apostila - pco

Material de ApoioProjeto: PCO – Planejamento e Controle Orçamentário

Responsável:Catari Pinto

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PLANEJAMENTO E CONTROLE ORÇAMENTÁRIO



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Sumário:

1 - Introdução -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

2 - Cadastros --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4Contas Orçamentárias -------------------------------------------------------------------------------------- 4Classes --------------------------------------------------------------------------------------------------- ---- 6Tipos de Saldos ---------------------------------------------------------------------------------------------- 7Processos ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 8Máscaras ------------------------------------------------------------------------------------------------- ---- 9Totalizadores ------------------------------------------------------------------------------------------------ 10

3 - Contingência ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 12

4 - Planilhas ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12Planejamento ------------------------------------------------------------------------------------------------ 13Orçamento --------------------------------------------------------------------------------------------------- 13Revisões Orçamentárias ----------------------------------------------------------------------------------- 18Simulações ---------------------------------------------------------------------------------- ---------------- 19Visão Gerencial --------------------------------------------------------------------------------------------- 19

5 – Movimentos ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 19Lançamentos ------------------------------------------------------------------------------------------------ 19

6 - Cubos ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 21Cubos Gerenciais ------------------------------------------------------------------------------------------ 25

7 - Usuários --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 25

8 - Lançamentos --------------------------------------------------------------------------------------------------- 25Lançamentos por Processos ------------------------------------------------------------------------------ 25Pontos de Lançamentos ----------------------------------------------------------------------------------- 28

9 – Bloqueio -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 28

10 - Visões ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 28

11 - Consultas ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 29

12 - Relatórios ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 29

13 - Miscelânea- Reprocessamento ----------------------------------------------------------------------------- 33



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1 - INTRODUÇÃO

O PCO é um módulo do sistema Microsiga que tem por finalidade oferecer um ambiente colaborativo onde osusuários envolvidos no orçamento têm acesso as informações do processo orçamentário. A integração com os outros componentes da aplicação Protheus (Compras, Vendas, Financeiro, Estoques e Custos, etc) promove o controle integrado do processo orçamentário oferecendo dados gerenciais precisos sobre o orçamento e a gestão da organização.

O objetivo das planilhas orçamentárias é unificar os planos de orçamentos de um determinado período a ser planejado de uma empresa ou de um determinado grupo de empresas.

Para acesso ao sistema o usuário precisa clicar no atalho do ícone do Microsiga na área de trabalho, irá abrir a tela abaixo onde o acesso será através do Login e Senha.

Em seguida a tela onde deverá ser escolhido o ambiente para acesso.



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A tela abaixo mostra o módulo de Planejamento e Controle Orçamentário.

2 – CADASTRO

2.1 – CONTAS ORÇAMENTARIAS

A conta orçamentária é o principal item de estrutura organizacional para elaboração das planilhas orçamentárias da empresa.



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Para acesso o usuário deve clicar em Atualização, Cadastro, Contas Orçamentárias e Incluir. Aparecerá uma tela para escolha da filial que deseja fazer o cadastro ou qualquer outra movimentação.

Após escolher a filial, clicar em OK, para acessar a tela de cadastro.

O cadastro das contas orçamentárias está sincronizado com o Plano de Contas do módulo Contábil. Por isso não será possível fazer cadastro de contas no sistema, basta manter o sincronismo atualizado, principalmente quando for feitaqualquer alteração no Plano de Contas. Para fazer o sincronismo basta clicar em sincronizar no menu, o sistema irá trazer automaticamente o plano de contas para o módulo PCO. Conforme tela abaixo.



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2.2 - CLASSE

A classe possibilita a organização do orçamento segundo critérios que possibilitam a compreensão dos tipos de valores que estão sendo apresentados, propiciando informações para a administração, gerência e tomada de decisões.

A classe é uma informação obrigatória que deve ser informada na elaboração do orçamento junto da conta orçamentária e serve como identificador dos valores que estão inseridos para uma determinada linha do orçamento.

A Classe Orçamentária não possui tratamento de Tipos Sintéticas ou Analíticas.

Para cadastro de classe clicamos em Atualização, Cadastro, Classe e Incluir.

Código – Código chave da classe que será utilizado nas consultas, referências e relatórios. Descrição – Descrição obrigatória da Classe. Memo – Utilize este espaço para informações mais detalhadas sobre o uso desta classe no orçamento.

As classes cadastradas para as planilhas são 0001 (despesa) e 0002 (receita).



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2.3 – TIPOS DE SALDO

Podemos entender como saldo toda e qualquer diferença entre crédito e débito de valores, em relação aos saldosiniciais de uma determinada conta orçamentária em um determinado período.

Através do cadastro de Tipos de Saldos, o gestor do orçamento faz a manutenção dos tipos de saldos utilizados durante o acompanhamento do ciclo orçamentário de acordo com a necessidade de sua empresa.

No planejamento e controle orçamentário poderão ser utilizados quantos tipos de saldos forem necessários para o seu acompanhamento.

Para cadastro dos Tipos de Saldos clicamos em Atualizações, Cadastro, Tipos de Saldos, Incluir.

Código – Código chave identificador do Tipo de Saldo utilizada em consultas e relatórios dos movimentos. Descrição – Breve descrição do Tipo de Saldo utilizada em consultas e relatórios.

Os saldos cadastros são: CT ( contingência ), OR ( orçado ) , PR ( previsto ) e RE ( realizado ).



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2.4 - PROCESSOS

O ambiente permite controlar até 3 níveis de custos, sendo estes pré-configurados de acordo com a necessidade da empresa, no caso do LFC foram configurados os Processos (Centro de Custo) e Item de Valor.

