auditoria operacional avaliaÇÃo de controles

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL AUDITORIA OPERACIONAL AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS GESTÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DO GDF

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Page 1: AUDITORIA OPERACIONAL AVALIAÇÃO DE CONTROLES

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

AUDITORIA OPERACIONAL

AVALIACcedilAtildeO DE CONTROLES INTERNOS

GESTAtildeO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DO GDF

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

Missatildeo

ldquoExercer o controle externo da administraccedilatildeo dos recursos puacuteblicos do Distrito Federal em auxiacutelio agrave

Cacircmara Legislativa zelando pela legalidade legitimidade efetividade eficaacutecia eficiecircncia e economicidade na gestatildeo desses recursosrdquo

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

COMPOSICcedilAtildeO EM 2014

Conselheiros

Inaacutecio Magalhatildees Filho ndash Presidente

Anilceacuteia Luzia Machado ndash Vice-Presidente

Manoel Paulo de Andrade Neto

Antocircnio Renato Alves Rainha

Paulo Tadeu Vale da Silva

Joseacute Roberto de Paiva Martins

Ministeacuterio Puacuteblico

Demoacutestenes Tres Albuquerque ndash Procurador-Geral

Maacutercia Ferreira Cunha Farias

Claacuteudia Fernanda de Oliveira Pereira

Marcos Felipe Pinheiro Lima

4

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

AUDITORIA OPERACIONAL

AVALIACcedilAtildeO DE CONTROLES INTERNOS

GESTAtildeO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DO GDF

SECRETARIA DE MACROAVALIACcedilAtildeO DA GESTAtildeO PUacuteBLICA

Secretaacuterio de Macroavaliaccedilatildeo da Gestatildeo Puacuteblica Luiz Geneacutedio Mendes Jorge

DIVISAtildeO DE CONTAS DO GOVERNO

Diretor Auro Shiguenari Yoshida

EQUIPE DE AUDITORIA

Carlos Alberto Leite Coutinho Filho

Gisela Mendonccedila da Silva

DADOS PARA CONTATO

Tribunal de Contas do Distrito Federal

Praccedila do Buriti ndash Ed Palaacutecio Costa e Silva (Anexo)

Secretaria de Macroavaliaccedilatildeo da Gestatildeo Puacuteblicandash 7ordm andar

Brasiacutelia ndash DF ndash CEP 70075-901

Fone (61) 3314-2296

Este relatoacuterio estaacute disponiacutevel em

httpwwwtcdfgovbr no link ldquoControle Social gt Auditoriasrdquo

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RESUMO

A auditoria ora apresentada buscou avaliar os controles internos relativos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito do Complexo Administrativo do GDF

Os testes de auditoria permitiram verificar que os riscos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos satildeo altos segundo o modelo COSO

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contrato natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Ademais natildeo haacute produccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes e confiaacuteveis o que prejudica tanto o puacuteblico interno quanto o externo

Os controles existentes natildeo garantem que os contratos satildeo executados em conformidade com o pactuado ou com as normas regentes

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SUMAacuteRIO

1 INTRODUCcedilAtildeO 7

11 Antecedentes 7

12 Contextualizaccedilatildeo 8

13 Fontes Normativas 9

14 Identificaccedilatildeo do Objeto 9

15 Objetivos e Escopo da Auditoria 9

151 Objetivo Geral 9

152 Objetivos Especiacuteficos 9

153 Escopo 10

2 METODOLOGIA 10

21 ndash Anaacutelise documental 11

22 ndash Entrevistas 11

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica 11

3 RESULTADOS DA AUDITORIA 12

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF 12

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF 13

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos 15

4 CONCLUSAtildeO 19

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO 19

6 DECISAtildeO TCDF Nordm 42812014 21

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Os controles internos constituem-se em processos que buscam proporcionar razoaacutevel seguranccedila de que os riscos associados agraves transaccedilotildees realizadas natildeo afetem o atingimento dos objetivos de uma organizaccedilatildeo evitando ou minimizando a ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto foi realizada avaliaccedilatildeo dos controles internos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do complexo administrativo distrital Nesse trabalho buscou-se aplicar os criteacuterios definidos pelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ndash COSO constantes da obra Internal Control ndash Integrated Framework que classificam os objetivos da organizaccedilatildeo em trecircs categorias (operacional divulgaccedilatildeo e conformidade) e incluem como componentes de anaacutelise ambiente de controle avaliaccedilatildeo de riscos atividades de controle informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo e atividades de monitoramento A loacutegica do modelo perpassa todos os niacuteveis da organizaccedilatildeo

11 Antecedentes

O primeiro trabalho relacionado a controles internos em subsiacutedio agrave elaboraccedilatildeo de Relatoacuterio Analiacutetico sobre Contas de Governo foi realizado em 2010 com foco no patrimocircnio puacuteblico

Entre as principais constataccedilotildees do trabalho realizado pode-se citar

descriccedilatildeo parcial nos normativos das tarefas referentes a gestatildeo patrimonial associadas aos cargos existentes bem como das competecircncias necessaacuterias para seu exerciacutecio

inexistecircncia de accedilotildees setoriais para identificar demandas de capacitaccedilatildeo teacutecnica

e de melhoria de desempenho dos servidores da Diretoria Geral de Patrimocircnio da Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal

indicadores de desempenho avaliaccedilatildeo de riscos normas no acircmbito da administraccedilatildeo centralizada e dos oacutergatildeos

relativamente autocircnomos do DF que versem sobre a devoluccedilatildeo de todo material permanente sob a responsabilidade do servidor quando da sua aposentadoria ou exoneraccedilatildeo

accedilotildees formalizadas para incentivar as unidades a evitarem ociosidade de seus bens

necessidade de aprimoramento dos controles relativos agrave incorporaccedilatildeo dos bens moacuteveis doados e dos bens adquiridos com recursos do FCDF

natildeo identificaccedilatildeo de controles complementares relativos a transferecircncia e movimentaccedilatildeo de bens

limitaccedilotildees no Sistema Geral de Patrimocircnio ndash SISGEPAT

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inconsistecircncias na obtenccedilatildeodisponibilizaccedilatildeo de informaccedilotildees necessaacuterias para o acompanhamento dos objetivos na aacuterea patrimonial

Em 2011 procedeu-se agrave anaacutelise do Plano de Transparecircncia e Combate agrave Corrupccedilatildeo em que foi constatada a baixa aderecircncia do Plano e demais accedilotildees de transparecircncia e combate agrave corrupccedilatildeo desenvolvidas no DF agraves boas praacuteticas nacionais e internacionais Aleacutem disso foi verificado baixo grau de implementaccedilatildeo das accedilotildees previstas no Plano

Outras avaliaccedilotildees de controles internos utilizando a metodologia COSO jaacute vinham sendo realizadas anualmente desde 2009 no acircmbito do Programa de Transporte Urbano por forccedila de contrato firmado entre GDF e BID que exigia a realizaccedilatildeo de avaliaccedilotildees dessa natureza Por se tratar de auditoria de escopo amplo a avaliaccedilatildeo dos controles internos foi bem abrangente abarcando as aacutereas contaacutebil orccedilamentaacuteria financeira de aquisiccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo de gestatildeo do risco e da proacutepria estrutura organizacional afetas ao Programa

12 Contextualizaccedilatildeo

O conceito de contrato administrativo eacute dado pela Lei nordm 866693 art 2ordm paraacutegrafo uacutenico

ldquoconsidera-se contrato todo e qualquer ajuste entre oacutergatildeos ou entidades da Administraccedilatildeo Puacuteblica e particulares em que haja um acordo de vontades para a formaccedilatildeo de viacutenculo e a estipulaccedilatildeo de obrigaccedilotildees reciacuteprocas seja qual for a denominaccedilatildeo utilizadardquo

Eacute um acordo de vontades que se sujeita a riacutegidos limites estabelecidos pela lei

Consoante o disposto na Lei Orgacircnica do TCDF art 1ordm inciso V aliacutenea lsquodrsquo e art 41 inciso I aliacutenea lsquobrsquo compete a este Tribunal verificar a regularidade dos contratos celebrados pelo Poder Puacuteblico distrital Essa verificaccedilatildeo compreende uma seacuterie de procedimentos desde o exame preacutevio do edital passando pela execuccedilatildeo dos termos ajustados ateacute a regularidade da despesa

A execuccedilatildeo do contrato representa etapa importante nesse processo Eacute nessa fase que o agente puacuteblico assume a responsabilidade de gerenciar os acordos firmados pela administraccedilatildeo de modo a garantir que os objetivos pretendidos sejam alcanccedilados no prazo estabelecido dentro dos custos previstos Importa assegurar que todas as etapas e fases do contrato estejam sendo cumpridas

A gestatildeo adequada dos contratos administrativos eacute fundamental para o alcance do princiacutepio constitucional da eficiecircncia garantindo a supremacia do interesse puacuteblico e evitando desperdiacutecio de recursos puacuteblicos pela ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto apontamentos realizados nos Relatoacuterios Analiacuteticos e Pareceres Preacutevios sobre as Contas de Governo ao longo dos uacuteltimos exerciacutecios evidenciaram fragilidades na administraccedilatildeo dos contratos geridos pelo GDF

Citam-se como exemplos as auditorias envolvendo os fatos narrados

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no Processo ndash TCDF nordm 4110009 (Operaccedilatildeo Caixa de Pandora) que revelaram a existecircncia de irregularidades na execuccedilatildeo de contratos administrativos como o pagamento por serviccedilos que natildeo foram prestados ou por produtos que natildeo foram entregues o recebimento de produtos ou serviccedilos em desacordo com o que foi contratado o descumprimento de prazos e de outras claacuteusulas contratuais

Aleacutem disso haacute os recorrentes casos de contrataccedilotildees emergenciais que natildeo preenchem os requisitos elencados pela lei e de despesas sem cobertura contratual

13 Fontes Normativas

Como fontes normativas que regem o tema citam-se

Constituiccedilatildeo da Repuacuteblica Federativa do Brasil

Lei Orgacircnica do Distrito Federal

Lei Complementar nordm 10100

Lei nordm 432064

Lei nordm 866693

Decreto nordm 3259810

Decreto nordm 3275211 e

Portaria SGA nordm 2904

14 Identificaccedilatildeo do Objeto

O objeto da auditoria eacute o exame de instrumentos de controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do Complexo Administrativo do GDF

15 Objetivos e Escopo da Auditoria

151 Objetivo Geral

O objetivo do trabalho eacute avaliar se estatildeo implementados controles internos inerentes agrave execuccedilatildeo dos contratos administrativos que dificultem a ocorrecircncia de erros eou fraudes

152 Objetivos Especiacuteficos

O objetivo geral desdobra-se nos seguintes objetivos especiacuteficos

1ordf Questatildeo Os executores de contratos satildeo devidamente capacitados

2ordf Questatildeo Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

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3ordf Questatildeo Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

153 Escopo

A auditoria tem como escopo a avaliaccedilatildeo dos controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados no acircmbito do GDF Neste contexto com a seleccedilatildeo dos contratos de maior valor que serviriam de amostra para a verificaccedilatildeo dos controles foram definidas as Secretarias de Educaccedilatildeo ndash SE de Publicidade Institucional ndash SEPI de Sauacutede ndash SES e de Transportes ndash ST aleacutem do Serviccedilo de Limpeza Urbana ndash SLU como oacutergatildeos a serem visitados Os trabalhos de campo foram realizados no periacuteodo de outubro a dezembro de 2013

2 METODOLOGIA

Pelo fato de o modelo COSO se aplicar a organizaccedilotildees foi realizada adaptaccedilatildeo no sentido de se verificar especificamente para atividade de execuccedilatildeo dos contratos administrativos os pontos relevantes a serem tratados

Assim na concepccedilatildeo do COSO foram definidos como objetivos que norteariam o controle da execuccedilatildeo dos contratos os abaixo elencados

Operacional existecircncia de mecanismos de controle que assegurem que os contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF satildeo executados segundo os termos pactuados garantindo em quantidade e qualidade os produtos e serviccedilos adquiridos para a consecuccedilatildeo do interesse puacuteblico

Divulgaccedilatildeo a execuccedilatildeo dos contratos deve ser transparente produzindo de forma tempestiva informaccedilotildees confiaacuteveis acerca de sua evoluccedilatildeo fiacutesica e financeira possibilitando o conhecimento do estado do contrato e eventual tomada de decisatildeo quanto a eventuais alteraccedilotildees necessaacuterias ao atingimento do interesse puacuteblico e

Conformidade os contratos devem ser executados em conformidade com o arcabouccedilo legal que rege a mateacuteria

A partir da definiccedilatildeo dos objetivos tratou-se de verificar os aspectos relacionados aos componentes da metodologia COSO a saber

Ambiente interno ambiente existente no contexto do contrato que colabora ou natildeo para o funcionamento dos controles internos

Avaliaccedilatildeo de riscos identificaccedilatildeo e anaacutelise dos riscos inerentes agrave atividade que possam comprometer o alcance dos objetivos

Atividades de controle controles existentes que se devidamente implementados permitem a mitigaccedilatildeo do risco

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

Page 2: AUDITORIA OPERACIONAL AVALIAÇÃO DE CONTROLES

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

Missatildeo

ldquoExercer o controle externo da administraccedilatildeo dos recursos puacuteblicos do Distrito Federal em auxiacutelio agrave

Cacircmara Legislativa zelando pela legalidade legitimidade efetividade eficaacutecia eficiecircncia e economicidade na gestatildeo desses recursosrdquo

3

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

COMPOSICcedilAtildeO EM 2014

Conselheiros

Inaacutecio Magalhatildees Filho ndash Presidente

Anilceacuteia Luzia Machado ndash Vice-Presidente

Manoel Paulo de Andrade Neto

Antocircnio Renato Alves Rainha

Paulo Tadeu Vale da Silva

Joseacute Roberto de Paiva Martins

Ministeacuterio Puacuteblico

Demoacutestenes Tres Albuquerque ndash Procurador-Geral

Maacutercia Ferreira Cunha Farias

Claacuteudia Fernanda de Oliveira Pereira

Marcos Felipe Pinheiro Lima

4

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

AUDITORIA OPERACIONAL

AVALIACcedilAtildeO DE CONTROLES INTERNOS

GESTAtildeO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DO GDF

SECRETARIA DE MACROAVALIACcedilAtildeO DA GESTAtildeO PUacuteBLICA

Secretaacuterio de Macroavaliaccedilatildeo da Gestatildeo Puacuteblica Luiz Geneacutedio Mendes Jorge

DIVISAtildeO DE CONTAS DO GOVERNO

Diretor Auro Shiguenari Yoshida

EQUIPE DE AUDITORIA

Carlos Alberto Leite Coutinho Filho

Gisela Mendonccedila da Silva

DADOS PARA CONTATO

Tribunal de Contas do Distrito Federal

Praccedila do Buriti ndash Ed Palaacutecio Costa e Silva (Anexo)

