apostila - excel intermediario
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CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO
ESTADO DO RIO DE JANEIRO
Câmara de Pesquisa e Desenvolvimento Profissional Home page: www.crc.org.br - E-mail: [email protected]
EXCEL INTERMEDIÁRIO
Fernando de Oliveira Santoro [email protected]
ou Marcus Vinícius
(Rio de Janeiro) Atualização: 20/02/2006
SUMÁRIO
1. REVISÃO DOS CONCEITOS BÁSICOS DO Excel 3
2. FUNÇÕES DE DATA E HORA 47
3. FUNÇÕES LÓGICAS E DE REFERÊNCIA 55
4. RECURSOS INTERMEDIÁRIOS 61
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Capítulo 1 – Revisão dos Conceitos Básicos do Excel
Digitando e Inserindo Dados
Inserir Dados em uma célula é muito simples. Para entradas normais, como de textos e
valores, verifique se o seletor encontra-se na célula desejada. Em caso positivo, digite o que desejar
e para dar a entrada no dado digitado, dê ou clique no botão “inserir” que encontra-se na barra
de fórmulas. A tecla fará com que o seletor vá para célula inferior seguinte.
NOTA: Caso queira, você pode pressionar qualquer uma das teclas de movimentação do
cursor em seu teclado, fazendo com que o seletor vá para a direção desejada. É possível também
pressionar a tecla para movimentar a célula para a próxima entrada possível ou +
para a entrada anterior.
Você pode digitar dois tipos diferentes de dados em uma planilha, as fórmulas, que serão
explicadas no próximo capítulo ou valores constates, que serão descritos a seguir:
- Valores constantes
Um valor constante é um tipo de dado que você digita diretamente na célula. Ele pode
estar em formato de número, incluindo datas, horas, moedas, porcentagens, frações ou notação
cientifica, ou em formato de texto. Os valores são constantes, isto é, não são obtidos a partir de
cálculos envolvendo outros valores e podem ser alterados sempre que necessário.
O Microsoft Excel permite inserir três tipos básicos de constantes, conforme veremos a
seguir.
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- Números
Para digitar um número como valor constante, clique na célula onde o valor deve ser
inserido e digite o número. Os números podem incluir caracteres numéricos, de 0 a 9, e qualquer um
desses caracteres especiais:
+
-
( )
,
/
$
%
Se uma entrada consistir em qualquer caracter diferente dos especiais apresentados, o
Excel interpretará como texto. Por exemplo: Praça Pio X, n° 78, 6º, 8º e 10º andares. Ao digitar um
número, o Excel assume o formato geral e os números são alinhados à direita.
Para digitar um número negativo, insira antes dele o sinal de menos. Caso queira inserir
números com formato de moeda, não digite o símbolo da moeda, pois o Excel interpretará como
texto.
Para inserir uma fração, digite a seguinte seqüência: zero, barra de espaço, e depois a
fração, usando ( / ) entre os números. Caso contrário, o Microsoft Excel interpretará a fração como
uma data.
- Texto
Um texto é composto de letras ou qualquer combinação de números e letras. Qualquer
conjunto de caracteres digitados numa célula, que não for interpretado pelo Excel como número,
fórmula, data, hora, valor lógico ou valor de erro será interpretado como texto. Quando o texto for
digitado, os caracteres serão alinhados à esquerda na célula.
Para digitar um texto, clique na célula onde ele deve ser inserido e digite o que desejar.
Uma célula aceita até 32.000 caracteres. Caso o texto ultrapasse a linha de grade ele invade o
espaço da célula vizinha, porém, se for necessário, arraste com o mouse a linha de grade
aumentando a largura da coluna.
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- Data e Hora
Se você quiser exibir a hora utilizando um relógio de 12 horas, digite-a usando o sinal de
( : ) e, em seguida, AM ou PM. Deixe um espaço entre a hora e a letra. Por padrão, o Excel exibe a
hora como em um relógio de 24 horas, ou seja, marca as horas como, por exemplo, 17:00.
As datas são digitadas utilizando ( / ) ou ( - ), como separador entre dia, mês e ano. Por
exemplo: digite 12/08/03 em qualquer célula e esta será formatada como data.
Você ainda pode digitar data e hora na mesma célula. Para tanto, insira um espaço entre
ambas. Caso você digite a hora antes da data, o Excel assumirá, por padrão, primeiro a data e, em
seguida, a hora. Desta forma, nunca digite uma hora antes da data.
Ressalta-se, também, que o Excel armazena todas as datas como números seriais e todas
as horas como frações decimais. Já que datas e horas são tratadas como números, elas podem ser
adicionadas, subtraídas e incluídas em outros cálculos.
EDITANDO DADOS
Muitos são os motivos que podem exigir a alteração dos dados digitados em uma
planilha, tais como, por exemplo, erros de digitação, alteração de fórmulas, atualização de
informações, entre outros.
Para alterar e corrigir informações desejadas, o usuário deverá digitar novamente a
informação, posicionando o cursor na mesma célula e digitando os dados por cima da informação
errada. Ou então ele poderá edita-la, a fim de modificar somente o necessário.
Para colocar o conteúdo de uma célula em edição, posicione o cursor sobre a célula
desejada, tecle F2 ou dê um clique duplo sobre a célula.
No modo de edição, é valido o uso das teclas de setas para mover o cursor por entre os
caracteres sem apagá-los. Caso deseje apagar algum caractere, utilize a tecla BACKSPACE para
retroceder o cursor, apagando o caractere imediatamente à esquerda ou DELETE para apagar
imediatamente à direita. Ao final da edição, com as modificações feitas, o usuário finaliza a
operação teclando .
É possível também editar dados utilizando a Barra de Fórmulas. Ao clicar em uma
célula, o conteúdo da mesma será exibido na Barra de Fórmulas. Clique com o mouse na Barra de
Fórmulas e edite o conteúdo da célula atualmente selecionada. Após proceder com as alterações,
digite .
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EXCLUINDO DADOS
Para excluir o conteúdo de uma célula, clique nela para selecioná-la e, em seguida,
pressione a tecla DELETE. O conteúdo da célula será excluído. Outra maneira de excluir o
conteúdo de uma célula e clicar nela, para selecioná-la e, em seguida, começar a digitar um novo
conteúdo.
Ressalta-se, porém, que a formatação existente na célula será mantida, ou seja, os
procedimentos acima mencionados não limpam o conteúdo da célula.
SELECIONANDO CÉLULAS
A seleção de uma ou mais células tem como objetivo prepará-la, junto com seu
conteúdo, para que o usuário possa executar determinados tipos de operações. Para selecionar
somente uma célula, basta clicar sobre a mesma, liberando nela o seletor. Para selecionar um grupo
de células subseqüentes, clique sobre a primeira, pressione e arraste o mouse até que toda área de
células desejadas esteja destacada. Para desfazer a seleção a qualquer momento, clique em qualquer
célula que desejar.
Para selecionar células aleatoriamente, clique sobre a primeira delas, pressione e
mantenha pressionada a tecla , e então clique sobre as demais células a serem selecionadas.
O usuário também pode selecionar um intervalo inteiro de células horizontal e
verticalmente. Por exemplo, para selecionar a linha 3 inteira, clique sobre o indicador da mesma
representada pelo número no lado esquerdo da tela, na parte de linhas. Caso deseje selecionar uma
coluna, repita a mesma operação clicando na coluna desejada.
LIMPANDO CÉLULAS
O conteúdo de uma célula pode ser apagado por completo ou, se preferir, o usuário pode
remover apenas o formato previamente inserido. Para apagar o conteúdo de uma célula ou área de
células, selecione e tecle DELETE. Ressalta-se, porém, que esta ação apaga apenas o conteúdo. Isso
quer dizer que a formatação anteriormente estabelecida será preservada, ou seja, caso você tenha
modificado o tamanho ou o tipo da fonte, tal formatação se manterá. Para remover não só o formato
como também o conteúdo e tudo que estiver aplicado à célula ou intervalo de célula selecionado,
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abra o menu EDITAR, posicione o cursor em LIMPAR e, no sub-menu que aparece, clique sobre
TUDO.
Se a célula possui um formato pré-definido, e você deseja removê-lo, selecione-a, abra o
menu EDITAR, posicione o cursor no sub-menu LIMPAR e, em seguida, clique em FORMATOS.
Se anteriormente você inseriu um comentário em uma determinada célula e deseja
removê-lo, abra o menu EDITAR, mova o cursor até o sub-menu LIMPAR e, em seguida, clique
sobre o comando COMENTÁRIOS.
DESFAZENDO AÇÕES
São várias as ações que o usuário executa sem querer que podem ser desfeitas pelo
Excel. Por exemplo, digamos que você tenha deletado o conteúdo de uma célula que não poderia ser
removida. O procedimento de recuperação é desfazer essa ação.
Para que a última ação seja imediatamente desfeita, abra o menu EDITAR e clique sobre
o comando DESFAZER. Como atalho, você pode clicar sobre o botão do mesmo nome, na Barra de
Ferramentas Padrão ou teclar + Z quantas vezes forem as ações a serem recuperadas.
O Excel permite que sejam desfeitas as 16 últimas ações aplicadas pelo usuário. Para
verificar a lista dessas ações e assim poder escolher a seqüência a ser desfeita, clique sobre a seta ao
lado direito do botão desfazer. Note que à medida que o mouse é movido para baixo, as ações a
serem recuperadas vão sendo selecionadas. Para recuperá-las, basta clicar sobre a última destacada.
Para cancelar esta ação, tecle .
MAIS BOTÕES
No Excel 2000, por padrão e em determinados casos, não serão exibidos todos os botões
das Barras de Ferramentas nem mesmo todos os comandos de menus, quando abertos. Ao invés
disso, o usuário encontrará, na Barra de Ferramentas, o comando denominado “Adicionar ou
Remover Botões”, e no menu, mais comandos. Quando clicados, exibem o restante de botões ou
comandos disponíveis, respectivamente na mesma barra de ferramentas ou menu.