A tela abaixo permite que façamos o cadastro dos itens, separadamente após escolha de qual processo será feito o Cadastro ( C.Custo ou Item de Valor ).

Para cadastro dos processos clicamos em Atualização, Cadastro, Processo e Incluir. Centro de Custo ou Item de Valor – Código chave identificador do processo. Classe – Se é Sintético ou Analítico. Descri Moeda 1 – Descrição. CC Bloq – Bloqueado ou Não bloqueado.



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Que pode ser cadastro em árvore ou comum.

Cadastro em árvore Cadastro Comum

2.5 - MÁSCARA

A máscara contábil nada mais é que um pré-formatador de Entidades Contábeis que serão impressas nos relatórios ou visualizadas nas consultas. A partir de uma máscara configurada, o ambiente de Planejamento e Controle Orçamentário permite que sejam extraídas informações a partir de trechos dos códigos dessas entidades.

Tem por finalidade o cadastro de Cubos para emissão de relatórios.



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2.6 - TOTALIZADORES

Este arquivo possibilita a configuração dos totalizadores e acumuladores para melhor atender às necessidades de cada empresa.

No “Cadastro de Totalizadores”, pode ser incluídos totalizadores e acumuladores para os seguintes campos padrões já existentes: Classe Orçamentária, Centro de Custo, Item Contábil, Classe de Valor e Outros que não foram utilizados no LFC.

Para criar esse cadastro seguimos a instrução das telas apresentadas pelo sistema



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No exemplo abaixo optamos por cadastrar os totalizadores de Classe de Valores, que selecionamos na tela anterior para identificar o nome o qual iremos dar ao Totalizador e Acumulador.

Em seguida selecionamos no campo “Entidade Origem” buscando a tabela referente ao cadastro de classes, após a escolha os demais campos são preenchidos automaticamente.



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Abaixo os cadastros realizados no LFC

3 – CONTINGÊNCIAS

Esta rotina permite cadastrar grupos de aprovadores para contingência que serão os responsáveis pela aprovação dos saldos de contingências por tipo de bloqueio.

4 – PLANILHAS

A planilha orçamentária tem como objetivo unificar os planos de orçamentos de um determinado período a ser uma empresa ou de um determinado um grupo de empresas.



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4.1 - PLANEJAMENTO

A construção de um planejamento orçamentário poderá utilizar como partida em sua construção visando o planejamento do próximo período, os resultados de um período anterior. Normalmente utiliza-se o resultado de um ano em que se obteve um resultado expressivo em vendas e a ele atribuir a meta para o próximo período.

Utilizando esta ferramenta o gestor do planejamento tem à sua disposição os meios para definir por exemplos o período para o qual deseja efetuar o planejamento, imputar e alterar as informações iniciais se assim o desejar, fazer consultas, acompanhar os resultados e efetuar os ajustes que levarão a atingir metas definidas. O objetivo das planilhas de planejamento é unificar os planejamentos de receita, de despesa, movimento não operacional e folha de pagamento de um determinado período a ser planejado de uma empresa ou ainda de um determinado grupo de empresas.

Na planilha de planejamento incluem-se os itens agregadores e valores previstos considerando um determinado período, que pode ser configurado na inclusão da planilha. Uma vez criada é necessário acompanhar os resultados efetuando a manutenção e ajustes. Neste ponto a estrutura em árvore facilita a visualização das informações em níveis e os recursos disponibilizados são simples e ágeis, tornando fácil a visualização das informações do orçamento após as alterações efetuadas.

Como incluir uma planilha de Planejamento: Acesse atualizações, Planejamento, Incluir, preencher os campos conforme cadastro de Planilha orçamentária,

inclusive os campos obrigatórios e confirmar.

4.2 - ORÇAMENTOS

Para cadastro das planilhas Orçamentárias clicamos em Atualizações, Planilhas, Orçamentos, Incluir.

Cadastro de Planilhas orçamentáriasQuando selecionamos a opção Incluir de uma planilha orçamentária, primeiramente teremos o preenchimento

do cadastro da Planilha Orçamentária com as respectivas informações:

1. Código: Código único atribuído a planilha orçamentária que será utilizada em consultas e relatórios.

2. Descrição: Breve descrição da Planilha orçamentária que será utilizado em consultas e relatórios do sistema.

3. Nível Max.: Nível máximo de abertura da planilha inicialmente quando a planilha estiver sendo alterada ou visualizada. Esta opção permite que a visualização inicial da planilha contenha poucos níveis abertos, agilizando assim a carga da planilha pelo sistema e melhorando o desempenho de processamento.

4. Tipos de Períodos: Tipo de período que será utilizado para o orçamento dos valores da planilha orçamentária. O tipo escolhido na gravação da planilha não poderá ser alterado posteriormente.



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5. Início dos Períodos: Data inicial a ser considera nos orçamentos dos períodos da planilha.

6. Fim dos Períodos: Data final a ser considera nos orçamentos dos períodos da planilha.

7. Memo: Observações gerais da planilha orçamentária.

8. Controle de Usuários: Indica se a planilha orçamentária ira utilizar o controle de usuários para segurança no acesso das informações.

Obs.: O Item Versão é preenchido automaticamente.

A planilha orçamentária é criada automaticamente, inicialmente ela não possui nenhuma conta orçamentária atribuída, portanto o orçamento não pode ser detalhado. Para o detalhamento de um orçamento, é necessário termos pelo menos uma conta analítica cadastrada em sua estrutura.

Alteração de uma Planilha Orçamentária

Selecionamos a planilha na qual queremos alterar, clicamos em “alt cadastro”, nessa opção podemos fazer as alterações do cadastro da planilha orçamentária.

