arquivologia conceitos iniciais

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Prof. Kátia Quadros Arquivologia – UFPB – Assistente Administrativo - Intensivão

Aulas: 1 a 3

Arquivologia – UFPB

Professor: Kátia Quadros

Aulas: 1 a 3



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Apresentação

Olá caro aluno Aprova!

Estamos começando este curso de Arquivologia para Concursos Públicos no intuito

de ajudar você que quer conquistar sua vaga como Servidor Público.

Mas antes de entrarmos diretamente no assunto, vou me apresentar para vocês:

meu nome é Kátia Quadros e tenho como formação a área de informática. E como

conheci a Arquivologia? Vocês já devem ter ouvido algum professor falar o quanto

gosta de dar aulas. Pois é... Parece que está no sangue, rs. Quem dá aula ama o

que faz. Eu comecei dar aulas já na adolescência como voluntária e mesmo

cursando Processamento de Dados, era no laboratório da Universidade, diante dos

alunos, que eu me realizava. Não demorou muito para eu conhecer o mundo dos

Concursos Públicos e começar a dar aulas de informática. Dois anos depois,

conheci a Arquivologia e me apaixonei pelo assunto. Comecei a estudar os grandes

autores e prestei consultoria na área de Microfilmagem durante dois anos,

trabalhando com a coordenação de uma equipe. Direcionei meu estudo para a área

dos Concursos e não demorou muito para eu lecionar essa matéria que está cada

vez mais sendo cobrada em Concursos Públicos de todo o país.

Eu sempre brinco que na primeira aula os alunos esperam uma professora

velhinha, de óculos e guarda-pó, quem sabe um espanador, pensando tratar a

Arquivologia de algo muito antigo, que não se usa mais. E alguns até falam que

pensaram isso mesmo! Já na primeira aula, os alunos constatam seu engano.

Percebem a importância da Arquivologia nos dias atuais e como ela acompanha o

desenvolvimento tecnológico. E nada de espanador, rs. Vocês verão que em um

Arquivo não pode ter poeira, nem umidade, nada que possa danificar o documento.

Mas isso é assunto para nossa aula de conservação dos documentos.

Você sabia que Arquivologia é uma ciência? E que há um rol de leis, decretos,

resoluções que regularizam a Arquivologia? Pois bem... Parte dessa legislação é

muito cobrada pelas bancas.

Vem comigo!!! Vamos começar nosso estudo para atingirmos nosso objetivo:

gabaritar!



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Abaixo, deixo meus contatos para sugestões, críticas ou dúvidas. Estou à

disposição!

E-mail: [email protected]

Facebook: https://www.facebook.com/profkatiaquadros

Bons estudos!

https://www.facebook.com/profkatiaquadros



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ARQUIVOLOGIA

CONCEITOS INICIAIS

ARQUIVOLOGIA

É a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a

produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a

eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico.

Seu objetivo é a organização e o acesso à informação.

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim,

para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos

que integram a área: informação, suporte e documento.

INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal

forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.

SUPORTE: meio no qual a informação é registrada.

Por exemplo: pen drive, folha A4.

DOCUMENTO: Documento é toda informação registrada em suporte material, que possa

comprovar fatos e que possa ser utilizado para consulta.

Destacamos:

Informação registrada

Comprova fatos

Utilizado para consulta



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SINAR

Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº 82.308, instituiu o Sistema Nacional de Arquivos

- SINAR.

O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e

privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo.

Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ:

o Arquivo Nacional;

os arquivos do Poder Executivo Federal;

os arquivos do Poder Legislativo Federal;

os arquivos do Poder Judiciário Federal;

os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os

arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

CONARQ

O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado1, vinculado ao Arquivo

Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de

arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos,

bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção

especial aos documentos de arquivo.

Toda Legislação de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, além de muitas

outras informações sobre Arquivologia.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br

1 Órgãos colegiados são aqueles em que há representações diversas e as decisões são tomadas em

grupo, com o aproveitamento de experiências diferenciadas.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/



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ARQUIVO

Segundo Sólon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo é o conjunto de documentos

oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de

suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua

maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e

preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer

no futuro.

Heloísa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunião de documentos conservados,

visando à utilidade que poderão oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional,

um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as

necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de arquivamento o

arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue.

Desse conceito é importante destacar:

1) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem ser

também recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc.

2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem

de vários tipos (sonoro, cartográfico, etc), e não somente na forma textual e em suporte

papel.