Secretaria de Macroavaliaccedilatildeo da Gestatildeo Puacuteblicandash 7ordm andar

Brasiacutelia ndash DF ndash CEP 70075-901

Fone (61) 3314-2296

Este relatoacuterio estaacute disponiacutevel em

httpwwwtcdfgovbr no link ldquoControle Social gt Auditoriasrdquo

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RESUMO

A auditoria ora apresentada buscou avaliar os controles internos relativos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito do Complexo Administrativo do GDF

Os testes de auditoria permitiram verificar que os riscos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos satildeo altos segundo o modelo COSO

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contrato natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Ademais natildeo haacute produccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes e confiaacuteveis o que prejudica tanto o puacuteblico interno quanto o externo

Os controles existentes natildeo garantem que os contratos satildeo executados em conformidade com o pactuado ou com as normas regentes

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SUMAacuteRIO

1 INTRODUCcedilAtildeO 7

11 Antecedentes 7

12 Contextualizaccedilatildeo 8

13 Fontes Normativas 9

14 Identificaccedilatildeo do Objeto 9

15 Objetivos e Escopo da Auditoria 9

151 Objetivo Geral 9

152 Objetivos Especiacuteficos 9

153 Escopo 10

2 METODOLOGIA 10

21 ndash Anaacutelise documental 11

22 ndash Entrevistas 11

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica 11

3 RESULTADOS DA AUDITORIA 12

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF 12

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF 13

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos 15

4 CONCLUSAtildeO 19

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO 19

6 DECISAtildeO TCDF Nordm 42812014 21

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Os controles internos constituem-se em processos que buscam proporcionar razoaacutevel seguranccedila de que os riscos associados agraves transaccedilotildees realizadas natildeo afetem o atingimento dos objetivos de uma organizaccedilatildeo evitando ou minimizando a ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto foi realizada avaliaccedilatildeo dos controles internos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do complexo administrativo distrital Nesse trabalho buscou-se aplicar os criteacuterios definidos pelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ndash COSO constantes da obra Internal Control ndash Integrated Framework que classificam os objetivos da organizaccedilatildeo em trecircs categorias (operacional divulgaccedilatildeo e conformidade) e incluem como componentes de anaacutelise ambiente de controle avaliaccedilatildeo de riscos atividades de controle informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo e atividades de monitoramento A loacutegica do modelo perpassa todos os niacuteveis da organizaccedilatildeo

11 Antecedentes

O primeiro trabalho relacionado a controles internos em subsiacutedio agrave elaboraccedilatildeo de Relatoacuterio Analiacutetico sobre Contas de Governo foi realizado em 2010 com foco no patrimocircnio puacuteblico

Entre as principais constataccedilotildees do trabalho realizado pode-se citar

descriccedilatildeo parcial nos normativos das tarefas referentes a gestatildeo patrimonial associadas aos cargos existentes bem como das competecircncias necessaacuterias para seu exerciacutecio

inexistecircncia de accedilotildees setoriais para identificar demandas de capacitaccedilatildeo teacutecnica

e de melhoria de desempenho dos servidores da Diretoria Geral de Patrimocircnio da Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal

indicadores de desempenho avaliaccedilatildeo de riscos normas no acircmbito da administraccedilatildeo centralizada e dos oacutergatildeos

relativamente autocircnomos do DF que versem sobre a devoluccedilatildeo de todo material permanente sob a responsabilidade do servidor quando da sua aposentadoria ou exoneraccedilatildeo

accedilotildees formalizadas para incentivar as unidades a evitarem ociosidade de seus bens

necessidade de aprimoramento dos controles relativos agrave incorporaccedilatildeo dos bens moacuteveis doados e dos bens adquiridos com recursos do FCDF

natildeo identificaccedilatildeo de controles complementares relativos a transferecircncia e movimentaccedilatildeo de bens

limitaccedilotildees no Sistema Geral de Patrimocircnio ndash SISGEPAT

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inconsistecircncias na obtenccedilatildeodisponibilizaccedilatildeo de informaccedilotildees necessaacuterias para o acompanhamento dos objetivos na aacuterea patrimonial

Em 2011 procedeu-se agrave anaacutelise do Plano de Transparecircncia e Combate agrave Corrupccedilatildeo em que foi constatada a baixa aderecircncia do Plano e demais accedilotildees de transparecircncia e combate agrave corrupccedilatildeo desenvolvidas no DF agraves boas praacuteticas nacionais e internacionais Aleacutem disso foi verificado baixo grau de implementaccedilatildeo das accedilotildees previstas no Plano

Outras avaliaccedilotildees de controles internos utilizando a metodologia COSO jaacute vinham sendo realizadas anualmente desde 2009 no acircmbito do Programa de Transporte Urbano por forccedila de contrato firmado entre GDF e BID que exigia a realizaccedilatildeo de avaliaccedilotildees dessa natureza Por se tratar de auditoria de escopo amplo a avaliaccedilatildeo dos controles internos foi bem abrangente abarcando as aacutereas contaacutebil orccedilamentaacuteria financeira de aquisiccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo de gestatildeo do risco e da proacutepria estrutura organizacional afetas ao Programa

12 Contextualizaccedilatildeo

O conceito de contrato administrativo eacute dado pela Lei nordm 866693 art 2ordm paraacutegrafo uacutenico

ldquoconsidera-se contrato todo e qualquer ajuste entre oacutergatildeos ou entidades da Administraccedilatildeo Puacuteblica e particulares em que haja um acordo de vontades para a formaccedilatildeo de viacutenculo e a estipulaccedilatildeo de obrigaccedilotildees reciacuteprocas seja qual for a denominaccedilatildeo utilizadardquo

Eacute um acordo de vontades que se sujeita a riacutegidos limites estabelecidos pela lei

Consoante o disposto na Lei Orgacircnica do TCDF art 1ordm inciso V aliacutenea lsquodrsquo e art 41 inciso I aliacutenea lsquobrsquo compete a este Tribunal verificar a regularidade dos contratos celebrados pelo Poder Puacuteblico distrital Essa verificaccedilatildeo compreende uma seacuterie de procedimentos desde o exame preacutevio do edital passando pela execuccedilatildeo dos termos ajustados ateacute a regularidade da despesa

A execuccedilatildeo do contrato representa etapa importante nesse processo Eacute nessa fase que o agente puacuteblico assume a responsabilidade de gerenciar os acordos firmados pela administraccedilatildeo de modo a garantir que os objetivos pretendidos sejam alcanccedilados no prazo estabelecido dentro dos custos previstos Importa assegurar que todas as etapas e fases do contrato estejam sendo cumpridas

A gestatildeo adequada dos contratos administrativos eacute fundamental para o alcance do princiacutepio constitucional da eficiecircncia garantindo a supremacia do interesse puacuteblico e evitando desperdiacutecio de recursos puacuteblicos pela ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto apontamentos realizados nos Relatoacuterios Analiacuteticos e Pareceres Preacutevios sobre as Contas de Governo ao longo dos uacuteltimos exerciacutecios evidenciaram fragilidades na administraccedilatildeo dos contratos geridos pelo GDF

Citam-se como exemplos as auditorias envolvendo os fatos narrados

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no Processo ndash TCDF nordm 4110009 (Operaccedilatildeo Caixa de Pandora) que revelaram a existecircncia de irregularidades na execuccedilatildeo de contratos administrativos como o pagamento por serviccedilos que natildeo foram prestados ou por produtos que natildeo foram entregues o recebimento de produtos ou serviccedilos em desacordo com o que foi contratado o descumprimento de prazos e de outras claacuteusulas contratuais

Aleacutem disso haacute os recorrentes casos de contrataccedilotildees emergenciais que natildeo preenchem os requisitos elencados pela lei e de despesas sem cobertura contratual

13 Fontes Normativas

Como fontes normativas que regem o tema citam-se

Constituiccedilatildeo da Repuacuteblica Federativa do Brasil

Lei Orgacircnica do Distrito Federal

Lei Complementar nordm 10100

Lei nordm 432064

Lei nordm 866693

Decreto nordm 3259810

Decreto nordm 3275211 e

Portaria SGA nordm 2904

14 Identificaccedilatildeo do Objeto

O objeto da auditoria eacute o exame de instrumentos de controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do Complexo Administrativo do GDF

15 Objetivos e Escopo da Auditoria

151 Objetivo Geral

O objetivo do trabalho eacute avaliar se estatildeo implementados controles internos inerentes agrave execuccedilatildeo dos contratos administrativos que dificultem a ocorrecircncia de erros eou fraudes

152 Objetivos Especiacuteficos

O objetivo geral desdobra-se nos seguintes objetivos especiacuteficos

1ordf Questatildeo Os executores de contratos satildeo devidamente capacitados

2ordf Questatildeo Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

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3ordf Questatildeo Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

153 Escopo

A auditoria tem como escopo a avaliaccedilatildeo dos controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados no acircmbito do GDF Neste contexto com a seleccedilatildeo dos contratos de maior valor que serviriam de amostra para a verificaccedilatildeo dos controles foram definidas as Secretarias de Educaccedilatildeo ndash SE de Publicidade Institucional ndash SEPI de Sauacutede ndash SES e de Transportes ndash ST aleacutem do Serviccedilo de Limpeza Urbana ndash SLU como oacutergatildeos a serem visitados Os trabalhos de campo foram realizados no periacuteodo de outubro a dezembro de 2013

2 METODOLOGIA

Pelo fato de o modelo COSO se aplicar a organizaccedilotildees foi realizada adaptaccedilatildeo no sentido de se verificar especificamente para atividade de execuccedilatildeo dos contratos administrativos os pontos relevantes a serem tratados

Assim na concepccedilatildeo do COSO foram definidos como objetivos que norteariam o controle da execuccedilatildeo dos contratos os abaixo elencados

Operacional existecircncia de mecanismos de controle que assegurem que os contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF satildeo executados segundo os termos pactuados garantindo em quantidade e qualidade os produtos e serviccedilos adquiridos para a consecuccedilatildeo do interesse puacuteblico

Divulgaccedilatildeo a execuccedilatildeo dos contratos deve ser transparente produzindo de forma tempestiva informaccedilotildees confiaacuteveis acerca de sua evoluccedilatildeo fiacutesica e financeira possibilitando o conhecimento do estado do contrato e eventual tomada de decisatildeo quanto a eventuais alteraccedilotildees necessaacuterias ao atingimento do interesse puacuteblico e

Conformidade os contratos devem ser executados em conformidade com o arcabouccedilo legal que rege a mateacuteria

A partir da definiccedilatildeo dos objetivos tratou-se de verificar os aspectos relacionados aos componentes da metodologia COSO a saber

Ambiente interno ambiente existente no contexto do contrato que colabora ou natildeo para o funcionamento dos controles internos

Avaliaccedilatildeo de riscos identificaccedilatildeo e anaacutelise dos riscos inerentes agrave atividade que possam comprometer o alcance dos objetivos

Atividades de controle controles existentes que se devidamente implementados permitem a mitigaccedilatildeo do risco

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

Page 3: AUDITORIA OPERACIONAL AVALIAÇÃO DE CONTROLES

3

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

COMPOSICcedilAtildeO EM 2014

Conselheiros

Inaacutecio Magalhatildees Filho ndash Presidente

Anilceacuteia Luzia Machado ndash Vice-Presidente

Manoel Paulo de Andrade Neto

Antocircnio Renato Alves Rainha

Paulo Tadeu Vale da Silva

Joseacute Roberto de Paiva Martins

Ministeacuterio Puacuteblico

Demoacutestenes Tres Albuquerque ndash Procurador-Geral

Maacutercia Ferreira Cunha Farias

Claacuteudia Fernanda de Oliveira Pereira

Marcos Felipe Pinheiro Lima

4

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

AUDITORIA OPERACIONAL

AVALIACcedilAtildeO DE CONTROLES INTERNOS

GESTAtildeO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DO GDF

SECRETARIA DE MACROAVALIACcedilAtildeO DA GESTAtildeO PUacuteBLICA

Secretaacuterio de Macroavaliaccedilatildeo da Gestatildeo Puacuteblica Luiz Geneacutedio Mendes Jorge

DIVISAtildeO DE CONTAS DO GOVERNO

Diretor Auro Shiguenari Yoshida

EQUIPE DE AUDITORIA

Carlos Alberto Leite Coutinho Filho

Gisela Mendonccedila da Silva

DADOS PARA CONTATO

Tribunal de Contas do Distrito Federal

Praccedila do Buriti ndash Ed Palaacutecio Costa e Silva (Anexo)

Secretaria de Macroavaliaccedilatildeo da Gestatildeo Puacuteblicandash 7ordm andar

Brasiacutelia ndash DF ndash CEP 70075-901

Fone (61) 3314-2296

Este relatoacuterio estaacute disponiacutevel em

httpwwwtcdfgovbr no link ldquoControle Social gt Auditoriasrdquo

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RESUMO

A auditoria ora apresentada buscou avaliar os controles internos relativos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito do Complexo Administrativo do GDF

Os testes de auditoria permitiram verificar que os riscos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos satildeo altos segundo o modelo COSO

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contrato natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Ademais natildeo haacute produccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes e confiaacuteveis o que prejudica tanto o puacuteblico interno quanto o externo

Os controles existentes natildeo garantem que os contratos satildeo executados em conformidade com o pactuado ou com as normas regentes

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SUMAacuteRIO

1 INTRODUCcedilAtildeO 7

11 Antecedentes 7

12 Contextualizaccedilatildeo 8

13 Fontes Normativas 9

14 Identificaccedilatildeo do Objeto 9

15 Objetivos e Escopo da Auditoria 9

151 Objetivo Geral 9

152 Objetivos Especiacuteficos 9

153 Escopo 10

2 METODOLOGIA 10

21 ndash Anaacutelise documental 11

22 ndash Entrevistas 11

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica 11

3 RESULTADOS DA AUDITORIA 12

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF 12

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF 13

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos 15

4 CONCLUSAtildeO 19

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO 19

6 DECISAtildeO TCDF Nordm 42812014 21

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Os controles internos constituem-se em processos que buscam proporcionar razoaacutevel seguranccedila de que os riscos associados agraves transaccedilotildees realizadas natildeo afetem o atingimento dos objetivos de uma organizaccedilatildeo evitando ou minimizando a ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto foi realizada avaliaccedilatildeo dos controles internos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do complexo administrativo distrital Nesse trabalho buscou-se aplicar os criteacuterios definidos pelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ndash COSO constantes da obra Internal Control ndash Integrated Framework que classificam os objetivos da organizaccedilatildeo em trecircs categorias (operacional divulgaccedilatildeo e conformidade) e incluem como componentes de anaacutelise ambiente de controle avaliaccedilatildeo de riscos atividades de controle informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo e atividades de monitoramento A loacutegica do modelo perpassa todos os niacuteveis da organizaccedilatildeo