A janela de manutenção do orçamento é subdividida em três partes para melhor visualizar as informações:

Parte Superior EsquerdaApresenta as contas em estrutura de níveis, como determinado na criação da planilha orçamentária. A própria

planilha é sempre a conta de nível 1 (um), e conterá em outros níveis todas as outras contas definidas no plano de contas orçamentário.

O sinal de "+" indica que esta conta possui outras contas inferiores relacionadas a ela e que serão visualizadas abaixo da sua estrutura. Com um duplo clique do mouse sobre o sinal de "+" o sistema expande a estrutura, exibindo as demais contas.

O sinal de "-" indica que a visualização das suas contas inferiores está totalmente expandida, e quadro em branco, significa que a conta não tem sub-níveis.

Parte Superior DireitaApresenta as informações dos principais itens, de acordo com a conta posicionada na parte esquerda da tela.

Parte Inferior da Tela – Pastas Apresenta os principais campos orçamentários, tais como: Classe Valor, Conta Orçamentária, Centro de Custo,

Totalizadoras e Acumuladores. É nesse momento que vamos incluir os valores do orçamento.



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Incluindo contas na Planilha orçamentária:

Para a Inclusão de Contas na Planilha Orçamentária é necessário utilizar a opção Estrut -> Incluir C.O.

Esta opção permite ao usuário selecionar dentro do Plano de Contas Orçamentário, uma conta a ser incluída. Durante a seleção de contas, a hierarquia Sintética / Analítica definidas pelas Contas deverá ser respeitada dentro do orçamento, caso contrário o sistema não aceitará a inclusão da Conta.

Na tela abaixo clicamos na lupa para escolher e incluir a conta orçamentária que será utilizada, o sistema irá preencher os demais campos automaticamente, inclusive com a C.O Superior.



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Tabela de Contas Orçamentárias Tela de Conta Orçamentária preenchida

Planilha orçamentária devidamente preenchida com o exemplo utilizado.

Na Planilha orçamentária o ícone Estruct poderá também alterar e excluir, conforme abaixo:

Alterar uma Conta Orçamentária: Para atualização de uma Conta Orçamentária, basta posicionar na Conta Orçamentária a ser alterada e selecionar a opção Estruct -> Alterar C.O.

Excluir uma Conta Orçamentária: Para efetuar a exclusão de uma Conta Orçamentária, basta posicionar na Conta Orçamentária a ser excluída e selecionar a opção Estruct -> Exlcuir C.O. Quando excluímos a Conta dentro da Planilha, estaremos excluindo a Conta apenas da Planilha selecionada e seus itens com valores orçados. O Cadastro da Conta permanecera intacto.

Até aqui efetuamos o cadastramento das Abas Superiores da Planilha orçamentária. Agora iremos incluir asinformações na pasta Inferior da Planilha conforme orientação.

Incluindo orçamento na Planilha orçamentária: Essa pasta contém sub-pastas onde iremos incluir os valores orçados e obteremos informações dos Totalizadores

e Acumuladores cadastrados.



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Pasta Item: Esta pasta apresenta os principais campos orçamentários, tais como: Classe Valor, Conta Orçamentária, Centro de Custo; permitindo sua edição (digitação/alteração/exclusão). Para inclusão de dados deve ser selecionada a conta orçada na parte superior esquerda da tela, clicar em editar, para preenchimento dos seguintes dados: Processo, Item Contábil, Classe de Valor, Classe Orçamentária, Descrição (preenchido automaticamente) e por último o valor de acordo com cada mês. Dentre esses temos um campo que possui tratamento especial e o seu preenchimento é obrigatório: A classe orçamentária.

Pastas Totalizadoras: O sistema disponibiliza totalizadores que possibilitam consultar os saldos da conta posicionada sob diferentes prismas:

Total por Classe: Esta consulta apresenta os valores totais da planilha orçamentária detalhados pela classe orçamentária nos períodos do orçamento. Posicionada a conta desejada, na parte superior esquerda da tela, os valores referentes a ela são atualizados pelo método "Bottom-Up" fornecendo assim, uma visão totalizadora deste orçamento.

Bottom-Up: O sistema de totalização bottom-up consiste na totalização dos itens considerando um nível e seus superiores. Assim, uma totalização bottom-up exibe o somatório do item posicionado e de todos os superiores a este.

Níveis Totalizados Resultados da Soma - Sistema Bottom-Up

nível 001 - total 100 100

nível 002 - total 50 150 (soma nível 002 e 001)

nível 003 - total 150 300 (soma nível 003, 002 e 001)

nível 004 - total 250 550 (soma nível 004, 003, 002 e 001)

Acumulado por Classe: Esta consulta apresenta os valores totais da planilha orçamentária detalhados por classe orçamentária, acumulando-os período a período do orçamento.

Totais por Categoria: Esta consulta apresenta os valores totais da planilha orçamentária, detalhados por categorias nos períodos definidos na criação da planilha. As categorias em questão foram criadas agrupando-se a elas classes orçamentárias definidas no cadastro, contudo, estas categorias podem ser modificadas na implantação do ambiente.

Acumulado por Categoria: Nesta consulta são apresentados os valores totais da planilha orçamentária detalhados por categorias e acumulando-os período a período do orçamento.

Resultado por Categoria: Este totalizador apresenta as mesmas características da consulta anterior,



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"Acumulados por Categoria", porém, esta consulta apresenta os totais separados por despesa e receita, que são agrupados de acordo com as classes definidas nas categorias e mostra os resultados acumulados período a período do orçamento.

Resultado Acumulado: Esta consulta apresenta os resultados acumulados da planilha orçamentária detalhados pelas categorias no período do orçamento. Posicionada a conta desejada, na parte superior esquerda da tela, os valores referentes à ela são atualizados pelo método "Bottom-Up" fornecendo assim, uma visão totalizadora deste orçamento.

