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Contabilidade Comercial Aula 04 - Procedimentos e Registros de Constituição - Livros e Plano de Contas 38 Faculdade On-Line UVB Anotações do Aluno uvb Aula Nº 4 – Procedimentos e Registros de Constituição - Livros e Plano de Contas Objetivos da aula: Toda empresa necessita das mais variadas informações sobre as suas atividades, para o controle da administração, para acompanhamento dos sócios, para obter crédito com fornecedores ou instituições financeiras, ou ainda para o governo que está interessado em saber se suas operações foram devidamente registradas, gerando os tributos dentro dos procedimentos legais. O objetivo desta aula é estudar os livros fiscais da empresa e seus objetivos, iniciando, no final da aula, um estudo sobre o plano de contas da empresa comercial, uma vez que, por meio desse plano, as operações serão registradas de forma organizada para se transformarem em informações relevantes dos usuários da Contabilidade. Tenha uma ótima aula. 1. Introdução Como todos sabemos, nosso país tem uma das maiores cargas tributárias do mundo. O empresário se vê em uma situação muito difícil quando se trata da tributação sobre sua atividade comercial, procurando, em alguns casos, maneiras ilícitas de diminuir sua carga tributária, pois, licitamente, este não o consegue. O Estado passa, então, a assumir importante figura nesse processo. O interesse da população está acima do interesse do empresário e o Estado, por meio do fisco, tenta combater as fraudes, dispondo de várias ferramentas como a obrigatoriedade de alguns livros

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Aula Nº 4 – Procedimentos e Registros de Constituição - Livros e Plano de Contas

Objetivos da aula:

Toda empresa necessita das mais variadas informações sobre as suas

atividades, para o controle da administração, para acompanhamento dos

sócios, para obter crédito com fornecedores ou instituições financeiras, ou

ainda para o governo que está interessado em saber se suas operações foram

devidamente registradas, gerando os tributos dentro dos procedimentos

legais.

O objetivo desta aula é estudar os livros fiscais da empresa e seus objetivos,

iniciando, no final da aula, um estudo sobre o plano de contas da empresa

comercial, uma vez que, por meio desse plano, as operações serão

registradas de forma organizada para se transformarem em informações

relevantes dos usuários da Contabilidade.

Tenha uma ótima aula.

1. Introdução

Como todos sabemos, nosso país tem uma das maiores cargas tributárias

do mundo. O empresário se vê em uma situação muito difícil quando se

trata da tributação sobre sua atividade comercial, procurando, em alguns

casos, maneiras ilícitas de diminuir sua carga tributária, pois, licitamente,

este não o consegue. O Estado passa, então, a assumir importante figura

nesse processo. O interesse da população está acima do interesse do

empresário e o Estado, por meio do fisco, tenta combater as fraudes,

dispondo de várias ferramentas como a obrigatoriedade de alguns livros

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fiscais, como veremos a seguir.

2. AUDITORIA FISCAL

Por intermédio da auditoria fiscal, os registros e demonstrações contábeis

são confirmados por exames dos documentos, livros e registros. Seu

objetivo é verificar o correto cumprimento das obrigações tributárias

estipuladas pela legislação.

O executor dessa atividade é o fiscal, que tem, como prerrogativas,

examinar e até reter ou apreender todos os livros contábeis e fiscais,

mercadorias, arquivos, inclusive os magnéticos, papéis e documentos de

efeitos comerciais e fiscais. Além disso, pode o fiscal realizar diligências ou

solicitar informações a pessoas jurídicas ou físicas sobre as atividades da

empresa que está sendo auditada.

3. LIVROS FISCAIS

Livros fiscais são os que armazenam todos os fatos relacionados com as

atividades da empresa que geram obrigações fiscais. Por meio desses

livros, obtêm-se as informações necessárias pelos usuários.

Como já dissemos, o Estado instituiu os livros fiscais, pois ele é um dos

grandes usuários de suas informações, exercendo, assim, sua atividade

de fiscalização do grande volume de recursos gerados pelas empresas,

acompanhando, no dia-a-dia, todas as transações realizadas pelas

empresas.