3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que

os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que

significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de

forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao

se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia clara das atividades

realizadas por aquele órgão.

Organicidade: Fique de olho nesse conceito tão cobrado pelas bancas! Um

documento será produzido em razão da atividade da instituição, ou seja, um banco não

produz certidão de nascimento, mas documentos pertinentes a uma instituição financeira.



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Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que se trata de uma

instituição financeira e não de uma indústria, ou um colégio, por exemplo.

Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos

de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público

e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por

pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Esta é a letra da Lei. Preste atenção, pois esse conceito, segundo a Lei n. 8.159 é

bastante cobrado.

Decreto Nº 4.073, De 3 De Janeiro De 2002

Este Decreto Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a

política nacional de arquivos públicos e privados.

O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR:

Móvel destinado à guarda de documentos.

Local (Prédio ou uma de suas partes) onde é guardado os conjuntos arquivísticos.

Órgão Governamental (Unidade Administrativa) cuja função é de reunir, ordenar,

guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e

técnicas arquivísticas.

RAZÕES DA IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

1. Reconstituição e preservação da memória;

2. Apoio administrativo;

3. Fonte de informação;

4. Guardião de matéria prima para trabalho e pesquisa histórica.

Um arquivo é importante para a instituição devido ao grande número de

documentos que se acumulam naturalmente ao longo do tempo.



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As técnicas arquivísticas auxiliam na gestão de um arquivo, durante a produção,

utilização e destinação dos documentos.

FINALIDADE DO ARQUIVO

1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que

permitam um arquivamento ordenado e eficiente;

2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de

acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos

que possam danificar os mesmos;

3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos

diversos setores da instituição de maneira eficiente.

Requisitos para garantir a Finalidade:

1) Pessoal qualificado e em número suficiente;

2) Instalações em local apropriado;

3) Materiais adequados;

4) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística

moderna;

5) Normas de funcionamento;

6) Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,

constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca

ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no

acervo documental sob sua guarda”.

DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

Embora os três tenham a mesma função de guardar e preservar possuem objetivos

distintos.



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Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de

caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,

bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos

documentos.

Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela

instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.

Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos

através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são

produzidos ou recebidos pela própria instituição.

Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar,

estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu é cultural, enquanto do

arquivo é administrativa, podendo adquirir caráter cultural se for recolhido ao arquivo

permanente. Iremos estudar o recolhimento nas próximas aulas. Além disso, os

documentos de arquivo são, em regra, produzidos em única via ou número limitado de

cópias ou vias. Já na biblioteca podemos ver coleções de obras.

Preste atenção no quadro-resumo à seguir, pois esta questão da distinção entre arquivo,

biblioteca e museu é muito cobrada em prova.

Arquivo Museu Biblioteca

Documentos Únicos Coleções

Valor

Administrativo/Funcional

Valor Cultural/Histórico Valor Cultural

Documentos

produzidos/recebidos

Compra/permuta/doação Compra/permuta/doaçã

o



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Ainda falando sobre a distinção entre Biblioteca, Museu e Arquivo, temos:

Método de Avaliação

Arquivo:

A documentação é preservada como um conjunto e não como unidades isoladas.

Os julgamentos são finais e irrevogáveis.

A documentação não raro existe em via única.

Museu:

Conservação e estudo.

Biblioteca:

Unidades isoladas.

O julgamento não tem caráter irrevogável e envolve questões de conveniência, e não de preservação.

Métodos descritivo:

Arquivo:

Aplica-se a conjuntos de documentos.

As séries são consideradas unidades para fins de descrição.

Museu:

Aplica-se a conjuntos e unidades de peças e objetos de valor cultural.

Biblioteca:

Aplica-se a unidades discriminadas. Os documentos são unidades isoladas para catalogação.

Método de classificação



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Arquivo:

Cada instituição estabelecerá a classificação de acordo com suas características e necessidades.

Para uma boa classificação, o arquivista deve conhecer a fundo o funcionamento dos órgãos.

Biblioteca:

Utiliza métodos predeterminados que foram teorizados e experimentados

Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos que serão

classificados.

RESUMO



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CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

QUANTO AO GÊNERO

Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a informação foi registrada no mesmo.

Podemos destacar:

Cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: Mapas, plantas.

Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: Fotografias.

Informáticos ou digitais: São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Necessitam de computador para serem acessados. Ex: documentos eletrônicos: word, excel.

Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex: Microficha, microfilme em rolo.