Planilha devidamente cadastrada clica em Ok, para finalizar o cadastro.

No LFC foram feito cadastramento das planilhas orçamentárias de acordo com o recebimento do arquivo em Excel com suas devidas filiais, valores e meses. Conforme tela abaixo.

Alteração de valores orçados na Planilha OrçamentáriaPara efetuar a edição dos valores orçados nos períodos, entramos na planilha orçamentária, selecionamos o item

para alteração. Ao pressionar o botão Editar, o Browse de itens da Planilha fica disponível para alteração e o botão ficará disponível para a confirmação dos itens alterados.Obs.: Toda alteração efetuada só é gravada definitivamente ao se pressionar a tecla Gravar.

Excluindo uma Planilha Orçamentária: Através desta opção é possível efetuar a exclusão de uma Planilha Orçamentária inteira bem como todas as suas

versões e simulações. A exclusão de uma planilha afeta inclusive os valores previstos para o Orçamento da Empresa.

4.3 - REVISÕES

Quando trabalhamos com plano orçamentário para um determinado período, podem eventualmente sofrer alterações, seja ela durante a criação ou execução. Onde essa planilha ganha a versão 0001 dentro do sistema. Portanto, apartir de sua criação, podemos registrar todas as alterações que esta planilha sofrerá durante sua vida no sistema. Os históricos ficam gravados para auditoria e temos todo o controle sobre possíveis alterações indesejadas.

Executando o processo de revisão:A revisão de uma planilha orçamentária está dividida em três processos internos que deverá ser seguido:

1º - Inicio da revisão: Para iniciarmos o processo de revisão da planilha, acessamos a rotina “Iniciar Revisão” no Menu-> Atualizações -> Planilha -> Revisão



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2º - Revisão dos valores: Este é o processo responsável pela atualização dos valores da planilha orçamentária. Durante o processo de Revisão dos valores todos os recursos disponíveis na opção de Alteração de Valores da Planilha orçamentária estarão disponíveis neste momento.3º - Finalização da Revisão: A finalização da revisão é processo final da revisão e o processo responsável pela aceitação dos valores Revisados e atualização dos saldos previstos. Após confirmação será alterado o número da versão.

4.4 - SIMULAÇÕES

A área de simulações permite a criação de versões simuladas, sem que o ambiente previsto seja alterado.

Executando o processo de simulação:A simulação de uma planilha orçamentária está dividida em três processos internos que deverá ser seguido.

1º - Criação da simulação: A criação da simulação inicia o processo em uma determinada planilha orçamentária. No momento de criação de uma simulação o usuário poderá utilizar qualquer versão da planilha para criação da simulação (mesmo versões simuladas ), reservando o código da versão para atualização dos valores da planilha. Este processo será acessado através da rotina “Incluir” no Menu-> Atualizações -> Planilha -> Simulação. 2º - Atualização dos valores: Este é o processo responsável pela atualização dos valores da planilha orçamentária no ambiente simulado. Este processo poderá ser acessado através da rotina “Alterar” no Menu -> Atualizações -> Planilha ->Simulação. 3º - Efetivação das Simulações: A efetivação da simulação é processo final da simulação e o processo responsável pela aceitação dos valores simulados e atualização dos saldos previstos. Este não é um processo obrigatório, uma vez que uma simulação será utilizada apenas para criação de um cenário simulado para demonstração de resultados. Este processo pode ser acessado pelo Menu-> Atualização -> Planilha -> Simulação -> Efetivar.

4.5 – VISÃO GERAL

Através do processo de Visão Gerencial será possível executar as diversas visões das planilhas orçamentárias de acordo com a sua configuração.

Para executar uma visão gerencial: Acesse atualizações, Visão gerencial, selecione a visão que deseja, clique em executar, o sistema irá apresentar

uma janela para inclusão dos parâmetros da visão, preencher os dados conforme desejado e confirmar. O sistema apresenta a visão gerencial considerando os parâmetros desejados.

5 - MOVIMENTOS

5.1 - LANÇAMENTOS

São todos os movimentos realizados nos demais módulos que tenham sido parametrizados para que os movimentos sejam integrados trazendo as informações para o PCO.



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Ao clicarmos em lançamento -> Movimentos selecionaremos a filial deseja para verificar os lançamentos gerados, conforme tela abaixo.

Para consulta das demais filiais ou de um determinado lançamento realizado, até mesmo por processo, podemos fazer um filtro através da tela abaixo.



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Lançamentos gerados pelas Integrações

O sistema de Planejamento e Controle Orçamentário, assim como a contabilidade gerencial utiliza o conceito de lançamentos para a contabilização de algum processo do ERP. Os lançamentos são responsáveis, portanto, pela contabilização de todos os processos relevantes para o Planejamento e Controla Orçamentário.

Através dos lançamentos temos a atualização dos saldos cubos do Planejamento e Controle Orçamentário de acordo com suas configurações e entidades relacionadas. Este processo de atualização acontece de maneira on-line e transparente ao usuário.

Quando temos o lançamento gerado automaticamente por pontos de lançamento, estes lançamentos podem assumir dois status: Lançamento Aprovado ou Lançamento Inválido.

Quando temos um lançamento invalido, isto quer dizer que alguma informação não foi preenchida no lançamento. Por este motivo ele se encontra inválido e aguardando uma classificação para se tornar aprovado. Um lançamento inválido pode acontecer em uma situação em que o ponto de lançamento de um determinado processo esta configurada errada ou com informações faltantes e estes campos não foram preenchidos pelo usuário durante o processo que gerou aquele lançamento. É importante lembrar que um lançamento inválido NÂO é processado no saldo dos cubos, o que pode tornar o sistema sem integridade quando trabalhamos com pontos de bloqueio.

