UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA UFBA

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA UFBA

Faculdade de Administrao

Disciplina: Gerncia de Operaes Industriais

Professor: Francisco Teixeira / Ivan Jorge de Azevedo

MS PROJECT 2000

SALVADOR

Jan / 2001

APRESENTAO

Esta apostila foi elaborada para a disciplina Gerncia de Operaes Industriais, do curso de Administrao, da Faculdade de Administrao da Universidade Federal da Bahia. Trata-se, portanto, de trabalho realizado tendo em vista atender a necessidades especficas.

Dessa forma, muitos dos recursos do MS Project no foram contemplados, apesar de sua importncia. Recomendamos, portanto, queles que pretendem trabalhar com gerncia de projetos, a complementao atravs dos bons livros que tratam do assunto (dentre os quais aquele no qual esta apostila se baseou) a fim de obter viso mais completa.

No tratamos, por exemplo, da etapa de execuo do projeto. Limitamos a apresentar apenas alguns recursos de planejamento de tarefas, com utilizao de recursos e alocao de custos fixos. Percebe-se, portanto, que muitos dos recursos disponveis no so apresentados.

Com a facilidade de uso dos programas Microsoft, acreditamos que as pessoas familiarizadas com os aplicativos Word e Excel, tendo noes de gerncia de projetos e contando com material complementar sobre o MS Project (alm de computador com o software instalado) poder tirar proveito dos tpicos aqui apresentados.

O MS PROJECT

O MS Project um software da Micrsoft, desenvolvido para gerenciamento de projetos. Sua primeira verso foi lanada em 1985. Desde ento, alm de contar com interface grfica e amigvel, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos.

CARACTERSTICAS BSICAS DO MS PROJECT

Dentre os diversos recursos disponveis, destacamos:

Geral

Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedncias): as tarefas do projeto so criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele no trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da dcada de 60 mas totalmente superados;

Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padro de tabelas e o usurio pode criar suas prprias tabelas. Em muitas situaes, um Grfico de Gantt gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados;

Aceita relaes de precedncias entre tarefas tipo Fim-Incio, Incio-Incio, Fim-Fim, e Incio-Fim;

Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realizao de reunies todas as segundas-feiras;

Permite estabelecer nveis hierrquicos atravs de tarefas de resumo. Este aspecto muito til na criao da Estrutura de Decomposio do Trabalho;

Permite uso de subprojetos;

Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;

Possui um conjunto padro de relatrios e o usurio pode criar seus prprios relatrios;

Permite a incluso de campos do usurio, que aceitam diversos tipos de operao;

Tempo (Datas e Folgas)

O clculo da rede feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opo pode ser desativada, caso conveniente;

Permite definio de semana de trabalho, expediente de trabalho e feriados;

O clculo da rede pode ser feito do incio para o fim ou do fim para o incio;

Permite o uso de datas programadas para as tarefas;

Permite o uso do modelo probabilstico

Recursos

Os recursos so ligados diretamente s tarefas;

Permite redistribuio de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automtica.

Custos

Os custos so ligados diretamente s tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.

1. O AMBIENTE DO MS PROJECT

A tela inicial do MS Project tem a aparncia apresentada abaixo.

Figura 1.1 Tela inicial do MS Project

Menu Principal a barra que contm todos os comandos do MS Project. Os comandos mais utilizados aparecem tambm na Barra de Ferramentas, do mesmo modo que nos outros programas da Microsoft.

Barras de Ferramentas contm os botes dos comandos mais utilizados. A Barra de Ferramentas pode ser personalizada pelo usurio.

Barra de Modos contm botes para as visualizaes mais utilizadas pelo usurio. Tambm pode ser personalizada

Barra de Edio como ocorre no Excel, podemos digitar dados diretamente nas tabelas ou na Barra de Edio.

