, era de 10 meses.

Acrescentando o período que um processo aguarda para entrar na análise, aumentaria para 47 meses

Solicitar

CertificaçãoRealizar Triagem

Analisar

Solicitações

Solicitação

Recebida

Solicitação

vira

Processo

Processo

entra

na Análise

Retorno

de

Diligência

Término

da Análise

Apreciação

e

Decisão

3 meses 37 meses

Expedição

de

Diligência

3 meses2 semanas 2 semanas 3 meses

TEMPO MÉDIO ATUAL PARA DECISÃO 47 meses10 meses

sem passivo com passivo

3. A arrecadação da cota patronal é o grande risco do CEBAS

4. A política pública é o grande nortedo CEBAS

2. Não depender de mudanças na legislação

1. Não depender do aumento do quantitativo de pessoas

Premissas das Soluções

Para a construção das soluções, utilizamos algumas diretrizes como premissas, para que o trabalho realizado fosse efetivo e as soluções fossem implantadas com maior facilidade

Esforço Realizado

Durante os dois meses iniciais do trabalho, a equipe realizou diversas reuniões com diferentes atores do processo afim de entender a realidade interna e externa do problema

- Entrevista qualitativa com 9 Entidades

- Reunião do CNAS

- 3 Reuniões com MS

- Reunião com o MEC

- Reunião com um Órgão Gestor e CMAS

- 300+ horas de reunião com a Equipe da DRSP

- Grupos de Trabalho para o desenho das soluções

- Pesquisa quantitativa com Entidades com e sem CEBAS

Processo de Análise As Is

Havia duplicidade de atividades entre pré-análise e análise. Além disso, o ciclo de apreciação e decisão era longo e se repetia na Coordenação, Departamento e Secretaria. Por último, o tratamento de denúncias era desconexo com os demais processos

AnálisePré-Análise

ChecklistDocumental

Análise Parecer

Apreciação eDecisão

Tratar denúncias

Processo de Análise To Be

Eliminação de atividades sobrepostas e uso de bases de dados relacionadas às entidades de assistência social para a apreciação e decisão, além da definição de parâmetros de supervisão.

Requisitos Legais

ChecklistDocumental

Análise de Atividade Parecer

Apreciação eDecisão

Parecer

Análise de Alto Risco Apreciação eDecisão

Análise de Baixo Risco

Classificaçãodo Risco

Análise de Atividade

Supervisão

Recurso

SISCCENSO SUAS

Resumos das Melhorias

A partir do diagnóstico e redesenho, estas melhorias foram implementadas com êxito e estão agrupadas entre incrementais e disruptivas.

Solicitar Certificação

Realizar Triagem

Analisar Solicitações

Analisar Recursos

Tratar Denúncias

ã

Melhorias Incrementais

Melhorias Disruptivas

Criação da Cartilha CEBAS e ativação de

canais de comunicação

Simplificação do Modelo de Parecer e Ofício de Diligência

Utilização de Painel de Gestão à Vista

Criação de Ritos de gestão da equipe

Instauração do Processo de Supervisão

Apreciaçãofundamentada em

cruzamento de dados

Criação do e-mail diligência CEBAS

Revisão do Processo de Análise de Recursos

Resultados

Decisões de 2014 a mai/2015. Com o piloto a partir de novembro/2014, nota-se a evolução do processo com o incremento no número de decisões entre publicações, encaminhamentos e arquivamentos.

jan aset/14

out/14 nov/14 dez/14 jan/15 fev/15 mar/15 abr/15 mai/15

decisões 333 333 363 308 692 51 668 978 675

média protocolos 138 138 138 138 138 138 138 138 138

333 333363

308

692

51

668

978

675

0

100

200

300

400

500

600

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

Processos decididos CEBAS MDS

PILOTO

IMPLEMENTAÇÃO

Estoque de processos publicados

Próximos passos

Automação do processo de certificação (SCNEAS)

Supervisão ativa das entidades certificadas

Integração entre CEBAS e CNEAS

Difusão da experiência dentro e fora do MDS

JAMES THEODORO DA SILVA

james.silva@mds.gov.br

Obrigado.

DOUGLAS G. CARNEIRO

douglas.carneiro@mds.gov.br