arquivologia mpu 2010 - gran cursos - Élvis c. miranda

NOES DE ARQUIVOLOGIA / Professor lvis Corra Miranda

MINISTRIO PBLICO DA UNIO - Cargo: Tcnico Administrativo - 1 -

JULHO DE 2010

MINISTRIO PBLICO DA UNIOMINISTRIO PBLICO DA UNIOMINISTRIO PBLICO DA UNIOMINISTRIO PBLICO DA UNIOMINISTRIO PBLICO DA UNIOTEORIA E EXERCCIOSNvel Mdio

Prof. lvis C. Miranda

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JULHO DE 2010

NOES DE ARQUIVOLOGIA1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

1.1. ARQUIVO

De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos paraguardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes queservem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de formamais precisa, que:

Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados por umapessoa ou instituio ao longo de suas atividades.

Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e formadoa partir da necessidade que essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm deguardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveramao longo da vida.

O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado acervo.

1.2. FUNO DO ARQUIVO

Basicamente, a funo do arquivo guardar e organizar osdocumentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma afacilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boaorganizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimizeseus recursos.

1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO

Ao organizar os documentos, o arquivo atende,fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e histria.

Finalidade administrativa: Num primeiro momento, asinformaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia daempresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, osclientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busqueminformaes relativas s atividades da instituio.

Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo podetambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricosrelativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em geral.Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador ouqualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nosdocumentos ali depositados.

1.4. DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVO EBIBLIOTECA

Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao edisponibilizao da informao), arquivo e biblioteca possuemcaractersticas distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, deforma sinttica, as principais diferenas encontradas entre as duas reas.

Objetivo

Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos comobjetivos funcionais (atender a administrao a sua principalfinalidade), a biblioteca organiza a informao para fins culturais.

Desta forma, informaes orgnicas (que comprovam asatividades da instituio e so criadas em decorrncias destas atividades)so organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informaesno orgnicas (que no refletem as atividades da instituio) soconservadas nas bibliotecas.

Formas de ingresso dos documentos na instituio

Arquivos e bibliotecas mantm em seu acervo um volumeenorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituio deformas variadas.

Os documentos de arquivo so produzidos pela prpriainstituio, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outrasinstituies, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja,no interesse das atividades orgnicas da instituio.

Os documentos de biblioteca, pelo seu carter no-orgnico(como visto no tpico anterior) so escolhidos pela instituio eadquiridos conforme sua convenincia, formando colees. Tal aquisiose d, normalmente, atravs da compra do material escolhido, ou, ainda,atravs de doaes efetuadas por usurios ou mesmo a permuta (troca)com outras bibliotecas.

Quantidade de exemplares de cada documento

Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidosem um nico exemplar, tendo, no mximo, um limitado nmero de cpiaspara atender a eventuais necessidades administrativas. J os documentosde biblioteca (os livros, por exemplo), so produzidos em numerososexemplares, espalhados por bibliotecas diversas.

Classificao ou codificao dos documentos

Existem vrias maneiras diferentes para se organizar osdocumentos, como veremos no item Mtodos de arquivamento, sendoque uma delas atravs da classificao ou codificao (anotao deum cdigo em cada documento) a fim de orden-los nas pastas, estantesou prateleiras.

Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificao/codificao,com a diferena de que, enquanto a biblioteca adota esquemas pr-estabelecidos e padronizados (no variam de biblioteca para biblioteca),os arquivos elaboram seus cdigos de classificao a partir das atividadesdesenvolvidas pela instituio, de forma que cada empresa adotarcdigos especficos, de acordo com os tipos de documentos geradospor suas atividades rotineiras.

Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferementre si a partir dos seguintes aspectos:

2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

2.1. QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM

De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografiaarquivstica divide os arquivos em pblicos ou privados.

Arquivos pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicosem todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos ospoderes (executivo, legislativo e judicirio). So ainda consideradosarquivos pblicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadasda gesto de servios pblicos.

Arquivos privados so aqueles mantidos por entidades privadas(pessoas fsicas ou jurdicas).



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2.2. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUEGUARDA

Considerando as caractersticas dos documentos mantidos emum arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados.

So arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guardadocumentos de formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requeremmedidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao.Em resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se noforem conservados de maneira especial, tero sua conservao seriamentecomprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas.

So exemplos de arquivos especiais:- arquivo de fotografias;- arquivo de CDs;- arquivo de disquetes;- arquivo de microfilmes; e- arquivo de fitas de vdeo

O termo arquivo especializado utilizado para designar osarquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficasdo conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversosem seu acervo.

So exemplos de arquivos especializados:- arquivos de engenharia;- arquivos mdicos;- arquivos de imprensa;- arquivos de arquitetura.

2.3. QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO

Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos comrelao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode serinstalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente paraa instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo osdocumentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.

Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidadede controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades dearquivo (normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas demaneira padronizada.

2.4. QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUSDOCUMENTOS

Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida)os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos deterceira idade).

Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados seroconservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados eque ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivosintermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funoadministrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memria(histria) da instituio, sero armazenados no arquivo permanente.

3. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

3.1. ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS

Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar emcada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte,forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.

3.1.1. Suporte

Entende-se por suporte o material fsico empregado paraconfeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foiescrito/impresso.

Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco dosdocumentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da invenodo papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro,o pergaminho e at mesmo pedra ou argila.

Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento deinformaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, comodisquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco ticoetc.

Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos dediversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmosnecessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivosespeciais, vistos anteriormente).

3.1.2. Gnero

O gnero de um documento determinado considerandoaspectos relativos ao suporte ou forma como as informaes foramregistradas. Os gneros mais comuns so:

Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta emformato de texto (documentos escritos) como ofcios,memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc.

Iconogrficos: So documentos que apresentam comoinformao imagens estticas, como fotografias,negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,por exemplo.

Cartogrficos: Documentos que apresentam, de formareduzida, imagens representando reas maiores. Osexemplos mais comuns so mapas e plantas.

Microgrficos: Documentos resultantes do processo demicrofilmagem. Podem se apresentar em formato demicrofilme ou microficha.

Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada emforma de som.

Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos.Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte

eletrnico.

3.2. CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

Se considerarmos as informaes contidas em um documento,podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.

Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contminformaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ouo bom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, porisso, no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que serefere sua divulgao.

J os documentos sigilosos so aqueles que, tendo em seucontedo informaes de carter restrito, requerem medidas especiaisde segurana no que se refere sua guarda e conservao.

Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos soclassificados em quatro graus de sigilo, a saber:

Ultra-secretos: So classificados como ultra-secretos osdocumentos que requeiram excepcional grau de seguranae cujo teor ou caracterstica s devam ser do conhecimentode pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;

Secretos: So classificados como secretos documentos querequeiram ato grau de segurana que s podem ser doconhecimento de pessoas que, sem estarem intimamenteligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas adele tomar conhecimento, funcionalmente.



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Confidenciais: So classificados como confidenciais a assuntos,que, embora no requeiram alto grau de segurana, seuconhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudiciala um indivduo ou criar embaraos administrativos.

Reservados: So assuntos que no devam ser do conhecimentodo pblico em geral.

4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgiode evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios oupermanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dosdocumentos ou ainda teoria das trs idades.

4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3 idades(corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, em primeiraanlise, a importncia que este documento apresenta e que justifica asua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valor dodocumento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ousecundrio.

4.1.1. Valor Primrio

Entende-se por documento de valor primrio aquele que atendes necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documentoque ainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que pode,a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendnciafuncional.

Na prtica, todo documento nasce com valor primrio, quetambm comumente chamado de valor administrativo, devido s suascaractersticas. Durante um determinado perodo, que varia de documentopara documento, este valor desaparece. a chamada prescrio dodocumento.

Os arquivos corrente (1 idade) e intermedirio (2 idade) so osresponsveis pela guarda dos documentos desde o momento de suacriao at a prescrio para fins administrativos.

4.1.2. Valor Secundrio

Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para finsadministrativos, so conservados pela instituio por serem consideradosimportantes para preservar a memria ou histria da empresa ou dasociedade. So os chamados documentos de valor secundrio ouhistrico.

Na prtica, nem todos os documentos apresentaro esse valor (amaioria dos documentos no apresentar valor secundrio/histrico).

Ao contrrio do valor primrio, o valor secundrio definitivo,ou seja, uma vez considerado histrico, o documento ser guardado emcarter permanente, e sua guarda se dar no arquivo de 3 idade, o arquivopermanente.

