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 Documentos eletrônicos ELNA ANDRADE ELAINE BARCELOS JULIANA CREMASCO TEREZINHA PIRES VÂNIA OLIVEIRA

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Documentoseletrônicos

ELNA ANDRADEELAINE BARCELOS

JULIANA CREMASCOTEREZINHA PIRESVÂNIA OLIVEIRA

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CONCEITOS

• Segundo o Dicionário de Terminologia Aquivística, oDocumento Eletrônico é, todo registro que tem comomeio físico um suporte eletrônico.

• O CTDE (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos- CONARQ) define o documento eletrônico sendocomo: Informação registrada, codificada em formaanalógica ou em dígitos binários, acessível einterpretável por meio de um equipamentoeletrônico. (Electronic document - ED).

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• O Arquivo Nacional norte-americano adotou,no Glossário do Electronic Records Archives -ERA, como definição para documento

eletrônico qualquer informação que é gravadaem uma forma que apenas um computadorpode processar e que contemple a definição

de documento arquivístico.

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   N   I   C   O   S CONCEITOS

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VANTAGENS E DESVANTAGENS DODOCUMENTO ELETRÔNICO

VANTAGENS:

• Alta capacidade de armazenamento;

• Arquivamento de forma simples e fácil;

•Capacidade de resistência ao

envelhecimento e deterioração.•Dificuldade de fraude, mediante mecanismosque a impeçam;

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• Duplicabilidade imediata, não havendo afigura da cópia;

• Maior velocidade em sua elaboração;

• Retorno às exigências ecológicas e dezelo ao meio ambiente;

• Transmissão imediata;   D   O   C   U   M

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VANTAGENS:

VANTAGENS E DESVANTAGENS DODOCUMENTO ELETRÔNICO

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VANTAGENS E DESVANTAGENS DODOCUMENTO ELETRÔNICO

• Conservação dos dados;

• Constantes mudanças de mídia com custosassociados imprevisíveis;

• Obrigatoriedade da existência de equipamento esoftware para recuperação dos dados;

• Questão da insegurança nas transações realizadasvia internet.

DESVANTAGENS: 

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A VALIDADE JURÍDICA DOSDOCUMENTOS ELETRÔNICOS

O Direito como as demaisciências, deve não

somente acompanhar osavanços tecnológicos,mas fazer-se presente,propiciando estabilidade

e segurança às relações jurídicas que se instituemno meio eletrônico.

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REQUISITOS PARA O DOCUMENTOELETRÔNICO SER ACEITO

• Autenticidade• Integridade• Perenidade do Conteúdo

• Tempestividade

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A VALIDADE JURÍDICA DOSDOCUMENTOS ELETRÔNICOS

A ICP-BRASIL

• A MP 2.200/01, que instituiu a ICP-Brasil, trata o arquivo eletrônico comodocumento e garantiu-lhe presunção de veracidade, se ele for assinadodigitalmente com certificado digital emitido pela ICP-Brasil ou outrocertificado aceito pelas partes.

• Lei nº 11.419/2006 - Dispõe sobre a informatização do processo judicial;altera a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 - Código de Processo Civil;

e dá outras providências.

• Novo Código Civil Brasileiro: “Art. 225 - As reproduções fotográficas,cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outrasreproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem provaplena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnara exatidão.” 

MEDIDAS ADOTADAS PARA ADEQUAÇÃO 

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RELEVÂNCIA DA ASSINATURA DIGITALPARA O ICP-BRASIL

Em se tratando de documentoeletrônico, sua eficáciaprobante não deve ficaradstrita à existência, ou não,de certificação eletrônica, massim da assinatura digital. Issoporque quem asseguraautenticidade e integridade aodocumento eletrônico é a

assinatura digital, gerada porprocesso de criptografia dechaves públicas.

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Feito sobre um suporte (papel, etc.) com o auxílio desímbolos (caracteres alfabéticos,esquemas,ilustrações, etc.) que o ser humano podercompreender (ler).

Exemplo: Nota fiscal preenchida manualmente.

DOCUMENTOS TRADICIONAIS

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DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO TRADICIONAL

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Um documento eletrônico é

acessível e interpretável pormeio de um equipamentoeletrônico.

DOCUMENTO ELETRÔNICO 

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   N   I   C   O   S DOCUMENTO DIGITAL

É um documento eletrônico caracterizado pelacodificação em dígitos binários e acessado pormeio de SISTEMA COMPUTACIONAL.

