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APOSTILA DE REDAÇÃO OFICIAL Prof. Paulino

Redação

Oficial

CURSO DE REDAÇÃO OFICIAL Prof. Paulino

1 - INTRODUÇÃO

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecerem a certas regras de forma. Ao longo dos anos, por parte do governo federal, são editadas normas especificas para a Redação Oficial.

Desde 1937 até a atual que é “Manual da Redação da Presidência da República” editado pela primeira vez em 1991 (DOU de 15.1.91) com a edição da instrução normativa nº 4 de 06-03-92 e teve uma segunda edição (revista e atualizada) em 2002. Não podemos esquecer que não é lei, e sim uma norma, mas que é seguida em todo o Brasil. É obtido por essas normas, a clareza do texto, possibilitando imediata compreensão pelo leitor, o uso de papéis uniformes e a correta diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve ser conciso, transmitindo um máximo de informações com um mínimo de palavras.

A elaboração de correspondências e atos oficiais deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade São redações técnicas de documentos que estão a serviço dos órgãos oficiais e possuem uma linguagem própria, padronizada, funcional e objetiva.

O Manual de Redação da Presidência da República destaca a necessidade de se uniformizar a elaboração dos atos, pois, na redação oficial, há um único comunicador (emissor), o Poder Público; o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão ou entidade que comunica enquanto os receptores (destinatários) são os cidadãos ou o conjunto de cidadãos, as instituições e o próprio serviço público. A redação oficial deve ser isenta de interferência da individualidade de quem a elabora

Conceito

É a técnica usada na escritura das correspondências, dos processos e documentos gerados na rotina do serviço público, ou seja, é a maneira pela qual o Poder Público se comunica formalmente com órgãos e servidores públicos, e com particulares.

Suas características básicas são impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

2 – ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

2.1 - Tipos de Correspondência

Podemos definir então, que temos 02 (dois) tipos de correspondência, a Informal e a Formal:

2.1.1 - Correspondência Informal

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A redação oficial é a maneira de redigir as correspondências,processos e documentos afetos à administração pública. É a maneira de redigir própria da Administração Pública.

GOVERNO(Adm. Pública)

GOVERNO

Instituições Privadas

Particulares (Cidadão)


a) Particular, familiar ou social.

São os bilhetes, cartas, cartões quando trocados entre particulares sobre assuntos pessoais, íntimos, de amor, de amizade, de cortesia, de pêsames, etc..

Nesse tipo de correspondência a linguagem usada é mais literária ou coloquial.

2.1.2 - Correspondência Formal

Possui uma linguagem técnica, pois precisa ser rápida e exata para poupar tempo. São elas:

a) Comercial (empresarial): é quando ela se ocupa com qualquer transação comercial ou industrial.

b) Oficial: é aquela enviada por órgãos do serviço público para se manterem relações de serviço de administração pública.

3 - QUANTO A NATUREZA, CLASSIFICAM-SE EM:

3.1 – Quanto ao Âmbito:

a) Interno : Correspondência que mantêm, entre si, diversas autoridades, bem como seus respectivos subordinados no âmbito de determinado órgão administrativo, sobre qualquer assunto de serviço.

b) Externa : Correspondência que se efetua entre autoridade geral e outra autoridade da Administração Pública e demais autoridades, fora do âmbito de sua atuação, bem como a particular.

3.2 – Quanto ao Grau de Sigilo:

a) Ultra-secreto;

b) Secreto;

c) Confidencial

d) Reservado

4 - CARACTERÍSTICAS DA REDAÇÃO OFICIAL

Sua finalidade básica é possibilitar a elaboração de comunicações e atos normativos oficiais claros e impessoais, pois o objetivo é transmitir a mensagem com eficácia, permitindo entendimento imediato.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

Assim, a correta redação dos atos administrativos é necessária e algumas características devem ser observadas na elaboração dos textos oficiais. Tais como:

Impessoalidade

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Formalidade e Padronização

Concisão e Clareza

Impessoalidade

A finalidade pública está sempre presente na redação oficial, daí a necessidade de ser ela isenta de interferência da individualidade de quem a elabora.

