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Básico | Intermediário | Avançado Aprenda a criar Bancos de Dados no Excel magine um arquivo repleto de fichas. Cada uma contém informa- ções cadastrais dos clientes de uma determinada empresa. Toda vez que alguém precisar de alguma informação, terá que procurar a gaveta e a ficha correspondente. Agora, transporte isso para o computador. Todas as informações digitalizadas em um único banco de dados, com a possibili- dade de serem pesquisadas com apenas alguns toques no teclado. Isso sem contar com a possibilidade de agrupar resulta- dos por características semelhantes e o espaço que seria economizado. O software principal para a criação de dados no Microsoft Office é o Access. Ele oferece diversas opções específicas para a tarefa, mas, se você não está familiari- zado com o programa, não se preocupe. Criar bancos de dados no Excel é uma tarefa relativamente simples, mas que tem de ser bem planejada. Em primeiro lugar, devemos prestar atenção às informações que queremos incluir. No caso de um cadastro de clientes, podemos pensar em alguns dados básicos como o nome, endereço, I Confira como é fácil criar e a trabalhar com os recursos de Banco de Dados e informações externas no Microsoft Excel telefone e outras informações relevan- tes para a empresa. Podemos utilizar o sistema de funcio- namento de uma biblioteca como uma forma prática de exemplificar o funcio- namento de um banco de dados. Ao entrar na biblioteca, você encontra cen- tenas de livros organizados por assunto, nome, nome do autor e editora. Quanto mais dados você tiver sobre o livro de- sejado, mais fácil fica a localização dele mesmo. Você procura o assunto, busca livro por livro até encontrar a prateleira certa e pega o livro desejado. Caso ele já esteja emprestado, você corre o risco de procurar mais duas ou três vezes antes de desistir ou pedir ajuda. No momento em que você transfere Fontes de dados suportadas pelo Excel esses dados para o computador, as infor- mações sobre a publicação transformam- se em chaves para a pesquisa, o que vai tornar bem mais fácil a localização do mesmo. Basta incluir um campo a mais na hora de exibir o resultado, como o nome da seção e qual prateleira ele deve estar. E ainda, se o estiver livro empres- tado, o sistema vai acusar, poupando tempo ao usuário. Esse é apenas um exemplo. Depen- dendo do tipo de banco desejado, é possível criar relacionamentos comple- xos entre os dados, mas esse não é o nosso foco. Aqui, você vai aprender a operação básica de um banco criado no Excel, bem como os seus conceitos mais primários. O Microsoft Office oferece suporte aos tipos de arquivos de dados mais utili- zados no mercado, como: Serviços OLAP do Microsoft SQL Server Microsoft Access dBASE Microsoft FoxPro Microsoft Excel Oracle Paradox SQL Server Bancos de dados em arquivos de texto

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Page 1: Básico | Intermediário | Avançado Aprenda a criar Bancos ... · Básico | Intermediário | Avançado 32 ... Dados no Excel magine um arquivo repleto de fi chas. Cada uma contém

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Aprenda a criar Bancos deDados no Excel

magine um arquivo repleto de fi chas. Cada uma contém informa-ções cadastrais dos clientes de uma

determinada empresa. Toda vez que alguém precisar de alguma informação, terá que procurar a gaveta e a fi cha correspondente.Agora, transporte isso para o computador. Todas as informações digitalizadas em um único banco de dados, com a possibili-dade de serem pesquisadas com apenas alguns toques no teclado. Isso sem contar com a possibilidade de agrupar resulta-dos por características semelhantes e o espaço que seria economizado.O software principal para a criação de dados no Microsoft Offi ce é o Access. Ele oferece diversas opções específi cas para a tarefa, mas, se você não está familiari-zado com o programa, não se preocupe. Criar bancos de dados no Excel é uma tarefa relativamente simples, mas que tem de ser bem planejada.Em primeiro lugar, devemos prestar atenção às informações que queremos incluir. No caso de um cadastro de clientes, podemos pensar em alguns dados básicos como o nome, endereço,

I

Confi ra como é fácil criar e a trabalhar com os recursos de Banco de Dados e informações externas no Microsoft Excel

telefone e outras informações relevan-tes para a empresa.Podemos utilizar o sistema de funcio-namento de uma biblioteca como uma forma prática de exemplifi car o funcio-namento de um banco de dados. Ao entrar na biblioteca, você encontra cen-tenas de livros organizados por assunto, nome, nome do autor e editora. Quanto mais dados você tiver sobre o livro de-sejado, mais fácil fi ca a localização dele mesmo. Você procura o assunto, busca livro por livro até encontrar a prateleira certa e pega o livro desejado. Caso ele já esteja emprestado, você corre o risco de procurar mais duas ou três vezes antes de desistir ou pedir ajuda.No momento em que você transfere