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ALTERANDO AS COLUNAS
No Excel, as colunas podem ter suas larguras modificadas ou através de comandos ou
pelo uso do mouse. Normalmente as colunas são alteradas para ajustar a visualização de seu
conteúdo, principalmente quando ele se encontra sem visibilidade.
Para alterar a largura de qualquer coluna manualmente, posicione o cursor no lado
direito do indicador da referida coluna até que ele tome a forma de uma seta bilateral. Então
pressione e arraste o mouse para a direção desejada, aumentando ou diminuindo, desta forma, o
tamanho da coluna.
Para alterar a largura a partir da inserção de valores, mantenha o cursor na coluna
desejada, abra o menu FORMATAR, selecione o comando COLUNA e, em seguida, clique sobre
LARGURA. Na caixa de diálogos, digite o valor desejado em número de caracteres, clicando OK
para concluir a ação.
NOTA: Para fazer com que a coluna tenha seu valor ajustado de acordo com a maior entrada
realizada, selecione a coluna desejada, abra o menu FORMATAR, posicione o cursor em
COLUNA, e no sub-menu, clique no comando “Auto Ajuste da Seleção”. Outra maneira é
posicionando o cursor do lado direito da coluna desejada e dando um clique duplo com o botão
esquerdo do mouse.
ALTERANDO LINHAS
Assim como uma coluna, as linhas de uma planilha podem ter suas respectivas alturas
alteradas. Para selecionar a linha a ser alterada, basta que o cursor esteja selecionado em uma das
células de sua faixa.
Para alterar a altura de uma linha manualmente, posicione o cursor na parte inferior do
indicador da linha desejada até que tenha a forma de uma seta bilateral. Pressione e arraste o mouse
até que a linha esteja na altura desejada visualmente.
Para alterar essa altura a partir de um valor informado, abra o menu FORMATAR e
selecione o comando LINHA. No sub-menu, clique em ALTURA e na caixa de diálogos, digite o
valor desejado, clicando OK para concluir a ação.
Para que a linha tenha sua altura ajustada conforme o caractere ou elemento mais alto
entre as células, abra o Menu FORMATAR e posicione o cursor sobre o comando LINHA, então
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clique sobre AutoAjuste ou dê um clique duplo com o botão esquerdo do mouse sobre a linha
desejada.
SALVANDO A PLANILHA
O armazenamento de um arquivo de planilha se faz quando ele é salvo pelo usuário. Para
salvar a Planilha pela primeira vez, abra o menu ARQUIVO e clique sobre o comando SALVAR
COMO. A caixa de diálogos é aberta disponibilizando uma pasta do HD para que seja salvo o
arquivo. Na caixa de entrada NOME DO ARQUIVO, digite o nome desejado para sua pasta de
trabalho. Os nomes de arquivo para os programas do Office 2000 podem conter até 256 caracteres.
Por padrão, as planilhas são salvas no formato Pasta de Trabalho do Microsoft Excel, cuja extensão
é “.XLS”. Para concluir a ação, clique sobre o botão SALVAR.
Estes procedimentos são normalmente executados sempre na primeira vez que o arquivo
for salvo. A partir da segunda vez que a planilha for salva, clique sobre o comando SALVAR,
também no menu ARQUIVO ou então pressione + B. Ou então clique sobre o ícone
SALVAR, na Barra de Ferramentas Padrão.
Se o usuário desejar salvar a mesma planilha com outro nome, deverá repetir tais
procedimentos.
AUTOCONCLUSÃO
A AutoConclusão é um recurso do Excel que facilita o preenchimento dos dados.
Quando determinado dado começa a ser digitado em uma célula, este será automaticamente
completado pelo Excel caso já tenha sido digitado em outra célula da mesma coluna. Para que a
AutoConclusão seja aceita, abra o menu FERRAMENTAS e clique sobre o comando OPÇÕES. Na
caixa de diálogos, abra a guia EDITAR e nela marque a opção ativar AutoConclusão para valores
de células. Conclua a ação clicando sobre o botão OK. Futuramente se não desejar utilizar este
recurso, desmarque a opção.
LISTA DE OPÇÕES
A lista de opções também é um recurso que facilita o processo de digitação dos dados
para o usuário, desde de que numa mesma coluna haja mais de uma célula preenchida com
conteúdos diversificados, conforme o exemplo a seguir:
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Na coluna B desta planilha, são apresentados dois setores da Companhia Soda Vasco
LTDA. Caso desejássemos digitar o mesmo dado já inserido em células anteriores, basta clicarmos
com o botão direito do mouse sobre a célula desejada acionando o menu a seguir:
Clique sobre o comando LISTA DE OPÇÕES. Note que é aberto uma espécie de menu
desdobrável, contendo todas as informações já digitadas anteriormente em outras células da mesma
coluna. Posicione o cursor sobre a informação desejada e dê um clique preenchendo a célula.
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AUTOPREENCHIMENTO
O excel possui um recurso de auto preenchimento de células, de forma com que o
conteúdo seguinte à célula selecionada seja inserido como um valor gradual, ou seja, maior ou
menor do que aquele que o antecede.
Por exemplo, na célula C4 da Figura abaixo, temos o número 1 como conteúdo.
Digamos que seja necessário preencher algumas células abaixo com valores
subseqüentes, ou seja, dois, três, quatros, e assim por diante. Ao invés de digitarmos os valores
célula por célula, podemos, simplesmente, posicionar o cursor sobre a alça de preenchimento,
pressionar a tecla e, em seguida, pressionar o botão esquerdo do mouse e arrastar até o limite
desejado. Ressalta-se que este procedimento funciona apenas com valores numéricos.
Após realizar a operação descrita no parágrafo acima, o resultado encontrado dever ser
igual ao da figura abaixo.
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Este recurso não funciona somente com valores numéricos. Também é possível
preencher, de forma rápida e automática, datas tanto na forma numérica quanto em forma de texto e
horas, na forma numérica.
Por exemplo, a Figura abaixo contém nas células B3, D3 e F3, respectivamente uma
hora, uma data em forma de texto e uma data em forma de número.
Para utilizar o recurso de auto-preenchimento, selecione a célula desejada, como, por
exemplo, B3, posicione o cursor sobre a alça de preenchimento e, em seguida, arraste o cursor até a
célula desejada. Repita a operação com as células D3 e F3. O resultado encontrado deve ser igual ao
da figura abaixo.
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COPIANDO O CONTEÚDO DE UMA CÉLULA
O conteúdo de uma ou mais células pode ser facilmente duplicado, ou seja, copiado para
outras células de formas diferentes. O processo mais comum de cópias é utilizando atalhos,
conforme o exemplo a seguir:
Digamos que você queira copiar o conteúdo da célula A2 para a célula A5.
I. Digite a palavra TESTE na Célula A2 e dê ;
II. Posicione o cursor na célula de origem, A2;
III. Abra o menu EDITAR e clique sobre o comando COPIAR. Como atalho, o
usuário pode pressionar + c ou então clicar sobre o ícone COPIAR, na
Barra de Ferramentas Padrão;
IV. Note que assim que copiado, o conteúdo da célula é circundado por uma linha
serrilhada;
V. Posicione o cursor na célula destino, no caso A5;
VI. Feito isso, abra o menu EDITAR e clique sobre o comando COLAR. Ou então
pressione + v na célula destino. Ou ainda clique sobre o ícone COLAR,
disposto na Barra de Ferramentas Padrão;
VII. Para desmarcar o conteúdo da célula de origem e limpar essa cópia da área de
transferência, apenas tecle .
Se o caso é copiar o conteúdo para células subseqüentes e vizinhas, seja na horizontal ou
na vertical, basta arrastar a alça de preenchimento com mouse pelas células desejadas.
O Excel permite, também, copiar o conteúdo de uma única célula para múltiplas células
diferentes, conforme descrito no exemplo a seguir:
I. Digite a palavra TESTE na célula A2 e dê ;
II. Selecione o conteúdo da célula A2 e clique + c;
III. Neste exemplo a cópia será enviada para células não seqüenciais, tais como A10,
B15 e D2;
IV. Selecione cada uma dessas células, pressionando para marcar todas;
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V. Clique + v.
INSERINDO LINHAS
Para inserir uma única linha, clique em uma célula na linha imediatamente abaixo da
posição onde você deseja inserir a nova linha. Por exemplo, selecione a célula B6 e digite o texto
“Inserindo nova linha”.
Em seguida, acione o menu INSERIR e selecione o comando LINHAS. A nova linha
passa a ser a linha 6 e a antiga passa a ser a linha 7.
Para inserir múltiplas linhas, selecione as linhas imediatamente abaixo da posição onde
você deseja inserir as novas linhas. Selecione um número de linhas equivalente ao número de linhas
que você deseja inserir. Por exemplo, caso você deseje inserir 5 novas linhas, acima da linha 8
marque as linhas 8, 9, 10, 11 e 12. Neste caso a linha 8 passa a ser a linha 13.
INSERINDO COLUNAS
Para inserir uma única coluna, clique em uma célula na coluna imediatamente à direita
da posição aonde você deseja inserir a nova coluna. Por exemplo, selecione a célula B6 e digite o
texto “Inserindo Nova Célula”.
Em seguida, acione o menu INSERIR e selecione o comando COLUNAS. A nova
coluna passa a ser a Coluna B e a antiga passa a ser a Coluna C.
Para inserir múltiplas colunas, selecione as colunas imediatamente à direita da posição
aonde você deseja inserir as novas colunas. Selecione um número de colunas equivalente ao número
de colunas que você deseja inserir. Por exemplo, caso você deseje inserir 5 novas colunas, à direita
da coluna B marque as coluna B, C, D, E e F. Neste caso a coluna B passa a ser a Coluna G.
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A BARRA DE FERRAMENTAS PADRÃO
Na Figura abaixo, temos a Barra de Ferramentas Padrão. Nesta barra temos acesso a uma
serie de botões, os quais executam funções básicas do Excel. Encontra-se, a seguir, a função de cada
um dos principais botões da barra de ferramentas padrão.