11 Antecedentes

O primeiro trabalho relacionado a controles internos em subsiacutedio agrave elaboraccedilatildeo de Relatoacuterio Analiacutetico sobre Contas de Governo foi realizado em 2010 com foco no patrimocircnio puacuteblico

Entre as principais constataccedilotildees do trabalho realizado pode-se citar

descriccedilatildeo parcial nos normativos das tarefas referentes a gestatildeo patrimonial associadas aos cargos existentes bem como das competecircncias necessaacuterias para seu exerciacutecio

inexistecircncia de accedilotildees setoriais para identificar demandas de capacitaccedilatildeo teacutecnica

e de melhoria de desempenho dos servidores da Diretoria Geral de Patrimocircnio da Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal

indicadores de desempenho avaliaccedilatildeo de riscos normas no acircmbito da administraccedilatildeo centralizada e dos oacutergatildeos

relativamente autocircnomos do DF que versem sobre a devoluccedilatildeo de todo material permanente sob a responsabilidade do servidor quando da sua aposentadoria ou exoneraccedilatildeo

accedilotildees formalizadas para incentivar as unidades a evitarem ociosidade de seus bens

necessidade de aprimoramento dos controles relativos agrave incorporaccedilatildeo dos bens moacuteveis doados e dos bens adquiridos com recursos do FCDF

natildeo identificaccedilatildeo de controles complementares relativos a transferecircncia e movimentaccedilatildeo de bens

limitaccedilotildees no Sistema Geral de Patrimocircnio ndash SISGEPAT

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inconsistecircncias na obtenccedilatildeodisponibilizaccedilatildeo de informaccedilotildees necessaacuterias para o acompanhamento dos objetivos na aacuterea patrimonial

Em 2011 procedeu-se agrave anaacutelise do Plano de Transparecircncia e Combate agrave Corrupccedilatildeo em que foi constatada a baixa aderecircncia do Plano e demais accedilotildees de transparecircncia e combate agrave corrupccedilatildeo desenvolvidas no DF agraves boas praacuteticas nacionais e internacionais Aleacutem disso foi verificado baixo grau de implementaccedilatildeo das accedilotildees previstas no Plano

Outras avaliaccedilotildees de controles internos utilizando a metodologia COSO jaacute vinham sendo realizadas anualmente desde 2009 no acircmbito do Programa de Transporte Urbano por forccedila de contrato firmado entre GDF e BID que exigia a realizaccedilatildeo de avaliaccedilotildees dessa natureza Por se tratar de auditoria de escopo amplo a avaliaccedilatildeo dos controles internos foi bem abrangente abarcando as aacutereas contaacutebil orccedilamentaacuteria financeira de aquisiccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo de gestatildeo do risco e da proacutepria estrutura organizacional afetas ao Programa

12 Contextualizaccedilatildeo

O conceito de contrato administrativo eacute dado pela Lei nordm 866693 art 2ordm paraacutegrafo uacutenico

ldquoconsidera-se contrato todo e qualquer ajuste entre oacutergatildeos ou entidades da Administraccedilatildeo Puacuteblica e particulares em que haja um acordo de vontades para a formaccedilatildeo de viacutenculo e a estipulaccedilatildeo de obrigaccedilotildees reciacuteprocas seja qual for a denominaccedilatildeo utilizadardquo

Eacute um acordo de vontades que se sujeita a riacutegidos limites estabelecidos pela lei

Consoante o disposto na Lei Orgacircnica do TCDF art 1ordm inciso V aliacutenea lsquodrsquo e art 41 inciso I aliacutenea lsquobrsquo compete a este Tribunal verificar a regularidade dos contratos celebrados pelo Poder Puacuteblico distrital Essa verificaccedilatildeo compreende uma seacuterie de procedimentos desde o exame preacutevio do edital passando pela execuccedilatildeo dos termos ajustados ateacute a regularidade da despesa

A execuccedilatildeo do contrato representa etapa importante nesse processo Eacute nessa fase que o agente puacuteblico assume a responsabilidade de gerenciar os acordos firmados pela administraccedilatildeo de modo a garantir que os objetivos pretendidos sejam alcanccedilados no prazo estabelecido dentro dos custos previstos Importa assegurar que todas as etapas e fases do contrato estejam sendo cumpridas

A gestatildeo adequada dos contratos administrativos eacute fundamental para o alcance do princiacutepio constitucional da eficiecircncia garantindo a supremacia do interesse puacuteblico e evitando desperdiacutecio de recursos puacuteblicos pela ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto apontamentos realizados nos Relatoacuterios Analiacuteticos e Pareceres Preacutevios sobre as Contas de Governo ao longo dos uacuteltimos exerciacutecios evidenciaram fragilidades na administraccedilatildeo dos contratos geridos pelo GDF

Citam-se como exemplos as auditorias envolvendo os fatos narrados

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no Processo ndash TCDF nordm 4110009 (Operaccedilatildeo Caixa de Pandora) que revelaram a existecircncia de irregularidades na execuccedilatildeo de contratos administrativos como o pagamento por serviccedilos que natildeo foram prestados ou por produtos que natildeo foram entregues o recebimento de produtos ou serviccedilos em desacordo com o que foi contratado o descumprimento de prazos e de outras claacuteusulas contratuais

Aleacutem disso haacute os recorrentes casos de contrataccedilotildees emergenciais que natildeo preenchem os requisitos elencados pela lei e de despesas sem cobertura contratual

13 Fontes Normativas

Como fontes normativas que regem o tema citam-se

Constituiccedilatildeo da Repuacuteblica Federativa do Brasil

Lei Orgacircnica do Distrito Federal

Lei Complementar nordm 10100

Lei nordm 432064

Lei nordm 866693

Decreto nordm 3259810

Decreto nordm 3275211 e

Portaria SGA nordm 2904

14 Identificaccedilatildeo do Objeto

O objeto da auditoria eacute o exame de instrumentos de controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do Complexo Administrativo do GDF

15 Objetivos e Escopo da Auditoria

151 Objetivo Geral

O objetivo do trabalho eacute avaliar se estatildeo implementados controles internos inerentes agrave execuccedilatildeo dos contratos administrativos que dificultem a ocorrecircncia de erros eou fraudes

152 Objetivos Especiacuteficos

O objetivo geral desdobra-se nos seguintes objetivos especiacuteficos

1ordf Questatildeo Os executores de contratos satildeo devidamente capacitados

2ordf Questatildeo Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

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3ordf Questatildeo Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

153 Escopo

A auditoria tem como escopo a avaliaccedilatildeo dos controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados no acircmbito do GDF Neste contexto com a seleccedilatildeo dos contratos de maior valor que serviriam de amostra para a verificaccedilatildeo dos controles foram definidas as Secretarias de Educaccedilatildeo ndash SE de Publicidade Institucional ndash SEPI de Sauacutede ndash SES e de Transportes ndash ST aleacutem do Serviccedilo de Limpeza Urbana ndash SLU como oacutergatildeos a serem visitados Os trabalhos de campo foram realizados no periacuteodo de outubro a dezembro de 2013

2 METODOLOGIA

Pelo fato de o modelo COSO se aplicar a organizaccedilotildees foi realizada adaptaccedilatildeo no sentido de se verificar especificamente para atividade de execuccedilatildeo dos contratos administrativos os pontos relevantes a serem tratados

Assim na concepccedilatildeo do COSO foram definidos como objetivos que norteariam o controle da execuccedilatildeo dos contratos os abaixo elencados

Operacional existecircncia de mecanismos de controle que assegurem que os contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF satildeo executados segundo os termos pactuados garantindo em quantidade e qualidade os produtos e serviccedilos adquiridos para a consecuccedilatildeo do interesse puacuteblico

Divulgaccedilatildeo a execuccedilatildeo dos contratos deve ser transparente produzindo de forma tempestiva informaccedilotildees confiaacuteveis acerca de sua evoluccedilatildeo fiacutesica e financeira possibilitando o conhecimento do estado do contrato e eventual tomada de decisatildeo quanto a eventuais alteraccedilotildees necessaacuterias ao atingimento do interesse puacuteblico e

Conformidade os contratos devem ser executados em conformidade com o arcabouccedilo legal que rege a mateacuteria

A partir da definiccedilatildeo dos objetivos tratou-se de verificar os aspectos relacionados aos componentes da metodologia COSO a saber

Ambiente interno ambiente existente no contexto do contrato que colabora ou natildeo para o funcionamento dos controles internos

Avaliaccedilatildeo de riscos identificaccedilatildeo e anaacutelise dos riscos inerentes agrave atividade que possam comprometer o alcance dos objetivos

Atividades de controle controles existentes que se devidamente implementados permitem a mitigaccedilatildeo do risco

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

Page 4: AUDITORIA OPERACIONAL AVALIAÇÃO DE CONTROLES

4

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

AUDITORIA OPERACIONAL

AVALIACcedilAtildeO DE CONTROLES INTERNOS

GESTAtildeO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DO GDF

SECRETARIA DE MACROAVALIACcedilAtildeO DA GESTAtildeO PUacuteBLICA

Secretaacuterio de Macroavaliaccedilatildeo da Gestatildeo Puacuteblica Luiz Geneacutedio Mendes Jorge

DIVISAtildeO DE CONTAS DO GOVERNO

Diretor Auro Shiguenari Yoshida

EQUIPE DE AUDITORIA

Carlos Alberto Leite Coutinho Filho

Gisela Mendonccedila da Silva

DADOS PARA CONTATO

Tribunal de Contas do Distrito Federal

Praccedila do Buriti ndash Ed Palaacutecio Costa e Silva (Anexo)

Secretaria de Macroavaliaccedilatildeo da Gestatildeo Puacuteblicandash 7ordm andar

Brasiacutelia ndash DF ndash CEP 70075-901

Fone (61) 3314-2296

Este relatoacuterio estaacute disponiacutevel em

httpwwwtcdfgovbr no link ldquoControle Social gt Auditoriasrdquo

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RESUMO

A auditoria ora apresentada buscou avaliar os controles internos relativos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito do Complexo Administrativo do GDF

Os testes de auditoria permitiram verificar que os riscos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos satildeo altos segundo o modelo COSO

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contrato natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Ademais natildeo haacute produccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes e confiaacuteveis o que prejudica tanto o puacuteblico interno quanto o externo

Os controles existentes natildeo garantem que os contratos satildeo executados em conformidade com o pactuado ou com as normas regentes

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SUMAacuteRIO

1 INTRODUCcedilAtildeO 7

11 Antecedentes 7

12 Contextualizaccedilatildeo 8

13 Fontes Normativas 9

14 Identificaccedilatildeo do Objeto 9

15 Objetivos e Escopo da Auditoria 9

151 Objetivo Geral 9

152 Objetivos Especiacuteficos 9

153 Escopo 10

2 METODOLOGIA 10

21 ndash Anaacutelise documental 11

22 ndash Entrevistas 11

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica 11

3 RESULTADOS DA AUDITORIA 12

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF 12

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF 13

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos 15

4 CONCLUSAtildeO 19

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO 19

6 DECISAtildeO TCDF Nordm 42812014 21

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Os controles internos constituem-se em processos que buscam proporcionar razoaacutevel seguranccedila de que os riscos associados agraves transaccedilotildees realizadas natildeo afetem o atingimento dos objetivos de uma organizaccedilatildeo evitando ou minimizando a ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto foi realizada avaliaccedilatildeo dos controles internos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do complexo administrativo distrital Nesse trabalho buscou-se aplicar os criteacuterios definidos pelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ndash COSO constantes da obra Internal Control ndash Integrated Framework que classificam os objetivos da organizaccedilatildeo em trecircs categorias (operacional divulgaccedilatildeo e conformidade) e incluem como componentes de anaacutelise ambiente de controle avaliaccedilatildeo de riscos atividades de controle informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo e atividades de monitoramento A loacutegica do modelo perpassa todos os niacuteveis da organizaccedilatildeo

11 Antecedentes

O primeiro trabalho relacionado a controles internos em subsiacutedio agrave elaboraccedilatildeo de Relatoacuterio Analiacutetico sobre Contas de Governo foi realizado em 2010 com foco no patrimocircnio puacuteblico

Entre as principais constataccedilotildees do trabalho realizado pode-se citar

descriccedilatildeo parcial nos normativos das tarefas referentes a gestatildeo patrimonial associadas aos cargos existentes bem como das competecircncias necessaacuterias para seu exerciacutecio

inexistecircncia de accedilotildees setoriais para identificar demandas de capacitaccedilatildeo teacutecnica

e de melhoria de desempenho dos servidores da Diretoria Geral de Patrimocircnio da Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal

indicadores de desempenho avaliaccedilatildeo de riscos normas no acircmbito da administraccedilatildeo centralizada e dos oacutergatildeos

relativamente autocircnomos do DF que versem sobre a devoluccedilatildeo de todo material permanente sob a responsabilidade do servidor quando da sua aposentadoria ou exoneraccedilatildeo

accedilotildees formalizadas para incentivar as unidades a evitarem ociosidade de seus bens

necessidade de aprimoramento dos controles relativos agrave incorporaccedilatildeo dos bens moacuteveis doados e dos bens adquiridos com recursos do FCDF

natildeo identificaccedilatildeo de controles complementares relativos a transferecircncia e movimentaccedilatildeo de bens

limitaccedilotildees no Sistema Geral de Patrimocircnio ndash SISGEPAT

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inconsistecircncias na obtenccedilatildeodisponibilizaccedilatildeo de informaccedilotildees necessaacuterias para o acompanhamento dos objetivos na aacuterea patrimonial

Em 2011 procedeu-se agrave anaacutelise do Plano de Transparecircncia e Combate agrave Corrupccedilatildeo em que foi constatada a baixa aderecircncia do Plano e demais accedilotildees de transparecircncia e combate agrave corrupccedilatildeo desenvolvidas no DF agraves boas praacuteticas nacionais e internacionais Aleacutem disso foi verificado baixo grau de implementaccedilatildeo das accedilotildees previstas no Plano

Outras avaliaccedilotildees de controles internos utilizando a metodologia COSO jaacute vinham sendo realizadas anualmente desde 2009 no acircmbito do Programa de Transporte Urbano por forccedila de contrato firmado entre GDF e BID que exigia a realizaccedilatildeo de avaliaccedilotildees dessa natureza Por se tratar de auditoria de escopo amplo a avaliaccedilatildeo dos controles internos foi bem abrangente abarcando as aacutereas contaacutebil orccedilamentaacuteria financeira de aquisiccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo de gestatildeo do risco e da proacutepria estrutura organizacional afetas ao Programa