Desse modo, as secretarias de finanças das prefeituras, as secretarias da

fazenda dos estados e a secretaria da receita federal auditam todas as

transações das empresas e conferem todos os seus registros, validando-

os ou autuando as empresas que sonegaram informações ou prestaram

informações erradas.

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3.1. Alguns dos livros fiscais são:

3.1.1. Registro de Entradas

Neste livro, a empresa registra as aquisições realizadas, todas as mercadorias

e, principalmente, as em regime de Substituição Tributária.

As principais irregularidades encontradas neste livro são as referentes aos

cálculos dos impostos:

•se houve aproveitamento intempestivo do crédito fiscal;

•duplicidade de lançamentos de entradas;

•aproveitamento de créditos fiscais sem o documento original (quando

contém apenas a fotocópia);

•falta de registro de documento fiscal etc.

3.1.2. Registro de Saídas

Neste livro, temos os lançamentos que se originam das operações de

vendas realizadas pela empresa. Por meio dos registros de saídas, em

contrapartida com os registros de entradas, são apurados os débitos e

créditos fiscais, resultando no montante de impostos que a empresa vai

recolher ou recuperar.

As irregularidades encontradas neste livro são as mesmas referentes ao

livro de entrada.

3.1.3. Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência

Um dos livros mais importantes para a fiscalização ou auditoria de uma

empresa, pois, é nele que ficam registrados:

• os resultados da última fiscalização (quais as contas verificadas, os

livros examinados, tipos de infrações cometidas pelo contribuinte

etc.);

• as informações correspondentes à última fiscalização;

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• informações sobre o regime especial concedido ou exigido pela

repartição fazendária.

3.1.4. Registro de Inventário

Neste livro, a empresa realiza o lançamento dos saldos das mercadorias

e materiais não comercializados ou consumidos durante o exercício

comercial.

O fisco toma alguns cuidados na verificação deste livro, entre eles:

• Verifica os cálculos etc.;

• Verifica a autenticação do livro no órgão competente;

• Verifica se os registros das mercadorias de entrada foram todos

realizados.

3.1.5. Registro de Apuração de ICMS

Este é o livro encarregado da conta corrente do ICMS. Por meio dos

registros de créditos e débitos, podemos apurar o saldo, verificando se é

devedor (a empresa terá que recolher impostos) ou credor (a empresa terá

saldo a transferir para o próximo período).

O fisco deve fazer algumas verificações, como:

• conferir os valores a serem recolhidos e as guias de recolhimento dos

respectivos impostos;

• a autenticação obrigatória pela autoridade competente;

• se os transportes dos livros de registro de entrada e saída estão

corretos, bem como seus saldos.

3.1.6. LMC - Livro de Movimentação de Combustível

O objetivo deste livro é o registro diário, pelo posto revendedor de

combustíveis líquidos e gasosos, dos estoques e de movimentação de

compra e venda de gasolina, óleo diesel, querosene iluminante, álcool

etílico hidratado carburante, mistura metanol/etanol/gasolina e gás

automotivo.

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3.1.7. CIAP - Livro de Controle de Crédito do Ativo Permanente

Este livro tem por objetivo o controle do crédito do ICMS relativo à aquisição

de bem destinado ao ativo permanente.

Todos os livros podem ser manuscritos por meio de modelos encontrados

nas papelarias, ou a empresa pode utilizar o Sistema Eletrônico de

Processamento de Dados (SEPD) para sua escrituração.

