boletim geral da polÍcia militar nº · 2020. 7. 27. · 100, aprovado pelo decreto nº 18.455, de...

POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS AJUDÂNCIA-GERAL

BOLETIM GERALDA

POLÍCIA MILITAR

Nº 79

BELO HORIZONTE, 24 DE OUTUBRO DE 2017.

Para conhecimento da Polícia Militar de Minas Gerais e devida execução, publica-se o seguinte:

Paulo J Praxedes

( - BGPM Nº79, DE 24 DE OUTUBRO DE 2017 - ) PÁGINA ( - 1 - )

RESOLUÇÃO Nº 4616, DE 19 DE OUTUBRO DE 2017.

Dispõe sobre a confecção, tramitação, destinação e o arquivamento das pastas funcionais dos militares, ativos e inativos, e dos servidores civis da Polícia Militar, bem como sobre o arquivamento, a movimentação e o encerramento das fichas médicas e dos documentos relativos à justiça e disciplina e dá outras providências.

O CORONEL PM COMANDANTE-GERAL DA POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 6º, inciso XI, do R-

100, aprovado pelo Decreto nº 18.455, de 15 de abril de 1977, e considerando o

disposto na Resolução 4.452, de 14 de janeiro de 2016, RESOLVE:

CAPÍTULO I FINALIDADE

Art. 1º - Esta Resolução tem por finalidade dispor sobre a confecção, tramitação,

destinação e o arquivamento de pastas funcionais dos militares, ativos e inativos, e

dos servidores civis da Polícia Militar, bem como o seu encaminhamento para o

Centro de Gestão Documental (CGDoc), além do arquivamento, movimentação e

encerramento das fichas médicas/odontológicas e documentos relativos à justiça e

disciplina.

CAPÍTULO II DA PASTA FUNCIONAL

Art. 2º Pasta Funcional é o conjunto de documentos probatórios relativos à vida

pessoal e profissional do policial militar e do servidor civil da Polícia Militar, podendo

ser esses em meio físico, eletrônico ou digital, constituindo-se em instrumento de

acautelamento, que resguarda direitos e deveres da Instituição e de seus

integrantes, servindo de apoio à administração para análise, tomada de decisões e

validação de futuras concessões e/ou restrições.


Parágrafo único. Para os efeitos desta Resolução, pasta funcional possui o mesmo

significado de assentamentos individuais.

Art. 3º - A pasta funcional em meio físico e/ou em formato eletrônico ou digital será

composta por todos os documentos referentes ao policial militar e ao servidor civil,

desde a sua inclusão no curso de formação, no caso dos policiais militares, ou a

assinatura do ato de posse para os servidores civis, efetivos e/ou ocupantes de

cargos temporários ou comissionados.

Art. 4º - A pasta funcional poderá ser criada digitalmente, podendo substituir a pasta

física, desde que observadas as devidas garantias legais e o seu suporte de

repositório.

Art. 5º - Nos termos da Lei Federal n. 5.553, de 6 de dezembro de 1968, é vedado

às Unidades da Polícia Militar reter qualquer documento de identificação pessoal,

ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive

comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional,

certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de

naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.

Parágrafo único - Quando, para a realização de determinado ato ou para o

arquivamento da documentação na pasta funcional, for exigida a apresentação de

algum dos documentos referidos no caput deste artigo, a Unidade que fizer a

exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem

devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor ou fará ela mesma a

autenticação do documento.

