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CTAI – Centro de Tecnologia em Informática e Automação Excel 2000 Avançado Organizador: Maycon Cim

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CTAI – Centro de Tecnologia em Informática e Automação

Excel 2000

Avançado

Organizador:Maycon Cim

Florianópolis2004

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Excel 2000Avançado

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FIESCJosé Fernando Xavier FaraccoPresidente

Sérgio Roberto ArrudaDiretor Regional

Sérgio Roberto ArrudaDiretor de Centro Tecnológico

Fabrízio Machado PereiraDiretor-adjunto de Centro Tecnológico

Sandro Volpato FariaFacilitador do DNS

Carlos Fernando MartinsCoordenador – Desenvolvimento Tecnológicos

Beth SchirmerFacilitadora do NED

Eliane Nunes de SilvaRepresentante da Direção

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Federação das Indústrias do Estado de Santa CatarinaServiço Nacional de Aprendizagem Industrial

Centro de Tecnologia em Automação e Informática

Excel 2000 Avançado

Organizador:Maycon Cim

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Florianópolis2004

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Proibida a reprodução total ou parcial deste material,

por qualquer meio ou sistema sem o prévio

consentimento do editor.

Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial

Departamento Regional de Santa Catarina

Centro de Tecnologia e Automação em Informática.

[email protected]

www.ctai.senai.br

Rodovia SC-401, 3730 – Saco Grande

CEP 88032-005 – Florianópolis – SC

Fone: 0 xx (48) 239-5800 Fax: 0 xx (48) 239-5802

CIM, Maycon. Excel 2000 Avançado. Florianópolis: SENAI/CTAI, 2002. 53p.

EXCEL 2000.

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SUMÁRIO

1. HISTÓRICO................................................................................................................8

2. Trabalhando com as guias da Planilha......................................................................9

3. Auto Preenchimento..................................................................................................113.1 Criando Listas Predefinidas pelo Excel.....................................................................113.2 Criando Listas Personalizadas pelo Usuário.............................................................11

4. Aplicando nomes para as Células............................................................................134.1 Aplicando nome para um conjunto de células...........................................................134.2 Aplicando nomes para células individualmente........................................................14

5. Banco de Dados ou Listas.........................................................................................15

6. Formulários de Dados...............................................................................................166.1 Classificando Dados..................................................................................................176.2 Filtrando Dados.........................................................................................................17

7. Referências entre as Células:....................................................................................20

8. Referencia 3D.............................................................................................................21

9. Auto Salvamento e quebra de página......................................................................229.1 Auto Salvamento.......................................................................................................229.2 Quebra de Página.......................................................................................................22

10. Protegendo a Planilha.............................................................................................24

11. Inserindo Hyperlink................................................................................................26

12. Validando entrada de Dados..................................................................................27

13. Vínculos....................................................................................................................28

14. Tabela Dinâmica......................................................................................................30

15 Impressão de Documentos.......................................................................................33

16. Comentários.............................................................................................................35

17. Macros......................................................................................................................36

18. Componentes Avançados........................................................................................39

19. Personalizando as Barras de Menu........................................................................41

20. Trabalhando com Gráficos.....................................................................................42

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a. Selecionar os dados da planilha que irão compor o gráfico................................42b. Clicar no botão Assistente de gráfico na barra de Ferramentas.........................42c. Irá aparecer a etapa 1 do Assistente de Gráfico. Nesta etapa escolhemos o tipo de gráfico desejado e clicamos em avançar................................................................42d. Na etapa 3 iremos configurar as opções de exibição do gráfico...................................43

21. Auditoria..................................................................................................................47

22. Funções.....................................................................................................................4822.1 Tipos de Função......................................................................................................48

23. Trabalhando com Formulários..............................................................................5523.1 Trabalhando com Caixa de Combinação.................................................................5523.2 Trabalhando com Caixas de Listagem....................................................................56

24. Importando Arquivos TXT....................................................................................5824.1 Atualizando os dados Importados:..........................................................................60

25. Criando Filtros com Consultas do Excel...............................................................62

26. Atingir Meta.............................................................................................................65

27. Solver........................................................................................................................66

28. Cenários....................................................................................................................68

29. SubTotais..................................................................................................................71

30. Soma Condicional....................................................................................................72

31. CONSOLIDAÇÃO..................................................................................................74

32. PREENCHER..........................................................................................................76

33. SALVANDO COM FORMATO WEB..................................................................77

34. CRIANDO CONSULTAS NA WEB.....................................................................79

35. COMPARTILHAMENTO DE PASTAS DE TRABALHO................................80

36. CONTROLE DE ALTERAÇÕES.........................................................................81

37. Filtros........................................................................................................................8237.1....................................................................................................................Auto Filtro.........................................................................................................................................8237.2............................................................................................................Filtro Avançado.........................................................................................................................................82

38. Algumas Dicas Úteis................................................................................................85REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS........................................................................86

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Excel 2000 Avançado

1. HISTÓRICO

Tudo começou, em 1978, quando um aluno da Escola de Administração da Universidade de Harvard (Daniel Bricklin), percebeu que seu mestre de finanças demorava muito tempo para modificar e realizar no quadro negro novos cálculos. E percebeu também que estes estavam dispostos em colunas e linhas, criando desta forma uma tabela. E quando ele alterava uma variável, todos os dados referentes deveriam ser atualizados também! Era neste momento que o professor tinha de calcular cada fórmula, o que provocava demasiada demora.

Então Bricklin, juntamente com seu amigo e programador Robert Frankston, elaborou um programa que simulava o quadro negro do professor. Tratava-se da primeira Planilha Eletrônica! Fundaram a empresa VisiCorp, na qual o produto desenvolvido era o VisiCalc.

Naquela época os micros eram vistos como brinquedos ou hobbies e suas vendas cresciam muito pouco, mas graças ao VisiCalc houve um repentino crescimento nas vendas, pois percebeu-se que poderia ser utilizado para assuntos mais sérios e práticos do dia-a-dia.

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Excel 2000 Avançado

2. TRABALHANDO COM AS GUIAS DA PLANILHA

Como default o Excel é iniciado sempre com três planilhas de trabalho na sua parte inferior.

Excluindo planilhas

a. Clicar na guia da planilha que deseja excluir.

b. Menu – Editar / Excluir.

Lembrando que as planilhas exclusas são apagadas permanentemente, ou seja, não há processo de desfazer.

Inserindo Planilhas

Menu – Inserir / Planilha.

Renomeando Planilhasa) Clicar com o botão direito do mouse na guia da planilha.b) Escolher opção Renomear.c) Digitar o novo nome e teclar ENTER.

Trocando a posição das PlanilhasClicar com o botão esquerdo na guia e arrastar para o lado desejado.

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Alterando o número de Planilhas Abertas por pasta de Trabalho

Por padrão como mencionado anteriormente o Excel abre sempre três planilhas por pasta de trabalho, mas nós podemos trocar o número de planilhas abertas:

a) Ferramentas / Opções / Geral.

b) No item “Número de planilhas da nova pasta”. Alterar para o valor desejado.

Lembrando que o mínimo é 1 (uma) planilha e o máximo são 255 planilhas.

É interessante ressaltar que quanto mais guias tivermos abertas, mais memória ela ira ocupar, mesmo que elas estejam vazias.

Então se deve deixar no arquivo só as guias usadas, as restantes devem ser exclusas.

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3. AUTO PREENCHIMENTO

O Excel possui uma ótima função chamada Auto Preenchimento. Através desta função conseguimos gerar listas predefinidas pelo Excel ou então listas personalizadas pelo usuário.

3.1 Criando Listas Predefinidas pelo Excel

a. Digite a palavra janeiro, confirme a digitação e selecione a célula.b. Ponha o mouse na parte direita inferior da célula selecionada.c. Arraste para baixo.

Pronto acabamos de criar uma lista com os meses.

O Excel ainda possui listas predefinidas com os dias da semana, e ele também faz seqüência de números.

Exemplo se quisermos digitar os números de 1 a 20:

1. Digite o numero 1 e o numero 2 em uma célula ao lado, abaixo ou acima.2. Selecione os dois números digitados.3. Ponha o mouse na parte direita inferior da célula selecionada.4. Arraste.

3.2 Criando Listas Personalizadas pelo Usuário

Vamos supor que em vários de nossos relatórios, sempre usamos determinados nomes, por exemplo, os nomes dos funcionários da empresa. Como estamos sempre usando os nomes dos funcionários, então seria mais conveniente criar uma lista personalizada e acabar de vez com essa perda de tempo em digitação:

a.a.a.a.a.a.a.a.a.a.a.a.a.a.a.a.

Menu / Ferramentas / Opções / Listas.