3.2. Formalidades e obrigações acessórias inerentes aos Livros Fiscais

De acordo com artigo 119 do Regulamento do Imposto Sobre Operações

Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de

Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – RICMS –,

em relação às obrigações acessórias relativas à confecção e manuseio dos

livros fiscais, são obrigações do contribuinte:

I - inscrever-se na repartição fiscal antes do início de suas atividades, na

forma estabelecida nos artigos 120 a 122;

II - solicitar autorização da repartição fiscal competente, para imprimir ou

mandar imprimir documento fiscal;

III - solicitar à repartição fiscal competente a autenticação de livros e

documentos fiscais, antes de sua utilização;

IV - manter em seu poder, devidamente registrados na repartição fiscal do

seu domicílio, os livros e documentos fiscais até que ocorra a decadência

dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram,

observado o seguinte:

a) em se tratando de livros, o prazo contará a partir do último

lançamento nele consignado, quando obedecido o prazo legal de

escrituração;

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b) em se tratando de documento fiscal, o prazo ocorrerá a partir da

data de sua emissão;

V - exibir ou entregar ao Fisco, quando exigido ou solicitado, os livros e/ou

documentos fiscais, assim como outros elementos auxiliares relacionados

com sua condição de contribuinte;

VI - remeter à repartição fiscal de seu domicílio, quando de início e todas

as vezes que houver substituição, comunicação contendo dados do

responsável pela sua escrita contábil;

VII - comunicar à repartição fazendária as alterações contratuais e

estatutárias, bem como as mudanças de domicílio fiscal, venda, fusão,

cisão, transformação, incorporação, sucessão motivada pela morte do

titular, transferência de estabelecimento, encerramento ou suspensão de

atividade, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas após a ocorrência do

fato, observado o disposto no art. 123;

VIII - escriturar os livros e emitir documentos fiscais, observadas as

disposições constantes dos Capítulos próprios deste Regulamento;

XI - exibir a outro contribuinte a FIC, nas operações que com ele realizar;

XIII – comunicar, imediatamente, à repartição fiscal de seu domicílio

o extravio ou perecimento de livros e documentos fiscais, bem como o

roubo ou inutilização do equipamento ECF, observado o disposto nos §§

1º e 2º deste artigo;

XV - cumprir todas as exigências fiscais previstas na legislação tributária;

Art. 268. Os livros fiscais, que serão impressos e de folhas numeradas

tipograficamente, em ordem crescente, só serão usados depois de visados

pela repartição do domicílio fiscal do contribuinte.

§ 1º Os livros fiscais terão suas folhas encadernadas, de forma a impedir

sua substituição.

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§ 2º O “visto” será gratuito e aposto em seguida ao termo de abertura

lavrado pelo contribuinte, juntamente com a apresentação do

livro anterior a ser encerrado, desde que não se trate de início de

atividade.

§ 3º Para os efeitos do parágrafo anterior, os livros a serem encerrados

serão exibidos à repartição competente do Fisco dentro de 05

(cinco) dias, contados da data do último lançamento.

3.3. Prazo para escrituração

a) Os lançamentos nos livros fiscais não podem atrasar mais que 5 dias,

exceção feita ao livro Registro de Inventário, que tem prazo de 60 dias do

fechamento do Balanço Contábil ou do último dia do ano civil, quando a

empresa não realizar escrituração contábil.

3.4. Perda, extravio ou inutilização de livros fiscais

Em caso de perda, extravio ou inutilização dos livros fiscais, o contribuinte

deve:

a) Efetuar a imediata publicação da ocorrência em jornal de circulação em

todo o Estado.

b)Comunicar por escrito à repartição fiscal de sua circunscrição

em 15 dias, a contar da ocorrência, da seguinte forma:

•mencionar a espécie, o número de ordem e demais características do

livro;

•informar o período a que se referir a escrituração do livro;

•declarar, expressamente, a possibilidade ou não de se refazer a

escrituração em 45 dias;

•informar a existência ou não de débito de imposto, qual o período e o

valor (se existir);

•anexar as publicações no jornal e no Diário Oficial.

O contribuinte fica obrigado, no prazo de 45 dias contados da ocorrência,

a comprovar os valores das operações a que se referir ao livro. A não

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comprovação ou insuficiência ou inidoneidade das provas, implicará o

arbitramento do ICMS.

3.5. Livros escriturados por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (SEPD)

Para utilizar o SEPD - Sistema de Processamento de Dados - na escrituração

de livros fiscais, é necessário solicitar autorização, devendo-se tomar os

seguintes cuidados:

• A seqüência numérica dos livros deverá ser continuada, observando-

se o último Livro Fiscal manual utilizado.