12 Contextualizaccedilatildeo

O conceito de contrato administrativo eacute dado pela Lei nordm 866693 art 2ordm paraacutegrafo uacutenico

ldquoconsidera-se contrato todo e qualquer ajuste entre oacutergatildeos ou entidades da Administraccedilatildeo Puacuteblica e particulares em que haja um acordo de vontades para a formaccedilatildeo de viacutenculo e a estipulaccedilatildeo de obrigaccedilotildees reciacuteprocas seja qual for a denominaccedilatildeo utilizadardquo

Eacute um acordo de vontades que se sujeita a riacutegidos limites estabelecidos pela lei

Consoante o disposto na Lei Orgacircnica do TCDF art 1ordm inciso V aliacutenea lsquodrsquo e art 41 inciso I aliacutenea lsquobrsquo compete a este Tribunal verificar a regularidade dos contratos celebrados pelo Poder Puacuteblico distrital Essa verificaccedilatildeo compreende uma seacuterie de procedimentos desde o exame preacutevio do edital passando pela execuccedilatildeo dos termos ajustados ateacute a regularidade da despesa

A execuccedilatildeo do contrato representa etapa importante nesse processo Eacute nessa fase que o agente puacuteblico assume a responsabilidade de gerenciar os acordos firmados pela administraccedilatildeo de modo a garantir que os objetivos pretendidos sejam alcanccedilados no prazo estabelecido dentro dos custos previstos Importa assegurar que todas as etapas e fases do contrato estejam sendo cumpridas

A gestatildeo adequada dos contratos administrativos eacute fundamental para o alcance do princiacutepio constitucional da eficiecircncia garantindo a supremacia do interesse puacuteblico e evitando desperdiacutecio de recursos puacuteblicos pela ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto apontamentos realizados nos Relatoacuterios Analiacuteticos e Pareceres Preacutevios sobre as Contas de Governo ao longo dos uacuteltimos exerciacutecios evidenciaram fragilidades na administraccedilatildeo dos contratos geridos pelo GDF

Citam-se como exemplos as auditorias envolvendo os fatos narrados

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no Processo ndash TCDF nordm 4110009 (Operaccedilatildeo Caixa de Pandora) que revelaram a existecircncia de irregularidades na execuccedilatildeo de contratos administrativos como o pagamento por serviccedilos que natildeo foram prestados ou por produtos que natildeo foram entregues o recebimento de produtos ou serviccedilos em desacordo com o que foi contratado o descumprimento de prazos e de outras claacuteusulas contratuais

Aleacutem disso haacute os recorrentes casos de contrataccedilotildees emergenciais que natildeo preenchem os requisitos elencados pela lei e de despesas sem cobertura contratual

13 Fontes Normativas

Como fontes normativas que regem o tema citam-se

Constituiccedilatildeo da Repuacuteblica Federativa do Brasil

Lei Orgacircnica do Distrito Federal

Lei Complementar nordm 10100

Lei nordm 432064

Lei nordm 866693

Decreto nordm 3259810

Decreto nordm 3275211 e

Portaria SGA nordm 2904

14 Identificaccedilatildeo do Objeto

O objeto da auditoria eacute o exame de instrumentos de controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do Complexo Administrativo do GDF

15 Objetivos e Escopo da Auditoria

151 Objetivo Geral

O objetivo do trabalho eacute avaliar se estatildeo implementados controles internos inerentes agrave execuccedilatildeo dos contratos administrativos que dificultem a ocorrecircncia de erros eou fraudes

152 Objetivos Especiacuteficos

O objetivo geral desdobra-se nos seguintes objetivos especiacuteficos

1ordf Questatildeo Os executores de contratos satildeo devidamente capacitados

2ordf Questatildeo Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

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3ordf Questatildeo Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

153 Escopo

A auditoria tem como escopo a avaliaccedilatildeo dos controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados no acircmbito do GDF Neste contexto com a seleccedilatildeo dos contratos de maior valor que serviriam de amostra para a verificaccedilatildeo dos controles foram definidas as Secretarias de Educaccedilatildeo ndash SE de Publicidade Institucional ndash SEPI de Sauacutede ndash SES e de Transportes ndash ST aleacutem do Serviccedilo de Limpeza Urbana ndash SLU como oacutergatildeos a serem visitados Os trabalhos de campo foram realizados no periacuteodo de outubro a dezembro de 2013

2 METODOLOGIA

Pelo fato de o modelo COSO se aplicar a organizaccedilotildees foi realizada adaptaccedilatildeo no sentido de se verificar especificamente para atividade de execuccedilatildeo dos contratos administrativos os pontos relevantes a serem tratados

Assim na concepccedilatildeo do COSO foram definidos como objetivos que norteariam o controle da execuccedilatildeo dos contratos os abaixo elencados

Operacional existecircncia de mecanismos de controle que assegurem que os contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF satildeo executados segundo os termos pactuados garantindo em quantidade e qualidade os produtos e serviccedilos adquiridos para a consecuccedilatildeo do interesse puacuteblico

Divulgaccedilatildeo a execuccedilatildeo dos contratos deve ser transparente produzindo de forma tempestiva informaccedilotildees confiaacuteveis acerca de sua evoluccedilatildeo fiacutesica e financeira possibilitando o conhecimento do estado do contrato e eventual tomada de decisatildeo quanto a eventuais alteraccedilotildees necessaacuterias ao atingimento do interesse puacuteblico e

Conformidade os contratos devem ser executados em conformidade com o arcabouccedilo legal que rege a mateacuteria

A partir da definiccedilatildeo dos objetivos tratou-se de verificar os aspectos relacionados aos componentes da metodologia COSO a saber

Ambiente interno ambiente existente no contexto do contrato que colabora ou natildeo para o funcionamento dos controles internos

Avaliaccedilatildeo de riscos identificaccedilatildeo e anaacutelise dos riscos inerentes agrave atividade que possam comprometer o alcance dos objetivos

Atividades de controle controles existentes que se devidamente implementados permitem a mitigaccedilatildeo do risco

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

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RESUMO

A auditoria ora apresentada buscou avaliar os controles internos relativos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito do Complexo Administrativo do GDF

Os testes de auditoria permitiram verificar que os riscos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos satildeo altos segundo o modelo COSO

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contrato natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Ademais natildeo haacute produccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes e confiaacuteveis o que prejudica tanto o puacuteblico interno quanto o externo

Os controles existentes natildeo garantem que os contratos satildeo executados em conformidade com o pactuado ou com as normas regentes

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SUMAacuteRIO

1 INTRODUCcedilAtildeO 7

11 Antecedentes 7

12 Contextualizaccedilatildeo 8

13 Fontes Normativas 9

14 Identificaccedilatildeo do Objeto 9

15 Objetivos e Escopo da Auditoria 9

151 Objetivo Geral 9

152 Objetivos Especiacuteficos 9

153 Escopo 10

2 METODOLOGIA 10

21 ndash Anaacutelise documental 11

22 ndash Entrevistas 11

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica 11

3 RESULTADOS DA AUDITORIA 12

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF 12

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF 13

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos 15

4 CONCLUSAtildeO 19

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO 19

6 DECISAtildeO TCDF Nordm 42812014 21

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Os controles internos constituem-se em processos que buscam proporcionar razoaacutevel seguranccedila de que os riscos associados agraves transaccedilotildees realizadas natildeo afetem o atingimento dos objetivos de uma organizaccedilatildeo evitando ou minimizando a ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto foi realizada avaliaccedilatildeo dos controles internos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do complexo administrativo distrital Nesse trabalho buscou-se aplicar os criteacuterios definidos pelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ndash COSO constantes da obra Internal Control ndash Integrated Framework que classificam os objetivos da organizaccedilatildeo em trecircs categorias (operacional divulgaccedilatildeo e conformidade) e incluem como componentes de anaacutelise ambiente de controle avaliaccedilatildeo de riscos atividades de controle informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo e atividades de monitoramento A loacutegica do modelo perpassa todos os niacuteveis da organizaccedilatildeo

11 Antecedentes

O primeiro trabalho relacionado a controles internos em subsiacutedio agrave elaboraccedilatildeo de Relatoacuterio Analiacutetico sobre Contas de Governo foi realizado em 2010 com foco no patrimocircnio puacuteblico

Entre as principais constataccedilotildees do trabalho realizado pode-se citar

descriccedilatildeo parcial nos normativos das tarefas referentes a gestatildeo patrimonial associadas aos cargos existentes bem como das competecircncias necessaacuterias para seu exerciacutecio

inexistecircncia de accedilotildees setoriais para identificar demandas de capacitaccedilatildeo teacutecnica

e de melhoria de desempenho dos servidores da Diretoria Geral de Patrimocircnio da Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal

indicadores de desempenho avaliaccedilatildeo de riscos normas no acircmbito da administraccedilatildeo centralizada e dos oacutergatildeos

relativamente autocircnomos do DF que versem sobre a devoluccedilatildeo de todo material permanente sob a responsabilidade do servidor quando da sua aposentadoria ou exoneraccedilatildeo

accedilotildees formalizadas para incentivar as unidades a evitarem ociosidade de seus bens

necessidade de aprimoramento dos controles relativos agrave incorporaccedilatildeo dos bens moacuteveis doados e dos bens adquiridos com recursos do FCDF

natildeo identificaccedilatildeo de controles complementares relativos a transferecircncia e movimentaccedilatildeo de bens

limitaccedilotildees no Sistema Geral de Patrimocircnio ndash SISGEPAT

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inconsistecircncias na obtenccedilatildeodisponibilizaccedilatildeo de informaccedilotildees necessaacuterias para o acompanhamento dos objetivos na aacuterea patrimonial

Em 2011 procedeu-se agrave anaacutelise do Plano de Transparecircncia e Combate agrave Corrupccedilatildeo em que foi constatada a baixa aderecircncia do Plano e demais accedilotildees de transparecircncia e combate agrave corrupccedilatildeo desenvolvidas no DF agraves boas praacuteticas nacionais e internacionais Aleacutem disso foi verificado baixo grau de implementaccedilatildeo das accedilotildees previstas no Plano

Outras avaliaccedilotildees de controles internos utilizando a metodologia COSO jaacute vinham sendo realizadas anualmente desde 2009 no acircmbito do Programa de Transporte Urbano por forccedila de contrato firmado entre GDF e BID que exigia a realizaccedilatildeo de avaliaccedilotildees dessa natureza Por se tratar de auditoria de escopo amplo a avaliaccedilatildeo dos controles internos foi bem abrangente abarcando as aacutereas contaacutebil orccedilamentaacuteria financeira de aquisiccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo de gestatildeo do risco e da proacutepria estrutura organizacional afetas ao Programa

12 Contextualizaccedilatildeo

O conceito de contrato administrativo eacute dado pela Lei nordm 866693 art 2ordm paraacutegrafo uacutenico

ldquoconsidera-se contrato todo e qualquer ajuste entre oacutergatildeos ou entidades da Administraccedilatildeo Puacuteblica e particulares em que haja um acordo de vontades para a formaccedilatildeo de viacutenculo e a estipulaccedilatildeo de obrigaccedilotildees reciacuteprocas seja qual for a denominaccedilatildeo utilizadardquo

Eacute um acordo de vontades que se sujeita a riacutegidos limites estabelecidos pela lei

Consoante o disposto na Lei Orgacircnica do TCDF art 1ordm inciso V aliacutenea lsquodrsquo e art 41 inciso I aliacutenea lsquobrsquo compete a este Tribunal verificar a regularidade dos contratos celebrados pelo Poder Puacuteblico distrital Essa verificaccedilatildeo compreende uma seacuterie de procedimentos desde o exame preacutevio do edital passando pela execuccedilatildeo dos termos ajustados ateacute a regularidade da despesa

A execuccedilatildeo do contrato representa etapa importante nesse processo Eacute nessa fase que o agente puacuteblico assume a responsabilidade de gerenciar os acordos firmados pela administraccedilatildeo de modo a garantir que os objetivos pretendidos sejam alcanccedilados no prazo estabelecido dentro dos custos previstos Importa assegurar que todas as etapas e fases do contrato estejam sendo cumpridas

A gestatildeo adequada dos contratos administrativos eacute fundamental para o alcance do princiacutepio constitucional da eficiecircncia garantindo a supremacia do interesse puacuteblico e evitando desperdiacutecio de recursos puacuteblicos pela ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto apontamentos realizados nos Relatoacuterios Analiacuteticos e Pareceres Preacutevios sobre as Contas de Governo ao longo dos uacuteltimos exerciacutecios evidenciaram fragilidades na administraccedilatildeo dos contratos geridos pelo GDF

Citam-se como exemplos as auditorias envolvendo os fatos narrados

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no Processo ndash TCDF nordm 4110009 (Operaccedilatildeo Caixa de Pandora) que revelaram a existecircncia de irregularidades na execuccedilatildeo de contratos administrativos como o pagamento por serviccedilos que natildeo foram prestados ou por produtos que natildeo foram entregues o recebimento de produtos ou serviccedilos em desacordo com o que foi contratado o descumprimento de prazos e de outras claacuteusulas contratuais

Aleacutem disso haacute os recorrentes casos de contrataccedilotildees emergenciais que natildeo preenchem os requisitos elencados pela lei e de despesas sem cobertura contratual

13 Fontes Normativas

Como fontes normativas que regem o tema citam-se

Constituiccedilatildeo da Repuacuteblica Federativa do Brasil

Lei Orgacircnica do Distrito Federal

Lei Complementar nordm 10100

Lei nordm 432064

Lei nordm 866693

Decreto nordm 3259810

Decreto nordm 3275211 e

Portaria SGA nordm 2904

14 Identificaccedilatildeo do Objeto

O objeto da auditoria eacute o exame de instrumentos de controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do Complexo Administrativo do GDF

15 Objetivos e Escopo da Auditoria

151 Objetivo Geral

O objetivo do trabalho eacute avaliar se estatildeo implementados controles internos inerentes agrave execuccedilatildeo dos contratos administrativos que dificultem a ocorrecircncia de erros eou fraudes

152 Objetivos Especiacuteficos

O objetivo geral desdobra-se nos seguintes objetivos especiacuteficos

1ordf Questatildeo Os executores de contratos satildeo devidamente capacitados

2ordf Questatildeo Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

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3ordf Questatildeo Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

153 Escopo

A auditoria tem como escopo a avaliaccedilatildeo dos controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados no acircmbito do GDF Neste contexto com a seleccedilatildeo dos contratos de maior valor que serviriam de amostra para a verificaccedilatildeo dos controles foram definidas as Secretarias de Educaccedilatildeo ndash SE de Publicidade Institucional ndash SEPI de Sauacutede ndash SES e de Transportes ndash ST aleacutem do Serviccedilo de Limpeza Urbana ndash SLU como oacutergatildeos a serem visitados Os trabalhos de campo foram realizados no periacuteodo de outubro a dezembro de 2013