- Botão Novo - Cria uma nova pasta de trabalho, em branco, com base no modelo
padrão;
- Botão Abrir – Permite abrir um arquivo gravado tanto no disco rígido quanto em
outros drives como, por exemplo, disquete ou drive de CD. Ao clicarmos neste botão
é aberta a caixa de diálogo ABRIR, onde podemos selecionar a pasta onde está o
arquivo a ser aberto;
- Botão Salvar – Salva as alterações feitas no arquivo atual. Se você estiver salvando
uma pasta de trabalho pela primeira vez, ao clicar neste botão é aberta a caixa de
diálogo SALVAR COMO. Você deve escolher o local onde vai salvar a pasta e
atribuir um nome a ela.
- Botão Correio Eletrônico – Este botão envia o conteúdo do arquivo por e-mail tanto
como anexo quanto como corpo de mensagem.
- Botão Imprimir – Imprime a planilha que está sendo trabalhada na Pasta de
Trabalho.
- Botão Visualizar Impressão – Apresenta uma prévia do resultado que será obtido ao
imprimirmos a planilha.
- Botão Verificar Ortografia – Faz a verificação ortográfica do texto utilizando o
dicionário padrão do Office.
- Botão Recortar – Recorta uma célula ou um intervalo de células para serem colados
em outra área da planilha.
- Botão Copiar – Copia uma célula ou um intervalo de células para serem colados em
outra área da planilha.
- Botão Colar – Cola uma célula ou um intervalo de células previamente recortado ou
copiado.
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- Botão Pincel – Copia a formtatação de um objeto ou texto selecionado e o aplica ao
objeto ou texto clicado. Para copiar a formatação para mais de uma célula, clique
duas vezes neste botão e, em seguida, clique em cada célula em que você deseje
formatar. Quando tiver terminado, pressione ESC ou clique neste botão de novo para
desativar a opção Pincel.
- Botão Desfazer – Reverte o último comando ou exclui a última entrada digitada.
Para reverter mais de uma opção por vez, até o limite de 16, clique na seta próxima
ao botão e, em seguida, clique nas ações que você deseja desfazer.
- Botão Refazer – Reverte a ação do botão Desfazer. Para refazer mais de uma ação
por vez, até o limite de 16, clique na seta próxima ao botão e, em seguida, clique nas
ações que você deseja refazer.
- Botão Inserir Hyperlink – Insere um novo Hyperlink ou edita o Hyperlink
especificado.
- Botão AutoSoma – Adiciona números automaticamente com a função Soma. Tal
botão permite a criação, de forma prática, de somatórios em uma planilha do Excel.
- Botão Colar Função – Abre a caixa de diálogo com todas as funções disponíveis no
Excel.
- Botão Classificação Crescente – É utilizado para classificar uma ou mais colunas de
dados em ordem crescente.
- Botão Classificação Decrescente – É utilizado para classificar uma ou mais colunas
de dados em ordem decrescente.
- Botão Assistente de Gráfico – Abre um assistente que auxilia na criação de gráficos.
- Botão Desenho – Exibe ou oculta a Barra de Ferramentas Desenho. Nesta barra,
temos uma série de botões para a criação de desenhos básicos.
- Botão Zoom – Permite a exibição do documento ativo num limite entre 10 e 400%
de seu tamanho.
- Botão Assistente do Office - Ao clicarmos neste botão será aberto o Assistente do
Office, o qual nos oferece ajuda para a realização das tarefas mais comuns.
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A BARRA DE FERRAMENTAS FORMATAÇÃO
A barra de ferramentas formatação, demonstrada na Figura abaixo, disponibiliza uma
série de botões que permitem formatar, de forma simples e rápida, uma célula ou um intervalo de
células. Abaixo, encontra-se a função de cada um dos principais botões da barra de ferramentas
formatação.
- Botão Fonte – Este botão abre uma lista de opções de fontes para você utilizar no
preenchimento das células. A quantidade de fontes disponíveis varia de acordo com
as fontes instaladas no seu computador.
- Botão Tamanho da Fonte – Altera o tamanho do texto e dos números selecionados.
O tamanho de uma fonte varia de 1 a 409 pontos.
- Botão Negrito – Aplica negrito ao texto e aos números selecionados. Como atalho,
digite + n.
- Botão Itálico - Emprega itálico ao texto e aos números selecionados. Como atalho,
digite + i.
- Botão Sublinhado – Sublinha o texto e os números selecionados. Como atalho, digite
+ s.
- Botão Alinhar à Esquerda – Alinha texto, número ou objetos à esquerda da célula ou
intervalo de células selecionado.
- Botão Centralizar – Posiciona texto, número ou objetos no centro da célula ou do
intervalo de células selecionado.
- Botão Alinhar à Direita - Alinha texto, número ou objetos à direita da célula ou
intervalo de células selecionado.
- Botão Mesclar e Centralizar – Cria uma única célula de duas ou mais células
adjacentes selecionadas. A célula mesclada resultante contém apenas os dados
localizados na parte superior mais à esquerda na seleção. A referência de célula para
uma célula mesclada é a célula superior esquerda no intervalo selecionado original.
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- Botão Estilo de Moeda – Aplica um determinado estilo de moeda, de acordo com as
configurações do aplicativo, a uma célula ou intervalo de célula. No caso de você
estar utilizando o Microsoft Excel vendido no Brasil, o estilo de moeda será R$.
- Botão Estilo de Porcentagem – Formata os números inseridos nas célula ou nos
intervalos de células para seu valor em termos percentuais.
- Botão Separador de Milhares – Separa, em milhares, os números inseridos em
células ou em intervalos de células.
- Botão Aumentar Casas Decimais – Aumenta o número de casas decimais de uma
célula ou intervalo de célula selecionado.
- Botão Diminuir Casas Decimais – Diminui o número de casas decimais de uma
célula ou intervalo de célula selecionado.
- Botão Diminuir Recuo – Reduz o recuo do conteúdo de uma célula ou intervalo de
célula selecionado o equivalente a aproximadamente a largura de um caracter da
fonte padrão.
- Botão Aumentar Recuo – Aumenta o recuo do conteúdo de uma célula ou intervalo
de célula selecionado o equivalente a aproximadamente a largura de um caracter da
fonte padrão.
- Botão Borda – Insere uma borda na célula ou intervalo de célula selecionado. Para
especificar um estilo de borda, clique na seta localizada ao lado direito deste botão.
- Botão Cor de Preenchimento – Adiciona, modifica ou remove a cor de uma célula ou
um intervalo de células selecionado.
- Botão Cor de Fonte – Formata a fonte de acordo com a cor estabelecida.
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UTILIZANDO FÓRMULAS NO EXCEL
Uma fórmula é uma equação que produz informações em uma planilha. Pode ser
considerada também como uma seqüência de valores constantes, referências de célula, nomes,
funções ou operadores que produz um novo valor a partir dos valores existentes. As fórmulas
sempre começam com um sinal de igual (=). Este conceito é muito importante e você deve tê-lo
sempre em mente na hora de digitar uma fórmula.
O valor resultante de uma fórmula pode ser alterado quando outros valores da planilha
forem alterados. Por exemplo, se temos uma fórmula para calcular a soma das despesas
administrativas incorridas em determinado período que, por descuido, o usuário digitou um dado
errado, após ele constatar o erro e repará-lo, a soma será automaticamente recalculada.
Este é um dos grandes atrativos do Excel. Quando um dos valores que compõem uma
fórmula for alterado, a fórmula se modificará automaticamente. Este procedimento faz com que os
dados de uma planilha estejam sempre atualizados.
NOTA: Nas fórmulas, você não pode usar parênteses para indicar números negativos, pontos para
separar milhares e cifrões ($) antes dos valores numéricos, pois tais caracteres possuem
características próprias. Sempre que for utilizar um texto em uma fórmula, insira-o entre “aspas” e
se você quiser inserir um texto em branco, utilize duas aspas seguidas “”.
Como Construir Fórmulas
A estrutura ou ordem dos elementos em uma fórmula determina o resultado final do
cálculo. As fórmulas no Microsoft Excel seguem uma sintaxe, ou ordem, específica que inclui um
sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados.
Para confecção de fórmulas, podem ser utilizadas referências de células, intervalos de
células, matrizes, valores constantes, funções, operadores, nomes, rótulos e funções aninhadas.
Como regra, o Excel efetua as operações da esquerda para a direita.
Você pode controlar a ordem do cálculo usando parênteses para agrupar operações que
devem ser efetuadas primeiro. Por exemplo, a fórmula abaixo retorna 16, porque o Excel calcula a
multiplicação antes da adição. A fórmula multiplica 3 por 2 e, em seguida, soma 10 ao resultado.
=3*2+10
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Por outro lado, se você usar parênteses para alterar a sintaxe, o Excel somará 2 e 10 e,
em seguida, multiplicará o resultado por 3, para produzir 36, conforme indicado abaixo.
=3*(2+10)
Agora que sabemos o que é uma fórmula e como construí-la, vamos conhecer mais
alguns conceitos e ferramentas úteis para que você possa utilizar, de forma mais produtiva, as
vantagens que o Microsoft Excel pode lhe proporcionar.
Usando a Referência de Célula em Fórmulas
Uma fórmula pode referir-se a uma célula, utilizando a Referência de célula da mesma.
Se você desejar que uma célula contenha o mesmo valor que outra, insira um sinal de igual ( = ),
seguido da referência da célula escolhida.
Por exemplo, digite na célula B5 o texto TESTE e, em seguida, vá para célula E5 e
digite =B5. Observe que a célula E5 passou a conter o texto TESTE também. A célula que contém a
fórmula é chamada de célula dependente, pois seu valor depende de outra célula. Sempre que a
célula a qual a fórmula fizer referência tiver seu valor alterado, a célula que contiver a fórmula
também será alterada.
Como exemplo, mude o texto digitado na célula B5 e digite o número 10. Em seguida,
digite na célula B6 a fórmula (=B5+E5). Observe a diferença.
- Referência de Célula Relativa
A Figura abaixo representa a Demonstração do Resultado do Exercício da Cia Soda
Vasco LTDA, de forma bastante resumida, para os anos de 2000 e 2001.
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Desmembrando a demonstração, percebemos que alguns dados são valores constantes e
outros são fórmulas simples, conforme mostra a abaixo.