Art. 6º Os documentos que iniciam a pasta funcional são:

I – cópia da certidão de nascimento ou de casamento;

II - cópia do certificado de escolaridade em conformidade com o edital ou o cargo

para o qual foi nomeado;

III - cópia do título de eleitor e certidão de quitação eleitoral;


IV - certidão de distribuição de ações e execuções cíveis, fiscais e JEF, emitida pela

Justiça Federal;

V - certidão criminal negativa, emitida pelo Poder Judiciário de Minas Gerais;

VI - declaração de próprio punho que não exerce outro cargo, emprego ou função

pública, nos âmbitos federal, estadual ou municipal;

VII - cópia do comprovante de residência;

VIII - resultado de laudo médico pericial com conclusão pela aptidão pelo cargo para

servidor civil;

IX - declaração de bens na data da posse;

X - declaração de próprio punho de não ter sido demitido a bem do serviço público

nos últimos 5 (cinco) anos anteriores ao da data da posse;

XI - cópia da carteira de trabalho (folha de identificação);

XII - cópia do comprovante do Programa de Integração Social (PIS) ou Programa de

Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP), se caso inscrito;

XIII - cópia do Certificado de Reservista Militar (CRM) ou de Dispensa de

Incorporação (CDI) para candidatos do sexo masculino;

XIV - cópia da Carteira Nacional de Habilitação (CNH);

XV - cópia da registro nos conselhos regionais (para especialistas);

XVI - cópia da Registro Geral (RG);

XVII - cópia da Cadastro de Pessoa Física (CPF);

XVIII - certidões negativas de antecedentes criminais junto à Polícia Civil e à Polícia

Federal;

XIX - os exames médicos admissionais;

XX - o ato de aprovação em concurso público, publicado no Diário Oficial.

Art. 7º - A pasta funcional do militar ainda será composta pelos seguintes

documentos:

I - Certidão de Inteiro Teor (CIT);

II - Extrato de Registros Funcionais (ERF);

III - pedidos de adicionais por tempo de serviço;

IV - pedidos de deferimento de férias-prêmio;

V - pedidos de gozo e/ou conversão de férias-prêmio;

VI - Avaliação de Desempenho Individual do militar (ADI);


VII - Avaliação Anual de Desempenho e Produtividade do militar (AADP);

VIII - Compromisso de Desempenho (CD), no caso de militar;

IX - ficha modelo “E” (Regulamento da Lei do Serviço Militar);

X - ficha modelo “G”;

XI - pedido de baixa (para militar);

XII - certidões de averbações, no caso de militares excluídos ou demitidos;

XIII - ato de exclusão (para militar em caso de demissão voluntária ou baixa a

pedido);

XIV - cópia das fichas de promoção (para oficiais e praças a partir da graduação de

3º Sargento);

XV - documento para aquisição e transferência de armas particulares e munições,

caso exista (para servidores militares);

XVI - cópia de decisões judiciais e administrativas, entre outros documentos, que

criem, extinguem ou modifiquem direitos;

XVII - declarações de bens;

XVIII - termo de engajamento ou reengajamento, caso o militar tenha servido nas

Forças Armadas;

XIX - processo de transferência para inatividade ou por exclusão por falecimento dos

militares, observado o disposto no art. 5º desta resolução, compõe-se pelos

seguintes documentos:

a) capa do processo de contagem de tempo de serviço;

b) extrato de contagem de tempo de serviço;

c) prévia de contagem de tempo de serviço;

d) requerimento de afastamento de funções da Unidade;

e) requerimento de transferência para a reserva, ao Comandante-Geral (com

promoção) ou ao Diretor de Recursos Humanos (sem promoção);

f) requerimento de conversão de férias-prêmio em espécie, ao Chefe do Centro de

Administração de Pessoal (CAP), se houver;

g) cópia da certidão de nascimento ou de casamento

h) atos de averbação ou de certidões, judiciais ou extrajudiciais, se houver;

i) cópia de documento oficial que contenha o número do CPF;

j) declaração de não acúmulo de proventos;

k) relatório da situação jurídica do militar informando os processos administrativos e

judiciais, bem como indiciamentos que forem alusivos ao militar;


l) Certidão de Inteiro Teor;

m) cópia da Certidão de Óbito,

n) ato de exclusão do estado efetivo da Unidade (reserva remunerada, cargo eletivo,

reforma por incapacidade física ou por invalidez, reforma disciplinar ou por decisão

judicial e falecimento no serviço ativo);

o) cópia do diploma de cargo eletivo;

p) cópia do termo de posse;

q) laudo da Junta Central de Saúde (JCS) no original, no caso de reforma por

incapacidade física ou por invalidez;

r) cópia da portaria e da solução de Atestado de Origem (AO) alusivo a militar que

tenha direito a promoção por invalidez, no caso de reforma por invalidez;

s) cópia da Decisão do Processo Administrativo-Disciplinar (PAD), no caso de

reforma disciplinar;

t) cópia da Sentença e respectivo acórdão, com trânsito em julgado, no caso de

reforma por decisão judicial;