Fontes de dados suportadas pelo Excel

esses dados para o computador, as infor-mações sobre a publicação transformam-se em chaves para a pesquisa, o que vai tornar bem mais fácil a localização do mesmo. Basta incluir um campo a mais na hora de exibir o resultado, como o nome da seção e qual prateleira ele deve estar. E ainda, se o estiver livro empres-tado, o sistema vai acusar, poupando tempo ao usuário.Esse é apenas um exemplo. Depen-dendo do tipo de banco desejado, é possível criar relacionamentos comple-xos entre os dados, mas esse não é o nosso foco. Aqui, você vai aprender a operação básica de um banco criado no Excel, bem como os seus conceitos mais primários.

O Microsoft Offi ce oferece suporte aos tipos de arquivos de dados mais utili-zados no mercado, como: Serviços OLAP do Microsoft SQL Server Microsoft Access dBASE

Microsoft FoxPro Microsoft Excel Oracle Paradox SQL Server Bancos de dados em arquivos de texto

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1 É simples inserir dados na planilha. Basta digitar informações nas linhas e colunas das pastas de trabalho. Para que esses dados tomem a forma de um

banco de dados, é necessário, organizar essas informações. Neste passo-a-passo, criaremos uma planillha simples para o cadastro de produtos de um estabelecimento comercial.

Construindo um banco de dados no Excel

2 O primeiro passo antes de criar um novo banco de dados é defi nir os campos. Esses serão os repositórios de informações e podem ser defi nifi dos

pelo tipo de dados (numérico, moeda, telefone etc.). Depois de atribuir os campos ao seu banco de dados, salve-o.

3 Clique na célula A1 e digite Código do Produto. Na célula B1, digite Descrição do Produto. Na célula C1, digite Quantidade em Estoque.

Na D1, Preço Unitário e na célula E1, Valor Total. Feito isso, selecione esse intervalo de células e aplique negrito nelas para dar destaque aos campos.

4 Para atribuir o tipo de dados para cada campo, basta selecioná-los com o botão direito do mouse, escolher a opção Formatar células e depois a

guia Número. Por meio dessa opção, você poderá escolher o formato para cada campo do banco de dados.

5 Inicie o cadastro dos produtos, cada em informação deve ser digitada em sua linha correspondente. A esse processo chamamos de cadastramento

de registros. Neste caso, cada produto, na linguagem de banco de dados, se tornará um registro, ou um cadastro.

6 Ao cadastrar, lembre-se de que você pode incluir ou excluir linhas entre os registros. Para essa tarefa, clique sobre a célula na qual deseja incluir novas

linhas com o botão direito do mouse e escolha as opções Excluir ou Inserir. O mesmo procedimento pode ser usado para as colunas da planilha.

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Acesso e manipulação de dadosAssim que você tiver cadastrado as informações nas linhas e colunas da planilha do Excel, o próximo passo será defi nir a implemen-tação do banco de dados. Conforme você já deve ter notado, editar e manipular dados com o Excel é bastante fácil. No entanto, essa facilidade muitas vezes traz alguns inconvenientes, já que o usuário que estiver trabalhando com a planilha de dados pode facilmente alterar os valores sem querer e desorganizar todos os cálculos relacionados àquela célula que teve o seu valor mudado. Para evitar esse tipo de problema, o Excel permite elaborar um formulário para a inserção de dados. Com esse recurso, o usuário poderá adicionar as informações na planilha, mas fi ca impedido de alterar os nomes e a disposição das colunas que estão organi-zando o armazenamento e a apresentação dos dados.

Usando um formulário de entrada de dados

1 Antes de usar um formulário de dados, é necessário que a planilha tenha campos na parte superior de cada coluna. O Excel usa esses campos para

criar os campos de entrada no formulário. Clique em uma célula na planilha à qual você deseja adicionar um novo registro.

2 Acesse o menu Dados e depois escolha a opção Formulário. Aparecerá uma janela com o nome da planilha que está sendo utilizada. Para adi-

cionar um novo registro, clique em Novo e digite as informações. Depois, tecle Enter para adicionar as informações. Clique em Fechar para adicionar o novo registro.

