apostila secretariado iii

1SECRETARIADO

MDULO 3

Tec_Mod03_SEC_Caps1a3_2011_SAIDA.indd 1 19/01/2012 16:44:47

SECRETARIADO

MDULO 3


4ISBN 978-85-7484-500-5

Telecurso Tec

Mdulo 3

SecretarIado

copyright Fundao roberto MarinhoSo Paulo, 2011todos os direitos reservados

Fundao roberto Marinhorua Santa alexandrina, 336 - rio comprido20261-232 - rio de Janeiro - rJ - Brasiltelefax: (21) 3232-8800e-mail: [email protected]

2a edio - 2011

ndices para catlogo sistemtico:

1. Secretariado: Servios de escritrio: estudo e ensino 651.374107

r134sv.3

ramal, andrea cecilia, 1966-

Secretariado : mdulo 3 / [andrea ceclia ramal, Silvina ana ra-mal, autoras]. - 2.ed. - rio de Janeiro : Fundao roberto Marinho, 2011. 265 p. : il. color. ; 28 cm. - (telecurso tec)

Inclui bibliografia ISBN 978-85-7484-500-5

1. Prtica de escritrio. 2. tcnicas de escritrio. 3. administra de empresas 4. ensino profissional. 5. ensino distncia. I. ramal, Silvi-na, 1970-. II. Fundao roberto Marinho. III. ttulo. IV. Srie.

11-3530. cdd: 658.007 cdU: 005(07)

14.06.11 20.06.11 027272

dados Internacionais de catalogao na Publicao (ctP)(cmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)


GoVerNo Do esTADo De so PAulo

GeraLdo aLcKMINGovernador do estado de so Paulo

PaULo aLeXaNdre BarBoSasecretrio de Desenvolvimento

ceNTro esTADuAl De eDucAo TecNolGicA PAulA souzA

LaUra M. J. LaGaNDiretora superintendente

aLMrIo MeLQUadeS de araJocoordenador de ensino Tcnico

roGrIo teIXeIraDiretor do Grupo de estudos da educao Distncia - GeeaD

JoS VItrIo SacILotto

SaNdra reGINa toNareLLI rodrIGUeSAssistentes tcnicos

JLIa FaLIVeNe aLVeS

reNato SaLdINIsupervisores de contedo

FuNDAo roBerTo MAriNHo

JoS roBerto MarINhoPresidente

hUGo Barretosecretrio Geral

NeLSoN SaVIoLIsuperintendente executivo

NeLSoN SaNtoNIerIGerente de Teleducao

FLVIa coNStaNtGerente de Desenvolvimento institucional


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Secretariado

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FicHA TcNicA

FuNDAo roBerTo MAriNHo

2 edIo atUaLIzao de coNtedo

eLIaNe BIrMaNGerente de tecnologias educacionais

Mara MoraeScoordenao Telecurso Tec

tatIaNa GoULart MartINScoordenao executiva

aNdr BocchettI

NINa ULUPequipe Pedaggica

aNdrea cecLIa raMaL

SILVINa aNa raMaLAutoras

ceSar BeNto de FreItaS

dINaLVa crIStINa aLeSN

dIVINa MarIa BertaLIa

JUara MarIa M. SIMoNSeN SaNtoS

LdIa raMoS aLeIXo de SoUza

MaIza teLLeS de MeNezeS M. correa revisores de contedo

1 edIo

JULIa FaLIVeNe aLVeS

reNato NoGUeIra SaLdINIsupervisores de contedo

2 edIo

BIaNca SaNtaroSa

MarcoS aNtoNIo VItaL

WeLINGtoN LUIS SachettIsupervisores de contedo

INVeNtUM deSIGNProjeto grfico e diagramao

edItacUJa edItorareviso

edNeI MarXilustraes

LatIN StocK/corBISFotos Banco de imagens

cLUdIo de carVaLho XaVIer

LUcIo aLMeIda

MarcoS Serra LIMa

raUL de aLBUQUerQUeFotgrafos

1 eDio

LUcIaNo GaMez

aNNa caroLINa SaNtaNNa

crIStINa aStoLFI carVaLho

heLeNa oKada

Marta MeLLo

cLaUdIa FrederIco

rIca caSado rodrIGUeS

SaNdra PaIVa

Joo rIcardo SUzaNo PaIVa


7sumrio

introduo ........................................................................................................... 9

captulo 1 Gerenciamento estratgico de rotinas e servios .....................15

captulo 2 rotinas e servios do Secretariado .......................................... 27

captulo 3 Logstica de viagens ..................................................................41

captulo 4 Fluxo e logstica de documentos .............................................. 55

captulo 5 tcnicas de comunicao e expresso .................................... 67

captulo 6 textos do meio empresarial I ................................................... 83

captulo 7 textos do meio empresarial II .................................................. 97

captulo 8 expresses da lngua inglesa usadas no meio empresarial .... 109

captulo 9 Gesto comercial ....................................................................125

captulo 10 Gesto oramentria .............................................................. 139

captulo 11 Qualidade de vida no trabalho ................................................ 153

captulo 12 tica profissional do secretrio ................................................171

captulo 13 Preparando-se para o mercado de trabalho ............................ 185

captulo 14 Voc no mercado de trabalho I ............................................... 201

captulo 15 Voc no mercado de trabalho II ...............................................217

respostas ...................................................................................................... 231

Bibliografia ...................................................................................................... 257

ndice fotogrfico .......................................................................................... 261


9introduo

o incio deste mdulo representa grandes progressos em seu apren dizado. at o momento, voc j cursou as duas primeiras etapas deste curso: um mdulo bsico e um mdulo especfico do curso de Secretariado. Se voc passou nas provas, j est apto para fazer a ltima etapa de sua formao. Parabns!

esta j uma grande conquista, mas novos desafios esperam por voc.

No mdulo 3 voc continua sua formao, preparando-se mais in-tensamente para se tornar um tcnico em Secretariado.

Quando voc concluir este mdulo, poder pres tar a prova pblica. ao ser aprovado, ter a qualificao profissional de tcnico em Secre-tariado. Voc poder atuar como secretrio ou assistente em empresas de qualquer segmento ou porte, nas mais diversas reas, colocando em prtica tudo o que estudou.

Principais temas do mdulo 3 de secretariado

o profissional de Secretariado desempenha um papel mais estrat-gico nas organizaes de hoje. Por isso, o mdulo 3 inicia falando so-bre o gerenciamento estratgico de rotinas e servios.

algumas rotinas e servios so habituais, como tratar da logstica de documentos, pla-nejar viagens, atender clientes e, em alguns casos, at fazer determinadas compras para a empresa, entre outros. alguns estudos sero dedicados a esses assuntos, aprofundando competncias essenciais para o seu sucesso como secretrio.

ao realizar essas e outras atividades, o se-cretrio constantemente desafiado a interagir com profissionais de dentro e de fora da empresa, com realidades e atribuies diferentes, que interagem com voc por motivos variados.

Vrios captulos do mdulo 3 do continuidade a temas que voc j viu no mdulo 2, como nas questes de comunicao e de idiomas.

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ento pense: o que essencial para um bom relacionamento com outras pesso-as, expressando adequadamente nossos pensamentos e compreendendo o que o outro pretende?

Pensou em diversas coisas, no mesmo? Mas h algo que bsico e est em tudo: a comunicao. Isso passou por sua cabea tambm?

Por ser to importante, o tema da comunicao volta tona, mas agora com tcnicas de comunicao e expres-so, alm de oferecer a possibilidade de voc exercitar a linguagem escrita, ao trabalhar com textos do meio em-presarial.

e por falar em comunicar... em um mundo globalizado o brasileiro no se comunica mais s em portugus. Pense nas coisas que voc leu ou ouviu esta semana. Pos-sivelmente voc ouviu pelo menos alguma palavra em ingls, no foi?

Por isso voc ter mais um captulo dedicado a idiomas, desta vez focalizando apenas o ingls. Nele, voc conhecer expresses inglesas que, de to usadas nas organizaes de hoje, j fazem parte da comunicao cotidiana no mundo do trabalho. Mas ateno! Lembre-se de que o estudo de idiomas deste curso no substitui um curso especializado. ele apenas pode ajud-lo, como voc j sabe, a evitar uma situao desconfortvel mas voc deve se aprofundar no estudo de idiomas sempre que puder.

Parece que depois de tudo isso voc j ter muitos conhecimentos para atuar no mercado, no mesmo? verdade, mas existem elementos que integram o perfil de um profissional e que no dependem tanto daquilo que ele sabe, mas da forma como ele age.

O profissionalismo no est ligado somente produo, eficincia e efi-ccia, mas depende tambm da forma como cada um lida consigo mesmo e com o mundo que o cerca.

Para que voc seja um profissional completo, este curso traz questes inerentes a qualquer profisso: tica, qualidade de vida no trabalho e postura profissional.

a cada estudo que voc realizar, estar mais per-to de se tornar um profissional de Secretariado. Quanto mais voc se dedicar a estudar, mais pre-parado voc estar. Mas os estudos no transfor-mam voc num secretrio pelo mero fato de ler

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Introduo

os textos. Pratique, reflita, procure se questionar medida que l, deixe que os novos conhecimentos o transformem. Voc o protagonista do seu aprendizado!

Vale a pena lembrar algumas dicas importantes para um bom aprendizado:

d continuidade sua disciplina de estudos: cada vez que for estudar, escolha um local adequado, procurando concentrar-se somente em seu curso. reserve o tempo necessrio e evite interrupes.

continue fazendo todos os exerccios propostos.

Mantenha o ritmo e aproveite os questionamentos apresentados no curso: reflita, pesquise e troque ideias com outras pessoas. Seja um estudante dinmico e antenado.

Use o seu bloco de notas: faa exerccios, registre ideias importantes e, sempre que possvel, leia as pginas anteriores para relembrar e fixar tudo o que aprendeu at agora. esse bloco o registro do seu processo de construo do conhecimento.

continue atento aos programas de tV. Mesmo quando a sua exibio no coincide exatamente com o estudo que voc est realizando, eles ajudam a reforar o que voc j aprendeu ou a estimular novas aprendizagens.

aproveite as reflexes da seo Vale saber, pois com a ajuda delas voc poder desenvolver ainda mais as competncias ligadas aos valores, tica e cidadania.