Art. 8º - A pasta funcional do servidor civil será composta pelos seguintes

documentos:

I - Certidão de Inteiro Teor (CIT);

II - pedidos de Adicionais por Tempo de Serviço;

III - pedidos de deferimento de férias-prêmio;

IV - pedidos de gozo e/ou conversão de férias-prêmio;

V - Avaliação Especial de Desempenho (AED);

VI - Avaliação de Desempenho Individual (ADI);

VII - Plano de Gestão de Desempenho Individual (PGDI);

VIII - requerimento de exoneração a pedido;

IX - folha de frequência;

X - ato de exoneração a pedido ou ex-officio;

XI - declarações de bens;

XII - ato de remoção do servidor;

XIII - ato de opção de recebimento de 50% do cargo de provimento em comissão do

servidor;

XIV - termo de posse do servidor;


XV - laudo médico de incapacidade total e definitiva para serviço público;

XVI - termo de Posse;

XVII - processo de aposentadoria do servidor civil composto pelos seguintes

documentos:

a) Certidão de Inteiro Teor (CIT);

b) certidão de tempo de contribuição do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)

original;

c) extrato de contagem de tempo de serviço;

d) súmula de contagem de tempo para fins de aposentadoria;

e) requerimento de afastamento preliminar a aposentadoria;

f) requerimento de aposentadoria ou laudo médico de incapacidade total e definitiva

para o serviço público (no caso de aposentadoria por invalidez);

g) declaração de acúmulo de cargos/proventos;

h) cópia dos documentos pessoais do servidor;

i) cópia do demonstrativo de pagamento relativo à data do afastamento;

j) cópia do título declaratório (apostilamento de cargo em comissão);

k) atos de averbação de tempo de serviço originais, juntamente, com as respectivas

certidões de tempo de contribuição da União, do Estado, do Município e do INSS;

l) cópia da certidão de nascimento ou de casamento;

m) cópia do diploma de cursos de pós-graduação, mestrado ou doutorado, caso

houver.

Art. 9º - Os documentos existentes na pasta funcional serão organizados em ordem

cronológica e numerados sequencialmente.

CAPÍTULO III DA TRAMITAÇÃO

Art. 10 - Entende-se por tramitação o conjunto de operações e movimentações que

possibilitam o controle do fluxo do documento por meio de um sistema de

controle/protocolo.


Art. 11 - Toda vez que o policial militar ou servidor civil da Polícia Militar for

movimentado de Unidade, haverá, consequentemente, a movimentação de sua

pasta funcional, processos e procedimentos administrativos.

Parágrafo Único. A pasta funcional será devidamente conferida e encerrada pela

Unidade de origem, através de uma declaração de conferência e encerramento,

conforme anexos I e II desta resolução, onde constará um check-list dos

documentos elencados nos artigos 7º e 8º, e encaminhada à Unidade de destino, em

até 90 (noventa) dias da apresentação do policial militar ou servidor civil.

Art. 12 - As pastas funcionais dos policiais militares transferidos para as Unidades

Escolas, a fim de matrícula em cursos com duração superior a 1 (um) ano e com

desvinculação da sua Unidade de origem, terão as mesmas tratativas do artigo 11

desta resolução.

Art. 13 - A pasta funcional do policial militar da ativa e do servidor civil da Polícia

Militar em exercício, em processo de transferência para a inatividade por motivo de

reserva remunerada, reforma ou aposentadoria, será encerrada e permanecerá na

Unidade até a conclusão do processo com a publicação no Diário Oficial do Estado e

Boletim Geral da Polícia Militar (BGPM), e a Unidade terá o prazo de 90 (noventa)

dias para encaminhá-la ao CGDoc, após a publicação do respectivo ato.