3 Com este formulário também é possível visualizar, alterar, excluir e lo-calizar registros em uma lista de campos ou banco de dados. Para alterar

qualquer registro, use os botões Localizar anterior/próxima e depois modifi que os dados necessários.

4 Para salvar as novas informações adicionadas no seu banco de dados, basta teclar Enter ou clicar no botão Fechar. Se você deseja excluir um

registro da sua planilha, basta localizar o registro desejado e depois clicar sobre botão Excluir. Pronto, você aprendeu a utilizar o formulário.

Dica: para localizar registros pelo formulário de dados, use os caracteres ? (ponto de interrogação) e * (asterisco) . Por exemplo, ao digitar antoni?, o Excel localizará Anto-nia, ou Antonio. No caso de asterisco (*), você pode buscar por um pedaço de uma palavra. Exemplo: *este encontra Nordeste ou Sudeste.

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Funcionalidades de um formulárioBotão Novo - limpa os campos da caixa de diálogo Formulário de dados e adiciona dados para um novo registro. Tecle Enter para inserir um novo registro. Clique em fechar para adicionar o novo registro ou fechar o formulário de dados.Botão Excluir - apaga defi nitivamente o registro exibido no formu-lário de dados. Botão Restaurar - esse botão pode ser usado caso deseje desfazer as alterações no formulário de dados. No entanto, deve ser usado antes de pressionar a teclar Enter. Botão Localizar Anterior - mostra o registro anterior em uma base de dados. Caso use este botão em conjunto com o botão Critérios, ele localizará o registro anterior que siga o critério estabelecido. Botão Localizar Próxima - mostra o registro seguinte em uma pla-nilha. Caso use este botão em conjunto com o botão Critérios, ele localizará o próximo registro que siga o critério estabelecido. Botão Critérios - localiza registros com base nos critérios especifi cados. Quando você clica em Critérios, o número de registro na parte superior direita do formulário é alterado para Critérios. Nas caixas à esquerda do formulário, digite um valor ou valores para os quais deseja localizar registros correspondentes e clique em Localizar próxima ou em Localizar anterior.Botão Fechar - fecha o formulário de dados.

Funções de gerenciamento de listas e bancos de dadosregistros selecionados de um banco de dadosSintaxe: BDEST(banco_dados;campo;critérios)BDDESVPA - Calcula o desvio padrão com base na popula-ção inteira de registros selecionados de um banco de dadosSintaxe: BDDESVPA(banco_dados;campo;critérios)BDSOMA - Adiciona os números na coluna de campos de registros do banco de dados que correspondem ao critérioSintaxe: BDSOMA(banco_dados;campo;critérios)BDVAREST - Calcula a variância com base em uma amostra de registros selecionados de um banco de dadosSintaxe: BDVAREST(banco_dados;campo;critérios)BDVARP - Calcula a variância com base na população inteira de registros selecionados de um banco de dadosSintaxe: BDVARP(banco_dados;campo;critérios)INFODADOSTABELADINÂMICA - Retorna os dados arma-zenados em uma tabela dinâmicaSintaxe: INFODADOSTABELADINÂMICA(campo_de_dados,tabela_dinâmica,campo1,item1,campo2,item2,...)

ArgumentosBanco_dados: Intervalo que compõe um banco de dados. Este é uma tabela com linhas (registros) e colunas (campos). Campo: indica a coluna que será usada na função. O campo pode ser dado como texto com o rótulo da coluna entre aspas, como “Nome” ou “Código”, ou como um número que represente a posição da coluna dentro da lista: 1 para a primeira coluna, 2 para a segunda coluna e assim por diante.

O editor de planilhas Excel conta com várias funções que exe-cutam a análise dos dados armazenados em listas ou bancos de dados. Essas funções, em geral, se utilizam de três argumentos: banco de dados, campo e critérios. Confi ra abaixo as funções disponíveis:

BDMÉDIA - Retorna a média de registros selecionados de um banco de dadosSintaxe: BDMÉDIA(banco_dados;campo;critérios)BDCONTAR - Calcula as células com valores numéricos em um banco de dadosSintaxe: BDCONTAR(banco_dados;campo;critérios)BDCONTARA - Calcula as células não vazias em um banco de dadosSintaxe: BDCONTARA(banco_dados;campo;critérios)BDEXTRAIR - Extrai de um banco de dados um registro que corresponde a um critério específi coSintaxe: BDEXTRAIR (banco_dados;campo;critérios)BDMÁX - Volta o valor máximo de registros especifi cados de um banco de dadosSintaxe: BDMÁX(banco_dados;campo;critérios)BDMÍN - Volta o valor mínimo de registros especifi cados de um banco de dadosSintaxe: BDMÍN(banco_dados;campo;critérios)BDMULTIPL - Multiplica os valores em um campo específi co de registros que correspondem ao critério em um banco de dadosSintaxe: BDMULTIPL(banco_dados;campo;critérios)BDEST - Calcula o desvio padrão com base em uma amostra de

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Microsoft QueryRecurso adicional que acompanha o pacote Offi ce, o Microsoft Query, pode ser uma excelente ferramenta para quem necessita fazer constantes consultas à base de dados externas. O Microsoft Query funciona de maneira semelhante ao recurso de importação de dados do Excel, com a diferença de que você pode especifi car critérios de fi ltragem e ordenação e retornar o resultado da con-sulta para um arquivo do Excel. Além disso, você poderá realizar cálculos, análises, totalizações e gráfi cos com os dados retornados pelo Microsoft Query.O Microsoft Query não é instalado na instalação padrão do Offi ce. Para instalá-lo, siga os passos abaixo:

1 Para iniciar a instalação do Microsoft Query, você deve fechar todos os programas abertos no computador. Vá ao menu Iniciar, escolha Confi gu-

rações e depois Painel de Controle.

2 Clique duas vezes sobre Adicionar/remover programas. Feito isso, Cli-que em Instalar/desinstalar. Localize na lista de programas instalados o

Microsoft Offi ce ou Microsoft Excel e, em seguida, clique em Adicionar/remover.

3 Na caixa de diálogo que aparecer, clique em Adicionar ou remover re-cursos. Clique na caixa próxima a Ferramentas do Offi ce e, em seguida,

clique no ícone próximo a Microsoft Query para selecionar a instalação desejada.

4 Recomendamos sempre o modo de instalação padrão. Após escolher , clique em Atualizar agora e siga as instruções para concluir a instalação.

O Microsoft Query fi cará ativo.

Integração Offi ceCom a conversação totalmente compreensível entre os softwares do pacote Office, você pode trabalhar sem proble-mas com planilhas, documentos, banco de dados e e-mails. Importar e vincular esses arquivos de um para outro software do Office é tarefa básica. Confira, a seguir, o que é permitido com a integração Office. Copiar registros do Access para o ExcelNo Access, é permitido copiar dados de qualquer modo de exibição de planilha e colá-los no Excel. Esse método é bastante útil quando é necessário o transporte de grandes quantidades de

informações para planilhas do Excel. Além disso, também é pos-sível salvar dados de uma tabela, consulta, formulário ou relatório do Access em uma pasta de trabalho do Excel. Esses métodos são úteis quando não há necessidade de atualização dos dados no Excel a cada vez que o banco de dados do Access for modifi cado.Acessando dados de um banco de dados do AccessCom a integração de todos os programas que fazem parte da suite Office, é muito simples você relacionar dados de plani-lhas do Excel para um banco de dados do Access e vice-versa. Você pode executar essa tarefa por meio da importação ou vinculação de dados.

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1 Importar os dados de uma fonte externa para o Excel é realmente simples. Acesse o menu Dados > Importar dados externos e escolha

a opção Importar Dados no menu.

Importando dados

2 Em seguida, na caixa de diálogo que aparecer, indique os dados que você deseja importar para a planilha do Excel. Localize o arquivo corresponden-

te e clique no botão Abrir.

3 Caso queira se conectar a uma fonte de dados que não esteja disponível em seu computador, você pode acessá-la remotamente. Para isso, basta

clicar em Nova Fonte de dados da caixa Selecionar fonte de dados.

4 Será carregada a caixa de diálogo Assistente de conexão de dados. Nessa janela você poderá importar dados de conexões externas não dispo-

níveis na caixa de diálogo. Escolha o tipo de fonte e clique em Avançar.

5 Na próxima janela você deverá preencher os campos com informações necessárias para se conectar ao servidor do banco de dados. Feito isso,

clique em Avançar para que o Excel estabeleça conexão com o banco de dados.

6 Para adicionar dados externos, é necessário que você tenha acesso aos dados. Se a fonte de dados não estiver em seu computador local, talvez seja necessá-

rio consultar o administrador do banco de dados para obter informações de conexão.

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