aun jamile

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UNIVERSIDADE DE TAUBATÉ DEPARTAMENTO DE ECONOMIA, CIÊNCIAS CONTÁBEIS, ADMINISTRAÇÃO E SECRETÁRIO EXECUTIVO SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS APLICADOS À GESTÃO FINANCEIRA JAMILE AUN Monografia apresentada ao Departamento de Economia, Ciências Contábeis, Administração e Secretário Executivo, como parte dos requisitos para obtenção do Certificado de Especialização pelo Curso de Pós- graduação em MBA - Finanças e Contabilidade. TAUBATÉ - SP 2000

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  • UNIVERSIDADE DE TAUBAT

    DEPARTAMENTO DE ECONOMIA, CINCIAS CONTBEIS, ADMINISTRAO E

    SECRETRIO EXECUTIVO

    SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS APLICADOS GESTO FINANCEIRA

    J A M I L E A U N

    M o n o g r a f i a a p r e s e n t a d a a o

    D e p a r t a m e n t o d e E c o n o m i a , C i n c i a s

    C o n t b e i s , A d m i n i s t r a o e S e c r e t r i o

    E x e c u t i v o , c o m o p a r t e d o s r e q u i s i t o s

    p a r a o b t e n o d o C e r t i f i c a d o d e

    E s p e c i a l i z a o p e l o C u r s o d e P s -

    g r a d u a o e m M B A - F i n a n a s e

    C o n t a b i l i d a d e .

    TAUBAT - SP 2000

  • UNIVERSIDADE DE TAUBAT

    DEPARTAMENTO DE ECONOMIA, CINCIAS CONTBEIS, ADMINISTRAO E

    SECRETRIO EXECUTIVO

    SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS APLICADOS GESTO FINANCEIRA

    J A M I L E A U N

    M o n o g r a f i a a p r e s e n t a d a a o

    D e p a r t a m e n t o d e E c o n o m i a , C i n c i a s

    C o n t b e i s , A d m i n i s t r a o e S e c r e t r i o

    E x e c u t i v o , c o m o p a r t e d o s r e q u i s i t o s

    p a r a o b t e n o d o C e r t i f i c a d o d e

    E s p e c i a l i z a o p e l o C u r s o d e P s -

    g r a d u a o e m M B A - F i n a n a s e

    C o n t a b i l i d a d e .

    Orientador: Prof. Dr. Edson Aparecida de Arajo Querido Oliveira

    TAUBAT - SP 2000

  • BANCA EXAMINADORA

    Data: 02/12/00

    Resultado: Dez (10,0)

    Prof. Dr. Edson Aparecida de Arajo Querido Oliveira

    Assinatura_______________________________________________________

    Prof. Dr. Francisco Cristovo Loureno de Melo

    Assinatura_______________________________________________________

    Prof. Dr. Jos Lus Gomes da Silva

    Assinatura_______________________________________________________

  • DEDICATRIA

    Dedico este trabalho

    A meu esposo Srgio

    aos meus pais Jorge e Sueli

    e a minha irm Janine.

  • AGRADECIMENTOS

    Agradeo a Deus por tudo o que me foi concedido.

    A meu mestre Professor Doutor Edson Aparecida de Arajo Querido Oliveira meus

    sinceros agradecimentos.

    Agradeo a meus pais por tudo o que sempre fizeram por mim e a meu marido e colega de

    estudo, Srgio, meu especial agradecimento pela pacincia, compreenso e o apoio de todos

    os momentos.

    queles que sempre acreditaram em mim, me incentivando direta ou indiretamente na

    execuo desse trabalho, o meu muito obrigado.

  • LISTA DE QUADROS

    Quadro 2.1 Comparao entre Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial..20

    Quadro 3.1 Necessidades de Informao por Nvel Gerencial.....................................30

    Quadro 3.2 Benefcios dos Sistemas de Informao....................................................32

    Quadro 4.1 Sistema de Informao Contbil................................................................37

  • LISTA DE FIGURAS

    Figura 2.1 Estrutura da Controladoria..........................................................................19

    Figura 4.1 Integrao do subsistema de oramento e outros subsistemas....................42

    Figura 4.2 Integrao do subsistema de custos e outros subsistemas...........................44

    Figura 5.1 Abrangncia e subsistemas de um SIGE.....................................................48

  • AUN, Jamile. Sistemas de Informaes Gerenciais aplicados Gesto Financeira.

    Taubat, 2000. 58 p. Monografia de Especializao MBA Finanas e Contabilidade -

    Universidade de Taubat.

    RESUMO

    O trabalho tem como objetivo demonstrar a forte vocao que o sistema de informao

    contbil tem para se tornar o grande sistema de informao gerencial dentro das

    organizaes. O sistema de informao contbil freqentemente o maior dos subsistemas

    de informaes nas empresas, quando no o nico formalmente estabelecido. O sistema

    de informao contbil no pode fechar-se com um fim em si mesmo, ele deve ser admitido

    como uma ferramenta de gesto e deve estar expandido harmoniosamente pelas diversas

    reas de atividade da empresa. A contabilidade e o processo decisrio tm como elo de

    ligao basicamente a informao. Em um sentido amplo a contabilidade supre os usurios

    com informao necessria para a resoluo dos problemas ajudando a formular solues

    para questes como: identificar o problema, observar as alternativas e escolher entre estas

    qual a melhor. Conhecer o modelo decisrio do usurio e estar de acordo com a filosofia

    gerencial da empresa tambm so fatores que auxiliam na produo de informao

    relevante e precisa para o usurio. Os sistemas de informaes contbeis devem ser

    configurados de forma a atender eficientemente s necessidades informativas de seus

    usurios, bem como incorporar conceitos, polticas e procedimentos que motivem e

    estimulem o gestor a tomar as melhores decises para a empresa. A informao deve ter um

    sentido lgico para o gestor, portanto os conceitos de mensurao aplicados no sistema no

    podem ser dogmticos, mas racionais. O mtodo o da observao do ambiente de trabalho

  • da autora em empresa multinacional que opera no setor de equipamentos para gerao de

    energia. A metodologia empregada na coleta de dados se apoia nas pesquisas bibliogrficas

    em livros, teses e peridicos da rea de Contabilidade e Controladoria. Com o avano das

    tecnologias da informao e da comunicao, as informaes passaram a ocupar um papel

    de destaque dentro das empresas, mas um equvoco acreditar que quanto mais

    informaes melhor, pois informaes em excesso podem dificultar a anlise do problema.

    Tanto o excesso quanto a falta de informao levam a desinformao. Para permanecer

    sempre em um processo evolutivo de contnuas mudanas visando atender os seus clientes,

    extremamente necessria a sintonia entre a Contabilidade e o desenvolvimento

    tecnolgico, matemtico e cientfico. A criatividade das empresas e a tecnologia da

    informao sempre permitiro novas opes e facilidades informacionais e sistmicas.

    Palavras-chave: Controladoria, Informao, Deciso, Gesto, Usurio.

  • SUMRIO

    RESUMO...........................................................................................................................7

    1. INTRODUO.......................................................................................................... 11

    2. A CONTROLADORIA.............................................................................................. 18

    2.1 Comparao entre informaes da Contabilidade Financeira e da Contabilidade Gerencial ..................................................................................................................... 21 2.2 Conceito de Accountability................................................................................... 23

    3. A INFORMAO CONTBIL ................................................................................ 25

    3.1 Caractersticas da Informao Contbil ................................................................ 29 3.2 Informaes criando riquezas nas empresas ......................................................... 30 3.2 O Sistema de Informao Contbil Aplicado Gesto Financeira....................... 33

    4. SUBSISTEMAS CONTBEIS LEGAIS E GERENCIAIS ...................................... 38

    4.1 Subsistema de Contabilidade Societria e Fiscal .................................................. 42 4.2 Subsistema de Oramento ..................................................................................... 43 4.3 Subsistema de Custo.............................................................................................. 46 4.4 Subsistema de Contabilidade por Responsabilidade............................................. 48 4.5 Subsistema de Acompanhamento do Negcio ...................................................... 49

    5. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTO EMPRESARIAL SIGE ..................... 50

    5.1 Contabilidade dentro do SIGE .............................................................................. 53 6. CONCLUSO............................................................................................................ 55

    7. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ....................................................................... 58

    ABSTRACT....................................................................................................................57

  • CAPTULO 1

    INTRODUO

    O trabalho tem como objetivo demonstrar a forte vocao que o sistema de

    informao contbil tem para se tornar o grande sistema de informao gerencial dentro das

    organizaes.

    Desde os primrdios da Contabilidade pode-se observar sua finalidade de fornecer

    aos usurios dos demonstrativos financeiros as informaes necessrias para a tomada de

    decises.

    As necessidades dos usurios tm passado por mudanas substanciais e at os

    prprios usurios tm mudado, portanto correto afirmar que a funo dos sistemas de

    informaes permanecem, mas o enfoque precisa ser continuamente revisto. Um ponto

    bastante importante e complexo identificar o que til ou no para o processo decisrio a

    fim de evitar a produo de informao irrelevante.