Exemplos: textos, imagens fixas, imagensem movimento, gravações sonoras,

mensagens de correio eletrônico, páginasweb, bases de dados

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   N   I   C   O   S EXEMPLOS: DOCUMENTOS DIGITAIS

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   N   I   C   O   S TRADICIONAL X ELETRÔNICO X DIGITAL

Em alguns casos é possível estabelecer um paralelocom os documentos tradicionais (cartas, contratos,memorandos, relatórios etc); em outros casos é maisdifícil traçar a correspondência entre documentos

eletrônicos e os tradicionais: bases de dados,hipertexto, planilhas, sistemas de multimídia.

A conseqüência dessa situação é a dificuldade de

identificar e estabelecer a proveniência dosdocumentos.

Todo documento digital é eletrônico, mas

nem todo documento eletrônico é digital.

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   N   I   C   O   S Documento Arquivístico Eletrônico

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O QUE É DOCUMENTO ARQUIVÍSTICOORIGINAL?

• De acordo com o Arquivo Nacional, a diferença entre documento original e

cópia é o seguinte:

 – “É o primeiro documento completo e efetivo. O documento completoapresenta na forma estabelecida pelo autor e/ou pelo sistema jurídicoque o autoriza. O documento primeiro, ou primitivo, é o primeiro a

ser produzido de forma completa. O documento efetivo é aquelecapaz de alcançar os efeitos para os quais foi produzido. O documentotem que ser assinado, enviado e recebido.

 – No ambiente eletrônico a qualidade de original é dada conforme a

rota do documento dentro do sistema informatizado de gestãoarquivística. Quando um documento é transmitido eletronicamente, ooriginal é aquele que é recebido. Isto porque a transmissãoacrescenta metadados que o tornam mais completo e capaz de gerarconseqüências. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente

é considerado uma cópia.” 

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 FUTURO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

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Formação multidisciplinar

Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE

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   N   I   C   O   S DESAFIOS

Principal desafio.

Necessidade de produzir, manter e preservardocumentos digitais fidedignos, autênticos eacessíveis.

Como fazer?

Gestão Arquivística de Documentos

Preservação digital

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 AS REALIZAÇÕES DA CTDE

O QUE JÁ FOI FEITO 

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1 - Elaboração de glossário de termosrelacionados aos documentos digitais.

2 - Carta para preservação do patrimônioarquivístico digital do Conarq.

3 - Resolução nº 20 do Conarq, de 16 de julho de2004 - gestão de documentos digitais.

4 - Divulgação dos trabalhos em eventos nacionais

e junto ao governo.

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 AS REALIZAÇÕES DA CTDE

O QUE ESTÁ EM ANDAMENTO:

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1 - Especificação de requisitos funcionais emetadados para sistemas eletrônicos de

gestão arquivística de documentos, queatendam às especificidades da legislação epráticas arquivísticas brasileiras

2 - Diretrizes para recolhimento e transferênciade documentos digitais às instituiçõesarquivísticas

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O QUE É O E-ARQ BRASIL?

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É uma especificação de requisitos queestabelece um conjunto de condições a serem

cumpridas pela organização

produtora/recebedora de documentos,pelo sistema de gestão arquivística epelos próprios documentos a fim de garantir a

sua confiabilidade e autenticidade, assim como

seu acesso.

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 O E-ARQ BRASIL ESTÁ DIVIDIDOEM DUAS PARTES.

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A Parte 2

Especificação de requisitos para sistemasinformatizados de gestão arquivística de

documentos

A Parte I

Gestão arquivística de documentos

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 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

(SIGAD) 

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 É um conjunto de procedimentos eoperações técnicas, característico dosistema de gestão arquivística de

documentos, processado por computador.

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(TASK FORCE ON ARCHIVING OF DIGITAL INFORMATION,

1996) (Thomaz e Soares, 2004)

PRESERVAÇÃO DIGITAL 

Capacidade de manter a integridade e a

acessibilidade da informação digital por longoprazo. 

Esta preservação da integridade eacessibilidade não se limita, apenas, a

proteger a informação digital contra oacesso não autorizado

mas, também, contra o uso inadequado

resultante da má interpretação ou márepresentação da informação por parte dossistemas computacionais”.    D

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ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO

Esta estratégia consiste, essencialmente,na conservação e manutenção de todo o

hardware e software necessários àcorrecta apresentação dos objectosdigitais [14-17].   D

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A estratégia de preservação consiste naconservação do contexto tecnológicoutilizado originalmente na concepçãodos objectos digitais que se procuram

preservar.

