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Folha de cálculo MS Excel

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Page 1: Apresentação Excel

Folha de cálculo

MS Excel

Page 2: Apresentação Excel

Apresentação do programaApresentação do programa A folha de cálculo ExcelExcel é um componente do pacote Office da Microsoft Corporation.Esta aplicação permite desempenhar tarefas relacionadas com o cálculo, análise e apresentação gráfica de dados, de uma forma rápida e eficaz.

As aplicações de um programa deste tipo podem ser muito variadas:

Simples operações aritméticas entre valores inseridos;

Cálculos complexos através de funções;

Criação de gráficos de apresentação de todos os dados e cálculos efectuados.

Page 3: Apresentação Excel

Filosofia de trabalhoFilosofia de trabalho

A folha de cálculo ExcelExcel funciona da seguinte forma:

Cada documento é reconhecido pelo Excel, como sendo um livro.

Cada novo livro é composto de várias folhas de trabalho onde se pode inserir e trabalhar muita informação.

Folhas de trabalho

Nome do documento

Por defeito, sempre que se inicia um novo documento, o programa designa-o de «livro».

Page 4: Apresentação Excel

Filosofia de trabalhoFilosofia de trabalho Todos os dados são inseridos nas folhas de trabalho de um livro, numa

espécie de «contentor», por assim dizer, chamado célula. Cada célula é o equivalente a uma quadrícula da folha de trabalho, ou seja, da folha quadriculada que é a área de trabalho deste programa.

Os dados podem ser numéricos ou alfanuméricos e cada quadrícula ou célula tem uma designação que será utilizada para a identificar, sempre que se fizerem operações com ela.

Célula Uma célula é uma caixa formada pela intersecção de uma linha com um coluna numa folha de cálculo ou tabela, na qual se podem introduzir informações.

Identificação da célula

Page 5: Apresentação Excel

Barra de Menus.Barra de Menus.

Permite o acesso a Permite o acesso a todos os comandos todos os comandos do Excel.do Excel.

Cada Menu contém Cada Menu contém uma lista de uma lista de comandos. comandos.

Por exemplo: para Por exemplo: para GuardarGuardar um Livro um Livro deves clicar no deves clicar no menu menu FicheiroFicheiro. .

Depois, nas opções Depois, nas opções que surgem, deves que surgem, deves clicar uma vez em clicar uma vez em ‘‘GuardarGuardar’ ou ’ ou ‘‘Guardar como...Guardar como...’.’.

Barra de Menus.Barra de Menus.

Permite o acesso a Permite o acesso a todos os comandos todos os comandos do Excel.do Excel.

Cada Menu contém Cada Menu contém uma lista de uma lista de comandos. comandos.

Por exemplo: para Por exemplo: para GuardarGuardar um Livro um Livro deves clicar no deves clicar no menu menu FicheiroFicheiro. .

Depois, nas opções Depois, nas opções que surgem, deves que surgem, deves clicar uma vez em clicar uma vez em ‘‘GuardarGuardar’ ou ’ ou ‘‘Guardar como...Guardar como...’.’.

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O ambiente de trabalho e seus elementosO ambiente de trabalho e seus elementos O ambiente de tabalho do MS Excel é constituído por:

Barra de título.Barra de título.

Indica o nome do Indica o nome do livro activo.livro activo.

Com a abertura do Com a abertura do programa é sempre programa é sempre apresentado um apresentado um novo documento novo documento com o nome de com o nome de «Livro1».«Livro1».

Barra de título.Barra de título.

Indica o nome do Indica o nome do livro activo.livro activo.

Com a abertura do Com a abertura do programa é sempre programa é sempre apresentado um apresentado um novo documento novo documento com o nome de com o nome de «Livro1».«Livro1».

1Barra de Barra de Ferramentas-Ferramentas-Padrão.Padrão.

Permite o acesso Permite o acesso aos principais aos principais comandos, tais comandos, tais como como Guardar Guardar um um Livro, Livro, Criar um novo Criar um novo LivroLivro, , Abrir um Livro Abrir um Livro existenteexistente, etc, etc

Barra de Barra de Ferramentas-Ferramentas-Padrão.Padrão.