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b. Na caixa Entradas da Lista digitar os nomes dos funcionários, lembrando que se digita um nome abaixo do outro.

c. Clicar no botão Adicionar e OK.

d. Na planilha digite um nome existente na lista, confirme a digitação e selecione a célula.

e. Ponha o mouse na parte direita inferior da célula selecionada.

f. Arraste.

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4. APLICANDO NOMES PARA AS CÉLULAS

Nós podemos definir nomes para as células, este recurso é muito útil. Podendo ser utilizado em diversas situações como, por exemplo, para facilitar a leitura de uma fórmula qualquer.

Exemplo: B2 + C2 + D2 ou Faltas + INSS + IR

Então o Excel nos da a oportunidade de nomear a célula: B2 como Faltas D2 como INSS C2 como IR

Bem então vamos ver como funciona:

4.1 Aplicando nome para um conjunto de células

a. Selecione as células digitadas.

b. Menu – Inserir / Nome / Definir.

c. Na caixa “Nomes na pasta de trabalho”, digite Tabela.

d. Clique em Adicionar e OK.

Todos os nome Definidos ficam na Caixa de Nome.

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Então basta clicar na seta da caixa e escolher o nome desejado que ele selecionará todas as células referentes aquele nome.

4.2 Aplicando nomes para células individualmente

a. Selecione a célula B2.

b. Menu – Inserir / Nome / Definir.

c. Na caixa “Nomes na pasta de trabalho”, digite Faltas. Conforme figura acima.

d. Clique em Adicionar e OK.

Repitas o procedimento para as células C2 e D2.

Agora na Caixa de nomes escolha Faltas e veja se ele seleciona a célula B2.

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5. BANCO DE DADOS OU LISTAS

Uma lista é um conjunto de informações dispostas de forma organizada. De modo que fique fácil a extração ou inserção de dados na mesma.

Um exemplo prático de lista é uma Lista telefônica. Uma lista no Excel equivale ao que costuma ser chamado de Banco de Dados.

Uma lista Excel tem as seguintes características:

Campo = um tipo único de informação, tal como um nome, endereço ou número telefônico. Nas listas do Excel, cada coluna (ou qualquer célula em uma coluna) é um campo.

Valor do campo = um item único em um campo. Em uma lista Excel, os valores de campos são as células individuais.

Nome de campo = um nome exclusivo que você atribui a cada campo da lista (coluna da planilha). Esses nomes são sempre encontrados na primeira linha da lista.

Registro = uma coleção de valores de campo associados. Nas listas de Excel, cada linha é um registro.

Intervalo da lista = o intervalo da planilha que possui todos os registros, campos e nomes de campo de uma lista.

É importante ressaltar, também como forma de estética é interessante que os títulos da lista sempre fiquem de forma mais destacada, com uma formatação especial, tipo em uma fonte maior, em negrito etc.

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6. FORMULÁRIOS DE DADOS

O que é um Formulário de Dados ?

É uma caixa de diálogo que simplifica a inserção de Dados no formulário. Dessa forma ajudando o usuário a trabalhar com seu Banco de Dados.

a. Para entrar na caixa de Formulário basta selecionar uma única célula da lista.

b. Menu – Dados / Formulário.

Essa caixa de Formulário nos auxilia em várias situações:

Inserindo Registrosa. Clicar no botão novo.b. Preencher os campos.c. Teclar ENER.

Excluindo Registros:a) Selecionar o registro.b) Clicar no botão excluir.c) OK na tela de confirmação.

Localizando Registros:a. Clicar no Botão Critérios.b. Digitar em algum campo o nome que deseja achar.c. Clicar em Localizar Próxima ou Localizar Anterior.

Dica: Vamos supor que estamos trabalhando com uma Lista de clientes, e queremos achar todos os clientes que comecem com a letra M.

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Então no campo nome do cliente colocamos o seguinte M* e depois localizamos.

O asterisco na informática significa tudo, então ele irá localizar todos os clientes que comecem com a letra M.

É importante também sempre clicar nos dois botões Localizar Anterior e Localizar Próxima, para assim ter certeza de que ele esta procurando na lista inteira.

6.1 Classificando Dados

Algumas regras importantes para Classificação:a. Não deve haver linhas em branco entre os títulos e o restante dos dados.b. E obrigatoriamente uma das células da tabela deve estar selecionada, não é

preciso selecionar a área toda.c. Menu – Dados / Classificar.

d. É interessante marcar a opção “Linha de Cabeçalho”, deste modo o Excel pega o conteúdo que estiver na linha de titulo e coloca na caixa “Classificar por”. Assim ficando mais fácil a escolha da classificação.

6.2 Filtrando Dados

Sabemos que o Excel possui 256 colunas e 65.536 linhas, então um dos maiores problemas é achar algum dado na lista quando a lista é muito extensa. Para isso usamos a opção Filtro de Dados.

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Procedimento:a. Selecionar pelo menos uma célula da tabela.

b. Menu – Dados / Filtrar / Auto Filtro.

Feito este procedimento o Excel adiciona setas de descer ás células que contém os títulos de colunas.

Opções de Critérios:

Clicando em uma das setas e escolhendo um nome, ele exibe apenas os registros que sejam iguais aquele escolhido.

Clicando e escolhendo TUDO, ele mostra todos os registros da lista. Clicando e escolhendo personalizado ele nos oferece uma serie de opções

para filtro:

é igual a é diferente de é maior do que é menor do que é maior ou igual

E mais uma série de opções.

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Então como exemplo vamos supor que desejamos ocultar da nossa lista todos os nomes Augusto. Escolheríamos na caixa de personalizar a opção é diferente de.

Ou então vamos supor que temos 5 mil clientes cadastrados e todos tem um código, e queremos exibir apenas os códigos entre 2 e 3 mil. Escolheríamos então as opções:

é maior do quee

é menor do que

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7. REFERÊNCIAS ENTRE AS CÉLULAS:

Relativas

Ao copiar fórmulas de uma célula para outra, o Excel ajusta automaticamente os endereços utilizados. Por exemplo, esta fórmula =B3*C3 que foi digitada na célula D3 é interpretada da seguinte forma:

se for copiada para a próxima linha a fórmula será atualizada para = B4*C4 e assim sucessivamente.

Absolutas

A cópia absoluta nada mais é do que o travamento de endereço de uma célula, e esse travamento se da pelo sinal de $. Por exemplo, este fórmula = B5*$C$5 que foi digitada na célula D5, é interpretada da seguinte forma:

ao ser copiada para a próxima linha a fórmula será atualizada para =B6*$C$5. Pois o sinal de $ serve para fixar o endereço da célula. Então neste caso ele só irá atualizar o endereço que não utiliza $ (cifrão).

Mistas

A referencia mista trata-se do travamento ou só da linha ou só da coluna. Por exemplo, no caso anterior = B5*$C$5. Neste caso não havia a necessidade de travar a coluna, pois quando arrastamos para baixo a única coisa que muda é o número da linha e não a letra da coluna. A fórmula poderia ser a seguinte: = B5*C$5.

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8. REFERENCIA 3D

É uma seqüência de células que incluem duas ou mais planilhas de uma pasta de trabalho.

Inserindo Referências 3D:

a. Clique na célula onde você deseja inserir a função.

b. Digite = (um sinal de igual), insira o nome da função e, em seguida, digite um parêntese de abertura.

c. Clique na guia para a primeira planilha ser referenciada.

d. Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na guia para a última planilha ser referenciada.

e. Selecione a célula ou intervalo de células a ser referenciado.

f. Conclua a Fórmula.

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9. AUTO SALVAMENTO E QUEBRA DE PÁGINA

9.1 Auto Salvamento

O Excel pode ser configurado para salvar a pasta de trabalho ativa ou todas as pastas de trabalho abertas, em um intervalo de tempo especificado. Para isso basta clicar em:

Menu – Ferramentas / AutoSalvamento.

Opções do AutoSalvamento

definimos o tempo de salvamento

se queremos salvar a pasta de trabalho ativa ou todas as pastas abertas.

e se ele deve emitir uma tela de confirmação do salvamento.

OBS: Se o AutoSalvamento não aparecer no Menu Ferramentas, é porque ele não foi instalado. Caso precise aqui vão os passo para instalação do menu:

Menu – Ferramentas / Suplementos.

Clicar em AutoSalvamento.

Assim ele irá aparecer no Menu Ferramentas.9.2 Quebra de Página

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Às vezes é necessário dividir a tabela, ou seja, fazer com que parte dela vá para outra página.

Para isso inserimos uma quebra de página.

Procedimento:a. selecionar a célula onde deseja inserir a quebra de página.b. Menu – Inserir / Quebra de Página.

Removendo Quebra de página: a. selecionar uma célula ao lado da linha da quebra de página.b. Menu – Inserir / Remover Quebra de Página.