O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicações oficiais decorre:

a) da ausência de impressões individuais da pessoa que comunica: independentemente de quem assina um expediente, a comunicação é sempre feita em nome do serviço público;

b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação: seja um cidadão, seja um órgão público, o destinatário é sempre considerado de forma homogênea e impessoal;

c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: as comunicações oficiais restringem-se a questões referentes ao interesse público; não cabe nelas, portanto, qualquer tom particular ou pessoal.

Desse modo, não há lugar na redação oficial para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário.

Formalidade e Padronização

A formalidade consiste na observância das normas de tratamento usuais na correspondência oficial. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível (Pronomes pessoais, em especial a parte que trata do uso dos pronomes de tratamento); mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no tratamento do assunto do qual cuida a comunicação.

É importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações. Ora, se a Administração Pública (municipal, estadual, distrital e federal) é una, é natural que suas comunicações sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão exige atenção a todas as características da redação oficial e cuidado com a apresentação dos textos. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.

Concisão e Clareza

A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações, desde que não se abuse da síntese a tal ponto que a idéia se torne incompreensível. Afinal, o tempo é precioso, e quanto menos se rechear a frase com adjetivos, imagens, pormenores desnecessários ou perífrases (rodeios de palavras), mais o leitor se sentirá respeitado.

Para que se redija um texto conciso, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve o tempo necessário para revisá-lo depois de pronto.

(Isso não significa fazer breves todas às frases, nem evitar todo o detalhe, nem tratar os temas apenas na superfície; significa, apenas que cada palavra é importante).

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem:

a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;

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b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;

c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;

d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam.

É pela correta observação dessas características que se redige com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna possível sua correção.

Correção gramatical é a utilização do padrão culto de linguagem, ou seja, é escrever sem desrespeitar os fatos particulares da língua e as regras apropriadas para o seu perfeito uso. As incorreções gramaticais desmerecem o redator e põem em dúvida sua autoridade para falar sobre qualquer assunto.

Polidez:

O texto polido revela civilidade, cortesia. A finalidade, especialmente nas correspondências oficiais, é impressionar o destinatário de forma favorável, evitando frases grosseiras ou insultuosas, expressando respeito sem rebaixamento próprio. Correspondência é contato humano e, como tal, deve ser pautada pelos mesmos princípios de convivência pacífica da vida social.

5 - DAS NORMAS DA REDAÇÃO OFICIAL

5.1 - Formas de Cortesia

São expressões utilizadas para o encerramento de uma correspondência dirigida a uma autoridade. Sua finalidade é a de saudar o destinatário e marcar o fim do texto. As formas de cortesia atualmente em vigor foram reguladas pela Instrução Normativa N.º 4/92, de 6 de março de 1992, da Presidência da República e revisada em 2002.

5.1.1 - Formas de Cortesia utilizadas no Fecho da Correspondência Oficial

De acordo com a referida instrução normativa acima, existem atualmente, dois tipos de fecho para todas as modalidades de comunicação oficial:

Respeitosamente, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República.

Atenciosamente, para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

5.2 - Formas de Tratamento (Pronome de Tratamento)

Nas Correspondências Oficiais, você já deve ter percebido que o remetente modifica a forma de tratamento de acordo com a função de maior ou menor importância que o destinatário ocupa na hierarquia estabelecida pela sociedade. Assim, quando você for escrever, convém sempre verificar qual é o pronome de tratamento mais adequado à pessoa a quem você se dirige.

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No tratamento, além de observar a quem você se dirige, é importante também cuidar das abreviaturas correspondentes e do vocativo (abertura da carta).

Mas afinal, o que é Pronome de Tratamento?

Os pronomes de tratamento representam à forma de tratar as pessoas com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação.

Para facilitar esse trabalho mostramos, você verá adiante, um quadro para que você faça um exame atencioso das formas de tratamento mais usadas.

