Gestão de custos como fonte de informação para inovações incrementais

Márcia Cristina de Mello Kaspczak (UTFPR-PG) marciakzk@superig.com.br

Prof. Dr. Luciano Scandelari (UTFPR-PG) scandelari@utfpr.edu.br Prof. Dr. Dálcio Roberto dos Reis (UFTPR-PG) dalcioreis@terra.com.br

Resumo: Este artigo teve por objetivo analisar as inovações incrementais de processo decisório a partir de informações geradas pela Gestão de Custos. Foi realizado um estudo de caso em uma organização prestadora de serviços que atua no segmento de transporte coletivo de passageiros, encomendas, turismo e fretamento, localizada na cidade de Itararé no estado de São Paulo. Para a realização desta pesquisa os dados foram coletados através de entrevistas com os gestores da referida organização. Constatou-se, neste estudo de caso, que os aspectos organizacionais, a estrutura financeira e de custos, estão envolvidos no processo de inovação e forneceram subsídios para a nova forma de tomar decisão ou nova forma de administrar os custos desta organização prestadora de serviços. Desta forma, na percepção do gestor responsável pela gestão dos custos desta organização, as informações mais direcionadas de custos, auxiliaram no processo de inovação na forma de administrar, provocando uma melhoria de processo. Estas informações possibilitaram mais segurança no momento da formulação de acordos comerciais, bem como, promoveram um aumento da rentabilidade destes acordos.

Palavras-chave: Gestão de Custos, Informações de Custos, Serviços de Transporte Coletivo.

1. Introdução

A gestão dos custos exerce um papel relevante para todos os tipos de empresas, pois, todos os custos influenciam significativamente o resultado econômico (lucro ou prejuízo) das empresas industriais, comerciais e prestadoras de serviços, principalmente, com relação à competitividade frente aos seus concorrentes.

Optou-se por estudar o segmento da prestação de serviços de transporte coletivo de passageiros, pois, este segmento possui grande importância, uma vez que exerce grande influência no deslocamento de pessoas que fazem parte de toda a cadeia produtiva e econômica. Este segmento apresenta estruturas de custos com maior complexidade e o mercado de serviços de transporte é altamente competitivo em termos de qualidade e preço, apesar de tratar-se de um segmento gerador de muitos empregos diretos.

A elaboração deste artigo teve como objetivo principal, analisar as inovações incrementais de processo decisório a partir de informações geradas pela Gestão de Custos. Foi realizado um estudo de caso em uma organização prestadora de serviços que atua no setor de transporte coletivo de passageiros, encomendas, turismo e fretamento, localizada na cidade de Itararé no estado de São Paulo. Para a realização desta pesquisa os dados foram coletados através de entrevistas com os gestores da referida organização.

2. Informações de Custos

As informações sobre o nível e estrutura de custos das organizações empresariais, possuem grande utilidade para a gestão dos custos de produção. A utilidade da informação se dará, na medida em que, conhecendo-se o custo de cada componente dos serviços prestados, pode-se proceder a análise e identificação dos pontos de desperdícios de recursos financeiros investidos na oferta de serviços, além de se fornecer informações sobre os pontos de melhoria da qualidade dos serviços ou processos.

No processo de tomada de decisões, os gestores das organizações empresariais utilizam-se de diversas informações. Entre as diversas informações utilizadas pelos gestores, destacam-se as informações sobre os custos de produção. A importância das informações de custos dar-se-á à medida que possua qualidade e influencie o processo decisório.

O segmento de serviços é marcado pela complexidade de seu processo produtivo e, conseqüentemente, na gestão de seus custos. Quando se refere às informações sobre custos, Atkinson comenta que: “Os cálculos de custo do produto influenciam a maioria das decisões dos preços e do mix dos produtos” (ATKINSON, 2000, p. 125)

A informação sobre os custos dos produtos assume maior importância quando se considera que, quem estabelece o preço de venda é o consumidor. Quando não se pode fixar um preço de venda para seus produtos e serviços e estabelecer qual é a margem de lucro que se deseja alcançar, chega-se à conclusão de que a empresa precisa reduzir seus níveis de custos, caso contrário, correrá o risco de apresentar margem negativa, ou seja, prejuízo na venda de seus produtos e serviços, ou ainda enfrentar dificuldades para vendê-los.