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Textuais: São os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Ex: Contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisições, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabela, questionários, correspondência e outros. Podem ser datilografados, impressos ou manuscritos.

Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex: Filmes e fitas videomagnéticas.

Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: Discos e fitas audiomagnéticas.

QUANTO À ESPÉCIE, FORMATO, FORMA, TIPO E TIPOLOGIA

Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma).

Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.

Forma: Estágio de preparação. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou cópia.

Tipologia documental: É apenas a designação da atividade que gerou o documento. Exemplo: de serviço, de posse, de concurso.

Tipo documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.

Você gosta de Matemática? Vamos misturar Arquivologia com Matemática? Você vai gostar!

Veja no exemplo: Carta precatória. Carta é espécie; Precatória é tipologia e Carta precatória é um tipo documental.

E se fosse um Contrato de Prestação de Serviço?



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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma:

Arquivos Públicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas, administrativas, judiciárias ou legislativas. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura Curitiba e arquivo do Senado Federal.

Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas. Ex.: arquivo do HSBC, arquivo das Lojas Colombo e arquivo da Loja da Esquina.

SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial àquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.

Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.

Arquivo especial Depende do SUPORTE

Arquivo especializado Depende do ASSUNTO



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SEGUNDO A NATUREZA DO ASSUNTO

Ostensivo ou Ordinário: As informações contidas no documento, não prejudicam a administração quando divulgadas.

Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e

entidades, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do

requerente e a especificação da informação requerida.

Sigiloso: As informações contidas no documento, por sua natureza devem ser de conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurança, quanto a sua custódia e divulgação.

Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em

razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;

O grau de sigilo divide-se em três categorias:

ultra-secreto: 25 anos.

secreto: 15 anos

reservado: 5 anos.

Chegamos a um ponto importante! A LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 que regulamenta o Acesso a Informações.

SEGUNDO OS TIPOS DE ACESSO

Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre.

Restrito: Limitação à possibilidade de consulta, decorrente de regulamentação que determina prazos ou exclusões gerais.

O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se há alguma restrição decorrente de regulamentação.



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SEGUNDO OS TIPOS DE ARQUIVAMENTO

Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes.

Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros.

SEGUNDO O ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO

Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette – 1973).

Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua destinação, é a distância entre a administração e a história numa sequência temporal.

Teoria das 3 idades

1. Arquivo de primeira idade ou corrente

2. Arquivo de segunda idade ou intermediário

3. Arquivo de terceira idade ou permanente

RESUMO



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TEORIA DAS 3 IDADES

Arquivo de Primeira Idade ou Corrente

É constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. Por documentos em curso entende-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.

Também são chamados de: 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; De movimento; Em

curso; Núcleos de arquivo; 1ª Fase; 1º Ciclo.

Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.

Também são chamados de: 2ª Idade; Pré-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo;

Purgatório; Temporário; Transitório; 2ª Fase; 2º Ciclo.

Segundo Marilena Leite Paes, a principal vantagem desse sistema é a economia de espaço

e de recursos material e humano. Este arquivo evita a eliminação descontrolada e permite

melhor conservação dos documentos.

Os documentos transferidos aos arquivos intermediários conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.

Atividades do Arquivo Corrente:

• Protocolo

• Expedição

• Arquivamento



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• Empréstimo

• Consulta

• Destinação

Arquivo de Terceira Idade ou Permanente

É constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva.

Também são chamados de: 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo; Estático;

Definitivo; Final; 3ª Fase; 3º Ciclo.

São classificados como permanentes os documentos:

que revelam a origem e a constituição da instituição;

que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo;

normas e regulamentos;

demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.

Atividades do Arquivo Permanente

O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrição e publicação; conservação e referência:

1 - ARRANJO: É a reunião e ordenação adequada dos documentos.

O Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos, e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries.

Fundo Arquivístico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.

Série: Divisões de um Fundo Arquivístico.

Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossiê, pastas.

Item Documental: A menor unidade arquivística. Indivisível.



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Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista não se interessa apenas pelo arranjo dos documentos dos setores, mas também dos documentos de outros órgãos que estão sob sua guarda. Dessa forma, o arquivista deve obedecer ao princípio da Proveniência, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princípio da Proveniência corresponde à expressão francesa respect des fonds, respeito aos fundos, que também é muito usada no Brasil.

Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associação dos Arquivistas Holandeses

Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência, data, número, assunto e nome.

O método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva, que corresponde à organização da entidade que produziu o arquivo.

