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VIAGENS CORPORAIVAS 1

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VIAGENS CORPORAIVAS 1

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Redução e Controle do Custo Viagem

Meios de Pagamento

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Introdução

A indústria de viagens corporativas tem evoluído de forma vertiginosa a partir dos anos 2000

Houve um incremento da ferramentas de: Reserva (booking tools) Controle de gastos (gestão de viagens) Meios de pagamento eletrônicos (cartão de crédito)

Há duas macro tendências em viagens corporativas: 1º - Segurança (da informação, de pessoal, de serviços)

• Da empresa• Do viajante

2º - Integração dos serviços dentro de uma mesma plataforma

• Tecnologia da informação e de conteúdo

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Introdução

O papel do Gestor de Viagens (individuais) e Eventos (grupos) das empresas se consolidou em fator chave para a geração de economia sem afetar: A qualidade do serviço A satisfação de todos os players da empresa

• Solicitantes, viajantes e pagantes A comodidade do usuário final (viajantes)

• A experiência em viagens O Gestor de Viagens e Eventos deve ser o facilitador

dos objetivos institucionais da empresa Visão, Missão, Valores, Filosofia, etc

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Introdução

Os desafios do Gestor de Viagens e Eventos são: Atualizar-se constantemente sobre os temas da função Desenvolver programas de viagens conforme a cultura e a

política da sua empresa Possuir um processo de concorrência adequado

• Resquest for Proposal adequado (RFP) Manter excelentes acordos com os provedores* de viagens Definir formas de pagamentos vantajosas Decidir por ferramentas tecnológicas ágeis e confiáveis

• Pelo Sistema de Gestão da Agência de Viagens– Ter controles on-line (relatórios e Dashboard)

• Reservas em tempo real (on-line booking tools)

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Introdução

Os desafios do Gestor de Viagens e Eventos são: Garantir a adesão das normas pelo público interno

• Utilização da Política de Viagens Engajamento e comprometimento da TMC / Agência de

Viagens em seus vários níveis Rever o próprio papel estratégico do Gestor de Viagens

dentro da empresa• Considerações do Facilities Management

TMC – Travel Management Company

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A Redução e Controle do Custo

Viagem

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Já existe a tendência das empresas terem políticas mandatórias para viagens corporativas principalmente as indústrias e as

empresas multinacionais

Política de viagens

Franceschini

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Estratégias para reduzir o custo viagem da Empresa Comunicar e fornecer treinamento interno em Política de

Viagens Exigir o cumprimento da Política de Viagens Aumentar o conhecimento sobre a Política de Viagens Elevar a exigência do cumprimento da Política de Viagens Enrijecer a Política de Viagens Engajar a gerência da empresa – função estratégica Fornecer aos viajantes, manuais claros e compreensivos Lembrar automaticamente / eletronicamente os viajantes

sobre a Política de Viagens

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Aplicação da ferramenta de SLA periodicamente Estabelecendo medidas de performance pré definidas

com a TMC / Agência de Viagens Acompanhar todos os processos e tomar medidas

corretivas Reservar aéreo com antecedência

Pesquisar, reservar e comprar eletronicamente Usar tarifas promocionais (maiores restrições) Concentrar reservas nos fornecedores preferenciais Autorização do nível correto de conforto ao viajante Definição dos canais de reservas preferenciais

Reservas on-line Reservas off-line

Estratégias para reduzir o custo viagem da Empresa

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Implementação de cartões de créditos/débito - cashless para maior e melhor controle de gastos e otimização do fluxo de caixa da empresa

Cartão de crédito da empresa

• Individual ou corporativo empresarial

• Virtuais de viagens – aéreo, hospedagem, eventos

Cartões de débito internacional (VTM e GTC)

Cartão de crédito pessoal (despesas reembolsadas)

Estratégias para reduzir o custo viagem da Empresa

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Ter e disponibilizar uma boa estrutura de informação: Intranet Portal da TMC / Agência de Viagens (sistemas) Links de sites informativos com conteúdo

Garantir controle, segurança e conformidade de tudo Evitar o gasto com viagens corporativas antes de

ocorrer Pró-atividade total do Gestor de Viagens Gerar ganhos melhorando a eficiência da empresa

Estratégias para reduzir o custo viagem da Empresa

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Prioridade no Gerenciamento de Viagens Corporativas TMC Global

1 Economia de transportes aéreos e terrestre

2 Aumento no cumprimento das viagens

3 Otimização do gasto com hotéis

4 Aumento na utilização de ferramentas on-line

5 Otimização das políticas de viagens

6 Melhoramento da experiência do viajante

7 Desenvolvimento de indicadores de performance

8 Consolidação maior dos programas de segurança

Ranking Prioridade 2012

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Principais itens de viagensNa utilização e controle pela empresa Serviços aéreos Hospedagem Transporte terrestre e despesa com combustível Despesas de representação Documentação de viagem Despesa com comunicação e de tecnologia específica Programa de milhagem / fidelização Assistência viagem Seguro de vida Alimentação e Gorjetas Bagagens e Câmbio