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10. PROTEGENDO A PLANILHA

Às vezes precisamos apresentar a planilha para alguém, mas não queremos que essa pessoa altere os dados da planilha. Aqui vão os passos para proteção da planilha.

Protegendo toda planilhaa. Menu – Ferramentas / Proteger / Proteger Planilha.

b. Na caixa senha digita-se uma senha.

Protegendo parte da planilha

As vezes é interessante proteger apenas parte da planilha, como por exemplo proteger apenas as fórmulas.

c. Selecionar toda planilha.d. Menu – Formtar / Células / Proteção.

e. Desmarcar a opção travada e OK.

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Excel 2000 Avançado

f. Selecionar só as células que deseja travar.g. Menu – Formatar / Células / Proteção.h. Marcar novamente a caixa Travada e OK.i. Menu – Ferramentas / Proteger / Proteger Planilha.j. Digitar uma senha e OK.

Pronto só a parte selecionada da planilha esta travada.

Desprotegendo a planilha: a. Menu – Ferramentas / Proteger / Desproteger Planilha.

b. Digitar a senha e OK.

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11. INSERINDO HYPERLINK

Um recurso bastante interessante do Excel 2000 é o hyperlink, pois através dele podemos abrir um outro arquivo existente. Quantas vezes estamos trabalhando em um arquivo e é necessário abrir outro para conferir dados. Quando essa tarefa tem que ser várias vezes realizada pode-se criar um hyperlink para ganharmos tempo.

Procedimento: a. Selecionar a célula onde deseja criar o link.b. Menu – Inserir / Hyperlink.

c. Clicar no botão arquivo e escolher o arquivo que o link irá abrir.d. Na caixa Texto para exibição, pode-se digitar o nome que irá aparecer na

célula para referencia do link.e. No botão Dica de Tela, podemos digitar um texto que irá aparecer quando

passarmos o mouse por cima do link.

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12. VALIDANDO ENTRADA DE DADOS

Quando você deseja certificar-se de que serão inseridos os dados corretos em uma planilha, você pode especificar os dados válidos para células individuais ou intervalos de células.

Procedimento:a. Selecionar a seleciona que terá restrições.b. Menu – Dados / Validação.

Guia Configurações:

Você pode escolher o que a célula deverá conter através da caixa Permitir. Exemplo: Número inteiro, Data, Hora.

Guia Mensagem de entrada:

Nesta guia você define o texto que irá aparecer quando o usuário clicar na célula escolhida.

Guia Alerta de Erro:

Aqui você define qual será a mensagem de erro caso o usuário digite um valor fora do padrão especificado na guia Configurações.

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13. VÍNCULOS

Vínculo é o uso de fórmulas para calcular valores em outras planilhas e pastas de trabalho.

Você pode compartilhar dados armazenados em planilhas e pastas de trabalho diferentes, usando vínculos ou referências externas. O vínculo é útil especialmente quando não é viável manter grandes modelos de planilha juntos na mesma pasta de trabalho.

Criando Vínculos

Obs: Se você estiver se vinculando a uma nova pasta de trabalho, salve a nova pasta antes de criar o vínculo.

a. Na pasta de trabalho que conterá a fórmula, selecione a célula na qual você deseja inserir a referencia externa.

b. Se você estiver criando uma nova fórmula, digite = (um sinal de igual), ou então use o botão colar função para iniciar uma nova função.

c. Se você desejar criar um vínculo a outra planilha na pasta de trabalho ativa, clique na planilha que contém as células às quais você deseja se vincular.

d. Se você desejar criar um vínculo a uma planilha em outra pasta de trabalho, alterne para outra pasta de trabalho e, em seguida, clique na planilha que contém as células às quais você deseja se vincular.

e. Selecione as células às quais você deseja se vincular.f. Conclua a fórmula. Ao terminar de inserir a fórmula, pressione ENTER.

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Atualizando pastas de trabalho vinculadas

Quando células que fornecem dados a um vínculo são alteradas, o Excel só atualiza o vínculo automaticamente se a pasta de trabalho que o contém estiver aberta. Se você vincular pastas de trabalho, lembre-se de fazer a atualização das pastas de trabalho dependentes quando você atualizar ou alterar valores nas pastas de trabalho de origem. Se uma pasta de trabalho dependente estiver aberta no momento em que você alterar dados na pasta de trabalho de origem, o Excel atualizará a pasta de trabalho dependente automaticamente. Se a pasta de trabalho dependente não estiver aberta, você poderá atualizar os vínculos manualmente, da seguinte maneira.

a. Menu – Editar / Vínculos. b. O comando Vínculos não estará disponível se seu arquivo não contiver

informações vinculadas. c. Na lista Arquivo de origem, clique na origem para o objeto vinculado e

clique em Atualizar agora. d. Para selecionar vários objetos vinculados, mantenha pressionada a tecla

CTRL e clique em cada objeto vinculado.

Abrindo pastas de trabalho vinculadasa. Na pasta de trabalho que contém a fórmula com a referência externa.b. Clique em Editar / Vínculos.c. Na caixa Arquivo de origem, clique no nome da pasta de trabalho que você

deseja abrir.d. Clique em Abrir origem.

Alterando a origem de pastas de trabalho vinculadasa. Na pasta de trabalho que contém a fórmula com a referência externa.b. Clique em Editar / Vínculos.c. Clique no botão Alterar origem, e aponte para o local onde esta a pasta de

trabalho.

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14. TABELA DINÂMICA

É uma tabela interativa que resume e analisa dados de listas, tabelas e bancos de dados existentes em nossas planilhas. Onde podemos especificar a fonte de dados que desejamos usar. E após criarmos um relatório de Tabela dinâmica, nós ainda podemos mudar o seu layout arrastando seus campos e itens.

Criando Tabela Dinâmica com dados de planilhas do Excela. Deixe o cursor na planilha onde deseja inserir a Tabela Dinâmica.b. Menu – Dados / Relatório de Tabela e Gráficos Dinâmicos.

c. Na etapa 1 do assistente escolheremos os seguintes itens: Banco de dados ou lista do Microsoft Excel Tabela Dinâmica

d. Na etapa 2 iremos selecionar os dados que deverão entrar no relatório da Tabela Dinâmica.

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Excel 2000 Avançado

e. Na etapa 3 escolheremos um layout para nossa Tabela.

Aqui podemos escolher o que se pretende ter nas linhas e nas colunas. Em Dados serão os dados que pretendemos que a tabela manipule. Então arrastamos o título das colunas para os locais correspondentes e no caso de valores podemos dar um duplo clic para indicar a função pretendida.

O campo Página permite gerar uma página para cada valor do campo aí colocado.

Então uma vez definido o layout da planilha é só dizer para o excel onde você deseja que ela apareça, se na planilha existente ou em outra planilha e clicar em Concluir.

Personalizando a Tabela Dinâmica

Após criada a Tabela Dinâmica quando ela estiver selecionada irá aparecer a sua Barra de Ferramentas. Através desta barra podemos fazer qualquer alteração na Tabela. Se a barra não aparecer exiba ela clicando no menu:

Exibir / Barra de Ferramentas / Tabela Dinâmica.

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Excel 2000 Avançado

Uma vez concluída a Tabela Dinâmica, nós podemos alterar o seu layout a hora que quisermos, basta clicar no Botão Assistente de Tabela Dinâmica.

Com este botão podemos escolher diferentes formatos para a Tabela.

Este é o botão Assistente de Gráfico, com ele podemos gerar um gráfico a partir da Tabela Dinâmica.

Este botão nos da a possibilidade de configurar a Tabela Dinamica novamente. Ele abre a etapa 3 do assitente onde podemos definir um novo layout para a Tabela.

Com estes dois botões podemos ocultar ou mostrar mais detalhes na Tabela Dinâmica.

Este botão permite atualizar a tabela, faz com que ela seja recalculada de acordo com as alterações que tenham sido efectuadas nas células base.

Com este botão podemos configurar os campos da planilha.

Este botão oculta ou exibe os campos da Barra de Ferramentas Tabela Dinâmica.

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15 IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS

Nesta parte do curso iremos abordar recursos avançados de impressão:

Definindo área de impressão

Em alguns casos à necessidade de imprimirmos só parte da planilha. Por exemplo, tenho um Boletim Escolar e quero imprimir só os dados de dois alunos. Para esse tipo de situação o Excel nos oferece um poderoso recurso chamado área de impressão:

a. o primeiro passo é selecionar os dados a serem impressos.b. Menu – Arquivo / Área de impressão / Definir Área de impressão.

Esta feito, se visualizarmos a impressão agora só irá aparecer os dados selecionados.

Para limpar a Área de impressão é o seguinte : Menu – Arquivo / Área de impressão / Limpar Área de impressão.

