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Juliana Pan Gerente do Escritório de Projetos Corporativo 17 de Agosto de 2017 As principais funções do PMO no monitoramento dos KPI’s

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04 de Maio de 2017

Juliana Pan

Gerente do Escritório de Projetos

Corporativo

17 de Agosto de 2017

As principais funções do

PMO no monitoramento

dos KPI’s

Década de 50 Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Hospital Albert Einstein

Nasceu com a missão de prestar um serviço de assistência a saúde com excelência.

Um grande sonho de um grupo de visionários da comunidade judaica.

A Sociedade possui como focos

estratégicos a assistência à

saúde, medicina diagnóstica,

ensino e pesquisa e

responsabilidade social

Nos últimos oito anos liderou o ranking dos melhores

hospitais da América Latina da revista America Economia Ranking 2009

1

Ranking 2010 Ranking 2011 Ranking 2012 Ranking 2013 Ranking 2014 Ranking 2015 Ranking 2016

FAZEM O EINSTEIN PESSOAS

12,9 mil profissionais das áreas de assistência, médica, administrativa,

8 mil médicos cadastrados de diversas especialidades clínicas e cirúrgicas

7 anos consecutivos eleita como uma das melhores empresas para se trabalhar segundo o guia

Você S/A - Exame

COLABORADORES CORPO CLÍNICO

QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO

FUNÇÕES ESCOPO MATURIDADE

Aspectos abordados

Estratégica

Táticas

Operacionais

Consultiva

Suporte e etc

Atuação em projetos

específicos, em

departamentos ou

corporativa

Disseminação da cultura de Gestão

de Projetos

Prover Relatórios de

Desempenho

Inicial

Conhecido

Padronizado

Gerenciado

Otimizado

Centros de

Excelência

Estrutura organizacional, mandato e nível de autonomia

Será muito difícil identificar um PMO igual ao outro, poderá haver similaridades de serviços, mas cada um terá sua própria identidade, pois atenderá as necessidades únicas da organização e dependerá das experiências que essa organização possui no

registro de boas práticas e sua maturidade em gestão de projetos, programas e portfólios.

Existem vários modelos que buscam estabelecer tipologias

Expectativas dos Stakeholders

QUAL SERÁ A MELHOR ABORDAGEM?

em especial, do nível executivo

PMOs são diferentes e incomparáveis, já

que são justificados por expectativas

diferentes, e, por consequência

entregam benefícios distintos

Para planejar a criação de valor, as organizações desenvolvem estratégias com o objetivo de atingir uma situação futura, de modo mais eficiente, eficaz e efetivo

Os projetos são instrumentos poderosos de mobilização organizacional para a concretização

de uma estratégia

A partir de um Planejamento Estratégico, desdobram-se diversas ações

estratégicas (direcionadores) que deverão ser implementadas através de inúmeros projetos que visam a um resultado (qualitativo ou quantitativo).

Através desta percepção podemos entender um pouco da complexidade da integração,

tanto dos objetivos quanto dos projetos e ações. Muitas vezes alterar um único objetivo

significa ajustar vários projetos e ações o que pode ocasionar grandes mudanças na

organização.

9

• VALOR

A justificativa para implantação de PMO será

demonstrar como ele poderá adicionar valor à

organização

=

Melhoria

Mais barato,

mais rápido,

melhor

Suporte

Fonte

única

Alinhamento

Estratégico

Escolher os

projetos

corretos

Controle

Redução

do

Desperdício

VALOR

Equilíbrio na

relação custo-benefício

Estabelecer uma cultura organizacional para execução dos projetos

Aumentar as taxas de sucesso, estabelecendo um controle mais efetivo de

prazo e custo

Estabelecer um alinhamento estratégico dos objetivos do projeto com as metas do negócio

Fornecer apoio à decisão (Alta Administração) para garantir que os projetos e programas corretos sejam executados

Estabelecer métricas e critérios de Auditoria, disponibilizando informações

confiáveis, incrementando a transparência e a visibilidade do andamento das iniciativas

Reforçar e aumenta r a disseminação do conhecimento

Comparar o desempenho atual do projeto com o previsto na ocasião de sua aprovação, a fim de monitorar a eficácia do processo de Gestão de Portfólio.