No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária, ou seja, a ordem de arquivamento em que este conjunto era armazenado na instituição de origem. Só de depois de um levantamento poder-se-á julgar se é possível fazer qualquer alteração.

O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral do conjunto.

Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.

2 – DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: É a elaboração de instrumentos de pesquisa para identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando o acesso aos documentos e a divulgação do acervo.

Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. Vários são os instrumentos de que pode dispor um arquivo.

3 - CONSERVAÇÃO: São as medidas de proteção aos documentos e ao local de seu acondicionamento, visando impedir sua deterioração.

4 - REFERÊNCIA: Estabelecer políticas de acesso aos documentos, essa é a função da atividade de Referência.

Nessa atividade são realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser consultado, e não permitir a consulta de informações com restrições.

Também estabelece como devem ser consultados os documentos, indicando quais usuários terão acesso ao acervo e elaborando o regulamento da sala de consultas.



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Valoração dos Documentos

Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.

Também pode ser chamado de:

VALOR PRIMÁRIO (Imediato): manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc;

2. Valor Jurídico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convênios etc;

3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.

Então todo documento é produzido e recebido em um arquivo com o valor primário, administrativo ou imediato. Pois esse valor administrativo é que dá sentido ao documento servir à administração da instituição. O valor primário está presente em duas das três fases do Ciclo Vital dos Documentos: Corrente e Intermediário.

Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.

Também pode ser chamado de:



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VALOR SECUNDÁRIO (Mediato): subdivide-se em:

1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização, reforma e história de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc;

2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores Económicos etc.

Aprendemos que todo documento de um arquivo é produzido ou recebido e que automaticamente têm valor primário, por servir à administração. Mas este documento, passado algum tempo, poderá perder esse valor administrativo e a instituição não precisar mais desse documento. Nesse momento o documento terá um de dois destinos: a eliminação ou a guarda permanente.

Caso este documento não sirva mais à instituição administrativamente e nem obtenha valor histórico, então ele será eliminado. Mas se ao perder o valor administrativo, esse documento receber o valor histórico, por contar a história da instituição, por exemplo, ele irá adquirir valor Histórico/Cultural, ou seja, valor secundário e será recolhido ao Arquivo Permanente, onde nunca será eliminado.

Veja:

Ciclo Vital dos Documentos:



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RESUMO



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INSTRUMENTOS DE PESQUISA

GUIA: É destinado à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. É o mais genérico, informa a totalidade dos fundos existentes do arquivo. Tem a finalidade de informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo da instituição. Tem endereço, telefone, horário de funcionamento, condução para o local, regulamento de consulta, recursos oferecidos, requisitos exigidos do pesquisador.

ÍNDICE: Instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. Remete o leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado.

TABELA DE EQUIVALÊNCIA: Instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para novas que tenham sido adotadas, remetendo ao termo atual que tenha sido empregado em virtude de alterações no sistema de arranjo.



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Tipos de Arquivos

Quanto ao tipo, os arquivos são classificados em setoriais e centrais.

Arquivos Setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos mesmos, cumprindo funções de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do arquivo corrente – junto aos órgãos operacionais.

Competências dos Arquivos Setoriais:

» racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados;

» conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão subordinados;

» manter o controle dos Arquivos Correntes dos órgãos e seus respectivos acervos;

» atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;

» participar do processo de avaliação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade e destinação de documentos, das atividades – meio e fim, para o Arquivo Central;

» elaborar o Termo de Eliminação dos documentos descartados;

» elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo Central (Termo de Transferência de documentos e/ou Termo de Recolhimento de Documentos);

» orientar e coordenar a execução de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;

» zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia;

» exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais.

Arquivos Gerais ou Centrais: Se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais. Centraliza as atividades de um arquivo corrente.

Num sistema centralizado de arquivos correntes, não só os documentos ficam reunidos em um único local, mas também há a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente de um único órgão da estrutura organizacional. Essas atividades são realizadas no Protocolo, setor que estudaremos no decorrer do curso.

Tipos de Arquivos Correntes: Central e Setorial



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Segundo Marilena Leite Paes, ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. A descentralização se aplica apenas à fase corrente de arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.

Os arquivos correntes são aqueles que guardam os documentos mais recentes e frequentemente consultados. Por isso, facilita o acesso se esses documentos estiverem localizados nos próprios setores em que os mesmos foram produzidos/recebidos ou próximos a estes.