4.2. ARQUIVO CORRENTE

O arquivo corrente, tambm chamado de arquivo de 1 idade, assim definido por Marilena Leite Paes:

o arquivo constitudo de documentos em curso ouconsultados freqentemente, localizados nos prpriossetores que os receberam ou produziram ou emdependncias prximas e de fcil acesso.

Desta forma, podemos considerar que o arquivo correnteapresenta as seguintes caractersticas:

- a fase em que os documentos so produzidos;- constitudos pelos documentos mais novos da instituio;- Apresenta grande freqncia de consulta aos seus documentos;- Nesta fase, os documentos esto em tramitao (circulam pelos

setores do rgo a fim de cumprir sua finalidade); e- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados

freqentemente, devem estar localizados nos prprios setores queos utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fcil acesso(arquivo central ou geral).

4.3. ARQUIVO INTERMEDIRIO

O arquivo intermedirio, por sua vez, aquele que guarda osdocumentos que, mesmo no sendo de uso freqente pelos setores queos produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos queguardam relao com seu contedo.

Nesta fase, no h mais a necessidade de os mesmos seremconservados prximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqnciade uso j bastante reduzida. Por uma questo de economia, normal acriao de arquivos intermedirios em locais afastados dos grandes centrosdas cidades, de forma a armazenar um grande nmero de documentos aum custo bastante reduzido.

Os documentos encaminhados aos arquivos intermediriospermanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ouseja, o acesso restrito a este setor, que conserva os direitos sobre osmesmos.

Nos arquivos intermedirios, os documentos aguardam a suaprescrio, onde sero submetidos destinao final (eliminao ourecolhimento para guarda permanente). Esta destinao determinada apartir da existncia ou no do valor secundrio (histrico). Os documentosdestitudos de valor histrico devem ser destinados eliminao. Osdocumentos considerados importantes na preservao da memria dainstituio, entretanto, devero ser destinados ao arquivo permanente,onde sero guardados em carter definitivo.

Em alguns pases, o arquivo de 2 idade, por suas caractersticas,recebeu o nome de limbo ou purgatrio.

A eliminao de documentos deve ser feita de forma racional.Os processos mais indicados so a fragmentao e a macerao(reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem deeliminao de documentos, que conter a relao de todos os documentossubmetidos a este processo.

4.4. ARQUIVO PERMANENTE

No arquivo de terceira idade ou permanente so preservados osdocumentos que, j tendo cumprido a sua funo administrativa, soconservados pelo valor secundrio ou histrico que apresentam para ainstituio.

Como visto anteriormente, o valor secundrio um valordefinitivo, ou seja, no prescreve. Desta forma, documentos da fasepermanente jamais sero eliminados.

A funo bsica do arquivo permanente preservar e divulgar ahistria da instituio. Para tanto, na terceira idade os documentos estarodisponveis para consulta pelo pblico em geral, no apenas s pessoasenvolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituio,como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.

Em geral, devem ser preservados historicamente documentos queprovem como a instituio foi organizada (origem) e como a mesmafuncionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).



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4.5. AVALIAO DE DOCUMENTOS

Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, necessria uma anlise de suas caractersticas, de forma a identificaros prazos que cada tipo de documento levar para cumprir suafinalidade administrativa (valor primrio), bem como sua importnciahistrica (valor secundrio).

Esta anlise chamada tecnicamente de avaliao dedocumentos e ser desenvolvida por uma comisso formada porpessoas que conheam bem a estrutura e o funcionamento dainstituio avaliada.

Documentos Prazos de guardaCorrente Intermedirio

DestinaoFinal Observao

Legislao de Pessoal

Admisso de Pessoal

Frias

Frequncia

Aposentadoria

Greves

Normas Internas

10 anos 10 anos Guarda Perm. -

5 anos 47 anos Eliminao -

7 anos - Eliminao -

5 anos 47 anos Eliminao Microfilmar aps 5 anos



Enqto. Vig. - Guarda Perm. -

Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, queregular o prazo de guarda e a destinao final de cada documento dainstituio. a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,dever ser aprovada por uma autoridade competente do rgo, para quepossa ser aplicada na instituio.

Cada instituio dever possuir sua prpria tabela detemporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa paraempresa, de acordo com as atividades especficas de cada uma.

A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade comexemplos hipotticos, a fim de permitir uma melhor compreenso doassunto.

Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todosos documentos devero, necessariamente, possuir um prazo de guardapara a fase corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem.

A fase intermediria no obrigatria na vida do documento,sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fasecorrente e outros, ainda, podero ser recolhidos da fase correntediretamente para a permanente.

As passagens dos documentos para as fases intermediria epermanente recebem os nomes de transferncia e recolhimento,respectivamente.

Transferncia o envio de documentos da fase corrente para afase intermediria.

Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ouintermediria para a fase permanente.

4.5.1. Vantagens da avaliao para a instituio

Definir os prazos de guarda e a destinao final de cadadocumento da instituio pode trazer inmeras vantagens para ainstituio:

- Ganho de espao fsico;- Maior facilidade na organizao e recuperao da informao,

uma vez que a massa documental ter seu volume reduzido;- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e

materiais empregados na guarda dos documentos nosarquivos.

5. PROTOCOLO

Como visto anteriormente, durante a fase corrente, osdocumentos se caracterizam por sua grande freqncia de consulta epor sua movimentao (tramitao) constante. necessrio, portanto,que a instituio adote mecanismos capazes de controlar esta tramitao,de forma a permitir a localizao de um documento, quando necessrio.Esta atividade de controle conhecida como protocolo, que e constitudo

pelas seguintes tarefas:- Recebimento da correspondncia que chega na instituio;- Separao da correspondncia particular da correspondncia oficial

(da instituio);- Distribuio da correspondncia particular para os destinatrios;- Separao da correspondncia de carter ostensivo da

correspondncia sigilosa;- Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos

destinatrios;- Abrir a correspondncia ostensiva;- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando

identificar o destinatrio (setor competente);- Efetivar o registro (cadastro dos dados bsicos do documento em

um sistema de controle ou ficha de protocolo);- Efetivar a autuao dos processos (insero de capa, onde sero

registrados os dados bsicos do processo);- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatrios

internos (distribuio) ou externos (expedio);- Controle da tramitao ou Movimentao, feita normalmente

atravs de sistema informatizado ou livros de protocolo.

6. MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Mtodos de Arquivamento so as diferentes maneiras utilizadaspara colocar documentos em ordem em um arquivo.

Os mtodos mais comuns e mais utilizados so: alfabtico,geogrfico, numrico e ideogrfico. Cada mtodo tem suasparticularidades, a saber:

6.1. Mtodo Alfabtico

No mtodo alfabtico, o principal elemento a ser consideradopara a organizao dos documentos e a sua posterior localizao onome. Este mtodo muito utilizado nas organizaes, e apresenta comovantagens ser um mtodo fcil e rpido. No entanto, ao armazenar umgrande volume de informaes, comum a ocorrncia de erros, devidoao cansao visual por parte do funcionrio e grande variedade de grafiados nomes.



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A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dosdocumentos, o mtodo alfabtico pode ser combinado com cores, paraidentificar a letra procurada. Este mtodo denominado Variadex.Portanto, o mtodo variadex utiliza cores como elementos auxiliarespara facilitar a localizao e a recuperao dos documentos, e umavariao do mtodo alfabtico.

Regras de alfabetao

No arquivamento de documentos por nome, existem algumasregras, chamadas de regras de alfabetao, que devem ser consideradas.So elas:

1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome edepois, o prenome.Arajo, Marcos PereiraCarvalho, Lucas TavaresFerreira, Maria SouzaVasconcelos, Lus dos SantosObs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenao ser feita pelo

prenome.Ferreira, AndrFerreira, JooFerreira, Paulo

2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfenno devem ser separados.Bom Tempo, CludiaCastelo Branco, Humberto de AlencarMonte-Verde, Juvenal SilvaSantos-Dumont, AlbertoVilas Boas, Bernardo Alves

Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, So e Santaseguem a mesma regra.