Bons estudos!

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Mensagem das autoras

Querido aluno, querida aluna,

Este ltimo mdulo encerra uma etapa de sua vida e marca o incio de um novo ciclo. Ao concluir seus estudos e obter a aprovao no exame presencial, voc pas-sar a ser reconhecido no mercado como tcnico em Secretariado.

A equipe do Telecurso TEC tambm inicia uma nova fase. Ao finalizar estes textos, as nossas palavras ganham vida e se inserem no universo de outras pessoas. Mes-mo sem nos encontrarmos pessoalmente, estamos honradas por poder fazer parte de sua vida.

Trabalhamos intensamente, com cuidado, carinho e muita dedicao, para que este curso verdadeiramente faa a diferena, ajudando-o(a) no seu desenvolvimento como profissional e como pessoa, ao lado de sua famlia e na sociedade.

A partir de agora, muita coisa pode mudar, e isso s depende de voc. Que cami-nhos voc pretende seguir? Quais sero seus prximos passos? Por onde come-ar? Esperamos que este curso tenha oferecido as ferramentas necessrias para responder a essas perguntas e a tantas outras , que podero ajud-lo(la) a escre-ver a sua histria.

Conte com nossa torcida! Como voc, queremos o crescimento constante do pas e desejamos que a educao se propague por todos os lados. Unindo os nossos esforos, conseguiremos verdadeiramente fazer a diferena. Sucesso!

Autoras

Introduo


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As autoras

Andrea cecilia ramal doutora em educao pela PUc-rio e especializou--se em aprendizagem com materiais impressos e multimdia. autora de educao na cibercultura (editora artmed). dirige o desenvolvimento de projetos de aprendizagem on-line e presencial na sua prpria empresa, a Id Projetos educacionais. consultora em programas da Fundao roberto Ma-rinho, companhia Vale do rio doce, Petrobras e embratel. No telecurso tec, consultora educacional, membro da equipe central e foi uma das respons-veis pelo projeto pedaggico.

silvina Ana ramal mestre em administrao pela PUc-rio e especializou-se em Gesto de Pequenas em-presas e aprendizagem organizacional. autora dos livros como transformar seu talento em um negcio de sucesso e construindo planos de negcios, pela editora elsevier, e Gesto de pequenos negcios, pela editora SeNac. atualmente, trabalha como diretora comercial da prpria empresa, a Id Projetos educacionais, que presta consultoria para empresas como companhia Vale do rio doce, Petrobras e embratel. tambm professora de Planejamento de Negcios, Gesto de Pequenas empresas e Planejamento de empreendimentos Sociais, em nvel de graduao e ps-graduao, na PUc-rio e na Fundao Getulio Vargas, e presidente da oNG Pro-Social, que atua com empreendedorismo.

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Ele viajou para os Estados Unidos e de l vai

para o Uruguai. Mas eu estou em contato

permanente com ele... Podemos adiantar o assunto?

captULO 1

GERENCIAMENTO ESTRATGICO DE ROTINAS E SERVIOS

O perfil do secretrio mudou bastante. Hoje o secretrio tem uma atuao mais abrangente e as empresas exigem dele novas competncias.

Autonomia para redigir textos, timo gerenciamento da informao, capacidade de comunicao, assessoramento na organizao e realizao de eventos e at domnio de informtica so pontos esperados do secretrio. Em alguns casos, at mesmo o domnio de idiomas estrangeiros recomendado.

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Pois , os tempos mudaram. essas mudanas de perfil ocorreram em diversas pro-fisses, acompanhando as tendncias do nosso momento cultural. Por exemplo, veja o caso do professor. Voc sabia que em alguns dicionrios a palavra lente, ou aquele que l, colocada como sinnimo de professor?

Isso porque na Idade Mdia europeia, antes da inveno do papel, os professores eram os nicos que possuam livros, que eram muito caros, com pginas feitas de papiro ou de pergaminho (couro de carneiro). eles liam os livros da matria em voz alta para os alunos, que precisavam prestar a mxima ateno, j que no teriam onde consultar o contedo. eles faziam anotaes em uma lousa pequena, indivi-dual, que levavam para casa, para decorar as informaes anotadas e depois apag--las, para ter a lousa limpa na aula seguinte.

hoje o mestre j no entendido como um transmissor de contedo, e sim como um orientador dos estudos dos alunos, que no precisam mais decorar informa-es nem reproduzir a fala de seus professores, pois tm um papel de protagonis-tas, agentes de seu prprio aprendizado.

Que outras profisses voc conhece cujo perfil e atuao mudaram de um modo bem significativo? Procure lembrar de algumas.

a rotina do secretrio, em muitas organizaes de outros tempos, se resumia a uma srie de atividades bem delimitadas, de tipo bastante operacional. hoje, j podemos definir o seu papel atravs da expresso que ttulo deste estudo: o gerenciamento estratgico de rotinas e servios. Isso porque, embora tenha uma funo operacio-nal, a atuao do secretrio vem se tornando bem mais estratgica. claro que isso pode variar de organizao para organizao, como voc ver ao longo deste estudo.

Iniciando a conversa

a conversa deste estudo comea com um trecho de uma msica.

secretriaamado Batista

ela chega to meiga e to bela,puxa as cortinas e abre as janelas,sempre com a mesma delicadeza.

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captulo | 1

Gerenciamento estratgico de rotinas e servios

e depois, na sua sala ao lado, atende o telefone e anota os recados,e coloca sobre minha mesa.est sempre muito sorridente, trata bem todos os meus clientes,para ela no h sacrifcio.

[...]

analisando os versos da cano de amado Batista, voc pode perceber que as fun-es do secretrio so vistas de uma forma bem diferente do que temos apresentado.

Isso reflexo de um tempo em que, basicamente, se cobrava da secretria que or-ganizasse o ambiente do escritrio, anotasse os recados e estivesse sempre muito sorridente. e naquela poca quase no havia homens atuando como secretrios.

hoje o secretrio reconhecido como uma espcie de assistente executivo do chefe, ou de um grupo de profissionais, o que confere a ele mais responsabilidade, autonomia e at mesmo mais valor.

por dentro do tema

aGoRa coM Voc

de acordo com o que voc conhece e com a sua prpria experincia em leituras, fil-mes e at entrevistas com profissionais de Secretariado, liste no seu bloco de notas quais so as principais atividades que fazem parte da rotina de um secretrio.

Na lista que fez, voc deve ter colocado atividades como:

telefonemas. agendamentos. arquivamento de documentos. recepo de pessoas.

Pois , todo profissional de Secretariado segue determinadas rotinas, e boa parte do seu dia a dia ocupada por atividades que parecem operacionais. No entanto, pode--se dizer que o trabalho do secretrio tem um forte lado estratgico. e, se ele assume atividades como redigir textos comerciais, organizar eventos, contratar fornecedores


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diversos ou intercomunicar-se com outras empresas pela in-ternet, falando em nome da empresa, precisa estar alinhado com a estratgia da organizao.

assim, as atividades que o secretrio desempenhar no te-ro um fim em si mesmas; sero compreendidas por ele como partes ou desdobramentos de uma poltica e de um planejamento estratgico da organizao em que trabalha.

antes de prosseguir a leitura, complete a lista de atividades de rotina do secretrio, caso voc no tenha anotado todas, e registre no seu bloco de notas.

A cultura empresarial em mudana

o mundo vive uma srie de mudanas, e isso afeta a rea de Gesto. as organiza-es de hoje, mesmo trabalhando num local restrito, devem pensar globalmente, compreender a sua atuao dentro do cenrio do mundo globalizado.

as organizaes esto mudando, tornando-se mais abertas e conectadas, tanto com o exterior (o mercado, as outras organizaes) como no prprio mbito interno (departamentos mais interligados).

A Gesto integra os sistemas e processos, passando a focalizar a organizao como um sistema unificado, com partes interconectadas que buscam um mesmo fim compra e venda, Marketing, Recursos Humanos, Administrao, departa-mentos tcnicos, Finanas...

o secretrio cumpre muitas rotinas e processos de tra-balho dentro da organizao. Mas importante que voc entenda cada uma dessas atividades no como um fato

isolado em si, pertencente a apenas um departamento, e sim dentro de uma viso do todo, em que cada pro-cesso e atividade um elo, que faz o sistema maior funcionar bem e de maneira dinmica.

conhecendo o posicionamento estratgico da organizaoUm secretrio deve conhecer o posiciona-mento estratgico da organizao em que trabalha. Por exemplo, existe uma grande diferena entre um restaurante ser um es-

Est digitando a carta para

o chefe?

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No, estou colaborando com as

polticas e estratgias da corporao!


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captulo | 1


tabelecimento refi nado com pratos especiais, ou do tipo que oferece quentinhas e refeies mais baratas. Muda tudo, desde a decorao at o tratamento dos clientes. Nos dois casos deve haver foco no cliente; o que muda a forma como a empresa se apresenta no mercado.

No d para cair em contradio: imagine um restaurante que de noite chique e no almoo oferece pratos feitos!

assim, o profi ssional secretrio deve estar alinhado com o posiciona-mento que a organizao tem no mercado, conhec-lo bem e atuar de modo condizente.

Tente imaginar empresas em que o perfi l ou a atuao do secretrio poderiam mudar, em funo do ramo de negcio ou do posicionamento estratgico da organi-zao. Pense, por exemplo, na comparao entre se-cretrios de um empresrio de uma banda de rock e de um consultrio mdico. se preferir, pense em outros exemplos possveis. em seguida, continue a leitura.

Veja como exemplo a diferena entre uma agncia de propaganda e uma empresa de con-sultoria jurdica. a primeira organizao admite de todos os profi ssionais uma postura mais despojada e informal afi nal, a empresa lida com criatividade, com inovao. J a segun-da certamente exige uma postura um pouco mais formal, afi nal o que o mercado espera de muitas consultorias. talvez a prpria agn-cia de propaganda exija essa mesma postura nos seus departamentos fi nanceiro, contbil e jurdico. tudo depende de cada organizao.