Repetindo Linhas ou Colunas na impressão

Linhas a Repetir na parte Superior: especifica uma ou mais linhas que serão utilizadas como titulo da planilha e se repetirá em todas as páginas.

Exemplo: Vamos supor que temos uma lista com 100 clientes. Obviamente esses dados não cabem em uma única página. E quando ele passa para a segunda página eu perco os Títulos da minha lista (Nome - Cidade - Fone). E convenhamos isso causa um enorme transtorno. Então para que isso não aconteça o Excel tem o seguinte recurso:

a. Menu – Arquivo / Configurar Página / Planilha.

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Excel 2000 Avançado

b. No campo Linhas a Repetir na parte Superior, coloca-se o endereço da linha do titulo.

Colunas a Repetir à esquerda: especifica uma ou mais colunas que poderão se repetir em todas as páginas da planilha.

Exemplo: Vamos usar o mesmo exemplo dos 100 clientes. Vamos supor que a nossa lista tem vários campos (Nome – Endereço – Bairro – Cidade – Fone - Fax). E esses dados não entram todos em uma folha, falta espaço horizontal. Então vamos dizer que na folha ao lado saiam os campos Fone e Fax. Como é que a gente vai saber de quem são os fone e fax? Esse é um transtorno pior ainda que o primeiro. E quando isso acontece usamos o seguinte procedimento:

a. Menu – Arquivo / Configurar Página / Planilha.b. No campo Colunas a Repetir à Esquerda, coloca-se o endereço da coluna a

repetir.

Outras Opções

Linhas De Grade: marcando essa opção imprime-se a planilha com suas linhas de grade.

Preto e Branco: imprime células e objetos de desenho em preto-e-branco. Tudo aquilo que não for totalmente branco em primeiro plano será impresso em preto.

Cabeçalhos de Linha e Coluna: imprime os números das linhas e as letras das colunas.

Comentários: se a planilha tiver algum comentário este será impresso.

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Excel 2000 Avançado

16. COMENTÁRIOS

Você pode querer colocar alguma observação na sua planilha, mas não quer que essa observação fique aparecendo sempre na tela. Então podemos usar a inserção de um comentário.

Inserindo Comentárioa. selecionar a célula que você queira atribuir um comentário.b. Menu – Inserir / Comentário.c. digite o comentário na caixa que irá aparecer e após de um clique fora da

caixa.

Note que na célula selecionada irá aparecer uma seta vermelha, se passarmos o mouse pela seta o Excel exibira o comentário.

Removendo Comentário1. Selecione a célula que contém o comentário que você deseja excluir.2. Menu – Editar / Limpar / Comentários.

Exibindo todos os comentários3. Menu – Exibir / Comentários.

Ocultando Comentários4. Menu – Exibir / Comentários (desmarcar esta opção).

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Excel 2000 Avançado

17. MACROS

Uma macro é uma seqüência de comandos e funções armazenados em um módulo do Visual Basic e pode ser executada sempre que você precisar executar a tarefa. Quando você grava uma macro, o Excel armazena informações sobre cada etapa realizada à medida que você executa uma seqüência de comandos. Em seguida, você executa a macro para repetir, ou "reproduzir", os comandos.

Resumindo uma Macro é uma seqüência de passos predefinidos pelo usuário.

O Excel permite efetuar programação em Visual Basic para automatizar uma série de tarefas.

No entanto para quem começa a forma mais fácil é usar o gravador de macros e a partir daí fazer a programação que pretenda.

Criando uma Macroa. Ferramentas / Macro / Gravar Nova Macro.

b. Indicar o nome da macro e confirmar.c. Executar os passos que se pretendem tornar automáticosd. Ferramentas / Macro / Parar Gravação.

A partir deste ponto já temos criado um programa em Visual Basic. Que podemos em seguida editar clicando em Ferramentas / Macro / Macros.

Para editar programas assim criados é conveniente ter instalado no computador o Help do Excel sobre programação.

Mas os procedimentos de programação referentes ao Visual Basic não serão abordados nesta apostila.

Pois o intuito aqui é mostrar comandos simples de Macros, usando o gravador de Macro.

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Page 39: Apostila_Excel 2000 Av

Excel 2000 Avançado

Executando uma Macro

Existem vários procedimentos para executar as Macros:

Através do menu:a. Ferramentas / Macro.b. Escolher o nome da Macro.c. Clicar em Executar.

Através de teclas de atalhoa. Ferramentas / Macro / Macros. b. Na caixa Nome da macro, insira o nome da macro que você deseja atribuir a

um atalho do teclado.c. Clique em Opções.d. Para executar a macro pressionando uma tecla de atalho do teclado, insira a

letra na caixa Tecla de atalho. Use CTRL+ letra ou CTRL+SHIFT+ letra, onde letra representa qualquer tecla de letra do teclado. A tecla de atalho substituirá quaisquer teclas de atalho padrão do Microsoft Excel enquanto a pasta de trabalho que contém a macro estiver aberta.

e. Para incluir a descrição da macro, digite a descrição na caixa Descrição. f. Clique em OK.g. Clique em Cancelar.

Através de botõesa. Ferramentas / Personalizar. b. Se a barra de ferramentas que contém o botão não estiver visível, clique na

guia Barras de ferramentas e, em seguida, marque a caixa de seleção ao lado do nome da barra de ferramentas.

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Excel 2000 Avançado

c. Se o botão a partir do qual você deseja executar a macro não estiver em uma barra de ferramentas, clique na guia Comandos e, em seguida, clique em Macros na lista Categorias. Na lista Comandos, arraste o botão Personalizar para uma barra de ferramentas.

d. Clique o botão direito do mouse no botão da barra de ferramentas e em Atribuir macro no menu de atalho.

e. Na caixa Nome da macro, insira o nome da macro.

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18. COMPONENTES AVANÇADOS

O primeiro passo para trabalharmos com Caixas de Listagem e Caixas de Combinação, é exibir a barra de Ferramentas Formulário:

Menu – Exibir / Barra de Ferramentas / Formulários

Caixas de Listagem

Uma caixa de listagem nada mais é do que um componente que exibe listas de células selecionadas da planilha, onde o usuário pode escolher.

Inserindo Caixas de Listagem:a. Botão Caixa de Listagem na Barra de Ferramentas / Formulários.b. Clicar na planilha onde deseja criar a caixa de Listagem.c. Botão direito na Caixa de Listagem / Formatar Controle.d. Escolher a guia Controle:

Intervalo de Entrada: Refere-se a uma lista de valores em uma planilha. Este intervalo fornece os valores na caixa de listagem.

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Page 42: Apostila_Excel 2000 Av

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Vínculo da Célula: Uma célula que retorna um valor representando o item selecionado na lista. Esse número pode ser usado em uma fórmula para retornar um resultado baseado no item selecionado na lista.

Tipos de seleção: Especifica como os itens podem ser selecionados na lista. Se você definir o tipo de seleção com Múltipla ou Estendida, a célula especificada na caixa Vínculo da célula será ignorada.

Caixas de Combinação

Uma caixa de combinação nada mais é do que uma caixa de listagem suspensa, ou seja, ela só exibe a lista quando ela for usada.

Inserindo Caixas de Combinação:a. Botão Caixa de Combinação na Barra de Ferramentas / Formulários.b. Clicar na planilha onde deseja criar a caixa de Combinação.c. Botão direito na Caixa de Combinação/ Formatar Controle.d. Escolher a orelha Controle:

Intervalo de Entrada: refere-se a uma lista de valores em uma planilha. Este intervalo fornece os valores na lista suspensa.

Vínculo da Célula: uma célula que retorna um valor representando o item selecionado na lista. Este número pode ser usado em uma fórmula para retornar um resultado baseado no item selecionado na lista.

Linhas Suspensas: especifica o número de linhas a ser exibido na lista suspensa. Após exceder esse número é mostrada uma barra de rolagem.

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19. PERSONALIZANDO AS BARRAS DE MENU

Não só o Excel, mas a maioria dos softwares integrantes do Microsoft Office, nos oferece a oportunidade de acrescentar ou remover botões das barras de menus. E podemos até criar a nossa própria barra de Menus. Os passos são o seguinte:

a. Exibir / Barra de Ferramentas / Personalizar.

b. Escolha a guia comandos.c. Escolha a categoria desejada, clique sobre o botão que deseja inserir e

arraste-o até a Barra de Ferramentas que deseja recebe-lo.

Para excluir botões da Barra de Ferramentas basta clicar no botão que deseja tirar da barra e arrastar pro meio da tela. Claro para que funcione o menu disposto na figura acima deve estar aberto.