Frente à grande concorrência entre as empresas de transporte, a pressão para se reduzir e controlar seus custos aumenta a necessidade de informações sobre estes mesmos custos e isto gera incertezas no ambiente de atuação das empresas e, como conseqüência direta, os gestores têm necessitado de um volume maior de informações para efetuarem o planejamento de suas empresas. (PIZZINI, 2006) Informações mais detalhadas sobre custos, poderão auxiliar a tomar decisões mais acertadas sobre a estrutura de custos de cada organização.

3. Princípios e Métodos de custeio

No desenvolvimento de um sistema de custos, faz-se a escolha da composição dos métodos e princípios de custeio de tal maneira que, este sistema reflita as informações de custos de forma mais precisa e eficiente.

Entre os diversos princípios de custeio existentes, destacam-se: absorção total e custeio variável. Wernke (2001) quando se refere ao princípio por absorção total, explica que este princípio apropria tanto os custos diretos quanto os indiretos aos produtos ou serviços.

Este tipo de custeio tornou-se um dos mais utilizados pelas empresas, pois é aceito pela legislação brasileira. Wernke (2001) explica ainda que o custeio variável apropria aos produtos ou serviços, somente os custos variáveis, e apropria os fixos como despesas do período. Bórnia (2002) diz que este princípio é normalmente utilizado para dar apoio às decisões dos gestores.

Com relação aos métodos de custeio existentes, os mais comumente utilizados são: custo-padrão, centro de custos e custeio baseado em atividades (ABC).

Métodos Características Custo- Centro de ABC

Padrão Custos Análise dos custos de MP Boa Não Faz Não Faz

Análise dos CIF Ruim Boa Boa Potencial p/medição das perdas Ruim Ruim Bom

Análise das despesas de estrutura Ruim Regular Bom Fonte: (BÓRNIA apud KAPPEL, 2003)

Quadro 1 – Comparativo dos principais métodos de custeio

Para um melhor entendimento dos métodos de custeio citados, torna-se importante fazer os seguintes comentários sobre eles:

Custo-padrão: este método fixa um valor para um produto ou serviço. Martins (2003) comenta que este método de custeio permite comparar a previsão dos custos com a sua realização. Normalmente para se fixar um valor padrão, são considerados os custos incorridos e possíveis falhas ou imperfeições no processo produtivo.

Centro de custos: este método acumula e apropria os custos indiretos a centros de custos para posteriormente, através de critérios de rateio, apropriá-los aos produtos ou serviços prestados. São utilizados critérios de rateio devido à dificuldade e arbitrariedade da apropriação dos custos indiretos aos produtos ou serviços. Os centros de custos, no ponto de vista de Bórnia, “são determinados considerando-se o organograma (cada setor da empresa pode ser um centro de custos)” (2002, p. 101)

Custeio baseado em atividades (ABC): este método procura identificar as atividades de uma empresa. “A idéia do ABC é tomar os custos das várias atividades da empresa e entender seu comportamento, encontrando bases que representem as relações entre os produtos e essas atividades.” (BÓRNIA, 2002, p. 121)

A forma de apropriação dos custos indiretos, utilizada pelo ABC, é menos arbitrária e com relação a esta afirmação, Wernke (2001) diz que este método atribui aos produtos ou serviços um valor de custo mais preciso.

4. Reduções de Custos

O nível e detalhamento de informações sobre custos oferecidas para a gestão destes mesmos custos possibilitarão que através destas informações se avalie e analise com maior precisão a estrutura de custos de determinada organização empresarial. Normalmente as informações sobre custos são utilizadas para se controlar e reduzir o nível de custos destas organizações.