Formas de Tratamento e Endereçamento

Nas comunicações oficiais deve-se observar a utilização adequada dos pronomes de tratamento, considerando-se não somente a área de atuação da autoridade (civil, militar, etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa. O quadro a seguir apresenta uma síntese das formas de tratamento:

5.2.1 Emprego dos Pronomes de Tratamento

Conforme o Manual de Redação da Presidência da república de 1991 e de acordo com o decreto nº 468/92 e com a Instrução Normativa Nº. 04, de 6 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal, estabelece que o emprego dos pronomes de tratamento deve obedecer aos seguintes princípios:

“Vossa Excelência, em comunicações dirigidas às seguintes autoridades”:

a) do Poder Executivo:

Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Secretário-Geral da Presidência da República; Consultor-Geral da República; Chefe do Estado-Maior da Presidência da República; Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da República; Procurador-Geral da República; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Chefes de Estado-Maior das Três Armas; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretário Executivo e Secretário Nacional de Ministérios; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municípios; Procurador Geral do Estado; Membros do Ministério Público e da Defensoria Pública;

b) do Poder Legislativo:

Presidente, Vice-Presidente e Membros da Câmara dos Deputados e do Senado Federal; Presidente e Membros do Tribunal de Contas da União; Presidente e Membros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes e Membros das Assembléias Legislativas Estaduais; Presidentes das Câmaras Municipais;

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Os pronomes de tratamento representam à forma de tratar as pessoas com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação. É a maneira formal para se dirigir com reverência a determinadas pessoas


c) do Poder Judiciário:

Presidente e Membros do Supremo Tribunal Federal; Presidente e Membros do Superior Tribunal de Justiça; Presidente e Membros do Superior Tribunal Militar, Presidente e Membros do Tribunal Superior Eleitoral; Presidente e Membros do Tribunal Superior do Trabalho; Presidente e Membros dos Tribunais de Justiça; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Federais; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho; Juizes e Desembargadores; Auditores da Justiça Militar.

* Acrescenta-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Não deve ser usado indiscriminadamente. Seu emprego deve restringir-se apenas às comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau terem concluído curso universitário de doutorado. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

“Fica abolido o uso do tratamento Digníssimo as autoridades arroladas acima”. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária a sua repetida evocação.

Fica dispensado o emprego do superlativo Ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para os particulares.

Mencionamos, ainda, a forma Vossa Magnificência, utilizado em comunicações dirigidas a reitores de universidades. Corresponde-lhe o vocativo: Magnífico Reitor.

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:

Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre.

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal.

Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

Vocativo ou Invocação

É a saudação de cortesia que se dirige ao destinatário antes de entrar no assunto propriamente dito do expediente. É a expressão pela qual se chama a atenção da pessoa a quem se escreve ou o qualificativo que indica a expressão de tratamento a ser empregada no texto do expediente. Ex.: ver tabela de vocativos abaixo.

É a expressão pela qual se chama a atenção da pessoa a quem se escreve ou o qualificativo que indica a expressão de tratamento a ser empregada no texto do expediente.

Não se abrevia o vocativo na correspondência dirigida aos três Chefes de Poder, grafando-se:

“Excelentíssimo Senhor Presidente da República”

“Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional”

“Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal”

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Obs.: Alguns redatores também não abreviam o vocativo em correspondências para Ministros, Governadores de Estado, Desembargadores, Prefeitos Municipais e autoridades eclesiásticas de maior nível hierárquico. Usa-se o vocativo “Senhor” seguido do cargo respectivo. Ex.:

“Senhor Vice-Presidente”

“Senhor Ministro”

“Senhor Presidente do Senado Federal”

“Senhor Governador”

“Senhor Prefeito”

Superlativos

São qualificativos específicos, empregados antes do vocativo, às vezes usados como vocativos. Ex.:

Excelência: Excelentíssimo

Eminência : Eminentíssimo

Juiz : Meritíssimo

Bem como qualificativos apropriados a determinadas instituições ou funções, tais como:

Egrégio, Colendo e Venerado: significa distinto, admirável; é tratamento forense dispensado aos tribunais superiores.

Nobre para Deputados e Senadores

OBS.: 1- Você vai usar a forma Vossa ( Excelência, Senhoria, etc.) quando se dirigir diretamente ( mesmo através de correspondência ) à pessoa com quem fala. Você está falando com ela.