Para criarmos novas Barra de Ferramentas, basta seguir os procedimentos anteriores, e ao invés de clicar na guia Comando, escolha a orelha Barra de Ferramentas e clique no botão nova.

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20. TRABALHANDO COM GRÁFICOS

Uma das melhores maneiras de analisarmos os dados de uma planilha, ou mesmo de representarmos os dados existentes é exibindo-os visualmente em um gráfico.

O Excel nos permite criar gráficos a partir de dados selecionados na planilha. E eles são automaticamente atualizados quando alguma célula da planilha é alterada.

Procedimento para criação de um gráfico:a. Selecionar os dados da planilha que irão compor o gráfico.b. Clicar no botão Assistente de gráfico na barra de Ferramentas.c. Irá aparecer a etapa 1 do Assistente de Gráfico. Nesta etapa escolhemos o

tipo de gráfico desejado e clicamos em avançar.

Na etapa 2 podemos fazer alguma alteração se necessário, mas como os dados que irão compor o gráfico foram selecionados antes de iniciarmos o gráfico, não há necessidade de fazermos alterações, então vamos avançar.

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d. Na etapa 3 iremos configurar as opções de exibição do gráfico.

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Na guia Título podemos definir

títulos para o gráfico e para os eixos

disponíveis.

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Excel 2000 Avançado

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Na guia eixos podemos adicionar ou eliminar valores aos

eixos.

Na guia Linhas de Grade podemos

adicionar ou eliminar algumas linhas de

grade.

Na guia legenda podemos definir o posicionamento da legenda no gráfico.

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Excel 2000 Avançado

e. Na etapa 4 que é a última etapa nós escolheremos se o gráfico vai aparecer na planilha ativa ou em outra planilha. E pronto é só clicar em Concluir.

Enquanto o gráfico estiver selecionado irá aparecer um menu chamado Gráfico, qualquer alteração que eu queira fazer no gráfico basta usar este menu:

Menu – Gráfico:

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No rótulo de dados podemos definir os

valores que irão aparecer sobre o

gráfico.

A guia Tabela de Dados, nos permite

ocultar ou exibir dados digitados na

planilha.

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Excel 2000 Avançado

Menu – Gráfico / Tipo de Gráfico: podemos alterar o tipo de gráfico escolhido.

Menu – Gráfico / Dados de Origem: podemos alterar os dados selecionados para compor o nosso gráfico.

Menu – Gráfico / Opções de Gráfico: podemos configurar novamente todo o nosso gráfico.

Menu – Gráfico / Exibição 3D: se o gráfico for 3D podemos rotacionar ele através desta opção. Se o gráfico não for 3D esta opção estará desligada no menu.

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Excel 2000 Avançado

21. AUDITORIA

O Excel fornece ferramentas que o ajudam a rastrear problemas em suas planilhas. Os comandos de auditoria exibem graficamente, ou rastreiam, as relações entre células e fórmulas com setas rastreadoras.

Quando você auditora uma planilha, pode rastrear as precedentes (células que fornecem dados a uma célula específica) ou as dependentes (células que dependem do valor em uma célula específica). Os passo são os seguintes:

Ferramentas / Auditoria / Mostrar Barra de Ferramentas Auditoria

Rastreando precedentes: se a célula selecionada contém uma fórmula, pode-se localizar todas as células que fornecem dados a esta fórmula. As células que fornecem dados são conhecidas como células precedentes.

Rastreando dependentes: qualquer célula que contenha uma fórmula referente à uma célula selecionada é conhecida como célula dependente. O valor em uma célula dependente é alterado quando o valor na célula selecionada é alterado.

Rastreando Erros: se uma fórmula exibe um valor de erro, como #DIV/0, você pode localizar todas as células que fornecem dados à fórmula. Setas vermelhas apontam da célula que causa o erro à célula que o contém; setas azuis apontam para as células precedentes da célula que causa o erro.

Circulando dados inválidos: podemos usar o comando Validação de dados, para limitar dados aceitáveis inseridos em células. Com o este comando podemos fazer com que o Excel circule todos os dados inválidos para mostrar as células com valores que não estão de acordo com as regras de validação a elas aplicadas

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22. FUNÇÕES

As funções de planilha são ferramentas de cálculo que podem ser usadas em planilhas para executar decisões automaticamente, ações e operações de retorno de valores. O Excel fornece uma série de funções que nos permitem efetuar vários tipos de cálculos.

E nesta parte da apostila iremos ver algumas dessas funções.

Passos para criação de uma função:a. Selecionar a célula onde deseja que apareça o resultado da função.b. Clicar no botão colar função:

c. Deste modo aparecerá a caixa de dialogo da função, onde iremos escolher o tipo de função desejada:

d. Na tela da esquerda aparece a categoria de funções e a direita o nome das funções existentes, basta escolher a função desejada.

e. Depois de ter escolhido o tipo de função, deve-se selecionar o dados que entrarão na função e seguir as regras de cada tipo de função.

22.1 Tipos de Função

Funções Matemáticas:

Função ABS: retorna o valor absoluto de um número, ou seja, o valor absoluto de um número sem o respectivo sinal (+ ou -). Converte qualquer número negativo em positivo.

Sintaxe:

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Excel 2000 Avançado

=ABS(núm)

Núm: é o número que se deseja obter o valor absoluto.

Função MOD: retorna o resto depois da divisão de num por divisor. O resultado possui o mesmo sinal que o divisor.

Sintaxe:

=MOD(núm; divisor)

Núm: é o numero para qual deseja encontrar o resto da divisão.

Divisor: é o numero pelo qual você deseja dividir o núm.

Função Potência: retorna o resultado de um número elevado a uma potência.

Sintaxe:

=POTÊNCIA(núm; potência)

Núm: é o numero da base pode ser qualquer número real.

Potência: é o expoente para o qual a base é elevada.

Função RAIZ: retorna a raiz quadrada de um número.

Sintaxe:

=RAIZ(núm)

Núm: é o numero que se deseja extrair a raiz quadrada.

Funções Estatísticas:

Função Máximo: retorna o maior valor do intervalo de dados selecionados.

Sintaxe:

=MÁXIMO(núm)

Núm: são os dados que devem entrar na procura.

Função Mínimo: retorna o menor valor do intervalo de dados selecionados.

Sintaxe:

=MÍNIMO(núm)

Núm: são os dados que devem entrar na procura.

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Page 52: Apostila_Excel 2000 Av

Excel 2000 Avançado

Função Média: retorna a média aritmética do intervalo de dados selecionados.

Sintaxe:

=MÉDIA(núm)

Núm: são os dados que devem entrar no cálculo.

Função Cont.Valores: Conta o número de células que não estão vazias no intervalo selecionado.

Sintaxe:

=CONT.VALORES(valor)

Valor: é o intervalo de células que deseja contar.

Função Cont.SE: Conta o número de células que não estão vazias no intervalo selecionado e que correspondem a determinada condição.

Sintaxe:

=CONT.SE(intervalo; critério)

Intervalo: selecionar as células que se deseja contar.

Critério: é a condição que define quais as células deverão ser contadas.

Funções Lógicas:

Função SE: essa função consegue comparar grandezas, e a partir desta comparação tomar uma decisão a respeito de qual caminho seguir.

Sintaxe:

=SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)

Teste_lógico: é qualquer valor ou expressão que pode ser avaliada como verdadeira ou como falsa.

Valor_se_verdadeiro: é o valor a ser retornado caso o teste_lógico seja verdadeiro.

Valor_se_falso: é o valor a ser retornado caso o teste_lógico for falso.

Podemos criar funções aninhadas com até sete SE um dentro do outro.

Operadores Lógicos: para usarmos funções lógicas é interessante que saibamos usar os operadores lógicos. Pois são eles que nos darão condições de informarmos ao Excel o que desejamos:

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Excel 2000 Avançado

> Maior Que< Menor Que>= Maior ou Igual<= Menor ou Igual= Igual<> Diferente

Funções de Procura e referência

Função PROC: retorna o valor procurado, no intervalo de uma coluna, linha ou matriz.

Sintaxe:

=PROC(valor_procurado; vetor_proc; vetor_result)

Valor_procurado: é o valor que a função irá procurar no Vetor_proc.

Vetor_proc: é o intervalo de células que contém o valor a ser achado. Deve ser somente uma linha ou somente uma coluna. Estes dados tem que estar classificados em ordem crescente.

Vetor_result: é um intervalo de células que contém somente uma linha ou uma coluna, e neste intervalo é que ele irá achar o resultado. A seleção tem que ter o mesmo tamanho da seleção do Vetor_proc.

Função PROCV: procura um valor na primeira coluna a esquerda de uma tabela e retorna o valor na mesma linha da coluna especificada. Como padrão a tabela deve estar classificada em ordem crescente.

