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  • Bem-vindo ao tpico sobre saldos iniciais.

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  • Nesse tpico, voc aprender as vrias opes para inserir saldos iniciais dosparceiros de negcios, estoque e contas contbeis. Voc tambm aprendercomo inserir quantidades de itens retidos em estoque com os custos.

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  • Antes do incio de operao, voc tem um curto perodo em que deve inseriros saldos da conta contbil do sistema legado, incluindo os saldos para ascontas do parceiro de negcios. Voc tambm ter que inserir os custos equantidades de itens. No final desse procedimento, os relatrios financeiros nonovo sistema SAP Business One correspondero aos relatrios legados.

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  • O perodo logo antes do incio de operao chamado de cutover. Esseperodo pode ser to curto quanto algumas horas ou pode durar alguns dias,como mais que um final de semana.No entanto, voc deve realizar o planejamento para cutover muito antes noprojeto de implementao, na fase 3 - Realizao do projeto.H muitas coisas que devem ser consideradas. Haver um perodo deexecuo simultneo do sistema SAP Business One com o sistema legado? Oincio de operao pode ocorrer no incio de um exerccio fiscal? As transaesem aberto nos sistemas legados podem ser encerradas antes do cutover?Durante o perodo de cutover, os saldos iniciais finais so inseridos no novosistema SAP Business One.No incio de operao, as informaes financeiras no sistema SAP BusinessOne devem corresponder s contas do balano do sistema legado.

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  • O perodo de cutover um perodo crtico e h muitos elementos a seremconsiderados. Cada cliente ter necessidades ligeiramente diferentes. Mas,em geral, voc deve seguir a sequncia recomendada para inserir os saldosiniciais.Nesse tpico, tratamos do procedimento para saldos iniciais em nvel superior.Para obter um guia etapa por etapa sobre saldos iniciais, consulte o Guia demigrao de dados da metodologia AIP.

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  • Primeiro, voc precisa concluir a migrao do cadastro. Em geral, o cadastro migrado na fase Realizao do projeto do projeto de implementao;entretanto, pode haver a necessidade de migrar novos cadastros criados nosistema legado aps o encerramento da migrao principal.

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  • O cliente deve congelar operaes no sistema legado e executar umacontagem de estoque para que os custos e quantidades do item possam serinseridos no SAP Business One.Se o sistema utilizar estoque permanente, a conta contbil do estoque seratualizada.

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  • As transaes em aberto do sistema legado deveriam ser importadas emseguida.

    As cotaes de vendas em aberto, pedidos de venda no vinculados aentregas, ofertas de compra e pedidos de compra no vinculados arecebimento de mercadorias no afetam os nveis contbeis e de estoque,ento podem ser importados tambm como ordens de produo.*Observao: A SAP recomenda que documentos em aberto que afetam oestoque, tais como entregas, no sejam migrados. Ao invs disso, o clientedeveria tentar faturar ou encerrar esses documentos no sistema legado. Seno for possvel, o cliente deveria manter esses documentos e process-los nosistema legado at que estejam encerrados.

    No sistema legado congelado, as contas dos parceiros de negcios deveriamser reconciliadas de maneira que apenas saldos de nota fiscal e pagamentosantecipados no baseados em uma nota fiscal tenham que ser transferidos.Sempre que possvel, o cliente deveria pagar saldos de fornecedorespendentes e inserir pagamentos recebidos de clientes para minimizar onmero de saldos do parceiro de negcios.**Observao: A SAP recomenda que as notas fiscais de sada e de entradasejam importadas como notas fiscais de tipo de servio. Se uma nota fiscal dotipo de item for migrada e no existir nenhum documento precedente, a notafiscal assumir a funo da entrega ou recebimento de mercadorias e afetaros nveis de quantidade em estoque. Se um estoque permanente estiver emuso, tambm haver um lanamento automtico na conta do estoque.

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  • Por ltimo, insira os saldos iniciais finais para parceiros de negcios, contascontbeis e transaes bancrias.

    ***Observao: Se todos os documentos de sada e de entrada em abertotiverem sido importados na etapa 3, os saldos finais para parceiros denegcios j podero estar corrigidos e no devero ser duplicados.

    O cliente deveria tentar reconciliar as contas bancrias antes da transfernciadessas contas. Se a conta puder ser completamente reconciliada, vocpoder transferir o saldo. Se existirem transaes no reconciliadas na conta,voc ter que lanar essas transaes individualmente no SAP Business One.

    Um relatrio de balancete deve ser produzido a partir do sistema legado demaneira que os saldos da conta contbil possam ser inseridos no SAPBusiness One.

    Se o incio de operao ocorrer durante o exerccio fiscal, os saldos da contade demonstrao tambm sero inseridos a partir do sistema legado.