Modo atual de trabalho indica o modo de trabalho no qual o MS Project se encontra. Pode ser:

Pronto o sistema est aguardando uma ao do usurio

Abrindo - indica que est em modo de entrada de dados

Salvando - indica que est gravando as alteraes em um arquivo

rea para Tabelas neste espao so colocadas as diversas tabelas do banco de dados do MS Project

rea Grfica a regio onde aparecem as visualizaes grficas do projeto, tal como o Grfico de Gantt.

Barra Separadora Vertical separa a rea para Tabelas e a rea Grfica. Pode ser movida para a esquerda ou para a direita, permitindo visualizar melhor a poro grfica ou as outras colunas da tabela de dados.

2. 2. CRIANDO UM PROJETO SIMPLES

Vamos criar um projeto simples para apresentar como usar o MS Project. O exemplo abaixo refere-se s etapas de construo de uma pequena casa, sua durao (est apresentada em semanas, mas poderia ser em horas, dias, meses etc) e as tarefas que precedem cada uma delas.

CdigoAtividadePrecedncia ImediataTempo

(Horas)

AVerificar partes com defeito (com a mquina em operao)-8

BDesmontar a mquina deixando as partes sobre a fundaoA210

CTransportar partes da mquina at a oficina de reparoB34

DDesmontar fundao antigaC46

EConsertar as partes da mquina na oficinaC518

FConstruir nova fundaoD615

GTransportar partes reformadas at a fbricaE74

HMontar a mquinaG815

IPosicionar mquina montada sobre a nova fundaoH, F3

JEfetuar os teste finaisI2

Tabela 2.1 Informaes para montagem da rede

Graficamente, poderamos representar o projeto da seguinte forma:

Figura 2.1 - Projeto Montagem da Rede

Criando um Novo Projeto

O processo de criao de um novo projeto no MS Project segue o padro dos demais programas da Microsoft. Aps abrir o programa, voc j estar em um novo projeto. Entretanto, a tela de inicial de informaes sobre o projeto (Figura 2.2) no apresentada. Para isso, no Menu Principal, clique na opo Project (Projeto) e selecione Project Information... (Informao sobre o Projeto...). Estando em um projeto existente ou se quiser iniciar um outro projeto, clique na opo File (Arquivo) do Menu Principal e depois selecione New (Novo). Ser criado um projeto em branco e a tela inicial de informaes sobre o projeto (Figura 2.2) ser apresentada.

Figura 2.2 Tela de Informaes sobre o Projeto

Nesta tela voc dever fornecer a data de incio (Start date) e/ou trmino (Finish date) do projeto, que data considerar para incio da agenda (Schedule from), a data atual (Current date), a data de status (Status date), o calendrio (Calendar) e a prioridade do projeto.

Start date (Data de incio) data de incio do projeto

Finish date (Data de trmino) data de trmino do projeto. Inicialmente contm a data atual. Aps a entrada de dados conter a data de trmino do projeto, conforme calculado pelo programa. Caso se deseje que o programa efetue os clculos na modalidade do fim para o incio, deve-se preencher este campo e tambm o campo seguinte. Observe que o preenchimento deste campo mutuamente exclusivo em relao ao campo Start date (Data de Incio), conforme escolha a ser feita no campo apresentado a seguir.

Schedule from (Agendar a partir de) determina a data a considerar para montar a agenda (a Data de incio ou a Data de trmino). Os clculos para obter as datas das tarefas da rede so feitos com base nesta opo.

Project Start Date (Data de Incio do Projeto): os clculos so feitos do incio para o final da rede

Project Finish Date (Data de Trmino do Projeto): os clculos so efetuados do fim para o incio da rede.

Current date (Data atual) data atual de acordo com o relgio do computador

Status date (Data de status) data da coleta dos dados de andamento do projeto (custos)

Calendar (Calendrio) especifica os dias da semana e horrios a serem considerados na agenda. O calendrio padro (Standard), por exemplo, considera os seguintes dias/horrios de servio: segunda a sexta, das 08h00 s 17h00, com intervalo para almoo entre as 12h00 e 13h00. Estas informaes do calendrio padro podem ser alteradas pelo usurio conforme apresentado na seo Calendrio de Trabalho (pg. 19)

Priority (Prioridade) indica a prioridade do projeto. Deve ser um nmero de 0 a 1000. Quanto maior o nmero maior a prioridade. Esta informao utilizada quando o MS Project tem que decidir quanto alocao de um recurso a um projeto ou outro.