Benefícios

RESULTADOS

LIÇÕES

APRENDIDAS

ACOMPANHAMENTO

E CONTROLE

EXECUÇÃO

TOMADA DE

DECISÃO

Nos últimos cinco anos, foram investidos R$ 1,3 bilhão em expansão da capacidade de atendimento, substituição e

atualização de bens e equipamentos, infraestrutura e automação

PMO – Escritório de Projetos Corporativo

Foi criado em 2010 para atender à demanda de gestão de projetos, proporcionando uma visão sistêmica com foco nos resultados e benefícios proporcionados pela execução dos projetos

integrados ao Planejamento Estratégico.

Para os próximos cinco anos a previsão de investimento é

de cerca de R$ 2,8 bilhão.

Principais projetos de investimento nos últimos

2011

2010

2012

2013

2014 2015

● Inauguração da Unidade Perdizes-Higienópolis

● Inauguração da ala de hematologia e transplantes de células-tronco hematopoiéticas na Unidade Morumbi

● Inauguração do Auditório Moise Safra

● Ampliação do do Complexo de Saúde Paraisópolis

● Inauguração do Edifício Reynaldo André Brandt, na Unidade Morumbi

● Unidade de Atenção ao Paciente Crônico

● Inauguração da

Unidade Paulista, dedicada às atividades de Ensino

● Inauguração da nova Unidade Alphaville

● Ampliação da Unidade Ibirapuera

● Inauguração da Unidade Cidade Jardim

● Inauguração do novo Centro de Oncologia e Hematologia Família Dayan – Daycoval

● Início das atividades do 2º Centro de Simulação Realística, na Unidade Ipiranga

● Inauguração da Sala Cirúrgica Híbrida

● Inauguração da 1ª Unidade de Pronto Atendimento (UPA) do município de São Paulo, com gestão do Einstein

● Inauguração da Unidade Rio de Janeiro, dedicada às atividades de ensino

● Inauguração de 16 Leitos – Bloco A 2016

● Inauguração da Unidade Belo Horizonte, dedicada às atividade de Ensino

● Implantação do Cerner Millennium 1ª Fase

● Inauguração de 22 Leitos - Bloco D

● Inauguração da nova Unidade Pediátrica Ibirapuera

● Inauguração da Unidade Klabin

• MISSÃO A missão do PMO é auxiliar a transformação das estratégias em realidade, através de treinamento e disseminação das boas práticas de gestão de projetos, programas e portfólios, implantação de aplicativos, documentos e ferramentas adequadas, e do monitoramento e controle dos projetos.

Projetos são instrumentos poderosos de mobilização

organizacional para concretização de uma estratégia e fazem com que os resultados aconteçam em dimensões como Dispêndio de Capital, Pesquisa, Responsabilidade Social, Inovação e Melhoria Contínua de Processos.

• VISÃO

Abordagem do PMO

Disseminar a metodologia de

Gerenciamento de Projetos e

Apoiar nas elaboração dos

Business Case e Economics

Gestão dos projetos mais

importantes

Est

raté

gic

o

Tátic

o

Op

era

cio

na

l

Priorização do Portfólio de

Investimentos

Elaboração Plano Orçamentário de

Dispêndio de Capital

Coaching/Mentoring

Planos de Negócio (Business Plan)