Assumindo a responsabilidade de gerenciar informao

o gerenciamento estratgico da rotina do secretrio envolve gerenciar bem a informao. Uma boa gesto da informao fundamental na empresa de hoje e envolve o uso adequado de recursos fsicos (arquivos de ao, fi chrios, estantes) e digitais (arquivos de computador e redes). Portanto, o secretrio tem um papel muito importante tanto na interao com clientes internos quanto externos.

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aGoRa coM Voc

o secretrio precisa ter capacidade e bom senso para lidar com a infor-mao, para faz-la fluir e ir adiante. Mas ser sempre assim? em que situaes ele precisa fazer o contrrio e evitar que a informao vaze?

Imagine um exemplo e registre em seu bloco de notas. depois, con-fira, lendo a continuao do texto.

o secretrio pode lidar com assuntos sigilosos da empresa. Imagine, por exemplo, que um secretrio est digitando um documento que apresenta os salrios que a empresa paga. Se a informao vazar, pode gerar fo-

focas ou um clima ruim entre as pessoas, ou comparaes entre cargos e salrios. o vazamento de informao grave em con-corrncias e licitaes. Nesses casos, se o preo que a empresa vai apresentar for di-vulgado antes, ela pode perder o negcio.

Imagine um secretrio que trabalha mui-to prximo do chefe e, sem querer, ouve a conversa dele com outro diretor, decidindo

a demisso de um funcionrio. J pensou se ele sair contando isso por a?

colaborando com a mudana e a melhoria

No que diz respeito mudana e melhoria das organizaes, o se-cretrio um profissional estratgico tambm pela proximidade que mantm com as lideranas.

Se o secretrio do presidente da empresa est tenso, nervoso, de cara fechada e emburrado, isso transmite uma imagem ruim para os demais funcionrios. Ser que as coisas na empresa no vo bem? Ser que o presidente brigou com ele?

Quando os executivos optam por fazer mudanas na empresa um novo sistema de tecnologia, uma nova poltica corporativa, um novo planejamento estratgico etc. , o secretrio pode ser um forte aliado para disseminar novas prticas, de forma positiva. afinal, ele tem con-tato com muita gente da empresa.

Deixa eu te contar um babado! Voc sabe por que o diretor faltou

hoje??

As regras de sigilo e confidencialidade

servem para proteger os interesses da

empresa. Elas deveriam ser informadas ao

profissional antes at de ele assinar o

contrato de trabalho.


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captulo | 1


Imagine um secretrio que diz, de m vontade: olha, preenche esse formulrio aqui, porque agora eles querem que seja assim. ou ou-tro que, enquanto entrega o formulrio, diz: esse novo processo no est me cheirando bem... No sei, no... essa postura pode transmitir insegurana, no acha?

ao mesmo tempo, por lidar com diversos pblicos, o secretrio pode informar a gerncia sobre o clima institucional, atuando como um ter-mmetro em momentos de mudanas ou conflitos.

identificando as necessidades de assessoria gerencial

Por fim, outra atuao estratgica do se-cretrio envolve identificar necessidades de assessoria gerencial, para poder adap-tar a sua atuao de acordo com os pro-fissionais a quem ele atende mais direta-mente.

Se o secretrio atua em uma grande em-presa, provavelmente a sua atuao ser num setor determinado e com funes

bastante restritas a um determinado contexto. Por exemplo, o secre-trio do diretor vai cuidar s das atividades relacionadas, de algum modo, com a diretoria.

J em empresas menores, vemos um perfil de secretrio que transita em vrias reas. ora ele est com a diretoria, mas pode acontecer de assumir outros papis e at cobrir determinado setor quando necessrio.

como o secretrio pode se adaptar ao que se espera dele?

conhecendo bem o contexto em que atua: uma empresa grande, mdia ou pequena?

Identificando que atividades se esperam dele.

Procurando ser verstil e adaptvel para encarar situaes novas.

Sendo flexvel e compreendendo que na empresa de hoje no h mais papis muito rgidos nem tarefas preestabelecidas: tudo pode mudar.

O secretrio pode ser um aliado da gerncia e das lideranas, procurando ser receptivo s diretrizes (desde que no contrariem os direitos dos funcionrios) e sugerindo alternativas de melhoria.

Tudo pode mudar no ambiente de trabalho de hoje, mas isso no deve dar margem a abusos. Ser flexvel no quer dizer ser explorado o que, s vezes, acontece em ambientes de trabalho desorganizados.

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Fazendo e aprendendo

No site Secretria on-Line, um grupo de autoras prope um texto com a misso da secretria. Veja um trecho (voc encontra a referncia completa nos intertextos).

Profisso secretria Misso:

atuar como agente facilitador, consultor e empreendedor, compreendendo a em-presa, sua cadeia produtiva, sua razo de ser e seus objetivos, oferecendo dessa maneira melhoria contnua da qualidade [...].

em outro trecho, lemos expresses como:

[...] capaz de desenvolver uma gesto competente de controle e cooperao entre os setores e as pessoas [...] para a consecuo eficaz dos objetivos e metas da empresa.

responda em seu bloco de notas:

1. repare que no texto do site Secretria on-Line as autoras no colocam como misso fazer telefonemas nem escrever cartas. elas apresentam uma viso bem mais estratgica da atuao do secretrio. No entanto, essas atividades telefonemas, cartas esto presentes no dia a dia de qualquer secretrio. ento, como voc acha que podem se combinar essas atividades operacionais com a misso aqui apresentada?

2. Por que um secretrio precisa ser empreendedor? explique.

3. o secretrio pode colaborar para que a empresa atinja os objetivos e metas? de que forma?

avalie seu conhecimento

depois de estudar este tema, pense em voc como profissional secretrio. Que ati-vidades descritas aqui voc considera que pode desenvolver bem ou tem potencial para desempenhar?

Voc j tem um currculo para se apresentar no mercado de trabalho? Que tal dar um olhada nele e verificar se ele expressa bem essas competncias? releia o seu currculo e faa as adaptaes necessrias.


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captulo | 1


Se voc ainda no tem um currculo pronto, pode comear a elaborar um. Faa a sua autoavaliao com base no que leu e liste as suas competncias.

Vale saber

Voc j teve contato com algumas letras de msica que citam secretrias?

essas msicas, embora bem-humoradas e de certo modo divertidas, so a expresso de um preconceito contra a figura da secretria, bastante disseminado em nossa sociedade, e que preciso ajudar a combater.

talvez pela proximidade natural que o trabalho de se-cretariado gera afinal, o secretrio conhece detalha-damente a agenda do chefe, seus hbitos e obrigaes , a relao chefe-secretria foi alvo de todo tipo de pre-conceito. No so poucas as piadas, charges, quadros humorsticos em programas de tV que ridicularizam a figura da secretria, apresentando-a ora como insinuante e atirada, ora como in-competente, mas de aspecto fsico muito atraente, o que lhe garante o emprego.

Um trecho da msica tadinha da minha secretria, de Jovelino Lopes e teodoro, diz:

tadinha da minha secretria, tadinha.tadinha, ela s manda me chamarquando est sozinha.

[...]

Sente falta de carinho,quer sentar no meu colinho, tadinha.coitadinha dela, quando perde o sono,corre pro meu quarto, s de camisola.

Na msica Pobre secretria, gravada pela mexicana daniela romo, a personagem uma secretria apaixonada pelo chefe. Um trecho diz:

A, hein, Jorginho, que secretria voc

arrumou!

Pois , uma gata! Selecionei por causa disso.


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Quase oito horas, pulo para o chuveiro No, no posso me atrasar.Meias de seda, saia apertadaque maquiagem hei de usar?Sete perfumes, unhas pintadasalgo que possa conquistar.algo de decote, algo que ele note,que no o deixe trabalhar.Mais atrevida, menos princesa

[...]

repara, repara na tua secretria.ah, que dor, pobre secretria.

contedo semelhante tem a msica herona solitria, de r. Livi e a. Vezzani: outra secretria apaixonada pelo chefe. o trecho inicial diz:

como todas as manhs, cinco dias por semana,ela chega no escritrio s dez em ponto.em seus passos tudo pressa, leva sempre um sorriso no rosto,no teme o tom cinzento da rotina.Porque est apaixonada,porque vem preparada para ver o seu amor.Um amor que invisvel, um amor que impossvel entre os dois.

em outra msica, Secretria da beira do cais, de csar Sampaio, a palavra se-cretria aparece quase identificada com a palavra prostituta (a personagem usa o termo para enganar a famlia sobre sua verdadeira profisso):

ela espera e no desespera na beira do cais.ela quer quem vier, quem trouxer, quem der mais.

[...]

como vai?, pergunta o pai filha querida.ela diz que muito feliz com a vida que traz,que trabalha como secretria, na beira do cais.

e at numa novela de tV, chamada o cafona, de 1971, uma das msicas-tema falava de uma secretria: Shirley sexy, de Fred Falco e arnoldo Medeiros.

Sou secretria, sou milionria,dona do meu amor.

[...]


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tudo no mundo sexoe o meu complexo industrial.

[...]

Venho pr-fabricadae j nem tenho opinio.Sei que sou desligada,mas sou a dona do meu patro.

Quando ouvir msicas ou referncias secretria com esse teor, vale a pena voc se posicionar e contar um pouco do que aprendeu ao longo do telecurso tec, sobre o papel mais estratgico que o secretrio vem assumindo nas organizaes. e, assim, ajudar a desfazer esse injusto preconceito.

Intertextos

aRtIGos

Profisso secretria, de carmen cristina Bortoletto, carolina Gomes Ferreira, clau-dia Simone Neres, elisngela andrade, Silvia Peretti Paschoalin, disponvel no site Se-cretria on-Line, na pgina http://www.fenassec.com.br/b_osecretariado_profissao_secretariado.html (acessada em 25/04/2011).

trata-se de um nico pargrafo, no qual as autoras propem uma misso para a profisso de secretrio.

o perfil da secretria moderna, de roberto Shinyashiki, disponvel no portal UoL, na pgina http://www1.uol.com.br/vyaestelar/carreira01.htm (acessada em 06/06/2011).

No artigo, o autor apresenta as competncias do secretrio nas organizaes con-temporneas. Veja um trecho: a secretria moderna est se tornando uma pro-fissional capaz de pensar estrategicamente e no ser uma cumpridora eficiente e rpida de ordens e solicitaes. a secretria tem-se colocado em um novo patamar, no qual consegue compreender a dinmica de todos os projetos com os quais o executivo esteja comprometido.