O boto Statistics... apresenta estatsticas sobre o projeto, tais como: data de incio e trmino, durao, trabalho e custo para maiores detalhes, veja Cap. 3.

importante notar que voc pode criar um projeto dando como ponto de partida a data de incio desejada ou a data de trmino. Neste ltimo caso, o MS Project parte da data em que o projeto dever estar pronto e vai retroagindo. Esta opo til quando temos uma data limite para a concluso do projeto e queremos ter uma idia de quando comear, de modo que o prazo seja cumprido.

Aps preenchida esta tela inicial, ser apresentada a tela de entrada de dados. Aumente a parte visvel da planilha, de modo que a coluna de predecessoras fique mostra (coloque o ponteiro do mouse sobre a Barra Separadora Vertical, clique, segurando o boto do mouse e arraste para a direita.

Feito isso, agora s digitar os dados do projeto. Clique na coluna Task Name (Nome da Tarefa), na rea para Tabelas, e digite o nome da primeira atividade. Depois clique na coluna Duration (Durao) ou pressione a tecla TAB, e digite a durao da tarefa, que deve ser informada por um nmero seguido de uma letra. A letra indica a unidade de tempo a ser considerada, de acordo com a tabela abaixo:

Unidade de tempoLetra a utilizar

Minutosm

Horash

Diasd

Semanass

Mesesme

Anosan

Tabela 2.2 Unidades de Tempo de Durao

Para a primeira atividade, por exemplo, digite 8h, indicando durao de 8 horas. Caso no tenha certeza do tempo de durao da atividade, voc pode digitar o smbolo ? aps a letra (por exemplo, 8h?). Dessa forma, o MS Project entende que trata-se de estimativa. Quando possuir o valor correto, basta digitar o tempo de durao sem o smbolo ?.

Observe que ao digitar o tempo de durao, o MS Project automaticamente calcula o valor das colunas Start (Incio) e Finish (Trmino). Portanto, voc no deve digitar nada nestas colunas. A prxima coluna a digitar a Predecessors (Predecessoras). Nesta coluna, digite o cdigo da(s) atividade(s) precedente(s) que voc est cadastrando. Caso haja mais de uma atividade precedente, separe-as com ponto-e-vrgula (;).

A coluna seguinte a Resource Names (Nome dos Recursos). Nesta coluna dever ser informado o nome dos recursos a serem utilizados para a realizao das atividades. Como no nosso exemplo no faremos alocao de recursos, esta coluna ser explicada mais adiante.

Observe agora a rea Grfica (ao lado da planilha) e veja que o MS Project automaticamente vai montando o Grfico de Gantt. medida em que voc informa cada atividade, ela vai sendo plotada no grfico, bem como a indicao das relaes de precedncia entre elas.

Aps digitar todos os dados, sua planilha ter a aparncia da Figura 2.3:

Figura 2.3 Planilha de Dados do Projeto

O Grfico de Gantt

O Grfico de Gantt do projeto ter a seguinte aparncia:

Figura 2.4 Grfico de Gantt do Projeto

Clicando sobre o grfico possvel realizar diversas tarefas, tais como alterar a relao de precedncia entre as tarefas, modificar a escala de tempo etc. Alm disso, vrias opes podem ser acessadas clicando-se com o boto direito do mouse sobre a rea do grfico.

Para melhor visualiz-lo, utilize os botes de zoom:

Para imprimir o Grfico de Gantt, no Menu Principal, selecione a opo File (Arquivo), depois Print... (Imprimir...). Voc poder imprimir o grfico de todo o projeto ou apenas parte dele, de acordo com as pginas ou a escala de tempo. Observe a figura 2.5:

Figura 2.5 Opes para impresso

Padronizando Procedimentos

Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar o trabalho de planejamento. Para isso, clique na opo Tools (Ferramentas) do Menu Principal, selecione Options... (Opes...).