Tais fórmulas, como, por exemplo, =B6-B7, localizada na célula B8, são consideradas
referências de células relativas. O Microsoft Excel trata a referência B6, neste exemplo, como a
célula que está 2 linhas acima da célula que contém a fórmula. Logo, a célula B6 é um local
relativo, ou seja, em caso de cópia, a próxima fórmula manterá a mesma proporcionalidade que da
fórmula copiada.
Por exemplo, ao elaborar a DRE do ano de 2001 da Cia Soda Vasco LTDA, o contador
inseriu os valores constantes em suas respectivas células, gerando o resultado da próxima Figura.
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Em seguida, em vez de digitar novamente as fórmulas, ele simplesmente arrastou, com a alça de
preenchimento, cada célula que continha uma fórmula. Ao realizar esse processo, as novas fórmulas
que foram copiadas mantiveram a mesmas proporcionalidades das fórmulas copiadas, pois estas
eram referências de células relativas. O resultado final ficou igual ao da Figura abaixo.
Referência de Células Absolutas
A Figura abaixo representa uma planilha elaborada pelo Departamento de Contabilidade
da Cia Soda Vasco Ltda para realizar o cálculo do salário bruto dos funcionários do setor de
produção.
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Para calcular o salário bruto, o contador da empresa inseriu a seguinte fórmula na célula
D10: = (B10*C6)+(C10*D6). Para completar os demais funcionários, ele arrastou a alça de
preenchimento da célula para até a última célula, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.
O contador não obteve êxito em sua tarefa, pois não utilizou o conceito de referência de células
absolutas. Para que uma referência torne-se absoluta, ou seja, aquela referência será fixa,
independente da célula ser copiada, deve-se colocar o sinal $ antes da coluna ou da linha em que se
deseje tornar fixo.
Após lembrar-se do conceito de referência de células absolutas, o contador modificou
sua fórmula para =(B10*$C$6)+(C10*$D$6) e, em seguida, arrastou a alça de preenchimento da
célula até o último funcionário, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.
23
Ressalta-se, que as células da coluna B, por exemplo, que foram utilizadas na fórmula
possuíam características de referência de células relativas e, desta forma, foram se modificando de
acordo o novo endereço na fórmula.
Referência de Células Mistas
Nos dois exemplos anteriores, trabalhamos os conceitos de referência de célula relativa e
referência de célula absoluta. Agora iremos explorar o meio termo, utilizando fórmulas em que ou a
coluna ou a linha de uma referência de célula permita a cópia, ou seja, mantenha a mesma
proporção da referência copiada. Vamos ao exemplo a seguir:
A Figura a seguir representa uma planilha elaborada pelo Departamento Financeiro da
Cia Soda Vasco Ltda, para determinar a capitalização anual de uma aplicação que pode render a
taxas variadas.
24
Para calcular a primeira capitalização, o funcionário da empresa inseriu a seguinte
fórmula na célula B8: =C4*(1+B7)^A8. Para completar as demais células, ele arrastou a alça de
preenchimento da célula até célula B12 e, em seguida, posicionou o mouse novamente na célula B8
e arrastou a alça de preenchimento até a célula H8, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.
Após lembrar-se do conceito de referência de células mistas e absolutas, o funcionário
modificou sua fórmula para: =$CB$4*(1+B$7)^$A8 e, em seguida, arrastou a alça de
preenchimento conforme havia feito anteriormente, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.
25
FUNÇÃO
A Função é uma fórmula pré-definida que toma um valor ou valores, executa uma
operação e produz um valor ou valores. Use funções para simplificar e encurtar fórmulas em uma
planilha, especialmente aquelas que executam cálculos extensos ou complexos. Quando você for
criar uma fórmula que contém uma função, a Caixa de Criação de Fórmulas irá auxiliá-lo. Após
selecionar a função, é aberto o assistente de funções, que tem como objetivo auxiliar na montagem
de cada uma delas, com textos de explicações em cada passo.
O Microsoft Excel fornece mais de 300 funções que estão divididas nos seguintes
grupos: Financeira, Data e Hora, Matemática e Trigonométrica, Estatística, Procura e Referência,
Banco de Dados, Texto, Lógica, Informações e Engenharia.
NOTA: Todas as funções que contiverem acento em seus nomes devem ser digitadas de forma
correta, ou seja, com o devido acento. Caso contrário, o Microsoft Excel irá gerar uma mensagem
de erro, pois não reconhecerá a função. A Figura abaixo, representa a estrutura de uma função.
26
Componentes de uma Função
- Argumento
Os argumentos são valores que uma função usa para executar operações ou cálculos. O
tipo de argumento que uma função utiliza, é específico da função. Argumentos comuns que são
usados em funções incluem valores numéricos, valores de texto, referência de células, intervalos de
células, matrizes, nomes, rótulos e funções aninhadas.
- Operadores
Os operadores especificam o tipo de cálculo que você deseja efetuar nos elementos de
uma fórmula. O Microsoft Excel inclui quatro tipos diferentes de operadores de cálculo:
aritméticos, de comparação, texto e referência.
- Operadores Aritméticos
Para efetuar operações matemáticas básicas, como adição, subtração ou multiplicação,
que combinem números e produzam resultados numéricos, use os seguintes operadores aritméticos:
Operador Significado Exemplo
+ (sinal de adição) Adição 3+3
- (sinal de subtração) Subtração 3–1
Negação –1
* (sinal de multiplicação) Multiplicação 3*3
/ (sinal de divisão) Divisão 03/05
% (símbolo de percentagem) Percentagem 20%
^ (sinal de exponenciação) Exponenciação 3^2 (igual a 3*3)
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- Operadores de comparação
Você pode comparar dois valores com os seguintes operadores. Quando dois valores são
comparados usando esses operadores, o resultado é um valor lógico, ou VERDADEIRO ou
FALSO.
Operador Significado Exemplo
= (sinal de igual) Igual a A1=B1
> (sinal de maior do que) Maior do que A1>B1
< (sinal de menor do que) Menor do que A1<B1
>= (sinal de maior ou igual
a)
Maior ou igual a A1>=B1
<= (sinal de menor ou igual
a)
Menor ou igual a A1<=B1
<> (sinal de diferente) Diferente A1<>B1
- Operador de concatenação de texto
Use o 'E' comercial (&) para agrupar, ou concatenar, uma ou mais seqüências de
caracteres de texto para produzir um único texto.
Operador Significado Exemplo
& (E comercial) Conecta ou concatena dois
valores para produzir um valor de
texto contínuo.
"Petro" & "bras"
produz "Petrobras"
28
- Operadores de referência
Combine intervalos de células para cálculos com os seguintes operadores.
Operador Significado Exemplo
: (dois-pontos) Operador de intervalo, que produz uma
referência a todas as células entre duas
referências, incluindo as duas
referências.
B5:B15
; (ponto-e-vírgula) Operador de união, que combina
diversas referências em uma referência.
=soma(d9;d13)
- Aninhamento de Funções
Quando uma função é usada como argumento de outra função, ou seja, ela está inserida
na sintaxe da função que está sendo criada, é correto afirmar que a função mais interna está
aninhada na função mais externa. Pode-se aninhar funções até sete níveis, ou seja, pode-se colocar
até o limite de sete funções para a criação de uma função final.
Por exemplo, a função SOMA(A5:A10), localizada na célula A12 e a função SOMA(B5:B10),
localizada na célula B12, da figura 3.12, estão aninhadas à função principal
=SOMA(SOMA(A5:A10);SOMA(B5:B10)), localizada na célula C12..
29
Quando uma função é usada como argumento de outra, esta é denominada como função
de segundo nível. Utilizando o exemplo anterior, as funções SOMA(A5:A10) e SOMA(B5:B10)
são função de segundo nível, pois são argumentos da função SOMA.
Quando uma função aninhada é usada como um argumento, ela deve retornar o mesmo
tipo de valor que o argumento utiliza. Por exemplo, se o argumento retorna um valor
VERDADEIRO ou FALSO, a função aninhada deve retornar VERDADEIRO ou FALSO. Se não
retornar, o Microsoft Excel exibirá um valor de erro #VALOR!
- Valores de Erro
Ao inserir uma função ou até uma fórmula, que por algum motivo, contiver algum erro,
o Microsoft Excel não concretiza o resultado da função, retornando um dos seguintes valores de
erro:
Erro Significado
#DIV/0 Ocorre quando uma fórmula divide por zero.
#NOME? Ocorre quando o Microsoft Excel não
reconhece o texto em uma fórmula.
#N/D Ocorre quando um valor não se encontra
disponível para uma função ou fórmula.
#NULO! Ocorre quando você especifica uma interseção
entre duas áreas que não têm interseção.
#NUM! Ocorre quando existe um problema com um
número em uma fórmula ou função.
#REF Ocorre quando uma Referência de Célula não é
válida.
#VALOR! Ocorre quando um tipo de argumento ou valor
errado é usado. Ou se o recurso AutoCorreção
de Fórmulas não pode corrigir a fórmula.
############ Ocorre quando a largura de uma célula não
condiz com o tamanho dos dados inseridos na
mesma.
Referência Circular Ocorre quando uma fórmula faz referência à
sua própria célula.
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Agora que já sabemos o que são fórmulas e funções, bem como outros conceitos
importantes para se construir uma fórmula ou função, aprenderemos, a seguir, algumas funções
matemáticas e estatísticas que serão úteis para que você possa utilizar, de forma mais produtiva, as
vantagens que o Microsoft Excel pode lhe proporcionar.
FUNÇÃO SOMA
Objetivo: Retorna a soma de todos os números na lista de argumentos. Os números,
valores lógicos e representações em forma de texto de números digitados diretamente na lista de
argumentos são contados.
Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas os números nesta matriz ou
referência serão contados. Células vazias, valores lógicos, texto ou valores de erro na matriz ou
referência são ignorados. Observe o terceiro exemplo a seguir.
Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser traduzidos em
números geram erros.
Sintaxe
Argumentos: Núm1, núm2,... são argumentos de 1 a 30 que se deseja somar.
Exemplos:
SOMA(5;4) é igual a 9
SOMA("5"; 5;FALSO) é igual a 10 porque os valores de texto são traduzidos em
números e o valor lógico FALSO é traduzido no número 0.