2 METODOLOGIA

Pelo fato de o modelo COSO se aplicar a organizaccedilotildees foi realizada adaptaccedilatildeo no sentido de se verificar especificamente para atividade de execuccedilatildeo dos contratos administrativos os pontos relevantes a serem tratados

Assim na concepccedilatildeo do COSO foram definidos como objetivos que norteariam o controle da execuccedilatildeo dos contratos os abaixo elencados

Operacional existecircncia de mecanismos de controle que assegurem que os contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF satildeo executados segundo os termos pactuados garantindo em quantidade e qualidade os produtos e serviccedilos adquiridos para a consecuccedilatildeo do interesse puacuteblico

Divulgaccedilatildeo a execuccedilatildeo dos contratos deve ser transparente produzindo de forma tempestiva informaccedilotildees confiaacuteveis acerca de sua evoluccedilatildeo fiacutesica e financeira possibilitando o conhecimento do estado do contrato e eventual tomada de decisatildeo quanto a eventuais alteraccedilotildees necessaacuterias ao atingimento do interesse puacuteblico e

Conformidade os contratos devem ser executados em conformidade com o arcabouccedilo legal que rege a mateacuteria

A partir da definiccedilatildeo dos objetivos tratou-se de verificar os aspectos relacionados aos componentes da metodologia COSO a saber

Ambiente interno ambiente existente no contexto do contrato que colabora ou natildeo para o funcionamento dos controles internos

Avaliaccedilatildeo de riscos identificaccedilatildeo e anaacutelise dos riscos inerentes agrave atividade que possam comprometer o alcance dos objetivos

Atividades de controle controles existentes que se devidamente implementados permitem a mitigaccedilatildeo do risco

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

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SUMAacuteRIO

1 INTRODUCcedilAtildeO 7

11 Antecedentes 7

12 Contextualizaccedilatildeo 8

13 Fontes Normativas 9

14 Identificaccedilatildeo do Objeto 9

15 Objetivos e Escopo da Auditoria 9

151 Objetivo Geral 9

152 Objetivos Especiacuteficos 9

153 Escopo 10

2 METODOLOGIA 10

21 ndash Anaacutelise documental 11

22 ndash Entrevistas 11

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica 11

3 RESULTADOS DA AUDITORIA 12

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF 12

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF 13

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos 15

4 CONCLUSAtildeO 19

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO 19

6 DECISAtildeO TCDF Nordm 42812014 21

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Os controles internos constituem-se em processos que buscam proporcionar razoaacutevel seguranccedila de que os riscos associados agraves transaccedilotildees realizadas natildeo afetem o atingimento dos objetivos de uma organizaccedilatildeo evitando ou minimizando a ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto foi realizada avaliaccedilatildeo dos controles internos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do complexo administrativo distrital Nesse trabalho buscou-se aplicar os criteacuterios definidos pelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ndash COSO constantes da obra Internal Control ndash Integrated Framework que classificam os objetivos da organizaccedilatildeo em trecircs categorias (operacional divulgaccedilatildeo e conformidade) e incluem como componentes de anaacutelise ambiente de controle avaliaccedilatildeo de riscos atividades de controle informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo e atividades de monitoramento A loacutegica do modelo perpassa todos os niacuteveis da organizaccedilatildeo

11 Antecedentes

O primeiro trabalho relacionado a controles internos em subsiacutedio agrave elaboraccedilatildeo de Relatoacuterio Analiacutetico sobre Contas de Governo foi realizado em 2010 com foco no patrimocircnio puacuteblico

Entre as principais constataccedilotildees do trabalho realizado pode-se citar

descriccedilatildeo parcial nos normativos das tarefas referentes a gestatildeo patrimonial associadas aos cargos existentes bem como das competecircncias necessaacuterias para seu exerciacutecio

inexistecircncia de accedilotildees setoriais para identificar demandas de capacitaccedilatildeo teacutecnica

e de melhoria de desempenho dos servidores da Diretoria Geral de Patrimocircnio da Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal

indicadores de desempenho avaliaccedilatildeo de riscos normas no acircmbito da administraccedilatildeo centralizada e dos oacutergatildeos

relativamente autocircnomos do DF que versem sobre a devoluccedilatildeo de todo material permanente sob a responsabilidade do servidor quando da sua aposentadoria ou exoneraccedilatildeo

accedilotildees formalizadas para incentivar as unidades a evitarem ociosidade de seus bens

necessidade de aprimoramento dos controles relativos agrave incorporaccedilatildeo dos bens moacuteveis doados e dos bens adquiridos com recursos do FCDF

natildeo identificaccedilatildeo de controles complementares relativos a transferecircncia e movimentaccedilatildeo de bens

limitaccedilotildees no Sistema Geral de Patrimocircnio ndash SISGEPAT

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inconsistecircncias na obtenccedilatildeodisponibilizaccedilatildeo de informaccedilotildees necessaacuterias para o acompanhamento dos objetivos na aacuterea patrimonial

Em 2011 procedeu-se agrave anaacutelise do Plano de Transparecircncia e Combate agrave Corrupccedilatildeo em que foi constatada a baixa aderecircncia do Plano e demais accedilotildees de transparecircncia e combate agrave corrupccedilatildeo desenvolvidas no DF agraves boas praacuteticas nacionais e internacionais Aleacutem disso foi verificado baixo grau de implementaccedilatildeo das accedilotildees previstas no Plano

Outras avaliaccedilotildees de controles internos utilizando a metodologia COSO jaacute vinham sendo realizadas anualmente desde 2009 no acircmbito do Programa de Transporte Urbano por forccedila de contrato firmado entre GDF e BID que exigia a realizaccedilatildeo de avaliaccedilotildees dessa natureza Por se tratar de auditoria de escopo amplo a avaliaccedilatildeo dos controles internos foi bem abrangente abarcando as aacutereas contaacutebil orccedilamentaacuteria financeira de aquisiccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo de gestatildeo do risco e da proacutepria estrutura organizacional afetas ao Programa

12 Contextualizaccedilatildeo

O conceito de contrato administrativo eacute dado pela Lei nordm 866693 art 2ordm paraacutegrafo uacutenico

ldquoconsidera-se contrato todo e qualquer ajuste entre oacutergatildeos ou entidades da Administraccedilatildeo Puacuteblica e particulares em que haja um acordo de vontades para a formaccedilatildeo de viacutenculo e a estipulaccedilatildeo de obrigaccedilotildees reciacuteprocas seja qual for a denominaccedilatildeo utilizadardquo

Eacute um acordo de vontades que se sujeita a riacutegidos limites estabelecidos pela lei

Consoante o disposto na Lei Orgacircnica do TCDF art 1ordm inciso V aliacutenea lsquodrsquo e art 41 inciso I aliacutenea lsquobrsquo compete a este Tribunal verificar a regularidade dos contratos celebrados pelo Poder Puacuteblico distrital Essa verificaccedilatildeo compreende uma seacuterie de procedimentos desde o exame preacutevio do edital passando pela execuccedilatildeo dos termos ajustados ateacute a regularidade da despesa

A execuccedilatildeo do contrato representa etapa importante nesse processo Eacute nessa fase que o agente puacuteblico assume a responsabilidade de gerenciar os acordos firmados pela administraccedilatildeo de modo a garantir que os objetivos pretendidos sejam alcanccedilados no prazo estabelecido dentro dos custos previstos Importa assegurar que todas as etapas e fases do contrato estejam sendo cumpridas

A gestatildeo adequada dos contratos administrativos eacute fundamental para o alcance do princiacutepio constitucional da eficiecircncia garantindo a supremacia do interesse puacuteblico e evitando desperdiacutecio de recursos puacuteblicos pela ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto apontamentos realizados nos Relatoacuterios Analiacuteticos e Pareceres Preacutevios sobre as Contas de Governo ao longo dos uacuteltimos exerciacutecios evidenciaram fragilidades na administraccedilatildeo dos contratos geridos pelo GDF

Citam-se como exemplos as auditorias envolvendo os fatos narrados

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no Processo ndash TCDF nordm 4110009 (Operaccedilatildeo Caixa de Pandora) que revelaram a existecircncia de irregularidades na execuccedilatildeo de contratos administrativos como o pagamento por serviccedilos que natildeo foram prestados ou por produtos que natildeo foram entregues o recebimento de produtos ou serviccedilos em desacordo com o que foi contratado o descumprimento de prazos e de outras claacuteusulas contratuais

Aleacutem disso haacute os recorrentes casos de contrataccedilotildees emergenciais que natildeo preenchem os requisitos elencados pela lei e de despesas sem cobertura contratual

13 Fontes Normativas

Como fontes normativas que regem o tema citam-se

Constituiccedilatildeo da Repuacuteblica Federativa do Brasil

Lei Orgacircnica do Distrito Federal

Lei Complementar nordm 10100

Lei nordm 432064

Lei nordm 866693

Decreto nordm 3259810

Decreto nordm 3275211 e

Portaria SGA nordm 2904

14 Identificaccedilatildeo do Objeto

O objeto da auditoria eacute o exame de instrumentos de controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do Complexo Administrativo do GDF

15 Objetivos e Escopo da Auditoria

151 Objetivo Geral

O objetivo do trabalho eacute avaliar se estatildeo implementados controles internos inerentes agrave execuccedilatildeo dos contratos administrativos que dificultem a ocorrecircncia de erros eou fraudes

152 Objetivos Especiacuteficos

O objetivo geral desdobra-se nos seguintes objetivos especiacuteficos

1ordf Questatildeo Os executores de contratos satildeo devidamente capacitados

2ordf Questatildeo Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

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3ordf Questatildeo Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

153 Escopo

A auditoria tem como escopo a avaliaccedilatildeo dos controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados no acircmbito do GDF Neste contexto com a seleccedilatildeo dos contratos de maior valor que serviriam de amostra para a verificaccedilatildeo dos controles foram definidas as Secretarias de Educaccedilatildeo ndash SE de Publicidade Institucional ndash SEPI de Sauacutede ndash SES e de Transportes ndash ST aleacutem do Serviccedilo de Limpeza Urbana ndash SLU como oacutergatildeos a serem visitados Os trabalhos de campo foram realizados no periacuteodo de outubro a dezembro de 2013

2 METODOLOGIA

Pelo fato de o modelo COSO se aplicar a organizaccedilotildees foi realizada adaptaccedilatildeo no sentido de se verificar especificamente para atividade de execuccedilatildeo dos contratos administrativos os pontos relevantes a serem tratados

Assim na concepccedilatildeo do COSO foram definidos como objetivos que norteariam o controle da execuccedilatildeo dos contratos os abaixo elencados

Operacional existecircncia de mecanismos de controle que assegurem que os contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF satildeo executados segundo os termos pactuados garantindo em quantidade e qualidade os produtos e serviccedilos adquiridos para a consecuccedilatildeo do interesse puacuteblico

Divulgaccedilatildeo a execuccedilatildeo dos contratos deve ser transparente produzindo de forma tempestiva informaccedilotildees confiaacuteveis acerca de sua evoluccedilatildeo fiacutesica e financeira possibilitando o conhecimento do estado do contrato e eventual tomada de decisatildeo quanto a eventuais alteraccedilotildees necessaacuterias ao atingimento do interesse puacuteblico e

Conformidade os contratos devem ser executados em conformidade com o arcabouccedilo legal que rege a mateacuteria

A partir da definiccedilatildeo dos objetivos tratou-se de verificar os aspectos relacionados aos componentes da metodologia COSO a saber

Ambiente interno ambiente existente no contexto do contrato que colabora ou natildeo para o funcionamento dos controles internos

Avaliaccedilatildeo de riscos identificaccedilatildeo e anaacutelise dos riscos inerentes agrave atividade que possam comprometer o alcance dos objetivos

Atividades de controle controles existentes que se devidamente implementados permitem a mitigaccedilatildeo do risco

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

Page 7: AUDITORIA OPERACIONAL AVALIAÇÃO DE CONTROLES

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Os controles internos constituem-se em processos que buscam proporcionar razoaacutevel seguranccedila de que os riscos associados agraves transaccedilotildees realizadas natildeo afetem o atingimento dos objetivos de uma organizaccedilatildeo evitando ou minimizando a ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto foi realizada avaliaccedilatildeo dos controles internos associados agrave execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do complexo administrativo distrital Nesse trabalho buscou-se aplicar os criteacuterios definidos pelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ndash COSO constantes da obra Internal Control ndash Integrated Framework que classificam os objetivos da organizaccedilatildeo em trecircs categorias (operacional divulgaccedilatildeo e conformidade) e incluem como componentes de anaacutelise ambiente de controle avaliaccedilatildeo de riscos atividades de controle informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo e atividades de monitoramento A loacutegica do modelo perpassa todos os niacuteveis da organizaccedilatildeo

11 Antecedentes

O primeiro trabalho relacionado a controles internos em subsiacutedio agrave elaboraccedilatildeo de Relatoacuterio Analiacutetico sobre Contas de Governo foi realizado em 2010 com foco no patrimocircnio puacuteblico

Entre as principais constataccedilotildees do trabalho realizado pode-se citar

descriccedilatildeo parcial nos normativos das tarefas referentes a gestatildeo patrimonial associadas aos cargos existentes bem como das competecircncias necessaacuterias para seu exerciacutecio

inexistecircncia de accedilotildees setoriais para identificar demandas de capacitaccedilatildeo teacutecnica

e de melhoria de desempenho dos servidores da Diretoria Geral de Patrimocircnio da Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal

indicadores de desempenho avaliaccedilatildeo de riscos normas no acircmbito da administraccedilatildeo centralizada e dos oacutergatildeos

relativamente autocircnomos do DF que versem sobre a devoluccedilatildeo de todo material permanente sob a responsabilidade do servidor quando da sua aposentadoria ou exoneraccedilatildeo

accedilotildees formalizadas para incentivar as unidades a evitarem ociosidade de seus bens

necessidade de aprimoramento dos controles relativos agrave incorporaccedilatildeo dos bens moacuteveis doados e dos bens adquiridos com recursos do FCDF

natildeo identificaccedilatildeo de controles complementares relativos a transferecircncia e movimentaccedilatildeo de bens

limitaccedilotildees no Sistema Geral de Patrimocircnio ndash SISGEPAT

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inconsistecircncias na obtenccedilatildeodisponibilizaccedilatildeo de informaccedilotildees necessaacuterias para o acompanhamento dos objetivos na aacuterea patrimonial

