CURSO

GERENCIAMENTO DE

ARQUIVOS SETORIAIS

AULA 4 EZMIR D. ELIAS ezmir.elias@ufsc.br

ALINE C. P. FARIAS aline.cardozo@ufsc.br

1. ARQUIVO CENTRAL DA UFSC

1.1 Conhecendo o Arquivo Central da UFSC

1.1.1 Misso

Ser um centro de referncia no acesso, armazenagem, preservao e

disponibilizao do acervo documental da UFSC.

1.1.2 Viso

Ser o norteador das normativas do programa de gesto documental

institucional.

1.1.3 Histrico

As unidades administrativas e de ensino da UFSC guardavam em seus

arquivos setoriais um amontoado de documentos, causando assim

difcil acesso aos documentos; a constatao de um grande volume

documental; a inexistncia de mtodos padronizados; a eliminao

indiscriminada; a disperso e m conservao dos documentos,

fazendo com que a histria e a memria da UFSC estavam sendo

perdidas.

1.1.4 Cronologia

- Dcada de 1980: em 1988 criada a Diviso de Arquivo Central do

Departamento de Servios Gerais, designando servidor, atravs da

Portaria n 1088/GR/1988, de 23.11.88, para exercer a funo de

diretor da mesma.

-Dcada de 1990: em 1997, quase uma dcada aps sua criao, a

Diviso de Arquivo Central enfrentou uma nova situao: a juno da

Diviso de Arquivo Central com a Diviso de Microfilmagem, mudando

assim, definitivamente, a estrutura do arquivo.

- Dcada de 2000: a Diviso passou a ser chamada de Diviso de

Processamento Tcnico do Acervo Documental.

Em 2001 ficou comprovada a necessidade de reestruturar o Arquivo

Central da UFSC e alterar sua nomenclatura.

Aps 4 anos, em 2005, consolidada a nova reestruturao atravs da

Portaria n 504/GR/2005, de 03.05.2005, criando a Diviso de Arquivo

Central.

Mais informaes em:

http://arquivocentral.ufsc.br/o-arquivo-3/histrico/

No ano de 2009 passaram a integrar pela primeira vez na equipe do

Arquivo Central quatro arquivistas provenientes do concurso pblico

realizado em 2008.

Com o curso de Arquivologia, que passou a ser oferecido pela UFSC

no ano de 2010, foi possvel realizar a parceria com estagirios da

rea, possibilitando a prtica aos alunos atravs da realizao de

atividades tcnicas.

Mais recentemente, em 2012 o Arquivo Central passou por uma

ampliao de 127 m na sua rea de depsito e modernizao e

ampliao na rea de secretaria.

Com a instalao de dois mdulos de arquivos deslizantes

em 2013, o ganho real para armazenamento foi de 8.085 caixas-

arquivo. Em 2013 foi criada a Coordenadoria do Arquivo Central,

Portaria n 2057/2013/GR, estando vinculada mesma os Servios de

Protocolo Geral, Digitalizao e Microfilmagem de Documentos e

Comunicao e Expedio.

2. ARQUIVOS X TICs

As Tecnologias de Informao e Comunicao (TICs) so utilizadas

nos arquivos como suporte para o tratamento da informao.

O uso das TICs contribuem com a gesto documental sendo uma

prtica muito comum adotada nos arquivos.

Neste sentido, surge o conceito de Gerenciamento Eletrnico de

Documentos (GED) , que consiste em um conjunto de procedimentos

informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gesto

documental.

2.1. Arquivo Central: aplicao de GED

O Servio de Digitalizao e Microfilmagem de Documentos, vinculado

Coordenadoria do Arquivo Central, disponibiliza e aplica a tecnologia

de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED), com o propsito

de melhorar e modernizar o gerenciamento da informao, visando o

acesso e a preservao da mesma.

Objetiva tambm atender administrao buscando disponibilizar ao

mximo toda a documentao, sem, entretanto, esquecer dos fins

legais, integrando os documentos digitalizados com a gerao de

microfilmes. A aplicao do GED possibilitou a adoo da

microfilmagem eletrnica, modernizando o processo microgrfico

tradicional que vinha sendo adotado.

Para uma melhor compreenso, segundo o Dicionrio Brasileiro de

Terminologia Arquivstica, o processo de digitalizao consiste na converso de um documento para o formato digital por meio de

dispositivo apropriado, como um escner.

2.2 Vantagens Oferecidas com a Aplicao do GED

.Otimizao das atividades;

.Agilidade no processo de disseminao e no acesso informao;

.Segurana com restrio de acesso;

.Maior confiabilidade e eficincia;

.Reduo no tempo de recuperao da informao;

.Rapidez para atualizao dos dados;

.Acesso mltiplo e simultneo em rede de informao;

.Cpias de segurana;

.Diminuio da circulao do volume documental no suporte fsico;

.Preservao dos originais;

A coordenao do GED gerenciada pela Coordenadoria do Arquivo

Central e a operacionalizao executada pelo Servio de

Digitalizao e Microfilmagem de Documentos.

Para a converso de documentos fsicos para arquivos digitais devem

ser realizadas uma sequncia de tarefas, quais sejam:

-Preparao do documento;

-Digitalizao;

-Inspeo;

-Indexao no software Neutron;

-Compactao da Imagem;

- Controle de qualidade.

Preparao Digitalizao

Indexao Controle de qualidade

importante ressaltar que o rigoroso planejamento de algumas

atividades a serem realizadas antes, durante e aps a digitalizao dos

documentos est diretamente relacionado com o sucesso do sistema a

ser implantado.