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Refrescamento

de suporte

Emulação

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MIGRAÇÃO/CONVERSÃO“Transferência periódica de material digital de

uma configuração de hardware/software paraoutra, ou de uma geração de tecnologia para

outra subseqüente”. 

ATUALIZAÇÃO DE VERSÕESCONVERSÃO DE FORMATOSNORMALIZAÇÃOMIGRAÇÃO A PEDIDO

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MIGRAÇÃO-ATUALIZAÇÃO DE VERSÕES

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MIGRAÇÃO- CONVERSÃO PARA FORMATOSDIFERENTES

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MIGRAÇÃO-NORMALIZAÇÃO

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MIGRAÇÃO A PEDIDO

Degradação

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ENCAPSULAMENTO

METADADOSDOCUMENTODIGITAL

VISUALIZADOR OU INTERPRETADOR

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METADADOS OU METAINFORMAÇÃO

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<HTML><HEAD><TITLE>Introdução à Multimídia na

Web</TITLE><META NAME=”Author” CONTENT=”Tania Gava”> <META NAME=”Keywords” CONTENT=”páginas

web, UVV, apostila de html,

internet”> <META NAME=”description” CONTENT=”Apostila

deHTML para A DISCIPLINA DE Introdução àMultimídia na web - 2010”> 

</HEAD><BODY> As tags META identificam autor, palavras-chave e descrição para os mecanismos de busca.</BODY></HTML>

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Existem, no mínimo, três fortes razões para aadoção de metadados – informação estruturadasobre dados para descrever objetos digitais em

detalhe:

   D   O   C   U   M

   E   N   T   O   S   E   L   E   T   RÔ

   N

   I   C   O   S

METADADOS PARA PRESERVAÇÃODIGITAL 

3 - representar suas estruturas para

possibilitar o acesso. 

1 - facilitar a pesquisa e a identificação desuas fontes de informação;

2 - gerenciar seu fluxo dentro deprocessos; e

OS 10 MANDAMENTOS DE

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OS 10 MANDAMENTOS DEPRESERVAÇÃO

5- Migrarás seus documentos desuporte e formato periodicamente;

1-Manterás uma política de preservação;

2-Não dependerás de hardware específico;

3-Não dependerás de software específico;4- Não confiarás em sistemas

gerenciadores como única forma de

acesso ao documento digital;

   D   O   C   U   M

   E   N   T   O   S   E   L   E   T   RÔ

   N

   I   C   O   S

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   D   O   C   U   M

   E   N   T   O   S   E   L   E   T   RÔ

   N

   I   C   O   S 6-Replicarás os documentos em locais

fisicamente separados;

7-Não confiarás cegamente no suportede armazenamento; 

8-Não deixarás de fazer backup ecópias de segurança;

9-Não preservarás lixo digital; 

10-Garantirás a autenticidadedos documentos digitais. 

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REFERÊNCIAS

FERREIRA, Miguel. Introdução á preservação Digital: conceitos, estratégias e atuais

consensos.Escola de Engenharia da Universidade do Minho. 2006.

SANTOS, Vanderley B. A gestão de documentos sob a óptca arquivistica.CID?UnB,2001, p.24.

RESOLUÇÃO 20, DE 16 JULHO 2004. Disponível em: 

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/preservacao/pdfs/Resolucao_20_16-07-04.pdf 

CONARQ. E-ARQ BRASIL. Disponível em:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf

http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/glos

sario/2009glossario_v5.0_final.pdf  - acessado em 16 de abril de 2012

http://www.powerbrasil.com.br/pdf/Digitalizacao_Unicamp.pdf  - acessado em 16 deabril de 2012

   D   O   C   U   M

   E   N   T   O   S   E   L   E   T   RÔ

   N

   I   C   O   S

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 REFERÊNCIAS

   D   O   C   U   M   E   N   T   O   S   E   L   E   T   RÔ

   N

   I   C   O   S

 http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/glos

sario/2010glossario_v5.1.pdf . Acesso: 15. abr.2012.

http://campinas.olx.com.br/copia-de-fita-de-video-vhs-para-dvd-iid-313941294 .Acesso : 16. abr.2012.

http://arquivistajuridico.blogspot.com.br/2011/09/contratos-sociais-como-guardar-

os_22.html . Acesso: 16.abr.2012.

http://www.nfe.fazenda.gov.br. Acesso: 16.abr.2012.

http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/perguntas_e_respostas.pdf . Acesso: 17.abr.2012

http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/ sys/start.htm 

http://www.ufsm.br/direito/artigos/informatica/validade.htm - acessado em 16