6 - CUBOS

Para um melhor acompanhamento o módulo de Planejamento e Controle Orçamentário utiliza o conceito de Cubos em seus arquivos de saldos e movimentos. Através desta opção é possível o usuário criar e dar manutenção em todos os Cubos que serão atualizados na ferramenta.

A aplicação suporta quantos cubos for necessária ao cliente assim como o seu número máximo de quebras que apenas é limitado a chave de índice que o Servidor de Banco de Dados ira criar na chave de saldos do Cubo.

6.1 – CUBOS GERENCIAIS

Para cadastro de um Cubo entramos em Atualizações -> Cubos -> Cubos Gerenciais, a partir daí o cadastramento se segue as seguintes telas.



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Selecionamos com o botão esquerdo do mouse em Cubos Gerenciais, aparecerá os itens abaixo para que possamos incluir, alterar ou excluir cubos de acordo com a necessidade.

A tela abaixo será o próximo passo onde iniciaremos o cadastro do Cubo Gerencial. Código do Cubo: Código do cubo atribuído. Descrição: Descrição do Nível do Cubo. Memo: Observações importante quanto ao Cubo.Tipo Atualização: Deve ser colocada como On-line.

Clicando em avançar temos a continuidade do cadastro sendo a parte estrutural do Cubo com os seguintes itens: Código do Cubo: Código cadastrado na tela anterior.



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Nível: Nível da Estrutura do cubo do detalhe. Por exemplo Em um Cubo Centro de Custo + Item CONTÁBIL temos o Centro de Custo no nível 1 do cubo e o Item Contábil no Nível 2 do cubo. Descrição: Descrição do Nível do Cubo. Chave Lancto: Campo da Tabela AKD ( lançamentos do Orçamento ) a que se referencia o nível do cubo. Por exemplo: Centro de Custo : Campo AKD->AKD_CC, é o campo

Tamanho: Tamanho do campo. Este campo é sugerido automaticamente pelo sistema quando o campo da chave do lançamento é digitado. Alias Ref. : Alias de referencia do Nível. Por exemplo, no caso de centro de custo a tabela CTT. O Alias de referencia é obrigatório e poderá ser uma tabela especifica do cliente. F3: Consulta padrão F3 do Alias de referencia do Nível . Por exemplo, no caso de centro de custo a consulta CTT. O F3 do Alias de referencia é opcional e será utilizado posteriormente emfiltros no processamento do cubo. Cód. Relatório: Neste campo pode ser informada uma expressão ADVPL ou mesmo um outro campo do Alias Ref que será utilizado a impressão do código do cubo em relatórios. Esta opção é muito importante quando temos que submeter a codificação a uma máscarapor exemplo. Caso seja informado o sistema utilizara este código para apresentação dos códigos nos relatórios. Referência: Campo que indica a chave de referencia na tabela do Alias de Ref. Por exemplo, no caso do Centro de Custo temos o campo CTT_CUSTO que indica qual o código do centro de Custo. Cond. Sintética: Campo que indica se a condição ( em ADVPL ) se conta é sintética no Alias de Ref. Por exemplo, para centro de custo : CTT->CTT_CLASSE=='1' . Esta informação será utilizada no processamento interno do Cubo. Cpo.Obrigat.: Indica se o campo é obrigatório no arquivo de lançamentos. Caso o campo seja obrigatório, a condição “ “ não será processada no cubo. Por exemplo: A CO é um campo obrigatório nos lançamentos, portanto não temos como ter um lançamento com CO em brando, logo nunca teremos um saldo no cubo com o preenchimento “ “. Para o cadastramento do restante da estrutura temos os campos abaixo pré-selecionados.



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Estruturas cadastradas

Cubo cadastrado

Cubo cadastrado no LFC



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7 – USUÁRIOS

Cada planilha possui um controle de usuários próprio, onde o gestor do orçamento pode definir quem poderá visualizar e os seus respectivos direitos dentro da planilha. Esse procedimento não foi utilizado uma vez que o acesso a planilha será somente para os envolvidos no processo.

8 - LANÇAMENTOS

Os lançamentos efetuados no sistema, sejam eles incluídos manualmente ou gerados automaticamente, são responsáveis pela integração dos processos com o ambiente de Planejamento e Controle Orçamentário.

Para que o sistema gere lançamentos automaticamente, o lançamento deve ser previamente configurado nas rotinas de "Lançamentos - Por processos" ou "Pontos de lançamentos".

8.1 - POR PROCESSOS

Contém todos os processos dos "Pontos de Lançamentos", neles podemos definir os lançamentos que serão integrados ao Planejamento e Controle Orçamentário.

Utiliza-se esta rotina para configurar quais pontos específicos de um processo efetuado devem gerar automaticamente movimentos de contabilização orçamentária. A partir de pontos de lançamentos em processos de compras, estoques, faturamento, financeiro, etc. podemos ter o controle efetivo dos saldos previstos, orçados, empenhados, realizados, etc. As quantidades de saldo que podem ser controlado pelo sistema também estão configuradasnos pontos de lançamentos.



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Configuração de pontos de lançamento por Processo Um determinado processo poderá conter mais de um item para configuração. Para cada item do processo,

podemos ter operações distintas e referenciadas a diferentes tabelas da aplicação. Estas informações serão utilizadas posteriormente na gravação do lançamento para gravar a chave do lançamento de origem.

Como configurar pontos de lançamento por Processo Selecione as seguintes opções: Atualizações > Lançamentos > Por Processos, aparecerá a tela do processo

escolhido, posicione o cursor no processo desejado e clique na opção “Alterar”, para configurar os lançamentos selecionamos o ponto de lançamento, clicamos no botão configuração dos lançamentos. O sistema apresenta a janela para alteração dos pontos de lançamentos.



