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Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Digitalizações

SUMÁRIO

Mais informações: www.digiscan.com.br

GED2

Cenário Atual3

Implantação4

1 A Empresa

Benefícios5

Aplicabilidades6

Soluções (Digitalização)7

Soluções (Certificação Digital)8

Estatística (1)9

Estatística (2)10

Contatos11

A EMPRESA

A Digiscan BPO é uma empresa prestadora de serviços e consultoria voltados para a estruturação, organização, gerenciamento de documentos e gestão da informação coorporativa.

Sediada em Salto/SP, conta com uma equipe composta por profissionais altamente qualificados, nas áreas de Processos, Documentação, Informação, Conhecimento e Tecnologia da Informação.

Atuamos no segmento público e também no privado, direcionamos nossos esforços para o desenvolvimento de produtos que respondessem à necessidade crescente de racionalização do tempo no processo de busca e recuperação de informações e conhecimentos.

A Digiscan oferece serviços de acordo com as necessidades específicas de cada cliente, buscando sempre superar expectativas e contribuir significativamente para a melhoria da performance de seus negócios.

A área de atuação da empresa é inicialmente no mercado do estado de São Paulo, onde a empresa vai buscar mostrar suas diferenças, na prestação dos seus serviços; expandindo-se assim brevemente para o Brasil e exterior.


GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante

todo o seu “ciclo de vida”.

O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte. A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um scanner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede.

Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em word, excel, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.

Para controlar esse mundo de informações digitais, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.


CENÁRIO ATUAL

- Documentação arquivada sem tratamento técnico;- Dificuldade na consulta e recuperação de documentos;- Acondicionamento em material arquivístico e espaço físico inadequados;- Inexistência de padronização para integração dos acervos;- Falta de controle automatizado;- Áreas cada vez maiores para o armazenamento de documentos;- Acesso cada vez mais lento;- Probabilidade de perda de informação.


IMPLANTAÇÃO

1º PASSO: Gestão DocumentalOrganização da documentação. Higienização, retirada de grampos e etc..

2º PASSO: DigitalizaçãoDigitalização do documento, passando para um formato eletrônico.

3º PASSO: IndexaçãoCadastro dos arquivos já eletrônicos no banco de dados.

4º PASSO: DisponibilizaçãoDefinição dos níveis de acesso e privilégios dos usuários.

Documento Digitalização Indexação Disponibilização na rede e mídias


BENEFÍCIOS

Por que Implantar um Sistema GED?

- Possibilita o controle sobre o acesso aos documentos;- Facilita auditorias;

- Alta velocidade e precisão na localização de documentos. - Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos. - Eliminação de fraudes. - Aproveitamento de espaço físico. - Evita extravio ou falsificação de documentos. - Integração com outros sistemas e tecnologias. - Mais agilidade nas transações entre empresas. - Melhor atendimento ao cliente, pois proporciona respostas precisas e instantâneas.- Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001.


APLICABILIDADES

Algumas aplicabilidades do GED:

- Apoio aos processos de fiscalização; - Automação de cartórios; - Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto; - Conversão de acervos históricos; - Desenhos de engenharia e relatórios técnicos; - Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por exemplo, diários oficiais; - Documentação administrativa de hospitais; - Documentação de auditoria; - Documentação de consórcios; - Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000 por exemplo; - Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto; - Documentação e relatórios contábeis e financeiros; - Documentos e processos de tribunais; - Documentos em geral das polícias civis, militares, detrans e outros; - Documentos em geral de instituições de ensino; - Gerenciamento de contratos em geral; - Gerenciamento de correspondência, fax, e-mail e outros veículos; - Gerenciamento de ordens de serviço; - Gerenciamento de processos de concessão; - Prontuários das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção; - Prontuários de pacientes em hospitais; - Resultados de exames laboratoriais; - Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização;


SOLUÇÕES (DIGITALIZAÇÃO)

Digitalização:

O formato de saída dos arquivos da digitalização é da escolha do cliente, edependendo do serviço oferecemos todo suporte ao uso da extensão PDF, ao qual aDigiscan buscará em 2009 ter profissionais certificados nas ferramentasmais avançadas quando se fala em produtos da Adobe e relacionados ao PDF. Sãousadas saídas também em JPG, TIFF, CALL etc.

Digitalize seus acervos de documentos que:

- São acessados constantemente; - Devem ter acesso rápido em caso de crises; - A perda pode causar grande prejuízo; - São fundamentais no desenvolvimento de novos produtos; - São fundamentais em casos de recuperação de desastres; - São constantemente copiados;- E todos os documentos críticos e estratégicos para sua empresa.

Exemplos:

- Desenhos de engenharia;- Documentos fiscais e contábeis;- Documentos de RH; - Acervos técnicos; - Fichas de fabricação de medicamentos; - Prontuários médicos e radiografias; - Documentos jurídicos, contratos etc.


http://www.adobe.com/br/products/acrobat/readstep2.html

http://www.adobe.com/br/

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SOLUÇÕES (CERTIFICAÇÃO DIGITAL)


A Digiscan, tem parceria com Cartórios de Registro de Títulos eDocumentos e oferece a seus clientes o serviço de digitalização com certificação.

Utilizamos o método eletrônico e válido através da Medida Provisória Nº 2.200-2, de24 de Agosto de 2001. Através da ICP-BRASIL. A Certificação Digital pode serusada para inúmeras finalidades.

Com ampla base legal, está prática tem sido utilizada por empresas para oarmazenamento de documentos como:

- Recursos Humanos - Contratos - Atestados - Certidões - Comprovantes - Contábeis - Entre outros

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/MPV/Antigas_2001/2200-2.htm

ESTATÍSTICA


Dados Interessantes

A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas. Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International,EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel.

Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:

• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.• Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.• A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.• Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.• Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.• Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.• Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos, no Brasil estudos ainda estão sendo realizados.

ESTATÍSTICA


Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) movimentam um total de 250 milhões de reais, em aproximadamente 2.500 empresas no Brasil. Os dados foram divulgados pela Associação para Informação e Gerenciamento

de Imagens (AIIM, na sigla em inglês), que revelou ainda que as empresas usuárias desse sistema podem aumentar sua produtividade em até 400%.

O estudo, realizado em parceria com o Cenadem (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação), mostra ainda que, mundialmente, 89% dos entrevistados acreditam que o gerenciamento eletrônico de documentos é importante para seus objetivos estratégicos. No Brasil 72% dos respondentes têm a mesma opinião, isso mostra o crescimento do conceito GED.

No Brasil, segundo o instituto, os projetos de TI que mais despertarão interesse entre os próximos 12 e 18 meses envolvem o controle de documentos (66%) e a gestão de documentos (64%). Nesse mesmo período, 74% citam a tecnologia do GED como foco dos projetos, seguida por gerenciamento de conteúdo web, com 54%, e workflow e Business PerformanceManagement (BPM ou EPM), com 53%. Em relação aos investimentos brasileiros nessas tecnologias, a pesquisa apurou que podem chegar a 54,4 milhões de dólares até 2010.

Fonte: Computerworld

CONTATOS


Agradecemos a oportunidade.

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Tel:. +55 11 9966-6182

Skype: digiscan

Walter Vieira (Diretor de Tecnologia)

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Skype: digiscan

Érico Romano (Diretor Operacional)

Obrigado!

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