Art. 14 - As Unidades terão o prazo de 90 (noventa) dias para encerrar a pasta

funcional do militar transferido para a reserva não remunerada, excluído por baixa a

pedido ou demitido, bem como a do servidor civil afastado preliminarmente para

aposentadoria, demitido ou exonerado a pedido ou ex-officio, e encaminhá-la ao

CGDoc, a partir da publicação do ato em boletim.

Art. 15 - A pasta funcional do policial militar ou do servidor civil, que estando no

serviço ativo, vier a falecer, será encerrada com a prévia da contagem de tempo de

serviço e o respectivo processo será encaminhado, de forma célere, conforme o

caso, para a Seção de Contagem de Tempo de Serviço e Taxação (SCTT) ou para a

Seção de Pessoal Civil (SPC), ambas do CAP, para fins de auditoria e finalização do

ato com a publicação em BGPM, nos termos da legislação vigente, e após a


publicação, a Unidade encerrará em definitivo a pasta e a encaminhará para o

CGDoc em até 90 (noventa) dias.

Parágrafo único - O encerramento da pasta funcional conforme estabelece o caput

deste artigo constarão os documentos previstos nos incisos XIX do artigo 7º e XVII

do artigo 8º, juntamente, com o Atestado de Óbito.

Art. 16 - A pasta funcional do policial militar desertor permanecerá na sua Unidade

de origem.

Art. 17 - A SCTT/CAP deverá informar nominalmente ao CGDoc, até o 5º dia útil do

mês de maio, todos os processos de transferência para reserva e reforma, que

foram auditados pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE) no exercício anterior.

CAPÍTULO IV DO ARQUIVO

Art. 18 – Arquivamento é o ato de guardar o documento, respeitando um método de

organização, junto ao conjunto documental de uma determinada atividade.

Art. 19 - Os arquivos dividem-se em arquivos correntes, arquivos intermediários e

arquivos permanentes.

Art. 20 - Fase corrente ou primeira idade é a fase na qual os documentos são

frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda

as finalidades que motivaram a sua criação.

Art. 21 - Fase intermediária ou segunda idade é a fase na qual os documentos são

de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser conservados em

depósitos de armazenagem temporária, aguardando sua destinação final, que pode

ser a eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.


Art. 22 - Fase permanente ou terceira idade é a fase na qual os documentos já

cumpriram as finalidades de sua criação, porém devem ser preservados em virtude

do seu valor probatório e informativo para o Estado e para o cidadão.

Art. 23 - Os arquivos correntes e intermediários são de responsabilidade da Polícia

Militar e o arquivo permanente é responsabilidade do Arquivo Público Mineiro.

SEÇÃO I DOS ARQUIVOS CORRENTES

Art. 24 - Cada Unidade com autonomia administrativa deverá possuir, organizar e

manter um arquivo corrente a fim de acautelar a documentação do seu pessoal, com

as pastas funcionais, os procedimentos e os processos administrativos.

Parágrafo único - A responsabilidade do arquivo corrente é da Seção de Recursos

Humanos da Unidade ou Seção Administrativa correspondente, a qual fica

tecnicamente subordinado ao CGDoc, para fins de orientação, execução e

supervisão.

Art. 25 - No caso do artigo anterior, o detentor provisório é responsável pela

documentação, respondendo administrativa, disciplinar e criminalmente, nos termos

da legislação em vigor, pelo desvio ou dano a que der causa.