De acordo com o ponto de vista de Filomena (2004) ocorrem algumas distorções nas informações sobre custos em um grande número de organizações. A informação de custo promove uma melhor gestão dos custos o que como conseqüência exerce influência na lucratividade da empresa, o que ocorre é que “a maioria das empresas detecta este tipo de problema somente depois de sua competitividade e lucratividade terem se deteriorado.” (COOPER apud FILOMENA, 2004)

A redução dos custos dos materiais utilizados na industrialização conforme Klippel (2003) proporciona um aumento no lucro operacional maior do que se fossem aumentados os volumes de vendas, isto é, com novas vendas. Este mesmo autor afirma que “a relação entre os custos de materiais e o lucro da empresa é direta”, pois, seria necessário um aumento superior no volume de vendas para se obter o mesmo resultado, do que a redução dos custos de materiais e mão-de-obra utilizados na oferta de serviços. Sugere ainda que, “a situação ideal consiste na minimização dos custos dos materiais conjuntamente com o aumento no

volume de vendas.” (KLIPPEL, 2003, p. 02)

5. Ciência, Tecnologia e Inovação

Quando se fala sobre ciência e tecnologia, surgem algumas controvérsias sobre a ligação ou independência destes termos. Alguns autores as classificam como altamente dependentes, outros argumentam que existe entre a ciência e a tecnologia uma estrita ligação.

Entre as diversas tentativas para se definir ciência e tecnologia, uma das mais aceitas é a definição da Unesco que define ciência como sendo “o conjunto de conhecimentos organizado sobre os mecanismos de causalidade dos fatos observáveis, obtidos através do estudo objetivo dos fenômenos empíricos”, e tecnologia como sendo “o conjunto de conhecimentos científicos ou empíricos diretamente aplicáveis à produção ou melhoria de bens ou serviços.” (UNESCO apud REIS, 2004, p. 33)

Através desta definição pode-se dizer que a ciência estaria essencialmente mais ligada à pesquisa básica, ou seja, livre e sem compromissos práticos ou imediatos. No entanto, a tecnologia estaria mais voltada à resolução de problemas práticos ou na produção de bens e serviços.

Quando se refere à inovação, tem-se em mente algo novo. Drucker conceitua inovação como sendo “um esforço para criar alterações úteis ao potencial econômico e social da empresa”. (DRUCKER apud REIS, 2004, p.43)

Seguindo este raciocínio, a inovação tecnológica poderia ocorrer tanto em novos produtos, processos produtivos, serviços, ou ainda em novas formas de administrar.

Complementando Reis (2004) comenta que para se inovar, uma instituição aglutina diversas atividades que darão suporte ao processo de inovação, dentre elas, as científicas, tecnológicas, organizacionais, financeiras e comerciais.

6. Participação de custos no processo de inovação

Num mercado de atuação em que existem diversos concorrentes, estes irão competir para conquistar a preferência dos clientes. Surge a necessidade de que as instituições adotem uma posição estratégica que a diferencie de sua concorrência.

Porter (1992) quando se refere à vantagem competitiva a define como sendo um diferencial que as outras instituições não possuem, e que este diferencial coloca a instituição numa posição confortável em relação às outras, ou seja, de posse de uma vantagem competitiva.

O autor comenta ainda que são três as estratégias genéricas de competição, a saber: a liderança em custos, a diferenciação e o enfoque.

Falando especificamente da liderança em custo, esta estratégia pretende que se proceda a redução dos custos através do controle rigoroso dos custos para, a partir desta redução, poder oferecer preços menores de produtos que os da concorrência. (PORTER, 1992)

No entanto, Wernke destaca um aspecto importante da estratégia de liderança em custos. Comenta que esta pode também se tratar de “uma estratégia intermediária para obtenção da vantagem competitiva, ela é de suma importância por gerar recursos necessários à melhoria/inovação de produtos, o que levará a empresa a conquistar uma posição invejável no mercado.” (WERNKE, 2001, p. 67)

Deduz-se que, a economia gerada por esta redução nos recursos investidos nos produtos ou serviços como sendo de grande utilidade, pois, estes recursos excedentes podem ser utilizados para investimento em inovações e desenvolvimento de novos produtos ou serviços.

7. Inovação em serviços

As pressões do mercado, ou das condições sociais, econômicas e da concorrência, exercem forte influência, especificamente no setor de serviços, para que ocorra inovação em seus processos e serviços.

Para que as organizações prestadoras de serviços possam inovar em seus serviços ofertados, torna-se necessário unir diversas atividades importantes para desenvolver um ambiente e condições propícias à inovação.