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Na tela acima iremos configurar os seguintes itens:

Importante: As configurações abaixo estão detalhadas conforme cadastro feito no cliente.

Uso: Marcamos com “x” indicando que a configuração será usada;CO: Neste campo o conteúdo que indicara a conta orçamentária (SE1->E1_CREDIT). Indica a conta orçamentária cadastrada no lançamento do título; Data: Neste campo o conteúdo que indicara a data da movimentação orçamentária (SE1->E1_VENCTO). Conforme solicitado a data é a de vencimento; Classe: Neste campo o conteúdo que indicara a classe orçamentária (exempl: "000002 = Receita" ou AK2->AK2_CLASSE). No caso de fixar um valor padrão este devera estar contido entre aspas;Tipo: Neste campo o conteúdo que indicara o tipo do lançamento (1=Credito; 2=Debito; 3=Estorno);Histórico: Neste campo o conteúdo solicitado pelo cliente, (Exempl: NF + Prefixo + Histórico do lançamento);Val.Lançamento: Neste campo o conteúdo que indica o valor lançado ( SE1->E1_VALOR ).TP Saldo: Neste campo o conteúdo que indica o Tipo de Saldo (exemplo "RE" = realizado);Cód. Planilha: Neste campo o conteúdo que indicara o código da planilha orçamentária (exemplo "000000000000001" ou AK2->AK2_ORCAME). No caso de fixar um valor padrão este devera estar contido entre aspas. Como o cliente tem muitas filiais, fixamos o numero da planilha;Versão: Neste campo o conteúdo que indicara a versão da planilha (AK2->AK2_VERSAO). Vai ser incluído o lançamento através da versão atual da planilha; Centro de Custo: Neste campo o conteúdo que indicara o Centro de Custo (SE1->E1_CCC);Item Contábil: Neste campo o conteúdo que indicara o Item Contábil (SE1->E1_XITCTB).

Após o preenchimento dos dados, confirme a operação.

Importante: Um determinado processo poderá conter mais de um item para configuração como por exemplo: Movimento Bancário, que vamos configurar, Movimento a Pagar, Movimento a receber, Cancelamentos de Movimentos a Pagar, Cancelamento de Movimentos a receber. Para cada Item do processo, podemos ter operações distintas e referenciadas a diferentes tabelas da aplicação.

Os cadastramentos serão feitos de acordo com a necessidade da empresa. No LFC fizemos as configurações a seguir.

Processos configurados no LFC

Processo Item Descrição Detalhamento

000001 01 Contas a Receber Inclusão de Títulos a Receber

000002 01 Contas a Pagar Inclusão de Títulos a pagar

000007 03 Movimento Bancário Movimento Bancário a pagar

000007 04 Movimento Bancário Movimento Bancário a receber

000007 07 Movimento Bancário Cancelamento Movimento Bancário a pagar

000007 08 Movimento Bancário Cancelamento Movimento Bancário a receber

000085 01 Folha de Pagamento Fechamento Mensal da Folha

000252 01 Planilha Orçamentária Atualização da Planilha



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Visualização dos lançamentos Quando um ponto de lançamento é executado no sistema em seu devido processo, todos os campos

especificados no ponto de lançamento são macro executados pelo Servidor de aplicação do sistema para preenchimento e gravação dos campos do lançamento. Esta macro execução é executada em tempo real de gravação dos processos para obtenção dos lançamentos do orçamento.

Por meio desta opção pode-se definir se a visualização dos lançamentos será utilizada ao executar o ponto de lançamento. Se esta opção está configurada como "Não" visualizar os lançamentos, estes só aparecerão caso algum campo obrigatório estiver em branco (seja por falta de configuração ou pela inexistência do campo na origem do lançamento). Nesta situação a visualização dos lançamentos ocorrerá obrigatoriamente para preenchimentos dos campos.

Integração entre os ambientes Financeiro e Planejamento e Controle Orçamentário (PCO)A finalidade desta rotina é que títulos lançados no ambiente financeiro, para processos de contas a pagar, contas

a receber, baixas a pagar e baixas a receber, estejam integrados ao ambiente PCO, por isso é necessário habilitar osprocessos no ambiente PCO.

A configuração destes lançamentos já habilitada, permitirá que ao incluir, alterar ou excluir um título a pagar ou a receber no financeiro, o sistema grave/atualize o lançamento do título correspondente também no PCO. Nas baixas de contas a pagar e a receber, também será gerado o lançamento no PCO tanto para a baixa como para o cancelamento.

8.2 - PONTO DE LANÇAMENTO

Toda integração orçamentária esta baseada nas regras cadastradas nos pontos de lançamentos. Sendo o ponto de lançamento o detalhamento dos processos registrados no cadastro de "Lançamentos por processos".

9 - BLOQUEIOS

O tipo de bloqueio será utilizado para definir o tipo de apuração que o sistema deve considerar no bloqueio, nas regras do valor orçado (configuração do cubo gerencial) e as regras do valor realizado (configuração de moeda) que servem de base para a comparação e bloqueio (quando o valor realizado superar o valor orçado)

O bloqueio ocorrem no processos que originam a contabilização orçamentária e são definidos através do cadastro de “Pontos de Bloqueio”, no qual informa-se a função e detalham-se as operações como: incluir, alterar, excluir, etc.10 - VISÕES

Esta rotina proporciona configurar os parâmetros para a visão de forma que a consulta apresente especificamente os itens que se quer filtrar. Pode-se criar uma grande variedade de visões gerenciais para as planilhas orçamentárias digitadas, somente definindo filtros, parâmetros ou aplicando fórmulas.