SEÇÃO II DO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Art. 26 - Compete ao CGDoc o arquivamento dos registros dos militares da reserva e

reforma, ex-militares, servidores civis aposentados e ex-servidores civis da

Instituição e ainda:

I - oferecer apoio técnico especializado para a gestão dos arquivos das Unidades;

II - a execução da política de gestão de documentos de servidores da Corporação;

III - preservar, nos termos da Tabela de Temporalidade, os originais ou microfilmes


de documentos que estejam sob a sua guarda, tais como:

a) pastas funcionais de servidores inativos e ex-servidores da Corporação;

b) um exemplar de cada BGPM, BGPM Reservado e Boletim Especial da Polícia

Militar (BEPM);

c) um exemplar de todos os Boletim Interno (BI), Boletim Interno Especial (BIE) ou

Boletim Interno Reservado (BIR) das Unidades da Corporação;

d) outros documentos que não se refiram ao pessoal, mas que, pela sua

importância, devam ser preservados.

IV - pesquisar e salvaguardar os documentos dos servidores da Corporação que

retratem fatos e feitos de relevância histórica para a mesma, e encaminhar ao

Museu dos Militares Mineiro e/ou Arquivo Público Mineiro;

V - ministrar cursos de capacitação e gestão de documentos para servidores da

PMMG, conforme programação da Diretoria de Recursos Humanos (DRH).

SEÇÃO III DO ARQUIVO PERMANENTE

Art. 27 - O arquivo permanente é de competência do Arquivo Público Mineiro (APM),

que, por meio da Diretoria de Gestão de Documentos, coordena o programa de

gestão de documentos junto aos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado

de Minas Gerais.

CAPÍTULO V DA DESTINAÇÃO

Art. 28 – Entende-se por destinação, o momento da decisão por parte da Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) pela eliminação ou guarda

permanente da documentação, em função de sua relevância informacional ou

histórica.


CAPÍTULO VI DAS FICHAS MÉDICAS

Art. 29 - A ficha médica/odontológica, por ser documento que contém informações

referentes a saúde do policial militar, ficará sob a tutela do Núcleo de Atenção

Integral à Saúde (NAIS) ou equivalente de referência, até o óbito do policial militar, e,

posteriormente, será encaminhada ao CGDoc para arquivo, conforme normas

específicas emitidas pela Diretoria de Saúde (DS).

Art. 30 - Os servidores civis homologam as licenças médicas na Superintendência

Central de Perícia Médica e Saúde Ocupacional da Secretaria de Estado de

Planejamento e Gestão (SEPLAG) na Capital e nas Regionais de Saúde no Interior,

motivo pelo qual o Resultado de Inspeção Médica (RIM), Laudo Médico de

Incapacidade Total e Definitiva para o Serviço Público (no caso de aposentadoria por

invalidez) e a Licença Maternidade não poderão permanecer sob a tutela do NAIS,

deverão continuar arquivados na pasta funcional do servidor.

CAPÍTULO VII DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 31 - Compete à DRH, por meio dos respectivos Centros, supervisionar e fazer

cumprir os prazos e procedimentos fixados nesta Resolução, durante as supervisões

in loco ou de forma indireta, adotando as medidas necessárias à padronização e

execução desta.

Art. 32 - A Diretoria de Recursos Humanos expedirá Boletim Técnico Informatizado,

com orientações detalhadas e modelos de documentos sobre os assuntos

abordados nesta resolução.

Art. 33 - A partir da publicação desta resolução, as Unidades que iniciarem novas

pastas funcionais ou movimentarem ou remanejarem policiais militares ou civis

devem imediatamente cumprir o previsto na presente Resolução.


Art. 34 - A partir da publicação desta resolução, as Unidades detentoras de pastas

funcionais providenciarão a retirada de todos os procedimentos e processos

administrativos nelas existentes, mantendo-os em arquivos separados, em

conformidade com o art. 24, parágrafo único, desta resolução, bem como das fichas

médicas/odontológicas em conformidade com o artigo 29, exceto os documentos

obrigatórios descritos no artigo item XVII do artigo 7º e as fichas médicas dos

servidores civis, no prazo de 24 (vinte e quatro) meses.

Parágrafo único - Quando o procedimento ou processo envolver mais de um militar,

o original permanecerá arquivado na Unidade conforme caput deste artigo e cópia

da portaria ou despacho e solução serão arquivados nas pastas de todos envolvidos.