De acordo com a literatura pesquisada, existem dois tipos de inovações, a incremental e a radical. Segundo o Manual de Oslo apud Helmann (2007) as inovações incrementais acontecem quando se aprimora ou melhora características de produtos ou processos que já existem.

Tigre apud Helmann (2007, p. 91) quando se refere às inovações incrementais comenta que estas “ocorrem de forma contínua em qualquer empresa, embora possam variar conforme o país ou setor em que atuam.”

No entanto, a inovação radical representa a criação de um produto totalmente novo com funções e tecnologia totalmente inovadoras, e que inclusive deixa a tecnologia existente ultrapassada.

Quando se refere à inovação radical, Tigre apud Helmann (2007, p. 91) afirma que “a mudança tecnológica é considerada radical quando quebra trajetórias existentes, inaugurando um novo conceito tecnológico que deriva geralmente de atividades de P&D”.

Desta forma, existe uma percepção de que todos os setores das empresas devem inovar para promover oportunidades e um ambiente propício à inovação.

Em muitos casos a inovação dependerá mais de como for elaborada a gestão, do que de outros fatores. Sob este ponto de vista Reis (2004, p. 51) afirma que “A inovação depende da estratégia da gestão – capaz de antecipar necessidades, monitorar a tecnologia e controlar custos”.

Os aspectos organizacionais, a estrutura financeira e a estrutura comercial, estão envolvidos no processo de inovação, pois, irão dar suporte para a nova forma de tomar decisões, ou nova forma de administrar.

Desta forma, as informações mais direcionadas de custos, auxiliam no processo de inovação na forma de administrar, provocando uma melhoria de processo.

8. Estudo de caso

8.1 Caracterização da Empresa

Os dados, em relação ao estudo de caso, foram coletados em uma organização prestadora de serviços, instalada na cidade de Itararé no estado de São Paulo, a qual atua no segmento de transporte coletivo de passageiros, encomendas, turismo e fretamento. Atende a 82 municípios, sendo 29 no estado de São Paulo e 53 no Paraná. São 19 linhas estaduais e seis federais.

Esta empresa vem oferecendo seus serviços desde 1970 sendo que uma das suas principais preocupações é a política de constante modernização de sua frota, bem como, de todos os setores da empresa. Gera 538 empregos diretos, possui uma frota de 180 ônibus, distribuídos entre: carros leitos, semi-leitos, executivos e convencionais, além de 30 veículos de apoio (caminhões e carros de menor porte).

A necessidade dos serviços e a adequação das empresas ao constante aumento do volume de

atendimento no setor de transporte de passageiros e de encomendas determinaram a implantação das garagens de apoio e manutenção de Itapeva, Itapetininga, Apiaí, Ribeira, Sorocaba, Curitiba, Londrina, Campinas e Jaguariaíva. Sendo que a sede administrativa está localizada na cidade de Itararé no estado de São Paulo.

Entre as características identificadas na organização pesquisada, segundo a classificação do Banco Nacional de Desenvolvimento (BNDES), observou-se que esta é uma empresa de médio porte e, segundo a classificação do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE), trata-se de uma empresa de grande porte. Esta empresa oferece serviços por encomenda e através de processo contínuo.

8.2 Diagnóstico

Atualmente a empresa está passando por um processo de implantação de um sistema integrado de gestão empresarial, o Enterprise Resource Planning (ERP). Sua contabilidade é elaborada em âmbito interno e encontra-se em estágio de atualização de sua escrituração. A partir do ano de 2007, o gestor de custos da empresa, passou a ter mais informações específicas e detalhadas de custos.

Antes da implantação do sistema ERP, o processo decisório de custos era feito a partir de planilhas de Excel. Existiam algumas deficiências como rapidez no fornecimento das informações de custos e detalhamento das mesmas. Na opinião do gestor de custos, de posse de informações mais detalhadas de custos, foi mudada a forma de como são tomadas as decisões sobre a prestação de serviços, ou mesmo sobre os custos de seus serviços.

A empresa analisada trabalha atualmente com um sistema de custos que utiliza o princípio de custeio por absorção total, onde todos os custos são alocados aos serviços prestados. Neste princípio “Todos os custos são alocados aos produtos fabricados.” (PEREZ JÚNIOR, 2001, p. 64), ou serviços prestados. Neste caso são considerados, os custos diretos e indiretos. Complementando este conceito Wernke (2001) relata que o custeio por absorção, tornou-se um dos mais utilizados, pois, é permitido pela legislação fiscal brasileira.