- quando estabelece o diálogo com a pessoa:

- Vim falar a Vossa Excelência

- Tenho a honra de convidar Vossa Excelência para...

- “Comunicamos a Vossa Senhoria que...”.

OBS.: 2 Use Sua ( Excelência, Senhoria, etc. ) quando fizer referência a ela, isto é, quando falar dela a outra pessoa. Você estará falando dela ou de coisas relacionadas a ela. - quando indica a pessoa de quem se fala:

Estou chegando de uma conversa com Sua Excelência.

“A placa comemorativa foi descerrada por Sua

Excelência o Senhor Governador do Estado”; “Em audiência concedida a um grupo de turistas gaúchos,

Sua Santidade o Papa manifestou o desejo de visitar o Brasil”

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QUADRO DE EXPRESSÕES DE TRATAMENTO E VOCATIVOS

AUTORIDADESFORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAVOCATIVO

SINGULAR PLURAL

Presidente da República,

Presidente do Congresso Nacional,

Presidente do Supremo Tribunal Federal.

Vossa

ou

Sua Excelência

POR EXTENSO

Excelentíssimo

Senhor

Presidente

Vice-Presidente; Ministros de Estado; Chefe do Gabinete de Segurança Institucional; Advogado-Geral da União; Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República; Chefe da Corregedoria Geral da União; Chefe da Casa Civil da Presidência da República; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais; Deputados Federais e Senadores; Membros de Tribunais; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Presidentes das Câmaras Legislativas e Municipais; Juízes; Auditores da Justiça Militar; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Ministros dos Tribunais Superiores.

Vossa

ou

Sua Excelência

V.Exa.

S.Exa.

V.Exas.

S.Exa. (s) Senhor (+Título)

Demais autoridades e particularesVossa ou

Sua Senhoria

V.Sa.

S. Sa.

V. Sas.

S.Sas.Senhor (+Título)

Reitores de UniversidadeVossa

MagnificênciaV.Maga. S.Maga.

V.Maga. (s)S.Maga.(s)

Magnífico Reitor

Papa

Vossa

ou

Sua Santidade

V.S.

S.S.- Santíssimo Padre

CardeaisVossa

ou

Sua Eminência

V. Ema. V. Emas.

Eminentíssimo Senhor Cardealou Eminentíssimo e ReverendíssimoSenhor Cardeal

Bispos e Arcebispos Vossa ou

Sua Excelência

V.Exa.

S. Exa.

V.Exas.

S. Exas.

Excelência Reverendíssima

Sacerdotes em Geral (todos os cleros)Vossa ou Sua

ReverendíssimaV. Revma. V. Revmas. Reverendo

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5.3 - Endereçamento e Envelope de Correspondência Oficial

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades obedece aos seguintes padrões;

Forma e estrutura

Os envelopes para a correspondência externa, ou daquela entre setores internos dos órgãos públicos situados em localidades diversas a do remetente, deverão conter os seguintes elementos:

1. Forma de tratamento.

2. Nome do destinatário, sempre que possível, ou do órgão ao qual se destinar.

3. Designação do cargo do destinatário se houver.

4. Rua, número, e bairro ou caixa postal, quando existir.

5. Código de endereçamento postal, localidade e Estado.

6. Nome do órgão remetente, por extenso e respectivo endereço, no rodapé do verso do envelope.

Observações

1. Para a remessa da correspondência serão utilizados envelopes adequados a cada tipo de documento.

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Destinatário

Presidentes da República, do Congresso Nacional e do Supremo Tribunal Federal:

Envelope:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República

(nome do Presidente)

Palácio do Planalto

Praça dos Três Poderes

70100-000 – Brasília – DF

Envelope:

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional

(nome do Senador ou Deputado Presidente)

Senado Federal

Praça dos Três Poderes

70100-000 – Brasília – DF

6 – O PADRÃO OFICIO

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanças.