Santa Cruz, Pedro HenriqueSanto Expedito, Joo BarbosaSo Tiago, Bernardo Oliveira

3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenao, devempreceder os nomes que iniciam com a mesma letra.Pereira, M.Pereira, MarceloPereira, MariaPereira, Mauro

4) Artigos e preposies no devem ser considerados.Anjos, Milton Sousa dosCosta, Severino Pereira daSantos, Edson Pereira dosSilva, Luciana Oliveira da

Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partcula queacompanha o nome pode ou no ser considerada. O mais comum consider-la, quando esta iniciar com letra maiscula.Da Vinci, LeonardoDel Piero, FabioMc Cain, JohnOBrian, PaulVan Gogh, VincentVon Richtoffen, Michael

5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho,devem vir para o incio acompanhados do sobrenome anterior.Arajo Filho, Marcos PereiraCarvalho Jnior, Lucas TavaresFerreira Neto, Maria SouzaVasconcelos Sobrinho, Lus dos Santos

6) Ttulos que acompanham os nomes no devem ser considerados.Devem ser colocados no final, entre parnteses.Alves, Jos Silva dos (Presidente)Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)Campos, Juvenal de Sousa (General)Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)

7) No caso de nomes estrangeiros, a organizao ser feita pelo ltimosobrenome, com exceo dos nomes orientais e de pases de lnguaespanhola, que tem regras especificas.Cames, Luis Vaz deClinton, BillNewton, IsaacShakespeare, William

8) No caso de nomes de espanhis ou de qualquer pas de lnguaespanhola, a ordenao dever ser feita pelo penltimo sobrenomee, para tanto, os dois ltimos sobrenomes devero ser transpostospara o incio.Bolaos Fuentes, PabloGutierrez Salazar, JuanSanchez Garcia, Roman

9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou rabes, porexemplo, devero ser organizados da mesma forma como seapresentam, sem qualquer alterao.Al JahzirKim Il SungLaw Kim ChongMao Ts Tung

10) Na organizao de nomes de instituies, os nomes so mantidos damesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do inciopara o final, entre parnteses. Quando no h artigo no incio, nodeve ser feita qualquer alterao.Associao Brasilense de ArquivologiaBi-ba-b ShoppingBoticrio (O)Casas BahiaFundao Getlio VargasGlobo (O)Times (The)

11) Nos nomes de eventos, o numeral do incio deve ser colocado nofinal, entre parnteses. A ordenao, neste caso, se dar pelo nomedo evento e no pelo numeral.Congresso de Medicina (Segundo)Encontro de Arquivistas (IV)Seminrio de Jornalistas (18)

Obs.: O numeral servir para ordenar eventos com o mesmo nome.Encontro de Arquivistas (I)Encontro de Arquivistas (II)Encontro de Arquivistas (III)

6.2. Mtodo Geogrfico

O mtodo geogrfico utilizando quando os documentos soorganizados pela procedcia ou local, ou seja, quando a instituio optapor classificar os documentos pelo local de origem.

No entanto, de acordo com a literatura arquivstica, algumasregras devem ser adotadas para a correta utilizao do mtodo geogrfico:

1) Na ordenao de documentos por estado ou pas, os mesmosdevem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posteriorlocalizao. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a ummesmo estado ou pas devero ser organizadas de forma alfabtica, masmantendo a capital no incio, uma vez que esta , normalmente, a cidademais procurada e com o maior nmero de documentos.



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Exemplo:Bahia

SalvadorIlhusItabunaPorto Seguro

CearFortalezaCratesJuazeiroQuixad

GoisGoiniaAnpolisRio Verde

2) Quando o arquivamento feito por cidades, sem haver aseparao por estado, no h a necessidade de se colocar as capitais noincio. A ordenao ser simplesmente alfabtica, com o detalhe de que,ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente,para o caso de cidades com o mesmo nome.

Exemplo:Anpolis (Gois)Crato (Cear)Custdia (Pernambuco)Passo Fundo (Rio Grande do Sul)Vitria (Esprito Santo)

6.3. Mtodo Numrico

O mtodo numrico, como o prprio nome diz, aquele em queos documentos so ordenados por nmero. Na utilizao deste mtodo,pode-se optar por trs maneiras distintas: numrico simples, cronolgicoou dgito-terminal.

O mtodo numrico simples adotado quando a organizao feita pelo nmero do documento ou da pasta em que este foi arquivado. um mtodo muito utilizado na organizao de pronturios mdicos,pastas de funcionrios, processos e filmes.

No entanto, ao se trabalhar com nmeros maiores, com vriosdgitos, o mtodo numrico simples acaba por se tornar muito lento etrabalhoso, tanto na organizao quanto na localizao do documento.Neste caso, indicada a utilizao do mtodo digito-terminal, onde aordenao feita pelos dois ltimos dgitos, o que torna o arquivamentomais rpido e eficiente.

A seguir, temos um exemplo prtico da utilizao do mtododgito-terminal.

14-25-0178-44-1022-26-2899-15-4436-27-44

Observe que a ordenao foi feita pelos dois ltimos dgitos.Quanto estes so iguais, a ordenao se dar pelos dois dgitos anteriores.

O mtodo numrico cronolgico aquele utilizado para organizaros documentos por data. um mtodo largamente utilizado naorganizao de fotografias, documentos financeiros e outros em que adata seja o principal elemento na busca da informao.

6.4. Mtodo Ideogrfico

O mtodo ideogrfico utilizado quando a ordenao dosdocumentos feita por assunto. tambm um mtodo muito utilizadono dia-a-dia das instituies.

O mtodo ideogrfico tem algumas subdivises que serodetalhadas a seguir:

Na organizao por assunto, estes podem ser ordenados deforma alfabtica ou numrica.

A ordenao alfabtica dos assuntos pode ser feita em um niconvel (mtodo dicionrio) ou em vrios nveis hierarquizados(enciclopdico). Observe a seguir a diferena entre os dois mtodos.

Suponha que um setor separou seus documentos por assunto,onde foram criadas as seguintes pastas:

- Frias- Contas a pagar- Aposentadoria- Emprstimos bancrios- Licena mdicas- Contas a receber- Freqncia- Licena maternidade- Emprstimos rurais

A ordenao destas pastas de forma alfabtica pode se dar emum nico nvel ou em nveis hierarquizados, de acordo com aconvenincia do usurio. Na prtica, a ordenao ser efetivada daseguinte forma:

Observe que, enquanto no mtodo dicionrio os assuntos soordenados de maneira simplesmente alfabtica (em um nico nvel),no mtodo enciclopdico a ordenao dos assuntos se d em vriosnveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos maisespecficos, onde cada nvel ordenado alfabeticamente. Neste caso, oarquivo ser composto por pastas e subpastas, em diferentes nveis.

Os assuntos podem, ainda, ser ordenados de forma numrica,onde sero atribudos para cada assunto cdigos que serviro paraidentific-los e permitiro a sua localizao no acervo.

Utilizando os mesmos assuntos descritos anteriormente,teramos como possvel organizao, utilizando-se o mtodo ideogrficonumrico:

1 PESSOAL1-1 - FRIAS1-2 LICENAS

1-2-1 MDICA1-2-2 MATERNIDADE

1-3 APOSENTADORIA2 - FINANCEIRA

2-1 EMPRSTIMOS2-1-1 BANCRIOS2-1-1 RURAIS

2-2 CONTAS2-2-1 A RECEBER2-2-2 A PAGAR



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Observe que, na organizao por cdigo numrico, no h apreocupao de organizar os assuntos em ordem alfabtica. So criadosnveis hierarquizados, onde os assuntos so numerados na ordem emque forem sendo relacionados. Esta relao de assuntos com seusrespectivos cdigos compor o plano de classificao da instituio,que servir para classificar os documentos (atribuir a cada documentoum cdigo de acordo com seu assunto) antes de seu arquivamento.

Os mtodos decimal e duplex so bastante parecidos, com aparticularidade de que, no mtodo decimal, o nmero de classes emcada nvel limitado a 10, e no mtodo duplex, o nmero de classes ilimitado.

6.5. Mtodos diretos / Indiretos

Consideram-se diretos os mtodos que permitem que a buscado documento se d no prprio local em que o mesmo est arquivado,sem a necessidade de um ndice auxiliar. uma caracterstica dosmtodos que organizam por nome (alfabtico, geogrfico, dicionrio eenciclopdico).

Consideram-se indiretos os mtodos em que, para localizar odocumento no arquivo, necessria a adoo de um ndice por nome,que indicar a localizao do documento dentro do arquivo. umacaracterstica dos mtodos em que a ordenao feita por nmero(numrico simples, cronolgico, dgito-terminal, decimal e duplex).