Estudos de Viabilidade Técnico-

Econômica Relatório de evolução dos Projetos,

Programas e Portfólio

Pós Implantação ou Post Mortem

Categorizar e gerenciar o

portfólio com base nos

desdobramentos dos objetivos estratégicos,

mantendo o balanceamento do portfólio

Reuniões de acompanhamento de

evolução física e financeira

KPI’s

CU

RT

O P

RA

ZO

MEDIO PRAZO LONGO PRAZO

TECNOLOGIA

EXPANSAO

RETROFIT SUBSTITUICAO

Roadmap de projetos de Investimento 20xx

XPTO

R$ 20,5MM

XPTO

R$ 29,1MM

17

Deliberado e em andamento

Em planejamento

XPTO

R$ 4,6MM XPTO

R$ 1,6MM

XPTO

R$ 1,2MM

XPTO

R$ 29,7MM

XPTO

R$ 2,6MM

XPTO

R$ 14,8MM

XPTO

R$ 8,5MM

XPTO

R$ 5,0MM

XPTO

R$ 1,9MM

XPTO

R$ 5,5MM

XPTO

R$ 30,0MM

XPTO

R$ 9,0MM

XPTO

R$ 14,0MM

XPTO

R$ 6,6MM

XPTO

R$ 4,1MM

XPTO

R$ 1,0MM

XPTO

R$ 34,2MM

XPTO

R$ 9,5MM

XPTO

R$ 5,0MM

XPTO

R$ 18,0MM

XPTO

R$ 1,0MM

XPTO

R$ 41,8MM XPTO

R$ 14,0MM

XPTO

R$ 1,7MM

XPTO

R$ 1,5MM

XPTO

R$ 3,5MM

XPTO

R$ 4,5MM

XPTO

R$ 14,0MM

XPTO

R$ 1,3MM

XPTO

R$ 2,6MM

XPTO

R$ 6,6MM

XPTO

R$ 0,7MM

XPTO

R$ 3,0MM

XPTO

R$ 1,3MM

XPTO

R$ 4,0MM

Receita Líquida

R$ xxxxMM

EBITDA

R$ xxxMM

Receita Líquida

R$ xxxxMM

EBITDA

R$ xxxMM

Planejamento e Controle Operacional

Identificação da Oportunidade e

Orçamento

Elaboração da Proposta Aprovação Execução Monitoramento e

Controle Encerramento

Alinhamento Estratégico

Análise preliminar de Viabilidade Econômica

Plano de Dispêndio de Capital

Detalhamento do escopo, as

alternativas e os riscos

Desenvolvimento o Plano de Execução

Análise econômica das alternativas

Deliberações pelas alçadas

competentes

Etapas: Suprimentos Construção e

Montagem Instalação Comissionamento

de acordo com o Plano do Projeto

Processo de Monitoramento e Controle

Comitê de Projetos (ComEx)

Reuniões de

Monitoramento

Aceite Monitoramento

do desempenho após a implantação

Identificação de novas Oportunidades

Portões de

Decisão

Avaliação

Preliminar: tem por

objetivo avaliar se o

projeto tem méritos

suficientes para

justificar uma

avaliação mais

completa e detalhada

Avaliação Detalhada:

provê as informações

necessárias para uma

decisão sobre a

conveniência de se

submeter o projeto à

aprovação do nível de

delegação competente

Compreende a

realização das diversas

atividades definidas no

plano do projeto

Trata do monitoramento

e controle do progresso

dos custos das atividades

durante o projeto, bem

como a sua qualidade e

pontualidade

Se ocorrer uma evolução

negativa, como riscos de

atraso ou de aumento de

custos, deverá informar

tão cedo quanto possível e

detalhar as medidas

necessárias e propostas

para corrigir a situação.

Reconhece o

cumprimento de todas as

atividades do projeto

com a aceitação formal

da sua entrega

Com o encerramento do

projeto cessa a

possibilidade de lançar

novos dispêndios nele e

inicia-se o processo de

depreciação ou

amortização do

investimento.