    Conhecer o modelo decisrio do usurio e estar de acordo com a filosofia gerencial

    da empresa tambm so fatores que auxiliam na produo de informao relevante e

    precisa para o usurio. Segundo FIGUEIREDO (1993) pode-se ressaltar quatro pontos no

    que tange a Informao Contbil em uma perspectiva moderna:

  • Durante muito tempo a Contabilidade ficou conhecida como aquele campo do

    conhecimento que cuidava quase que exclusivamente de oferecer dados Tributao,

    culminando por colocar em risco a utilidade da Contabilidade para outros propsitos;

    Enquanto campo de pesquisa e estudo, a Contabilidade com alguma regularidade

    oferece respostas as necessidades de informao dos gestores. Retirando-se os critrios

    que lhe so introduzidos com o propsito de tributar, surge ento um campo frtil de

    atuao onde a Teoria da Deciso enseja a seleo racional de alternativas, aparece

    tambm a interface entre os dados coletados e a Teoria da Informao, embasado no

    conceito de se conhecer o modelo decisrio do usurio da informao para melhor

    atend-lo. Por ltimo, na fase de relatar os dados agrupados fica evidente o apoio que

    deve vir de um domnio minimamente razovel da Teoria da Comunicao;

    O ferramental contbil apto a servir de esteio ao painel de controle de eventos e

    metas, na tarefa de subsidiar e orientar as decises; e

    A funo de controle tem como pr-condio a informao: via de regra, no se

    controla o que no se conhece, e no se conhece o que no se controla.

    Para IUDCIBUS (1980) a Teoria da Comunicao da Contabilidade conceituada

    como o mtodo de identificar, mensurar e comunicar informao econmica, a fim de

    permitir decises e julgamentos adequados por parte dos usurios da informao. Este

    processo de comunicao implica o reconhecimento dos tipos de informao necessria

    para cada tipo principal de usurio da informao contbil e a avaliao da habilidade dos

    usurios em interpretarem a informao adequadamente. No parte de posies doutrinrias

    sobre qual o tipo de deciso que leva a resultados adequados e no entra em critrios de

  • julgamento tanto sobre a tica de determinado procedimento como sobre o uso dos poderes

    corporativos, mas procura entender as necessidades expressas de cada usurio e fornecer

    uma resposta adequada, com a nica ressalva de que envolve, por parte do contador, um

    entendimento sobre as restries do usurio, para utilizar uma grande gama de informaes,

    e sobre as restries de mensurao da prpria Contabilidade. Reala, assim, a noo de

    relevncia, talvez uma das poucas formas de delimitar a quantidade e a qualidade da

    informao prestada, caso contrrio, no saberamos quais os limites a serem impostos

    comunicao e informao econmica. Envolve um processo de participao entre

    usurio e Contabilidade e uma noo sistmica de informao empresarial.

    O cliente neste trabalho entendido como o usurio interno da informao contbil

    o qual a utiliza em seu processo decisrio, visto que os relatrios do sistema tem por

    objetivo a avaliao do resultado dos produtos/servios gerados pelas diversas atividades.

    fundamental, para uma atuao bem sucedida do Contador, visualizar seu cliente como a

    entidade mais importante e para a qual deve dirigir seus esforos.

    Seria impossvel desenvolver um trabalho sobre sistemas de informaes gerenciais

    sem uma anlise sobre a informao, principal produto da rea financeira, a qual tem seu

    conceito relacionado com o benefcio obtido em relao aos custos, a reduo do grau de

    incerteza e o aumento da qualidade da deciso. Atravs da boa informao os gestores

    passam a ser avaliados por sua contribuio real para a empresa.

    Pode-se deduzir que necessrio um nmero de informao adequado para que o

    gestor tenha suas incertezas limitadas e possa tomar decises com qualidade e a tempo.

    Porm os custos para gerar esta informao no devem superar seus benefcios.

    Quando se fala em informao alguns aspectos subjetivos tm que ser levados em

    conta pois um mesmo problema com as mesmas alternativas pode ter duas solues

  • diferentes dependendo de quem decide. A informao no tem valor por si s e sim em

    funo do problema em que se aplica e quanto melhor utilizada pelo usurio maior o valor

    da informao.

    Guerreiro (1999) definiu a informao a matria-prima do processo de tomada de

    deciso. Informao til a que atende s necessidades especficas dos gestores, segundo

    as reas em que atuam, operaes que desenvolvem e conceitos que lhes faam sentido

    lgico. Os sistemas de informaes contbeis devem ser configurados de forma a atender

    eficientemente s necessidades informativas de seus usurios, bem como incorporar

    conceitos, polticas e procedimentos que motivem e estimulem o gestor a tomar as melhores

    decises para a empresa. A informao deve ter um sentido lgico para o gestor, portanto

    os conceitos de mensurao aplicados no sistema no podem ser dogmticos, mas racionais.

    Os sistemas de informaes contbeis tradicionais utilizam conceitos que no atendem s

    necessidades informativas para o gerenciamento das operaes.

    O autor afirma ainda que entre as diversas fraquezas e insuficincias desses

    conceitos, destacam-se: soma de moeda de diferente poder aquisitivo, o valor de um bem

    ser influenciado pela condio de pagamento, valores histricos defasados, no-avaliao

    do impacto das despesas e receitas financeiras das atividades operacionais, dificuldade de

    anlise da contribuio dos produtos, reconhecimento de receita somente por ocasio da

    venda, inibindo o reconhecimento de resultados das diversas atividades produtivas da

    empresa, dificuldade de avaliao de desempenho das reas em funo de rateios arbitrrios

    de gastos.

    O trabalho utiliza alguns conceitos relacionados ao GECON, ou seja, Gesto

    Econmica modelo baseado na viso de gesto por resultado econmico que compreende

    um sistema de informao de Controladoria estruturado dentro de uma concepo holstica

  • (PARISI: 1999). A preocupao bsica do sistema espelhar financeira e economicamente

    o que ocorre nas diversas reas da empresa. Como pontos positivos para a utilizao desse

    sistema pode-se considerar o maior envolvimento das pessoas com o resultado, aumentando

    assim a sinergia entre as reas.

    O GECON destaca as interaes entre o modelo de gesto, o processo de gesto e os

    sistemas de informao da empresa como fundamental para assegurar a eficcia dos

    gestores e consequentemente da empresa.

    Conforme citado por PEREIRA (1999) os mdulos do sistema GECON sustentam-

    se numa mesma base conceitual, que dada pelos seguintes modelos:

    Modelo de deciso compreende as variveis associadas aos eventos que impactam a

    situao patrimonial da entidade (eventos econmicos) e que se encontram sob a

    responsabilidade de determinado gestor;

    Modelo de mensurao compreende um conjunto de conceitos que permitem a correta

    mensurao dos resultados proporcionados pelos eventos econmicos;

    Modelo de identificao e acumulao compreende a identificao de quando, como,

    onde e sob a responsabilidade de quem ocorre os resultados da organizao, permitindo a

    acumulao desses resultados de acordo com os eventos, as atividades, os produtos e as

    reas que os geraram;

    Modelo de informao compreende os requisitos que as informaes geradas devem

    atender, visando subsidiar o processo de avaliao de resultados e desempenhos, intrnseco

    ao processo de gesto da empresa, por meio da comparao entre os resultados planejados e

    realizados. As informaes so vistas como facilitadoras e indutoras das aes gerenciais

    para a otimizao dos resultados.

  • A metodologia empregada na coleta de dados se apoia nas pesquisas bibliogrficas

    em livros, teses e peridicos da rea de Contabilidade e mais especificamente da

    Controladoria.

    Etimologicamente, mtodo uma palavra que vem do grego methodos (meta +

    hods), caminho para se chegar ao fim (ANDRADE: 1999). Este caminho na busca do

    conhecimento deriva da vontade do querer saber e humildemente o que este trabalho

    quer, analisar e demonstrar a grande vocao que o sistema de informao contbil tem

    para se tornar um forte instrumento de gesto de resultados.

    O mtodo o da observao no ambiente de trabalho da autora em empresa

    multinacional que opera no setor de equipamentos para gerao de energia e que foi o lugar

    que fez despertar a curiosidade e a vontade para desenvolver o tema abordado.

    A premissa bsica sobre a qual se desenvolve o trabalho que nas organizaes

    decises econmicas so tomadas baseadas em informaes que devem estar disponveis a

    tempo e adequadas de forma a atender os administradores.

    O trabalho est estruturado em seis captulos, cujos objetivos e contedos assim se

    resumem:

    O primeiro captulo visa fornecer uma viso geral do trabalho, atravs da

    caracterizao do problema, o objetivo proposto, a contribuio esperada do estudo, assim

    como a metodologia de pesquisa adotada. Algumas premissas bsicas sobre as quais se

    desenvolve o trabalho so aqui demonstradas, como a definio de usurio, informao e

    sistema de informao gerencial.

    A Controladoria estudada no segundo captulo como a grande administradora dos

    sistemas de informaes gerenciais. Este captulo subdividi-se em 2 sees: comparao

  • entre informaes da Contabilidade Financeira e da Contabilidade Gerencial e o Conceito

    de Accountability nas organizaes.

    O terceiro captulo contempla um estudo da Informao Contbil, suas principais

    atribuies, caractersticas e sua importncia no processo decisrio. O Sistema de

    Informao Contbil tambm tratado neste captulo, demonstrando os benefcios

    provenientes do sistema, assim como definies de diversos estudiosos que demonstram a

    proximidade entre a contabilidade e o gerenciamento estratgico.

    No captulo quatro a abrangncia e integrao entre os diversos subsistemas

    contbeis da empresa so analisados e segregados nos seguintes subsistemas: Subsistema

    de Contabilidade Societria e Fiscal, Subsistema de Oramento, Subsistema de Custo,

    Subsistema de Contabilidade por Responsabilidade e Subsistema de Acompanhamento do

    Negcio.