O método de custeio que está sendo utilizado é o custo-padrão, este método fixa um valor para um produto ou serviço. Martins (2003) comenta que este método de custeio permite comparar a previsão dos custos com a sua realização. Normalmente para se fixar um valor padrão, são considerados os custos incorridos e possíveis falhas ou imperfeições no processo produtivo.

Quanto à detecção de falhas na prestação de serviços, foi constatado que a empresa possui informações parciais sobre suas possíveis falhas na prestação de seus serviços. Foi constatado ainda que, esta organização empresarial possui conhecimento sobre a cadeia de valor da qual participa desde suas fontes de materiais e insumos, seus fornecedores de componentes, seus processos internos até quais são seus clientes.

A organização adota estratégias mistas para a obtenção de vantagem em relação à sua concorrência, ou seja, a de liderança em custos, praticando preços mais baixos do que seus concorrentes e a estratégia de diferenciação, oferecendo produtos diferenciados em relação a outros que estão disponíveis pelo mercado de consumo.

Constatou-se que esta organização está implantando o controle de estoque de peças de reposição de seus ônibus através do Just in time, o qual promove menor investimento em estoques, visando manter em estoque somente o necessário para a manutenção normal, sem promover excessos de peças em estoques. Utiliza também o conceito de melhoria contínua, visando a eliminação de desperdícios em todos os níveis da organização.

Foi relatado que, na execução de serviços por fretamentos, por exemplo, a análise dos fatores

que afetam os custos, resultou em negociação com cliente para redução de quilometragem que era rodada com o ônibus vazio, resultando em aplicação menor do índice de correção do contrato e mesmo assim, foi obtido um aumento de rentabilidade em função desta decisão.

Diante do exposto, é perceptível que os aspectos organizacionais, a estrutura financeira e de custos, estão envolvidos no processo de inovação e forneceram subsídios para a nova forma de tomar decisões ou nova forma de administrar os custos desta organização prestadora de serviços.

Neste sentido, na percepção do gestor responsável pela gestão dos custos desta organização, as informações mais direcionadas de custos auxiliaram no processo de inovação na forma de administrar provocando uma melhoria de processo. Estas informações possibilitaram mais segurança no momento da formulação de acordos comerciais, bem como, promoveram um aumento da rentabilidade destes acordos.

Quanto às informações de custos, o gestor de custos declarou que está parcialmente satisfeito com as informações de que dispõe para tomar decisões estratégicas relativas aos custos de seus serviços. Devido ao processo de implantação do sistema ERP em andamento, acredita-se que as informações serão mais precisas quando a implantação chegar ao seu término.

Foi constatado que, atualmente, as informações de custos que estão à disposição do gestor de custos, estão sendo utilizadas para se proceder a apurações dos custos de seus serviços e conseqüente formação do preço de venda. Estas informações estão também sendo utilizadas para controlar e reduzir os custos dos serviços, auxiliar na melhoria de processos e otimizar os resultados da empresa.

9. Considerações finais

Como visto a partir da análise e caracterização inicial da organização objeto do estudo de caso, foi possível detectar que esta não possuía informações detalhadas e oportunas de custos, dificultando a gestão destes custos e prejudicando as decisões tomadas.

Devido ao recente processo de implantação de um sistema integrado de gestão empresarial a partir do ano de 2007, o gestor de custos desta empresa, passou a ter mais informações específicas e detalhadas de custos.

Diante do exposto, foi possível constatar neste estudo de caso, que os aspectos organizacionais, a estrutura financeira e de custos, estão envolvidos no processo de inovação e forneceram subsídios para a nova forma de tomar decisões, ou nova forma de administrar os custos desta organização prestadora de serviços.

Neste sentido, na percepção do gestor responsável pela gestão dos custos desta organização, as informações mais direcionadas de custos, auxiliaram no processo de inovação na forma de administrar, provocando uma melhoria de processo. Estas informações possibilitaram mais segurança no momento da formulação de acordos comerciais, bem como, promoveram um aumento da rentabilidade destes acordos.

Referências

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