A consolidação da Sistemática de Gerenciamento de Projetos de Dispêndios de

Capital, possibilitou atingir um novo patamar no gerenciamento de projetos

através da disseminação das melhores práticas, procedimentos e ferramentas

Diretor GeralComitê

Especifico

Comitê de

Finanças

Diretoria

Eleita

Mesa

Diretora

Recomenda Recomenda Aprova

Recomenda Aprova

Aprova

Item individual < R$ 3MM AprovaAprova por

e-mail

Item individual > R$ 3MM RecomendaAprova por

e-mail

Recomenda

Aprova valor

total por

e-mail

Recomenda Recomenda Recomenda Aprova

Recomenda Aprova

Aprova e

Comunica

Recomenda Recomenda Recomenda Aprova

Recomenda Aprova

Aprova

Recomenda Recomenda Recomenda AprovaQualquer valor

Até R$ 0,6MM

> R$ 0,6MM e < R$ 3MM

< 10% do valor original e até R$ 0,6MM

IV. Aprovação de Novos Projetos, Atualizações e

Subsituições não Previstos no Orçamento Anual, desde que

compensados dentro do teto anual aprovado

R$ 3MM e acima

R$ 3MM e acima

II. Substituições e Atualizações Previstas no Orçamento

Anual

V. Investimentos em Projetos Não Previstos no Orçamento e

Não Acomodáveis no Teto Anual

III. Dispêndios excedentes ao Valor Aprovado

> 10% do valor original ou valor > R$ 0,6MM e < R$ 3MM

Relação anual de itens cujo valor individual não exceda R$ 3MM

Até R$ 0,6MM

I. Aprovação de Projetos de Investimentos Previstos no

Orçamento Anual - Novos Projetos

R$ 3MM e acima

ALÇADAS PARA DISPÊNDIOS DE CAPITAL

> R$ 0,6MM e < R$ 3MM

Gestão de Portfólio de Investimentos

Permitindo uma sinergia maior entre os projetos, análise de cenários e otimização da alocação de recursos.

O portfólio de projetos está vinculado às Diretrizes Estratégicas, garantindo o

alinhamento ao Mapa Estratégico (BSC) e a contribuição às metas operacionais e

financeiras.

Mapa Estratégico são definidas as inter-relações entre as ações, resultando em uma estratégia integrada e consistente.

Priorização

Processo estruturado em que diversas variáveis são

consideradas para a priorização, como a necessidade

de capacidade e contribuição para a Segurança,

Qualidade, Sustentabilidade, Inovação, e Econômico-

Financeiro (preliminar).

Balanceamento Análise do mix de projetos para assegurar uma distribuição de recursos mais equitativa entre as diversas área da Sociedade

Balanceamento e Atratividade do Dispêndio de Capital

Tamanho da Bolha = Dispêndio de Capital (R$ MM)

Legenda da Bolha: Margem Líquida (%) e Dispêndio de Capital (R$ MM)

Visão dos Ativos para a Gestão do Portfólio

A Visão do Ciclo de Vida dos Ativos possibilitou um melhor entendimento do

desempenho dos ativos no longo prazo, colecionando dados e criando modelos que

simulem os custos totais previstos

Conforme a matriz, a estimativa de substituição,

atualização e reforma da estrutura atual é de

R$ 170,0MM nos próximos 3 anos, auxiliando

nas projeções de longo prazo

13

Indicadores financeiros

(VPL, TIR, ROI, EVA)

PESSOAS

E

CULTURA

RETORNO DO

PROJETO

Go

ou No

Go

Indicadores Financeiros

(VPL, TIR, ROI, EVA)

Pré Projeto: Avaliação

de viabilidade e

autorização do projeto

Execução do projeto

(Valor agregado, CPI,

SPI)

Pós projeto:

Contabilização dos

resultados do projeto

Projeto: Criação do

produto ou serviço

ESTUDO DE

VIABILIDADE E

BUSINESS CASE

SIM

NÃO

Os projetos são autorizados e implantados para criar os manter valor da

organização, e devem contribuir as metas da organização

Entrega do

Produto/Serviço

Estratégias de Expansão

EBITDA

As Usual 2

3

7

8

Ensino e Pesquisa

Faculdade de Medicina Construção

Transferência do

atendimento

5 Expansão de Novas

Unidades

6 Parque de equipamentos

4 Expansão Leitos

É demonstrado como o crescimento nos próximos anos será

alavancado por vários projetos

Crescimento em

Atividades Adjacentes

Crescimento nas

Atividades Core

1 Ciclo de Vida dos Ativos

Tangibilizar os resultados Econômicos e Financeiros

Com a padronização do modelo de estudo econômico permitiu a análise comparativa de oportunidades de investimento, auxiliando a Alta Administração na tomada de decisão a respeito de novos investimentos (as usual, atividades core e adjacentes), com base em indicadores econômicos (VPL - Valor Presente Líquido; TIR - Taxa interna de Retorno e Payback)