    O quinto captulo apresenta brevemente a Contabilidade dentro do SIGE,

    comunicando-se automaticamente com os diversos subsistemas da empresa, ocasionando

    uma integrao total e funcional benfica ao controle dos gestores nas organizaes.

    No captulo seis a concluso refora a idia dos sistemas de informaes gerenciais

    aplicados gesto financeira e quais as preocupaes bsicas dos administradores desse

    sistema para melhor atender seus usurios. Uma anlise crtica do trabalho assim como

    outras possibilidades de estudos concernentes matria so aqui citados para trabalhos

    futuros.

  • CAPTULO 2

    A CONTROLADORIA

    A Controladoria o atual estado evolutivo da cincia contbil, PADOVEZE (1998)

    afirma ser a Controladoria uma cincia visto apresentar objeto prprio de estudo, utilizar

    mtodos racionais, estar em constante evoluo, ter carter preditivo, apresentar carter de

    certeza na afirmao de seus enunciados, entre outros.

    O autor afirma que no h razes tericas ou cientficas para distino entre

    contabilidade e contabilidade gerencial, pois em sua essncia, a contabilidade

    gerenciamento e sistema de informao, afirmando ainda que a contabilidade gerencial

    nada mais nas empresas do que a Controladoria.

    O autor ainda cita alguns autores quanto a misso da Controladoria:

    Para CATELLI (1999), a misso da Controladoria assegurar a eficcia da

    empresa por meio da otimizao de seus resultados.

    Segundo HECKERT & WILSON (1963), Controladoria no compete o comando

    do navio, pois esta tarefa do primeiro executivo; representa, entretanto, o navegador que

    cuida dos mapas de navegao. sua finalidade manter informado o comandante quanto

    distncia percorrida, ao local em que se encontra, e velocidade de embarcao,

    resistncia encontrada, aos desvios da rota, aos recifes perigosos e aos caminhos traados

    nos mapas, para que o navio chegue ao destino. Dessa forma, podemos explicitar a misso

  • da Controladoria: dar suporte gesto de negcios da empresa, de modo a assegurar que

    esta atinja seus objetivos, cumprindo assim sua misso.

    Os relatrios de gesto nada mais so alm de importantes mapas de navegao que

    norteiam o comandante-gestor em sua tarefa de assegurar a eficcia da organizao.

    Seguindo este pensamento pode-se ainda lembrar de Fayol que afirmou que a contabilidade

    deve permitir que se saiba a todo instante onde estamos e para onde vamos.

    No ano de 1982 o Conselho Regional de Contabilidade do Estado de So Paulo

    publicou um trabalho contendo algumas questes quanto a necessidade dos servios de

    contabilidade e qual a verdadeira misso do contador nas empresas. Essas questes foram

    respondidas pelos professores IUDCIBUS/MARTINS (1982).

    Quando o contador atua em consonncia com os objetivos estratgicos da empresa e

    desenha e toca seu sistema de informao de acordo com as reais necessidades do

    usurio, um grande apoio administrativo. Quando, entretanto, o contador se limita a

    obedecer parmetros fiscais e legais, sem dar ateno ao aspecto da contabilidade para a

    gerncia e para os administradores, fatalmente comearo a questionar a utilidade e os

    custos que o setor contbil representa para a entidade. Na verdade, muitos setores

    contbeis de vrias empresas representam um gasto quase sem utilidade gerencial para a

    entidade que, se fosse possvel, as empresas eliminariam;

    Alguns contadores custam mais que produzem basicamente porque montam seus

    sistemas de informaes e tocam os mesmos sistemas sem ter uma noo clara do

    custo/benefcio da informao. Os planos de contas so complexos e sem ateno para

    captar rigorosamente as operaes da entidade. Os relatrios so pouco claros e sem

    nenhuma adequao gerencial. Os balancetes de verificao so extremamente pesados

    e analticos, no sendo utilizados pelos tomadores de deciso. O contador somente custa

  • mais do que produz quando se esquece do usurio, como fonte primria de sua atuao,

    e considera a contabilidade com um fim em si mesma; e

    O sentido mais alto da profisso do contador que ele o reprter de como e quo bem

    as entidades utilizaram seus recursos (provindos da sociedade) na gerao de produtos e

    servios de utilidade para a sociedade. Em ltima anlise o contador um sustentculo

    da democracia econmica, pois informa sociedade sobre o resultado da utilizao dos

    recursos que as pessoas conferiram s entidades e aos seus administradores para serem

    geridos. importante notar que, se por um lado a contabilidade um instrumento de

    gesto para os administradores, tambm , perante a sociedade, um elemento de

    julgamento dos administradores com relao aos recursos conferidos s entidades de

    qualquer natureza e fim.

    Para que a contabilidade seja usada em todo seu potencial, cabe ao contador

    implementar e manter um sistema de informao contbil de forma sistmica, ou seja,

    integrada a todo o sistema empresa.

    A Controladoria deve atuar em todas as etapas do processo de gesto da empresa,

    com a finalidade de exercer corretamente sua funo de controle e reporte na correo do

    planejamento. Mas a Controladoria no pode se afastar da execuo de suas tarefas

    regulares, ligadas legislao e aspectos societrios.

    A Controladoria deve estar ligada aos sistemas de informao necessrios ao

    desenvolvimento de seu trabalho, como exemplificado na Figura 2.1.

  • Fonte: PADOVEZE: 1998

    Figura 2.1 Estrutura da Controladoria

    A Figura 2.1 demonstra de um lado a rea contbil e fiscal, responsvel pelas

    informaes societrias, fiscais, guarda de ativos, gesto de impostos, entre outras

    atribuies. Do outro lado tem-se a rea de planejamento e controle, responsvel pelos

    oramentos, projees, custos e simulaes, tendo como ponto de partida para seu trabalho

    as informaes existentes na escriturao, da decorrendo a importncia da integrao entre

    os sistemas.

    2.1 Comparao entre informaes oriundas da Contabilidade Financeira e da Contabilidade Gerencial

    Os mtodos da contabilidade financeira e da contabilidade gerencial foram

    desenvolvidos para diferentes propsitos e para diferentes usurios das informaes. A

    contabilidade gerencial fornece informaes para os administradores, ou seja, aqueles que

    AuditoriaInterna

    Sistema deInformao Gerencial

    Oramento eProjees

    Contabilidadede Custos

    Contabilidadepor

    Responsabilidade

    Acomp. Negciose EstudosEspeciais

    Planejamento eControle

    ContabilidadePatrimonial

    ControlePatrimonial

    ContabilidadeTributria

    Escriturao

    Controladoria

  • esto dentro da empresa e que so responsveis por ela. A contabilidade financeira

    disponibiliza informaes para acionistas, credores e outros que esto fora da organizao.

    O Quadro 2.1 ilustra este aspecto.

    Quadro 2.1 Comparao entre Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial

    Fator Contabilidade Financeira Contabilidade Gerencial

    Usurios dos relatrios Externos e internos Internos

    Objetivo dos relatrios Facilitar a anlise financeira

    para as necessidades dos

    usurios externos

    Facilitar o planejamento, controle,

    avaliao de desempenho e

    tomada de deciso internamente

    Forma dos relatrios Balano Patrimonial,

    Demonstrao dos

    Resultados, Demonstraes

    das Origens e Aplicaes de

    Recursos e Demonstrao das

    Mutaes do Patrimnio

    Lquido

    Oramentos, contabilidade por

    responsabilidade, relatrios de

    desempenho, relatrios de custo,

    relatrios especiais no rotineiros

    para facilitar a tomada de deciso

    Freqncia dos relatrios Anual, trimestral e,

    ocasionalmente mensal

    Quando necessrio pela

    administrao

    Restries nas informaes

    fornecidas

    Princpios contbeis

    geralmente aceitos

    Nenhuma restrio, exceto as

    determinadas pela administrao

    Caracterstica da informao

    fornecida

    Deve ser objetiva, verificvel,

    relevante e a tempo

    Deve ser relevante e a tempo,

    podendo ser subjetiva, possuindo

    menos verificabilidade e menos

    preciso

    Perspectiva dos relatrios Orientao histrica Orientada para o futuro, para

    facilitar o planejamento, controle,

    e avaliao de desempenho antes

    do fato, acoplada com uma

    orientao histrica para avaliar

  • os resultados reais

    Fonte: PADOVEZE: 1998 2.2 Conceito de Accountability

    Controladoria compete garantir a maximizao do resultado global, analisando o

    desempenho das diversas reas da empresa, demonstrando claramente os pontos fortes e

    fracos da organizao.

    Como conseqncia das relaes sociais, polticas e econmicas que ocorrem em

    qualquer sociedade, nota-se a existncia da delegao de poder (empowerment) e sua

    contrapartida, a gerao de responsabilidade (accountability).

    NAKAGAWA (1993) diz que Accountability a obrigao de se prestar contas dos

    resultados obtidos, em funo das responsabilidades que decorrem de uma delegao de

    poder. Nas grandes empresas, onde muito clara a noo de separao entre propriedade e

    gerncia, os acionistas majoritrios, representando, muitas vezes, interesses de inmeros

    investidores minoritrios, elegem os membros de seu conselho de administrao, os quais,

    por sua vez, escolhem as pessoas que efetivamente devero gerir os negcios da empresa,

    formando-se, assim, uma grande cadeia de accountability, que percorre toda a sua estrutura

    organizacional.