Sintaxe:

=PROCV(Valor_ procurado; Matriz_tabela; Núm_índice_coluna; Procurar_intervalo)

Valor_ procurado: é o valor a ser localizado na primeira coluna de uma tabela.

Matriz_tabela: é a tabela onde o Excel irá procurar o valor.

Núm_índice_coluna: é o numero da coluna que contem o valor a ser achado.

Procurar_intervalo: é um valor lógico para achar a correspondência mais próxima na primeira coluna.

Função Índice: retorna um valor ou referencia a um valor de uma tabela selecionada.

Sintaxe:

=ÍNDICE(matriz; núm_linha; núm_coluna)

Matriz: é o intervalo de células que contém o valor a ser retornado.

Núm_linha: é a célula que contém o valor a ser retornado.

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Page 54: Apostila_Excel 2000 Av

Excel 2000 Avançado

Núm_coluna: podemos digitar aqui o numero da coluna que contém o valor a ser achado.

Função Financeira:

Função PGTO: Retorna o pagamento periódico de uma anuidade de acordo com pagamentos constantes e com uma taxa de juros constante.

Sintaxe:

= PGTO(taxa;nper;vp;vf;tipo)

Taxa:  é a taxa de juros a ser aplicada por período.

Nper:  é o número total de pagamentos (prestações) pelo empréstimo.

Vp: é o valor presente (preço a vista) de uma série de pagamentos futuros.

Vf: é o valor futuro, ou o saldo de caixa, que você deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, será considerado 0 (o valor futuro de determinado empréstimo, por exemplo, 0).

Tipo:  é o número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento, se for 0 é sem entrada se for 1 o pagamento é com entrada.

Funções de Texto

Função Concatenar: agrupa vários ítens de texto em uma única célula, apenas devemos selecionar as células desejadas.

Sintaxe:

= CONCATENAR(texto1;texto2)

Função Esquerda: retorna os primeiros caracteres de uma seqüência de caracteres de texto

Sintaxe:

= ESQUERDA(texto;Num_caract)

Texto: é a célula que contém o texto que se deseja extrair;

Num_caract: devemos especificar quantos caracteres a esquerda devem ser retornados.

Função Ext.texto: retorna um número especifico de caracteres, a partir de uma seqüência de caracteres de texto, com inicio na posição especificada.

Sintaxe:

= EXT.TEXTO(texto;Núm_inicial;Núm_caract)

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Texto: é a célula que contém o texto a ser retornado;

Núm_inicial: é a posição do primeiro caracter que se deseja extrair do texto;

Núm_caract: especifica o número de caracteres a serem retornados do texto, a partir da posição inicial especificada.

Função Arrumar: remove espaços em branco de uma seqüencia de caracteres, com exceção dos espaços simples entre palavras, apenas devemos selecionar a célula.

Sintaxe:

= ARRUMAR(texto)

Numcaract: retorna o número total de caracteres de uma seqüência de caracteres de texto, apenas devemos selecionar a célula.

Sintaxe:

=NÚM.CARACT(texto)

Funções Matemáticas

Função Romano: converte um algarismo arábico em romano.

Sintaxe:

=ROMANO(Núm;Forma)

Núm: é a célula que contém o número a ser convertido.

Forma: especifica o tipo de número romano desejado,

Forma Tipo0 Clássico- ROMANO(499,0) é igual a "CDXCIX"1 Mais conciso - ROMANO(499,1) é igual a "LDVLIV"2 Mais conciso - ROMANO(499,2) é igual a "XDIX"3 Mais conciso - ROMANO(499,3) é igual a "VDIV"4 Simplificado - ROMANO(499,4) é igual a "ID"

Função Somase: soma células que estiverem dentro do critério especificado.

Sintaxe:

= SOMASE(Intervalo;Criterios;Intervalo_soma)

Intervalo: é o intervalo de células que deve ser calculado;

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Critérios: é o atributo que vai definir quais células devem entrar no cálculo;

Intervalo_soma: são as células a serem somadas, caso não seja selecionado fica como seqüência as células do intervalo (este pode ficar em branco).

Função Arred: arredonda um número até uma quantidade especifica de dígitos.

Sintaxe:

= ARRED(Núm;Num_digitos)

Núm: é o número que deseja arredondar.

Núm_digitos: é o número de dígitos para o qual deseja arredondar.

Função Truncar: converte para um número inteiro removendo a parte decimal ou fracionário do número.

Sintaxe:

= TRUNCAR(Núm;Num_digitos)

Núm: é o número que deseja truncar.

Núm_digitos: é o número que especifica a precisão da truncagem.

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Excel 2000 Avançado

23. TRABALHANDO COM FORMULÁRIOS

Se você quiser inserir dados, o Microsoft Excel dispõe de vários métodos para criar e usar formulários de entrada de dados. Vejamos algumas dessas opções:

23.1 Trabalhando com Caixa de Combinação

Menu Exibir / Barra de Ferramentas / Formulário;

Clicar no Botão Caixa de Combinação;

Clicar no local da planilha onde deseja inserir o objeto;

Clicar com o botão direito no objeto / Formatar Controle;

Caixa intervalo de entrada: neste item devemos selecionar os dados que deverão aparecer na caixa de seleção;

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Excel 2000 Avançado

Vínculo da Célula: devemos selecionar uma célula em branco que retorna um valor representando o item selecionado na lista. Esse número pode ser usado em uma fórmula para retornar um resultado baseado no item selecionado na lista;

Linhas Suspensas: Especifica o número de linhas a ser exibido na lista.

23.2 Trabalhando com Caixas de Listagem

Menu Exibir / Barra de Ferramentas / Formulário;

Clicar no Botão Caixa de Listagem;

Clicar no local da planilha onde deseja inserir o objeto;

Clicar com o botão direito no objeto / Formatar Controle;

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Excel 2000 Avançado

Caixa intervalo de entrada: neste item devemos selecionar os dados que deverão aparecer na caixa de seleção;

Vínculo da Célula: devemos selecionar uma célula em branco que retorna um valor representando o item selecionado na lista. Esse número pode ser usado em uma fórmula para retornar um resultado baseado no item selecionado na lista;

Tipo de Seleção:

Simples: permite que selecionemos somente um item de cada vez.

Múltipla: podemos selecionar vários itens simultaneamente.

Estender: podemos selecionar vários itens da caixa clicando e arrastando o mouse sobre os itens desejados.

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Excel 2000 Avançado

24. IMPORTANDO ARQUIVOS TXT

O Microsoft Excel nos permite a possibilidade de importar o conteúdo de um arquivo de texto, gerando assim um vínculo entre arquivo de texto e planilha. Dessa forma toda vez que o arquivo de texto sofrer alguma alteração poderemos atualizar a planilha.

Procedimento:

Menu Dados;

Obter Dados Externos;

Importar Arquivos de Texto;

Escolher o arquivo desejado e importar;

Definir o formato que melhor se encaixa na descrição de seu arquivo

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Excel 2000 Avançado

Na próxima tela definimos os caracteres que vão delimitar as colunas de nossa tabela;

Na tela a seguir podemos definir os formatos de nossas colunas (não é necessário alterar essa tela).

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Page 62: Apostila_Excel 2000 Av

Excel 2000 Avançado

Clicando em concluir irá aparecer uma tela para definirmos o local de inserção dos dados na planilha.

E finalmente confirmando esta tela os dados serão inseridos na planilha.

24.1 Atualizando os dados Importados:

Toda vez que o arquivo de texto for alterado e for necessário alterar os dados da planilha, podemos fazê-lo através da barra de ferramentas Dados Externos:

Menu Barra de Ferramentas;

Dados Externos.

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Page 63: Apostila_Excel 2000 Av

Excel 2000 Avançado

= permite editar a importação do arquivo de texto.

= podemos alterar as propriedades dos dados.

= nos permite adicionar parâmetros de consulta.

= atualiza os dados importados.

= cancela o processo de atualização.

= atualiza todos os dados da planilha.

= informa o status da operação.

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Excel 2000 Avançado

25. CRIANDO FILTROS COM CONSULTAS DO EXCEL

Menu Dados;

Obter Dados Externos;

Criar nova consulta ao banco de dados;

Escolher arquivos do Excel e confirmar;

Na tela acima devemos escolher o arquivo que contém a base de dados e confirmar;

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Excel 2000 Avançado

Na tela acima definimos os campos que deverão entrar na consulta;

Nesta tela definimos os filtros que deverão compor o resultado da consulta;

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Excel 2000 Avançado

Nesta tela podemos classificar nossa consulta em ordem alfabética;

E na última tela temos a opção de gravar a consulta e retornar os dados ao excel.