Permite o acesso Permite o acesso aos principais aos principais comandos, tais comandos, tais como como Guardar Guardar um um Livro, Livro, Criar um novo Criar um novo LivroLivro, , Abrir um Livro Abrir um Livro existenteexistente, etc, etc

3Caixa de Nome.Caixa de Nome.

Indica o endereço ou localização da célula activa, a célula que está seleccionada na folha de trabalho.

Caixa de Nome.Caixa de Nome.

Indica o endereço ou localização da célula activa, a célula que está seleccionada na folha de trabalho.

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Barra de fórmulasBarra de fórmulas

Esta barra mostra a fórmula utilizada na célula activa.

Esta barra pode também ser utilizada para escrever fórmulas ou outros dados, bastando para isso clicar no espaço de escrita e digitar a informação desejada.

Barra de fórmulasBarra de fórmulas

Esta barra mostra a fórmula utilizada na célula activa.

Esta barra pode também ser utilizada para escrever fórmulas ou outros dados, bastando para isso clicar no espaço de escrita e digitar a informação desejada.

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Separador de Separador de Folhas.Folhas.

Esta barra mostra as folhas de trabalho do Livro. Clicando com botão direito do rato, podes alterar o seu nome, copiar ou duplicar, inserir ou eliminar folhas.

Separador de Separador de Folhas.Folhas.

Esta barra mostra as folhas de trabalho do Livro. Clicando com botão direito do rato, podes alterar o seu nome, copiar ou duplicar, inserir ou eliminar folhas.

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Painel de Tarefas.Painel de Tarefas.

Janela que aparece do lado direito da área de trabalho e que te oferece opções de trabalho, tais como: iniciar livros novos, abrir livros existentes, procurar livros, procurar e inserir imagens, etc.

Painel de Tarefas.Painel de Tarefas.

Janela que aparece do lado direito da área de trabalho e que te oferece opções de trabalho, tais como: iniciar livros novos, abrir livros existentes, procurar livros, procurar e inserir imagens, etc.

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Barra de estado.Barra de estado.

Nesta barra são mostradas mensagens ou instruções de trabalho sobre as operações que poderás executar.

Barra de estado.Barra de estado.

Nesta barra são mostradas mensagens ou instruções de trabalho sobre as operações que poderás executar.

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Barra de Barra de Ferramentas de Ferramentas de Formatação.Formatação.

Permite o acesso Permite o acesso aos comandos para aos comandos para formatação dos formatação dos dados da Folha de dados da Folha de Cálculo, como, por Cálculo, como, por exemplo, exemplo, NegritoNegrito, , ItálicoItálico, , SublinhadoSublinhado, , TipoTipo dede letraletra, etc., etc.

Barra de Barra de Ferramentas de Ferramentas de Formatação.Formatação.

Permite o acesso Permite o acesso aos comandos para aos comandos para formatação dos formatação dos dados da Folha de dados da Folha de Cálculo, como, por Cálculo, como, por exemplo, exemplo, NegritoNegrito, , ItálicoItálico, , SublinhadoSublinhado, , TipoTipo dede letraletra, etc., etc.

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Page 6: Apresentação Excel

Área de TrabalhoÁrea de Trabalho É a área central da janela de trabalho, formada por células, segundo uma estrutura de colunas e linhas.

Colunas – Colunas – São referenciadas por cima da folha de trabalho e designadas por LETRAS.

LinhasLinhas - - São referenciadas do lado esquerdo da folha de trabalho e designadas por NÚMEROS.

Page 7: Apresentação Excel

Tarefa 1

Verifica os teus conhecimentos e competências (página 16 – manual)

Page 8: Apresentação Excel

Abrir um livroAbrir um livro Para abrir um novo livro ou um livro já guardado pode-se utilizar um dos seguintes processos:

a) Utilizando o menu Ficheiro b) Utilizando o painel de tarefas ‘Início’.

Abrir um livro já guardado

Abrir um livro já guardado

Abrir um novo documento

Abrir um novo documento

Page 9: Apresentação Excel

Guardar um livroGuardar um livro

a) Guardar um livro pela primeira vez b) Guardar um livro já gravado no computador

Primeiro passo:

Na Barra de Ferramentas, clicar no botão Guardar

Clicar no menu Ficheiro e seleccionar a opção Guardar

Usar as teclas Ctrl + G

Segundo passo:

Indicar em Guardar em: onde quer guardar o livro.