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Secretariado

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Glossrio

concorrncia No sentido em que aparece neste texto, uma disputa entre empresas, nas quais vrias concorrem para ser selecionadas para prestao de determinado servio ou venda de determinado produto.

condizente Que condiz, ajustado, harmnico, alinhado.

Disseminar espalhar, promover.

estratgico relativo a estratgia, s questes de maior amplitude e alcance dentro da empresa (das quais derivam posteriormente as aes operacionais).

licitao Processo administrativo que tem como finalidade selecionar uma empresa para prestar um servio ou vender um produto, mediante a escolha da melhor proposta apresentada.

operacional relativo a operaes (em oposio ao estratgico ou como desdobramento da estratgia).

o que voc estudou:

A nova rotina do secretrio numa nova cultura organizacional.

Atuao estratgica do secretrio.

Responsabilidades do secretrio nos diversos contextos empresariais.


captULO 2

ROTINAS E SERVIOS DO SECRETARIADONingum uma ilha. Dependemos uns dos outros para realizar nossos objetivos pessoais e profissionais. Quando vemos uma casa arrumada, uma escola eficiente, um trabalho produtivo, sabemos que por trs daquele resultado existe uma organizao. Quando chefes de Estado, empresrios, executivos tomam decises ou lideram reunies, seu desempenho depende de gente que, nos bastidores, organiza tudo.

A funo do secretrio particularmente importante no mundo do trabalho. Dele depende a organizao e o bom funcionamento de muita coisa.

Voc incluiu todos os assuntos

na pauta, Michel?

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Sim, sr. Juarez. E j solicitei

gua e caf para a reunio.


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Secretariado

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Voc j pensou na responsabilidade do secretrio de um presidente da Repblica, ou do presidente de uma corporao internacional?

Pense na quantidade de rotinas e servios que um profissional desses deve gerenciar.

Mesmo em pequenas organizaes, o secretrio pode vir a cuidar de uma srie de coisas diferentes.

este estudo vai tratar das coisas que o secretrio faz no seu dia a dia nas organizaes.


desde criana, Mrcia sempre sonhou seguir os passos da me, de-dicada secretria. e finalmente chegou o grande dia: ela conseguiu o seu primeiro emprego e vai comear a trabalhar como assistente executiva em um pequeno escritrio de contabilidade.

alm da influncia materna, Mrcia sempre foi estudiosa. L todos os livros que tem em casa sobre Secretariado, fazendo anotaes daqui-lo que acha mais importante. Mas ainda assim estava ansiosa; afinal, nunca tinha posto em prtica tudo o que aprendera.

Ser que vo gostar de mim? Vou fazer de tudo para agradar!

chegando ao escritrio, Mrcia foi recebida por cludia, a secretria da diretoria, a quem ela vai auxiliar.

Mrcia, hoje quero que voc observe bem o meu trabalho, para que comece a se familiarizar com a rotina do escritrio. Vamos comear logo, que h muito o que fazer!

ao longo da prxima seo, voc vai acompanhar o aprendizado de Mrcia.

Ateno: o que voc vai aprender neste

estudo no so procedimentos rgidos.

Eles podem variar de acordo com a realidade

de cada empresa.


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captulo | 2

Rotinas e servios do Secretariado

por dentro do tema

comeando o dia no escritrio

antes que cludia pedisse qualquer coisa, Mrcia pensou numa das lies que tinha lido nos livros da me: Primeira tarefa: abrir as janelas, para arejar o ambien-te, trocar a gua das flores e preparar um caf bem gostoso, para quando o chefe chegar! Mrcia no sabe e vai aprender com a experincia que o secretrio de hoje no mais o secretrio dos livros de sua me. hoje as funes envolvem, mais diretamente, o gerenciamento da rotina do chefe e da empresa em geral.

aGoRa coM Voc

o secretrio deve entrar em contato com seu chefe logo no incio do expediente. Mas, antes disso, existem tarefas que ele deve cumprir para que o encontro seja produtivo. coloque-se no lugar do chefe e no lugar do secretrio e pense quais de-vem ser essas tarefas. reflita sobre isso antes de prosseguir a leitura.

Normalmente, o secretrio deve chegar empresa primeiro que seu chefe, para que possa se organizar antes do primeiro contato. Nesse momento, ele deve se informar sobre tudo acerca da rotina do chefe e/ou da empresa naquele dia, recor-dando o que ele j deve ter checado no dia anterior. Sim, porque j no dia anterior, ao terminar seu trabalho, ele precisa consultar a agenda e se preparar, dessa forma, para os compromissos da manh seguinte.

obedecendo a esse critrio, cludia comeou a orientar Mrcia naquela que deve ser uma das primeiras atividades dirias: verificar os e-mails.

1 atividade: verificao de e-mails

Logo que chega empresa, o secretrio deve checar seus e-mails. assim, quando estiver com o chefe, j estar por dentro dos assuntos recentes.

Por meio do e-mail, podem circular informaes que mexem com toda a rotina da empresa. Por exemplo: lendo os e-mails, o secretrio pode ficar sabendo de uma reunio que o chefe marcou, de alguma visita que a empresa receber, ou de qual-quer evento que precise ser alinhado com ele previamente.


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Secretariado

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J pensou se na primeira reunio do dia o chefe se referisse a um e-mail que voc ainda no tivesse lido?

A reunio seria menos produtiva, j que voc teria que correr atrs do e-mail ou pedir ao chefe que repetisse a informao, no mesmo?

2 atividade: reunio para despachar

o secretrio precisa ser muito organizado em todos os aspec-tos. Precisa ter mtodos e disciplina, para se sair bem numa de suas principais funes: organizar a rotina do chefe.

na reunio para despachar que o secretrio fala com o chefe sobre a agenda do dia, verificando os compromissos. Pode ser no incio do expediente, para checar as atividades do dia, ou no fim do dia, para conferir as atividades do dia seguinte.

A reunio para despachar o momento em que o secretrio rev e atualiza com o chefe todos os compromissos do dia ou da semana.

3 atividade: verificar pendncias

cludia, o administrativo est cheio de pendncias comigo. Por favor, cobre o envio do relatrio com as horas trabalhadas dos fun-cionrios, pois j pedi isso h mais de uma semana disse reinal-do, o chefe de cludia.

No ambiente de trabalho, voc vai ouvir muito a palavra pen-dncia. Uma atividade fica pendente quando est em suspenso, dependendo de uma outra ao para ter continuidade. e no pen-se que isso coisa de empresas desorganizadas, sem mtodos. toda empresa tem pendncias a encaminhar.

aps passar a agenda do chefe na reunio para despachar, cludia mostrou a Mr-cia que bom verificar, junto ao chefe, quais pendncias existem envolvendo seu trabalho. essas pendncias tanto podem ser dvidas de algum para com o che-fe, como tambm dele para com algum.

O secretrio deve estar por dentro das pendncias que se relacionem ao traba-lho de seu chefe. Cabe ao secretrio lembr-lo de alguma tarefa que ficou sus-pensa, tanto de sua parte como de todos os setores possivelmente envolvidos.

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dependendo da empresa, o secretrio pode cuidar tambm das pendncias pes-soais do chefe. Por exemplo: auxili-lo marcando consultas em mdicos, dar algum recado sua famlia etc.

4 atividade: encaminhar correios e entregas

todos os dias chegam e saem da empresa correspondncias de diversos tipos. tambm fazem parte do cotidiano da organizao as atividades que envolvem car-trio: autenticao de documentos, reconhecimento de fi rma etc. alm disso, volta e meia preciso fazer uma entrega rpida, por meio de um portador (conhecido tambm como offi ce boy), seja a um cliente, parceiro ou fornecedor. dependendo da empresa, o secretrio quem gerencia essas atividades.

outras tarefas que podem surgir ao longo do dia

aps o almoo, cludia e Mrcia foram para a sala de reunies. s 14h, reinaldo receberia a visita de um de seus principais clientes. era preciso ver se estava tudo em ordem, para que a reunio transcorresse bem e os clientes tivessem uma boa impresso da empresa.

1. Preparando reunies

Para que uma reunio se realize, no basta s convidar as pessoas. preciso saber prepar-la.

Antes de prosseguir a leitura, pense quais itens o secretrio deve verifi car na preparao de uma reunio, para que nada falte. res-ponda em seu bloco de notas.

a) Providenciar e checar materiais

Uma sala de reunies dispe de alguns recursos para dar suporte aos participantes. Mas de nada adianta a empresa ter esses materiais, se na hora h no estiverem em con-dies de uso. Para evitar constrangimentos, o secretrio deve ter sempre uma lista do que deve verifi car. cludia tinha pronta uma checklist com tudo o que costuma checar antes de receber algum para uma reunio:

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Secretariado

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checklist para preparao de reunies

Fazer cpias da pauta da reunio para os participantes, checar

que assuntos sero tratados e providenciar cpias dos docu-

mentos que possivelmente sero discutidos.

certifi car-se de que h papel e canetas para os participantes.

Verifi car se o fl ip chart est com papel e se as canetas esto

funcionando.

checar se o quadro branco est limpo e se as canetas esto

funcionando.

No caso de uma apresentao, verifi car se os aparelhos esto

funcionando: projetor, notebook, aparelho de cd e de dVd.

Verifi car se a sala est limpa e organizada.

Mrcia no poderia esquecer um outro item, igualmente importante: os banheiros. receber profi ssionais de fora como receber visitas em casa: os banheiros pre-cisam estar limpos, arrumados, sem nada faltando. Se o secretrio perceber que algo no est de acordo, deve providenciar junto aos funcionrios da limpeza, com a antecedncia necessria.

b) confi rmar a participao das pessoas envolvidas

fundamental que o secretrio confi rme, com antecedncia, a presena dos convi-dados de uma reunio. Isso evita que pessoas se desloquem toa ou que o chefe se mobilize para uma atividade que no vai acontecer. Voc pode fazer a confi rma-o por telefone ou mesmo por e-mail.

c) servio de caf e gua

hoje em dia, muitas organizaes tm servio de copa para servir caf e gua nas reunies. Nesses casos, essa tarefa deixa de ser feita pelo secretrio.

ainda assim, cabe a ele informar ao responsvel o nmero de pessoas que ir atender e o horrio em que devero ser servidas. alm disso, importante supervisionar o servio.