    Para IJIRI (apud NAKAGAWA), accountability o que distingue a Contabilidade

    de outros sistemas de informaes em uma organizao ou em uma sociedade. Para ele, a

    Contabilidade o nico sistema de informaes que permite s pessoas, que se tornaram

    responsveis por alguma coisa, a quitarem com sucesso a accountability que assumiram em

    uma organizao ou sociedade.

  • A necessidade de prestar contas dos resultados obtidos encontra na estrutura da

    Controladoria o meio necessrio para suprir os usurios com informaes que levaro

    tomada de deciso.

    A informao contbil e seu sistema de informao sero estudados no captulo

    subsequente, principalmente em seu aspecto de suprir as necessidades dos gestores com

    qualidade e em tempo hbil, cumprindo seu papel de ferramenta gerencial dentro das

    organizaes.

  • CAPTULO 3

    A INFORMAO CONTBIL

    A literatura de economia, administrao e contabilidade reconhecem a importncia

    da informao como um recurso da organizao, e a teoria da informao tem se tornado

    cada vez mais um tema importante.

    Mas produzir informao implica em custos com a coleta, processamento de dados e

    distribuio da informao gerada. Quanto mais informaes forem distribudas, maiores

    sero os custos envolvidos no processo, demandando maior nmero de funcionrios e

    mquinas para processamento dos dados. Devido a esse fato, os contadores e os gestores de

  • sistemas de informao devem estar preocupados com a determinao do nvel de gerao

    de informao.

    O valor da informao est no quo til ela ser na tomada de deciso, com o

    objetivo de reduzir incertezas. Neste aspecto, alguns pontos devem ser observados

    (GUERREIRO: 1989):

    Volume de informao: de modo geral possvel afirmar que um sistema de

    informao tem mais valor quanto maior o volume de informao que capaz de

    gerar. A informao descreve determinados aspectos da realidade, e, quanto mais

    analtica, de se supor que melhor descreve essa realidade. Uma melhor descrio pode

    conduzir a uma melhor compreenso da realidade, e, portanto, a melhores decises.

    Evidentemente, um maior valor no significa necessariamente uma maior utilidade da

    informao, porque preciso considerar tambm o maior custo de um maior volume de

    informao. De qualquer forma um maior volume de informao tem valor desde que

    seja significativo, e que os usurios da informao tenham tempo e capacidade de

    utiliz-lo. A informao no utilizada perde o valor econmico.

    Seletividade: a seletividade uma caracterstica importante de um sistema de

    informao. Um bom sistema de informao evita que o responsvel pela deciso tenha

    que manusear uma gama imensa de informaes para selecionar a informao que

    necessita. O prprio sistema deve realizar a maior parte da seleo e filtragem. Outro

    aspecto da seletividade gerar informaes especficas para cada responsvel, evitando

    a existncia de relatrios gerais que no servem a ningum.

    Tempo de resposta: o tempo de resposta compreende o intervalo de tempo necessrio ao

    processamento da informao. Um sistema de informao mais valioso quanto menor

  • for o seu tempo de resposta. Isso particularmente importante nos sistemas de controle,

    como custos e contabilidade, na medida em que essencial saber com rapidez se os

    eventos esto fora de controle para tomar as aes corretivas necessrias. A reduo do

    tempo de resposta melhora a eficincia do controle.

    Preciso: a preciso valiosa em todo sistema de informao. Existe preciso quando a

    informao corresponde qualitativa e quantitativamente ao objeto que se quer medir.

    Tambm existe preciso quando uma valor previsto coincide com o valor realmente

    observado. Um sistema de previso preciso quando as previses coincidem com a

    realidade, ou pelo menos, quando no se desviam alm de determinados limites de

    controle.

    Confiabilidade: um sistema confivel quando existe uma alta probabilidade que

    funcione de forma adequada. Quanto mais vital a informao, tanto mais importante

    que o sistema de informao seja confivel.

    Generalidade: um sistema geral mais valioso que um sistema mais particular. Um

    sistema geral aquele que pode satisfazer um amplo espectro de necessidade de

    informao sem nenhuma modificao bsica. Ao conceber um sistema de informao,

    difcil ou mesmo impossvel considerar antecipadamente todas as necessidades

    possveis futuras. As condies mudam e provocam modificaes nas necessidades de

    informao. A generalidade de um sistema aumenta a sua vida til em um meio sujeito

    a mudanas.

    Flexibilidade: a flexibilidade outra propriedade importante de um sistema de

    informao. Um sistema flexvel quando pode ser facilmente modificado. Em um

    meio em constantes mudanas, as necessidades de informao evoluem, da mesma

  • forma que a evoluo do usurio da informao faz com que um sistema tenha que se

    modificar para atender as suas novas necessidades de informao.

    Custos: os custos de um sistema que produz uma informao deve ser compensado

    pelos benefcios provenientes das decises tomadas com base nessa informao.

    Oportunidade: a oportunidade refere-se ao momento em que uma informao se

    encontra disponvel. Existe uma vinculao direta entre o valor da informao e a

    oportunidade, ou seja, uma informao recebida aps os acontecimentos sobre os quais

    necessrio agir carece de significao, uma vez que a deciso no tem matria sobre a

    qual atuar.

    Correo: a caracterstica de correo no contexto de uma informao adequada,

    envolve o sentido de livre de erro ou defeito, conforme as regras, aplicado

    quantificao e registro dos eventos.

    Relevncia: a relevncia diz respeito ao significado relativo que uma informao deve

    ter para a deciso. Informao com contedo no significante uma informao que

    no serve para o gerenciamento das atividades.

    Relatividade: uma informao deve estar em contexto de relao, correlao ou

    referncia a outros dados do mesmo tipo (histricos ou projetados) ou afins com o dado

    apresentado, de forma a permitir a ponderao do seu valor num determinado contexto.

    Entendimento: a informao que no facilmente compreensvel para o usurio tende a

    ser ignorada porm no combatida. Nem sempre os usurios esto dispostos a

    reconhecer sua incapacidade para obter vantagens de um sistema de informao que

    pode estar muito desenvolvido. A incompreenso da informao pelos usurio estimula

    a criao de sistemas paralelos normalmente informais.

  • 3.1 Caractersticas da Informao Contbil A Contabilidade, na sua condio de cincia social, cujo objeto o Patrimnio,

    busca, por meio da quantificao, da classificao, do registro, da eventual sumarizao, da

    demonstrao, da anlise e relato das mutaes sofridas pelo patrimnio da Entidade, a

    gerao de informaes quantitativas e qualitativas sobre ela.

    As informaes geradas pela Contabilidade devem propiciar aos seus usurios base

    segura s suas decises, pela compreenso da situao demonstrada, seu desempenho, sua

    evoluo, riscos e oportunidades que oferece.

    A informao contbil se expressa por diferentes meios, como demonstraes

    contbeis, escriturao ou registros permanentes e sistemticos, documentos, livros,

    planilhas, listagens, notas explicativas, mapas, pareceres, laudos, diagnsticos,

    prognsticos, oramentos, relatrios os mais variados devido as inmeras necessidades

    permanentes ou transitrias dos usurios.

    Ela deve ser veraz e eqitativa, de forma a satisfazer as necessidades comuns a um

    grande nmero de diferentes usurios, no podendo privilegiar a nenhum deles,

    considerado o fato de que os interesses destes nem sempre so coincidentes.

    A informao contbil deve propiciar revelao suficiente sobre a Entidade, de

    modo a facilitar a concretizao dos propsitos do usurio, revestindo-se de atributos entre

    os quais so indispensveis os seguintes:

    - confiabilidade: o atributo que faz com que o usurio aceite a informao contbil e a

    utilize como base de decises;

  • - tempestividade: refere-se ao fato de a informao contbil dever chegar ao conhecimento

    do usurio em tempo hbil, a fim de que este possa utiliz-la para seus fins;

    - compreensibilidade: A informao contbil deve ser exposta na forma mais

    compreensvel ao usurio a que se destine; e

    - comparabilidade: deve possibilitar ao usurio o conhecimento da evoluo entre

    determinada informao ao longo do tempo.

    3.2 Informaes criando riquezas nas empresas

    Todas as empresas partem do pressuposto da continuidade, criando riquezas para

    seus acionistas. A garantia da continuidade s obtida quando as atividades realizadas

    geram um lucro, da derivam questes como quem responsvel pelo lucro, como pode-se

    maximizar os lucros, como administrar em pocas de crise, entre outras.

    No dia-a-dia das organizaes as mais diversas informaes so necessrias e uma

    classificao considerada eficiente pode ser a encontrada abaixo, a qual baseada em

    MOURA (1999).

    - Informaes bsicas: formam o conjunto de informaes mais utilizado na empresa.

    So projees de fluxo de caixa, liquidez e medies padro, como a relao entre

    estoques e vendas, contas a receber, duplicatas em atraso e vendas, entre outras.

  • - Informaes sobre produtividade: no s sobre a produtividade dos trabalhadores e sim

    sobre a totalidade dos fatores, deve-se identificar as atividades que agregam valor no

    processo como um todo e otimizar os processos com baixa produtividade. Uma das

    maneiras de se medir esta nova produtividade atravs do EVA (economic value

    added), ou seja, da anlise econmica do valor agregado. A partir do EVA pode-se

    utilizar o benchmarking, comparando os resultados com outras empresas do setor.