Para uniformizá-los, a Instrução Normativa n.º 4/92, de 6 de março de 1992, da Presidência da República e revisada em 2002, adotou uma diagramação única denominada “padrão ofício “, contendo as seguintes partes:

6.1. Partes do documento no Padrão Ofício

O aviso, exposição de motivos, ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:

a) Tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:

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Frente

Verso

70150-900

70598-900


b) Local e data

c) Destinatário/Endereçamento:

d) Assunto:

e) Vocativo

f) Texto:

g) Fecho;

h) Assinatura/Identificação do Signatário

Exemplos:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:

Mem. 123-MF Aviso 123-SG Of. 123-MME

b) local e data em que foi assinado o expediente, digitado extenso, c/ alinhamento a direita. Exemplo:

Brasília, 23 de janeiro de 2007 ou

Brasília, em 23 de janeiro de 2007.

As datas devem ser grafadas por extenso, sem o numeral zero à esquerda. Exemplo:

“4 de março de 1998, 1º de maio de 1998.”

Na ementa, no preâmbulo, na primeira remissão e na cláusula de revogação a data do ato normativo deve ser grafada por extenso. Exemplo: Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990.

Nas demais remissões, a citação deve ser feita de forma reduzida. Exemplo: Lei nº 8112, de 1990.

A identificação do ano não deve conter ponto entre a classe do milhar e a da centena.

EXEMPLO:

CERTO ERRADO

2005 2.005

Convém que as décadas sejam grafadas em algarismos arábicos, e com a especificação do século, para que não haja ambigüidades: década de 1920; década de 1870.

c) Destinatário/Endereçamento: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida à comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

d) Assunto: resumo do teor do documento

Exemplos:

Assunto: Produtividade do órgão em 2002.

Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

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e) Vocativo que invoca o destinatário, deve ser seguido de vírgula. Exemplo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Senhor Ministro,

Senhor Prefeito,

f) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;

– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

g) fecho;

- Fecho: Para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República, usa-se Respeitosamente, para autoridades da mesma hierarquia (ou de hierarquia inferior) usa-se Atenciosamente, para autoridades estrangeiras, fórmulas próprias e tradicionais da diplomacia.

h) Assinatura/Identificação do Signatário do autor da comunicação;

Assinatura e Identificação do Signatário: Todas as comunicações oficiais, excluídas as assinadas pelo Presidente da República, devem trazer digitado nome e o cargo da autoridade que as expede, o nome em caixa alta e o cargo da autoridade que as expede em caixa baixa,, logo abaixo do local de sua assinatura. Esse procedimento facilita em muito a identificação da a origem das comunicações.: Veja o exemplo:

EXEMPLO:

(espaço para assinatura)

FULANO DE TAL

Diretor-Presidente

Observação: para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do documento. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

Sugere-se transferir para a última página ao menos o último parágrafo do documento.

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3.2. Forma de diagramação

Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

a) Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

b) Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

c) É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;

d) Os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);

e) O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;

f) O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;

g) O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;

h) Nas margens superior e inferior deve-se escolher 3,0 cm no item Superior e 3,0 cm no item Inferior.

i) Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;

j) Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

k) A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

l) Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

m) Deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;

n) Dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;

o) Para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:

tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

Ex.: “Of. 123 - relatório produtividade ano 2002”

3.3. Aviso, Exposição de motivos e Ofício

3.3.1. Definição e Finalidade

Aviso, exposição de motivos e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado , para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

3.3.2. Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário (Pronomes de Tratamento), seguido de vírgula.

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Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República

Senhora Ministra

Senhor Chefe de Gabinete

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:

– nome do órgão ou setor;

– endereço postal;

– telefone e endereço de correio eletrônico.

Exposição de Motivos

Definição e Finalidade

Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para:

a) informá-lo de determinado assunto;

b) propor alguma medida; ou

c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo.

Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado.

Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial.

Forma e Estrutura

Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo.

A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.

No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício.

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Vocativo


Exemplo de Ofício

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[Ministério][Secretaria/Departamento/Setor/Entidade]

5 cm [Endereço para correspondência].[Endereço - continuação]

[Telefone e Endereço de Correio Eletrônico]

Ofício no 524/1991/SG-PRBrasília, 27 de maio de 1991.