Todas elas implicam no resultado final oferecido ao usurio, qual seja,

a disponibilizao e o acesso ao documento digital.

As imagens so geradas a partir da digitalizao dos documentos em

papel, e administrados pelo software Neutron.

O software Neutron uma soluo que administra os documentos e

tambm um repositrio de documentos que permite o controle de acesso

aos mesmos .

Ao ser realizado o diagnstico dos arquivos setoriais da UFSC, foi

priorizada a aplicao desta soluo nos departamentos que possuem

documentao com maior frequncia de uso na documentao produzida.

Sendo assim, o primeiro departamento atendido foi a antiga Pr-Reitoria de

Desenvolvimento Humano e Social (PRDHS), atualmente denominada

Secretaria de Gesto de Pessoas (SEGESP), cuja tecnologia foi aplicada

para o gerenciamento dos documentos funcionais (assentamento funcional).

Ao longo do tempo esta soluo foi sendo aplicada na documentao de

vrios outros setores, caracterizando a expanso do sistema.

- Diviso de Convnios e Projetos Institucionais (DCPI/PROAF) documentao - convnios;

-Departamento de Material e Servios Gerais (DMSG/PROINFRA) documentao - processos terceirizao e processos compras;

-Pr-Reitoria Assuntos Estudantis (PRAE) documentao- bolsas discentes;

Agncia de Comunicao (AGECOM) documentao: jornal universitrio; -Secretaria de Gesto de Pessoas (SEGESP) documentao: plano de sade Unimed;

-Coordenadoria do Arquivo Central (CARC) documentos histricos; -rgos Colegiados documentos histricos; -Museu Universitrio documentos histricos.

Os arquivos setoriais podem solicitar uma reunio tcnica Coordenao

do GED para tomarem conhecimento da soluo visando a aplicao da

mesma na documentao acumulada.

A viabilidade da aplicao ser avaliada tendo como referncia a frequncia

de uso, preservao, entre outros.

Estes departamentos recebero orientaes sobre os procedimentos que

devem ser realizados previamente aplicao da tecnologia.

A aplicao desta tecnologia segue cronograma elaborado pela

Coordenadoria do Arquivo Central conforme planejamento anual.

Contato com a Coordenao do GED atravs do e-mail:

arquivocentral@contato.ufsc.br

O sistema de GED implantado na documentao dos departamentos da

UFSC atingiu plenamente suas finalidades. Alm de atender

administrao, controla, disponibiliza, preserva, recupera, armazena,

organiza, promove acesso mltiplo e simultneo e compartilha os

documentos institucionais.

Os documentos ostensivos para acesso remoto esto disponveis em:

http://arquivocentral.ufsc.br/

Tela de login do software

Tela de pesquisa

3. DICAS E RECOMENDAES PARA CONSERVAO E

PRESERVAO DE DOCUMENTOS

A vida dos documentos pode ser prolongada, se forem criadas

condies bsicas de preservao de todo o material armazenado na

instituio, inclusive os j restaurados.

O ato de preservar encontra-se diretamente relacionado ao fator

memria.

A preservao tem como finalidade mxima manter a integridade da

informao contida em um determinado suporte.

Conserva-se todo documento histrico que se encontra com sua

integridade fsica afetada.

PRESERVAR E CONSERVAR

PARA NO RESTAURAR

3.1 Conservao/Preservao: conjunto de medidas e procedimentos

destinados a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes

de deteriorao. As principais operaes de conservao so:

desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao.

A instituio dever ter uma poltica de preservao e a mesma dever

ser amplamente divulgada, comprometendo, ao ser traada, todos as

reas de atuao, garantindo, dessa forma, o envolvimento de todos

os servidores.

3.2 Agentes de Deteriorao

3.2.1. Agentes Fsicos

A luz, a temperatura e a umidade.

-Tanto a luz natural como a artificial emitem raios ultravioleta que

modificam a estrutura do papel.

-A temperatura ideal do ambiente que seja em torno de 20 a 23 C.

No caso de aquecimento intenso ocorrer uma oxidao, alterando o

material, tornando o papel quebradio devido desidratao.

- A umidade relativa do ar ideal que fique entre 50% a 60%.

3.2.1.1 Solues para Combater os Agentes Fsicos

- Para evitar a ao direta da luz use: toldos, persianas, venezianas,

vidro fume, vidro com filme de filtro solar.

-Para manter adequada a temperatura e umidade podem ser utilizados

o ar condicionado para diminuir ou elevar a temperatura ou o

desumidificador para retirar a umidade do ambiente at o nvel

considerado adequado.

3.2.1.2 Dicas para Evitar Danos ao Acervo

- No dobrar os documentos pois esta ao acarreta o rompimento das

fibras;

- No utilizar clipes e grampos de metal;

- No fixar documentos com elsticos;

- Quando perfurar documentos, cuidar para no atingir o contedo;

- No acondicionar documentos em sacos plsticos;

- Evitar realizar refeies no ambiente em que o documento est

armazenado, pois qualquer fragmento de alimento pode atrair insetos;

- Manter as mos sempre limpas.

3.2.2 Agentes Biolgicos

Os agentes biolgicos so os insetos, os micro-organismos e alguns

roedores.

Para evitar que estes agentes se proliferem, manter o ambiente em

condies ideais de climatizao.

A LIMPEZA A MELHOR FORMA

DE COMBATER OS INSETOS !