Preste atenção! A instituição não é obrigada a ter um arquivo setorial. Mas é recomendável que existam arquivos setoriais. Então há uma grande diferença se a sua questão de prova perguntar se é “obrigatório” ou se é “recomendável” a instituição adotar um arquivo setorial.

Instituições com pequeno fluxo de documentos, em geral, não adotam um arquivo setorial, apenas o central. Mas grandes instituições, com grande acumulação de documentos precisam adotar a prática do arquivo setorial. Pense em uma instituição que funcione em dois edifícios, ou então, em um edifício muito grande. Com sedes, filiais... Fica impossível não ter arquivo setorial. Pense no setor precisando do documento e tendo que esperar horas para poder acessá-lo. Isso prejudica a administração.

Já o Arquivo Central é obrigatório, independente da adoção do Arquivo Setorial, a instituição sempre terá o Arquivo Central.

Não esqueça: A adoção de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo

central) as atividades do arquivo corrente.

Independentemente da centralização, as normas e atividades de controle e orientação

devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicação de critérios

diferenciados no modo como funcionarão os arquivos da mesma instituição.

Prazo de Guarda

Prazo de guarda (ou período de retenção) é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário.



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O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:

• frequência de uso das informações contidas nos documentos;

• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);

• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);

• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais).

A definição do prazo de guarda de um documento será realizada de acordo com a frequência de uso desse documento, ou seja, nesse caso o prazo de guarda está definindo quanto tempo o documento ficará no arquivo corrente.

Existem documentos que por decreto ou lei já têm esses prazos definidos, facilitando assim o trabalho das pessoas que avaliam esses documentos.

Quando existem outras fontes com as mesmas informações diminui a necessidade de manter no arquivo esses documentos.

É característica do arquivo intermediário guardar documentos por precaução, isso implica em decidir quanto tempo esse documento deverá permanecer nesse arquivo.

O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases em questão.

Destinação dos Documentos

Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente.



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Lista de Eliminação

É uma relação específica de documentos a serem eliminados numa única operação e que necessita ser aprovada pela autoridade competente.

Exemplo:

Especificação do Documento Datas Quantidade

Controle Orçamentário 1980-1981 3 pastas

Notas de Remessa de Material 1947-1981 43 pastas

Prestação de Contas de Malotes 1955-1977 348 pastas

Bancas cobram não somente com o nome de Lista de Eliminação, mas também Edital de Eliminação, Rol de Eliminação, enfim, qualquer sinônimo para lista vale para esse conceito.

Critérios que Regulam a Retenção de Documentos

Devem ser conservados documentos que provem como a instituição foi organizada e como funciona e que possam responder funções técnicas relativas a operações da organização, como pesquisas e projetos.

Critérios que Regulam a Eliminação de Documentos

Em geral podem ser eliminados documentos onde o texto esteja reproduzido em outro;

Cópias cujos originais sejam conservados;

Documento cujos elementos essenciais estejam reproduzidos em outro;

Documentos como convites, cartas de agradecimentos e outros;



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Documentos que se tornaram obsoletos e não representam interesse para a administração.

Após determinada a eliminação de documentos, devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes, os quais devem conter a identificação dos conjuntos documentais, datas, natureza do documento e quantidade, bem como a indicação do instrumento de destinação (tabela de temporalidade ou lista de eliminação) que autoriza a destruição.

Os processos mais indicados de eliminação são: fragmentação, maceração, alienação por venda ou doação.

O processo de incineração deve ser evitado por não ser ecologicamente correto. Observe: Não é proibido, mas os autores dizem que não é recomendável.

Tabela da Temporalidade

A Tabela da Temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).

A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos e será aprovada por autoridade competente do órgão para que possa ser aplicada na instituição.

Decreto 4703

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Veja a importância da Tabela da Temporalidade e a responsabilidade de quem a elabora: Definir se um documento deve ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente. Quando um documento é eliminado erroneamente ele pode fazer falta à administração, principalmente se o prazo de guarda dele também foi avaliado de forma equivocada. Também não deixa de trazer consequências o fato de um documento que deveria ter sido eliminado ser arquivado permanentemente. Isso ocasionará custos para



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preservação, armazenamento desse documento. Por isso a importância de uma avaliação sem erros e por isso a Tabela da Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente do órgão.

O esquema acima reproduz a passagem de um documento de um arquivo para o outro e sua possível destinação.

Quando um documento está no arquivo corrente, decorrido seu prazo de guarda nessa fase, ele poderá ser eliminado, transferido ao arquivo intermediário ou recolhido ao arquivo permanente.