Podemos, por exemplo, padronizar a unidade de durao das tarefas. Inicialmente, o padro dia. Ou seja, caso no seja informada a unidade de tempo da durao da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na = anos), o MS Project assume a durao em dias. Se quiser alterar este padro, aps acessar a tela Options... (Opes...), clique em Schedule (Agenda) e altere o campo Duration is entered in (A durao inserida em) para o valor desejado como padro.

Outra padronizao importante diz respeito ao calendrio a ser utilizado pelo MS Project. Toda tarefa pressupe o uso de determinado calendrio que especifica os dias de trabalho, horrio do expediente e feriados. O calendrio padro (Standard) pressupes que:

A semana comea no domingo

Os dias de trabalho vo de segunda-feira at sexta-feira

Os dias de descanso so o sbado e o domingo

O expediente de trabalho das 08h00 s 12h00 e das 13h00 s 17h00

No h feriado

a partir destas informaes que sero determinados o tempo de execuo de cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqentemente a durao do projeto.

Para alterar as informaes do calendrio padro, clique na guia Calendar (Calendrio) que aparece na tela de opes e altere os valores desejados. Observe que nem todas as informaes do calendrio padro podero ser modificadas. Veremos adiante como alter-las (Captulo 4).

O Diagrama da Rede

Alm do Grfico de Gantt, podemos visualizar o projeto atravs do Diagrama da Rede, que nos mostra a precedncia entre as tarefas (este diagrama tambm chamado Diagrama de Precedncias). Para isso, na Barra de Modos clique no boto Network Diagram (Diagrama da Rede). A Figura 2.6 apresenta a aparncia do Diagrama da Rede.

Figura 2.6 Diagrama da Rede

Assim como o Grfico de Gantt, diversas opes esto disponveis para o Diagrama da Rede. Basta clicar com o boto direito do mouse sobre qualquer parte do diagrama.

Para focalizar o diagrama na tela, utilize os botes de zoom:

Tambm para imprimir o Diagrama da Rede, siga as orientaes para impresso do Grfico de Gantt, ou seja, selecione File (Arquivo) e depois Print... (Imprimir...).

A Visualizao Calendrio

Dentre as diversas formas de visualizao do projeto, temos ainda a visualizao Calendrio (Figura 2.7), onde aparece o que executado em cada semana do projeto. Para acessar essa forma de visualizao, clique no boto Calendar (Calendrio) da Barra de Modos - ou clique em View (Exibir) no Menu Principal e selecione a opo Calendar (Calendrio).

Figura 2.7 Visualizao em Modo Calendrio

Esta forma de apresentao bastante interessante e fcil de visualizar o projeto, visto que guarda grande semelhana com as agendas manuais.

Salvando o Projeto

Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que o mesmo para todos os programas Microsoft):

Clique em File (Arquivo) no Menu de Opes

Selecione a opo Save (Salvar)

Digite o nome do arquivo

Clique no boto Save (Salvar)

Aps clicar no boto Save (Salvar), o MS Project apresentar a seguinte janela:

Figura 2.8 Opo de Salvamento

A linha de base uma base para comparao. Caso voc salve o projeto com uma linha de base, as informaes iniciais de tempo, recursos e custos sero armazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparaes do tipo previsto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer alteraes. Aps fazer a sua escolha, clique no boto OK.

Uma vez criada a linha de base (baseline), a janela apresentada acima (Figura 2.8) no ser mais exibida. Entretanto, pode ocorrer a situao em que j se efetuou o salvamento das linhas de base e, posteriormente, deseja-se efetuar um novo salvamento, pois o anterior ficou obsoleto. Para isto, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, aponte para a opo Tracking (Controle) e selecione Save Baseline... (Salvar Linha de Base...). Figura 2.9.

Figura 2.9 Janela de Salvamento da Linha de Base

A opo Save interim plan (Salvar plano provisrio), que aparece na janela acima, til para efetuar simulaes de planejamento, salvando um plano atual como plano provisrio. Isto vlido somente para as datas de incio e trmino informadas.