1,5 cm

A Sua Excelência o SenhorDeputado [Nome]Câmara dos Deputados70160-900 – Brasília – DF

1,5 cm

Assunto: Demarcação de terras indígenas

1,5 cm

Senhor Deputado,

2,5 cm

1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama no

154, de 24 de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadas pelo procedimento administrativo de demarcação de terras indígenas instituído pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa).

2. Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que – na definição e demarcação das terras indígenas – fossem levadas em consideração as características sócio-econômicas regionais.

3. Nos termos do Decreto no 22, a demarcação de terras indígenas deverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto no art. 231, § 1o, da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-históricos, sociológicos, cartográficos e fundiários. O exame deste último aspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadual competente.

4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão encaminhar as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É igualmente assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedade civil.

5. Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índio serão publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos e das entidades civis acima mencionadas.

1,5

cm

3


18

3,5 cm

6. Como Vossa Excelência pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a decisão a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justiça sobre os limites e a demarcação de terras indígenas seja informada de todos os elementos necessários, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessária transparência e agilidade.

1,5 cm

Atenciosamente,

2,5 cm

(Nome em maiúsculas)(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas)

2


(297 x 210mm)

3.4. Memorando

3.4.1. Definição e Finalidade

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

3.4.2. Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

19


Exemplo de Memorando

(297 x 210mm)

20

5 cm

Mem. 118/DJEm 12 de abril de 1991

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

Assunto: Administração. Instalação de microcomputadores

1. Nos termos do Plano Geral de informatização, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados três microcomputadores neste Departamento.

2 Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor padrão EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados.

3. O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargo da Seção de Treinamento do Departamento de Modernização, cuja chefia já manifestou seu acordo a respeito.

4. Devo mencionar, por fim, que a informatização dos trabalhos deste Departamento ensejará racional distribuição de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos serviços prestados.

1,5 cm

Atenciosamente,

2,5 cm

(Nome em maiúsculas)(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas)

3 cm1,

5 cm


8. TIPOS DOCUMENTAIS

Ata- É o registro sucinto, em forma eminentemente narrativa, de ocorrências, fatos, resoluções e

decisões de uma assembléia, sessão ou reunião.

Atestado Documento em que uma autoridade declara algo, diretamente do fato. Difere da certidão que é

uma transcrição.

Alvará Documento firmado por autoridade competente certificando, autorizando ou aprovando atos ou

direitos).

Ato Documento governamental que objetiva forma de provimento e de vacância de cargos e funções

gratificadas, alterações de vencimentos, direitos conferidos a alguém.

Auto Narração escrita pormenorizada e autenticada de um fato.

Aviso Correspondência entre ministros de Estado ou governadores de estados.

Boletim- Resenha noticiosa e atos normativos, em geral, para ser afixada.

Carta Forma de correspondência admitida pelas empresas, instituições etc. se dirigem aos particulares

em geral.

Certidão Documento emanado de funcionário de fé pública mediante o qual se transcreve algo já

registrado em outro documento de assentamento.

Certificado Documento em que uma entidade pública ou privada certifica algo.

Circular Ofício, carta ou telegrama enviado simultaneamente a vários destinatários.

Contrato Documento que estabelece a convenção pela qual duas ou mais partes obrigam-se a dar, fazer

ou deixar de dar ou fazer alguma coisa.

Convênio Ajuste entre entidades.

Declaração Ato por meio do qual o servidor ou a administração afirma a existência ou inexistência de um direito ou de um fato. Quando a manifestação parte do servidor, mesmo que sob demanda da instituição, a declaração é pessoal. Quando a manifestação é da própria instituição, por intermédio de seus titulares, a declaração é administrativa.A declaração difere do atestado apenas quanto ao objeto. Enquanto o atestado é expedido a favor, a declaração é feita em relação a alguém, apontando ou afirmando, às vezes, coisas adversas.