Caso a célula A1 contiver "5" e B1 contiver VERDADEIRO, então:
SOMA(A1;B1; 4) é igual a 5 porque as referências a valores não-numéricos nas
referências não são traduzidas.
31
FUNÇÃO SOMASE
Objetivo: Adiciona as células especificadas por um determinado critério.
Sintaxe
Argumentos: Intervalo - É o intervalo de células que se deseja calcular.
Critérios - São os critérios na forma de um número, expressão ou texto, que define quais
células serão adicionadas.
Intervalo_soma são as células que serão realmente somadas. As células em
intervalo_soma são somadas somente se suas células correspondentes em intervalo
coincidirem com os critérios estipulados. Se intervalo_soma for omitido, as células em
intervalo serão somadas.
Exemplo:
A1=115, A2=109, A3=98, A4=87 e A5=120
=SOMASE(A1:A5;“>100”;A1:A5) é igual a 344, pois foram somados somente os
valores acima de 100.
FUNÇÃO MÁXIMO
Objetivo: Retorna o valor máximo de um conjunto de valores. Você pode especificar
argumentos que são números, células vazias, valores lógicos ou representações em forma de texto
de números. Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser traduzidos em
números geram erros.
Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas os números nesta matriz ou
referência serão usados. Células vazias, valores lógicos, texto na matriz ou referência serão
ignorados.
32
Sintaxe
Argumentos: Núm1 – São números de 1 a 30 cujo valor máximo você deseja
localizar.
Exemplo:
A1=115, A2=109, A3=98, A4=87 e A5=120
=MÁXIMO(A1;A2;A3;A4;A5) é igual á 120. Caso na referência A5 estivesse escrito o
texto “120”, o resultado da fórmula seria 115, pois textos contidos em referência são
ignorados nesta função.
FUNÇÃO MÍNIMO
Objetivo: Retorna o menor número na lista de argumentos. Você pode especificar os
argumentos que são números, células vazias, valores lógicos ou representações em texto de
números. Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser traduzidos em
números causam erros.
Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas os números daquela matriz ou
referência poderão ser usados. Células vazias, valores lógicos ou valores de erro na matriz ou
referência serão ignorados.
Sintaxe
Argumento: Núm1; núm2;... são números de 1 a 30 para os quais você deseja
encontrar o valor mínimo.
Exemplo:
A1=115, A2=109, A3=98, A4=87 e A5=120
33
=MÍNIMO(A1;A2;A3;A4;A5) é igual á 87. Caso na referência A4 estivesse escrito o
texto “87”, o resultado da fórmula seria 98, pois textos contidos em referência são
ignorados nesta função.
FUNÇÃO INT
Objetivo: Arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo.
Sintaxe
Argumento: Núm – É o número real que se deseja arredondar para baixo até o 1º
inteiro.
Exemplo:
A1=13,33
=INT(A1) é igual a 13.
FUNÇÃO MÉDIA
Objetivo: Retorna a média aritmética dos argumentos. Os argumentos devem ser
números ou nomes, matrizes ou referências que contenham números. Se uma matriz ou argumento
de referência contiver texto, valores lógicos ou células vazias, estes valores serão ignorados; no
entanto, células com o valor nulo serão incluídos.
Sintaxe
34
Argumento: Núm1; núm2;... são de 1 a 30 argumentos numéricos para os quais
você deseja obter a média.
Exemplo:
A1=115, A2=109, A3=98, A4=87 e A5=120
=MÉDIA(A1:A5) é igual a 105,80. Caso a referência A5 estivesse escrito o texto “0”, o
resultado da fórmula seria 102,25, pois a função ignora textos.
FUNÇÃO CONT.SE
Objetivo: Calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a
determinados critérios.
Sintaxe
Argumentos: Intervalo – É o intervalo de células no qual se deseja contar células
não vazias.
Critérios – É o critério na forma de um número, expressão ou texto que define quais
células serão contadas.
Exemplo
A1=Ativo; A2=Ativo; A3=Passivo; A4=Passivo; A5=Ativo
=CONT.SE(A1:A5; “Ativo”) é igual a 3.
FUNÇÃO CONT.VALORES
Objetivo: Calcula o número de células não vazias e os valores na lista de argumentos. Se
um argumento for uma matriz ou referência, as células vazias na matriz ou referência são ignoradas.
Sintaxe
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Argumentos: Valor1; valor2;... são argumentos de 1 a 30 que representam os
valores que você deseja calcular. Neste caso, um valor é qualquer tipo de informação,
incluindo texto vazio (""), mas não incluindo células em branco.
Exemplo:
A1=PG; A2= ; A3=PG; A4= ; A5=PG
=CONT.VALORES(A1:A5) é igual a 3.
PROTEGENDO UM ARQUIVO
O Microsoft Excel possui um recurso que permite ao usuário proteger o arquivo que está
sendo utilizado, por meio de uma senha ou restringi-lo ao acesso somente como leitura. As senhas
definidas para cada arquivo individualmente. Um detalhe importante é que se você esquecer a senha
de proteção, não será mais possível abrir o arquivo. A única maneira de voltar a ter acesso ao
arquivo é lembrando da senha. Se você esquecer a senha de gravação, poderá abrir a planilha,
porem não poderá fazer alterações.
Senha de Proteção e Gravação
Para inserir uma senha de gravação, siga os passos abaixo:
1. Clique no menu ARQUIVO e, em seguida, selecione o comando SALVAR COMO,
abrirá a caixa de diálogo Salvar como, conforme a figura seguir.
36
2. Dê um clique no comando FERRAMENTAS e, em seguida, selecione a opção
OPÇÕES GERAIS. Será aberta a caixa de diálogo Opções de Salvamento, conforme
a figura a seguir.
3. Para que seu arquivo seja aberto solicitando uma senha, insira uma seqüência de
caracteres no campo Senha de proteção. Desta forma, cada vez que o arquivo for
aberto, será solicitada esta senha;
4. Para que seu arquivo seja protegido contra gravação, insira uma seqüência de
caracteres no campo Senha de Gravação. Desta forma, cada vez que o arquivo for
aberto, só será disponibilizada a opção Salvar caso o usuário tenha inserido a senha
de gravação.
5. Após inserir as senhas, salve seu arquivo no comando SALVAR, localizado no canto
inferior direito da caixa de diálogo Salvar como.
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FORMATAR CÉLULAS
O Excel permite formatar uma única célula, um intervalo de células, uma linha, um
conjunto de linhas, uma coluna ou um conjunto de colunas. Para utilizar este comando, selecione as
células a serem formatadas e, em seguida, clique no menu FORMATAR, opção Células. Será aberta
a caixa de diálogo Formatar Células, conforme a figura a seguir.
A janela é aberta com as guias Número, Alinhamento, Fonte, Borda, Padrões e Proteção.
Por padrão a guia Número vem selecionada.
Número – Nesta guia podemos definir diversas formatações para os dados inseridos. Os
dados podem ser formatados como número, moeda, contábil, data, hora, porcentagem, fração,
científico, texto, especial e personalizado.
Alinhamento – A opção alinhamento tem como objetivo formatar o posicionamento dos
dados dentro da célula. Ao selecionarmos esta guia, a caixa de diálogo Formatar Células será
semelhante à da figura a seguir.
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Nesta janela podemos definir os alinhamentos horizontal e vertical do texto, permitindo
que o conteúdo da célula seja posicionado de diversas formas. Além destas opções, pode-se definir,
também, um recuo para os dados em relação às bordas da célula. Por padrão, o texto é orientado à
esquerda e horizontalmente nas células.
Para inverter a opção horizontal, clique na seleção em que o texto aparece na forma
vertical localizada ao lado direito da caixa de diálogo. Desta forma, o texto aparecerá na célula
verticalmente.
Caso o você deseje posicionar o texto em um ângulo diferente de zero grau, posicione o
cursor no campo graus ou então clique no ponteiro vermelho localizado no lado direito da caixa de
diálogo e, com o botão esquerdo do mouse apertado, arraste conforme a inclinação desejada.
A opção Retorno Automático de Texto permite que todo o conteúdo de uma célula seja
exibido nela. Se não utilizarmos esta opção, caso a célula posicionada ao lado direito da célula em
que o texto foi inserido estiver sendo utilizada, o Excel somente exibirá a parte que couber nos
limites da coluna, deixando o restante do conteúdo ocultado.
A opção Reduzir para Ajustar adapta, de forma automática, o texto ao tamanho da
coluna, mesmo que para isso tenham que ser feitos ajustes no tamanho da célula. Na prática esta
opção tenta reduzir o tamanho da fonte para que o conteúdo caiba nos limites da coluna.
A opção Mesclar Células permite que sejam mescladas duas ou mais células. Ao
mesclarmos várias células a célula mesclada resultante assume o endereço da primeira célula do
conjunto que foi mesclado.
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Fonte – Utilizada para definir o tipo, cor, tamanho e demais propriedades para a fonte
da faixa de células selecionadas. Para formatar a fonte, o usuário também pode utilizar a
barra de ferramenta formatação.
Borda – Esta guia tem como objetivo preencher uma ou mais células de acordo com os
estilos de borda pré-determinados. Após selecionar esta guia, abrirá a figura a seguir.
Nesta guia é possível alterar o estilo da borda, utilizando as opções oferecidas no lado
direito da janela, modificar a cor da borda e personalizar a borda inserindo as linhas no campo
Borda, posicionado no lado esquerdo da figura acima.
Padrões – Utilizada para alterar a cor do sombreamento de uma ou mais células. Esta
opção encontra-se, também, disponibilizada na barra de ferramenta formatação.
Proteção – Esta guia tem como objetivo proteger uma ou mais células contra alterações
ou inserções de dados. Após selecionar esta guia, aparecerá a seguinte janela:
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Com a opção travada não selecionada, o Excel permite que as células selecionadas
possam ficar desprotegidas e, desta forma, livres para a entrada de dados. Para isso, selecione as
células que deverão ficar desprotegidas, desmarque a opção TRAVADA e clique no botão OK.