Em 2011 procedeu-se agrave anaacutelise do Plano de Transparecircncia e Combate agrave Corrupccedilatildeo em que foi constatada a baixa aderecircncia do Plano e demais accedilotildees de transparecircncia e combate agrave corrupccedilatildeo desenvolvidas no DF agraves boas praacuteticas nacionais e internacionais Aleacutem disso foi verificado baixo grau de implementaccedilatildeo das accedilotildees previstas no Plano

Outras avaliaccedilotildees de controles internos utilizando a metodologia COSO jaacute vinham sendo realizadas anualmente desde 2009 no acircmbito do Programa de Transporte Urbano por forccedila de contrato firmado entre GDF e BID que exigia a realizaccedilatildeo de avaliaccedilotildees dessa natureza Por se tratar de auditoria de escopo amplo a avaliaccedilatildeo dos controles internos foi bem abrangente abarcando as aacutereas contaacutebil orccedilamentaacuteria financeira de aquisiccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo de gestatildeo do risco e da proacutepria estrutura organizacional afetas ao Programa

12 Contextualizaccedilatildeo

O conceito de contrato administrativo eacute dado pela Lei nordm 866693 art 2ordm paraacutegrafo uacutenico

ldquoconsidera-se contrato todo e qualquer ajuste entre oacutergatildeos ou entidades da Administraccedilatildeo Puacuteblica e particulares em que haja um acordo de vontades para a formaccedilatildeo de viacutenculo e a estipulaccedilatildeo de obrigaccedilotildees reciacuteprocas seja qual for a denominaccedilatildeo utilizadardquo

Eacute um acordo de vontades que se sujeita a riacutegidos limites estabelecidos pela lei

Consoante o disposto na Lei Orgacircnica do TCDF art 1ordm inciso V aliacutenea lsquodrsquo e art 41 inciso I aliacutenea lsquobrsquo compete a este Tribunal verificar a regularidade dos contratos celebrados pelo Poder Puacuteblico distrital Essa verificaccedilatildeo compreende uma seacuterie de procedimentos desde o exame preacutevio do edital passando pela execuccedilatildeo dos termos ajustados ateacute a regularidade da despesa

A execuccedilatildeo do contrato representa etapa importante nesse processo Eacute nessa fase que o agente puacuteblico assume a responsabilidade de gerenciar os acordos firmados pela administraccedilatildeo de modo a garantir que os objetivos pretendidos sejam alcanccedilados no prazo estabelecido dentro dos custos previstos Importa assegurar que todas as etapas e fases do contrato estejam sendo cumpridas

A gestatildeo adequada dos contratos administrativos eacute fundamental para o alcance do princiacutepio constitucional da eficiecircncia garantindo a supremacia do interesse puacuteblico e evitando desperdiacutecio de recursos puacuteblicos pela ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto apontamentos realizados nos Relatoacuterios Analiacuteticos e Pareceres Preacutevios sobre as Contas de Governo ao longo dos uacuteltimos exerciacutecios evidenciaram fragilidades na administraccedilatildeo dos contratos geridos pelo GDF

Citam-se como exemplos as auditorias envolvendo os fatos narrados

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no Processo ndash TCDF nordm 4110009 (Operaccedilatildeo Caixa de Pandora) que revelaram a existecircncia de irregularidades na execuccedilatildeo de contratos administrativos como o pagamento por serviccedilos que natildeo foram prestados ou por produtos que natildeo foram entregues o recebimento de produtos ou serviccedilos em desacordo com o que foi contratado o descumprimento de prazos e de outras claacuteusulas contratuais

Aleacutem disso haacute os recorrentes casos de contrataccedilotildees emergenciais que natildeo preenchem os requisitos elencados pela lei e de despesas sem cobertura contratual

13 Fontes Normativas

Como fontes normativas que regem o tema citam-se

Constituiccedilatildeo da Repuacuteblica Federativa do Brasil

Lei Orgacircnica do Distrito Federal

Lei Complementar nordm 10100

Lei nordm 432064

Lei nordm 866693

Decreto nordm 3259810

Decreto nordm 3275211 e

Portaria SGA nordm 2904

14 Identificaccedilatildeo do Objeto

O objeto da auditoria eacute o exame de instrumentos de controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do Complexo Administrativo do GDF

15 Objetivos e Escopo da Auditoria

151 Objetivo Geral

O objetivo do trabalho eacute avaliar se estatildeo implementados controles internos inerentes agrave execuccedilatildeo dos contratos administrativos que dificultem a ocorrecircncia de erros eou fraudes

152 Objetivos Especiacuteficos

O objetivo geral desdobra-se nos seguintes objetivos especiacuteficos

1ordf Questatildeo Os executores de contratos satildeo devidamente capacitados

2ordf Questatildeo Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

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3ordf Questatildeo Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

153 Escopo

A auditoria tem como escopo a avaliaccedilatildeo dos controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados no acircmbito do GDF Neste contexto com a seleccedilatildeo dos contratos de maior valor que serviriam de amostra para a verificaccedilatildeo dos controles foram definidas as Secretarias de Educaccedilatildeo ndash SE de Publicidade Institucional ndash SEPI de Sauacutede ndash SES e de Transportes ndash ST aleacutem do Serviccedilo de Limpeza Urbana ndash SLU como oacutergatildeos a serem visitados Os trabalhos de campo foram realizados no periacuteodo de outubro a dezembro de 2013

2 METODOLOGIA

Pelo fato de o modelo COSO se aplicar a organizaccedilotildees foi realizada adaptaccedilatildeo no sentido de se verificar especificamente para atividade de execuccedilatildeo dos contratos administrativos os pontos relevantes a serem tratados

Assim na concepccedilatildeo do COSO foram definidos como objetivos que norteariam o controle da execuccedilatildeo dos contratos os abaixo elencados

Operacional existecircncia de mecanismos de controle que assegurem que os contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF satildeo executados segundo os termos pactuados garantindo em quantidade e qualidade os produtos e serviccedilos adquiridos para a consecuccedilatildeo do interesse puacuteblico

Divulgaccedilatildeo a execuccedilatildeo dos contratos deve ser transparente produzindo de forma tempestiva informaccedilotildees confiaacuteveis acerca de sua evoluccedilatildeo fiacutesica e financeira possibilitando o conhecimento do estado do contrato e eventual tomada de decisatildeo quanto a eventuais alteraccedilotildees necessaacuterias ao atingimento do interesse puacuteblico e

Conformidade os contratos devem ser executados em conformidade com o arcabouccedilo legal que rege a mateacuteria

A partir da definiccedilatildeo dos objetivos tratou-se de verificar os aspectos relacionados aos componentes da metodologia COSO a saber

Ambiente interno ambiente existente no contexto do contrato que colabora ou natildeo para o funcionamento dos controles internos

Avaliaccedilatildeo de riscos identificaccedilatildeo e anaacutelise dos riscos inerentes agrave atividade que possam comprometer o alcance dos objetivos

Atividades de controle controles existentes que se devidamente implementados permitem a mitigaccedilatildeo do risco

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

Page 8: AUDITORIA OPERACIONAL AVALIAÇÃO DE CONTROLES

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inconsistecircncias na obtenccedilatildeodisponibilizaccedilatildeo de informaccedilotildees necessaacuterias para o acompanhamento dos objetivos na aacuterea patrimonial

Em 2011 procedeu-se agrave anaacutelise do Plano de Transparecircncia e Combate agrave Corrupccedilatildeo em que foi constatada a baixa aderecircncia do Plano e demais accedilotildees de transparecircncia e combate agrave corrupccedilatildeo desenvolvidas no DF agraves boas praacuteticas nacionais e internacionais Aleacutem disso foi verificado baixo grau de implementaccedilatildeo das accedilotildees previstas no Plano

Outras avaliaccedilotildees de controles internos utilizando a metodologia COSO jaacute vinham sendo realizadas anualmente desde 2009 no acircmbito do Programa de Transporte Urbano por forccedila de contrato firmado entre GDF e BID que exigia a realizaccedilatildeo de avaliaccedilotildees dessa natureza Por se tratar de auditoria de escopo amplo a avaliaccedilatildeo dos controles internos foi bem abrangente abarcando as aacutereas contaacutebil orccedilamentaacuteria financeira de aquisiccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo de gestatildeo do risco e da proacutepria estrutura organizacional afetas ao Programa

12 Contextualizaccedilatildeo

O conceito de contrato administrativo eacute dado pela Lei nordm 866693 art 2ordm paraacutegrafo uacutenico

ldquoconsidera-se contrato todo e qualquer ajuste entre oacutergatildeos ou entidades da Administraccedilatildeo Puacuteblica e particulares em que haja um acordo de vontades para a formaccedilatildeo de viacutenculo e a estipulaccedilatildeo de obrigaccedilotildees reciacuteprocas seja qual for a denominaccedilatildeo utilizadardquo

Eacute um acordo de vontades que se sujeita a riacutegidos limites estabelecidos pela lei

Consoante o disposto na Lei Orgacircnica do TCDF art 1ordm inciso V aliacutenea lsquodrsquo e art 41 inciso I aliacutenea lsquobrsquo compete a este Tribunal verificar a regularidade dos contratos celebrados pelo Poder Puacuteblico distrital Essa verificaccedilatildeo compreende uma seacuterie de procedimentos desde o exame preacutevio do edital passando pela execuccedilatildeo dos termos ajustados ateacute a regularidade da despesa

A execuccedilatildeo do contrato representa etapa importante nesse processo Eacute nessa fase que o agente puacuteblico assume a responsabilidade de gerenciar os acordos firmados pela administraccedilatildeo de modo a garantir que os objetivos pretendidos sejam alcanccedilados no prazo estabelecido dentro dos custos previstos Importa assegurar que todas as etapas e fases do contrato estejam sendo cumpridas

A gestatildeo adequada dos contratos administrativos eacute fundamental para o alcance do princiacutepio constitucional da eficiecircncia garantindo a supremacia do interesse puacuteblico e evitando desperdiacutecio de recursos puacuteblicos pela ocorrecircncia de erros eou fraudes

Nesse contexto apontamentos realizados nos Relatoacuterios Analiacuteticos e Pareceres Preacutevios sobre as Contas de Governo ao longo dos uacuteltimos exerciacutecios evidenciaram fragilidades na administraccedilatildeo dos contratos geridos pelo GDF

Citam-se como exemplos as auditorias envolvendo os fatos narrados

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no Processo ndash TCDF nordm 4110009 (Operaccedilatildeo Caixa de Pandora) que revelaram a existecircncia de irregularidades na execuccedilatildeo de contratos administrativos como o pagamento por serviccedilos que natildeo foram prestados ou por produtos que natildeo foram entregues o recebimento de produtos ou serviccedilos em desacordo com o que foi contratado o descumprimento de prazos e de outras claacuteusulas contratuais

Aleacutem disso haacute os recorrentes casos de contrataccedilotildees emergenciais que natildeo preenchem os requisitos elencados pela lei e de despesas sem cobertura contratual

13 Fontes Normativas

Como fontes normativas que regem o tema citam-se

Constituiccedilatildeo da Repuacuteblica Federativa do Brasil

Lei Orgacircnica do Distrito Federal

Lei Complementar nordm 10100

Lei nordm 432064

Lei nordm 866693

Decreto nordm 3259810

Decreto nordm 3275211 e

Portaria SGA nordm 2904

14 Identificaccedilatildeo do Objeto

O objeto da auditoria eacute o exame de instrumentos de controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do Complexo Administrativo do GDF

15 Objetivos e Escopo da Auditoria

151 Objetivo Geral

O objetivo do trabalho eacute avaliar se estatildeo implementados controles internos inerentes agrave execuccedilatildeo dos contratos administrativos que dificultem a ocorrecircncia de erros eou fraudes

152 Objetivos Especiacuteficos

O objetivo geral desdobra-se nos seguintes objetivos especiacuteficos

1ordf Questatildeo Os executores de contratos satildeo devidamente capacitados

2ordf Questatildeo Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

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3ordf Questatildeo Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

153 Escopo

A auditoria tem como escopo a avaliaccedilatildeo dos controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados no acircmbito do GDF Neste contexto com a seleccedilatildeo dos contratos de maior valor que serviriam de amostra para a verificaccedilatildeo dos controles foram definidas as Secretarias de Educaccedilatildeo ndash SE de Publicidade Institucional ndash SEPI de Sauacutede ndash SES e de Transportes ndash ST aleacutem do Serviccedilo de Limpeza Urbana ndash SLU como oacutergatildeos a serem visitados Os trabalhos de campo foram realizados no periacuteodo de outubro a dezembro de 2013

2 METODOLOGIA

Pelo fato de o modelo COSO se aplicar a organizaccedilotildees foi realizada adaptaccedilatildeo no sentido de se verificar especificamente para atividade de execuccedilatildeo dos contratos administrativos os pontos relevantes a serem tratados

Assim na concepccedilatildeo do COSO foram definidos como objetivos que norteariam o controle da execuccedilatildeo dos contratos os abaixo elencados

Operacional existecircncia de mecanismos de controle que assegurem que os contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF satildeo executados segundo os termos pactuados garantindo em quantidade e qualidade os produtos e serviccedilos adquiridos para a consecuccedilatildeo do interesse puacuteblico

Divulgaccedilatildeo a execuccedilatildeo dos contratos deve ser transparente produzindo de forma tempestiva informaccedilotildees confiaacuteveis acerca de sua evoluccedilatildeo fiacutesica e financeira possibilitando o conhecimento do estado do contrato e eventual tomada de decisatildeo quanto a eventuais alteraccedilotildees necessaacuterias ao atingimento do interesse puacuteblico e

Conformidade os contratos devem ser executados em conformidade com o arcabouccedilo legal que rege a mateacuteria

A partir da definiccedilatildeo dos objetivos tratou-se de verificar os aspectos relacionados aos componentes da metodologia COSO a saber

Ambiente interno ambiente existente no contexto do contrato que colabora ou natildeo para o funcionamento dos controles internos

Avaliaccedilatildeo de riscos identificaccedilatildeo e anaacutelise dos riscos inerentes agrave atividade que possam comprometer o alcance dos objetivos

Atividades de controle controles existentes que se devidamente implementados permitem a mitigaccedilatildeo do risco

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

Page 9: AUDITORIA OPERACIONAL AVALIAÇÃO DE CONTROLES

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no Processo ndash TCDF nordm 4110009 (Operaccedilatildeo Caixa de Pandora) que revelaram a existecircncia de irregularidades na execuccedilatildeo de contratos administrativos como o pagamento por serviccedilos que natildeo foram prestados ou por produtos que natildeo foram entregues o recebimento de produtos ou serviccedilos em desacordo com o que foi contratado o descumprimento de prazos e de outras claacuteusulas contratuais

Aleacutem disso haacute os recorrentes casos de contrataccedilotildees emergenciais que natildeo preenchem os requisitos elencados pela lei e de despesas sem cobertura contratual