Tambm possvel apagar a linha de base. Para isto, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, aponte para Tracking (Controle) e selecione a opo Clear baseline... (Limpar linha de base...).

Salvamento Automtico

O MS Project pode ser programado para salvar o projeto a cada intervalo de tempo. Para isso, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, selecione a opo Options... (Opes...), clique na guia Save (Salvar) e informe o intervalo de tempo desejado (em minutos). Este procedimento importante, pois em caso de falta de energia ou problema no programa (aquela maldita mensagem Este programa efetuou uma operao ilegal e ser fechado) o seu trabalho no ser totalmente perdido.

3. 3. A DURAO DO PROJETO

Aps fornecer os dados de um projeto, desejamos saber qual a sua durao total. Esta informao est disponvel na tela Estatsticas. Para acess-la, clique em Project (Projeto), no Menu Principal, selecione a opo Project Information (Informaes sobre o projeto) observe que esta a tela apresentada ao iniciar-se um projeto (Figura 2.2) e clique no boto Statistics... (Estatsticas...). a Figura 3.1 apresenta a tela de Estatsticas.

Figura 3.1 Tela de Estatsticas

O MS Project automaticamente calcula as datas de um projeto (inclusive de todas as tarefas) sempre que se efetua alguma alterao de dados. Para isso so utilizadas as Informaes sobre o projeto.

Clculos de Datas no MS Project

No MS Project, as principais datas de planejamento de uma tarefa so as seguintes:

Incio: Early Start (Incio Mais Cedo) primeira data de incio

Trmino: Early Finish (Trmino Mais Cedo) primeira data de trmino

Incio atrasado: Late Start (Incio Atrasado) ltima data de incio

Trmino atrasado: Late Finish (Trmino Mais Tarde) ltima data de trmino

Essas informaes so apresentadas na Agenda. Para acess-la, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table (Tabela) e selecione Schedule (Agenda). Conforme mostramos no item anterior, o prprio projeto, como um todo, deve possuir uma data a ser escolhida entre as opes Data de incio do projeto ou Data de trmino do projeto. Assim, tm-se as seguintes opes para o clculo das datas das tarefas de um projeto:

Fornecer Data de incio do projeto: inicialmente o programa calcula as primeiras datas de incio das tarefas do incio para o fim do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de incio do projeto. A seguir, o clculo das ltimas datas de incio feito do fim do projeto para o incio e baseia-se na maior data das ltimas tarefas, obtida no processo de clculo da primeira etapa.

Fornecer Data de trmino do projeto: inicialmente o programa calcula as ltimas datas de incio das tarefas do fim para o incio do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de trmino do projeto. A seguir, o clculo das primeiras datas de incio feito do incio para o fim do projeto e baseia-se na menor data das primeiras tarefas, obtidas no processo de clculo da primeira etapa.

Alm das datas acima, o MS Project fornece tambm dois valores para as folgas das tarefas:

Margem de Atraso Permitida: Folga Livre (Free Slack)

Margem de Atraso Total: Folga Total (Total Slack)

Caminho Crtico

Chama-se de caminho crtico aquela seqncia de tarefas que define a durao do projeto. As tarefas crticas possuem valor nulo para Folga Total (Total Slack) ou Margem de Atraso Total. No MS Project possvel informar que devem ser consideradas como crticas todas as tarefas cujo valor de Folga Total fiquem abaixo de um determinado valor clique em Tools (Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opo Options... (Opes...), clique na guia Calculation (Clculo) e verifique o campo Tasks are critical if slack is less than or equal to ... days (Tarefas so crticas se o valor de Folga Total menor ou igual a ... dias). Como sabemos do PERT/CPM, uma rede pode conter um ou mais caminhos crticos.