Após realizar tal procedimento, proteja a planilha selecionando o menu FERRAMENTAS, opção
proteger planilha.
Desta forma, as células que foram selecionadas e destravadas antes da proteção estarão
disponíveis para a entrada de dados e as demais permanecerão desprotegidas.
Para que outros usuários não visualizem as fórmulas que foram utilizadas na planilha,
selecione as células cujo conteúdo se deseja ocultar e, em seguida, marque a opção OCULTAR e
clique no botão OK. Feito isso, proteja a planilha. Desta forma, as células selecionadas ficarão com
suas fórmulas protegidas.
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AUTOFORMATAÇÃO
Ao criar uma tabela em uma planilha, você define as bordas da mesma de acordo com
sua preferência. Entretanto, existem situações em que a aplicação de formatos pré-determinados são
muito mais úteis, devido a rapidez de aplicação. Desta forma, o Microsoft Excel possui o recurso
AutoFormatação para atender esta necessidade.
Utilizando a AutoFormatação
Considere o exemplo da planilha indicada na figura a seguir. Observe que não foi
aplicado nenhum formato aos dados da planilha.
1. Selecione o intervalo de células ao qual deve-se aplicar a AutoFormatação. No nosso
exemplo, selecione o intervalo de A4:D7;
2. Selecione o menu FORMATAR, opção AutoFormatação. Será aberta a caixa de
diálogo AutoFormatação, igual a figura abaixo.
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3. Selecione a opção deseja e, em seguida clique OK. No nosso exemplo, foi selecionada
a opção Clássico 3. Desta forma, nosso exemplo ficou igual ao da figura a seguir:
FORMATAÇÃO CONDICIONAL
A formatação Condicional permite que diferentes valores de uma faixa de células
tenham diferentes formatos, com base em um ou mais critérios. Por exemplo, é possível formatar
um intervalo de células de forma que os valores possuam critérios pré-estabelecidos pelo usuário. A
formatação condicional tem como objetivo destacar dados importantes.
Utilizando a Formatação Condicional
Considere o exemplo da planilha indicada na figura a seguir.
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1. Selecione a célula C4 e, em seguida, acione o menu FORMATAR e escolha a opção
FORMATAÇÃO CONDICIONAL. Será aberta a caixa de diálogo formatação
condicional, conforme a figura a seguir.
2. Nesta caixa de diálogo é possível estabelecer os critérios que serão adotados em cada
célula selecionada;
3. Na primeira lista podemos definir entre duas opções:
- O valor da célula é - Utilizada quando a célula possui valores digitados diretamente;
ou
- A Formula é – utilizada quando o valor da célula é obtido a partir de cálculos
realizados por uma fórmula.
O padrão é utilizarmos a opção "O valor da célula é", que já vem selecionada por
padrão.
4. Na segunda lista, podemos selecionar a condição; No nosso exemplo, clique em
IGUAL A;
5. Clique em para selecionar a célula que será o critério deste exemplo;
6. Selecione a célula B4 e clique em para fechar;
44
7. Clique em FORMATAR, na caixa de diálogo Formatação condicional;
8. Selecione a cor ABÓBORA e, em seguida, dê OK;
9. Clique em ADICIONAR, na caixa de diálogo Formatação condicional;
10. Escolha na segunda lista a opção maior do que e, em seguida, selecione B4 como
célula que será o critério;
11. Clique em FORMATAR, na caixa de diálogo Formatação condicional;
12. Selecione a cor VERDE e, em seguida, dê OK;
13. Clique em ADICIONAR, na caixa de diálogo Formatação condicional;
14. Escolha na segunda lista a opção menor do que e, em seguida, selecione B4 como
célula que será o critério;
15. Clique em FORMATAR, na caixa de diálogo Formatação condicional;
16. Selecione a cor VERMELHO e, em seguida, dê OK;
17. Feche a caixa de diálogo Formatação condicional clicando em OK;
Após proceder com os passos acima descritos, caso seja inserido um valor na célula C4
igual à célula B4, esta terá a cor abóbora. Caso seja maior, a cor será verde e, menor, vermelho.
Ressalta-se que o Microsoft Excel permite que se estabeleça até três condições para a
formatação condicional de um ou mais células.
NOMEANDO INTERVALOS
Utilizando este comando, é possível nomear uma ou mais célula para que, desta forma,
seja facilitada a construção de fórmulas e funções.
Considere o exemplo da planilha indicada na figura a seguir.
45
1. Selecione o intervalo de células B6:B15;
2. Acione o menu INSERIR e, em seguida, clique na opção NOME, DEFINIR. Será
aberta a caixa de diálogo Definir nome, conforme a figura abaixo;
3. No campo NOME NA PASTA DE TRABALHO, escreva Inadimplentes e, em
seguida dê OK;
4. O intervalo B6:B15 agora chama-se inadimplentes;
5. Insira na célula B16 a seguinte fórmula: =CONT.SE(inadimplentes;“”);
6. Repare que ao construir a fórmula, foi inserido um texto sem estar entre aspas. Isto
ocorreu porque o Microsotf Excel reconheceu inadimplentes como um intervalo de
células nomeado.
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Capítulo 2 –Funções de Data e Hora
INTRODUÇÃO
O Microsoft Excel armazena datas utilizando um sistema em que estas são consideradas números seqüenciais. A unidade básica do tempo é o dia. Cada dia é representado por um valor numérico, seqüencial, que varia de 1, a primeira data que o Excel registra, até 2958465, última data que o aplicativo aceita.
Em sua definição padrão, o Excel utiliza a data de 1º de janeiro de 1900 como o dia um. O número serial do próximo dia é 2 e assim sucessivamente. A versão 2000 do aplicativo trabalha com a data limite de 31 de dezembro de 9999.
Desta forma, quando você introduz uma data em sua planilha, o programa a registra como um valor seqüencial que representa o número de dias entre a database (1º de janeiro de 1900) e a data digitada. Por exemplo, a data 12/08/2003 representa o número 37845, ou seja, quer dizer que se passaram 37845 dias desde 01/01/1900.
A hora é calculada como um valor decimal do dia. Ela representa a fração de um dia entre seu início, ao primeiro segundo do dia, com o valor 0,0000115741 e seu término, à meia noite, que possui valor 1. Ressalta-se que o valor já é computado à data do dia seguinte.
Ao atribuir valores seqüenciais a dias, horas, minutos e segundos, o Microsoft Excel possibilita que você execute cálculos aritméticos sofisticados com datas e horas. Você pode manipular datas e horas em suas fórmulas em sua planilha da mesma forma que realiza outros tipos de cálculos.
DIGITANDO DATAS E HORAS
Embora os valores de datas e horas sejam armazenados em forma numérica, podemos
digitar datas e horas no formato tradicional, ou seja, nos padrões 12/08/2003 e 12:00. Conforme mencionado anteriormente, no Capítulo 2, o Microsoft Excel assume um determinado padrão ao você digitar os valores de data e hora.
É importante ressaltar que o Excel aceita uma formatação variada de datas e horas. Para conhecê-las melhor, abra o menu “Formatar”, clique em “Células” e, em seguida, clique em data ou hora. Observe as combinações possíveis.
COMO O EXCEL INTERPRETA DATAS AMBÍGUAS
Conforme dito anteriormente, o Excel começa a contar as datas a partir de 1900 até o limite de 9999. Desta forma, existirão datas ambíguas, ou seja, o ano de 03 pode tanto ser 1903 quanto 2003, ou até 2103 e assim sucessivamente. Ao interpretar datas ambíguas, o Excel faz algumas pressuposições.
Por exemplo, caso você digite “13/04”, o Excel retornará “13/abr”. Tal fato ocorre porque o Excel sempre conta o dia primeiro, depois o mês e, em seguida, o ano E, caso você não digite o ano, o programa assumirá o ano atual.
47
Caso você digite “janeiro 99”, o Excel retornará “jan/99”, pois o programa assume 99 como 1999. Como não foi digitado nenhum dia, o Excel irá determinar o dia 1º nesta data.
Por padrão, quando você digita um valor de ano com dois dígitos, o Excel interpretará da seguinte forma:
• De 00 a 29 – O Excel assumirá como sendo de 2000 a 2029. Por exemplo, se
você digitar 12/08/03, o programa assumirá a data como 12 de agosto de 2003.
• De 30 a 99 – O Excel assumirá como sendo 1930 a 1999. Por exemplo, se você
digitar 14/05/99, o programa assumirá que a data como 14 de maio de 1999.
Para garantir que o Excel interprete os valores de anos da forma correta, digite sempre os anos com quatros dígitos, para evitar erros em seus cálculos.
UTILIZANDO FUNÇÕES DE DATA E HORA
O Excel fornece uma série de funções para facilitar o trabalho com valores de data e hora. Podemos utilizar as funções de data e hora para fazer diversos cálculos, como, por exemplo:
• Calcular os números de dias, meses ou anos entre duas datas;
• Fazer operações de soma e subtração com datas e horas;
• Calcular a folha de pagamento de sua empresa; e
• Determinar o número de horas trabalhadas diariamente.
Vamos conhecer as principais funções de datas e horas.
FUNÇÃO DATA
Objetivo: Retorna o número que representa uma data.
Sintaxe
48
Argumentos: Ano – O argumento do ano pode ter de um a quatro dígitos. O Excel interpretará o argumento do ano de acordo com o sistema de datas que você estiver usando. Por padrão, o Excel para Windows usa o sistema de data de 1900. Mês – É um número que representa o mês do ano. Se o valor de mês for maior do que 12, esse número será adicionado ao primeiro mês do ano especificado. Por exemplo, DATA(1998;14;2) retorna o número de série que representa 2 de fevereiro de 1999. Dia – É um número que representa o dia do mês. Se o valor de dia for maior do que o número de dias do mês especificado, esse número será adicionado ao primeiro dia do mês. Por exemplo, DATA(1998;1;35) retorna o número de série que representa 4 de fevereiro de 1998.
Exemplo:
=DATA(2003;8;12) é igual a 37845.
FUNÇÃO AGORA
Objetivo: Retorna o número de série da data e hora do sistema. A data é inserida no
formato dd/mm/aaa e a hora no formato hh:mm. Esta função não possui argumentos.
