apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos

Gestão de Portfólio em Projetos Modelos de Seleção e Alocação de Recursos

UNIVERSIDADE NOVE DE JULHO

PROGRAMA DE MESTRADO PROFISSIONAL EM GESTÃO DE PROJETOS

ANDRÉ R. RIVAS

SETEMBRO - 2012

CONTEÚDO

CONCEITOS 01

MODELOS 02

ESTUDOS DE CASO 03

DIFICULDADES ASSOCIADAS A SELEÇÃO DO PORTFOLIO DE PROJETOS

CONCEITOS

Atividade periódica

Objetivos conflitantes

Objetivos podem ser qualitativos

Incertezas e riscos podem afetar os projetos

O portfolio selecionado precisa ser balanceado

Interdependência de projetos

Enorme quantidade de portfolios

Limitações de recursos

01

MODELOS DE GESTÃO DE PORTFOLIO

CONCEITOS

Preparação Habilitação de propostas & projetos

Seleção & priorização

Alocação de recursos

Balancea - mento & ajustes

Composição do portfolio

Estratégia Input

Output

Feedback

Diretrizes & Critérios Estratégicos

Disponibilização de Recursos

Execução do portfolio

autorizado Gestão

Multiprojetos

Modelo Pró-Valor (CARVALHO; RABECHINI JR., 2007, 2010)

RABECHINI. R, MAXIMIANO. A. C. A., MARTINS. V. A. Revista Produção, v. 15, n. 3, p. 416-433, Set./Dez. 2005

CARVALHO, M. M., RABECHINI, R. Gestão de Projetos: Construindo Competências Para Gerenciar Projetos. 3ª Edição, 2011

Projeto 1

Projeto 2

Projeto 3

01

PROCESSO GERENCIAL PARA CRIAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PORTFOLIO

CONCEITOS

Adaptada de Crawford, 2002

RABECHINI. R, MAXIMIANO. A. C. A., MARTINS. V. A. Revista Produção, v. 15, n. 3, p. 416-433, Set./Dez. 2005

01

PROCESSO INTEGRADO DE SELEÇÃO DE PROJETOS

MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) 02

Otimização

2

1

Diferentes técnicas são utilizadas para estimar, avaliar e selecionar o portfolio de projetos

Dificuldades de utilização

Complexas (requerem muitos dados de entrada)

Difícil compreensão

Ausência de um processo organizado

Técnicas de otimização representam uma ferramenta quantitativa fundamental para a seleção de portfolio

Muitas vezes as técnicas de otimização falham por não considerar a experiência do tomador de decisões na prescrição de soluções relacionadas a problemas de seleção na gestão do portfolio de projetos

PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT


A utilização de uma só técnica não será suficiente para atender todos os critérios de seleção do portfolio de projetos

Técnica A

Técnica A

Técnica

B

Técnica

C Técnica

D

INTEGRATED FRAMEWORK FOR PROJECT PORTFOLIO SELECTION

Considerar simultaneamente todos os critérios para a seleção

Decomposição do processo em uma flexível e lógica série de atividades aplicando a mais adequada técnica a cada estágio

Considerar o envolvimento de todos os tomadores de decisão



INTEGRATED FRAMEWORK FOR PROJECT PORTFOLIO SELECTION

Pré-lista de projetos

Análise individual de projeto

Lista de projetos

Seleção ótima de portfolio

Ajuste de portfolio

Consiste em fases discretas:

Desenvolvimento da estratégia

Seleção da metodologia

Há 5 fases de processos principais no framework proposto para a seleção de portfolio de projetos


MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER)

OPTIMAL PORTFOLIO SELECTION

Fase 1

• Projetos possuem funções de objetivos múltiplos

• Integrar as funções de objetivos múltiplos numa única função

(representa o valor relativo de cada projeto)

• Técnicas como programação linear e AHP podem ser aplicadas

• Julgamento dos tomadores de decisão

• A soma dos scores resulta no valor relativo de cada projeto

Fase 2 • Aplicação do modelo de otimização utilizando a função única de objetivo dos valores derivados na fase 1.



Sistemas de informação que fornecem apoio interativo durante o processo de tomada de decisão

Os sistemas de apoio à decisão utilizam modelos analíticos, banco de dados especializados, os próprios insights e apreciações do tomador da decisão e um processo de modelagem computadorizado para apoiar a tomada de decisões semi-estruturadas e não-estruturadas

Decision Suport System - DSS

Lida com grandes quantidades de dados de diferentes fontes

Base de dados Base de modelos

Diálogo

Usuário

A base de dados deve fornecer as informações de forma rápida e permitir o manuseio de forma eficiente

A base de modelos provê a capacidade de análise para o DSS, utiliza de representações matemáticas do problema (algoritmo)

Interface hardware, software e pessoas

LAUDON, K. C., LAUDON, J. P., Sistemas de Informação Gerencias: Administrando a empresa digital. 5. ed. São Paulo. Prentice-Hall, 2004

MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT 02

Requer um design cuidadosamente projetado para lidar com os diferentes modelos que podem ser escolhidos

O DSS ter uma interface amigável que esconde a complexidade do sistema e seus modelos decisores, a fim de estabelecer uma interação adequada entre o software e seu utilizador

DESIGN AND IMPLEMENTATION OF PASS

DSS - PASS (Project Analysis and Selection System)

Adaptabilidade (particularidades das empresas)

Características

MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT 02

MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT

Atividade para seleção de projetos que estejam alinhados com os objetivos da organização, utilizando os recursos disponíveis e respeitando as restrições da organização

Pré-lista de

projetos

Análise individual

dos projetos

Lista de projetos

Seleção do portfolio

Ajustes do portfolio

5 estágios para seleção de portfolio

Hipóteses para testar efetividade do PASS em

relação aos métodos manuais

De

sign

exp

eri

me

nta

l

02

MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) AN INTEGRATED FRAMEWORK FOR PROJECT PORTFOLIO SELECTION 02

1ª. Fase: Considerações estratégicas da

empresa

Não existe consenso do melhor método O método de escolha deveria ser de fácil gerenciamento O método deveria ser organizado em etapas para facilitar o processo

2ª. Fase:

Avaliação de projetos

Evitar excesso de informação Indicadores dos projetos devem ser iguais para facilitar comparações Manter fluxo entre novos projetos e projetos maduros Manter avaliação de projetos para possível cancelamento

3ª. Fase:

Seleção de portfolio de

projetos

Técnicas de seleção de projetos (adhoc, comparação, pontuação, modelo otimizado) Seleção de projetos deve levar em conta: recursos disponíveis e disponibilidade no tempo Seleção de portfolio é um processo que deve ser gerenciado por um comitê executivo

FASES PARA SELEÇÃO DE PROJETOS

Restrição de recursos Interdependência de projetos

LIMITAÇÕES

Alocação de recursos para atingir objetivos de negócio de novos produtos e tecnologia

MODELOS (COOPER, EDGET, KLEINSCHIMIDT) NEW PRODUCT PORTFOLIO MANAGEMENT 02

Retrospectiva sobre seleção de projetos (anos 60 e 70)

- Gerentes apresentavam aversão a métodos matemáticos - Obstáculo devido ao grande volume de dados requeridos - Confiabilidade dos dados - Tratamento inadequado dos riscos e incertezas - Falha para reconhecer relação entre projetos

Fazer escolhas estratégicas Garantir o futuro do negócio através da introdução de novos produtos Alocação e balanceamento de recursos Processo dinâmico de tomada de decisão

Estudo exploratório: Descobrir como empresas estão fazendo a gestão de portfolio. Para facilitar o estudo um modelo foi criado.

Métodos recentes

-Modelo financeiro - Modelo financeiro probalístico - Teoria de preços futuros (Kodak) - Abordagem estratégica - Modelos de pontuação - Abordagem analítica por hierarquia - Abordagem comportamental - Diagrama de bolhas


Estudo exploratório

Gestão de portfolio pobre

Excelente gestão de portfolio

Gestão de portfolio necessita ser incorporada


Na média os líderes estão “marginalmente” satisfeitos

Pontos positivos do modelo

O processo ajuda na tomada correta de decisão O modelo define um estilo de tomada de decisão


O método financeiro que deveria oferecer os melhores resultados em termos de retorno e rentabilidade , demonstra ser o pior método em termos econômicos

Empresas benchmark tendem a adotar multiplos métodos de gestão

MODELOS CONSIDERAÇÕES 02

Alinhamento estratégico

Aderência

Melhor utilização dos recursos

Balanceamento (risco,retorno,tamanho)

Garantia de futuro no lançamento de novos produtos

Método deve ser fácil de implementar

Método deve ser “amigável” ao usuário

Métodos adotados não são símbolos de sucesso

Método financeiro é o mais usado mas não é o melhor

Empresas benchmark adotam múltiplos métodos

ESTUDOS DE CASO PRESTADORA DE SERVIÇOS 03

RABECHINI JR, R, MAXIMIANO, A. C. A., MARTINS, V.A. A adoção de gerenciamento de portfólio como uma alternativa gerencial: o caso de uma empresa prestadora de serviço de interconexão eletrônica. Revista Produção, v. 15, n. 3, p. 415-433, set./dez.2005.

Como as empresas podem gerenciar o conjunto de seus projetos através da aplicação dos conceitos de gerenciamento de portfolio?