Esta rotina permite criar parâmetros específicos que podem posteriormente ser utilizados com a mesma estrutura de visão, considerando, os pontos de entrada disponibilizados.

O processo de parametrização de visões orçamentárias permite uma maior flexibilidade ao sistema em relação aos campos e filtros que serão utilizados na criação de uma conta orçamentária gerencial.

11 - CONSULTAS

As consultas permitem a verificação, em tela, das informações registradas no sistema. O Microsiga disponibiliza consultas genéricas e específicas.

Consulta genérica, consiste em uma consulta aos arquivos utilizados pelo Sistema, permitindo ao usuário definir filtros e campos a serem apresentados.

Já as consultas específicas, apresentam informações padronizadas sobre uma determinada movimentação do ambiente.



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Para realizar uma consulta genérica:Clique em Consultas, escolha a opção Genéricos, será apresentada uma janela com relação dos arquivos

utilizados pelos ambientes do sistema, em Pesquisa, digite o nome do arquivo a ser consultado ou posicione o cursor sobre o mesmo, clique OK. Aparecerá a janela com todos os dados do arquivo selecionado.

12 - RELATÓRIOS

Os relatórios permitem a impressão, das informações registradas no sistema, dentre elas: Cadastros, Planilhas orçamentárias e seus movimentos.

Selecione as seguintes opções: Relatórios -> Cadastro -> Contas Orçamentárias ou qualquer outro relatório a ser impresso. O sistema irá apresentar a tela de impressão, para configuração dos relatórios, é imprescindível definir os “Parâmetros” eles irão determinar filtros específicos para impressão de relatórios, confirme a impressão do relatório.



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Após processamento de informações, aparecerá uma tela de impressão onde poderemos visualizar o relatório antes de imprimi-lo. Nesse momento poderemos escolher a impressora, optar pela página, etc...

12.1 – RELATÓRIO DE CONSULTAS

Estas rotinas emitem relações dos cadastros realizados de Contas Orçamentárias, Classes e Processos.

12.2 – RELATÓRIO DE PLANILHAS

Estas rotinas emitem relações dos cadastros realizados de Planilha Resumida, Detalhada, Totalizadores e Comparação de Versão.

Planilha Resumida: Esse relatório apresenta as contas orçamentárias definidas na planilha de forma estrutural (de acordo com o nível), ou seja, apresenta todo o roteiro de navegação entre os itens orçamentários.

Planilha Detalhada: Esse relatório apresenta as contas orçamentárias definidas na planilha de forma estrutural (de acordo com o nível) e todos os itens correspondentes a esta respectiva conta. Pode ser utilizado, por exemplo para conferência da digitação dos itens orçados.

Totalizadores: Esse relatório apresenta todos os totalizadores, visualizados também através da visão gerencial, porém na forma de listagem/relatório. O usuário pode selecionar o totalizador a ser impresso.

Comparação de Versão: Esse relatório exibe as diferenças encontradas entre duas versões selecionadas de uma planilha orçamentária. Pode ser utilizado para comparar versão simulada com a planilha corrente.



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12.3 – RELATÓRIO DE MOVIMENTOS

Esse relatório exibe os movimentos de origem dos saldos gerenciais, detalhando a composição dos saldos de acordo com definição e configuração do cubo gerencial e parametrização de relatório.

12.4 – RELATÓRIO DE CUBOS

Estas rotinas emitem relações dos cadastros realizados nos Cubos como: Movimentos: Esse relatório exibe os movimentos de origem dos saldos gerenciais, detalhando a composição dos saldos de acordo com definição e configuração do cubo gerencial e parametrização de relatório.

Demonstrativos de Saldos: Esse relatório exibe uma posição resumida, fornecendo os saldos finais de cada nível do cubo gerencial, conforme sua definição e de acordo com a parametrização do relatório.

Período: Esse relatório exibe os saldos anterior, total de movimentos a crédito e a débito, e saldo final de cada nível do cubo gerencial para os períodos solicitados, conforme a definição e configuração do cubo e aparametrização do relatório.

Balancetes: Esse relatório exibe os saldos anterior, total de movimentos a crédito e a débito, saldo final de cada nível do cubo gerencial, conforme sua definição/configuração e parametrização.

12.5 – RELATÓRIO DE CUBOS COMPARATIVOS

Estas rotinas emitem relações dos Cubos Comparativos cadastrados.

Demonstrativos de Saldos: Esse relatório exibe uma posição resumida, fornecendo os saldos finais de cada nível do cubo gerencial, e as diferenças constatadas entre configurações do cubo gerencial, de acordo com a sua definição e parametrização do relatório.

Balancetes: Esse relatório exibe os saldos anterior, total de movimentos a crédito e a débito, e saldo final de cada nível do cubo gerencial, comparando-os com outras configurações, conforme sua definição e parametrização do relatório.

Período: Esse relatório exibe os saldos anterior, total de movimentos a crédito e a débito, e saldo final de cada nível do cubo gerencial para os períodos solicitados, comparando-os com outras configurações, conforme a definição do cubo e a parametrização do relatório.

Movimentos: Esse relatório exibe os movimentos de origem dos saldos gerenciais, detalhando a composição dos saldos e comparando-os com outras configurações, demonstrando, desta forma as diferenças de acordo com definição do cubo gerencial e parametrização do relatório.

Saldo Mensal: Este relatório tem como objetivo listar os saldos do mês entre duas configurações assim como a diferença entre a primeira e a segunda configuração. Também lista o saldo acumulado no ano até o mês informado.

Saldo Mês a Mês: Este relatório tem como objetivo listar os saldos do mês entre duas configurações assim como a diferença entre a primeira e a segunda configuração. Também lista o saldo acumulado no ano até o mês informado.