Art. 35 - A Unidade que possuir policial militar da reserva designado para o serviço

ativo, nos termos do §2º do art. 136 da Lei n. 5.301, 16 de outubro de 1969, que

contém o Estatuto dos Militares do Estado de Minas Gerais – EMEMG, providenciará

uma pasta funcional complementar, com a finalidade de registrar as demandas

administrativas desse profissional, que será encaminhada ao CGDoc, findo o

período de designação.

Art. 36 - Por motivo de desuso e devido à implantação do Boletim Informatizado, que

é interligado ao Sistema Informatizado de Recursos Humanos (SIRH), ficam extintas

as Fichas Individuas Modelo “A” (espelho) e Modelo “B” (continuação)

Parágrafo Único. As fichas individuais com registros de punições e recompensas,

não poderão ser eliminadas sem a prévia autorização da autoridade competente e

deverão permanecer nas pastas funcionais.

Art. 37 - O arquivamento, na pasta funcional do servidor, de documentos não

mencionados nesta resolução deverá ser previamente autorizado pela DRH, por

meio do CGDoc, conforme legislação vigente.

Art. 38 - Aqueles documentos que não foram mencionados nesta resolução ou

caíram em desuso não poderão ser eliminados sem a prévia autorização da

autoridade competente e deverão permanecer na pasta funcional.


Art. 39 - Os casos omissos serão resolvidos por ato do Diretor de Recursos

Humanos.

Art. 40 - Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 41 - Revogam-se as Resoluções n. 2.754, de 24 de agosto de 1992 e 3.289, de

30 de maio de 1996 e a Instrução de Pessoal n. 99, de 05 de julho de 1996.

Belo Horizonte, 19 de outubro de 2017.

(a) HELBERT FIGUEIRÓ DE LOURDES, CORONEL PMCOMANDANTE-GERAL


ANEXO I (a que se refere o parágrafo único do art. 11 da Resolução nº 4616, de 19 de outubro de 2017)

(RPM/DIRETORIA) (UNIDADE)

DECLARAÇÃO DE CONFERÊNCIA E ENCERRAMENTO DA PASTA FUNCIONAL DO

MILITAR

Eu, _________________________________, (Posto/graduação),

____________ (função), declaro que conferi a pasta funcional do nº

________(posto/graduação),______(nome) ______________________por motivo de:

( ) transferência para a (Unidade de destino),_____________________

( ) afastamento para (reserva/reforma ou aposentadoria),__________________

conforme publicação em (BI/BGPM) nº ________ de _____/______/______ e que a mesma

foi por mim encerrada e enumerada contendo abaixo um “Check-list” dos documentos

mencionados nos artigos ______ da Resolução nº __________.

_________________________________________

Local/data

_______________________________________

Responsável pela conferência


ANEXO II (a que se refere o parágrafo único do art. 11 da Resolução nº 4616, de 19 de outubro de 2017)

(RPM/DIRETORIA) (UNIDADE)

DECLARAÇÃO DE CONFERÊNCIA E ENCERRAMENTO DA PASTA FUNCIONAL DO

SERVIDOR CIVIL

Eu, _________________________________, (Posto/graduação),

____________ (função), declaro que conferi a pasta funcional do servidor (a) civil nº

______________(nome) _______________________ do cargo da carreira de

________________________________________ Nível____ Grau___ por motivo de:

( ) remoção para a (Unidade de destino),_____________________

( ) afastamento para ( aposentadoria),

conforme publicação em (BI/BGPM) nº ________ de _____/______/______ e que a mesma

foi por mim encerrada e enumerada contendo abaixo um “Check-list” dos documentos

mencionados nos artigos ____ da Resolução nº __________.

_________________________________________

Local/data

_______________________________________

Responsável pela conferência

boletim geral da polÍcia militar nº · 2020. 7. 27. · 100, aprovado pelo decreto nº 18.455, de...

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