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Sua TMC atuando

efetivamente na

Redução e Controle

do Custo Viagem

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Comprometimento e garantia da TMC

Sistema de Reserva e Gestão de Viagens

Tecnologia Aplicada e Integrada

Especialistas em Viagens CorporativasGestor de Clientes ou Executivo de Contas

Sistema de Reserva e Gestão de Viagens

Tecnologia Aplicada e Integrada

Especialistas em Viagens CorporativasGestor de Clientes ou Executivo de Contas

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Por que empresas necessitam de uma TMC? Cada vez mais, as empresas buscam prestadores de

serviços na área de viagens corporativas que possam lhes oferecer benefícios claros de gestão como: Economia de custos

• Redução do custo viagem dos fornecedores finais (saving)

• Redução do custo da TMC (Fee) Maximização do aproveitamento dos serviços da TMC e

dos fornecedores finais (acordos comerciais) Gerenciamento de todas as despesas de viagens

• Travel and Expense (T&E)• Expense Management

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A empresa compra um sonho em viagens Qualidade nos serviços (no mais amplo sentido)

SLA Prazo de pagamento adequado

Fluxo de caixa do cliente (cartão de crédito / débito) Produtos e serviços diferenciados, sob medida (on-

demand) mas que gere vantagens para a empresa Resultados reais que a empresa espera - descrito na

Política de Viagens A entrega do prometido pela TMC e fornecedores finais

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Controle de budget (orçamento) e do fluxo de viagens Criação, desenvolvimento, implantação e cumprimento da

Política de Viagens Resolução de situações especiais Gestão de acordos e negociação com fornecedores finais Relatórios sob medida e customizados Controle de reembolsos pendentes Controle de e-tkts não voados Análises críticas e recomendações Apresentação de cenários e tendências

Serviços disponibilizados pela TMC para gerar economia

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Seminários informativos para solicitantes, viajantes e gestores de viagens

Cumprimento do SLA Remuneração por metas atingidas (SLA) – Success Fee Plano de transição e implantação Segurança da informação Medidas de contingência, gerenciamento de risco e

ações rápidas Pós-venda consistente Controle e redução de custo viagem

Serviços disponibilizados pela TMC para gerar economia

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Atributos relevantes para a TMC ideal

Franceschini

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AtendimentoAtributos mais

valorizados

Ser de confiança

Consultores entendem necessidadesExcelente equipe de consultores

Melhores ofertas de tarifas

Avaliação das TMCs

Franceschini

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O papel estratégico do Gestor de

Viagens e Eventos

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Estratégias de relacionamento

Possuir excelente relacionamento com todos os níveis da empresa: Presidência e Diretorias Comitês diretivos Viajantes (usuários) Secretárias (solicitantes)

Deve agir estrategicamente: Mostrar resultados em todos os níveis da empresa Ser comunicativo e utilizar os meios de comunicação

para compartilhar informações importantes Conhecer bem as pessoas, o negócio, e o mercado Buscar atualização constantemente

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O trabalho do Gestor de Viagens especializado e dedicado

Lidera trabalhosos processos de RFP’s Elabora questionários, matrizes de avaliação com pesos

e métricas diferentes Visita empresas analisadas, compara resultados e

apresenta os números para comitês internos Atura passageiros e secretárias insatisfeitos,

apressados e estressados Tem rotina com prazos curtos para quase tudo Resolve vistos necessários de última hora

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O trabalho do Gestor de Viagens especializado e dedicado

Avalia cartão de crédito com divergências Periodicamente analisa savings, reembolsos, e-tkts não

voados e pendentes Recebe visitas externas Controla volumes por: segmento, centro de custo, e

room nights Avalia cumprimento de políticas, metas e share Faz todo tipo de negociações e pesquisas internas Acompanha SLAs de tudo e constantemente Etc, etc, etc

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VIAGENS CORPORAIVAS 27

Resumo da gestão

de viagens nos

últimos anos

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O que as empresas buscavam em

2004

Gestão de Viagens

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VIAGENS CORPORAIVAS 29

O que as empresas buscavam em

2006

Gestão para controlar custos

de Viagens

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O que as empresas buscavam em

2008

Gestão para reduzir custos

em Viagens

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VIAGENS CORPORAIVAS 31

O que as empresas buscavam em

2010

Gestão para reduzir Viagens

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2012Gestão para viajar mais e

fazer mais negócios pelas

Viagens

O que as empresas buscavam em

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O que as empresas buscarão

2014Gestão para tornar as

Viagens uma experiência em

negócios

para

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VIAGENS CORPORAIVAS 34

“Utilize sempre

a força e a

expertise da sua

TMC"

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Muito Obrigado

pela Oportunidade

Julio Verna

Qualitas