Sintaxe
Exemplo:
=AGORA ( ) retornará a data e a hora que constar no seu sistema na hora que você digita-la.
FUNÇÃO HOJE
Objetivo: A função hoje retorna a data atual do sistema. Sua vantagem é que toda a vez a
planilha for aberta, estará atualizada com a data do dia. Esta função não possui argumentos.
Sintaxe
49
Exemplo:
No dia 12/08/2003, a função =HOJE( ) apresentará como resultado 12/08/2003.
FUNÇÃO ANO
Objetivo: Recebe uma data, uma referência de célula ou uma célula nomeada onde existe um valor do tipo data. Caso você digite uma seqüência com dia, mês e ano, o Excel retornará somente o ano.
Sintaxe
Argumentos: Núm_série – É um número seqüencial que representa a data do dia que você está tentando localizar. Datas podem ser inseridas como seqüências de texto entre aspas como, por exemplo, "12/08/2003" ou "2003/08/12", como números de série como, por exemplo, 37845, que representa 12 de agosto de 2003.
Exemplo:
A1=12/08/2003
=ANO(A1) é igual a 2003.
FUNÇÃO MÊS
Objetivo: Interpreta uma data, uma referência de célula ou uma célula nomeada onde existe um valor do tipo data e retorna o mês. O mês é fornecido como um número inteiro, variando de janeiro, número 1, até dezembro, número 12. Caso você digite uma seqüência com dia, mês e ano, o Excel retornará somente o mês.
Sintaxe
Argumento: Núm_série – É um número seqüencial que representa a data do dia que você está tentando localizar. Datas podem ser inseridas como seqüências de texto entre aspas como, por exemplo, "12/08/2003" ou "2003/08/12", como números de série como, por exemplo, 37845, que representa 12 de agosto de 2003.
50
Exemplo:
A1=37845
=MÊS(A1) é igual a 8
FUNÇÃO DIA
Objetivo: Interpreta uma data, uma referência de célula ou uma célula nomeada onde existe um valor do tipo data e retorna o dia. O dia é dado como um número inteiro que varia de 1 a 31. Caso você digite uma seqüência com dia, mês e ano, o Excel retornará somente o dia.
Sintaxe
Argumento: Núm_série – É um número seqüencial que representa a data do dia que você está tentando localizar. Datas podem ser inseridas como seqüências de texto entre aspas como, por exemplo, "12/08/2003" ou "2003/08/12", como números de série como, por exemplo, 37845, que representa 12 de agosto de 2003.
Exemplo:
=MÊS(“15-abr-2003”) é igual a 15.
FUNÇÃO DIA.DA.SEMANA
Objetivo: Interpreta uma data, uma referência de célula ou uma célula nomeada onde existe um valor do tipo data e retorna um número inteiro, que varia de 1 a 7. Tal número representa o dia da semana. Caso você digite uma seqüência com dia, mês e ano, o Excel retornará somente o dia da semana.
Sintaxe
51
Argumentos: Núm_série – É um número seqüencial que representa a data do dia que você está tentando localizar. Datas podem ser inseridas como seqüências de texto entre aspas como, por exemplo, "12/08/2003" ou "2003/08/12", ou como números de série como, por exemplo, 37845, que representa 12 de agosto de 2003. Retornar_tipo – O Microsoft Excel pode interpretar o retorno da informação inserida em entrada núm_série de três maneiras distintas. Caso você omita esse argumento ou digite 1, o programa assumirá o número 1 como domingo a assim sucessivamente até chegar ao 7 (sábado). Se você digitar 2, o Excel interpretará o número 1 como segunda-feira até 7 (domingo). Caso você opte por digitar o número 3, o aplicativo irá assumir o número 0 como segunda-feira até 6 (domingo). Se você digitar qualquer número diferente dos anteriormente citados, a fórmula retornará com valor de erro (#NÚM).
Exemplo:
A1=37845
=DIA.DA.SEMANA(A1) é igual a 3.
FUNÇÃO HORA
Objetivo: Retorna um número inteiro que representa uma hora do dia, variando de 0, 12:00AM até 23, 11:00PM.
Sintaxe
Argumento: Núm_série – É o horário que você deseja converter em número inteiro que representa a hora. Os horários podem ser inseridos como seqüências de caracteres de texto entre aspas, como, por exemplo, “13:00” ou como números decimais como, por exemplo, 0,04167, que representa 1 hora.
Exemplo:
=HORA(0,9) é igual a 21.
52
FUNÇÃO MINUTO
Objetivo: Interpreta um valor de hora completa (hh:mm:ss), uma referência de célula ou uma célula nomeada onde existe um valor do tipo data e retorna os minutos como um número interiro que varia de 0 a 59.
Sintaxe
Argumento: Núm_série – É o horário que você deseja converter em número inteiro que representa o minuto. Os horários podem ser inseridos como seqüências de caracteres de texto entre aspas, como, por exemplo, “13:10” ou como números decimais como, por exemplo, 0,0006944444444, que representa um minuto.
Exemplo:
A1=13:59:00
=MINUTO(A1) é igual a 59.
FUNÇÃO SEGUNDO
Objetivo: Interpreta um valor de hora completa (hh:mm:ss), uma referência de célula ou uma célula nomeada e retorna os segundos como um número interiro que varia de 0 a 59.
Sintaxe
Argumento: Núm_série – É o horário que você deseja converter em número inteiro que representa o segundo. Os horários podem ser inseridos como seqüências de caracteres de texto entre aspas, como, por exemplo, “13:10:04” ou como números decimais como, por exemplo, 0,00001157407, que representa um segundo.
Exemplo:
=SEGUNDO(“2:45:08 PM”) é igual a 8.
FUNÇÃO TEMPO
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Objetivo: Retorna o número decimal de um horário em particular. O número decimal retornado pela função varia de 0 a 0,99999999, representando as horas de 00:00:00 (meia-noite) a 23:59:59.
Sintaxe
Argumento: Hora – É um número que vai de 0 a 23, representando a hora.
Minuto – É um número que vai de 0 a 59, representando o minuto.
Segundo – É um número que vai de 0 a 59, representando o segundo.
Exemplo:
=TEMPO(14;09;06) é igual a 0,59.
FUNÇÃO DATA.VALOR
Objetivo: Interpreta uma data, como argumento, e retorna o valor seqüencial utilizado para armazenar esta data. Deve-se atentar ao limite estabelecido pelo programa para o uso de datas.
Sintaxe
Argumento: Texto_data – Representa a data que tem como objetivo ser transformada em valor. Por exemplo, “12/08/2003” ou “12-ago-2003” são seqüências de caracteres de texto que estão entre aspas e representam datas. Se a parte do ano de Texto_data for omitida, a função utilizará o ano atual do relógio interno do computador.
Exemplo:
=DATA.VALOR(“12-ago-2003”) é igual a 37845.
54
Capítulo 3 –Funções Lógicas e de Referência á capaz de:
- truir uma condição usando os operadores de comparação =, >, <, >=, <=,
<>;
- Usar as funções lógicas E, OU, NÃO, e SE; e
- Construir fórmulas utilizando a função de procura e referência PROCV.
INTRODUÇÃO
As funções apresentadas neste capítulo têm como objetivo gerar informações úteis para a
tomada de decisão. Serão demonstradas as funções lógicas, que permitem fazer testes compostos e a
função de procura e referência PROCV, que tem como objetivo consultar valores em tabelas na
planilha.
CONDIÇÃO
Uma condição é uma forma de inserção de dados que é utilizada na construção de
fórmulas do Microsoft Excel e sua forma necessariamente tem que seguir o seguinte esquema:
EXPRESSÃO1 Operador de Comparação EXPRESSÃO2
São exemplos de condições: 10<30, A1=A6, A4+A8 < > 5*D4. Uma condição retorna
sempre um valor VERDADEIRO ou FALSO. Para conhecer os operadores de comparação, consulte
o capítulo 3.
FUNÇÕES LÓGICAS
Função E
Objetivo: Esta função retorna os argumentos como VERDADEIRO, se todos eles forem
verdadeiros e FALSO, caso um ou mais argumentos forem falsos.
55
Sintaxe
Argumento: Lógico1 – São condições que você deseja testar, que podem ter, como resultado, o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. É possível testar até 30 condições. Os argumentos devem ser valores lógicos, matrizes ou referências que contêm valores lógicos. Se uma matriz ou argumento de referência contiver texto ou células vazias, estes valores serão ignorados.
Exemplo:
=E(5+5=10;2+6=8) é igual a verdadeiro.
Função OU
Objetivo: Esta função retorna os argumentos como VERDADEIRO, se qualquer
argumento for verdadeiro e FALSO, caso todos os argumentos forem falsos.
Sintaxe
Argumento: Lógico1 – São condições que você deseja testar, que podem ter, como resultado, o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. É possível testar até 30 condições. Os argumentos devem ser valores lógicos, matrizes ou referências que contêm valores lógicos. Se uma matriz ou argumento de referência contiver texto ou células vazias, estes valores serão ignorados.
Exemplo:
A1=VERDADEIRO, A2=VERDADEIRO, A3=FALSO
=OU(A1:A3) é igual a VERDADEIRO.
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Função NÃO
Objetivo: Esta função inverte o valor do argumento. Use-a quando quiser ter certeza de
que um valor não é igual a outro valor determinado.
Sintaxe
Argumento: Lógico – Pode ser um valor, expressão, ou condição que é avaliado como VERDADEIRO ou FALSO.
Exemplo:
A1=VERDADEIRO, A2=FALSO
=NÃO(A1<>A2) é igual a FALSO.
Função SE Objetivo: Use esta função para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas. Ao
inserir o teste lógico como argumento, a função SE retorna um valor escolhido por você, de acordo
com as condições estabelecidas nos argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso.
Sintaxe
Argumentos: Teste_lógico – É qualquer valor, expressão ou condição que possa ser avaliado como VERDADEIRO ou
FALSO.