• Os livros fiscais escriturados por SEPD devem ser enfeixados ou

encadernados, respeitando-se as regras:

- Os formulários (folhas) de cada livro são numerados pelo sistema,

em ordem consecutiva de 1 a 999.999, reiniciada a numeração

quando atingido o limite.

- Cada livro deve ser enfeixado por exercício de apuração, em grupo

de, no máximo, 500 (quinhentas) folhas.

- há a prerrogativa de se enfeixar ou encadernar, mensalmente, e

reiniciar a numeração mensal ou anualmente.

- Cada livro possuirá seu próprio Termo de Abertura e

Encerramento.

- Dois ou mais livros diferentes de um mesmo exercício podem ser

enfeixados ou encadernados juntos, em um único volume, de

no máximo 500 folhas, desde que separados por contracapas

com identificação do tipo de livros fiscal e expressamente

relacionados na capa da encadernação.

3.6. Prazo para escrituração para Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (SEPD)

O contribuinte tem o prazo de 10 dias úteis, contados do encerramento do

período de apuração, para manter disponível, em seu estabelecimento, as

respectivas folhas dos livros fiscais.

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4. DOCUMENTOS FISCAIS

São documentos que se destinam a comprovar os lançamentos sujeitos

à fiscalização. A empresa deve manter um Arquivo Fiscal, exclusivamente

destinado a reunir a documentação objeto de fiscalização.

4.1. A Nota Fiscal

A legitimidade deste documento é conferida por meio de autorização de

impressão, feita em 3 vias, uma da repartição, outra do contribuinte e outra

da gráfica impressora. Sua utilização depende de autenticação da repartição

fiscal responsável.

É o documento mais importante do campo tributário exigido pela legislação,

fazendo parte das obrigações acessórias, que, na maioria das vezes, gera

obrigação principal, em se tratando de operação tributável.

4.1.1. Nota Fiscal – Modelo 1 ou 1ª

É emitida por empresas comerciais ou industriais, servindo para as entradas

ou saídas de mercadorias. Seu formulário é padronizado,apresentando

campos que identificam informações referentes à circulação das

mercadorias sujeitas ao IPI e ICMS.

4.1.2. Nota Fiscal – Modelo 2

Emitida, exclusivamente, para consumidor final, gerando apenas débito

fiscal.

4.1.3. Nota Fiscal – Modelo Único

Serve para substituir as séries acima citadas, gerando crédito fiscal quando

destinada a um outro comerciante.

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4.1.4. Máquina Registradora – Cupom ou Ticket

Este documento substituiu a nota fiscal Modelo 2, sua liberação depende

de autorização especial de órgão da Secretaria da Fazenda a empresas

que vendam, exclusivamente, a consumidores e que apresentem um valor

considerável de vendas, exigindo um processo rápido de atendimento.

4.1.5. Nota Fiscal – Avulsa

É utilizada, exclusivamente, pelo fisco nas operações sem documento fiscal

e produtos primários, quando o contribuinte não é inscrito no cadastro do

Estado.

4.1.6. Nota Fiscal – Jogos Soltos

São as notas fiscais datilografadas ou informatizadas, impressas, são

autenticadas pela repartição fiscal e também estão sujeitas às mesmas

exigências legais.

4.2. Credibilidade dos Documentos Fiscais

O fisco destina uma atenção especial para a credibilidade do documento

fiscal. Assim que agentes fiscais se deparam com uma nota fiscal, são

induzidos, quase que intuitivamente, à análise do documento. Para

certificarem-se da credibilidade do documento fiscal, os agentes fiscais

observam suas características intrínsecas e extrínsecas como:

• razão social do emitente;

• inscrição do emitente;

• tipo de nota fiscal;

• quantidade de notas confeccionadas;

• data da confecção;

• empresa destinatária;

• inscrição da destinatária;

• localização da destinatária;

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• tipo de mercadoria;

• quantidade física e monetária da mercadoria;

• ICMS destacado;

• carimbos afixados durante o trânsito da mercadoria etc.

