apostila - gestao de custos e despesas

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Gerencie os Custos e as Despesas

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Gestão de Custos e Despesas

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Gestão De Custos E Despesas

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Sumário Introdução .................................................................................................... 3 Identificando os Custos e Despesas .................................................................. 3

Custos ...................................................................................................... 4 Exemplo de rateio....................................................................................... 5 Despesas................................................................................................... 5 Despesas de Vendas ................................................................................... 5 Despesas Administrativas ........................................................................... 6

Custos De Comercialização .............................................................................. 6 Reduzindo seus Gastos ................................................................................... 7

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Introdução

Neste mercado competitivo, é importantíssimo manter controles rígidos sobre os custos e as despesas da loja. O objetivo é preservar sua empresa que, como todo pequeno e médio varejo, tem limitações como: estrutura reduzida, pouco acesso à tecnologia, alta carga tributária, restrições ao crédito, dentre outras. Às vezes, aumentos bruscos nas despesas gerais podem estar associados a uma simples fatura de telefone. Investigar as causas do aumento de ligações e estudar novas formas de diminuí-las (com o uso de e-mails, por exemplo) são ações que trazem uma economia anual significativa. Se você insistir em não exercer tais controles, sua loja até pode sobreviver, se as vendas forem suficientes para cobrir desperdícios. Mas, à medida que os desperdícios crescem, eles ameaçarão seu futuro! Controlar gastos exige uma análise minuciosa de todos os custos e despesas ocorridos em um determinado período. Conhecendo os custos e despesas de sua loja, você terá base para controlar a empresa e aumentar seus lucros.

Identificando os Custos e Despesas O primeiro passo para identificar os gastos que incidem sobre a loja é diferenciar custos de despesas:

Custos: No caso dos supermercados, são os ganhos relativos às mercadorias vendidas em um determinado período.

Exemplo: Custo da nota fiscal, frete, imposto.

Despesas: São gastos operacionais relativos às atividades de apoio.

Exemplo: Aluguel, manutenção, telefone, salários, dentre outros. As despesas são classificadas de duas formas:

Despesas fixas: Aquelas que não mudam com diferentes níveis de venda, como aluguel, leasing, salários de funcionários administrativos, financiamentos.

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Despesas variáveis: Aquelas que mudam conforme o volume das vendas: gastos com entregas, impostos, consumo de embalagens, energia elétrica.

Para fazer o controle de custos e despesas você precisa distinguir redução de custos e despesas de controle de custos e despesas.

Redução de custos e despesas: Significa o esforço para diminuir valores

através da melhoria de trabalho. Controle de custos e despesas: Significa o esforço para diminuir ou

estabilizar valores através de programas de redução pré-estabelecidos.

Custos O custo das mercadorias vendidas é o primeiro a ser analisado, seu cálculo é feito através da fórmula: Estoque inicial Estoque final

O valor dos estoques, tanto inicial como final, deve ser levantado através de inventário, verificamos qual é o estoque final e chegamos ao CMV.

A partir do inventário verificamos qual é o estoque final e chegamos ao CMV. Com esses valores podemos identificar o percentual do custo de cada setor em relação às vendas totais. Este coeficiente é importante para compara-lo com o mercado e com o padrão estabelecido para sua loja e comparando estes coeficientes será possível identificar efeitos e causas. Um aumento nos custos das mercadorias vendidas, por menor que seja, sem que estes possam ser repassados ao consumidor, causará perdas no lucro da loja. Além do custo da mercadoria, outros custos incidem sobre o produto: frete e impostos (IPI, ICMS, PIS, CONFINS, CPMF). Na compra, é importante identificar o montante de cada um destes custos quanto ao seu valor unitário, para a formação do preço de venda. Nos impostos, esse valor já é expresso por cada produto. Quanto ao frete, geralmente é pago um valor incidente sobre vários produtos. É necessário, então, fazer um rateio, que é a distribuição do frete, proporcionalmente ao valor de cada produto comprado.