Quando um documento está no arquivo intermediário, decorrido seu prazo de guarda nessa fase, ele poderá ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.

Uma vez no arquivo permanente, o documento jamais será eliminado.

A palavra Transferido sempre indicará que o documento saiu do arquivo corrente e foi para o arquivo intermediário. É redundante falar que o documento foi transferido para o arquivo intermediário. Falamos assim em sala de aula para fixar esse conceito, mas basta dizer: O documento foi transferido. Pronto, já sabemos que ele está no arquivo intermediário.

O mesmo acontece com documentos que vão para o arquivo permanente. Basta dizer: O documento foi recolhido. A palavra Recolhido já nos informa que este documento perdeu o valor administrativo, obteve valor cultural/histórico e está armazenado no arquivo permanente.



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RESUMO



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Exemplo Tabela de Temporalidade

Assunto Prazos de Guarda Destinação Final

OBS

Corrente Intermediário

000 Administração Geral

Modernização e Reforma Administrativa

5 anos 5 anos Guarda Permanente

Planos, programas e projetos de trabalho

5 anos 9 anos Guarda Permanente

São passíveis de eliminação documentos que se encontrem recapitulados em outros.

Registro nos órgãos competentes

3 anos Eliminação

Seleção de Documentos

É realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por técnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação:

1) Eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras.

2) Transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;

3) Recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu acesso público. No arquivo permanente, o tratamento técnico dos documentos é feito por conjuntos documentais, denominados fundos, que poderão ser subdivididos em séries e subséries.



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ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

LEVANTAMENTO DE DADOS

• Legislação pertinente:

a) Âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos.

b) Âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos.

c) Âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos.

Organização:

a) Organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos.

b) Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus órgãos.

• Documentação:

a) Gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc;

b) Tipo e espécies documentais: cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador;

c) Volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês;

d) Estado físico: necessidade de restauração.

• Processos:

a) Rotinas e formulários em uso na empresa;

b) Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data);

c) Arranjo e classificação documental.



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• Recursos:

a) Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas, escolaridade);

b) Físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento;

c) Ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.

ANÁLISE DE DADOS COLETADOS

De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.

Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

PLANEJAMENTO

Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e permanente. Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da instituição.

IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu acompanhamento.

QUESTÕES COMENTADAS

1) Ampliação, contato e negativo correspondem, no caso de documentos fotográficos, a

diferentes modalidades de:

(A) espécie.



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(B) formato.

(C) forma.

(D) contexto.

(E) suporte.

Comentários: São exemplos de estágios de preparação, portanto Forma.

Gabarito: C.

2) Uma carta precatória, do ponto de vista documental, é exemplo de

(A) gênero.

(B) tipo.

(C) forma.

(D) categoria.

(E) formato.

Comentários: Ou seja: Tipo = Espécie + Tipologia. Onde Carta é espécie e precatória é tipologia.

Gabarito: B.

3) Fita magnética, relatório de apuração, minuta e folha são, respectivamente, exemplos de

(A) tipo, gênero, formato e suporte.

(B) forma, espécie, gênero e tipo.

(C) suporte, tipo, forma e formato.

(D) gênero, forma, espécie e suporte.

(E) formato, suporte, tipo e espécie

Comentários: Fácil não é? Fita magnética é um suporte; relatório de apuração é um tipo documental; minuta é um estágio de preparação, ou seja: forma e folha é formato, pois é a configuração física de um suporte.

Gabarito: C.

4) Edital, edital de citação, códice e rascunho são, respectivamente,

(A) espécie, tipo, formato e forma.

(B) formulário, espécie, forma e gênero.

(C) espécie diplomática, espécie jurídica, tipo e linguagem.

(D) tipo, espécie, série e suporte.



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(E) formato, assunto, suporte e técnica de registro

Comentários: Tudo bem, mas o que é códice mesmo? A banca viajou no tempo nesse exemplo. Vamos lá: Segundo Wikipédia, códices eram os manuscritos gravados em madeira, em geral do período da era antiga tardia até a Idade Média. Agora vamos resolver a questão:

Edital: Espécie.

Edital de citação: Tipo (Espécie + Tipologia)

Códice: Formato (Configuração física de um suporte)

Rascunho: Forma (Estágio de preparação)

Você percebeu que mesmo desconhecendo do que se trava o tal códice você poderia acertar a questão? Somente a alternativa A tinha espécie como opção para Edital. Observe!

Gabarito: A.

5) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de

fontes múltiplas.

