GESTÃO DE ORGANIZAÇÃO E

DELEGAÇÃO

GESTÃO DE ORGANIZAÇÃOO que é?

Você não pode organizar outras pessoas sem antes organizar a

si mesmo

Benefícios da Organização

SOU ORGANIZADO?

Sem planejamento não há tempo para nada. Para planejar

o seu tempo, faça uma lista das tarefas a serem realizadas.

Separe as tarefas em duas categorias:

* POSITIVAS: Ajudam a aumentar o negócio (GERALMENTE

SÃO AS MAIS IMPORTANTES) (Geram resultado. “Para que

estou aqui”?)

* REATIVAS: O que aparece diariamente: os problemas.

Para programar bem o seu tempo, programe a tarefa.

Divida em duas etapas:

a) Quanto tempo quer gastar?

- Depende a importância;

b) Até quando deve estar pronta?

- Depende da urgência.

Estabeleça uma prioridade à luz de sua:

Importância

Urgência

Separe muito tempo para as tarefas importantes.

Geralmente elas são as mais duradouras.

1. Programe seu tempo na sua agenda;

2. Utilize corretamente o seu tempo;

3. Programe o dia seguinte;

4. Divida seu tempo e respeite os horários.

EXERCÍCIO 01

- Faça sua agenda da semana (Terça a Sexta), de acordo com os conceitos até aqui vistos na atual sessão e na anterior (Gestão do Tempo)Separe suas atividades em positivas e reativas, bem como em prioridade de urgência e importância

Organização pessoal começa com a mesa limpa

O lixo

ORGANIZAÇÃO DA PAPELADA...

A pior coisa para perdermos tempo é a confusão de papéis sobre a mesa. A desordem prejudica a concentração, provoca tensão e frustra-nos com a sensação que estamos “soterrados”.

Sempre que sua mesa esteja se tornando caótica, reserve algum tempo para organizá-la: separe os papéis em 4 montes:

1) O que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!): propagandas, papéis velhos, anotações gerais...2) Providências imediatas3) Prioridade menor4) Para leitura posterior

Arquive somente o que é imprescindível. Arquivar muitosdocumentos multiplica a necessidade de espaço e tempo paraadministrar, tanto o espaço quanto o arquivamento.

Ao final do dia, limpe a mesa. Assim, o seu dia seguintecomeçará livre e sem entulhos do dia anterior.

Arranje 3 pastas de cartolina e coloque os papéis em cadapasta (cada pasta deve ter uma cor diferente, para facilitar).Exemplo:

Pasta Azul: Para leitura posteriorPasta Verde: Prioridade menorPasta Vermelha: Prioridades imediatas!

1. Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar, para tudo que você possa pensar em querer reter.

2. Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos em que você tem necessidade de trabalhar com eles.

3. Despachar toda a papelada que puder imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam até você pode ser executado na mesma hora.

4. Não pôr de lado nenhum item antes de uma ação inicial – se não der solução, pelo menos dê um encaminhamento para solução.

BIZUS DO LÉO

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez

Elimine a procrastinação

Liste suas Tarefas diárias

UTILIZE PEQUENAS PAUSAS!

GERENCIE A EXECUÇÃO POR ETAPAS - KANBAN

GERENCIE A EXECUÇÃO POR ETAPAS (METODOS ÁGEIS)

Utilize check lists

Checklist

Lista montada a partir da enumeração dos itens necessários para executar atividades. Ao longo do cumprimento de tarefas ou aquisição de cada item, você realiza uma marcação. Isso possibilita que você faça um acompanhamento do cumprimento das demandas, o que traz mais eficiência nas atividades.

Para que serve o Checklist

1. Organização de processos:No checklist você pode sistematizar os itens e especificá-los (sejam quantidades, horários ou padrões de qualidade, dependendo do tipo de lista). Nele você também indica progressivamente aquilo que já conseguiu cumprir, o que facilita a execução da tarefa. Com mais organização, os colaboradores ficam mais orientados e mais conscientes do que é necessário, realizando suas tarefas com mais qualidade.

2. Automatização:A automatização dos processos é outra função fundamental do checklist. Ao longo do tempo, com uma boa frequência de uso do recurso, o cumprimento das demandas acaba se tornando automático, dando mais agilidade para o profissional. Isso promove mais modernização, rapidez e eficiência na empresa.