21


Decreto Ato de natureza legislativa que pode ser expedido pelo judiciário, pelo executivo ou pelo

legislativo. Pelo executivo, assinado pelo presidente da república, governadores ou prefeitos; tem por objetivo regulamentar uma lei; fixar normas administrativas; nomear, promover ou demitir funcionários. Pelo legislativo é uma resolução sujeita à promulgação do presidente do senado federal. Pelo judiciário fixar normas administrativas; nomear, promover ou demitir funcionários.

Despacho Manifestações escritas de autoridades sobre assuntos de sua competência, submetidos a sua

apreciação em autos ou papéis administrativos.

Edital Ato governamental que contém determinação, aviso, postura que se publica em diário oficial

e/ou se afixa em lugares públicos, para conhecimento de todos ou de determinada pessoa cujo destino se ignora.

E-mail - O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal

forma de comunicação para transmissão de documentos. Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

Estatuto Lei orgânica que regulamenta uma entidade pública ou privada.

Exposição de motivos Documento em que ministros de Estado e dirigentes de órgãos diretamente subordinados ao

presidente da república a ele se dirigem demonstrando motivos que justifiquem a necessidade de medidas ou providências.

Fax- O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está

sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe

Guia Fórmula para pagamento, recolhimento, transferência, remoção.

Lei Norma jurídica, escrita, emanada do poder competente, com caráter de obrigatoriedade; cria,

extingue ou modifica direito.

Manifesto Declaração pública das razões que justificam um ato.

Memorando Forma de correspondência oficial utilizada na unidade organizacional ou entre unidades de um

mesmo órgão para transmitir informações, solicitar esclarecimentos ou providências de ordem geral. Trata-se portanto de um documento no âmbito interno.

Mensagem

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Instrumento pelo qual o presidente da república e os governadores se comunicam com o poder legislativo ou judiciário ou dirigida ao povo como um todo.

Notificação Documento em que se dá a conhecer a uma pessoa ou a uma entidade um preceito ou uma

ordem.

Ofício Correspondência oficial externa usada pelas autoridades públicas para tratar de assuntos de

serviço ou de interesse da Administração Publica entre si e, também com particulares. O Ofício Circular possui a mesma finalidade e deverá ser utilizado quando a informação for dirigida, simultaneamente, a diversos destinatários. Entidades privadas não expedem ofício e sim carta.

Petição Instrumento pelo qual se solicita algo à autoridade pública sem certeza legal ou sem segurança

quanto ao despacho favorável.

Portaria- Ato escrito por meio do qual ministro de Estado ou outra alta autoridade determina providências, dá instruções sobre a execução de atos, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar .

Postura Deliberação municipal escrita que obriga a população ao cumprimento de certos deveres de

ordem pública.

Processo Desenvolvimento de um expediente, incluindo tipos diversos de documentos e que recebendo

informações, pareceres e despachos tramita até que se cumpra o ato administrativo que gerou sua criação.

Procuração Instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outra poderes para em nome dela praticar atos ou

administrar bens.

Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada

repartição.

Regulamento Conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.

Relatório Documento em que se expõe à autoridade superior o desenvolvimento de trabalhos relativos a

certos serviços especiais ou num determinado período.

Requerimento Documento de certa forma legal, em que se faz pedido ou pedidos à autoridade competente, sob

o amparo da lei.

Modelos de Atos Oficiais

ATA

Registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembléia, sessão ou reunião.23


A ata é documento de valor jurídico.

ESTRUTURA

TÍTULO: ATA, número de ordem da reunião em ordinal, nome da entidade e local da reunião.

TEXTO: Texto sem delimitação de parágrafos, que se inicia pela enunciação da data, horário e local de realização da reunião, por extenso, objeto da lavratura da Ata. Escreve-se tudo seguidamente, sem rasuras, emendas ou entrelinhas, em linguagem simples, clara e concisa. Deve-se evitar as abreviaturas, e os números são escritos por extenso. Verificando-se qualquer engano no momento da redação, deverá ser imediatamente retificado empregando-se a palavra “digo”. Na hipótese de qualquer omissão ou erro depois de lavrada a Ata, far-se-á uma ressalva: “em tempo”. “Na linha................., onde se lê..................leia-se....................”.