Mas, se for voc mesmo o encarregado de providenciar caf e gua, tome os seguintes cuidados:

Verifi que se as xcaras e os copos esto limpos e secos.

Sirva as pessoas de fora da empresa primeiro, comeando pelas mulheres, ou siga a ordem em que as pessoas esto sentadas mesa, para no atrapalhar o andamento da reunio.

Pea licena para entrar na sala, batendo antes porta, com discrio.

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d) Depois da reunio

terminada a reunio, o secretrio deve checar a necessidade de enviar a ata a to-dos os participantes.

2. checando correspondncias comerciais

outra tarefa que faz parte da rotina do secretrio administrar as correspondncias do seu setor. tarefa sua examinar a correspondncia que chegou e encaminh-la para os destinatrios.

Voc pode tambm ter que providenciar o envio das correspondncias que saem da empresa. Para isso, necessrio orientar bem o portador que levar as cartas ao correio, para que as mensagens cheguem corretamente ao destino.

3. Gerenciando o pequeno estoque

Voc j pensou se o seu chefe fosse imprimir um documento com urgncia e a impressora estivesse sem tinta?

E se a tinta tivesse acabado at no estoque da empresa?

toda empresa deve ter em suas dependncias um pe-queno estoque, para suprir as necessidades do dia a dia. em muitos casos, a administrao desse pequeno esto-que pode caber ao secretrio.

Para administrar o estoque preciso muita organizao. o ideal ter os materiais sob seu controle, para que voc pos-sa ter ideia do que saiu e do que precisa repor. Voc pode usar uma planilha para fazer isso, na qual deve anotar:

o que saiu do estoque. Para quem saiu. Para que projeto ou rea vai servir.

cuidado: o pequeno estoque deve existir para evitar problemas. o secretrio no deve burocratizar esse procedimento, a ponto de acabar impedindo um processo de trabalho.

Jorge, preciso de um CD virgem, para levar para uma reunio agora.

Sinto muito, mas voc deve solicitar por escrito, com dois

dias de antecedncia, para que eu tenha tempo de

providenciar.


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Secretariado

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aGoRa coM Voc

Pense no dia a dia de um escritrio e indique que materiais julgaria importante manter no pequeno estoque da empresa. registre em seu bloco de notas e s depois prossiga a leitura.

Para que Mrcia pudesse fi car responsvel pelo gerenciamento do pe-queno estoque da empresa, cludia passou a ela outro checklist, com os itens a serem verifi cados na sua seo, de acordo com a rotina daquela pequena organizao.

checklist do pequeno estoque

Verifi car se h quantidade sufi ciente de:

cds virgens para gravao de arquivos.

tinta e papel para impressora.

Materiais de papelaria (envelopes, grampos, pastas).

Suprimentos para a copa (p e fi ltro de caf, copos e co-

lheres descartveis, acar, adoante, guardanapo).

Materiais de limpeza e higiene pessoal.

Voc tambm pode organizar suas tarefas em processos ou fl uxos, o que torna tudo mais fcil e ajuda a poupar tempo. Lembre-se de que o fl uxo o desenho de um processo que tem fases interdependentes. Veja um modelo muito simples, mas que tambm serve para rotinas mais complexas:

Verifi cao de impressora

O checklist um grande aliado do secretrio. Voc ver

que ele muito til em diversos

momentos da rotina.

Ligar impressora

Tem papelna impressora?

Tem tintana impressora?

Encerrar veri cao

Providenciar papel

Abastecerimpressora com tinta

SIM

SIM

NO

NO

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Gerenciando os arquivos

Voc j pensou que baguna seria se um secretrio ficasse adiando a hora de arquivar documentos e tudo fosse se misturando?

No deixe acumular papis, porque depois fica muito mais difcil encontrar as coisas e voltar a ter tudo organizado. o gerenciamento de arquivos comea com a capacidade de organizao do prprio secretrio.

Periodicamente, ele precisa verificar que papis pode jogar fora e quais deve arquivar, delimitando por quanto tempo devem permanecer guarda-dos. Quando se trata de arquivos do chefe, preciso consult-lo antes, para no jogar fora algo importante, mas que parece no ter utilidade.

recepo de pessoas

Quando voc recebe uma vi-sita em sua casa, que atitudes

toma para que a pessoa se sinta bem recebida? Ns, brasileiros, temos

o costume de oferecer um copo dgua e uma xcara de caf, no mesmo?

No ambiente das empresas bem pa-recido. claro que uma visita comercial diferente de uma visita familiar ou de um amigo. Mas, em ambos os casos, as palavras de ordem so gentileza, ateno e cordialidade.

atitudes que demonstram cortesia, por parte do secretrio, quando uma visita chega ao escritrio:

Indicar um lugar para sentar, se for o caso de espera. oferecer caf e/ou gua. dar ateno quilo que for preciso.

Snia, minha papelada est organizada, j a sua,

hein?!?!

O arquivamento deve ser uma rotina diria.

O gerenciamento de arquivos engloba a organizao de papis e de documentos armazenados nos computadores. Um computador pode disfarar a baguna de um escritrio, mas, se estiver desorganizado e com excesso de arquivos, acaba tendo seu desempenho prejudicado.

Pois no, sra. Marlia. Por favor, sente-se

um pouquinho, enquanto vou avis-lo. A senhora aceita

um caf, uma gua?

Bom dia! Vim para uma reunio com o

sr. Ernesto Franco.


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Secretariado

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Tratar as pessoas com cortesia uma norma que garante o bom convvio. Ser gentil, oferecer caf, gua e uma revista (se houver uma longa espera pela frente) so gestos que fazem a pessoa se sentir bem e ter uma boa imagem da empresa.

Atendimento telefnico

Ser atencioso ao telefone e registrar bem os recados fundamental para que esse tipo de comunicao seja eficiente e passe uma boa imagem da empresa.

Por isso, importante que o secretrio tenha um mtodo prprio para anotar recados. o ideal criar um miniformulrio padro, para

anotar as informaes mais importantes na transmisso de um recado: nome de quem ligou, empresa, telefone, para quem ligou, data e hora da ligao, assunto e outras observaes.

Delegao de tarefas

Para cumprir sua rotina com eficincia, o secretrio depende de ou-tras pessoas. existem tipos de trabalho que, dependendo do tamanho da empresa, podem ser divididos com outros funcionrios. Mas, para isso, fundamental que voc aprenda a delegar tarefas. Isso significa saber dividir o trabalho, aproveitando as qualidades de cada um e per-cebendo quem so os profissionais mais adequados para a realizao de diferentes atividades.


1. cristiano tem um pssimo hbito: nunca consegue chegar no horrio ao trabalho. Um dia, chegou ao escritrio onde secretrio com uma hora de atraso e encontrou seu chefe no muito satisfeito, esperando sua chegada. Pouco aps sua entrada na sala, o chefe fez algumas perguntas:

J pensou se o chefe recebe um recado assim?

Pode caber ao secretrio delegar tarefas ao auxiliar de escritrio, ao portador,

aos funcionrios da limpeza, ao servio de

copa e tambm aos seus prprios assistentes

(se houver).


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cristiano, a que horas ser a reunio com o novo cliente? Por quanto ficou o oramento da nossa reforma? algum retorno sobre a nossa proposta para o novo cliente?

cristiano no sabia responder a nenhuma das perguntas. o que ele deveria ter feito para evitar o constrangimento e o retrabalho?

2. Laura comeou h uma semana como secretria de uma pequena editora de livros, onde as reunies so muito frequentes. Nessas reunies, comum que as pessoas discutam pareceres de livros, para decidir sobre a sua publicao. costumam tambm consultar dados de mercado e listagem de livros das colees j existentes nesta e em outras editoras do pas. Usualmente o lder da equipe faz apresentaes usando flip chart ou mesmo cds com elementos audiovisuais. Faa um checklist com os itens que ela deve checar na preparao dessas reunies.

3. edson secretrio da gerncia de uma consultoria de Marketing. ele atende trs gerentes da empresa. Para evitar erros na transmisso de recados, ele costuma ficar atento s principais informaes contidas nessas mensagens. Veja o dilogo que edson manteve hoje, s 14h:

edson:

mega consultoria, boa tarde.

Sr. ricardo:

Boa tarde, a sra. Leila Maia est?

edson:

Quem gostaria de falar com ela, por favor?

Sr. ricardo:

ricardo Madeira, diretor das Lojas Legtimas.

edson:

Sr. ricardo, a sra. Leila no est no momento. o senhor deseja deixar re-cado ou adiantar o assunto?

Sr. ricardo:

ah... No. Por favor, pea a ela que me retorne quando puder. ela tem o nmero do celular e do escritrio. obrigado!

edson:

Pois no, sr. ricardo, darei o recado a ela. at logo.


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Secretariado

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Baseado no dilogo telefnico entre edson e ricardo, faa um modelo de formulrio de recados, completando-o com as principais informaes contidas na mensagem.


Imagine uma pequena empresa de consultoria em recursos humanos, onde voc fosse secretrio da diretora executiva. Normalmente, ela imprime os currculos que analisa, faz novas propostas a clientes, participa de reunies dentro e fora da em-presa, levando sempre algum material em pastas ou em cd-roM e fazendo apre-sentaes. ela aplica provas a candidatos que procuram a empresa para serem cadastrados no banco de profissionais.

Que materiais voc deveria verificar sempre no pequeno estoque?

como voc organizaria a sua rotina de trabalho? em seu bloco de notas, descreva um dia tpico com o respectivo conjunto de atividades.

Vale saber

Aprendendo a lidar com o tempo

como voc viu, o secretrio tem que dar conta de diversas ati-vidades ao longo do expediente. talvez voc esteja se pergun-tando: Mas ser que vou ter tempo para fazer tudo isso?

ter tempo uma questo de saber como administr-lo. antes de qualquer coisa, o secretrio precisa saber organizar a vida, de modo a ter tempo para fazer aquilo que considera importante e prioritrio. Quem administra o tempo tem o tempo sob controle. Quem no o administra acaba se tornando escravo dele.

e no pense que a administrao do tempo se aplica somente vida profissional. Quem sabe administrar o tempo no ambiente de trabalho sabe como faz-lo na vida pessoal e familiar, o que igualmente importante.