Comentários: Compra ou permuta é característica de biblioteca. No arquivo os documentos são produzidos e recebidos.

Gabarito: Errado.

6) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de

pessoas jurídicas ou físicas.

Comentários: Sim, o arquivo tem como objetivo comprovar fatos.

Gabarito: Certo.

7) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados

referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.

Comentários: Não há coleção de documentos em arquivologia. Os documentos são acumulados naturalmente e progressivamente. São produzidos e recebidos.

Gabarito: Errado.

(CESPE - INSS/2008 - Arquivologia) - A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia,

julgue os itens a seguir:



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8) O documento de arquivo é um tipo de material que tem como objetivo principal

informar para instruir ou ensinar.

Comentários: O objetivo principal de um documento de arquivo é comprovar fatos e assim servir à administração.

Gabarito: Errado.

9) Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com

documentos múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma

estrita normalização de processamento técnico.

Comentários: Exatamente, no arquivo Não se trabalha com documentos múltiplos, na biblioteca SIM. Nem a tipologia documental é uniforme. Há uma gama de tipologias: precatória, prestação de serviço, retificação dentre outros.

Gabarito: Certo.

(CESPE - TSE/2007) Julgue o item abaixo, relativo a documentos públicos.

10) São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da

gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Comentários: Cobrança sobre as entidades mantenedoras.

Gabarito: Certo.

11) A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de

suprir as lacunas existentes nos acervos.

Comentários: A única maneira de acumular documentos é produzindo e recebendo.

Gabarito: Errado.

12) Dá-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob

guarda do arquivo em condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou

conservação.

Comentários: A própria questão denúncia o erro falando em especializado/especiais. Especializado = assunto e Especial = Suporte / guarda em condições especiais.

Gabarito: Errado.



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13) Consubstanciam-se como especializados os arquivos (Certo ou Errado)

1) ( ) médicos. 2) ( ) de engenharia. 3) ( ) audiovisuais. 4) ( ) iconográficos. 5) ( ) de grandes dimensões.

Comentários: O que são arquivos especializados? Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, como os arquivos médicos e de engenharia. Os arquivos audiovisuais, iconográficos e de grandes dimensões são arquivos especiais, pois têm sob sua guarda documentos de diversos suportes. Logo: Arquivo especial Depende do SUPORTE Arquivo especializado Depende do ASSUNTO

Gabarito: 1) (C ) 2) (C ) 3) (E ) 4) (E ) 5) (E )

14) Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização.

Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços de

protocolo, mas não são considerados arquivístícos.

Comentários: Sim, os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização, mas também fazem parte do arquivo os documentos recebidos de outras organizações.

Gabarito: Errado.

(CESPE - TSE/2007 - Técnico) Julgue os itens 19 e 20, relativos a documentos públicos.

15) São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da

gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Comentários: Ainda que as entidades sejam privadas, nessa questão, elas estão encarregadas pela gestão de serviços públicos. Veja como CESPE procura levar você a pensar o contrário e marcar a questão como errada: Os documentos são públicos, a empresa que é privada. Ela apenas gerencia (armazena, preserva, etc) estes documentos para a instituição pública.

Gabarito: Certo.



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16) A gestão e o recolhimento dos documentos públicos produzidos e recebidos pelo

Poder Judiciário federal é de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.

Comentários: Segundo a Lei n. 8159, em seu Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. Ainda em seus parágrafos: § 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário.(...) § 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. Podemos perceber que a administração dos documentos do Poder Judiciário é responsabilidade dos Arquivos Federais, Estaduais e Distrito Federal. O CONARQ tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.

Gabarito: Errado.

17) Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo

que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento,

registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais.

Comentários: Este é o arquivo especial. Está ligado ao suporte, a maneira como o documento deve ser armazenado para melhor conservação. Já o arquivo especializado é aquele ligado ao assunto do documento. Ex: Esse material é especializado em arquivologia para concursos. Para não esquecer, uma dica: Para escrever sobre determinado assunto, a pessoa deve ser especializada no assunto ou especial? Rs, rs, rs... agora você não confunde mais não é? Obviamente ela deve ser especializada.

Gabarito: Certo.

18) *Reservado, secreto e ultra-secreto são graus de sigilo aplicados a documentos que

necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.

Comentários: Reservado, secreto e ultra-secreto são graus de sigilo e estão classificados na Lei Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011. Naturalmente, por serem sigilosos, necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.

Gabarito: Certo.