13 Fontes Normativas

Como fontes normativas que regem o tema citam-se

Constituiccedilatildeo da Repuacuteblica Federativa do Brasil

Lei Orgacircnica do Distrito Federal

Lei Complementar nordm 10100

Lei nordm 432064

Lei nordm 866693

Decreto nordm 3259810

Decreto nordm 3275211 e

Portaria SGA nordm 2904

14 Identificaccedilatildeo do Objeto

O objeto da auditoria eacute o exame de instrumentos de controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do Complexo Administrativo do GDF

15 Objetivos e Escopo da Auditoria

151 Objetivo Geral

O objetivo do trabalho eacute avaliar se estatildeo implementados controles internos inerentes agrave execuccedilatildeo dos contratos administrativos que dificultem a ocorrecircncia de erros eou fraudes

152 Objetivos Especiacuteficos

O objetivo geral desdobra-se nos seguintes objetivos especiacuteficos

1ordf Questatildeo Os executores de contratos satildeo devidamente capacitados

2ordf Questatildeo Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

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3ordf Questatildeo Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

153 Escopo

A auditoria tem como escopo a avaliaccedilatildeo dos controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados no acircmbito do GDF Neste contexto com a seleccedilatildeo dos contratos de maior valor que serviriam de amostra para a verificaccedilatildeo dos controles foram definidas as Secretarias de Educaccedilatildeo ndash SE de Publicidade Institucional ndash SEPI de Sauacutede ndash SES e de Transportes ndash ST aleacutem do Serviccedilo de Limpeza Urbana ndash SLU como oacutergatildeos a serem visitados Os trabalhos de campo foram realizados no periacuteodo de outubro a dezembro de 2013

2 METODOLOGIA

Pelo fato de o modelo COSO se aplicar a organizaccedilotildees foi realizada adaptaccedilatildeo no sentido de se verificar especificamente para atividade de execuccedilatildeo dos contratos administrativos os pontos relevantes a serem tratados

Assim na concepccedilatildeo do COSO foram definidos como objetivos que norteariam o controle da execuccedilatildeo dos contratos os abaixo elencados

Operacional existecircncia de mecanismos de controle que assegurem que os contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF satildeo executados segundo os termos pactuados garantindo em quantidade e qualidade os produtos e serviccedilos adquiridos para a consecuccedilatildeo do interesse puacuteblico

Divulgaccedilatildeo a execuccedilatildeo dos contratos deve ser transparente produzindo de forma tempestiva informaccedilotildees confiaacuteveis acerca de sua evoluccedilatildeo fiacutesica e financeira possibilitando o conhecimento do estado do contrato e eventual tomada de decisatildeo quanto a eventuais alteraccedilotildees necessaacuterias ao atingimento do interesse puacuteblico e

Conformidade os contratos devem ser executados em conformidade com o arcabouccedilo legal que rege a mateacuteria

A partir da definiccedilatildeo dos objetivos tratou-se de verificar os aspectos relacionados aos componentes da metodologia COSO a saber

Ambiente interno ambiente existente no contexto do contrato que colabora ou natildeo para o funcionamento dos controles internos

Avaliaccedilatildeo de riscos identificaccedilatildeo e anaacutelise dos riscos inerentes agrave atividade que possam comprometer o alcance dos objetivos

Atividades de controle controles existentes que se devidamente implementados permitem a mitigaccedilatildeo do risco

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

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3ordf Questatildeo Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

153 Escopo

A auditoria tem como escopo a avaliaccedilatildeo dos controles internos utilizados na execuccedilatildeo dos contratos administrativos celebrados no acircmbito do GDF Neste contexto com a seleccedilatildeo dos contratos de maior valor que serviriam de amostra para a verificaccedilatildeo dos controles foram definidas as Secretarias de Educaccedilatildeo ndash SE de Publicidade Institucional ndash SEPI de Sauacutede ndash SES e de Transportes ndash ST aleacutem do Serviccedilo de Limpeza Urbana ndash SLU como oacutergatildeos a serem visitados Os trabalhos de campo foram realizados no periacuteodo de outubro a dezembro de 2013

2 METODOLOGIA

Pelo fato de o modelo COSO se aplicar a organizaccedilotildees foi realizada adaptaccedilatildeo no sentido de se verificar especificamente para atividade de execuccedilatildeo dos contratos administrativos os pontos relevantes a serem tratados

Assim na concepccedilatildeo do COSO foram definidos como objetivos que norteariam o controle da execuccedilatildeo dos contratos os abaixo elencados

Operacional existecircncia de mecanismos de controle que assegurem que os contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF satildeo executados segundo os termos pactuados garantindo em quantidade e qualidade os produtos e serviccedilos adquiridos para a consecuccedilatildeo do interesse puacuteblico

Divulgaccedilatildeo a execuccedilatildeo dos contratos deve ser transparente produzindo de forma tempestiva informaccedilotildees confiaacuteveis acerca de sua evoluccedilatildeo fiacutesica e financeira possibilitando o conhecimento do estado do contrato e eventual tomada de decisatildeo quanto a eventuais alteraccedilotildees necessaacuterias ao atingimento do interesse puacuteblico e

Conformidade os contratos devem ser executados em conformidade com o arcabouccedilo legal que rege a mateacuteria

A partir da definiccedilatildeo dos objetivos tratou-se de verificar os aspectos relacionados aos componentes da metodologia COSO a saber

Ambiente interno ambiente existente no contexto do contrato que colabora ou natildeo para o funcionamento dos controles internos

Avaliaccedilatildeo de riscos identificaccedilatildeo e anaacutelise dos riscos inerentes agrave atividade que possam comprometer o alcance dos objetivos

Atividades de controle controles existentes que se devidamente implementados permitem a mitigaccedilatildeo do risco

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

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Informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo fluxo de informaccedilotildees relativas ao contrato disponiacuteveis a quem delas necessite promovendo o controle interno e

Monitoramento avaliaccedilatildeo dos controles internos existentes

Estabelecidos os procedimentos de anaacutelise foram definidos os contratos a que seriam aplicados Para tanto a partir dos dados disponiacuteveis no SIGGO foram classificados todos os contratos com pagamentos realizados no periacuteodo de janeiro a agosto de 2013 em ordem decrescente do total de despesas pagas

Apoacutes verificaccedilatildeo dos contratos de maior valor procedeu-se agrave seleccedilatildeo daqueles que seriam objeto de anaacutelise tomando-se o cuidado de natildeo selecionar contratos com objetos iguais ou similares nem de mais de um contrato por oacutergatildeo

Definidos os processos a serem fiscalizados procedeu-se agrave avaliaccedilatildeo dos controles internos relativos a cada um dos respectivos contratos Para tanto foram utilizados os meacutetodos de coleta de dados e de informaccedilotildees a seguir descritos

21 ndash Anaacutelise documental

Selecionada a amostra foi solicitada disponibilizaccedilatildeo dos processos de pagamento para verificaccedilatildeo in loco Foram analisados processos das seguintes aacutereas

a alimentaccedilatildeo hospitalar b publicidade c vigilacircncia d coleta de lixo e obras de engenharia do setor de transporte

Foram solicitadas ainda informaccedilotildees agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle e de Planejamento e Orccedilamento

22 ndash Entrevistas

A partir dos processos selecionados procedeu-se agrave formulaccedilatildeo de questionamentos dirigidos aos executores de contrato As entrevistas ocorreram muitas das vezes no local em que haacute execuccedilatildeo e portanto pode-se cotejar o que eacute dito pelo executor com aquilo que se constata em inspeccedilatildeo fiacutesica

23 ndash Inspeccedilatildeo fiacutesica

Foram realizadas ainda visitas aos locais em que satildeo executados os contratos isto eacute onde os procedimentos adotados e seus resultados podem ser verificados

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

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3 RESULTADOS DA AUDITORIA

Questatildeo de Auditoria 1 (Operacional)

Os executores de contratos satildeo previamente capacitados para exercerem suas funccedilotildees

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os servidores natildeo participam de capacitaccedilatildeo previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo de executores de contratos no acircmbito do GDF

Criteacuterios

Servidores devidamente capacitados para o exerciacutecio da funccedilatildeo de executor de contratos com informaccedilatildeo clara sobre suas responsabilidades e atribuiccedilotildees bem como conhecimento teacutecnico em relaccedilatildeo ao objeto contratado

Anaacutelise e evidecircncias

Primeiramente verificou-se que natildeo existe poliacutetica de capacitaccedilatildeo voltada aos executores de contrato no acircmbito do GDF Embora a Escola de Governo ofereccedila cursos voltados ao tema a participaccedilatildeo em tais cursos natildeo se constitui em preacute-requisito para o exerciacutecio da funccedilatildeo A falta de mapeamento de riscos natildeo permite perceber que a falta de capacitaccedilatildeo constitui fator de risco e portanto deve ter um instrumento ou atividade de controle associado

De fato os executores de contrato entrevistados afirmaram que de regra natildeo foram instados a participar de qualquer tipo de curso ou evento voltado agrave atividade que iriam exercer nem tampouco receberam orientaccedilatildeo quanto agraves atribuiccedilotildees eou responsabilidades Afirmaram que o aprendizado se deu no dia a dia na praacutetica o que abre uma margem grande para a ocorrecircncia de erros de toda natureza

Foi relatada a participaccedilatildeo em curso na SLU apoacutes alguns anos de exerciacutecio da funccedilatildeo mas natildeo como premissa para seu exerciacutecio

Em relaccedilatildeo aos aspectos teacutecnicos observou-se que os servidores responsaacuteveis pela execuccedilatildeo de contratos conhecem os objetos dos contratos sob sua fiscalizaccedilatildeo Satildeo em geral servidores lotados nos setores aos quais se vinculam esses objetos Por exemplo na Secretaria de Sauacutede a responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar nas unidades de sauacutede eacute uma nutricionista no DER o responsaacutevel pela execuccedilatildeo do contrato das obras do denominado Veiacuteculo Leve sobre Pneus eacute um engenheiro na SEPI o executor deteacutem experiecircncia na execuccedilatildeo de contratos de publicidade Ainda assim nenhum desses servidores participou de curso de capacitaccedilatildeo especiacutefico previamente ao exerciacutecio da funccedilatildeo

Nesse contexto a falta de informaccedilatildeo quanto agraves responsabilidades e aos limites de atuaccedilatildeo do executor de contratos bem como acerca de normas de execuccedilatildeo orccedilamentaacuterio-financeira afetam sobremaneira o ambiente de controle relacionado agrave gestatildeo dos contratos no GDF

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

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Causas

Como causas podem ser apontados

inexistecircncia de gestatildeo de riscos associada agrave atuaccedilatildeo do executor

de contratos

inexistecircncia de normatizaccedilatildeo que obrigue a capacitaccedilatildeo preacutevia dos executores de contratos

Efeito

O efeito direto eacute a potencial ocorrecircncia de erros eou fraudes na execuccedilatildeo dos contratos com eventual prejuiacutezo ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

No contexto verificado recomenda-se

identificar os riscos associados agrave atuaccedilatildeo do executor de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos e

editar norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio da adoccedilatildeo das medidas sugeridas espera-se que os executores de contrato estejam devidamente habilitados para o exerciacutecio dessa funccedilatildeo permitindo a reduccedilatildeo do risco de ocorrecircncia de erros eou fraudes

Questatildeo de Auditoria 2 (Divulgaccedilatildeo)

Os sistemas de controle utilizados garantem o acompanhamento adequado dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF

Criteacuterios

Existecircncia de sistema que permita o acompanhamento dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF natildeo soacute quanto a aspectos orccedilamentaacuterios e financeiros mas com informaccedilotildees gerenciais confiaacuteveis que possam subsidiar a tomada de decisatildeo bem como informar a sociedade sobre o bom uso do dinheiro puacuteblico

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

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Anaacutelise e evidecircncias

Partindo-se da premissa de que as informaccedilotildees relativas aos contratos devem estar disponiacuteveis aos gestores envolvidos no processo assim como agrave sociedade como forma de accountability bem como para conhecimento dos niacuteveis hieraacuterquicos superiores e do oacutergatildeo de controle interno foram realizadas anaacutelises dos sistemas que servem de apoio ao executor de contratos

Verificou-se que os gestores de contratos natildeo tecircm a seu dispor sistema informatizado uacutenico implantado e em atividade para acompanhamento de contratos Observou-se desde a utilizaccedilatildeo de anotaccedilotildees simples a uso de planilhas eletrocircnicas para o controle exercido pelo responsaacutevel pela execuccedilatildeo de contratos Cada um dentro de suas limitaccedilotildees efetua seus proacuteprios controles individuais da forma que melhor entender

Foi informado que o sistema SIACSIGGO apresenta moacutedulo de acompanhamento de contratos que forneceria os instrumentos necessaacuterios e suficientes para a execuccedilatildeo da atividade de controle Entretanto verificou-se que a atualizaccedilatildeoalimentaccedilatildeo de seus dados natildeo eacute rotineira visto que natildeo eacute obrigatoacuteria o que gera inconsistecircncia nas informaccedilotildees disponibilizadas

A proacutepria STC admitiu que o SIACSIGGO poderia se prestar ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos caso fosse impositiva a correta utilizaccedilatildeo do moacutedulo respectivo Natildeo existe assim sistema que consolide e forneccedila informaccedilotildees confiaacuteveis sobre a execuccedilatildeo de todos os contratos firmados no acircmbito do GDF

Foi relatado que embora existam relatoacuterios de acompanhamento dos contratos que a princiacutepio deveriam ser remetidos para conhecimento da chefia imediata conforme orientaccedilatildeo da Portaria nordm 29 de 25022004 da entatildeo Secretaria de Estado de Gestatildeo Administrativa tais relatoacuterios satildeo elaborados para atender a eventuais auditorias natildeo se constituindo em documentos destinados a informar oacutergatildeos supervisores nem para servir de subsiacutedio a qualquer tomada de decisatildeo

Assim as informaccedilotildees relativas ao acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos ficam restritas aos executores Os niacuteveis hieraacuterquicos superiores somente tomam conhecimento dos dados disponiacuteveis no SIACSIGGO

Natildeo se identificou portanto processo que assegure o levantamento sistemaacutetico e tempestivo de informaccedilotildees relevantes que sirvam de instrumento gerencial para a tomada de decisotildees e a prevenccedilatildeo de erros eou fraudes

Esse contexto traz prejuiacutezos tanto ao puacuteblico interno quanto ao externo em especial ao cidadatildeo A este eacute dado o poder de denunciar eventuais irregularidades de que tenha conhecimento Por meio do telefone 162 ou do site wwwouvidoriadfgovbr eacute possiacutevel fazer reclamaccedilotildees e denuacutencias dar sugestotildees ou solicitar informaccedilotildees sobre os serviccedilos prestados pelo GDF Jaacute o telefone 0800 6449060 trata especificamente de irregularidades em licitaccedilotildees e contratos Haacute ainda o serviccedilo de atendimento presencial em diversas unidades da Ouvidoria do complexo administrativo distrital cuja lista completa encontra-se disponiacutevel no site da Ouvidoria Geral do DF Entretanto a falta de sistematizaccedilatildeo das informaccedilotildees limita esse poder