Alta

Baixa

Baixa

Atr

ati

vid

ad

e

Ma

rge

m

EB

ITD

A

Facilidade de captura

Capex

(R$ MM)

Alt

a

Análise do retorno sobre o capital empregado

Acompanhamento dos Portfólios e Programas Documento para acompanhamento da evolução física, de forma a estabelecer a distribuição

dos recursos financeiros destinados aos projetos de investimento

25

IPC - Índice de Performance de Custos – Indica o comportamento dos custos reais em relação ao planejado levando em

consideração o quanto foi executado

IPP - Índice de Performance de Prazo – Indica o comportamento da execução

Acompanhamento dos Projetos

A utilização de indicadores de desempenho no gerenciamento do projeto é indispensável ao efetivo acompanhamento e a tomada de decisões: CPI (Cost Performance Index) e SPI (Schedule Performance Index)

26

Disponibilizando em tempo hábil os resultados atingidos, confrontando com as metas previamente definidas, compreendendo a sua evolução a longo do tempo e sua tendência, possibilitando identificar deficiências e melhores práticas para o conjunto da organização.

Acompanhamento do Desempenho – Post Mortem

A implantação do Post Mortem possibilitou comparar o desempenho atual

do projeto com o previsto na ocasião de sua aprovação, e monitorar a

eficácia do Programa de Investimentos da Sociedade

- identificando e analisando os desvios ocorridos e o diagnóstico de suas causas

- Propondo ações corretivas, proporcionando

aprendizagem em relação às deficiências na concepção do projeto ou falhas no seu gerenciamento

- assegurando melhores decisões futuras de investimentos

Dificuldades encontradas e como superar?

3) O desenvolvimento de habilidades e engajamento das lideranças nos projetos prioritários

1) O compartilhamento periódico dos benefícios alcançados com a utilização dos padrões/templates.

Construir o reconhecimento por parte da liderança e

dos stakeholders da importância e benefícios que a

Gestão de Projetos traz à Instituição.

Em um primeiro momento as atividades do PMO foram

vistas como rotinas burocráticas e para superar esta

barreira foi utilizado:

2) A visão plurianual das necessidades e entregas com ganhos de negociação por compras consolidadas

Determinantes para o sucesso da implantação

A abordagem faseada na implementação

Possuir o apoio do CEO da organização como patrocinador do processo de mudança da cultura organizacional, reforçando a necessidade de uma nova dinâmica de trabalho, mais eficiente e integradora

Permitir que as áreas reflitam sobre o alinhamento dos projetos com a estratégia da organização, auxiliando a transformação das estratégias em realidade e proporcionando uma visão sistêmica com foco nos resultados e benefícios proporcionados pelos projetos

A disseminação do conhecimento e lições aprendidas ao longo dos últimos anos pela Instituição para o segmento da Saúde através de simpósios e treinamentos abertos, contribuindo com a missão da Instituição que engloba geração e disseminação do conhecimento.

Objetivos alcançados

Melhoria da capacidade e qualidade das entregas, cumprimento dos prazos e do cronograma pretendido

Condução dos projetos de forma alinhada com os

interesses estratégicos - facilita o alinhamento dos

objetivos dos projetos com os objetivos da Sociedade.

Apoio na captação de recursos em órgãos de fomento.

Papel importante na priorização e acompanhamento

das ações estratégicas futuras, dentre elas:

Mensuração da contribuição financeira dos projetos para as metas de longo prazo