Mltiplos Caminhos Crticos

No exemplo apresentado, a rede encerrou-se com uma nica tarefa. Quando temos diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ela possui diversos caminhos de encerramento. comum que apenas um deles defina a durao do projeto: ele constitui o caminho crtico. Os outros, por se encerrarem antecipadamente, possuem uma folga quando comparados com o caminho crtico. Esta situao (existncia de folga em caminhos que chegam ao final do projeto) geralmente no agrada ao gerente do projeto, que deseja gerenciar como crticos todos os caminhos que chegam ao final do projeto. O MS Project contempla esta necessidade. Podem-se ter as seguintes opes de clculo das datas atrasadas (ou ltimas datas de trmino) para os diversos caminhos que chegam ao final:

Utilizar, para todas as ltimas tarefas, a maior data de trmino encontrada entre todas as ltimas tarefas da rede;

Utilizar, para cada ltima tarefa, a sua prpria data de trmino. Neste caso tem-se a situao denominada mltiplos caminhos crticos.

Para ativar uma opo ou outra, deve-se ativar ou no o campo Calculate multiple critical paths (Calcular vrios caminhos crticos), que aparece clicando-se na opo Tools (Ferramentas), do Menu Principal, opo Options... (Opes...), guia Calculation (Clculo).

Calendrio de Trabalho

As informaes referentes aos dias e horrios de trabalho constituem o que se chama Calendrio de Trabalho. Para acess-las, clique em Tools (Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opo Change Working Time... (Alterar o perodo de trabalho...). dever aparecer uma tela como a apresentada na Figura 3.2:

Figura 3.2 Calendrio de Trabalho

As informaes apresentadas, como voc pode ver no campo For (Para), so do calendrio padro. Esta tela permite criar novos perodos de trabalho ou alterar os existentes. O MS Project oferece trs opes de perodo de trabalho ou calendrio:

Standard (Standard)

24 Horas (24 Hours)

Turno Noturno (Night Shift)

Selecione cada uma das opes do campo For (Para) e verifique, de acordo com a legenda apresentada do lado direito do calendrio (legend), os dias/horrios de trabalho e de folga para cada calendrio.

Para marcar um determinado dia como feriado, por exemplo, voc seleciona o ms, clicando na barra de rolagem, d um clique sobre o dia no calendrio e seleciona a opo Nonworking time (Perodo de folga) no campo Set selected date(s) to (Definir a(s) data(s) selecionada(s) como) do lado direito do calendrio.

Quando o calendrio Standard no atender ao projeto, recomendvel que se defina um novo calendrio antes de se fornecer a lista de tarefas. possvel efetuar alteraes no calendrio de um projeto existente, porm deve-se ter o cuidado de com as tarefas cujas duraes estejam definidas em semanas, meses ou anos, pois, nestes casos, resultados imprevisveis podem ocorrer. O ideal, neste caso, que as tarefas estejam definidas em dias teis.

Observao: possvel informar que uma tarefa deve ser executada na forma de dias corridos, sem ser necessria a alterao do calendrio. Neste caso, deve-se digitar, por exemplo, 3dd no campo Durao da citada tarefa.

Modelo Probabilstico

O MS Project permite a entrada de dados no chamado modelo probabilstico. Nesta opo, voc informa a durao otimista, a esperada e a pessimista para cada tarefa. para acess-la, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table... (Tabela...), selecione More Tables... (Mais tabelas...) e selecione PA_PERT_Entry (Planilha de Entrada para PERT PA). A tabela da Figura 3.3 dever aparecer.

Figura 3.3 Tabela do Modelo Probabilstico

Cada durao do modelo probabilstico tem um peso padro:

Durao Otimista (Optimistic Duration) - DO: Peso padro = 1

Durao Esperada (Expected Duration) - DE: Peso padro = 4

Durao Pessimista (Pessimistic (Duration) - DP: Peso padro = 1

Os pesos padres podem ser alterados pelo usurio. Para isso, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Toolbars (Barras de Ferramentas) e selecione PERT Analysis (Anlise PERT). Na barra de ferramentas que ser exibida, clique no boto Set PERT Weights (Nveis de importncia PERT). A partir da durao definida, o MS Project calcular a durao mais provvel (DMP) da seguinte maneira:

DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6

Quando o clculo solicitado clique no boto Calculate PERT (Calcular PERT) na barra de ferramentas Anlise PERT -, o valor de DMP substitui o campo Durao das tarefas.