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Intertextos

lIVRo

Manual da secretria, de Joo Bosco Medeiros e Snia hernandes, editora atlas, 2004.

o livro apresenta as funes da secretria moderna, envolvendo atividades ligadas pequena administrao da empresa. Vale ressaltar que a edio recente, tendo sido revista e atualizada.

aRtIGo

Tempo: amigo ou inimigo?, revista tI Master, de Jlio csar Fabris Battisti, dis-ponvel em http://www.timaster.com.br/revista/artigos/main_artigo.asp?codigo=290 (acessado em 06/06/2011).

o autor d uma srie de dicas sobre como administrar o tempo para fazer dele um aliado, e no um inimigo.

sIte

secretria moderna http://www.secretariamoderna.com.br

Neste site voc encontra artigos interessantes sobre o perfil do novo profissional de Secretariado, alm de informaes sobre eventos, oportunidades de emprego e rela-es de associaes e sindicatos no Brasil.

Glossrio

AlinharNivelar o conhecimento sobre algum tema, checar a compreenso.

BurocratizarSeguir mecanicamente e sem criticidade normas de administrao, dificultando sem necessidade um processo de trabalho, independentemente de isso ser mais prejudicial do que no obedec-las naquele momento.


Mdulo | 3

Secretariado

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Flip charttermo tcnico para se referir a um bloco de folhas grandes. utilizado para fazer anotaes durante apresentaes e reunies.

NotebookMicrocomputador compacto e porttil. Prprio para uso em situaes de locomoo, como, por exemplo, viagens e reunies externas.

retrabalhoQuando um trabalho malfeito gera um novo trabalho.

o que voc estudou:

Atividades dirias da rotina do secretrio.


Mas o senhor no lembra o nmero

da sua reserva?

captULO 3

LOGSTICA DE VIAGENS

Como planejar uma viagem de ltima hora, daquelas em que preciso tomar muitas providncias em pouco tempo? O que fazer? Por onde comear? O escritor portugus Jos Saramago diria: Sim, no tenhamos pressa. Mas no percamos tempo.

No reserva, no hotel, no tquete,

no nmero! S folheto Corcovado, n?

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Secretariado

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Voc j pensou se algum tem um congresso importante e no consegue ir porque no reservou o voo a tempo?

E se a pessoa chegar a uma cidade estrangeira e descobrir que no tem vaga no hotel?

Neste estudo, voc vai aprender as principais maneiras de organizar viagens, em aspectos que envolvem reservas em hotis, passagens, entre outros assuntos.


carmem Lcia tem 24 anos de idade e dois anos de experincia profissional, como secretria de uma em-presa de pequeno porte. diante do seu grande poten-cial, ela acaba de ser contratada para trabalhar numa multinacional de artigos esportivos, a tnis & compa-nhia, com escritrios na europa e na amrica Latina.

em seu primeiro dia na empresa, carmem foi muito bem acolhida prepararam at um caf da manh de boas-vindas!

Logo em seguida, o sr. ricardo a convocou para darem incio rotina:

carmem, por favor, confirme a agenda do dia comeou o chefe e providencie a minha viagem para os estados Unidos, daqui a cinco dias. Ficarei em Nova York durante uma semana, escolhendo o melhor lugar para instalar a nova sede da tnis & companhia.

carmem ficou gelada da cabea aos ps e, com um sorriso meio sem graa, disse:

claro, sr. ricardo.

confirmar a agenda do dia era fcil. Mas providenciar uma viagem de uma semana... para o exterior... em cinco dias... como? ela nunca tinha organizado uma viagem na vida, apesar de ter estudado um pouco de teoria sobre organizao de viagens.

Passado o susto inicial, ela respirou fundo e no se deixou abater. afinal, seria um grande desafio!

comeou verificando a agenda da viagem e logo teve que usar suas noes de espanhol e de ingls: confirmou todas as reunies programadas nos estados

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Unidos, alm de um jantar com representantes da Venezuela, que estariam l na mesma semana.

carmem procurou alguns livros que usara na poca do curso de Secreta-riado. como tinha pouco tempo, foi direto ao ponto: o estudo Logstica de viagens. relendo o texto, ela refrescou a memria e decidiu que iria usar aquelas informaes para montar uma lista de providncias. e foi essa lista que ela usou para organizar a viagem do chefe. Veja a seguir.

por dentro do tema

Para viajar preciso ter documentos

Voc sabe como se faz para viajar para o exterior? E viajar pelo Brasil?

Voc tem ideia da documentao necessria?

Para viajar dentro do Brasil de avio, nibus etc., bas-ta ao cidado brasileiro a identidade original ou a car-teira de motorista que possui foto.

Nas viagens para o exterior (internacionais), na maioria das vezes, o documento de identificao o passaporte. Portanto, o chefe de car-mem precisar desse documento.

o que necessrio para tirar o passaporte?

Para tirar o passaporte, voc precisa reunir alguns documentos, preencher um formulrio de solicitao do passaporte e pagar uma taxa no banco. o formulrio voc encontra no site da Polcia Federal (http://www.dpf.gov.br/servicos/passaporte). a taxa paga em qual-quer agncia bancria do pas.

os documentos que voc precisa reunir so:

documento de identidade. cPF. ttulo de eleitor e comprovante que votou na ltima eleio. certido de casamento (se for o caso).

Voc j providenciou o seu visto?

Visto? Que visto? Eu no tenho visto

ningum ultimamente.

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Logstica de viagens

Ateno! As informaes deste estudo correspondem a 2011. importante voc confirmar sempre, ao preparar viagens. Para se atualizar, consulte a pgina do Governo Federal: http://www.abe.mre.gov.br


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Secretariado

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documento que comprove quitao com o servio militar obri-gatrio, para homens de 18 a 45 anos.

Passaporte expirado ou a expirar, em caso de renovao. certifi cado de naturalizao, para os naturalizados. Formulrio de viagem preenchido. comprovante bancrio de pagamento da Guia de recolhimento

da Unio GrU referente taxa devida para a emisso do do-cumento de viagem requerido, no valor de r$ 156,07.

com o formulrio preenchido, o comprovante de pagamento da taxa e os documentos em mos, voc deve se dirigir ao posto da Polcia Fe-deral ou agendar atendimento pelo site. ela quem emite passaportes.

outro documento que pode ser necessrio para viajar para o exterior o visto. No caso do Brasil, o visto de entrada exigido por diversos pases: estados Unidos, canad, Japo, china, ndia e alguns pases da europa oriental, frica e da oceania.

Para obter o visto, preciso marcar uma entrevista na embaixada ou no consulado do pas de destino. cada nao tem um procedimento prprio para a liberao desse documento.

Pesquise o que preciso fazer e quanto tempo leva para conseguir visto de entrada nos estados unidos, para que o chefe de carmem possa viajar.No se esquea de descobrir: prazo para o visto fi car pronto; procedimentos necessrios (por exemplo, h

entrevista pessoal?); validade do visto; taxa a pagar.

comeando pelo dia de ida e volta

ao organizar uma viagem, antes de tudo, voc precisa saber qual o objetivo da viagem e o tempo de durao. Isso ajudar a pensar no hotel com a localizao mais adequada, o transpor-te nas datas de ida e volta, possveis eventos ou passeios etc.

No caso do chefe de carmem, ele viajar para os estados Uni-dos a negcios e fi car durante uma semana. ele embarcar em uma quinta-feira e retornar na quarta-feira seguinte.

Os documentos que voc precisa levar

Polcia Federal para tirar o passaporte devem ser todos

originais (dados de 2011).

Providencie o visto e o passaporte bem antes da data do embarque.

Para os pases do Mercosul, no

necessria a apresentao de

passaporte, apenas de um documento de

identidade. Verifi que a lista no site da Polcia

Federal.

De acordo com oroteiro de viagem, nosso destino inicial a casa

da mame.E a viagem da

lua-de-mel??? No me diga que no conseguiu

passagem!


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Agendando o horrio de ida e volta e a companhia area

como se trata de uma viagem de negcios, carmem precisa saber se o sr. ricardo tem reunies agendadas na quinta-feira (dia do embarque para os estados Unidos) e na quarta-feira (dia do desembarque). Isso influenciar na escolha da companhia area e no horrio de embarque e desembarque. Imagine se ele chega atrasado... ou tem que embarcar de volta sem ter cumprido todos os compromissos?

e carmem est com sorte! Na data de ida, o sr. ri-cardo s tem um jantar, s 19h, direto em Nova York cidade em que permanecer durante a viagem de negcios. No dia do retorno, quarta--feira, ele tem uma reunio agendada para as 16h.

Fuso horrio

ao agendar uma viagem, o secretrio tem que estar atento ao fuso horrio do local de destino. Por isso, interessante ter uma tabela de consulta com os fusos horrios das localidades em relao ao horrio de Braslia. Lembre tambm que o Brasil tem mais de um fuso horrio.

No horrio de vero, o relgio de algumas localidades brasileiras adiantado em uma hora. Muitos brasileiros adoram essa poca, pois tm a sensao de que os dias so mais longos! Mas no h uma data fixa para o incio do horrio de vero, o que pode ser um complicador na organizao das viagens. Imagine se voc se esquece de adiantar o relgio...

Para consultar fusos horrios de outras localidades do mundo, acesse: http://www.webcalc.com.br/

escolha da companhia area

o prximo passo de carmem foi come-ar a pesquisar preos de passagem, em diferentes companhias areas, per-guntando antes ao chefe se ele teria preferncia por alguma.

O que isso? J comearam?

o fuso horrio...

Ao selecionar a companhia area, procure bons preos e qualidade!

captulo | 3

Logstica de viagens

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Secretariado

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importante perguntar a preferncia do seu chefe, se voc ainda no o conhece suficientemente.

depois que o chefe definiu suas preferncias, carmem pensou em fazer a reserva das passagens por telefone ou ir at o aeroporto. Mas acabou optando por reservar pela internet, pois descobriu que era rpido e prtico.