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

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Causas

Como causa aponta-se ausecircncia de norma que torne obrigatoacuteria a alimentaccedilatildeo correta e tempestiva do moacutedulo de contratos do SIACSIGGO

Efeito

Os efeitos mais perceptiacuteveis satildeo

inexistecircncia de instrumento efetivo que permita o acompanhamento da gestatildeo dos contratos pelos oacutergatildeos supervisores

prejuiacutezos aos controles interno e externo bem como agrave populaccedilatildeo pela falta de informaccedilotildees consistentes sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Recomendaccedilatildeo

Cabe recomendar que seja editada norma que torne obrigatoacuterio o uso do moacutedulo SIACSIGGO com alimentaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees de modo a tornaacute-lo instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo dos contratos

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecio direto da implementaccedilatildeo da recomendaccedilatildeo sugerida tem-se

promoccedilatildeo da transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo do GDF

disponibilizaccedilatildeo tempestiva de informaccedilotildees consistentes sobre os contratos permitindo tanto aos controles interno quanto externo colaborarem na melhoria da gestatildeo desses contratos

disponibilizaccedilatildeo de instrumento efetivo para o acompanhamento e gestatildeo dos contratos por parte tanto da chefia imediata quanto do oacutergatildeo supervisor

Questatildeo de Auditoria 3 (Conformidade)

Os mecanismos formais existentes e implementados satildeo suficientes para mitigar o risco de ocorrecircncia de erros e fraudes

Resposta agrave Questatildeo de Auditoria

Os mecanismos formais de controle implementados satildeo fraacutegeis e natildeo garantem a correta execuccedilatildeo dos contratos

Criteacuterios

Os mecanismos formais de controle devem estar implementados sendo capazes de detectar eventuais falhas e de evitar a ocorrecircncia de erros eou fraudes

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE MACROAVALIACcedilAtildeO DA GESTAtildeO PUacuteBLICA

DIVISAtildeO DE CONTAS DO GOVERNO

16

Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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DIVISAtildeO DE CONTAS DO GOVERNO

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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DIVISAtildeO DE CONTAS DO GOVERNO

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

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Anaacutelise e evidecircncias

O oacutergatildeo central de controle interno informou que natildeo monitora a execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF Sua atuaccedilatildeo se restringe agrave fiscalizaccedilatildeo ex post por amostragem na maioria das vezes por ocasiatildeo de auditorias anuais em subsiacutedio a tomadas e prestaccedilotildees de contas dos administradores puacuteblicos ou em inspeccedilotildees pontuais e auditorias especiais para apuraccedilatildeo de possiacuteveis irregularidades A inexistecircncia de sistema que consolide e disponibilize as respectivas informaccedilotildees ao puacuteblico externo agrave unidade contratante certamente colabora com essa situaccedilatildeo

Apesar de o Decreto nordm 327522011 dispor sobre a criaccedilatildeo das unidades de controle interno em cada Secretaria de Estado verificou-se que estas ainda se encontram sem a estrutura necessaacuteria e suficiente para o cumprimento das diversas competecircncias que lhes foram atribuiacutedas pelo Decreto nordm 3436713 entre as quais se destacam

Art 3ordm Compete a cada Unidade de Controle Interno-UCI sob a supervisatildeo teacutecnica e normativa da Secretaria de Estado de transparecircncia e Controle do Distrito Federal - STC I ndash oferecer orientaccedilatildeo preventiva aos gestores das Secretarias de Estado contribuindo para identificaccedilatildeo antecipada de riscos e para a adoccedilatildeo de medidas e estrateacutegias da gestatildeo voltadas agrave correccedilatildeo de falhas aprimoramento de procedimentos e atendimento do interesse puacuteblico II ndash apoiar o aperfeiccediloamento das praacuteticas administrativas da respectiva Secretaria III ndash monitorar a execuccedilatildeo do ciclo orccedilamentaacuterio e a utilizaccedilatildeo dos recursos puacuteblicos dando ciecircncia de eventuais anormalidades agrave STC e ao respectivo Secretaacuterio de Estado (Grifamos)

Percebeu-se portanto que as UCIs atuam ainda de forma bastante limitada

Natildeo haacute mecanismos nem rotina estabelecida para que o oacutergatildeo supervisor possa gerenciar os contratos em execuccedilatildeo sob sua responsabilidade As informaccedilotildees que a rigor deveriam estar eletronicamente sistematizadas e disponiacuteveis para servir de base agraves tomadas de decisatildeo ficam arquivadas em meio fiacutesico agrave disposiccedilatildeo de eventual auditoria conforme relatado na Questatildeo de Auditoria 2

Natildeo se percebeu tambeacutem a existecircncia de padronizaccedilatildeo de procedimentos para fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo de contratos As atividades satildeo realizadas a partir da experiecircncia de cada servidor envolvido no processo

Haacute grande preocupaccedilatildeo com os aspectos formais inerentes agrave execuccedilatildeo da despesa puacuteblica com todas as fases bem documentadas (NE NL e OB) Entretanto a liquidaccedilatildeo da despesa mostrou-se fraacutegil com grande risco de ocorrecircncia de erros ou ateacute mesmo de fraudes Embora todas as faturas estejam devidamente atestadas tal qual exige a legislaccedilatildeo regente em muitos casos natildeo se pode nem mesmo garantir que o objeto contratado foi entregue conforme as especificaccedilotildees ajustadas

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

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Na SEPI por exemplo declarou-se que apesar de todos os avanccedilos tecnoloacutegicos existentes seria impossiacutevel confirmar que os produtosserviccedilos de publicidade constantes das faturas a serem pagas foram efetivamente executadosentregues No caso o executor confia na informaccedilatildeo prestada pela proacutepria contratada para atestar as faturas Ademais a agecircncia de publicidade contratada faz uso de serviccedilos de outra empresa para verificar a veiculaccedilatildeo das mateacuterias produzidas nos veiacuteculos de comunicaccedilatildeo (espeacutecie de subcontrataccedilatildeo)

Situaccedilatildeo similar foi detectada no contrato de coleta de lixo do SLU Natildeo se pode certificar que as faturas reflitam exatamente o serviccedilo executado pois natildeo haacute garantias de que o lixo natildeo tenha sido objeto de pesagem mais de uma vez O lixo destinado agraves usinas de tratamento eacute pesado logo na entrada e no caso de natildeo haver capacidade para recebimento o lixo eacute transportado ateacute o aterro onde segundo informado natildeo sofre nova pesagem Aleacutem disso o sistema que acumula as pesagens posteriormente aplicadas para a geraccedilatildeo dos valores a serem pagos natildeo sofre verificaccedilatildeo perioacutedica

Na SES verificou-se a preocupaccedilatildeo e cuidado com que a executora local busca exercer sua funccedilatildeo Entretanto afirmou-se que natildeo haacute como garantir o alcance da finalidade do objeto contratado em sua totalidade visto que existe um componente sobre o qual natildeo tem qualquer controle qual seja os quantitativos encaminhados para uma UPA vinculada ao hospital Uma vez que nunca visitou a referida UPA a executora natildeo tem como garantir que o contrato de alimentaccedilatildeo hospitalar esteja alcanccedilando seu objetivo ou seja esteja chegando a quem dela necessite em conformidade com as especificaccedilotildees pactuadas

Foi observada ainda no acircmbito da SES a praacutetica de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e natildeo discriminaccedilatildeo de valores unitaacuterios nos contratos nem nas notas fiscais Tabelas contendo esses valores unitaacuterios eram repassados posteriormente ao executor do contrato para definiccedilatildeo dos valores a serem pagos o que prejudica o controle tanto interno quanto externo

Na Secretaria de Educaccedilatildeo relativamente ao contrato de vigilacircncia verificou-se que os diretores de escolas atuam como fiscais informais do contrato atestando a execuccedilatildeo local se os serviccedilos foram devidamente executados O executor do contrato confia entatildeo nesses atestos como comprovaccedilatildeo da prestaccedilatildeo dos serviccedilos

No contrato sob coordenaccedilatildeo do DER relativo agraves obras do Eixo Sul ndash VLP o fiscal do contrato afirmou de forma categoacuterica que o valor pago corresponde exatamente agravequilo que foi entregue Entretanto verificou-se que foram autorizadas e pagas obras que natildeo constavam do projeto e portanto natildeo licitadas As formalizaccedilotildees que o DER acreditava necessaacuterias estavam em curso Mesmo sem parecer positivo da Procuradoria Geral do DF as referidas obras jaacute estavam em andamento ou mesmo finalizadas

Haacute portanto fragilidades nos controles internos afetos agrave execuccedilatildeo de contratos no acircmbito GDF que requerem imediata providecircncia para serem sanadas

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE MACROAVALIACcedilAtildeO DA GESTAtildeO PUacuteBLICA

DIVISAtildeO DE CONTAS DO GOVERNO

18

Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE MACROAVALIACcedilAtildeO DA GESTAtildeO PUacuteBLICA

DIVISAtildeO DE CONTAS DO GOVERNO

19

4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE MACROAVALIACcedilAtildeO DA GESTAtildeO PUacuteBLICA

DIVISAtildeO DE CONTAS DO GOVERNO

20

apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4715 de 02092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 57502013Rubrica

PROCESSO Nordm 57502013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria Operacional realizada com o objetivo de avaliar os controles internos associadosagrave gestatildeo de contratos administrativos no acircmbito do Complexo Administrativo do Governo do DistritoFederal

DECISAtildeO Nordm 42812014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

SALA DAS SESSOtildeES 02 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Anilceacuteia Luzia MachadoPresidente em exerciacutecio

e-DOC 6C509308Proc 57502013

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Causas

As causas que podem ser apontadas para ocorrecircncia das irregularidades constatadas satildeo

ausecircncia de gerenciamento de risco associado agrave execuccedilatildeo de contratos

inexistecircncia de rotina de fiscalizaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos contratos

inexistecircncia de uniformidade de procedimentos para a gestatildeo dos contratos

inexistecircncia de sistema que gere informaccedilatildeo tempestiva e confiaacutevel sobre a execuccedilatildeo dos contratos

Efeito

O efeito direto eacute a elevaccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes com eventuais prejuiacutezos ao eraacuterio e agrave sociedade

Recomendaccedilotildees

Nesse contexto recomenda-se

identificar os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

desenvolver instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados estabelecendo rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle no acircmbito do GDF

adotar mecanismos que permitam o acompanhamento da execuccedilatildeo dos contratos

adotar rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

Benefiacutecios esperados

Como benefiacutecios tem-se a transparecircncia na execuccedilatildeo dos contratos celebrados pelos oacutergatildeos e unidades do GDF e a reduccedilatildeo dos riscos de ocorrecircncia de erros eou fraudes

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Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

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4 CONCLUSAtildeO

Por todo o exposto conclui-se que a atividade de execuccedilatildeo dos contratos celebrados no acircmbito do GDF sob a oacutetica da metodologia COSO possui vaacuterias fragilidades Os executores de contrato natildeo participam previamente de capacitaccedilatildeo para exercer suas funccedilotildees natildeo existem sistemas implementados que permitam o acompanhamento adequado da execuccedilatildeo dos contratos e os mecanismos formais de controle natildeo garantem sua correta execuccedilatildeo Esse quadro associado agrave praacutetica reiterada de contrataccedilotildees emergenciais em sequecircncia e de despesas sem cobertura contratual traduzem um cenaacuterio no qual o risco da ocorrecircncia de erros eou fraudes eacute bastante elevado

5 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Por todo o exposto sugere-se ao eg Plenaacuterio

I) recomendar

a) agrave Secretaria de Transparecircncia e Controle que

i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dos servidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos

ii identifique os riscos envolvidos em cada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos

iii desenvolva instrumentos para mitigar cada um dos riscos identificados

iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dos executores de contratos

v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos de controle relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF

vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo dos contratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital

b) agraves Secretarias de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornando obrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo para acompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidores que iratildeo utilizaacute-lo

II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e de Planejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeo das recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeo dos problemas

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

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apontados no relatoacuterio com cronograma de execuccedilatildeo para fins de posterior monitoramento conforme modelo anexo

III) dar conhecimento do inteiro teor deste relatoacuterio e da decisatildeo que vier a ser proferida ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estado do Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

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O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

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RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

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O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I) recomendar a) agrave Secretariade Transparecircncia e Controle que i edite norma que torne obrigatoacuteria a capacitaccedilatildeo preacutevia dosservidores que assumiratildeo a funccedilatildeo de executores de contratos ii identifique os riscos envolvidos emcada etapa do processo de execuccedilatildeo de contratos iii desenvolva instrumentos para mitigar cada umdos riscos identificados iv adote mecanismos que permitam o acompanhamento da atuaccedilatildeo dosexecutores de contratos v estabeleccedila rotinas que permitam a uniformizaccedilatildeo de procedimentos decontrole relativos agrave gestatildeo de contratos no acircmbito do GDF vi estabeleccedila rotina de fiscalizaccedilatildeo doscontratos celebrados pelo Complexo Administrativo distrital b) agraves Secretarias de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que aprimorem o moacutedulo de contratos no sistema SIACSIGGO tornandoobrigatoacuterios seu preenchimento e atualizaccedilatildeo de modo a transformaacute-lo em instrumento efetivo paraacompanhamento e gestatildeo de contratos bem como promover a necessaacuteria capacitaccedilatildeo dos servidoresque iratildeo utilizaacute-lo II) determinar agraves Secretarias de Transparecircncia e Controle de Fazenda e dePlanejamento e Orccedilamento que apresentem no prazo de 60 (sessenta) dias Plano de Implementaccedilatildeodas recomendaccedilotildees acima elencadas ou de outras accedilotildees que entenderem necessaacuterias para resoluccedilatildeodos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria com cronograma de execuccedilatildeo para fins deposterior monitoramento conforme modelo anexo a este relatoacuterio III) dar conhecimento do inteiroteor do relatoacuterio de auditoria e desta decisatildeo ao Senhor Governador a todos os Secretaacuterios de Estadodo Governo do Distrito Federal bem como aos Senhores Deputados Distritais

Presidiu a sessatildeo a Presidente em exerciacutecio Conselheira ANILCEacuteIA MACHADO Votaram osConselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA PAULO TADEU e PAIVAMARTINS Participou o representante do MPjTCDF Procurador-Geral DEMOacuteSTENES TRESALBUQUERQUE Ausente o Senhor Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO

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