    Atravs desses mtodos pode-se saber se os processos so eficazes, mas somente com

    um sistema de informaes pode-se dispor de informaes que levem ao diagnstico de

    necessidades de melhorias, oportunidades de negcios e riscos.

    - Informaes sobre competncia: necessrio manter um controle do desempenho da

    empresa e de seus concorrentes, buscando pontos de vantagem competitiva. O sucesso

    demonstra aquilo que o mercado valoriza e pelo qual ele est disposto a pagar.

    - Informaes de alocaes de recursos: trata-se da alocao dos recursos escassos com

    capital e pessoas. Para tomar decises a respeito de um investimento necessrio

    avaliar o retorno sobre o investimento, o perodo de retorno, fluxo de caixa e o valor

    presente descontado. Um sistema de informaes fornece meios, mas sero as pessoas

    que formularo e colocaro em prtica as diversas aplicaes do sistema.

    - Informaes do ambiente: a estratgia da empresa deve levar em conta o ambiente

    externo administrao, mercados nacionais e internacionais, clientes, concorrentes,

    economia mundial, entre outros. A informao no deve retratar apenas o que

    aconteceu mas tambm fornecer dados para aes futuras.

  • O ponto de partida para a administrao eficiente comea pela habilidade de

    especificar corretamente as necessidades informacionais, e esta habilidade propriamente

    funo da definio de objetivos, traduzidos no planejamento, capacidade de controle e

    determinaes organizacionais satisfatrias.

    Em uma empresa, diferentes pessoas e setores tm necessidades bastante distintas

    em suas atribuies, cabe portanto uma anlise como a sugerida no Quadro 3.1.

    Quadro 3.1 Necessidades de Informao por Nvel Gerencial

    Fonte: POLLONI: 2000

    Informao fora integradora que combina os recursos da organizao num plano

    direcionado para a realizao dos objetivos propostos. Visto que a informao

    CARACTERSTICA ALTA GERNCIA MDIA GERNCIA BAIXA GERNCIADA INFORMAO PLANO ESTRATGICO PLANO TTICO PLANO OPERACIONAL

    INFORMAO EM GERAL DETALHES SUMARIZADOS INFORMAO DETALHADA,DETALHE NORMALMENTE GRFICA PARA SEREM COMPARADOS RELATIVA S ATIVIDADES DO

    PARA ILUSTRAR TENDNCIAS COM O PLANEJAMENTO DIA-A-DIAE NO ATIVIDADES E AVALIAR O DESEMPENHO

    FONTE DEPENDE DE INFORMAES INTERNA, SUMARIZADA E PRATICAMENTE S DADOSGERADAS EXTERNAMENTE ALGUMAS VEZES EXTERNA INTERNOS/TRANSAES

    FREQNCIA MENSAL OU ACOMPANHANDO CCLICA E PERIDICA PERIODICIDADE CICLO DE PLANEJAMENTO NORMALMENTE DIRIA

    ESTRUTURAO NO OU POUCO DESDE POUCO AT MUITO MUITO ESTRUTURADOESTRUTURADO ESTRUTURADO

    COMPLEXIDADE SUMRIO CONCISO OU RELATRIOS COMPLEXOS PLANOS POUCO COMPLICADOS GRFICOS SEM DETALHES E COMPARATIVOS MUITO DETALHADOS

    NECESSIDADES DE INFORMAO POR NVEL GERENCIAL

  • fundamental, importante que ela seja efetivamente organizada e eficientemente

    manipulada, e isto alcanado atravs de um sistema de informao gerencial, aqui

    sugerido como o sistema de informao contbil.

    3.2 O Sistema de Informao Contbil Aplicado Gesto Financeira

    Sistema o conjunto de partes, elementos ou componentes inter-relacionados

    (subsistema e/ou processos) e que visa realizao de determinados objetivos ou efeitos

    situados no meio exterior (ou no ambiente) em que est inserido(Valeriano: 1998). O

    ambiente de um sistema tudo o que est situado fora dos limites ou das fronteiras do

    sistema considerado.

    O autor enfatiza que a abordagem sistmica mais abrangente que a processual,

    pois implica o conhecimento ou a definio do efeito ou da finalidade do resultado sobre o

    meio ambiente, e deste sobre o sistema. O conceito de processo limita-se ao estudo do

    comportamento interno dos agentes que trabalham os insumos para obter um resultado

    enquanto o de sistema preocupa-se tambm com as interaes com o ambiente. Sistema mal

    concebidos ou mal utilizados podem resultar em desaprovao por parte do usurio ou no

    atendimento do retorno esperado.

    Baseado na obra de GIL (1992) que pode ser adaptada a contabilidade, pode-se

    dizer que sistema de informao pode ser definido como um conjunto de recursos humanos,

    materiais, tecnolgicos e financeiros agregados sob uma seqncia lgica para o

    processamento de dados e traduo em informaes.

    A informao e os sistemas de informao tm evoludo atravs dos anos. Nos anos

    60 e 70 a informao estava relacionada a aspectos burocrticos e os sistemas de

  • informao visavam reduzir custos e o tempo no processamento de documentos e

    relatrios. Dos anos 70 em diante a informao passou a ter carter de controle mas

    tambm como forte recurso estratgico para obter vantagem competitiva e os sistemas

    passaram a apoiar o processo decisrio, sendo muito importantes prosperidade das

    organizaes. Hoje portanto, assim como o capital e o trabalho, a informao considerada

    como um recurso.

    Os benefcios dos sistemas de informao devem ser medidos e classificados em

    tangveis e intangveis. Os benefcios tangveis podem ser medidos em termos de reduo

    de custos. Os benefcios intangveis so aqueles que afetam o desempenho mas so difceis

    de serem mensurados. O Quadro 3.2 traz um breve resumo sobre estes benefcios.

    Quadro 3.2 - Benefcios dos Sistemas de Informao

    Benefcios Tangveis Benefcios Intangveis

    Diminuio dos erros de processamento Aumentar a satisfao dos clientes

    Diminuir o tempo de processamento Aumentar a moral dos empregados

    Eliminao de tarefas Aumentar a satisfao com o servio

    Reduzir despesas Melhorar o servio ao cliente

    Aumentar receitas Melhorar o processo de tomada de deciso

    Eliminao de papis Melhorar a habilidade para avaliar novas

    alternativas de competitividade.

    Fonte: MOURA: 1999

  • O ponto forte da informao contbil a mensurao econmica das transaes,

    uniformizando os dados em termos de expresso monetria. Essa caracterstica habilita o

    sistema de informao contbil a mostrar a empresa globalmente, pois consegue atribuir

    valor a tudo, levando a um processo de gesto do empreendimento como um todo. O

    sistema de informao contbil efetiva a contabilidade dentro da organizao e gera dois

    tipos de output:

    Sadas do sistema para atender os usurios externos, como os acionistas, credores,

    governo, etc. Essas sadas so geradas pela Contabilidade Financeira e envolvem o

    Balano Patrimonial, Demonstrao de Resultado, Demonstrao da Origem e

    Aplicao dos Recursos, entre outras. Esses demonstrativos seguem os Princpios

    Contbeis Geralmente Aceitos, as normais comerciais e legais e outras restries;

    Sadas do sistema para atender a gerncia da empresa. Essas sadas so geradas pela

    Contabilidade Gerencial e visam atender decises especiais como fabricar x comprar,

    planejado x real, etc. Este tipo de informao demanda um maior grau de flexibilidade,

    incluindo conceitos como custos de oportunidade, valores de reposio e outras

    variveis a serem definidas claramente.

    Do trabalho de RICCIO (1989) pode-se extrair as seguintes definies de

    contabilidade e o objetivo do sistema de informao contbil:

    SRGIO DE IUDCIBUS define:

  • construo de um arquivo bsico de informao contbil, que possa ser utilizado

    de forma mais flexvel por vrios tipos de usurios...porm extrados todos os

    informes do arquivo bsico ou data-base estabelecido pela Contabilidade...

    ...a funo da Contabilidade (objetivo) permanece praticamente inalterada

    atravs dos tempos, ou seja, quanto a prover informao til para a tomada de

    decises econmicas.

    CVM-IBRACON-IPECAFI define:

    A Contabilidade , objetivamente, um sistema de informao e avaliao

    destinado a prover seus usurios com demonstraes e anlises de natureza

    econmica, financeira, fsica e de produtividade, com relao entidade objeto de

    contabilizao.

    Os objetivos da Contabilidade, pois, devem ser aderentes, de alguma forma

    explcita ou implcita, quilo que o usurio considera como elementos importantes

    para seu processo decisrio.

    BARRY E. CUSHING define:

    o termo sistema de informao contbil definido como um conjunto de recursos

    humanos e de capital, dentro de uma organizao, responsvel pela preparao de

    informaes financeiras e tambm das informaes obtidas da coleta e

    processamento de transaes.

    Dois papis bsicos do sistema de informao contbil no processo de deciso

    gerencial:

  • a) a informao contbil sempre provoca um estmulo deciso pela

    gerncia por mostrar situaes em que um ao requerida;

    b) a informao contbil sempre proporciona uma base para a escolha de

    uma entre vrias alternativas.

    o sistema de informao contbil deve ser desenvolvido para atender eficazmente

    a essas necessidades.