CMV = EL + COMPRAS - EF

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Exemplo de rateio

1. Custo do Frete............................... R$ 1.50 2. Produtos Comprados

Biscoito A .............................................. 0,55 Biscoito B .............................................. 0,49 Amaciante BC ........................................ 2.40 Total .................................................... 3,44

Descrição Compras Rateio Total Biscoito A R$ 0,55 R$ 0,08 R$ 0,63 Biscoito Bl R$ 0,49 R$ 0,07 R$ 0,56 Amaciante BC R$ 2,40 R$ 0,35 R$ 2,75 Estrutura de Cálculo do rateio Frete = R$ 1,50 Descrição Biscoito A (1,50/10,43) x 0,55 = R$ 0,08 Biscoito B (1,50/10,43) x 0,49 = R$ 0,07 Amaciante BC (1,50/10,43) x 2,40 = R$ 0,35

Despesas Assim como os custos, as despesas também merecem análises de cada item, comparando ao montante de vendas, ao mês anterior e à sua necessidade. Quando você pesquisa cada despesa em particular, descobre uma quantidade surpreendente de informações úteis. Exemplo: na folha de pagamento, você deve analisar: ela está aumentando ou diminuindo? Há tendências? Onde estão ocorrendo mudanças, porque? O número de empregados está aumentando? Qual a distinção entre gerência, supervisão e operacional? Analise as horas extras, ausências e licenças médicas. Que porcentagem da folha de pagamento ou dos dias de trabalho elas representam? Calcule a folha de pagamentos como porcentagem do total de vendas e do total de despesas. Como Você explica qualquer variação significativa? Existe uma ineficiência fundamental como salários baixos ou muitos empregados?

Despesas de Vendas

As despesas de vendas incluem, principalmente, os gastos relativos a entregas e publicidade.

Despesas com entregas: São gastos com combustível e manutenção de veículos utilizados neste serviço oferecido ao cliente.

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Despesas com Publicidade: Referem-se a gastos com divulgação da loja e suas promoções

O controle de Despesas de Vendas é importante porque: Em supermercados despesas de vendas representam uma porcentagem substancial das despesas totais. Na maioria das vezes os varejistas tendem a exagerar nos gastos, sem ao menos verificar o retorno. Por isso elas devem ser analisadas de forma a se atingir um equilíbrio compatível com o volume das vendas. Manter controles nestas despesas é indispensável para aumentar a rentabilidade da loja.

Despesas Administrativas

As despesas administrativas referem-se a todas as outras despesas que não as de vendas. Em geral, elas ocorrem na supervisão e prestação de serviços a todas as funções da loja e podem ser divididas em:

Despesas de Pessoal: Correspondem aos gastos com salários e encargos dos colaboradores.

Serviços Prestados: Referem-se às despesas com terceiros

Despesas Gerais: Aluquel, telefone, energia elétrica, material de

limpeza, manutenção no prédio e equipamentos, correios, dentre outras com datas fixas.

Custos De Comercialização

Conhecendo todas as despesas, é fácil determinar o custo de comercialização de sua loja, que deverá estar contido nas margens brutas que compõem o preço de venda dos produtos. O custo de comercialização é formado pela porcentagem das despesas em relação ao faturamento total.

Despesas X 100 Faturamento

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Despesas de Vendas ...................................... Total 8.400,00 Despesas Gerais ..............................................Total 29.400,00 Serviços Prestados ......................................... Total 4.200,00 Total de despesas Administrativas ......................... 42.000,00 Se estas loja tem um faturamento mensal em torno de R$ 350.000,00 : Quando calculamos o custo de comercialização, isso não significa que esta porcentagem deve estar contida na formação de preço de cada produto. Se o fizermos, estaremos rateando estes custos fixos em função do faturamento e pressupondo que os itens consomem custos na proporção do faturamento. Ao analisar seus produtos vendidos você deve eliminar os produtos que não cobrem custos fixos. Você deve observar que as despesas fixas não devem ser cobertas item a item, mas pelo total vendido. Por isso, tome cuidado.

Na hora de definir preço, esqueça as despesas administrativas, cuide para que a soma das margens obtidas cubra estas despesas.

Se o total das margens obtidas não cobrir as despesas fixas, seu

problema é reduzir estas despesas ou aumentar o faturamento até o ponto necessário.

Reduzindo seus Gastos

Adquira o hábito de se questionar para reduzir custos . O principal é saber identificar se suas despesas são justificáveis e se contribuem para o crescimento de sua loja. Estabeleça planos que contribuam para um melhor rendimento, diminuindo gastos e despesas.

Custo de = Despesas X 100 = 42.000,00 X 100 = 12% Comercialização Faturamento