Digitar o nome com que pretende gravar o livro.

Para terminar, clicar em Guardar para guardar o livro ou em Cancelar para voltar atrás e refazer a alguma operação.

Se não deseja alterar o nome nem a sua localização, basta adoptar um dos seguintes métodos:

Na Barra de Ferramentas, clicar no botão Guardar;

Clicar no menu Ficheiro e seleccionar a opção Guardar

Usar as teclas Ctrl + G

Page 10: Apresentação Excel

Fechar um livro e o programaFechar um livro e o programa

a) Para fechar um livro

b) Para fechar o programa:

Clicar no botão Fechar janela que existe no canto superior direito do livro.

No menu Ficheiro, seleccionar Fechar

Clicar no botão Fechar que existe no canto superior direito da janela do programa.

No menu Ficheiro, seleccionar Sair

Page 11: Apresentação Excel

Trabalhar com células Trabalhar com células

Seleccionar uma célula – Clicar nela ou premir as teclas de direcção para ir para a célula desejada.

Para se inserir dados ou atribuir determinada formatação, é necessário seleccionar a célula ou grupo de células onde se deseja trabalhar.

Seleccionar um intervalo de células*

*Intervalo de células – São duas ou mais células de uma folha. As células de um intervalo podem ser contíguas ou não-contíguas.

Clicar na primeira célula do intervalo e, mantendo o botão do rato premido, arrastar o cursor até à última célula da selecção.

a) Intervalo de células contíguasSeleccionar a primeira célula e, em seguida, mantendo premida a tecla Ctrl, seleccionar as outras células.

b) Intervalo de células não contíguas

Page 12: Apresentação Excel

Introduzir dadosIntroduzir dados Todos os dados inseridos na folha de cálculo são imediatamente analisados pelo programa, quanto ao seu tipo, para facilitar operações.

O Excel reconhece os seguintes tipos de dados:

Page 13: Apresentação Excel

Introduzir dadosIntroduzir dados

Texto ou Rótulos Estes são dados de texto, não são alterados e nunca são confundidos, pelo programa, com dados numéricos, datas, horas ou fórmulas.

Dados Numéricos O Excel entende os dados introduzidos como sendo numéricos, se estes não contiverem, por exemplo, letras ou outros símbolos misturados.

Page 14: Apresentação Excel

Introduzir dadosIntroduzir dados

Datas e horas

a) Introduzir uma data

Clicar na célula onde se deseja inserir a data.

Escrever o dia, o mês e o ano, utilizando como separador uma barra (/) ou um hífen (-).

Premir Enter para concluir

b) Introduzir uma hora

Clicar na célula onde se deseja inserir a hora.

Escrever a hora e os minutos separados por dois pontos (:).

Premir a barra de espaços e digitar AM ou PM

Premir Enter para concluir

c) Introduzir data e hora

Clicar na célula onde se deseja inserir a informação.

Escrever a data, prime a barra de espaços e escreve a hora.

Premir Enter para concluir

Page 15: Apresentação Excel

Introduzir informaçãoIntroduzir informaçãocom preenchimento automáticocom preenchimento automático

Introduzir dados

Clique na primeira célula do intervalo de células que pretende preencher.

Digite os dados na primeira célula

Coloque o cursor no canto inferior direito da célula (onde existe um quadrado saliente). O cursor muda de forma para «+».

Page 16: Apresentação Excel

Introduzir dados (continuação)

Prima o botão esquerdo do rato e, mantendo-o pressionado, arrasta-o até à última célula que pretende preencher com a mesma informação. Repare que a informação que o programa irá repetir é-lhe apresentada ao lado do cursor numa caixa amarela

Largue o botão do rato e o preenchimento conclui-se.

No final, deve clicar em qualquer outra célula para que o intervalo deixe de estar seleccionado.

Page 17: Apresentação Excel

Introduzir informaçãoIntroduzir informaçãocom preenchimento automáticocom preenchimento automático

Introduzir séries de dados

Clique na primeira célula do intervalo de células que pretende preencher e digite o primeiro dado :1

Clique na segunda célula e digita o segundo dado: 2

Seleccione as duas células onde introduziu os valores.