Na internet, h vrios sites de compra de passagens. Voc pode comprar no site da prpria companhia area ou por uma agncia de viagem. Verifique qual o procedimento indicado em sua empresa.

No caso de compra pela internet, verifique no site as condies de segurana da transao e se os dados pessoais solicitados servem somente para a compra. cer-tifique-se de que a compra foi realizada e exija um comprovante.

aGoRa coM Voc

Pesquise na internet, caso voc tenha acesso, ou converse com alguns colegas ou familiares, a respeito dos preos de companhias areas e qualidade do servio.

registre as informaes coletadas em seu bloco de notas e consulte-o sempre que necessrio, no seu dia a dia.

reservando o hotel

o nmero de estrelas de um hotel proporcio-nal ao seu conforto e sua localizao. a clas-sificao por estrelas uma categoria usada e entendida internacionalmente.

Que hotis o senhor oferece de cinco estrelas,

por favor?

Olha, dona, depende se o cu t nublado... Com

tempo bom, tem at mais de cinco!

o hotel categoria cinco estrelas o mais luxuoso e mais bem localizado; o hotel categoria uma estrela o mais simples.

Um hotel categoria cinco estrelas bem mais caro do que um de trs estrelas. Mas at para hotis de mesma categoria os preos variam muito, por isso pre-

Mais luxuoso e bem localizado Mais simples


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ciso pesquisar e buscar refe-rncias com pessoas que j te-nham se hospedado no hotel e sempre aprovar o oramento da reserva com o setor admi-nistrativo da empresa em que voc trabalha.

Voc deve reservar o hotel com antecedncia, cobrindo

todo o perodo da viagem (datas de ida e volta), e tomar alguns cuida-dos, como solicitar confirmao por escrito. hoje muito utilizada a confirmao via correio eletrnico.

aGoRa coM Voc

Pesquise na internet, caso voc tenha acesso, ou converse com alguns colegas ou familiares, a respeito dos preos das categorias de hotis, por localidade. Se preferir, busque preos e categorias de hotis em Santa catarina, em Fernando de Noronha e no acre por exemplo. compare as diferenas!

registre as informaes coletadas em seu bloco de notas e consul-te-o sempre que necessrio. atualize-o periodicamente.

reservando e alugando um carro

Para a viagem aos estados Unidos, o sr. ri-cardo tambm pediu a carmem que reser-vasse um carro.

Fica mais prtico para que eu me deslo-que para pontos distantes explicou ele.

Para quem pretende dirigir no exterior, como o chefe de carmem, recomendado tirar a Permisso Internacional para dirigir (PId), j que nem todos os pases permi-tem que o motorista dirija com a habilitao de seu pas de origem.

Muitos hotis exigem um depsito para realizar a reserva. Mas empresas cujas viagens dos funcionrios so muito frequentes costumam ter uma srie de hotis credenciados, o que dispensa o depsito prvio. Esse credenciamento tambm pode dar direito a descontos nas taxas.

Para viajar de carro pelo Brasil, preciso ter em mos a Carteira Nacional de Habilitao atualizada.

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Logstica de viagens

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Secretariado

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Querendo aprender mais sobre organizao de via-gens, carmem fez algu-mas perguntas ao chefe sobre aluguel de carros:

Sr. ricardo, a agncia que eu consultei tem carros dos tipos popular, grande, luxo e superluxo. Qual a sua preferncia?

Pode ser um popular disse o chefe. Prefiro no ter muita despesa com carro.

o senhor vai usar o carro todos os dias? tem preferncia por alguma locadora?

Que eficincia, carmem! exclamou o sr. ricardo. Voc faz um briefing completo, e isso reduz as possibilidades de erro. Vamos l: vou usar o carro apenas nos dias em que tiver reunies em pontos distantes. consulte a minha agenda, por favor. a escolha da locadora fica por sua conta.

carmem terminou as perguntas radiante com o elogio do chefe e feliz por estar conseguindo resolver tantas questes novas em to pouco tempo.

Passeios tursticos

como a viagem do sr. ricardo tinha um final de semana no meio, carmem pensou em pesquisar pontos tursticos interessantes. o sr. ricardo no pode ficar uma semana inteira trabalhando em Nova York sem passear um pouco, preocupou-se ela.

Na organizao de uma viagem, o secretrio pode selecionar pontos de interesse de vrias formas:

Procurar guias de viagens nas bancas de jornal.

acessar sites de agncias ou das prprias localidades desejadas.

conversar com o agente de viagens etc.

carmem optou por visitar um site na internet para coletar informaes sobre os principais pontos tursticos da cidade e recomend-los ao sr. ricardo.

Vai dirigir mal assim l na

Cochinchina!

Vou, sim! Eu tenho habilitao

internacional!

A Permisso Internacional para Dirigir aceita em

diversos pases, como os Estados Unidos e pases

da Europa. A PID ter a mesma categoria,

restries mdicas e validade que a Carteira

Nacional de Habilitao. O DETRAN (Departamento

Estadual de Trnsito) informa como obter esse

documento.


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Recomendaes para turismo:

Para passear: Central Park, Quinta Avenida, ponte do Brooklyn, Esttua da Liberdade.

Alguns museus: Metropolitano de Arte, Arte Moderna, Guggenheim,

Americano de Histria Natural.

Se o secretrio conseguir informao confivel, pode tambm sugerir nomes e en-dereos de peas de teatro ou shows em cartaz, ou mesmo restaurantes.

bom conhecer as normas brasileiras para viagens: um passageiro que desem-barca no Brasil vindo do exterior pode trazer bens at determinado valor. Acima do valor estipulado pela Receita, a lei brasileira exige pagamento de tributos.

Para garantir a segurana nacional, a alfndega pode solicitar ao passageiro que abra a bagagem para revist-la.

o secretrio precisa se preocupar em disponibilizar ao chefe algumas informaes para casos em que ele precise resolver eventuais problemas. Por exemplo, endereos e meios de contato com embaixadas, consulados, representao dos seus seguros, ban-cos e cartes de crdito; cmbio; possibilidade de algum feriado, festividade ou evento de calendrio no pas estrangeiro; horrios comerciais etc. Por exemplo, em certos pa-ses da amrica central, no Mxico e em alguns pases da europa, comum existir a chamada hora da siesta: um descanso aps o almoo, quando praticamente todo o co-mrcio fecha. Por causa de aspectos como esse, preciso pesquisar o que poder estar ocorrendo no pas, no estado ou na cidade para onde a viagem est sendo organizada.


responda no bloco de notas:

1. Imagine que voc precisa organizar uma viagem de negcios para o seu

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Secretariado

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chefe, saindo de So Paulo para o recife. a viagem teria durao de duas semanas e voc teria apenas dois dias para organizar. o que voc faria? elabore um checklist.

2. Pesquise a diferena de fuso horrio das seguintes cidades ou estados em relao hora de Braslia (antes, pesquise em que pas esto situados):

a) Berlimb) acrec) hong Kongd) Madrie) Parisf) assunog) Lisboa

3. Pesquise quais so as caractersticas gerais de um quarto de solteiro em hotis de uma a cinco estrelas.

4. Voc sabia que permitido viajar internacionalmente, entre alguns pases, sem passaporte? Pesquise quais so alguns desses casos.

5. Pesquise o que poderia ser interessante para seu chefe fazer nas horas ou dias de folga de sua viagem a Paris (Frana).


VII Congresso Nacional de PneumologiaPerodo: 07/03/2011 a 11/03/2011Horrio: 10h 18hLocal: Centro de Convenes do Hotel Verde Mar

Praia de Iracema, prximo ao Centro Cultural Drago do Mar, Pirata Bar, Mercado Central, Avenida Monsenhor Tabosa.

Informaes: (85) 4011-1766

O evento uma iniciativa da Sociedade Brasileira de Pneumologia e tem apoio da Sociedade Cearense de Pneumologia. A programao cientfica est sendo elaborada e j tem confirmados os seguintes temas: Asma, gentica e ambiente; Asma e rinite; Tuberculose: perspectivas futuras de controle; Efeitos respiratrios da poluio ambiental; Micoses pulmonares; Controle do tabagismo; Hipertenso pulmonar; Reabilitao pulmonar.


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Slvio o novo secretrio de um mdico que pneumologista. ele recebeu um e-mail com a agenda do congresso de que seu chefe participar, em Fortaleza.

Slvio, porm, est com dificuldade de organizar essa viagem do chefe, que sair do Paran. Voc pode ajud-lo? o que ele precisa fazer? responda em seu bloco de notas e compare com algumas respostas possveis, no final do livro.

Vale saber

A importncia de ser pontual

a pontualidade uma qualidade muito importante, seja na vida pessoal, seja na profissional. a falta de pontualidade em compromissos profissionais um sinal de que a pessoa no sabe administrar seu tempo. em compromissos pessoais, isso tambm no nada simptico, pois demonstra falta de ateno para com as pes-soas que ficam esperando.

ao organizar e fazer viagens, a falta de pontualidade pode custar muito mais que um mero pedido de desculpas. Pode significar insatisfao, frustrao, perda de um cliente, alm de prejuzo financeiro e desgaste para a imagem da empresa. Imagine se o seu chefe perde um almoo de negcios ou chega atrasado a uma reunio porque voc, como secretrio, no soube organizar corretamente a agenda dele ou o transporte.

Uma dica anotar numa folha todo o roteiro de viagem e de reunies, colocando dia, hora, endereo de cada compromisso, nmero de passagens e horrios de sada; enfim, tudo de que a pessoa que viaja ir precisar.

essa pauta de viagem ir ajudar, e muito, para que tudo corra bem. e lembre-se sempre: ser pontual ser profissional.

Intertextos

lIVRo

Manual da secretria, de Snia hernandes e Joo Bosco Medeiros, editora atlas, 2003.

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Secretariado

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hoje o secretrio exerce funes de apoio, o que exige maior treinamento em ati-vidades de administrao. este livro destaca a necessidade de desenvolvimento de habilidades especficas e da capacidade do secretrio de se sair bem diante dos problemas. d nfase ao desenvolvimento da comunicao oral e formao educacional e tica. trata ainda da organizao do trabalho, das atribuies dirias, entre outros assuntos.