*Questão adaptada devido a alteração da classificação de sigilo, de acordo com a Lei Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 - Regula o acesso a informações.



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19) É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas

diferenças, assinale a opção correta:

A) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os

de biblioteca, com objetivos Culturais.

B) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por

atividades organizacionais.

C) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos predeterminados e os

de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras.

D) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca,

em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

Comentários: Os documentos de arquivo são produzidos e conservados pelo seu valor administrativo. Não são colecionáveis e são únicos ou em limitado número de cópias. Enquanto que na biblioteca esses têm objetivos culturais, envolvem coleções e podem ter vários exemplares.

Gabarito: Letra A.

20) O arquivo tem como função básica tornar disponíveis as informações contidas nos

documentos mantidos sob sua guarda.

Comentários: Sim, por isso existem tantos métodos de arquivamento, classificação dos documentos, a gestão e organização do arquivo, a conservação do arquivo, tudo para que as informações estejam disponíveis sempre que forem necessárias.

Gabarito: Certo.

21) Segundo a natureza da entidade a que está vinculado, os arquivos podem ser:

(A) ativos e inativos.

(B) públicos e privados.

(C) nacionais e intermediários.

(D) permanentes e de guarda.

(E) históricos e de pesquisa.

Comentários: Segundo as entidades mantenedoras ou natureza da entidade, os arquivos podem ser públicos ou privados.

Relembrando:



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Arquivos Públicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas, administrativas, judiciárias ou legislativas.

Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas.

Gabarito: B.

22) Os documentos definidos como de valor permanente devem ser preservados no

arquivo intermediário.

Comentários: Começamos com uma fácil para mostrar que CESPE não é tão malvada, não sempre, rs. Valor permanente sempre será armazenado no arquivo permanente.

Gabarito: Errado.

23) Alguns documentos podem ser eliminados na fase corrente em uma instituição que

possua uma política de avaliação.

Comentários: Sim, podem. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente ou intermediaria.

Gabarito: Certo.

24) Alguns documentos com prazo de guarda de cem anos poderão passar pela fase

intermediária.

Comentários: Independente do período designado para o prazo de guarda, os documentos podem ou não passar pela fase intermediária.

Gabarito: Certo.

25) Dá-se o nome de recolhimento ao ingresso de documentos

(A) no arquivo intermediário.

(B) no arquivo central.

(C) no arquivo permanente.

(D) nos centros de restauro.

(E) nas câmaras de fumigação.



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Comentários: Olha que questão tranquila para quem estudou! Quando os documentos saem do arquivo corrente ou intermediário e vão para o arquivo permanente dizemos que esses documentos foram recolhidos. Então, quando você ouvir dizer que um documento foi recolhido, já sabe que ele está no arquivo permanente.

Gabarito: C.

26) A destinação final dos documentos deve ser a eliminação, a guarda temporária no

arquivo intermediário, a guarda permanente ou a eliminação por amostragem.

Comentários: Um documento pode ter um de dois destinos: A eliminação, caso ele perca o valor administrativo e não adquira valor secundário. Ou o recolhimento, que se dá quando o documento perde o valor administrativo, mas recebe valor histórico/cultural.

Gabarito: Errado.

27) O processo de avaliação de um documento tem como resultado a elaboração da tabela

de temporalidade do documento.

Comentários: Sim, vimos que a Tabela da Temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária e sua destinação final.

Gabarito: Certo.

28) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário

devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas.

Comentários: Alguns documentos já têm o prazo de guarda regulamentado em legislação ou normas da instituição. Outros que não estão definidos em legislação dependem da avaliação para definir o prazo de guarda, e deve-se levar em conta as necessidades administrativas da instituição.

Gabarito: Certo.

29) A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de

caráter público somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública

correspondente à esfera de competência do órgão.

Comentários: Viram que questão perigosa? Além do estudo, total atenção, pois CESPE fala em documentos de guarda permanente, logo NUNCA serão eliminados.

Gabarito: Errado.



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30) Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases sucessivas a que se convencionou

chamar de corrente, intermediária e permanente. O ingresso de documentos nesta última

etapa é conhecido como:

(A) recolhimento.

(B) encaminhamento.

(C) passagem.

(D) remessa.

(E) transferência.

Comentários: Quando um documento é recolhido é o mesmo que dizer que está no arquivo permanente. A transferência é o nome dado a passagem dos documentos do arquivo corrente para o intermediário.

Gabarito: A.

arquivologia conceitos iniciais

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