6.6. Mtodo horizontal / Vertical

Quando o documento acondicionamento em seu local de guarda(pasta, gaveta ou caixa) o arquivamento pode ser feito de forma horizontalou vertical.

O arquivamento horizontal, no qual os documentos soacondicionados uns sobre os outros, s indicado para documentos degrandes dimenses, como mapas, plantas e papis de grandes dimenses.

O arquivamento vertical, onde os documentos so arquivadoslado a lado, o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivoscorrentes e intermedirios, onde o acondicionamento feito em caixasou pastas suspensas.

6.7. Escolha do mtodo a ser adotado

A escolha do mtodo de arquivamento a ser adotado em umarquivo dever ser precedida de uma anlise minuciosa dos documentosa serem arquivados e da estrutura da instituio que est sendoorganizada. Um mesmo arquivo pode utilizar, em seu acervo, vriosmtodos de arquivamento simultneos, de forma a bem organizar suadocumentao.

Num arquivo fotogrfico, por exemplo, seria possvel a seguinteorganizao:

BATIZADOSde 1960 a 1980de 1981 a 2000aps 2001

CASAMENTOSde Arajo, Jos at Ferreira, Mariade Garcia, Paulo at Martins, Severinode Nascimento, Joo at Ximenes, Raimundo

VIAGENSBahiaCearSanta Catarina

Observe que, no exemplo apresentado, foi utilizado, numprimeiro momento a organizao por assunto (quando as fotografias

foram separadas em batizados, casamentos e viagens) e, num segundomomento, foram utilizados os mtodos cronolgico, alfabtico egeogrfico, de acordo com as particularidades de cada assunto. Essamistura de mtodos conhecida como classificao ou arranjo que serdefinido de forma a melhor atender as necessidades de cada instituioorganizada.

7. PRESERVAO DE DOCUMENTOS

Preservao de documentos o conjunto de medidas adotadasvisando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenadosem um arquivo.

Na conservao dos documentos, vrios elementos devem serevitados, pois tendem a danificar ou acelerar sua degradao.

Podemos destacar estes elementos em trs grandes grupos:fsicos, qumicos e biolgicos.

7.1. Elementos fsicos

Os elementos fsicos so aqueles relacionados ao local em queos documentos se encontram armazenados. So os principais: umidade,temperatura e luminosidade.

O desequilbrio da temperatura e da umidade relativa provocano acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos elementosque compem o papel, alm de favorecer a proliferao de agentesbiolgicos, tais como: fungos, bactrias, insetos e roedores. A umidadetambm afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradaocida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biolgicos.Recomenda-se, portanto, um controle de umidade e temperatura deacordo com os documentos ali depositados.

A luminosidade, seja natural (luz do sol) ou artificial, tende adanificar os documentos a partir do momento em que provocam seuamarelamento, enfraquecimento e envelhecimento precoce. recomendvel, portanto, que o arquivo seja instalado em locais que norecebam diretamente a incidncia da luz solar e que documentoshistricos ou documentos com grande prazo de guarda sejamarmazenados em locais com pouca incidncia de luz artificial, visandosua maior durabilidade.

7.2. Elementos qumicos

Dentre os elementos qumicos que mais contribuem para adegradao do acervo, podemos destacar a poluio ambiental, a poeira,objetos metlicos e elementos com alto grau de acidez.

A poluio ambiental, destacadamente a poluio do ar podediminuir sensivelmente a longevidade de um documento.

O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grandediversidade de partculas e gases. As partculas compem a parte slidade dimenses microscpicas dos poluentes. Renem especialmente op, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam ospoluentes mais reativos e perigosos para os documentos.

O dixido de enxofre lanado na atmosfera, principalmentepela queima dos combustveis fsseis empregados nos fornos industriaise nos automveis. Ele tambm se combina com o oxignio,transformando-se em trixido de enxofre. Tal reao qumica catalisadapor pequenas partculas metlicas. A combinao do trixido de enxofree a gua, seja a do ar ou do papel, formar o cido sulfrico, que provocamanchas e escurecimento do papel, alm da perda de sua resistncia.

Recomenda-se, portanto, a instalao do arquivo em ambientesdistantes de garagens ou locais em que a poluio do ar seja excessiva.



JULHO DE 2010

Na poeira esto contidas partculas de substncias qumicascristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade demicroorganismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes dacombusto em geral e de atividades industriais.

O p no modifica apenas a esttica dos documentos. Quandoobservamos a sujeira retida nos papis, como os excrementos dos insetos,colas e poluentes atmosfricos, observamos a ao destrutiva. As pequenaspartculas possuem ao cortante e abrasiva. A aderncia do p no apenassuperficial, mas tambm no interior da fibra, que absorvida por meio deligaes qumicas.

Os objetos metlicos, como clipes, grampos e colchetes, devemser evitados por provocar a oxidao do papel. Quando necessria a juntadade folhas para formar um processo ou documento, indicada a utilizaode clipes ou colchetes plsticos.

Colas e fitas adesivas tambm devem ser evitadas, por provocarmanchas irreversveis no documento, produto de sua alta acidez. Narestaurao de documentos, existem colas e fitas adesivas com qualidadearquivstica (sem acidez) adequadas a esta tarefa.

7.3. Elementos biolgicos

Com relao aos seres vivos capazes de provocar estragos aosdocumentos, podemos destacar vrios tipos de insetos, microorganismos,ratos e, por fim, o prprio ser humano.

Os danos que os insetos causam aos acervos so bastanteconhecidos. Produzem estragos de grande intensidade, durante temposrelativamente curtos. A ao destrutiva maior nas regies de clima tropical,cujas condies de calor e umidade relativa elevadas provocam numerososciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionrio mais rpido.So pouco afetados pelo controle ambiental interno e acervos, uma vezque possuem uma grande capacidade de adaptao s transformaesambientais. Alm disso, podem adquirir resistncia aos inseticidas com opassar do tempo.

Os insetos que normalmente provocam os maiores estragos nosarquivos so as traas, baratas, cupins e os carunchos (brocas).

Encontramos ainda uma enorme variedade de seres microscpicosno ar. O papel vulnervel aos ataques microbiolgicos, pois seu principalconstituinte, a celulose, sofre degradao provocada por diferentes espciesde fungos e bactrias. A ao de microorganismos no papel se manifestapelo aparecimento de manchas de vrias cores, intensidades econformaes. As enzimas, que so produzidas como resultado dometabolismo de diferentes espcies de fungos e bactrias, aceleram osprocessos de degradao da celulose e de colas. A conseqncia atransformao das caractersticas fsicas e qumicas do suporte, que ficacom um aspecto filtroso e fragmentado.

O homem, infelizmente, um dos maiores agressores dos arquivos.O simples uso normal o suficiente para degradar o documento. A acideze a gordura do suor das mos, em contato com o papel, produzem acidez emanchas. Tambm so nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar,escrever, marcar, colocar clipes, grampos metlicos, colar fitas, etc.

Dicas Gerais de Preservao de documentos

- O arquivo deve controlar umidade e temperatura do ambiente, deacordo com a documentao mantida em seu acervo (normalmente,a umidade ideal gira em torno de 45 a 58% e a temperatura entre20 e 22);

- Deve-se evitar a entrada de gua/fogo no ambiente de arquivo, poisos mesmos tendem a danificar os documentos;

- A limpeza do ambiente, sempre que possvel, deve ser feita a seco(aspirador de p) ou com a utilizao de panos midos nas estantese no cho;

- Deve-se evitar a utilizao de saliva ou umedecedor de dedos aopassar as pginas dos documentos;

- Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas dealgodo;

- Ao fazer anotaes nos documentos, como o cdigo declassificao, por exemplo, deve-se utilizar lpis;

- A restaurao de documentos deve ser realizada com material debaixa acidez (pH neutro);

- Na utilizao de clipes ou colchetes, deve-se dar preferncia paraos de plstico, evitando os de metal.

8. GESTO DE DOCUMENTOS

A lei 8.159/1991, que regula o funcionamento dos arquivospblicos no Brasil, assim define gesto de documentos:

Gesto de documentos o conjunto de procedimentos eoperaes tcnicas que visam controlar a produo,tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentosnas fases corrente e intermediria, visando sua eliminaoou recolhimento para guarda permanente.

Em resumo, gesto de documentos o conjunto de todas asatividades que envolvem o controle dos documentos da instituio, desdea sua criao at o seu destino final (eliminao ou guarda permanente).