MsIca

Fiz uma viagem, dorival caymmi, gravadora odeon, 1956.

eu fiz uma viagem a qual foi pequeninhaeu sa dos olhos dguaFui at alagoinha

[...]

Mas a sorte desandouQuando eu cheguei em alagoinhaBexiga deu na negacatapora na filhinhaMorreu o meu tatu-bolaFilho do tatu-bolinha...

o msico brasileiro dorival caymmi, influenciado pela msica de rua da Bahia, re-pensou temas e elementos folclricos, dando-lhes um novo sentido. Na msica Fiz uma viagem, ele conta o dia a dia de muitos nordestinos que, ao se desloca-rem em viagens de longos dias, em busca de uma vida melhor, perdem uma famlia inteira e os poucos bens que possuem.

sIte

receita Federal http://www.receita.fazenda.gov.br/aduana/Viajantes/default.htm

No site, voc encontra uma seo de informaes sobre a aduana, indicando, entre outras coisas, o que um viajante pode ou no trazer do exterior, quando h incidn-cia de imposto e o que fazer quanto a bagagens extraviadas.

Guia 4 rodas http://viajeaqui.abril.com.br/guia4rodas

este um dos guias de viagem mais famosos do Brasil. traz dicas e matrias sobre pontos tursticos e a melhor forma de chegar at eles, se hospedar, onde comer. consulte-o e boa viagem!


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Glossrio

Alfndega repartio pblica onde se controlam as entradas e sadas de mercadorias no pas.

consulado Instituio similar embaixada. tem a funo de proteger as pessoas nativas do pas que representa. o consulado fornece documentos e orienta sobre diversas questes de cidadania.

Desembarque ato de sair de um meio de transporte aps uma viagem.

embaixada Instituio que representa a presena oficial de um pas no territrio de outro pas.

embarque ato de entrar em um meio de transporte para viajar.

Fuso horrio cada uma das 24 reas em que se divide a terra e que seguem a mesma definio de tempo.

Mercosul o Mercosul um acordo firmado entre argentina, Brasil, Paraguai e Uruguai para liberar o comrcio entre esses pases e estabelecer uma poltica comercial comum com relao aos outros pases. Bolvia, chile, colmbia, equador, Peru e Venezuela so hoje pases associados ao Mercosul.

Visto documento que permite que uma pessoa entre no pas estrangeiro e nele permanea por um determinado perodo.

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Secretariado

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o que voc estudou:

Noes gerais de organizao de viagens.

Reservas em hotis e passagens.


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FLUXO E LOGSTICA DE DOCUMENTOS

Identificar os meios mais adequados para o envio e recebimento de documentos nas organizaes pode fazer parte do cotidiano do profissional de Secretariado. Nesse caso, preciso fazer um planejamento na medida certa, de acordo com o tipo de documento e a sua prioridade: cartas, contratos, notas fiscais, entre outros.

O que essas pessoas todas esto

fazendo aqui?!O chefe no disse

que enviar esse contrato era questo de vida

ou morte?

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Secretariado

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Neste estudo, voc conhecer os principais caminhos para uma lo-gstica de documentos eficiente. Todos esses processos so bas-tante simples, mas existem cuidados essenciais que evitam transtor-nos e garantem bons resultados.


Esta msica do compositor e cantor baiano Moraes Moreira fala de um meio de correspondncia inusitado para os dias atuais:

Pombo-correio

Pombo-correio, voa depressaE esta carta leva para o meu amorLeva no bico que eu aqui fico esperandoPela resposta que pra saber

Se ela ainda gosta de mimPombo-correio, se acaso um desencontroAcontecer, no perca nem um s segundoVoar o mundo se preciso forO mundo voa, mas me traga uma notcia boa

[...]

Um pombo-correio levando uma mensagem de amor, e o apaixonado aguardando, ansioso, a resposta! Parece at folclore, mas, quando no existia correio nem internet, o pombo-correio era realmente utilizado como portador de notcias importantes. Os gregos antigos enviavam por intermdio dos pombos os resultados dos jogos olmpicos!

Mesmo no sculo XX h relatos de soldados da Primeira Guerra Mun-dial (1914-1918) que foram salvos ou resgatados graas a mensagens entregues pelos pombos. Tambm na Segunda Guerra Mundial os pombos foram peas-chave, no exrcito das foras aliadas, enviando mensagens e morfina para emergncias.

O uso de pombos-correio desde os tempos antigos prova de uma necessidade igualmente antiga das pessoas: enviar informaes com segurana e rapidez.

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Para as empresas, nas quais a informao algo cada vez mais estra-tgico, preciso garantir os melhores instrumentos para que o envio e o recebimento de documentos sejam realizados de modo eficaz.

Voc j teve que enviar uma encomenda a algum que estava longe, num prazo muito apertado? O que voc fez?

Como garantir que o destinatrio receba a encomenda ou o documento dentro do prazo previsto?

Por dentro do tema

Lidando com documentos e encomendas

Voc percebeu o quanto aumentou, nos ltimos anos, o deslocamento das pessoas entre cidades, estados e pases? Isso pode ser explicado tambm pelo novo contexto mundial. Com a globalizao, parece que as fronteiras entre os pases ficaram mais prximas. Por exemplo: h em-presas que geram seus produtos com a participao da mo-de-obra de diversos pases e ainda vendem para outros tantos. No Brasil, o incentivo exportao possibilitou que o pas entrasse nesse grande cenrio in-ternacional. E assim surgem mais e mais viagens. Somente de pes soas ou produtos? No, de documentos tambm! Cartas, contratos, docu-mentos em geral vo de l para c, o tempo todo. E nem tudo pode ser enviado pelo correio eletrnico. A entra a logstica de documentos.

Logstica de documentos o conjunto de meios e mtodos utili-zados para o envio e recebimento de documentos.

Identificando o melhor caminho

O tipo de documento ou encomenda varia de acordo com a natureza da organizao, mas as orientaes para o envio e recebimento podem ser semelhantes. Muitas vezes, cabe ao profissional de Secretariado identificar os melhores meios para estruturar processos eficientes, considerando a realidade da empresa e avaliando fatores como:

caPtulo | 4

Fluxo e logstica de documentos

Uma atribuio muito comum do profissional de Secretariado gerenciar a logstica de documentos de sua empresa ou do setor em que atua.


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Secretariado

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Tipos de documento ou contedo O que vai ser enviado? Uma carta, um documento contbil, um contrato? um pedido ou contrato de encomenda diferente? uma encomenda que requer cuidados especiais? algo de valor, ou que contm di-nheiro dentro?

Urgncia Precisa chegar no mesmo dia? Na mesma semana? No h necessidade de pressa?

Importncia Os documentos so confiden-ciais? So essenciais para algum processo da empresa? Seu extravio significaria prejuzo?

Planejando a logstica de documentos

Com essas informaes em mos, planeje o envio e o rece-bimento de documentos, especialmente aqueles do dia a dia. Este roteiro pode ajudar:

1. Defina como voc far o controle de envio e recebimento de documentos e garanta a possibilidade de rastre-los com rapidez em caso de necessidade. Por exemplo, voc pode guardar o comprovante de remessa para qualquer emergncia, facilitando a localizao do seu pedido.

2. Estabelea parcerias e contratos com fornecedores confiveis, que garantam coleta e entrega dos documentos no prazo, bem como rastreamento em caso de necessidade.

3. Valide as solues encontradas com seus superiores: apresente sua proposta e solicite a sua aprovao.

4. Comunique os processos estabelecidos para as demais pessoas da empresa, a fim de que cumpram eventuais normas necessrias para o bom controle ou para a execuo correta de procedimentos de fornecedores.

aGoRa coM Voc

Imagine que haver um concurso para escolher a empresa do ano na rea em que a sua organizao atua. A documentao ficou pronta em cima da hora: so mais de 18h30, e os envelopes dos concorrentes sero abertos no dia seguinte, s 11h, em outra cidade brasileira.

Que providncias voc tomaria? Pesquise as opes de logstica em sua cidade, para um caso desse tipo, e registre no seu bloco de notas.

Simone, gostaria que esta caixa chegasse ao Canad. Voc providencia?

Mas tem que ser hoje, est bem?

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Enviando documentos

Existe uma regra bsica para o envio de documentos: quando se trata de algo importante, sempre registre o envio realizado e, na medida do possvel, garanta a confirmao de recebimento pelo destinatrio.

Atualmente existem diversos meios para o envio de documentos: des-de o fax e o e-mail at empresas especializadas em transporte de documentos (curriers). A Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos ou, como todo mundo chama, os Correios a organizao cujos servios so mais utilizados.

aGoRa coM Voc

Nos Correios, h uma srie de opes para o envio de documentos e encomendas, com taxas que podem variar de acordo com o peso ou a urgncia do que se vai remeter. Consulte o site da empresa (http://www.correios.com.br) ou dirija-se a uma das agncias e informe-se a respeito da quantidade de produtos e servios existentes. Voc poder se surpreender! Ser que voc j sabia que havia tantas opes dispo-nveis? De tudo o que voc vir, anote o que pode ser mais til no seu dia a dia como secretrio. Registre no bloco de notas.

Que outros servios podem ser utilizados?

Em casos de necessidade, para enviar documentos ou encomendas, tambm possvel recorrer a:

Servios de motoboy (que geralmente atuam no permetro urbano).

Empresas de envio de encomendas expressas (areo e/ou terrestre).

Empresas especializadas em transporte de documentos e encomendas.

As organizaes tambm utilizam seus prprios funcionrios para envio (e tambm recebimen-to) de documentos. a que atua o office boy,

conhecido ainda como portador. Esse traba-lho tambm pode ser absorvido por al-gum funcionrio administrativo da em-presa ou at pelo prprio secretrio. Para esses casos, convm que voc providencie um livro de protocolos.

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Fluxo e logstica de documentos

Conhea algumas das empresas mais importantes do mundo no ramo de transporte de documentos e consulte os seus sites, comparando-as:

DHL Express (http://www.dhl.com.br)

FedEx (http://www.fedex.com)

TNT Express (http://www.tnt.com)

UPS (http://www.ups.com)

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Secretariado

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O livro de protocolos pode ser comprado em papelarias ou confeccionado dentro da prpria empresa. Tra

apostila secretariado iii

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