Muitos detalhes devem ser averiguados para certificar a autenticidade do

documento fiscal, pois a nota fiscal é o meio pelo qual o contribuinte dá

evidência de suas atividades, registra suas operações comerciais.

4.2.1. A Nota Fiscal “Fria”

Notas fiscais “frias” são emitidas com o objetivo de fraudar o fisco. Sua

falsidade está ligada diretamente ao emitente que já não existe para o

Estado, não tendo recolhido os talonários quando do encerramento de

suas atividade à repartição fiscal, conservando-os para oferecer crédito

fiscal para outras empresas, envolvendo uma transação ilícita.

A primeira fraude conhecida é a venda do direito do crédito fiscal, que,

conseqüentemente, dará condições de a empresa que adquiriu a nota

pagar menos impostos.

A segunda fraude é “esquentar” mercadorias sem nota fiscal, fazer com

que mercadorias roubadas, desviadas, contrabandeadas passem a ser

mercadorias com notas fiscais e livres para a comercialização.

4.2.2. Nota Fiscal Sem Valor Legal

É a nota fiscal revestida de todas as características exigidas pela legislação,

mas não respaldam determinadas transações comerciais. Por exemplo:

nota fiscal em nome de outra empresa, gerando crédito para a empresa

portadora; endereço da nota fiscal diferente do endereço em que está

sendo entregue a mercadoria etc.

4.2.3. Nota Fiscal Calçada

O emitente coloca um calço entre a primeira e a segunda via, preenchendo

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as vias com valores diferentes. A segunda via, que fica fixada no talonário, é

preenchida com um valor menor, com a finalidade de diminuir os impostos

a serem recolhidos.

Este procedimento caracteriza sonegação fiscal, ficando a empresa autora

sujeita a pesadas multas, além de implicações penais.

4.2.4. Nota Fiscal Desdobrada

É o desdobramento do jogo de nota fiscal, pondo um calço entre a 1ª e a

2ª vias, dividindo o jogo de notas em duas, a fim de ensejar condições de

atender a duas operações comerciais: a primeira para um destinatário; e a

segunda para um outro.

Na primeira operação, o contribuinte preenche as 1ª, 3ª e 4ª vias, que são

as que serão destacas e enviadas junto com a mercadoria.

Na segunda operação, o contribuinte preenche a 2ª via para outro

adquirente, que é a via que ficará fixada no talão e pela qual ele fará o

recolhimento do imposto devido, ficando, assim, a primeira obrigação

totalmente fora do recolhimento do imposto.

Essa prática também caracteriza a sonegação fiscal e expõe o emitente a

multas e implicações penais.

4.2.5. Nota Fiscal Paralela ou Duplicada

Trata-se da impressão de alguns jogos de notas fiscais, ou até mesmo de

um talão inteiro, de forma duplicada, ficando o contribuinte com dois

talões fiscais com a mesma numeração de notas.

É uma fraude que envolve a empresa emitente e a gráfica responsável pela

impressão dos talonários fiscais.

4.2.6. Notas Fiscais Canceladas

Ocorre quando o contribuinte emite a nota fiscal, entrega a mercadoria,

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a nota fiscal não passa pelo fisco e volta para o talão de notas, sendo

cancelada, como se a venda estivesse cancelada e, conseqüentemente,

fica “desobrigado” de fazer o recolhimento do imposto daquela nota

específica.

Por esse motivo, um grande número de notas fiscais canceladas nos

talões chama atenção do agente fiscal, havendo indícios de operações

irregulares.

4.3. Documentos Suspeitos de Idoneidade

Considera-se inidôneo o documento fiscal:

I - extraviado, adulterado ou inutilizado;

II - não enquadrado nas hipóteses dos tópicos anteriores e com

informações que não correspondam à real operação;

III - que for assim considerado em Resolução do Secretário de Estado

de Fazenda.

4.3.1. Recurso

Declarada a falsidade ou a inidoneidade de documento fiscal, qualquer

contribuinte interessado poderá recorrer dos fundamentos do ato

administrativo, no prazo de 10 (dez) dias, contados da publicação do ato

declaratório, apresentando:

I - petição dirigida à autoridade que o expediu; e

II - prova inequívoca da inexistência dos pressupostos para sua

publicação.