FECHO, seguido da assinatura de presidente e secretário, e dos presentes, se for o caso

24


25


ATESTADO

Conceito: Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, mas que não consta em livros, papéis ou documentos em poder da Administração.

Forma e estrutura

Timbre da Instituição.

ATESTADO (caixa alta, por extenso) e centralizada sobre o texto.

Texto: Constante em único parágrafo, indicando a quem se refere e o assunto do atestado.

Local e data (por extenso).

Validade do documento

- definida pelo conteúdo.

26


CERTIDÃO

Documento oficial, com base em documento original, objetivando comprovar a existência de ato ou assentamento de interesse de alguém. Deve reproduzir fielmente, de inteiro teor ou resumidamente, atos ou fatos constantes de processo, livro ou documento que se encontre nas repartições públicas. Sua expedição é no prazo de 15 dias improrrogável – Lei nº 9.051, de 18/5/95.

ESTRUTURA

TÍTULO: CERTIDÃO (em maiúscula e centralizado sobre o texto).

TEXTO: Transcrição do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Qualquer engano ou erro poderá ser retificado, empregando-se a palavra “digo” ou “em tempo”: na linha........, onde se lê.........,leia-se.................

LOCAL E DATA: Por extenso.

ASSINATURA: De quem lavrou a certidão e visto do titular da unidade organizacional que a

autorizou.

27


MEMORANDO

É a correspondência interna empregada entre as unidades administrativas de um órgão, sem restrições hierárquicas e temáticas.

Estrutura

1. Título abreviado, em minúsculas, número de ordem e sigla do órgão de origem.

2. Data.

3. Indicação do destinatário, cargo e sigla do órgão de destino.

4. Assunto: síntese do texto (em negrito).

5. Texto com parágrafos numerados a partir do segundo.

6. Fecho: “Respeitosamente” ou “Atenciosamente”, segundo a relação hierárquica entre os órgãos.

28


OFÍCIO

É o documento destinado à comunicação oficial entre órgãos da administração pública e de autoridades para particulares.

Estrutura

1. Título abreviado (“Of.”), número de ordem e sigla do órgão de origem.

2. Local e data.

3. Endereçamento: forma de tratamento, cargo ou função seguido do nome do destinatário, instituição e endereço.

4. Vocativo: função ou cargo.

5. Assunto: síntese do texto (em negrito).

6. Texto com parágrafos numerados a partir do segundo.

7. Fecho: “Respeitosamente” ou “Atenciosamente”, segundo a relação hieráquica entre o remetente e o destinatário.

Observação

Trata-se de documento formalmente semelhante ao memorando, sendo a diferença básica o destino: enquanto o memorando é uma correspondência interna, o ofício tem por fim a comunicação externa.

REQUERIMENTO

Instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pública para solicitar o reconhecimento de um direito ou concessão de algo sob o amparo da lei.

ESTRUTURA

VOCATIVO: Tratamento, seguido da indicação do cargo da pessoa a quem é dirigido, seguido de dois pontos.

TEXTO: O nome do requerente em maiúsculas, sua qualificação (nacionalidade, estado civil, idade, residência, profissão etc.), o objeto do requerimento com a indicação dos respectivos fundamentos legais e finalidade do que se requer.

Quando o requerimento é dirigido à autoridade do órgão em que o requerente exerce suas atividades, basta, por exemplo citar nome, cargo, lotação, número de matrícula ou registro funcional.

FECHO: A fórmula terminal mais usada é: “Nestes termos, pede deferimento”.

29

2,5 espaços simples


LOCAL E DATA: Por extenso. / ASSINATURA(s): Requerente.

CIRCULAR

Correspondência oficial, de caráter interno, enviada, simultaneamente, a diversos destinatários, com texto idêntico, transmitindo informações, instruções, ordens, recomendações ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas e regulamentos.

ESTRUTURA

TÍTULO: CIRCULAR, número, ano e sigla da unidade organizacional.

LOCAL E

DATA: Por extenso.

DESTINATÁRIOS: Nomes dos cargos dos destinatários.

TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado.

ASSINATURA: Titular da unidade organizacional.

Original: Divina Felipe de Moura

30

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