Coloque o cursor no canto inferior direito da célula.

Prima o botão esquerdo do rato e, mantendo-o pressionado, arrasta-o até à última célula que pretende preencher. Repare que a informação que o programa irá completar é-lhe apresentada ao lado do cursor numa caixa amarela.

Page 18: Apresentação Excel

Introduzir séries de dados (continuação)

Ao largar o botão do rato a série de dados é completada.

Ao lado da última célula do intervalo surge um botão de Opções de Preenchimento Automático. Permite optar por:

Copiar os valores das duas primeiras células;

Preencher em sequência;

Preencher só a formatação, não copiando os valores;

Preencher só os valores, sem a formatação.

Page 19: Apresentação Excel

Formatar células Formatar células

A formatação de células é extremamente útil por duas razões básicas:

1. Permite construir folhas de trabalho com boa apresentação e de fácil leitura e interpretação.

2. Possibilita adequar o formato e aspecto das células aos dados que necessitamos inserir.

Para formatar células deve-se utilizar a janela ‘Formatar células’…Para abrir a janela Formatar células pode utilizar-se um dos seguintes processos:

Menu Formatar > ‘Células...’

Utilizando o teclado, com a sequência de teclas ‘Ctrl + 1’.

Utilizando o menu Auxiliar, clicando no botão direito do rato e escolhendo ‘Formatar células...’

Page 20: Apresentação Excel

Esta janela apresenta 6 separadores com opções de formatação específicas:

Janela ‘Formatar células’…Janela ‘Formatar células’…

Separador Número: Permite formatar vários tipos de dados. Por exemplo, possibilita definir o formato para números, datas, valores monetários, fracções, percentagens e também formatações personalizadas.

Categoria Geral – definição padrão Categoria Data

Page 21: Apresentação Excel

Janela ‘Formatar células’…Janela ‘Formatar células’…

Separador Alinhamento: Permite formatar o posicionamento do texto dentro das células.

Separador Tipo de letra: Permite definir o tipo, cor, tamanho e outras propriedades para a letra do texto seleccionado.

Page 22: Apresentação Excel

Janela ‘Formatar células’…Janela ‘Formatar células’…

Separador Limite: Permite definir o tipo e cor dos limites (contornos das células) em uma ou mais células.

Separador Padrões: Permite alterar a cor de fundo de uma ou mais células.

Page 23: Apresentação Excel

FórmulasFórmulasIntroduzir uma fórmula simples

Uma fórmula inicia-se sempre com o sinal de igual (=)

Depois de inserir o símbolo == deve-se especificar qual a operação e respectivo operador matemático, ou então, utilizar a barra de fórmulas da Folha de Cálculo para ajudar na construção da fórmula.

Início da fórmula

1.º argumento Operador aritmético

2.º argumento

ARGUMENTOARGUMENTO: São valores que uma função utiliza para executar operações ou cálculos. O tipo de argumento utilizado por uma função é específico para a função. Os argumentos comuns utilizados em funções incluem números, texto, referências de células e nomes.

Page 24: Apresentação Excel

Copiar Fórmulas1. Seleccionar a célula que contém a fórmula que pretendes copiar;2. Clicar em Copiar;3. Seleccionar uma ou mais células para colar a fórmula;4. Clicar no Colar.

Por arrastamento:

1. Posicionar o ponteiro do rato no canto inferior direito da célula que contém a fórmula.

2. Quando este assumir uma forma de cruz arrastar o rato (primindo o seu botão esquerdo) no sentido pretendido.

Page 25: Apresentação Excel

FunçõesFunções

Uma função é uma fórmula predefinida que executa cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, numa ordem específica ou estrutura.

As funções estão divididas por categorias, tais como funções matemáticas, de estatísticas, de data e hora, etc.

As funções podem ser usadas isoladamente ou como bloco de construção de outras fórmulas.

Page 26: Apresentação Excel

FunçõesFunções

A sintaxe de uma função é a seguinte:

Para inserir uma função deve-se utilizar a janela Inserir funçãoInserir função:

Esta função é equivalente à fórmula: =A1+C3+F4

Sinal =

Nome da função

Parênteses de abertura

Argumentos da função separados por ponto e vírgula (;)

Parênteses de fechoda função.