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26. ATINGIR META

É um comando muito útil que nos oferece a possibilidade de encontrar o valor de entrada que uma fórmula precisa para produzir determinado resultado, ou seja o resultado já existe só precisamos é adequar os valores que o compõem para atingir o resultado desejado.

Ex.: temos mil reais para gastar com a compra de determinados equipamentos de informática. Compramos os produtos e sobrou dinheiro, com o dinheiro restante queremos comprar disquetes. Quanto posso gastar em disquetes?

Compra de equipamentos de Informática

Produto ValorHD R$ 500,00Teclado R$ 50,00Mouse R$ 40,00DisquetesValor Total R$ 1000,00

Menu Ferramentas

Atingir Meta

Definir Célula: é o endereço da célula que queremos que atinja mil reais, neste exemplo é a célula do valor total.

Para Valor: é o valor que queremos atingir, neste caso podemos digitar 1000 (mil).

Variando Célula: É a célula que possui o valor que vai variar até que a soma total atinja os 1000 (mil) reais.

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27. SOLVER

O comando solver é na verdade um Atingir Metas avançado, diga-se de passagem bem avançado. Pois no exemplo anterior conseguimos atingir o resultado usando apenas uma variável. Já com o comando solver podemos atingir o resultado definindo mais de uma variável e ainda impondo restrições a essas variáveis.

Ex.: vamos utilizar o mesmo exemplo do item anterior. Temos mil reais para gastar com a compra de determinados equipamentos de informática. Compramos os produtos e sobrou dinheiro, mas agora ao invés de comprar apenas disquetes com o dinheiro restante, queremos comprar disquete, cd-r e cd-rw. Mas a compra de disquetes não pode exceder a 20 unidades.

Compra de equipamentos de Informática

Produto Valor

HD R$ 520,00

Teclado R$ 52,00

Mouse R$ 40,00

Outros R$ -

Valor Total R$ 612,00

Menu Ferramentas

Solver

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Outros Produtos

Produto Quantidade Valor Unitário Valor Total

Disquete   R$ 1,00 R$ - CD-R   R$ 2,00 R$ - CD-RW   R$ 8,00 R$ -

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Definir célula de destino: esta é a célula que receberá o valor que desejamos alcançar, ela sempre deverá conter uma fórmula. No nosso exemplo a célula selecionada é a que contém o valor total da compra de equipamentos.

Igual a: neste item podemos especificar um valor máximo, mínimo ou um valor específico. No nosso exemplo podemos especificar um valor de 1000 (mil).

Células variáveis: são as células que podemos escolher para que se ajuste de modo a atingir o valor de destino estipulado. Podemos especificar até 200 células ajustáveis. Neste exemplo podemos escolher como células ajustáveis as células da quantidade.

Submeter a Restrições: clicando no botão Adicionar podemos criar limitações para as células ajustáveis. No nosso exemplo temos que criar uma restrição para que a compra de disquetes não exceda a 20 unidades.

Uma vez feito os passos é só clicar no botão Resolver, e aguardar para que ele nos retorne a melhor forma de cálculos disponível.

OBS: Caso a opção Solver não esteja disponível no menu, devemos instalar através do menu Ferramentas / Suplementos

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28. CENÁRIOS

Um cenário é um conjunto de valores que o Excel grava e pode substituir automaticamente na sua planilha. Podemos usar cenários para prever o resultado de um modelo de planilha.

Exemplo: temos que apresentar para os diretores da empresa um questionário para preenchimento sobre novos orçamentos. Então podemos mostrar a eles a mesma tabela para preenchimento, dessa forma utilizando cenários fica mais fácil para fazer um estudo analisando as opções de cada diretor.

Orçamento 2003

Item ValorAquisição de Material  Compra de Software  Compre de veículos  Gasto com treinamento de funcionários  Nome do Diretor  

Menu Ferramentas

Cenários

Clicar no botão Adicionar.

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Nesta tela definimos as células que vão compor o cenário:

Nome do cenário: digitamos um nome para o cenário, neste exemplo cada cenário pode ser salvo com o nome do diretor que preencheu.

Células variáveis: são as células que iremos preencher.

Comentário: este item é opcional.

Confirmando em OK podemos digitar os dados que irão compor o cenário.

Se quisermos criar mais de um cenário, preenchemos os dados e clicamos no botão adicionar. Quando terminarmos a digitação clicamos em OK e fechamos a tela de gerenciamento de cenários.

Depois que já tivermos pelo menos um cenário gravado, os botões do Gerenciador de Cenários estarão ativados:

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Desta forma podemos:

Adicionar novos cenários;

Excluir cenários existentes;

Editar cenários existentes;

Mesclar os cenários da planilha em uma pasta aberta;

Criar Relatórios de Resumo.

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29. SUBTOTAIS

Este recurso do Excel nos permite realizar totalizações em planilhas. Ou seja ele calcula valores do total geral e subtotal para as colunas rotuladas selecionadas. O Excel insere e rotula automaticamente as linhas de total e organiza a lista em estruturas de tópicos. Onde podemos mostrar ou não os tópicos criados através de botões.

Procedimento:

É necessário classificar os dados da tabela pela coluna que se deseja agrupar;

Selecionar a tabela inteira;

Menu Dados;

Subtotais.

No item “A cada alteração em:” clique na coluna que contém os grupos para os quais você deseja subtotais. Esta deve ser a mesma coluna pela qual você classificou sua lista.

Na caixa “Usar função:” são apresentados todas as funções disponíveis. Selecione a função que você deseja usar para calcular os subtotais.

Na caixa “Adicionar subtotal a:” devemos marcar a caixa de seleção das colunas que contêm os valores para os quais desejamos subtotais.

A opção Substituir subtotais atuais: deve ser ativada quando a tabela já estiver com algum subtotal e você quiser substituir os subtotais já apresentados pelos que você está fazendo agora.

A opção Quebra de página entre grupos: se esta opção for marcada o Excel coloca, automaticamente, uma quebra de página após uma mudança da coluna indicada na caixa de combinação A cada alteração em.

A opção Resumir abaixo dos dados: ativando esta opção o Excel faz com que os dados sejam totalizados abaixo de cada quebra e o total geral abaixo da tabela.

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30. SOMA CONDICIONAL

O Assistente de soma condicional cria rapidamente fórmulas que contêm várias condições. Você pode usar o mouse para definir as condições e o assistente adicionará as fórmulas à sua planilha. É muito útil quando precisamos verificar várias condições.

Procedimento:

Menu Ferramentas;

Assistente;

Soma Condicional.

Nesta tela devemos selecionar todos os dados da tabela e clicar em avançar.

Nesta etapa definimos qual coluna será somada e qual critério será usado. Depois de definir o critério é necessário clicar no botão Adicionar condição.

Feito estes passos podemos clicar em Avançar.

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Nesta etapa devemos informar se desejamos que o assistente copie apenas a fórmula da célula ou a fórmula e os valores condicionais.

Uma vez definidas estas condições podemos clicar em avançar.

Na próxima etapa devemos escolher o local onde o assistente deverá inserir os dados e clicar em concluir.

OBS: Caso a opção Soma Condicional não esteja disponível no menu, devemos instalar através do menu Ferramentas / Suplementos.

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31. CONSOLIDAÇÃO

O recurso de consolidação permite que façamos cálculos com base de dados em diferentes planilhas, inclusive com diferentes fontes de dados e que possam ser utilizados para análise de dados e simulação de hipóteses. Por exemplo, podemos realizar um cálculo do trimestre de vendas tendo como base três planilhas para o cálculo, cada uma com seu total mensal. Este recurso nos possibilita obter dados que facilitem a tomada e análise de decisões.Exemplo: Selecione a célula onde vai aparecer o primeiro valor do resultado. Menu Dados / Consolidar.

Função: devemos escolher a função de resumo que o Microsoft Excel vai usar para totalizar os dados:

Referência: devemos especificar o intervalo de células que será utilizado como origem, para que desta forma possa ser realizada a consolidação de dados com outras planilhas. Logo após efetuar a seleção do intervalo, podemos clicar em adicionar para que desta forma possamos realizar a seleção de outros dados, chegando ao fim da seleção dos intervalos basta clicar no botão ok pra concluir.

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Linha superior: caso tenha sido selecionado o cabeçalho de linha da tabela ele vai considerar a primeira linha como cabeçalho e não vai interagir no cálculo.

Linha esquerda: caso tenha sido selecionado o cabeçalho de coluna da tabela ele vai considerar a primeira coluna como cabeçalho e não vai interagir no cálculo.

Criar vínculos: marcando esta opção o excel atualizará automaticamente os dados consolidados quando ocorrer alguma alteração nas planilhas de origem.

