auditoria preventiva da folha de pagamento do governo federal - siape

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  • AUDITORIA PREVENTIVA DA FOLHA DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL -

    SIAPE

    Csar Marmore Rios Mota

    Samuel Farias Milanez

  • 2

    Painel 01/002 Aprimoramento da Gesto de Pessoas por meio de Auditorias com uso intensivo de TI

    AUDITORIA PREVENTIVA DA FOLHA DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL - SIAPE

    Csar Marmore Rios Mota Samuel Farias Milanez

    1. INTRODUO

    Inicialmente convm registrar dados que demonstram a dimenso das

    despesas de pessoal no mbito da Administrao Pblica Federal e permitem

    compreender a relevncia e impacto das aes desenvolvidas na Conformidade da

    Folha de Pagamento acerca dos registros efetuados no Sistema Integrado de

    Administrao de Recursos Humanos SIAPE do Governo Federal.

    As despesas realizadas com pessoal e encargos sociais representam,

    aproximadamente, 9% das despesas constantes do Oramento Total da Unio

    (aproximadamente R$ 2,36 tri), sendo mais de 70% desse volume de recursos

    destinados ao pagamento de despesas com o Poder Executivo federal.

    Assim, torna-se clara a necessidade de empreender esforos com vistas ao

    aperfeioamento dos processos de gesto dos recursos pblicos federais,

    especialmente no que se refere ao controle das despesas com a folha de pagamento

    de pessoal no mbito da administrao federal direta, autrquica e fundacional.

    Nesse sentido, o Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto vem

    buscando o aperfeioamento dos processos de gerao da folha de pagamento, com

    mecanismos de transparncia e de controle, assim como de automao e eliminao

    de atividades operacionais para as setoriais e seccionais de recursos humanos. A

    iniciativa tem como focos principais: 1) a melhoria da qualidade dos gastos da folha

    de pagamento; 2) instrumento de gesto para as setoriais e seccionais de recursos

    humanos; 3) envolvimento da alta direo com a maior despesa da unio.

  • 3

    Anteriormente a esse processo, os trabalhos realizados com a Folha de

    Pagamento do SIAPE eram, em sua maioria, relacionados a atos j concludos pelas

    Unidades de Recursos Humanos. Assim, apesar de obter resultados no sentido de

    impedir o sequenciamento da prtica de atos irregulares, havia dificuldade em

    encontrar meios de se efetivar o ressarcimento de despesas j realizadas.

    Alm disso, ainda que aqueles pagamentos estivessem manifestadamente sem

    amparo legal, a transferncia da esfera administrativa para esfera judicial como forma

    de sanear as questes inconsistentes, sob o argumento de aplicao do instituto da

    Decadncia previsto no art. 54 da Lei n 9.784, de 29/01/99, contribua para a reduo

    de eficcia do processo.

    Dessa forma, buscou-se um novo modelo de gesto que se antecipasse

    consolidao das inconformidades na folha de pagamento com a eliminao das

    inconsistncias, em grande parte, pelas prprias UPAGs. Esse modelo tem como

    premissa a execuo de controles por meio de aes preventivas que minimizam a

    ocorrncia de prejuzos ao Errio,garantindo maior consistncia dos dados financeiros

    registrados no SIAPE e que repercutem no montante das despesas com pessoal

    realizadas no mbito da APF.

    2. OBJETIVOS

    A Etapa de Verificao de Conformidade da Folha consiste, sucintamente, na

    realizao do monitoramento sistemtico de lanamentos efetuados anteriormente

    homologao da folha de pagamento no mbito do Sistema Integrado de

    Administrao de Recursos Humanos SIAPE.

    Esse monitoramento executado por intermdio de aes preventivas de

    controle, que permitem identificar e bloquear possveis pagamentos incorretos ou

    indevidos. Mais ainda, o objetivo dessas aes a modernizao e automatizao de

    processos que permitem o processamento da Folha de Pagamento, com a

    incorporao de aspectos de preveno e inteligncia.

  • 4

    Nesse sentido, essas aes buscam promover a melhoria do controle interno

    no tocante s despesas com pessoal, proporcionando maior segurana para as

    unidades de gesto de pessoas, e, consequentemente, reduo de custos para a

    Administrao Pblica Federal.

    Para consecuo desses objetivos, importante destacar que so mantidas

    em banco especfico todas as informaes do processo de verificao da

    conformidade da folha realizado a cada ms. Nestes bancos encontram-se os

    lanamentos monitorados e as informaes financeiras e cadastrais dos servidores

    correspondentes aos valores verificados.

    A manuteno desses bancos relevante, uma vez que permite uma anlise

    sequenciada e integrada de todos os lanamentos auditados, apresentando, por

    matrcula, todos os registros de inconsistncias j analisados, com as respectivas

    informaes preliminares e conclusivas de anlise tcnica, e ainda os esclarecimentos

    prestados pelos rgos.

    Mais ainda, a partir desses dados possvel a produo de informaes

    estratgicas acerca dos resultados obtidos com a Verificao da Conformidade da

    Folha.