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  • Dois mtodos so recomendados para a importao dos saldos da conta doparceiro de negcios.Uma opo importar as notas fiscais de sada e de entrada para cadaparceiro de negcios utilizando o Data Transfer Workbench A SAP recomendautilizar o documento tipo de servio para que no ocorra nenhum impacto nascontas ou quantidades em estoque.A segunda opo utilizar a transao Saldo inicial de parceiros de negciosno SAP Business One. Voc pode inserir o saldo para mltiplos parceiros denegcios em uma tela individual.Se existirem vrias transaes em uma conta do parceiro de negcios, vocter que decidir com o cliente entre importar o saldo total como um montantefixo ou importar cada transao individual para a conta do parceiro denegcios.

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  • necessrio entender as consequncias de cada mtodo para que vocpossa notificar o cliente.Se voc importar os saldos da conta como notas fiscais de tipo de servio,como resultado, voc ter um documento como uma fonte para a nota fiscaloriginal que poder ser correspondida quando um pagamento for recebido.Voc deveria importar as datas de lanamento originais a partir do sistemalegado para atualizar o vencimento correto. Qualquer adiantamento oupagamento em conta lanado para a conta do parceiro de negcios pode serimportado utilizando os modelos DTW, ou inserido como saldo inicial, comodescrito abaixo. Voc pode manter os nmeros de documentos originais apartir das notas fiscais legadas.Se voc utilizar a transao Saldo inicial de parceiros de negcios, umlanamento contbil manual ser lanado para a conta do parceiro denegcios. O lanamento contbil manual tem o cdigo de origem SI e, assim,pode ser identificado como uma transao de saldo inicial. No h nenhumdocumento como fonte, mas ao processar um pagamento, o usurio podercorresponder o pagamento ao lanamento contbil manual na conta. Seriamais fcil se voc inserisse cada transao para um parceiro de negcios, demaneira separada, do que em um montante consolidado. Adicionalmente, vocpode inserir a data de vencimento legada para cada transao, para atualizar ovencimento correto. Voc tambm pode inserir saldos para adiantamentos epagamentos antecipados lanados para a conta do parceiro de negcios.Independente do mtodo utilizado, voc deve certificar-se de que definiu osperodos contbeis no SAP Business One para que os lanamentos possamser efetuados com as datas originais do sistema legado. Certifique-se de queesses perodos no estejam bloqueados.

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  • Aps ter importado ou inserido as transaes do parceiro de negcios, as contascontrole de sada e de entrada vinculadas so atualizadas de maneirasimultnea, portanto esses valores contbeis devem corresponder ao sistemalegado. Se existirem discrepncias, voc ter que investigar e efetuar correesno SAP Business One utilizando lanamentos contbeis manuais.Como resultado da importao de notas fiscais, as contas de receitas e dedespesas sero atualizadas na seo de demonstrao de resultados. Essascontas no sero atualizadas se voc utilizar a transao de saldos iniciais.

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  • Se voc decidir importar as notas fiscais utilizando o DTW, poder encontraros modelos DTW nas pastas Vendas ou Compras:

    OINV Documents

    INV1 Document_Lines

    OPCH Documents

    PCH1 Document_LinesSe desejar, voc poder importar o nmero de documento legado originalutilizando a numerao de documento manual.

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  • Se voc decidir utilizar a transao de saldos iniciais no SAP Business One,selecione Administrao Inicializao do sistema Saldos iniciais Saldoinicial de parceiros de negcios.Na tela dos saldos iniciais, selecione uma conta dos saldos iniciais como contade contrapartida para o lanamento contbil manual. Isso evita um lanamento conta de receita ou despesas.Para suportar vencimento no novo sistema, especifique a data de vencimentorelevante para o saldo. Poder ser necessrio inserir mltiplos saldos para umparceiro de negcios com uma data de vencimento diferente.Voc tambm pode utilizar a transao de saldos iniciais para registrarqualquer saldo do parceiro de negcios fora do total de notas fiscais em aberto(por exemplo, pagamentos antecipados)Observao: Se o campo de seleo Exibir saldo credor com sinal negativoestiver ativado, insira um sinal negativo para os saldos credores.

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  • Quantidades e custos do item devem ser inseridos antes da importao detransaes em aberto que liberam o estoque. H duas coisas que devem serconsideradas: a quantidade fsica em estoque do item e o custo do item.O cliente deve realizar um estoque fsico ou contagem do estoque antes datransferncia das quantidades do item.O custo do item ser utilizado para o clculo da avaliao de estoque se oestoque permanente for utilizado:Para o preo mdio mvel, o custo do item ser recalculado cada vez que umdocumento de entrada for importado, por isso, voc deve efetuar acorrespondncia do custo do item juntamente ao sistema legado.Para a determinao de preos FIFO, voc pode inserir o custo do item vriasvezes, com diferentes quantidades em diferentes preos de custo, pararepresentar as camadas FIFO

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