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32. PREENCHER

O comando preencher é muito útil quando desejamos preencher seqüências de células na planilha. Quando utilizamos o comando Editar / Preencher / Seqüência, ele substituirá os valores originais que estiverem na seqüência, pelos novos valores do intervalo.Procedimento: Selecione a célula onde você deseja iniciar a seqüência, esta deve conter o valor

inicial da seqüência digitado. Menu Editar / Preencher / Seqüência.

Seqüências em: devemos especificar se a seqüência irá ser preenchida por linhas ou colunas selecionadas.

Tipo Linear: esta cria a seqüência de acordo com o incremento informado.

Incremento: devemos especificar o valor a ser somado para aumentar ou diminuir a seqüência a ser criada.

Limite: devemos informar o valor que pretendemos atingir.

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33. SALVANDO COM FORMATO WEB

O Microsoft Excel oferece a possibilidade de transformar arquivos .xls em arquivos HTM para que possam ser publicados na web. A maioria dos recursos e da formatação na pasta de trabalho serão mantidos caso necessite abrir o arquivo de página Web (.htm) no Microsoft Excel. O excel não permite o salvamento de uma pasta de trabalho inteira, para que a página da Web tenha funcionalidade interativa, deve-se salvar as planilhas ou os itens individualmente.

O salvamento como conteúdo web é um recurso muito interessante, pois permite a interação dos usuários com a planilha sem que o Excel esteja instalado. Tudo o que os usuários precisam é de um navegador da Web e acesso à Internet ou a uma intranet.Procedimento: Menu Arquivo / Salvar como página WEB.

Definir um nome para os arquivos, de preferência sem caracteres especiais como vírgula – cedilha - acentos.

Caso necessite adicionar um título a página, devemos clicar no botão ALTERAR:

O título será exibido na barra de status do browser.

Uma vez preenchidos todos os campos, devemos clicar em OK para finalizar.

Atualizando os dados da página criada:

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Quando o arquivo xls sofrer alguma alteração e necessitar ser salvo, podemos utilizar o recurso de republicação para gerar o html atualizado.

Menu Arquivo / Salvar Como.

Republicar planilha (marcando a opção Adicionar Interatividade o usuário poderá editar os dados da planilha).

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34. CRIANDO CONSULTAS NA WEB

Podemos utilizar o excel para criar consultas a Web, como por exemplo recuperar textos ou dados que estejam em tabelas ou áreas pré-formatadas de uma página da Web. É importante ressaltar que os dados recuperados não incluem figuras, como imagens .gif e não incluem o conteúdo de scripts.

Procedimento: Menu Dados / Obter Dados Externos / Nova Consulta a WEB.

Etapa 1: devemos especificar a url que contém os dados a serem importados.

Etapa 2: definir a parte da página que possui os dados desejados: A pagina inteira: recupera todo o texto da página, inclusive texto, tabelas e outros

dados. Somente as tabelas: utilizada para importar dados específicos de tabelas localizadas

no site. Podemos identificar as tabelas no código HTML através da tag <TABLE>(inicia a tabela) </TABLE>(fecha a tabela).

Uma ou mais tabelas especificas na página: permite especificar várias tabelas ou textos pré-formatados na página web.

Etapa 3: quando recuperamos dados de tabelas, estes serão automaticamente separados em células. Podemos definir manter ou descartar a formatação da página da Web, podemos recuperar até a formatação de fontes e cores.

Clicando no botão avançado teremos opções adicionais de formatação atribuídas a seções pré-formatadas, por exemplo, separar todo texto pré formatado em colunas.

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35. COMPARTILHAMENTO DE PASTAS DE TRABALHO

Outro recurso muito interessante do Microsoft excel é o fato da permissão para utilização simultânea da pasta de trabalho por vários usuários. Procedimento: Menu Ferramenta / Compartilhar pasta de trabalho /

marcar a opção Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo.

Após clicar no botão OK, devemos salvar o arquivo do excel e coloca-lo em uma unidade de rede para que vários usuários tenham acesso ao arquivo.

Quando ativarmos esta opção, o excel automaticamente habilita o histórico de alterações, que permite exibir informações sobre alterações feitas na pasta de trabalho compartilhada e sobre alterações conflitantes mantidas ou descartadas.

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36. CONTROLE DE ALTERAÇÕES

Este recurso permite visualizar as alterações realizadas por outros usuários desde o último salvamento da pasta de trabalho.Procedimento: Ferramentas / Controlar Alterações / Realçar Alterações.

marcar a opção Controlar alterações ao editar.(esta opção também habilita o compartilhamento da pasta de trabalho).

marcar a opção Realçar alterações na tela (desta forma teremos uma interação visual em relação as células alteradas e o excel exibirá detalhes quando o cursor estiver sobre a célula alterada).

OBS: marcando a opção Listar alterações em uma nova planilha, o excel vai exibir os detalhes das alterações efetuadas em uma nova planilha. É importante lembrar que esta caixa irá ser habilitada somente após a planilha ser salva com a opção Controle de alterações marcada.

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37. FILTROS

37.1. Auto Filtro

A opção do filtro é muito interessante e útil para interação de grandes bases de dados no excel, pois podemos realizar filtragens que tragam apenas dados específicos dentro de determinados critérios, desta forma facilitando a busca na tabela. Como exemplo podemos citar uma lista contendo as colunas produto – quantidade – vendedor, e realizar um filtro que nos mostre apenas os produtos com quantidade maior que 100.Procedimento: Selecionar a primeira célula da lista que se deseja filtrar. Menu Dados / Filtrar / Auto Filtro.

Automaticamente o excel vai exibir setas abaixo de cada cabeçalho de coluna. Para exibir células baseadas em valores específicos, devemos clicar na seta da coluna que contém os valores requeridos e atribuir um critério. Temos ainda a possibilidade de mostrar todos, os dez primeiros e clicando em personalizar podemos definir critérios mais avançados.

37.2. Filtro Avançado

Usando filtro avançado podemos usar várias condições aplicadas a uma única coluna, vários critérios aplicados a várias colunas e condições criadas como resultado de uma fórmula.

Várias condições em uma só coluna, caso exista a necessidade de duas ou mais condições para uma única coluna, devemos digitar o critério diretamente abaixo de cada um em linhas separadas. Exemplo:

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ProdutosTecladoMouse

Processador

Vários critérios aplicados a várias colunas: podemos utilizar vários critérios em várias colunas da seguinte forma:

Produtos Quantidade ValorTeclado > 10 > R$ 120,00Mouse < 8

Condições criadas com o resultado de uma formula: o excel permite o uso de resultados calculados de uma fórmula como critérios, neste caso não podemos utilizar rótulos de coluna, devemos deixar o critério em branco ou utilizar um rótulo que não exista na tabela. Exemplo:

na célula E1 calculamos a media das unidades vendidas =MÉDIA(E6:E40); na célula A1 inserimos um título que não exista em nem um rótulo da tabela; como condição atribuímos os valores que sejam maiores que as médias =D6>$E$1 basta agora aplicar o filtro avançado: posicionar o cursor na primeira célula da tabela; menu Dados / Filtrar / Filtro Avançado;

Intervalo da Lista: são todas as células da tabela que irão participar do filtro.Intervalo de Critérios: são as células que contém os critérios a serem atribuídos.

OBS: marcando a opção Copiar para outro local, temos a possibilidade de inserir o resultado do filtro em outra parte da planilha atual.

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38. ALGUMAS DICAS ÚTEIS

No Excel há um comando interessante, que nos permite ao invés de visualizar o resultado da fórmula, visualizar a sua estrutura. O caminho é o seguinte:

Menu – Ferramentas / Opções / Exibir

Fórmulas

Isso pode ser interessante quando precisarmos saber da onde saiu determinado resultado.

Nós também podemos configurar a lista de arquivos usados recentemente e também o número de planilhas abertas por pasta:

Menu – Ferramentas / Opções / Geral

Lista dos arquivos usados recentemente.

Número de planilhas abertas por pasta.

Algumas Teclas de Atalho:

CTRL + ...............................................vai para última coluna da planilha. CTRL + ...............................................vai para última linha da planilha.CTRL + Home.........................................coloca o cursor no início da planilha.CTRL + TAB ..........................................alterna entre planilhas abertas.F2 ..............................................................possibilita editar o conteúdo na

célula.F4 ...............................................................repete última ação de formatação.

Quando em modo de edição fixa o endereço da célula ($).

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

MICROSOFT CORPORATION. Microsoft Excel 2000.

MANZANO, André Luiz N. G. Coleção P.D. Estudo Dirigido – Microsoft Excel 97 – 6ª Edição. São Paulo : Editora Érica, 2000.

MCFEDERIES Paul. Excel 5 Super Book. Rio de Janeiro: Editora Berkeley Brasil, 1994.

CANTO, C.A.R. Apostila Excel Avançado. Florianópolis : CTAI, 2001.

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