4. USANDO RECURSOS

O MS Project permite a alocao de recursos para a realizao das tarefas. Os tipos de recursos so:

Trabalho (pessoas ou equipamentos);

Material

Definies Preliminares

Como sempre convm ao se criar um novo projeto, devem-se estabelecer antecipadamente as definies preliminares que sero vlidas para todo o projeto. No caso de recursos, so importantes as seguintes definies:

Tipo de tarefa relativamente carga de recursos e durao;

Como fornecer quantidade de recursos

Tipo de Tarefa Relativamente Carga e Durao

No MS Project as tarefas podem ser classificadas como pertencentes aos tipos mostrados a seguir e que tm influncia direta na durao da tarefa (acesse a opo Tools (Ferramentas), no Menu Principal, Options... (Opes...), Schedule (Agenda), campo Default task type (Tipo de tarefa padro): Fixed Duration (Durao Fixa): a durao da tarefa no se altera pela alterao na quantidade de recursos a ela alocada;

Fixed Units (Unidades Fixas ou Carga Fixa): a durao da tarefa conseqncia da quantidade de recursos alocados;

Fixed Work (Trabalho Fixo): a durao da tarefa conseqncia da quantidade de recursos alocados.

Estes tipos se relacionam da seguinte maneira:

Trabalho = Carga x Durao,

em que a carga representa a quantidade de recursos.

Forma de Fornecimento da Quantidade de Recursos

No MS Project as quantidades de recursos podem ser fornecidas de duas formas (acesse a opo Tools (Ferramentas), no Menu Principal, Options... (Opes...), Schedule (Agenda), campo Show assignment units as a (Mostrar unidades de atribuio como):

Percentage (Percentual): os valores so fornecidos na forma percentual. Por exemplo, pode-se informar que o recurso Pedreiro de uma tarefa estar dedicado a ela durante 50% de seu tempo total dirio;

Decimal (Decimal): os valores fornecidos se referem a quantidades inteiras com frao. Por exemplo, pode-se dizer que se necessita de 2,5 gales de tinta para a tarefa pintura ou, ento, que se necessita de 0,5 pedreiro para realizar a tarefa.

Estas duas formas so equivalentes: tanto faz fornecer 0,5 pedreiro como 50%. O uso de uma ou outra forma depende da convenincia de linguagem.

Associando Recursos s Tarefas

A associao de recursos s respectivas tarefas pode ser feita atravs da prpria planilha de entrada de dados, na coluna Resource Name (Nome do Recurso). Caso deseje alocar mais de um recurso mesma tarefa, separe-os com ponto-e-vrgula (;).

5. CUSTOS

Certamente, o custo um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes modalidades:

Custo fixo da tarefa;

Custo dos recursos que esto alocados s tarefas

Custos Fixos

Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que fornecido independentemente de sua durao ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Para utilizar custos em tarefas no MS Project, deve-se inicialmente defini-los na tabela Custo. Para isso, clique em View (Exibir), aponte para Table... (Tabela...) e selecione Custo (Cost). Ser apresentada a tabela da Figura 4.1:

Figura 4.1 Tabela de Informaes de Custos

As colunas da tabelas tm o seguinte significado:

Fixed Cost (Custo Fixo):

Para atividades planejadas igual ao custo planejado

Para atividades completadas igual ao custo real

Para atividades em andamento igual ao custo planejado + o custo real

Fixed Cost Accural (Acumulao de Custo Fixo): tm-se as seguintes opes:

Start (Incio): o valor do custo lanado no momento de incio da tarefa;

End (Fim): o valor do custo lanado no momento de trmino da tarefa;

Prorated (Rateado): o valor do custo rateado no perodo de execuo da tarefa.