    DAVID H. LI define:

    Enquanto os atributos dos eventos includos em sistema de informao contbil

    amplo sejam difceis de generalizar, eles tm duas caractersticas em comum:

    (1) so antecipatrios (preditivos), e dizem respeito ao desempenho futuro

    da empresa, e

    (2) tem um efeito monetrio possvel de ser estimado.

    EDSON LUIZ RICCIO define:

    Assim, com base nas diversas proposies examinadas, podemos resumir os

    objetivos de um sistema de informao contbil como sendo:

    1. Prover informaes monetrias e no monetrias, destinadas s

    atividades e decises dos nveis operacional, ttico e estratgico da

    empresa, e tambm para os usurios externos ela.

    2. Constituir-se na pea fundamental do sistema de informao gerencial

    da empresa.

  • As definies acima mostram que para se utilizar a Contabilidade em todo o seu

    potencial, ela deve estar implementada de acordo com um enfoque sistmico, pois alm de

    ser um sistema de informao, a Contabilidade, como um sistema aberto, est inserida

    dentro do ambiente do sistema empresa. A abrangncia dos subsistemas contbeis

    demonstrada no captulo quatro.

    CAPTULO 4

    SUBSISTEMAS CONTBEIS LEGAIS E GERENCIAIS

    A gesto dos sistemas de informaes contbeis devem fundamentar um

    planejamento estratgico que apresente diretrizes que no estejam somente preocupados

    com os aspectos legais, mas sim com prticas gerenciais que viabilizem a empresa como

    sria, atuante e inovadora no mercado. Quando a alta administrao est comprometida

    com a qualidade da informao contbil e com seus subsistemas, estes passam a ser

  • considerados como ferramenta eficaz para os planos estratgicos, tticos e operacionais,

    realimentando o sistema de informao gerencial e favorecendo aes preventivas e

    corretivas sempre que necessrio.

    As empresas vm comumente partilhado o sistema de informao contbil em duas

    grandes reas: a rea societria e fiscal e a rea gerencial. Esta diviso vlida para fins de

    entendimento, mas na verdade o ideal a perfeita integrao entre ambas,

    operacionalizadas como um todo. Pode-se dividir os sistema de informaes contbeis em

    trs reas e nos seguintes principais subsistemas:

    Quadro 4.1 Sistema de Informao Contbil

    SISTEMA DE INFORMAO CONTBIL

    REA LEGAL/FISCAL REA DE ANLISE REA GERENCIAL

    Contabilidade Geral

    Consolidao de Balano

    Controle Patrimonial

    Anlise de Balano

    Anlise Fluxo de Caixa

    Gesto de Impostos

    Oramentos e Projees

    Custos e Preos de Venda

    Contabilidade por Respon-

    sabilidade

    Fonte: PADOVEZE: 1998

  • Os subsistemas de informao contbil devem preferencialmente ter as seguintes

    facilidades e operacionalidades, conforme a obra de PADOVEZE (1998), com a qual

    pessoalmente concordo, podendo verificar essas necessidades na prtica em minha

    experincia profissional:

    Flexibilidade e integridade: A flexibilidade necessria tendo em vista o aspecto

    gerencial da informao contbil e a segurana necessria pela prpria caracterstica

    de ser um grande sistema de informaes legais e fiscais que deve ser mantido por

    muitos anos;

    Parametrizao: Deve permitir a criao de novas estruturas informacionais a partir do

    banco de dados existente. Ex.: a possibilidade de se criar outros tipos de perodos,

    utilizando o banco de dados de datas;

    Multiempresa e multiusurio: O conceito de multiempresas no necessariamente

    implica que seja uma empresa dentro de formas legais. O conceito de multiempresas

    pode ser o conceito de unidades de negcios onde no h uma empresa diferente de

    forma explcita. necessrio tambm o atendimento a todos os usurios do grupo

    empresarial;

    Atualizao das informaes: O processo de entrada dos dados deve ser imediato em

    cada conta (on line) e a atualizao deve ser imediata (real time);

    Tabelas e relacionamentos: importante que o sistema tenha condies de construir

    tabelas (centros de custos, linhas de produtos, etc.) para facilitar o manuseio dos dados.

    Alm disso o sistema deve propiciar uma estrutura de relacionamentos.

    Relacionamento uma facilidade operacional de ligao entre contas contbeis, seja

  • uma a uma, seja atravs do conceito de tabelas de contas, centros de custos ou outras

    estruturas da conta contbil;

    Gerador de relatrios: Operacionalidade que permite aos usurios formatar seus

    prprios relatrios com muita facilidade, sem necessidade de conhecimento das

    tecnologias de informtica. Os geradores desses relatrios devem propiciar a

    possibilidade de um relatrio completo, ou seja:

    a- acessar todas as informaes do sistema;

    b- fazer a edio da forma desejada pelo usurio;

    c- possibilitar introduo de clculos com as informaes oriundas do sistema (ndices,

    percentuais, entre outros);

    d- adicionar textos e informaes no constantes do sistema;

    e- o relatrio deve passar a fazer parte do processo de atualizao do sistema-me.

    Lanamentos automticos: So considerados facilitadores no dia-a-dia das empresas,

    automatizando funes como rateio e distribuio de saldos ou lanamentos de uma

    conta para outra. A possibilidade de migrao para outros aplicativos como planilhas

    eletrnicas e processamento de texto tambm so de grande valia na execuo de

    relatrios especiais, os quais no esto parametrizados no sistema.

    A seguir encontram-se relacionados alguns dos subsistemas de informaes

    contbeis das organizaes com uma breve explanao a respeito de suas caractersticas,

    demonstrando as principais estruturas que vm sendo utilizadas nas empresas, as

    operacionalidades que devem ser atendidas por cada um deles bem como as principais

    informaes e relatrios que devem ser gerados por esses subsistemas.

  • 4.1 Subsistema de Contabilidade Societria e Fiscal

    Tambm chamado de sistema de Contabilidade Geral, pode ser denominado como o

    corao do sistema de informao contbil. Quanto melhor organizado e estruturado este

    subsistema, melhor ser a sua utilizao integrada com os demais subsistemas.

    Como enfoque bsico, este subsistema tem como objetivo as informaes contbeis

    fundamentais, processamento, armazenamento e a gerao dos seguintes relatrios e

    arquivos:

    lanamentos contbeis;

    livro Dirio;

    livro Razo;

    balancetes;

    plano de contas e

    balano patrimonial e demonstrao de resultados.

    Cabe ao administrador deste subsistema a tarefa de continuamente rever o modelo

    de informao contbil adotado, de forma a atender tanto internamente como externamente

    os usurios. Esta anlise deve levar em conta qual o formato ideal da informao, como o

    dado deve ser tratado, se o dado j existe disponvel em outro subsistema, quais os prazos,

    entre outros.

    Pode-se perceber ainda que uma outra tarefa complementar da Contabilidade, a

    conciliao contbil, tem continuamente diminudo nas empresas que adotam os sistemas

    integrados de gesto empresarial parametrizados de maneira inteligente.

  • A gesto de impostos encontra na Contabilidade Societria e Fiscal os dados bsicos

    para administrar as inmeras possibilidades de excees tributrias, permitindo um

    gerenciamento eficaz dos impostos gerados pela empresa, buscando a otimizao e a

    reduo do impacto financeiro ocasionado por eles.

    Dentro deste subsistema pode-se considerar tambm o subsistema de Controle

    Patrimonial, o qual assegura o controle fsico dos ativos e sua valorizao, registrando os

    eventos patrimoniais como aquisies, transferncias, reformas, vendas, doaes, entre

    outros. Uma parte bastante importante do planejamento das empresas deriva desse

    subsistema, o planejamento dos investimentos.

    Por ser o grande banco de dados da Contabilidade, o subsistema da Contabilidade

    Geral presta-se mais a fornecer dados para outros subsistemas do que gerar dados

    relevantes para o gerenciamento da empresa.

    4.2 Subsistema de Oramento

    Em princpio, todas as informaes constantes do sistema contbil devem compor o

    oramento. Dentro desse conceito, Contabilidade Geral soma-se o Oramento, e esse

    conjunto de subsistemas trabalha as informaes contbeis de forma integrada, em trs

    mdulos: informaes contbeis do passado, informaes contbeis do presente e

    informaes contbeis do futuro, onde esto as informaes do oramento.

    O subsistema de oramento tem os seguintes objetivos principais:

    executar o plano oramentrio da empresa;

  • orar o que deve acontecer;

    administrar as responsabilidades e a integrao das informaes;

    efetuar o controle oramentrio.

    O sistema oramentrio fornece os seguintes relatrios:

    oramento geral da empresa,

    oramento original e oramento ajustado;

    oramento consolidado;

    oramento por divises ou unidades de negcio;

    relatrios de controle oramentrio (real x orado e anlise das variaes).

    Quanto a este ltimo item, as facilidades do subsistema do oramento podem

    permitir atravs de um controle em real-time o corte de uma despesa que suplante o

    oramento, fornecendo um aviso ao gestor, o qual dever liberar uma verba adicional para

    essa despesa ou barr-la, constituindo assim uma importante ferramenta na administrao

    de projetos e das reas de responsabilidade.

  • Alm disso, deve fornecer informaes para a formao do custo-padro, formao

    e/ou anlise de preos de venda, planejamento e simulao de resultados e avaliao de

    projetos e investimentos, em uma completa integrao entre as reas, como demonstrado na

    Figura 4.1 abaixo.