Para aceder à janela Inserir funçãoInserir função pode-se utilizar:

a) Menu InserirInserir > FunçãoFunção

b) Barra de fórmulas em…

=Soma(A1;C3;F4)

Page 27: Apresentação Excel

Função de decisão «=SE( )»Função de decisão «=SE( )»

Operadores de comparação

Operador Devolve verdadeiro Exemplo

=Igual

... quando os dois forem iguais. =(F2=F5)

>Maior que

... quando o primeiro valor for maior que o segundo.

=(F2>F5)

<Menor que

... quando o primeiro valor for menor que o segundo

=(F2<F5)

>=Maior ou igual a

... quando o primeiro valor for maior ou igual ao segundo

=(F2>=F5)

<=Menor ou igual a

... quando o primeiro valor for menor ou igual ao segundo

=(F2<=F5)

<>diferente

...quando os dois valores comparados forem diferentes

=(F2<>F5)

Os operadores de comparação comparam dois valores e produzem o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO.

Page 28: Apresentação Excel

A função =SE () executa uma determinada operação dependendo do teste de uma condição.

Esta função devolve o valor definido no parâmetro «valor_se_verdadeiro» se o resultado do teste for verdadeiro ou valor definido no parâmetro «valor_se_falso» se o resultado do teste for falso

Sintaxe: =SE (teste; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)

Exemplos:

= SE (preço>60€; 10%; 5%)

= SE (idade<18; ‘menor’; ‘adulto’)

Page 29: Apresentação Excel

Função «=CONTAR.VAL( )»Função «=CONTAR.VAL( )»Esta função conta a quantidade de valores contida na lista de

argumentos ou no intervalo das células especificadas como argumento.

Sintaxe: =CONTAR.VAL (valor1;valor2;intervalo1;...)

Exemplo: se todas as células em A1:A10 contiverem dados, quer sejam números, textos ou qualquer dado, excepto a célula A3, então:

= CONTAR.VAL(A1:A10) devolve 9 como resultado

Page 30: Apresentação Excel

Função «=CONTAR.SE( )»Função «=CONTAR.SE( )»Esta função conta de acordo com um critério

definido. Por exemplo posso querer contar todos os alunos que têm mais de 16 anos.

Sintaxe: =CONTAR.SE (intervalo_de_células; ‘critério’)

O critério deve vir sempre entre plicas ou aspas, mesmo que seja um teste numérico.

Por exemplo, para contar quantos valores, maiores que 16, existem no intervalo de B2 até B50, utilizamos a seguinte fórmula:

=CONTAR.SE(B2:B50;”>16”)

Page 31: Apresentação Excel

Função «=SOMA.SE( )»Função «=SOMA.SE( )»Esta função faz a procura numa coluna a partir de

determinados valores.

Sintaxe: =SOMA.SE (teste; critério; valores_a_somar)

Exemplo: se na faixa de B2 até B50 tivermos 10 vezes a palavra 9ano, indicando que o aluno é do 9ºano, e, na coluna F de F2 até F50, tivermos as informações sobre a idade:

= SOMA.SE(B2:B50;”9ANO”;F2:F50) devolve a soma das idades de 10 alunos do 9º ano.

Em resumo, procura no intervalo B2:B50 pela palavra 9ANO. Ao encontrar, desloca-se para a coluna F 8 onde está o valor das idades) e vai somando os valores das idades para os alunos do 9ºano.

Page 32: Apresentação Excel
Page 33: Apresentação Excel

Formatar colunas e linhasFormatar colunas e linhas

Page 34: Apresentação Excel

Ajustar a altura e largura de colunas e linhasAjustar a altura e largura de colunas e linhas

Page 35: Apresentação Excel

Exercício 1

Caderno de Exercícios (página 11) – Formatação e inserção de fórmulas

Caderno de Exercícios (página 12) – Formatação e inserção de fórmulas

Page 36: Apresentação Excel

Anular e refazer acçõesAnular e refazer acções

Page 37: Apresentação Excel

Correcção ortográficaCorrecção ortográfica

Page 38: Apresentação Excel

Correcção automática de textoCorrecção automática de texto

Page 39: Apresentação Excel

Tarefa 2

Verifica os teus conhecimentos e competências (página 50 – manual)