12.6 – RELATÓRIO DE VISÕES

Estas rotinas emitem relações dos Cubos Comparativos cadastrados.

Demonstrativo de saldo mensal: Este relatório tem como objetivo listar os saldos do mês entre duas configurações assim como a diferença entre a primeira e a segunda configuração. També lista o saldo acumulado no ano até o mês informado.



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Estrutura resumida: Esse relatório apresenta as contas orçamentárias gerenciais definidas na visão gerencial de forma estrutural (de acordo com os níveis), disponibilizando todo o roteiro de navegação entre os itens orçamentários da visão.

Estrutura completa: Esse relatório apresenta as contas orçamentárias gerenciais definidas na visão gerencial de forma estrutural (de acordo com os níveis) e todos os itens correspondentes à respectiva conta. Os itens apresentados neste relatório se referem às planilhas e contas consolidadas na visão gerencial.

Totalizadores: Esse relatório apresenta todos os totalizadores, visualizados também através da visão gerencial, porém na forma de listagem/relatório. O usuário pode selecionar o totalizador a ser impresso.

Visão gerencial por cubo - Demonstrativo de saldos: Esse relatório exibe uma posição resumida, fornecendo os saldos finais de cada conta orçamentária gerencial na visão gerencial por cubo, conforme sua definição e de acordo com a parametrização do relatório.

Balancete - Visão gerencial por cubo: Esse relatório exibe o saldo anterior, o total de movimentos a crédito e a débito, e o saldo final de cada conta orçamentária gerencial configurada na visão gerencial por cubo, conforme a definição/configuração e parametrização.

Demonstrativo de período - Visão gerencial por cubo: Esse relatório exibe o saldo anterior, o total de movimentos a crédito e a débito, e o saldo final de cada conta orçamentária gerencial para os período solicitado, conforme a definição/configuração da visão gerencial por cubo e a parametrização do relatório.

Configuração de Parâmetros de relatórios

Os parâmetros podem ser configurados de acordo com a necessidade dos dados para o relatório.

Para preenchimento das teladas de parâmetros do relatório, observe algumas dicas: 1 - Alguns relatórios não possuem o botão "Parâmetros" habilitado, porque não necessita desta configuração.

2 - Os parâmetros do tipo caráter, exemplo "Código do Cliente", representam o intervalo de Clientes. Nestes deve-se informar o código inicial ("Do Cliente?") e o código final ("Até o Cliente?") do que intervalo desejado.

3 - Os parâmetros do tipo data, exemplo "Data Emissão" do título, representam o intervalo de datas. Nestes deve-se informar a data inicial ("Da Emissão?") e o data final ("Até a Emissão?") do período desejado.4 - Os parâmetros do C.O, exemplo "Conta Orçamentária" do título, representam o intervalo de C.O. Nestes deve-se informar a código inicial ("C.O de?") e o código final ("C.O de?") do intervalo desejado.5 - Os parâmetros da Classe, exemplo "Classe Orçamentária" do título, representam o intervalo de Classe.Nestes deve-se informar a código inicial ("Classe de?") e o código final ("Classe até?") do intervalo desejado.6 - Os parâmetros dos Cubos, exemplo "Cubos", representam o Cubo cadastrado. Nestes deve-se informar o Cubo cadastrado.



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13 – MISCELÂNIA- REPROCESSAMENTOS

A opção de reprocessamento de lançamentos esta disponível para alguns processos.

13.1 – CUBOS GERENCIAIS

Esta rotina tem como objetivo recalcular e analisar os saldos de um determinado período, efetuando acompanhamento dia-a-dia, atualizando os dados até a data base do sistema. Este recurso é utilizado no caso de haver necessidade de recalcular os resultados por ocasião da realização de entrada de movimentos retroativos no sistema.Reprocessamento: Para reprocessar um cubo gerencial, acessamos no menu principal a opção Miscelânea, Reprocessamento, Reprocessamento de cubo gerencial, o sistema apresenta uma mensagem descritiva da rotina. O sistema apresenta a janela de configuração dos parâmetros “Perguntas”, preenchemos os dados conforme desejado, referente ao Período e Cubo cadastrado, em execução clicamos em Ok para confirmar a operação de reprocessamento. Que é efetuado conforme parametrização. Ao finalizar o reprocessamento do cubo o sistema volta ao menu principal.



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13.2 – LANÇAMENTOS

O objetivo desta rotina é reprocessar os lançamentos para atualização dos saldos dos cubos gerenciais.

Reprocessamento: Para reprocessar os lançamentos, acessamos no menu principal a opção Miscelânea, Reprocessamento, Lançamentos, o sistema apresenta todos os processos dos "Pontos de Lançamentos", onde iremos buscar e localizar o processo a ser reprocessado. Buscar a Filial + Processo que vamos reprocessar.

Importante: essa tabela não é compartilhada uma vez que temos parâmetros diferentes entre a Sede e as Filiais.

Posicionamos o cursor no processo desejado, clicamos em reprocessar, apresentará uma tela de parâmetros.

Clicar em Filtro da tabelas SE1, para fazer filtros do processo escolhido, dentre eles: data, processo,etc.

Podemos ou não marcar o item “Visualizar lançamentos processados”, ao marcar o ícone aparecerá a tela com os lançamentos processados. Em seguida os parâmetros estando de acordo, clicamos em OK para reprocessar.



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O sistema irá começar a processar os lançamentos.

Como foi marcado o item “Visualizar lançamentos processados”, o sistema mostra os itens reprocessado conforme tela abaixo. Em seguida clicamos em OK para terminar o reprocessamento.

Com os reprocessamento realizados podemos visualizar os lançamentos atualizados em movimento / lançamentos.

apostila - pco

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