    3. METODOLOGIA

    A folha de pagamento do Governo Federal processada no SIAPE apresenta

    quatro etapas principais: atualizao dos dados cadastrais e financeiros pelas

    Unidades Pagadoras, homologao da folha de pagamento pelos respectivos

    dirigentes de recursos, conformidade da folha de pagamento pelo MP e

    processamento da folha sob a responsabilidade do SERPRO.

    O perodo de atualizao da folha de pagamento de abril/2016, por exemplo,

    iniciou no dia 21/03/2016, sendo encerrado no dia 15/04/2016. Nessa etapa, os rgos

    integrantes do SIAPE realizaram lanamentos manuais correspondentes a 122.695

    registros financeiros, com impacto na folha de R$ 108 milhes.

  • 5

    O perodo de homologao da folha de pagamento reservado aos gestores

    de recursos humanos para garantir a anlise e validao dos lanamentos realizados

    no perodo que antecede o fechamento do SIAPE. No caso especfico da folha de

    abril/2016, a etapa em referncia ocorreu nos dias 18 e 19/04/2016.

    Por oportuno, cabe apresentar a distribuio do quantitativo de lanamentos

    manuais efetuados na folha de pagamento de abril/2016, como forma de se registrar

    que as aes dos rgos so concentradas no perodo que antecede etapa de

    homologao da folha. Tal procedimento tem impactado sobremaneira a verificao

    da conformidade da folha de pagamento, diante do tempo exguo para anlise dos

    lanamentos manuais registrados nesse perodo e realizao de notificao e de

    exame das justificativas apresentadas pelos rgos.

    Data dos lanamentos

    Quantidade % Qtde Valor % Valor Mdia dia

    valor de lanamento

    Perodo reservado para realizao dos

    lanamentos manuais

    21/03/2016 483 0,39% 285.665,82 0,26% 591,44

    22/03/2016 1.816 1,48% 1.323.651,43 1,22% 728,88

    23/03/2016 1.555 1,26% 1.517.338,03 1,40% 975,78

    24/03/2016 2.703 2,20% 1.830.451,71 1,69% 677,19

    28/03/2016 4.959 4,03% 3.743.278,21 3,45% 754,85

    29/03/2016 4.160 3,38% 2.799.323,06 2,58% 672,91

    30/03/2016 4.344 3,53% 2.821.694,23 2,60% 649,56

    31/03/2016 4.797 3,90% 3.136.256,57 2,89% 653,80

    01/04/2016 3.632 2,95% 2.463.852,02 2,27% 678,37

    04/04/2016 5.424 4,41% 3.986.238,18 3,67% 734,93

    05/04/2016 6.188 5,03% 6.670.681,96 6,14% 1.078,00

    06/04/2016 5.761 4,68% 7.950.803,53 7,32% 1.380,11

    07/04/2016 6.711 5,45% 6.992.342,86 6,44% 1.041,92

    08/04/2016 3.009 2,45% 2.884.939,53 2,66% 958,77

    11/04/2016 6.993 5,68% 6.361.429,97 5,86% 909,69

    12/04/2016 9.013 7,32% 7.249.931,96 6,68% 804,39

    13/04/2016 10.154 8,25% 8.937.088,98 8,23% 880,15

    14/04/2016 11.858 9,64% 9.403.176,04 8,66% 792,98

    15/04/2016 14.341 11,65% 12.461.387,46 11,47% 868,93

    18/04/2016 8.778 7,13% 8.902.417,82 8,20% 1.014,17

  • 6

    Observa-se do comportamento da distribuio dos lanamentos ao longo do

    perodo, que o volume mdio de lanamentos realizados no perodo de homologao

    da folha (15.165 lanamentos) superior mdia diria daqueles efetuados at a

    semana que antecede o fechamento do Siape para realizao do 1 processamento

    pr-clculo, nesse caso especfico, 15/04/2016. Aps essa etapa, ou seja, no dia

    18/04/2016 foi disponibilizada prvia do contracheque da folha de abril/2016 para os

    servidores, aposentados e pensionistas civis terem acesso aos dados lanados nas

    respectivas fichas financeiras. Nesse momento, as UPAGs tambm verificam a

    efetividade dos lanamentos manuais registrados durante a atualizao da folha de

    pagamento ao que faz parte da etapa de homologao da folha.

    A conformidade da folha consiste na anlise tcnica quanto regularidade dos

    lanamentos e ocorre em dois momentos. Primeiramente, realizada anlise de cada

    lanamento selecionado, com base na legislao em vigor que rege a matria das

    rubricas sob monitoramento. Posteriormente, de posse das justificativas apresentadas

    pelos rgos, realizada nova anlise, considerando os esclarecimentos

    apresentados.

    As aes de verificao da consistncia dos registros manuais realizados na

    folha de pagamento de abril/2016 ocorreram no perodo de 22/03 a 20/04/2016.

    Durante a anlise tcnica realizado, ainda, o acompanhamento da regularizao das

    inconsistncias pelas prprias UPAGs.

    As atividades dessa etapa so fundamentais para o resultado do processo de

    verificao de conformidade da folha, uma vez que possibilitam a tomada de deciso

    quanto excluso dos lanamentos sob monitoramento.

    O incio da execuo desse t