    Fonte: PADOVEZE: 1998

    Figura 4.1 Integrao do subsistema de oramento e outros subsistemas

    ORAMENTOS

    Carteira de PedidosPreviso de Vendas De Vendas

    Acompanhamento do Negcio

    Estoque Produtos Acabados De Produo

    Estoque de MateriaisCompras De Materiais

    Processo de Fabricao

    Folha de Pagamento De Mo-de-Obra Sistema OramentrioEfetivo

    Contabilidade Geral De Despesas Demonstraces Contbeis

    Controle Patrimonial De Depreciaes Relatrios Diversos

    Financiamentos, Recebimentos De Produtos Financeiros

    Projetos De Investimentos

    Planejamento Financeiro De Caixa

  • O subsistema de oramentos necessita de informaes-chaves oriundas das diversas

    reas da empresa como por exemplo: o estudo da capacidade e logstica, oramento de

    materiais, oramento de mo-de-obra, oramento de despesas gerais, oramento de

    produo, oramento de caixa, oramento de investimentos e principalmente o oramento

    de vendas que determina todos os demais. Isto demonstra a grande importncia de existir

    sinergia entre as diversas reas da empresa.

    4.3 Subsistema de Custo

    O subsistema de custos tratado com um enfoque gerencial, ou seja, como um auxlio

    ao processo decisrio, muitas vezes gera relatrios de cunho especial, gerados e

    formatados de maneira diferente a cada estudo ou anlise solicitada. Alguns relatrios

    tendem a ser usados de forma rotineira como:

    custo unitrio dos produtos;

    custo por ordem ou encomenda;

    comparao entre preos de venda praticados x preos de venda calculados;

    levantamento de custos nas ordens de trabalho;

    custo de fabricao por setor ou departamento e

    anlise das variaes entre o custo-padro e o custo real.

    4.3.1 Anlises de custos

  • A rapidez e a flexibilidade so operacionalidades necessrias a esse subsistema

    devido a dinmica prpria do processo decisrio sobre custos e preos de venda. A

    integrao com outras reas como compras, engenharia e faturamento deve existir de forma

    a demonstrar o maior detalhamento possvel das transaes para o gestor.

    Gerencialmente, pode-se considerar os itens abaixo relacionados no processo de

    integrao do sistema de custo, o qual demonstrado na Figura 4.2:

    a-faturamento;

    b-compras e cotaes;

    c-estoque de produtos;

    d-margens esperadas das encomendas e

    e-custo unitrio.

    Estrutura dos Produtos

    Processo de Fabricao

    Compras e Cotaes

    Controle de Estoques (materiais e produtos acabados) Sistema Oramentrio

    Contabilidade Fiscal e Societria Sistema de Custos Contabilidade por Responsabilidade

    Controle Patrimonial Anlise de Balano

    Coletor de Dados

    Cho de Fbrica

    Faturamento

  • Fonte: PADOVEZE: 1998

    Figura 4.2 Integrao do subsistema de custos e outros subsistemas

    4.4 Subsistema de Contabilidade por Responsabilidade

    Este o subsistema gerencial por excelncia. Tem como objetivo apresentar a

    contabilidade por segmentos da empresa onde exista um responsvel por determinados

    custos e receitas.

    Esse subsistema consiste no mximo aproveitamento que se pode ter dos dados dos

    demais sistemas de informaes operacionais e de apoio gesto da empresa, pois a

    contabilidade por responsabilidade precisa ser abastecida de informaes como receitas,

    despesas gerais, investimentos, depreciaes, materiais, entre outros. Os principais

    relatrios gerados so:

    demonstrao de resultados por atividade ou centro de lucro;

    balano patrimonial por responsabilidade ou centro de lucro;

    receitas e despesas;

    anlise da rentabilidade por centro de investimento, entre outros.

    Esse subsistema tende a ser especfico para cada empresa, dependendo da nfase

    que ela d para seus produtos, divises e suas necessidades de informaes para gerir os

    negcios.

  • 4.5 Subsistema de Acompanhamento do Negcio

    A empresa tem necessidade de se situar no mercado de seus produtos, analisar o

    pas e o mundo. O acompanhamento do negcio rene informaes para o planejamento

    estratgico da empresa, anlise das oportunidades e ameaas do ambiente.

    Essas informaes devem ser inseridas de alguma forma dentro desse subsistema, e,

    em conjunto com as informaes internas, permitiro dar uma viso do acompanhamento

    do negcio e seus mercados.

    A tecnologia EDI (Exchange Data Informations) Troca Eletrnica de Dados,

    uma operacionalidade bastante bem-vinda uma vez que grande parte das informaes de

    origem externa. As principais informaes e relatrios gerados nesse subsistema so:

    anlise de balano dos concorrentes;

    anlise percentual e evolutiva dos dados da conjuntura econmica e do setor;

    anlises comparativas e evolutivas entre a empresa e os dados do setor;

    estatstica de vendas por regies, clientes, produtos, mercados, entre outros.

  • Este subsistema funciona como um monitor do planejamento estratgico, sendo de

    grande utilidade para suportar decises gerenciais na empresa e tambm fundamental na

    execuo dos oramentos, principalmente o planejamento de vendas.

    Mesmo que demonstrados aqui separadamente, na prtica o que ocorre a

    integrao entre os subsistemas, o que tem evoludo muito graas as facilidades

    implementadas pelos sistemas integrados de gesto empresarial.

    CAPTULO 5

    SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTO EMPRESARIAL SIGE

    A tecnologia tem permitido a realizao de uma concepo de integrao muito

    avanada e praticamente em linha com o processo operacional da empresa. A possibilidade

    de uma completa integrao entre os subsistemas de informao, sejam eles operacionais

    ou de apoio gesto, faz com que os sistemas integrados de gesto empresarial permitam o

    que se denomina de integrao interfuncional, focalizando os processos de negcios.

    A base da integrao interfuncional a viso de fluxo. Todos os subsistemas que

    tm necessidade de se comunicar com os demais, devem faz-lo de forma total,

    independentemente de que reas ou departamentos sejam responsveis por determinadas

    informaes.

  • A proposta do SIGE a construo de um sistema de informao que atenda a

    empresa como um todo. Um SIGE s pode ser concebido dentro de uma viso de

    abrangncia total.

    Todos os subsistemas devero ser integrados, e portanto, interligados

    computacionalmente, por meio do conceito de banco de dados e outros conceitos que

    permitam a navegabilidade dos dados e sua reestruturao em termos de informao til.

    Esses sistemas so tambm conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning

    Planejamento de Recursos Empresariais). Atravs deles todos os subsistemas componentes

    dos sistemas operacionais e os subsistemas de apoio gesto se integram em um fluxo

    dinmico de informaes.

    Com isso, todos os dados esto disponveis para a empresa, dentro de uma viso de

    fluxo ininterrupta, conforme demonstrado na Figura 5.1, e todas as informaes esto

    disponveis para utilizao desde sua origem at seu impacto final, o qual normalmente de

    natureza econmico-financeiro.

    ComissoPagamentos

    Engenharia

    Administrao EstoquesRequisio Materiais

    Capacidade de Produo

    RH

    Folha de Pagamento

    Pedidos de VendasExpedio

    PlanejamentoOrdens de Produo

    Solicitaes de ComprasPedidos de Compras

    Custos

    Qualidade

    Gesto Patrimonial

    Previso de VendasMarketing, Estatstica

    Estrutura de Produtos

    Entradas

    Produo, Mquinas,Controle de Eficincia

    Servios

    Tesouraria

    Cadastro de Clientes

    LanamentosContabilidade

    Contas a PagarEmisso de Cheques

    Contas a Receber

    ContabilizaoProjetos

    LivrosFiscais

    Gerenciamento de Projetos Logstica

  • Fonte: Folhetos Oracle e Microsiga

    Figura 5.1 Abrangncia e subsistemas de um SIGE

    As empresas hoje possuem um grande nmero de avanos tecnolgicos que podem

    ser utilizados para incrementar, flexibilizar e agilizar seus sistemas de informaes.

    Particularmente, os SIGE permitem uma utilizao muito grande de aplicativos e

    tecnologias de apoio. Dentre as tecnologias de apoio disponveis atualmente podemos citar:

    a leitura tica, a scannerizao, telecomunicao e satlite, Internet, correio eletrnico,

    coletores eletrnicos de dados, troca eletrnica de dados, multimdia, browser, entre outros.

    Em um SIGE as possibilidades de ganhos tendem a ser concretas, principalmente no

    que diz respeito ao tempo de resposta de uma informao demandada, como por exemplo

    um fechamento contbil-gerencial em um sistema no integrado utilizar 10 dias do ms e

    um sistema integrado despender 3 dias e com melhor qualidade. Dentre outros benefcios

    pode-se destacar:

    reduo do ciclo operacional, desde a entrada do pedido do cliente, passando

    pela estocagem, faturamento, entrega da mercadoria e recebimento;

    aumento da produtividade e da eficincia;

    reduo do custo de compras com acelerao dos processos e melhores

    informaes;

    melhor atendimento ao cliente, proporcionando um aumento nas vendas;

    reduo de gastos com comunicao tradicional como telefone e fax e

    liberao de mo-de-obra para ocupar tarefas menos manuais e mais analticas.

  • Quanto mo-de-obra, necessrio ressaltar a grande importncia do treinamento

    para que o SIGE funcione adequadamente, visto que o entendimento e o comprometimento

    so extremamente necessrios em um sistema integrado. Para tanto, um dos elementos

    fundamentais o comprometimento da alta administrao da empresa. Nenhum sistema

    implantado com sucesso se no houver a clara evidncia de que a alta administrao est

    comprometida com o processo.