Podemos dividir a gesto de documentos em trs fases distintas:- Produo;- Utilizao; e- Destinao.

Na etapa de produo, devem ser efetivados esforos para evitara criao de documentos que no sejam realmente necessrios para ainstituio, alm da duplicao desnecessria de documentos, deve-sebuscar a criao de formulrios que facilitem a gerao de documentosdentro de uma padronizao pr-estabelecida e ainda deve-se buscar aimplementao de sistemas informatizados que visem otimizar o ato decriao de documentos.

A segunda etapa da gesto de documentos, a utilizao, envolveas atividades de controle da tramitao de documentos (protocolo, bemcomo a elaborao de normas de acesso documentao (emprstimoou consulta), alm da definio das formas de organizao earquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria.

Finalmente, a destinao, que se caracteriza como a terceirafase da gesto de documentos compreende a definio do destino a serdado a cada documento aps o cumprimento do seu prazo de guarda.Esta definio realizada atravs de uma avaliao, conforme destacadoem item anterior.



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CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIAConceito de Arquivo

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, osconjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgospblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas,em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bemcomo por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte dainformao ou a natureza dos documentos.

Lei 8.159/1991

FUNO E FINALIDADES DO ARQUIVO

Funo do arquivo: A funo bsica do arquivo tornardisponveis as informaes contidas no acervo documentalsob sua guarda.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20

Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrerdo tempo, em base do conhecimento da histria.


01. (Cespe-UnB AGU 2010) O arquivo de um rgo o conjunto dedocumentos recebidos ou expedidos por esse rgo no exercciode suas atividades.

02. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documento toda informao registradaem um suporte material que pode ser consultada para fins de estudoe pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos dahumanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares.

03. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Entende-se por documento dearquivo qualquer documento produzido ou recebido por pessoafsica ou jurdica, acumulado naturalmente ao longo das atividadese preservado como prova de tais atividades.

04. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo soprovas de transaes realizadas nas organizaes.

05. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os documentos podem servir deprova de transaes realizadas.

06. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) Arquivo o conjunto de documentosproduzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ouprivada. conservado por essas pessoas ou por seus sucessores,para fins de prova ou informao.

07. (Cespe-UnB-MEC / 2005) Os documentos existentes nos arquivosso o resultado das atividades desenvolvidas pela instituioprodutora.

Suporte dos documentos

Suporte: Material no qual so registradas as informaes.

Dicionrio de Terminologia Arquivstica.

Arquivo Nacional. p. 159

O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes.

Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de vdeo.

08. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) O arquivo constitudo de documentosem variados suportes, entre outros: papel, papel fotogrfico, pelculafotogrfica e mdias digitais.

09. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) O arquivo constitudo de documentosem variados suportes, entre outros: papel, papel fotogrfico, pelculafotogrfica e mdias digitais.

10. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) O termo suporte utilizado emarquivologia para denominar qualquer material que contminformaes registradas. Alguns exemplos, alm do mais comumhoje, que o papel, so: papiro, pergaminho, disco magntico,entre outros.

11. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Os documentos produzidos no mbitoda instituio, mesmo que no estejam em suporte papel, soconsiderados documentos de arquivo.

12. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivsticos soconstitudos por um mesmo tipo de suporte.

13. (Cespe-UnB- STM / 2004) A composio do conceito de arquivoadotado pela arquivstica define que seus documentos devempossuir um mesmo tipo de suporte fsico.

14. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funoprincipal tornar disponvel as informaes contidas no acervodocumental.

15. (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como funo bsica tornardisponveis as informaes contidas nos documentos mantidos sobsua guarda.

16. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A funo principal doarquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervodocumental sob sua guarda.

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteoespecial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e comoelementos de prova e informao.

Lei 8.159/1991

17. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em umsegundo momento, considera-se o valor para a histria e a culturade uma sociedade.

18. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A legislao arquivstica brasileira,apesar do grande avano, no considera os arquivos comoinstrumento de apoio administrao.

19. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui com odecorrer do tempo, base do conhecimento da histria da instituioa que pertence.

20. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dosarquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrerdo tempo, em base para o conhecimento da histria.

21. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidadedos arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com odecorrer do tempo, em base do conhecimento da histria.



JULHO DE 2010

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOSTeoria das 3 Idades

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes,intermedirios e permanentes.

Lei 8.159/1991

22. (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei n 8.159, de 8 dejaneiro de 1991, correto afirmar que so tipos de arquivos.(A) correntes, intermedirios e permanentes.(B) correntes, temporrios e permanentes.(C) privados, intermedirios e permanentes.(D) correntes, intermedirios e provisrios.(E) correntes, temporrios e provisrios.

23. (Cespe-UnB - MCT/2008) Arquivo de primeira idade ou corrente,arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceiraidade ou permanente so estgios de evoluo dos arquivos.

24. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididosem: correntes, semipermanentes e permanentes.

25. (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de umarquivo so duas: corrente e permanente.

26. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evoluo daarquivstica, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivossetoriais, correntes, inativos e permanentes.

Valor dos Documentos

Valor Primrio: - Documentos que servem de apoio s atividades da instituio; - Todo documento nasce com esse valor e depois o perde; - um valor temporrioValor Secundrio: - Documentos que preservam a memria/histria da instituio; - Nem todo documento apresentar esse valor; - um valor definitivo (permanente).

27. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) Os documentos que no apresentammais valor primrio, mesmo que tenham valor secundrio, podemser eliminados, pois no so mais necessrios como prova deuma atividade desenvolvida pela organizao.

28. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O arquivo intermedirio, assim comoo arquivo corrente, constitudo por documentos de valor primrio.

29. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - A teoria dos valoresde documentos no permite definir se o documento da fasecorrente, da intermediria ou da permanente.

30. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes so formadospor documentos com valor secundrio.

31. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivopermanente tm valor primrio.

32. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) A histriase faz com documentos que nasceram para ser histricos.

33. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Os arquivosintermedirios so constitudos por documentos ainda com valorprimrio.

34. (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O valor primriopode ser encontrado nos documentos nas fases corrente eintermediria.

35. (Cespe-UnB - TSE / 2007) Prevalece, na fase corrente, o valorsecundrio dos documentos, pela importncia administrativa queeles tm.

Arquivo Corrente

Arquivo de 1a Idade ou Corrente

Constitudo de documentos em curso ou consultadosfreqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties queos receberam e os produziram ou em dependncias prximas defcil acesso.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.

3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21

Art. 8 - 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ouque, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultasfreqentes.

Lei 8.159/1991

36. (Cespe-UnB AGU 2010) O arquivo corrente formado pordocumentos que esto em trmite, mas que no so consultadosfrequentemente porque aguardam sua destinao final.

37. (Cespe-UnB DPU 2010 - Arquivista) Os documentos correntesdevem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo dafrequncia com que so consultados ou da grande possibilidade deuso que os documentos dessa idade tm.

38. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Fase corrente a fase em que osdocumentos esto ativos, em curso e que ainda so muitoconsultados pela administrao e, por isso, so conservados juntoaos rgos produtores.

39. (Funiversa Terracap 2010) Acerca da classificao dos arquivos,aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizadosna instituio so chamados de arquivos(A) intermedirios.(B) setoriais.(C) centrais.(D) correntes.(E) gerais.

40. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos que entram no rgopblico e que vo para os setores destinatrios iro formar osarquivos correntes dessas unidades.

41. (Cespe-UnB - MI/2009) Os arquivos correntes so constitudos dedocumentos com pouca frequncia de uso e que so mantidosprximos de quem os recebe ou os produz.

42. (Cespe-UnB - MI/2009) Enquanto tramitam pelas unidades poltico-administrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos oucorrentes do rgo ao qual pertencem.

43. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos correntesso formados pelo conjunto dos documentos produzidos e(ou)recebidos pelos vrios setores de trabalho da instituio e queprecisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar prximos aosseus usurios diretos.

44. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os documentos consideradoscorrentes so caracterizados por estarem ativos, ou em curso, almde serem alvos de consultas frequentes.

45. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes so alocadosperto dos seus usurios diretos, devido grande possibilidade deuso que apresentam, e so conhecidos tambm como arquivosativos.