Método

Desenho de um modelo de gerenciamento de portfólio

Aplicação do modelo em uma empresa selecionada


Seleção

Elaboração da lista de projetos;

Estabelecimento dos critérios de seleção e análise dos projetos;

Critérios estratégicos

Critérios táticos

Aprovação dos critérios

Atribuição de pesos aos critérios (3 diretores)


Estabelecido então padrão de avaliação de projetos baseado em notas

Deu-se inicio a avaliação individual dos projetos;

Notas para cada um dos indicadores estratégicos e táticos usando escala likert;

Identificação quantitativa de porte e progresso do projeto (dados secundários

NOTA FINAL DO PROJETO


Os projetos foram representados por meio de gráficos de bolhas


Linha de Corte

Neste estudo optou-se por linha de corte com valor igual a 3,5 (notas acima de 70%)

Com aplicação da linha de corte de 3,5 aos 89 projetos analisados, 20 estariam selecionados


Conclusões dos autores

Projetos estrategicamente importantes e outros não factíveis do ponto de vista de execução;

Tendência de gerentes de projetos darem notas altas a seus projetos;

É possível eleger projetos essenciais onde concentrar esforços.

ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03

Compreender o problema da seleção e priorização de projetos e alocação recursos nestes ambientes - verificação do método

proposto nas tomadas de decisões.

Método

Consulta a documentos e aos sistemas de gestão de projetos e investimentos da organização

Entrevistas com gestores de projetos de P&D

PADOVANI, M., CARVALHO, M. M., MUSCAT, A. R. N. Seleção e alocação de portfólio de projetos: estudo de caso no setor químico. Rev. Gest. e Prod. São Carlos, v. 17, n. 1, p. 157-180, 2010.


Análise de resultados: diagnóstico do gerenciamento de portfólio da organização confrontando com o processo proposto por Archer e Ghasemzadeh (1999).

Resultados da pesquisa: Aplicação de um modelo para seleção e priorização dos projetos baseado no método AHP.

Detalhes da pesquisa


O Analytic Hierarchy Process (AHP) é um método para auxiliar as pessoas na tomada de decisões complexas.

O AHP é uma ferramenta que auxilia a priorização e a decisão no caso em que há presença de fatores qualitativos e quantitativos.

Este método permite análise e síntese de problemas complexos, justificando decisões e avaliações complicadas e tornando possível examinar os elementos ou partes de um problema de forma isolada (Forman; Selly, 2001).

Método AHP


Método AHP

Cada elemento é comparado com outro, sempre segundo um dos critérios, aos pares. Saaty (2003) apresenta como passos para o desenvolvimento do método:


Método AHP


AHP sozinho não permite analisar o portfólio de projetos em relação às restrições de recursos (Greiner e Fowler, 2003, apud Padovani et. al. 2010)

Portanto, o vetor de priorização das alternativas de solução obtido com o AHP funciona como entrada para a seleção de projetos (Pi na formulação abaixo).

Os parâmetros do vetor achado pelo AHP servem para dar a importância/valor de cada projeto na formulação matemática.

Assim, o objetivo da programação inteira é de maximizar o valor da carteira, respeitando sempre a restrição.

Formulação proposta


Método AHP


Desenvolvidos critérios (adequados a diferentes tipos de projetos da organização);

Introduzido um comitê executivo de avaliação de portfólio de projetos;

Adoção do software Decision Lens.

Estudo de caso


Favoráveis à adoção do uso do AHP por sua facilidade de estruturar o processo de tomada de decisão através da elaboração de uma hierarquia de critérios de decisão em reuniões de pequena duração com os gestores da organização estudada, para conjuntos de projetos de não mais de 100 projetos;

Eficácia do modelo depende de conhecimento dos participantes;

Rateio de recursos pode gerar distorções.

Conclusão dos autores

ESTUDOS DE CASO

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 03

1. PADOVANI, M., CARVALHO, M. M., MUSCAT, A. R. N. Seleção e alocação de portfólio de projetos: estudo de caso no setor químico. Rev. Gest. e Prod. São Carlos, v. 17, n. 1, p. 157-180, 2010.

2. RABECHINI JR, R, MAXIMIANO, A. C. A., MARTINS, V.A. A adoção de gerenciamento de portfólio como uma alternativa gerencial: o caso de uma empresa prestadora de serviço de interconexão telefônica. Revista Produção, v. 15, n. 3, p. 415-433, set./dez.2005.

3. Guia PMBoK,4ª. Edição

4. RABECHINI JR,R.,CARVALHO,M.M.,Fundamentos em Gestão de Projetos, 3ª. Edição, 2011

5. GHASEMZADEH,F.,ARCHER,N.P.,Project portfolio selection through decision support, 2000

6. GHASEMZADEH,F.,ARCHER,N.P.,Na integrated framework for project portfolio selection,1999

7. COOPER,R.G.,EDGET,S.J.,KLEINSCHMIDT,E.L.,New product portfolio management: practices and performance,1999

8. DINSMORE,P.C.,ROCHA,L.,Enterprise Project Governance,2012

9. COOPER,R.G.,Product Leadership:Pathways to profitable innovation,2004

10. KLEERSNNIJDER,B.,BERGHOUT,E.,Portfolio management in non-profit organizations

apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos

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