    5.1 Contabilidade dentro do SIGE

    O papel da contabilidade e por extenso do Sistema de Informao Contbil dentro

    do SIGE reforado pelas prprias caractersticas da cincia contbil e da funo do setor

    contbil dentro das organizaes.

    Todas as aes da empresa dentro das mais diversas reas como comercializao,

    administrao e produo devem conduzir a resultados positivos, os quais podemos chamar

    de lucro. Pode-se afirmar que a contabilidade a nica cincia especializada em mensurar

    os resultados, portanto todas as aes terminam por convergir para o Sistema de

    Informao Contbil, que , essencialmente, um sistema de avaliao de gesto econmica.

    A contabilidade se caracteriza, fundamentalmente, como a cincia do controle. Esse

    controle no se d somente aps a ocorrncia dos fatos e sim durante seu acompanhamento,

    e principalmente durante o seu planejamento. Pode-se dessa forma dividir a contabilidade

    em 3 fases: antecedente, concomitante e subsequente.

  • Todas as aes da empresa dentro de suas diversas reas devem conduzir a

    resultados economicamente positivos, e a cincia contbil a mais especializada em avaliar

    economicamente a empresa e seus resultados, por isso todas as aes acabam por convergir

    para o Sistema de Informao Contbil, que essencialmente, um sistema de avaliao de

    gesto.

    Analisando o fluxo de informao dentro da empresa, verifica-se que, em linhas

    gerais, em um determinado momento, todas as informaes existentes ou geradas na

    empresa terminam na contabilidade, para o processo de mensurao dos resultados.

  • CAPTULO 6

    CONCLUSO

    Uma das premissas bsicas de um trabalho cientfico a sua aplicabilidade prtica a

    qual espera-se ter alcanado em seu propsito de demonstrar a forte vocao que os

    sistemas de informaes contbeis tm para se tornar o grande sistema de informaes

    gerenciais apto a atender os gestores com informao til e tempo. A reviso bibliogrfica

    do tema principal e outros subjacentes foi o mtodo escolhido e desenvolvido no decorrer

    do trabalho. Um modelo de sistema de informao contbil no foi aqui demonstrado

    devido as inmeras particularidades que estes podem ter nas diversas organizaes e

    portanto privilegiou-se estudar os diversos subsistemas ligados contabilidade e integrados

    entre si e com o sistema-empresa.

    Na medida em que a Contabilidade assume sua responsabilidade como orientadora

    das decises nas organizaes, entende-se como necessria uma reconceituao quanto a

    sua forma e quanto ao seu contexto, assim como tambm uma nova dimenso para a figura

  • do Controller, o gestor do sistema de informao contbil/gerencial, constituindo-se em

    matria ampla para trabalhos futuros.

    Face as consideraes expostas neste trabalho, conclui-se que a necessidade de se

    tomar uma deciso est presente no dia-a-dia dos gestores. Estes procuram amenizar os

    riscos de suas aes atravs da utilizao de informaes que possam auxili-los neste

    processo.

    Cabe a contabilidade preocupar-se em fornecer no somente informaes de

    natureza quantitativa, mas tambm qualitativa, e para isso torna-se necessrio conhecer as

    variveis que influenciam o processo decisrio. Tomar deciso um processo bastante

    complexo, pessoas diferentes diante de uma mesma situao, tomam decises distintas, ou

    at a mesma pessoa pode tomar decises diferentes sobre um mesmo problema, em

    momentos distintos.

    Isso ocorre porque a tomada de decises tambm influenciada por fatores

    subjetivos como a emoo, os sentimentos e a intuio. Alm desses, podemos citar a

    prpria cultura organizacional, os valores e as crenas pessoais e principalmente o tempo

    para decidir sobre o problema.

    Com o avano das tecnologias da informao e da comunicao, as informaes

    passaram a ocupar um papel de destaque dentro das empresas, mas um equvoco acreditar

    que quanto mais informaes melhor, pois informaes em excesso podem dificultar a

    anlise do problema. Tanto o excesso quanto a falta de informao levam a desinformao.

    A informao contbil no se restringe as demonstraes contbeis, mas tambm em

    relatrios gerenciais diversos, de carter de acompanhamento do negcio e preditivo.

    Ateno especial deve ser dada ao fato que, a existncia da informao contbil por si s,

  • no implica em sua utilizao. As pessoas devem se sentir motivadas a utilizar este

    ferramental, cientes de seus benefcios.

    A contabilidade e seus sistemas de informaes vm evoluindo atravs do tempo, e,

    de simples registro das mutaes dos componentes patrimoniais vm agora adquirindo uma

    funo gerencial que tem poder de influncia nas diretrizes administrativas das empresas.

    Para permanecer sempre nesse processo evolutivo de contnuas mudanas visando

    atender os seus clientes, extremamente necessria a sintonia entre a Contabilidade e o

    desenvolvimento tecnolgico, matemtico e cientfico. A criatividade das empresas e a

    tecnologia da informao sempre permitiro novas opes e facilidades informacionais e

    sistmicas.

    A anlise do passado no exclui em nada a obrigatoriedade de prever o futuro, o que

    realmente significativo para a empresa. A necessidade do usurio deve ser a preocupao

    constante do contador. A expectativa que o usurio tem em relao ao nvel de informao

    e os prazos para recepo das mesmas devem ser a meta a se atingir.

    Pode-se realmente afirmar que os sistemas de informaes contbeis devem gerar

    verdadeiros mapas de navegao que nortearo os rumos a serem tomados pelos gestores da

    empresa.

  • REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

    ANDRADE, Maria Margarida de. Como preparar trabalhos para cursos de ps-

    graduao: noes prticas. 3 Ed. So Paulo: Atlas, 1999.

    CATELLI, Armando (Coordenador). Controladoria: uma abordagem da gesto econmica

    - Gecon. So Paulo: Atlas, 1999.

    CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO ESTADO DE SO PAULO.

    Contabilidade - uma viso crtica e o caminho para o futuro. So Paulo: 1992.

    FIGUEIREDO, Sandra, CAGGIANO, Paulo Cesar. Controladoria: teoria e prtica. 2

    Ed. So Paulo: Atlas, 1993.

    GIL, Antnio de Loureiro. Sistemas de informaes contbil/financeiros. So Paulo:

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    GUERREIRO, Reinaldo. Modelo de Sistema de Informao Contbil. In: CATELLI,

    Armando (Coordenador). Controladoria: uma abordagem da gesto econmica - Gecon.

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    econmica: uma contribuio a Teoria da Comunicao da contabilidade. Tese

    (Doutorado) FEA. So Paulo: USP, 1989.

  • IUDCIBUS, Srgio de. Contabilidade Gerencial. 6 Ed. So Paulo: Atlas, 1998.

    __________________. Teoria da contabilidade. So Paulo: Atlas, 1980.

    Moura, Mary Lara de. Planejamento Estratgico Estruturado em Tecnologia de

    Informao: Projeto ERP Tigre. Taubat: 1999. Monografia de Especializao

    MBA em Gerncia Empresarial Universidade de Taubat.

    NAKAGAWA, Masayuki. Introduo Controladoria. So Paulo: Atlas: 1993.

    PADOVEZE, Clvis Lus. Sistemas de Informaes Contbeis Fundamentos e Anlise.

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    PEREIRA, Carlos Alberto. Ambiente, Empresa, Gesto e Eficcia. In: CATELLI,

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    POLLONI, Enrico Giulio Franco. Administrando sistemas de informao. So Paulo:

    Futura, 2000.

    RICCIO, Edson Luiz. Uma contribuio ao estudo da contabilidade como sistema de

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    VALERIANO, Dalton L. Gerncia em Projetos Pesquisa, Desenvolvimento e

    Engenharia. So Paulo: Makron Books, 1998.

  • AUN, Jamile. Management Information Systems applied to Financial Administration.

    Taubat, 2000. 58 p. Monograph of Specialisation MBA Financial and Accountancy

    Taubat University.

    ABSTRACT

    This essay has the target to demonstrate the strong vocation of the accounting information

    system into the organisations, where normally it is the only information system formally

    established. The information system is a management tool of the decision process, linking

    all organisation areas. The accountancy furnishes the user with necessary information to

    solve problems, helping to create solutions for questions as: identify the problem, observe

    the alternatives and choose among them, which is the best. To know the decision process

    and the company philosophy are conditions to produce accurate and indispensable

    information. The accounting information system must be configured to attend efficiently

    the manager information necessities, incorporating concepts, politics and procedures, which

    motivate and stimulate the administrator takes the best decisions to the company. The

    information must have a logical meaning, the concepts of measure adopted in the system

    must be logical and rational, and therefore they cannot be dogmatic. The method is based

    on the own experience of the author in a worldwide power generation equipment company.

    Books, thesis and periodic of the accounting are used as bibliography. With the progress of

  • the technology information and communication, information transformed in an eminent

    point into the companies, but it is a mistake to understand that more information is the best

    to the company, because as excess as well absence can difficult the analysis of the problem.

    The harmony between the accountancy and the technology development is necessary to

    provide an evolution process to help the internal clients of information. The enterprise

    creativity and the technology information always will permit new options and facilities to

    produce information and systems.

    Key-worlds: Accountancy, Information, Decision, Administration, User.