Reconhecida a procedência das alegações, a autoridade competente

retificará ou cancelará o ato, nos termos de resolução que disciplina a

matéria.

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4.3.2. Prova

Os documentos falsos ou inidôneos fazem prova apenas a favor do Fisco.

Constatada a falsidade ou a inidoneidade de documento fiscal, nos termos

dos tópicos anteriores, a ação fiscal independe de ato declaratório prévio

que o tenha considerado falso ou inidôneo.

5. Plano de Contas

É o conjunto de contas, previamente estabelecido, para orientar a execução

da contabilidade de uma empresa.

O Plano de Contas é estruturado de forma ordenada e leva em consideração

algumas características fundamentais, tais como: tamanho da empresa,

ramo de atividade que a empresa opera, sistema contábil (equipamentos

contábeis), interesses dos usuários etc.

Será analisada cada característica individualmente para, a seguir, tratar-

se da codificação e estruturação de um Plano de Contas para empresa

comercial.

5.1. Ramo de Atividade

O plano de contas será elaborado de acordo com o objetivo e da forma

de operar de cada empresa, as características do seu ramo ou setor de

atividade.

Algumas contas são específicas a cada ramo de atividade, por exemplo a

conta “Estoque de Mercadorias” é específica da empresa que comercializa

mercadorias (empresa comercial), enquanto a conta “Estoque de Produtos

em Elaboração é específica da empresa que processa matérias-primas

(indústria). Ou ainda a conta “Imposto sobre Serviços” é específica de uma

empresa prestadora de serviços.

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5.2. Características Operacionais

Para produzir informações adequadas, o plano de contas deve ser

estreitamente adequado às características operacionais da empresa. Para

uma empresa comercial que só venda à vista, não é necessária a conta

“Duplicatas a Receber”. Uma empresa que comercialize suas mercadorias

em seu próprio Estado, com outros Estados e ainda exporte para diversos

países, na sua conta de “Receita Bruta” deverá fazer constar três itens: Vendas

no Estado, Vendas Interestaduais e Vendas no Mercado Externo.

No que tange a impostos, no plano de contas de uma indústria serão incluídas

as contas “ICMS a Recolher” (haverá comercialização de mercadorias), “IPI

a Recolher” (pela industrialização) e, se houver prestação de serviços de

assistência técnica, incluirá, ainda “ISS a Recolher”.

5.3. Interesse dos Usuários

No momento da planificação das contas, devem-se considerar os interesses

dos seus usuários: administradores, proprietários, governo, instituições

financeiras etc.

Desses usuários, o governo é o que leva mais vantagem, pois exige das

empresas prestarem certas informações, obrigando os contadores a dar

maior atenção na hora da preparação do plano de contas. No entanto, deve

o contador verificar, também, os interesses dos outros usuários, fazendo da

contabilidade e seus demonstrativos, instrumentos úteis para a tomada de

decisões da empresa.

Um proprietário de uma microempresa comercial poderia reivindicar da

sua contabilidade, para melhor tomada de decisão, os estoques a valores

de reposição (o quanto custaria para repor seu estoque), enquanto uma

instituição financeira que concede crédito à empresa poderia desejar saber

o estoque a valores de custo.

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Síntese

Nesta aula, estudamos os livros e documentos fiscais necessários para o

bom funcionamento de uma empresa comercial, o papel do agente fiscal

na preservação das receitas dos estados e a importância de um plano de

contas estruturado para registrar corretamente as operações e obter dos

demonstrativos produzidos pela contabilidade, informações úteis para

seus usuários (proprietários, governo, instituições financeiras etc.).

Na próxima aula, veremos Impostos e taxas sobre vendas.

Não perca!

Referências

IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARION, José Carlos. Contabilidade Comercial. 4.

ed. São Paulo: Atlas, 2000.

JACINTHO, Roque. Contabilidade Comercial. 2. ed. São Paulo: Ática,

1987.

MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 10. ed. São Paulo: Atlas,

2003.