JULHO DE 2010

Documentos Prazos de guardaCorrente IntermedirioDestinao

Final Observao

Legislao de Pessoal

Admisso de Pessoal

Frias

Frequncia

Aposentadoria

Greves

Normas Internas


5 anos 47 anos Eliminao -

7 anos - Eliminao -




Enqto. Vig. - Guarda Perm. -

Arquivo Intermedirio

Arquivo de 2a Idade ou Intermedirio Constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente

consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produzirampodem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomarum problema novamente focalizado. No h necessidade de seremconservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentosnesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados delimbo ou purgatrio.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-22

Art. 8 - 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que,no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesseadministrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guardapermanente.

Lei 8.159/1991

46. (Cespe-UnB DPU 2010 - Arquivista) Os arquivos intermediriosso formados por documentos semiativos, que no precisam sermantidos prximos aos usurios diretos.

47. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Quando um setor acumula muitosdocumentos que no so mais utilizados, as eventuais buscastornam-se demoradas e pouco eficientes; por esse motivo, tal setordeve escolher os documentos considerados importantes paraconservar junto aos que ainda esto em curso e destruir o restante.

48. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) O arquivo intermedirio justifica-sepor questes econmicas. uma forma de armazenamento dedocumentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho daorganizao.

49. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) Os documentos so mantidos nosarquivos intermedirios quando apresentam alto valor secundrio.

50. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) O acesso aos documentos aberto aopblico nos arquivos intermedirios, diferentemente do que ocorrecom os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores.

51. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) A descentralizao fsica dos arquivosintermedirios resultado da grande frequncia de uso dosdocumentos nessa fase do arquivo.

52. (Cetro Embrapa 2010) So considerados arquivos intermediriosos conjuntos de documentos com curso em andamento, os quaisconstituem objeto de espordicas ou raras consultas.

53. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos produzidos e(ou)recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um rgo pblicoque deixaram de ser frequentemente consultados, mas que aindapodem ser solicitados, devero ser transferidos ao arquivointermedirio.

54. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O arquivo intermedirio constitudode documentos que perderam todo o valor de naturezaadministrativa.

55. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O acesso aos documentos no arquivointermedirio aberto ao pblico.

56. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivointermedirio so mantidos por conta dos prazos prescricionais eaguardam a destinao final: eliminao ou guarda permanente.

Arquivo Permanente

Arquivo de 3a Idade ou Permanente Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza

administrativa, que se conservam em valor de seu valor histricoou documental e que constituem os meios de conhecer o passado esua evoluo.


Art. 8 - 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentosde valor histrico, probatrio e informativo que devem serdefinitivamente preservados.

Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis eimprescritveis.

Lei 8.159/1991

57. (Cespe-UnB DPU 2010) Nos arquivos permanentes, a pesquisa facultada (liberada) ao pblico externo.

58. (Cespe-UnB DPU 2010) Nos arquivos permanentes, os documentosexistentes so passveis de eliminao.

59. (Cespe-UnB - INCA 2010) Os conjuntos documentais de um hospitalque so custodiados em carter definitivo, em funo do seu valore por possurem acesso pblico, so denominados arquivoscorrentes.

60. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - O acesso aosdocumentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas comautorizao da instituio que os acumulou.

61. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O conjunto de documentospreservados em carter definitivo em funo de seu valor denominado arquivo intermedirio.

62. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os O acesso aos documentos doarquivo permanente feito com a autorizao do rgo acumulador.

63. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) O arquivo permanente tem comofuno a guarda de materiais descartveis.

64. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A terceira idade conserva osdocumentos de valor administrativo que, por questes legais efiscais, possam, esporadicamente ser consultados.

65. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O acesso aos documentos contidosno arquivo da instituio pblico, embora exista restrio deacesso apenas para os documentos considerados permanentes.



JULHO DE 2010

Avaliao de Documentos / Tabela de Temporalidade

Avaliao a definio dos prazos de guarda e da destinao final dosdocumentos. realizada por uma Comisso de Avaliao e resulta naelaborao da tabela de temporalidade da instituio, que dever seraprovada por uma autoridade competente da instituio para que possaser implementada no rgo.

79. (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo mximo de reteno dedocumentos na fase corrente de seis meses.

80. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arquivamentode documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos.

81. (Cespe-UnB-MEC / 2003) Aps cinco anos, os documentos da fasecorrente devem ser completamente eliminados.

82. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Sero preservados, em carterpermanente, todo e qualquer documento com produo anterior aosculo XIX.

83. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Todos os documentos produzidos poruma instituio so considerados de valor histrico aps um perodosuperior a setenta anos de sua produo.

Cumprimento do Ciclo Vital (Transferncia / Recolhimento /Eliminao)

- Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente eintermediria.

- Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fasesintermediria e permanente.

- Transferncia: Envio de documentos da fase corrente para a faseintermediria.

- Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediriapara a fase permanente.

84. (Cespe-UnB DPU 2010) Na fase inermediria, os documentos sorecebidos por transferncia dos arquivos correntes.

85. (Cespe-UnB DPU 2010) Os documentos cujo prazo de guardaseja estabelecido em cem anos devero ser recolhidos ao arquivopermanente.

86. (Cespe-UnB DPU 2010 - Arquivista) A passagem pelo arquivointermedirio indica que o documento vai ter como destinao finala eliminao.

87. (Cetro Embrapa 2010) O recolhimento marca a transio para a 3idade documental.

88. (Cetro Embrapa 2010) considerada transferncia a passagem dedocumentos de um arquivo intermedirio para o arquivoperamanente.

89. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O recolhimento a passagem dosdocumentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios.

90. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) Findo o prazo de guarda no arquivocorrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivointermedirio.

91. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os processos de passagem dedocumentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste parao permanente so denominados, respectivamente, transferncia erecolhimento.

92. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Os documentospodem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivopermanente, sem necessidade de armazenamento no arquivointermedirio.

93. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos podem passar pelas trsidades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivoscorrentes.

94. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Definido ofim da permanncia do documento no arquivo corrente, ele deveser transferido ao arquivo permanente.

95. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Atualmente,com o aumento da complexidade das organizaes, determinadosdocumentos nem passam mais pelos arquivos correntes.

96. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os documentos,independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas trsfases documentais: corrente, intermediria e permanente.

66. (Cesgranrio - BACEN / 2010) A destinao final, elemento importanteda tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que so:(A) eliminao ou guarda permanente.(B) digitalizao ou microfilmagem.(C) arquivo corrente ou arquivo intermedirio.(D) conservao ou restaurao.(E) proteo ou sigilo.

67. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os rgos pblicos devemconstituir uma comisso permanente de avaliao de documentoscom a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliaodos documentos no mbito de sua atuao.

68. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A destinao dos documentos indicada(A) pela tabela de temporalidade(B) pela tipologia documental(C) pelo plano de classificao(D) pelos instrumentos de pesquisa

69. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A aplicao da teoria das trs idadesdocumentais permite melhor fluxo documental na unidade,melhorando as condies de seus arquivos.

70. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O arquivo pode, anualmente,eliminar os documentos sem uso, independentemente deautorizao.

71. (Cespe-UnB-UnB/TSE / 2007) O instrumento de destinao quedetermina prazos e condies de guarda o(a)

(A) plano de preservao(B) plano de classificao(C) listagem de eliminao(D) tabela de temporalidade

Vantagens da Avaliao para a Instituio

Vantagens da avaliao: - Ganho de espao fsico; - Facilidade na organizao e localizao dos documentos; - Economia de recursos humanos e materiais.

72. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo deavaliao de arquivo incluem o aumento do ndice de recuperao dainformao.

73. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo deavaliao de arquivo incluem a conquista de espao fsico.

74. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliao de documentospossibilita ganho de espao fsico nos depsitos de documentos.

75. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliao de documentospossibilita maior agilidade ao recuperar documentos e informaes.

76. (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliao documental provoca,necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.

Prazos de Guarda

O prazo de guarda varia de documento para documento e estar expressona tabela de temporalidade da instituio.

77. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de guardatemporria devem ser mantidos por cinco anos.

78. (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais decinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.



JULHO DE 2010

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOSQuanto ao gnero

Gnero a configurao que assume um documento de acordo com osistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de

arquivo. So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19.

Textuais: Documentos escritos.Iconogrficos: Documentos com imagens estticas. Exemplos:

fotografias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras.Cartogrficos: mapas e plantas.Microgrficos: microfilmes.Sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma de som.Filmogrficos: Filmagens. Vdeos.Informticos/Digitais: Documentos em meio digital.

97. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) Os ofcios datilografados ou impressos,os mapas e as plantas fazem parte do gnero de documentos escritosou textuais e so muito comuns nos arquivos permanentes.

98. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - Uma base de dadosdesenvolvida em uma instituio pblica deve ser considerada comoparte dos arquivos dessa instituio.

99. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A legislao brasileira define arquivocomo sendo o conjunto formado exclusivamente por documentostextuais

100. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos textuais,audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontradosnos arquivos.

101. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A documentao escrita ou textualapresenta inmeras espcies documentais criadas para produzirdeterminada ao especfica, tais como relatrios, convnios,formulrios e cartas.

102. (NCE-UFRJ / CVM 2009) Um arquivo contm documentos emformatos diversos. Um arquivista precisa estar preparado paraorganizar documentos impressos, fotografias em papel, filmes,disquetes, fitas sonoras e DVDs, dentre outros. Uma planta dearquitetura do 12 pavimento de uma instituio pblica considerada um documento do seguinte gnero:(A) filmogrfico;(B) cartogrfico;(C) textual;(D) iconogrfico;(E) sonoro.

103. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofcios impressos, plantas de quadrasresidenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos soclassificados, quanto ao gnero, como documentos textuais,cartogrficos e filmogrficos, respectivamente.

104. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo soclassificadas, quanto ao gnero, em documentos iconogrficos.

105. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Documentosdo gnero iconogrfico so aqueles que contm imagens estticas.

106. (Cespe-UnB-Censipam / 2006) Os documentos em formatoeletrnico (ou digital) no so considerados documentos de arquivo.

107. (Cespe-UnB-INPI / 2006) Fotografias, slides, desenhos e gravurasso classificados como microgrficos.

108. (Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) Quanto ao gnero, os documentoscontendo imagens estticas, a exemplo das fotografias, desenhos egravuras, so classificados como documentos iconogrficos.

Quanto natureza do assunto

Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se de conhecimentorestrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguardapara sua custdia e divulgao.

Ostensivos: Documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.

3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 29-30

Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados emultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seuteor ou dos seus elementos intrnsecos.

Decreto 4.553/2002

Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintesconceitos e definies:classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo

a dado, informao, documento, material, rea ou instalao;desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo

transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ouinformaes;

reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificaode dado, informao, rea ou instalao sigilosos;

Decreto 4.553/2002

Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitaoobedecero s seguintes prescries:

I - sero acondicionados em envelopes duplos;II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau

de sigilo ou do teor do documento;III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de

sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removidoo envelope externo;

Decreto 4.553/2002

109. (Cespe-UnB DPU 2010) O procedimento de desclassificardocumentos consiste em(A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminao.(B) possibilitar o emprstimo de documentos em mbito interno.(C) liberar consulta os documentos de natureza especial.(D) facultar (liberar) o acesso aos documentos anteriormente

classificados como sigilosos.(E) proceder alterao da classificao atribuda anteriormente,

com base no plano de classificao da instituio.

110. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondncias consideradasostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais,sigilosas e ultrassecretas.

111. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificao de ostensivo dada aosdocumentos de arquivo cuja divulgao no prejudica o rgoou o ministrio.

112. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem serde conhecimento restrito, e requerem medidas especiais desalvaguarda para sua custdia e divulgao.

113. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) So denominados ostensivosos documentos que requerem cuidados extremos da unidade dearquivo na sua guarda e na sua divulgao.

114. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto eultrassecreto so graus de sigilo aplicados a documentos quenecessitam de medidas especiais de guarda e divulgao.

115. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informaes sigilosas so classificadasem ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas.



JULHO DE 2010

Declarao - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Portaria de nomeao - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Histrico de concluso do 2 grau - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Parecer - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Atestado - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Alvar de funcionamento - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Boletim - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Memorando de apresentao de servidor - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Relatrio de atividades - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Requerimento - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Ttulo de eleitor - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Declarao de imposto de renda - ( ) Espcie ( ) Tipologia

116. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgao de seucontedo no apresenta qualquer restrio so classificados comoostensivos.

117. (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados comoreservados, secretos ou ultrassecretos no podem ser expedidospor meio postal.

118. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificao o ato pelo qual aautoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinadodocumento.

119. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentossigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar oacondicionamento desses documentos em envelopes duplos eindicar o grau de sigilo no envelope externo.

120. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitao dedocumentos sigilosos, est o seu acondicionamento em envelopeduplo.

121. (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o termoclassificao, muito utilizado na prtica arquivstica, diz respeito atribuio de graus de sigilo a documentos e(ou) informaes.

122. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) No permitida a expedio dedocumentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo dedocumento deve ser feita apenas por intermdio de agente pblicoautorizado.

123. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) A expedio de documentosclassificados como sigilosos requer envelopamento duplo.

124. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) Para maior segurana econtrole, no envelope externo dever estar registrado o grau de sigilodo documento.

Espcies / Tipologias documentais

Espcie a configurao que assume um documento de acordo com adisposio e a natureza das informaes nele contidas. Exemplos:boletim, certido, declarao e relatrio.

Tipologia documental a configurao que assume uma espciedocumental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos:boletim de ocorrncia, boletim escolar, certido de nascimento edeclarao de bens.

GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos dearquivo. So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19.

Identifique os documentos a seguir como espcies ou tipologias documentais.

125. (Cespe-UnB AGU 2010) Ofcio, memorando e aviso so exemplosde tipologias documentais.

126. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) Considerando que a tipologiadocumental a unio entre a espcie do documento e a sua funo,assinale a opo em que todos os itens citados correspondem aespcies documentais.(A) atestado, alvar de funcionamento e exposio de motivos(B) auto, exposio de motivos e precatrio(C) ata de reunio, relatrio de atividades e certido(D) ato, consulta e relatrio(E) certido de nascimento precatrio e convocao

127. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - Ofcios, memorandos,cartas e telegramas so tipologias documentais

128. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Relatrio deatividades, negativo fotogrfico, ata de reunio e carto de visitaso exemplos de tipologias documentais.

129. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Ata de reunio, relatriode atividades e projeto de trabalho so exemplos de espciesdocumentais.

130. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) Alvar, ata, auto, regulamento,solicitao e passaporte so exemplos de tipologias documentais.

131. (Cespe-UnB - MS/Tc. Sup. 2008) Pode-se considerar o relatrio,a ata, o projeto, a carta e o formulrio como exemplos de tipologiasdocumentais.

132. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008)Pronunciamento, proposta, precatrio, prestao de contas, laudo,instruo normativa, informe, convite e telegrama so exemplos detipologias documentais.

133. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) Abaixo-assinado, carta,certido, circular e processo so exemplos de tipologias documentaisexistentes nos arquivos.

134. (Unb/Cespe-UnB - MI / Arquivista - 2006) Ata de reunio, relatriode atividades, cronograma, plano de ao e projeto so exemplosde tipologias documentais.

135. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Define-se declaraode bens como tipologia documental porque nela se encontra a junoda espcie com a atividade que gerou o documento.

136. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Entre as tipologiasdocumentais que podem ser encontradas nos arquivos da Secretariade Gesto Administrativa (SGA) do GDF esto as atas de reunies,relatrios de atividades e livros de ponto.

Exame de sangue - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Aviso - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Processo - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Balano Patrimonial - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Fatura - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Projeto pedaggico - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Guia de internao - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Processo - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Lista de compras - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Portaria de nomeo de servidor - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Edital - ( ) Espcie ( ) Tipologia

Certificado - ( ) Espcie ( ) Tipologia



JULHO DE 2010

PROTOCOLO

Protocolo o controle da tramitao dos documentos que tramitam norgo, de forma a permitir a sua rpida localizao e informaoaos interessados. uma atividade tpica da fase corrente.MIRANDA, lvis Corra. Arquivo para concursos. Braslia, 2007

Atividades de protocolo:

- Recebimento (Recepo dos documentos) - Registro (Cadastro dos dados dos documentos) - Autuao (formao/abertura de processos) - Classificao (separao por assunto) - Expedio/Distribuio (encaminhamento ao destinatrio) - Controle/Movimentao (controle da tramitao / andamento)

PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 55-59

137. (Cespe-UnB DPU 2010) As rotinas do setor de protocoloincluem atividades de(A) classificao, registro, avaliao e emprstimo de

documentos.(B) recebimento, classificao, registro e movimentao de

documentos.(C) recebimento, eliminao e emprstimo de documentos.(D) ordenao, classificao e avaliao de documentos.(E) registro de processos, classificao e avaliao de

documentos.

138. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Protocolo o setor encarregado dorecebimento e da expedio de documentos. o responsvel,tambm, pelo arquivamento, que consiste em definir o tipo dearmazenamento correto (pasta, caixa, prateleira) para a guarda decada documento, segundo o suporte (papel, filme, fita magntica) eo formato (caderno, mapa, fotografia).

139. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Uma das atividades realizadas peloservio de protocolo a classificao de documentos, no caso deinstituies que possuam um cdigo ou plano de classificao dedocumentos.

140. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Protocolo o servio encarregado derecebimento, registro, distribuio, controle da tramitao eexpedio de documentos.

141. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O protocolo do rgo deve mantercontrole da expedio de correspondncia, de modo a ser capaz deinformar sua localizao aos usurios em tempo real.

142. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Nos rgos ou instituiespblicas, protocolo geralmente o setor encarregado de atividadescomo recebimento, expedio, registro, distribuio e controle damovimentao de documentos em trmite.

143. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - O registro dos documentos que chegama um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e consistena reproduo dos dados do documento destinada a controlar amovimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentaisaos interessados.

144. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O protocolo responsvelpelas atividades de registro, de controle da tramitao, dedistribuio, expedio e abertura de processos.

145. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O servio de protocolo responsvelpelas atividades de recebimento, classificao, controle da tramitaoe expedio de documentos.

146. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O recebimento, o registro,a classificao, a distribuio, o controle da tramitao e a expediode documentos so atividades de protocolo.

147. (Cespe-UnB - MI/2009) - O recebimento, o registro, a movimentaoe a expedio de documentos so atividades de responsabilidadedo setor de protocolo.

148. (Cespe-UnB - MI/2009) - A autuao o termo que caracteriza aabertura do processo.

149. (Cespe-UnB - MI/2009) - O controle da tramitao dos processospelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntostratados nos processos de responsabilidade do setor de protocoloe dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos.

150. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - O protocolo aporta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e,por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivoscorrentes.

151. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Protocolo adenominao atribuda a setores encarregados do recebimento,expedio e distribuio de documentos..

152. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) A distribuio ea tramitao de documentos so atividades desenvolvidas pelossetores de protocolo.

Documentao particular / sigilosa / ostensiva

No devem ser abertos e nem registrados pelo protocolo, devendo serencaminhados diretamente aos destinatrios:

- Documentos particulares - Documentos sigilososDevem ser abertos e registrados pelo protocolo: - Documentos ostensivos

MIRANDA, lvis Corra. Arquivologiapara concursos. Braslia, 2009

153. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Os documentos denatureza ostensiva recebidos pelo protocolo no podem ser abertos,analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seusdestinatrios.

154. (Cespe-UnB - MEC 2009) A correspondncia oficial, comindicaes de confidencial, reservado ou particular no envelopedeve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de serencaminhada ao destinatrio.

155. (Cespe-UnB - MI/2009) - A correspondncia recebida que tivercarter ostensivo no deve ser aberta pelo protocolo.

156. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A correspondncia particularrecebida em um rgo pblico deve, obrigatoriamente, ser registradano setor de protocolo do rgo.

157. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) O setor de protocolo dever abriras correspondncias oficiais mesmo que sejam confidenciais oureservadas.

158. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Osdocumentos particulares recebidos pelo protocolo de um rgopblico ou de uma empresa no devem ser registrados nemclassificados, mas apenas remetidos aos destinatrios.

159. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) As correspondncias particularesrecebidas por um rgo pblico devem ser registradas no protocoloe enviadas aos seus destinatrios.

160. (Cespe-UnB - STJ/2008) O protocolo deve separar ascorrespondncias oficiais das particulares e a correspondnciaoficial de carter ostensivo da de carter sigiloso.



JULHO DE 2010

PRESERVAO DE DOCUMENTOSFatores fsicos

Principais fatores fsicos prejudiciais conservao dos doc umentos:umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposio luznatural ou artificial

- O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo com osdocumentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente 21 e 55%);

- gua e fogo no devem entrar no ambiente de arquivo;- A limpeza do piso, estantes e mveis deve ser feita com pano mido/

aspirador.- A higienizao dos documentos deve ser feita com uma trincha ou flanela.BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de Janeiro :

Arquivo Nacional, 1985.

161. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) O calor e umidade excessivosso nocivos ao acervo, pois podem gerar fungos. Deve-se, portanto,manter taxas muito baixas de umidade e temperatura no arquivo.

162. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) A luz natural, sobretudo aradiao ultravioleta, causa danos aos documentos. Para proteg-los, necessrio usar persianas ou cortinas nas janelas e substituir aslmpadas incandescentes por lmpadas fluorescentes, que no emitemradiaes ultravioleta.

163. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) A conservao compreende oscuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao localde sua guarda.

164. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) O ar seco um elemento que beneficiaas condies fsicas do papel.

165. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequncias daexposio dos documentos em papel luz o seu amarelecimento.

166. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade so fatoresde enfraquecimento do papel.

167. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O arquivista pode evitarproblemas com as radiaes ultravioleta nos depsitos de documentos,adotando as seguintes medidas: utilizar salas sem janelas e substituiras lmpadas incandescentes por lmpadas fluorescentes, que noemitem radiao UV.

168. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa depreservao preventiva deve prever, entre outros fatores, o controleda temperatura e umidade do ambiente e a incidncia direta de luz,natural ou artificial, sobre os documentos.

169. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - A luz solar, o ar seco,a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e apoeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dosdocumentos.

170. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A luz natural e o calor so prejudiciaisaos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, autilizao de lmpadas fluorescentes, por no produzirem calor nemradiao ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar paramanter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante anoite, os aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e orisco de incndio.

171. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservao compreende oscuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda.

172. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A luz solar menos nociva que a luzartificial na conservao e na preservao dos documentos de arquivo.

173. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco um elemento que beneficiaas condies fsicas do papel.

Fatores qumicos

Principais fatores qumicos prejudiciais conservao dos documentos:poeira, sujeira, fumaa, colas, fitas adesivas, objetos metlicos,alimentos.

BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio deJaneiro : Arquivo Nacional, 1985.

174. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A higienizao mecnica dosdocumentos feita com uma trincha ou uma flanela uma aoimportante para a conservao dos documentos em papel.

175. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A limpeza do depsito do arquivodeve ser rigorosa para evitar a proliferao de fungos e insetos; ocho deve ser limpo com pano umedecido em uma mistura degua, solventes, cera e substncias bactericidas. Uma vez por ms,pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura.

176. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienizao dos documentos, almde remover a poeira, devem ser retirados objetos metlicos, comogrampos, clipes e prendedores metlicos.

177. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A higienizao e oacondicionamento so aes de conservao dos documentos.

178. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar alimpeza do piso, das estantes e dos mveis do arquivo parapreservar os documentos.

179. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienizao um dos procedimentos mais significativos do processo deconservao de documentos e deve ser feita em perodos regulares.

180. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais quepossuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio degrampo.

181. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pessoastransportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervoarquivstico, sendo permitido somente o acesso de pessoas comalimentos slidos.

182. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o rudono ambiente, indicado que o piso dos espaos onde sopreservados os documentos seja revestido com carpete.

183. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, comoenxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicadoo uso de cola plstica comum.

184. (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depsitos dedocumentos, indicado o piso de carpete, desde que seja limpodiariamente.

185. (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espao reservado guardados documentos deve ser lavado semanalmente com gua e saboneutro a fim de se evitar as aes de agentes nocivos.

Fatores biolgicos

Principais fatores biolgicos prejudiciais conservao dosdocumentos: insetos, microorganismos, ratos, homem.

Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos:- Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodo;- Anotaes nos documentos devem ser feitas a lpis.

BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio deJaneiro : Arquivo Nacional, 1985.

186. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) So considerados agentesde degradao dos documentos, entre outros: fatores ambientais,como temperatura e umidade; e fatores fsicos, como insetos eroedores.



JULHO DE 2010

AUTOMAO DE ARQUIVOS

187. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os procedimentos depreservao devem incidir apenas sobre os documentos avaliadoscomo permanentes na tabela de temporalidade e destinao.

188. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A ao antrpica no interfere nadegradao dos arquivos.

189. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e omanuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos.

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arquivologia mpu 2010 - gran cursos - Élvis c. miranda

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