3. Minimização de falhas:A lista de verificação também cumpre o papel de diminuir erros e esquecimentos no negócio. Isso porque ela tem uma indicação de tudo o que é necessário e, ao longo da realização da tarefa, você marca o que já cumpriu, fazendo um acompanhamento simultâneo.

TENHA OBJETIVOS E METAS

Metas tem que ser:• Específicas• Escritas• Mensuráveis• Ter prazos• Realistas

EXERCÍCIO 02

Escreva seus objetivos profissionais dentro da LM para 2019 ou se preferir de um período maior.Exemplifique quais são as suas metas para atingir os mesmos.

DELEGAÇÃO

ObjetivoÉ conseguir que o trabalho seja feito por outra

pessoa

Com delegação, seu pessoal tem a autoridade para reagir a situações sem ter que consultá-lo a todo

instante

Por que Delegar ?Possibilitar ao líder mais tempo disponível para reflexão, planejamento, coordenação, avaliação,

criatividade e reduzir a pressão de tarefas rotineiras, que exigem menos a sua intervenção

direta;

Estimular as pessoas a assumirem maiores responsabilidades

Por que Delegar ?

Por que Delegar ?Descobrir novas capacidades entre os liderados,

colocando-os a serviço do grupo, dando-lhes oportunidade para o desenvolvimento pessoal.

Por que Delegar ?Formar profissionais capazes de agir por conta própria em emergências ou quando o líder não

está presente;

Falta de visão sistêmica do trabalho. Delegar é comparar o mais importante com o menos importante, para tanto é

necessário que se tenha diante de si um registro das atividades desenvolvidas durante o dia e/ou semana.

Causadas pelas Chefias:Barreiras a Delegação

Medo de perder poder. O superior é avaliado pela quantidade/qualidade de trabalho de seus subordinado,

pela sua capacidade de coordenação e não pela sua habilidade na execução direta de determinadas tarefas. É sempre bom lembrar que gerentes imprescindíveis não

são promovidos.

Barreiras a DelegaçãoCausadas pelas Chefias:

Medo de errar. Seja na escolha de pessoas ou na seleção de tarefas a serem atribuídas a uma determinada pessoa. Admita a

possibilidade de que você também errou no passado e que outras pessoas podem executar aquela tarefa até mais eficientemente que você mesmo. Admita, por último, que o erro é inerente ao

processo de aprendizagem.

Causadas pelas Chefias:Barreiras a Delegação

Não pedir delegação, não tomar iniciativa de execução de tarefas novas.

Causadas pelo SubordinadosBarreiras a Delegação

Delegar para cima, devolvendo à chefia a decisão, evitando assumir o risco da decisão.

Causadas pelo SubordinadosBarreiras a Delegação

Incapacidade (técnica, psicológica, etc), não ter habilitação, competência para execução da tarefa solicitada, preferir a

segurança da rotina, incerteza gerada pela execução de novas tarefas.

Causadas pelo SubordinadosBarreiras a Delegação

Erros na Delegação

Delegar o "que" fazer, mas dizer também "como" deve ser feita a tarefa, impedindo o subordinado de escolher seus próprios

caminhos, em muitos casos mais adequados que os anteriormente usados.

Erros na DelegaçãoDelegar responsabilidade (o que), mas não a autoridade

correspondente. Admite-se a delegação gradual de autoridade, mas sempre existindo um mínimo de autoridade.

Erros na DelegaçãoIndefinição dos limites quanto a prazos, o início e o

término da tarefa

Erros na DelegaçãoAbdicação: "Não quero ver mais isso". A chefia impede

a colocação de dúvidas por parte do subordinado, aumentando a possibilidade de eventuais problemas

na fase inicial da delegação.

Não definir previamente formas de controle. É preciso definir o controle como uma forma de ajuda e não como

sintoma de desconfiança, em relação ao subordinado. Expectativas ideais/perfeccionismo.

Erros na Delegação

Faça uma lista das funções que se repetem sempre no seu trabalho

Recomendações ao Delegar

Verifique quais são as tarefas que você não necessariamente precisa fazer, que são

burocráticas ou de pequena importância

Recomendações ao Delegar

Decida quais podem ser transferidas para seus liderados

Recomendações ao Delegar

Verifique, entre seus liderados, quem tem disposição suficiente e condições mínimas para

assumir tais tarefas

Recomendações ao Delegar

Dê ao liderado todas as condições para que ele, de fato, seja bem sucedido

Recomendações ao Delegar

EXERCÍCIO 03

Material impresso sobre delegação