Total Cost (Custo Total): um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos);

Baseline (Linha de Base): o custo congelado em uma determinada data. calculado como a soma do custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custo total);

Variance (Variao): representa a variao entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo;

Actual (Real): custo verdadeiro da execuo da tarefa;

Remaining (Restante): custo restante

Um Exemplo de Custo Fixo

Vamos acrescentar ao nosso projeto exemplo informaes de custo, como mostra a tabela abaixo:

CdigoAtividadePrecedncia ImediataTempo

(Horas)Custos

(R$)

AVerificar partes com defeito (com a mquina em operao)-840

BDesmontar a mquina deixando as partes sobre a fundaoA10300

CTransportar partes da mquina at a oficina de reparoB490

DDesmontar fundao antigaC6180

EConsertar as partes da mquina na oficinaC18500

FConstruir nova fundaoD15930

GTransportar partes reformadas at a fbricaE490

HMontar a mquinaG15600

IPosicionar mquina montada sobre a nova fundaoH, F3150

JEfetuar os teste finaisI210

Tabela 4.1 Informaes de Custos do Projeto

Para entrar com as informaes de custo, siga as opes apresentadas no item Custos Fixos. Aparecer a tela da Figura 2.15 e voc dever digitar os dados na coluna Fixed Cost (Custo Fixo). Dessa forma, o MS Project passar a considerar as informaes de custo do seu projeto.

6. RELATRIOS

Diversos relatrios podem ser emitidos pelo MS Project. Eles contm uma srie de informaes sobre o projeto que no aparecem nos diagramas. Para acessar as opes de relatrios, clique em View (Exibir) no Menu Principal e depois selecione a opo Reports... (Relatrios...). Aparecer uma janela como a mostrada na Figura 5.1:

Figura 5.1 Janela de Seleo de Relatrios

Esta janela apresenta as categorias de relatrios. Clicando na categoria desejada, voc poder ver as opes de relatrio propriamente ditas clicando no boto Select (Selecione). So as seguintes as categorias e respectivos relatrios disponveis:

Overview (Viso Geral) fornecem uma viso geral do projeto

Project summary (Resumo do projeto)

Top-Level Tasks (Tarefas de nvel superior)

Critical Tasks (Tarefas crticas)

Milestones (Etapas)

Working Days (Dias teis)

Current Activities (Tarefas Atuais)

Unstarted Tasks (Tarefas no iniciadas)

Tasks started soon (Tarefas com incio breve)

Tasks in Progress (Tarefas em andamento)

Completed Tasks (Tarefas concludas)

Should Have Started Tasks (Tarefas que deveriam ter iniciado)

Slipping Tasks (Tarefas adiadas): tarefas que foram empurradas para a frente devido a um atraso de outras tarefas Costs (Custos)

Cash Flow (Fluxo de Caixa): mostra os custos de forma distribuda no tempo Budget (Oramento): listagem das tarefas, atribuies, seus custos, datas etc. Overbudget Tasks (Tarefas com oramento estourado)

Overbudget Resources (Recursos com oramento estourado)

Earned Value (Valor Acumulado): mostra o desempenho do projeto Assignments (Atribuies)

Who Does What (Quem faz o que)

Who Does What When (Quem faz o que quando)

To-do List

Overallocated Resources

Workload (Carga de Trabalho)

Task Usage

Resource Usage

Custom (Personalizados)

Uma vez selecionada a categoria e dentro da categoria o relatrio a imprimir, clique no boto Select (Selecione) e o relatrio ser emitido. Primeiramente, ser apresentado na tela. Caso queira realmente imprimir, clique no boto Print... (Imprimir...), que aparece no alto da tela.

RECOMENDAES

Conforme dissemos na apresentao, este trabalho apresenta apenas uma pequena parte dos diversos recursos disponveis pelo MS Project. Caber a voc verificar as diversas opes existentes e suas aplicaes. Para isso, conte com a ajuda de livros ou cursos especficos.

BIBLIOGRAFIA

Este trabalho foi baseado e contm trechos do seguinte livro:

PRADO, Darci. Usando o MS Project em Gerenciamento de Projetos. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1998

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