Valor_se_Verdadeiro – É o resultado que a fórmula retornará se o teste_lógico for VERDADEIRO. Este argumento pode ser outra fórmula, um texto, um valor, uma condição, uma referência de célula, entre outros. Valor_se_falso – É o resultado que a fórmula retornará se o teste_lógico for FALSO. Este argumento pode ser outra fórmula, um texto, um valor, uma condição, uma referência de célula, entre outros.
Exemplo:
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A figura abaixo corresponde à lista dos erros cometidos pelos funcionários do setor de
produção da Cia Soda Vaso LTDA ao engarrafar o produto Soda Vasco.
O Controle de Qualidade da empresa realizou um estudo e constatou que o limite de cinco erros por funcionário deveria ser o padrão estabelecido. Desta forma, um funcionário inseriu na célula C10 a fórmula =SE(B10<=5; “no nível”; “acima”), conforme a figura a seguir.
Em seguida, ele arrastou a alça de preenchimento para baixo, completando as células. Desta forma, ele obteve, como resultado, a apresentada abaixo.
58
Função PROCV
Objetivo: Esta função localiza um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e
retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela. Use esta função quando os
valores da comparação estiverem posicionados em uma coluna à esquerda ou à direita dos dados
que você deseja procurar.
Sintaxe
Argumentos: Valor_procurado – É o valor a ser localizado na primeira coluna da Matriz tabela. Tal argumento pode ser um valor, uma referência de célula ou um texto. Matriz_tabela – É o local aonde os dados são procurados. Pode ser usado nesse argumento uma referência de intervalo ou nome da tabela. Núm_índice – É a coluna na tabela em que o valor deve ser retornado. Um núm_índice_coluna de 1 retornará o valor na primeira coluna em matriz_tabela. Um núm_índice_coluna de 2 retornará o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante.
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Procurar_intervalo – É um valor lógico no qual determina uma escolha entre uma correspondência exata ou aproximada. Se VERDADEIRO ou omitida, a função retornará o valor mais alto que seja menor do que o valor procurado. Se FALSO, a função encontrará uma correspondência exata. Se nenhuma correspondência for encontrada, o valor de erro #N/D será retornado. Este argumento não é obrigatoriamente utilizado na confecção desta função. Sendo assim, é possível obter um resultado na fórmula sem que este argumento seja usado.
Exemplo:
O departamento de Marketing da Cia Soda Vasco está implementando um esquema de
bonificação a seus funcionários, conforme descrito na abaixo.
Para calcular o quanto será pago para cada vendedor, a título de bonificação, o
funcionário que elaborou a planilha inseriu, na célula F9, a fórmula =PROCV(E9;$A$9:$b$14;2).
Em seguida, ele arrastou a alça de preenchimento para baixo, completando as células. Desta forma,
ele obteve como resultado a Figura a seguir.
60
Capítulo 4 –Recursos Intermediários
ESTILO
Um estilo é uma combinação pré-definida de formatações que são armazenadas no Microsoft excel para posterior utilização. O programa apresenta, em sua configuração padrão, alguns modelos de estilo. Na inserção de dados em células, por exemplo, é aplicado o estilo Normal, o qual apresenta as seguintes formatações:
- Número: Geral;
- Alinhamento: Geral, inferior;
- Fonte: Arial;
- Tamanho: 10
- Nenhuma Borda
- Nenhum Sobreamento
- Proteção: Travada
Para visualizar tal estilo, acione o menu FORMATAR e, em seguida, clique sobre o
comando Estilo. Surgirá a seguinte janela:
Sendo assim, a criação de um Estilo serve para agilizar sobremaneira a confecção de
planilhas, pois permite que tarefas repetitivas sejam reduzidas a poucos comandos.
Criação de Estilos
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Para melhor ilustrar a criação de um estilo, será utilizado um exemplo para a confecção
de um cabeçalho padronizado para as tabelas. Tal cabeçalho possuirá as seguintes
formatações.
- Número: Texto;
- Alinhamento: Centralizar na horizontal, centralizar na vertical alinhada e retorno
automático de texto;
- Fonte: Times New Roman, tamanho 12, Cor 46;
- Tamanho:
- Bordas: Bordas Esquerda, Direita, Superior e Inferior
- Sobreamento: Sombreada
- Proteção: Travada
Desta forma, para criar o Estilo Cabeçalho, siga os passos abaixo:
1. Acione o menu FORMATAR;
2. Selecione o comando Estilo;
3. Surgirá uma janela idêntica à figura da página anterior;
4. Nesta fase, o botão adicionar ainda encontra-se desabilitado. Para criar um estilo, o
primeiro passo é digitar o nome do novo estilo no campo Nome do Estilo, conforme
evidenciado na figura abaixo;
5. Após inserir o nome do novo Estilo, o botão Adicionar será habilitado
automaticamente. Clique sobre o botão Adicionar;
62
6. Observe que o novo estilo ainda apresenta as formatações do Estilo Normal. Para
implantar as novas formatações, clique sobre o botão Modificar... Surgirá a janela
Formatar Células, idêntica à figura abaixo:
7. Para criar o Estilo Cabeçalho, proceda com as seguintes alterações: Selecione, na
guia Número, a opção Texto; Selecione, na guia Alinhamento, campo Horizontal, a
opção Centro, campo vertical, a opção centro e, por fim, marque a opção Retorno
Automático de texto; Selecione, na guia Borda, a opção contorno; Selecione, na
guia Padrões, a opção verde claro. Após todas as modificações, clique sobre o
botão OK. Aparecerá uma janela idêntica à figura abaixo:
8. Dê um clique sobre o botão OK. Desta forma o Estilo Cabeçalho terá sido criado.
Aplicando um Estilo
63
Para aplicar um Estilo, siga os passos abaixo. Para facilitar o entendimento sobre o
assunto, iremos aplicar o Estilo Cabeçalho, criado anteriormente.
1. Selecione a faixa de células onde será aplicado o Estilo Cabeçalho. Selecionaremos,
no nosso exemplo o intervalo de células B5:H5, conforme a figura abaixo:
2. Em seguida, acione o menu FORMATAR, comando Estilo;
3. Selecione, no campo Nome do Estilo, o Estilo Cabeçalho. A janela Estilo apresentará
as seguintes formatações:
4. Dê um clique sobre o botão OK. Todas as formatações serão aplicadas à faixa de
células selecionada. O resultado será idêntico à figura abaixo:
64
5. Pronto, seu cabeçalho foi aplicado de forma prática e simples.
65
CENÁRIOS
Definição: Um cenário é um conjunto de valores que o Microsoft Excel salva e
substitui, de forma automática em uma planilha, de acordo com situações pré-definidas. O usuário
deve utilizar este recurso do programa para exibir resultados diferentes baseados em dados ou
prognósticos ou realizar simulações com uma base de dados.
Criar cenários
Para melhor entendimento do assunto abordado, a criação do cenário será baseada nos
dados da figura abaixo.
Supondo que o produto A tenha suas vendas aumentadas, em quanto será aumentado o
lucro?. Para a solução desta pergunta, faz-se necessária a criação de um cenário. Desta forma, siga
os passos abaixo:
1. Acione o menu FERRAMENTAS, comando cenários. Será aberta a janela
Gerenciador de Cenários, idêntica à figura a seguir. Ressalta-se que tal janela exibe o
texto “Nenhum cenário foi definido. Pressione ‘Adicionar’ para adicionar cenários”.
Desta forma, pressione o botão Adicionar;
66
2. Após selecionar o botão adicionar, surgirá a janela Adicionar Cenário, idêntica à
figura abaixo:
3. Informe, no campo Nome do Cenário, o nome do cenário atual, o qual possui dados
reais. Digite, por exemplo, Situação Atual;
67
4. No botão Células variáveis, clique no botão com a seta vermelha, posicionado no
lado direito do campo;
5. A janela Adicionar Cenários ficará minimizada, conforme a figura abaixo;
6. Selecione o intervalo de células B3:B6. Estas serão as células que terão valores
variados. Maximize a janela, clicando sobre o botão com a seta vermelha,
posicionado no lado direito da figura acima;
7. O nome dado ao cenário foi Situação Atual e as células que irão variar pertencem ao
intervalo B3:B6;
8. Clique sobre o botão OK. Aparecerá uma janela semelhante à figura abaixo. Não
altere esses valores. Eles fazem parte do cenário com a situação real;
9. Nesta mesma janela, clique sobre o botão Adicionar;
10. No campo Nome do cenário, digite Variação Alfa;
11. Em Células Variáveis, informe B3:B6;
12. Em seguida, clique sobre o botão OK;
13. Após proceder com os passos anteriores, altere, no campo ao lado de $B$3 o valor
100, digitando por cima deste dado o valor 500. Neste momento, o usuário está
simulando um aumento de 400 unidades para o produto Alfa. Em seguida, clique
sobre o botão OK. Surgirá uma janela semelhante à figura a seguir:
68
14. Clique sobre o botão fechar. Baseando-se neste exercício, foram criados dois
cenários.
Exibindo Cenários
Para exibir os cenários criados anteriormente, siga os passos abaixo:
1. Acione o menu FERRAMENTAS, comando Cenários... Será aberta a caixa de
diálogo Gerenciador de Cenários, semelhante à figura anterior;
2. Para se verificar qual o impacto um aumento de 400 unidades vendidas do Produto
Alfa trará sobre o resultado, selecione, no campo Cenários: a opção Variação Alfa
e, em seguida, clique sobre o botão Mostrar;
3. Tão logo o botão Mostrar foi acionado, a planilha com os dados originais foi
alterada, contemplando a nova situação. O resultado será semelhante à figura a
seguir;
69
Exclusão De Cenários
Para excluir um cenário, siga os passos abaixo:
1. Acione o menu FERRAMENTAS, comando cenário;
2. Clique no cenário que será excluído;
3. Clique sobre o botão Excluir;
4. Pronto, o cenário foi excluído.
LISTAS
Definição – Permite a criação de listas com objetivo de facilitar a entrada de dados.
Para inserir uma lista, siga os passos abaixo:
1. Acione o menu FERRAMENTAS, comando Opções. A janela Opções aparecerá,
conforme a figura a seguir;
70
2. Selecione a guia Listas;
3. Para criar uma lista personalizada, clique na opção Nova lista e, em seguida, clique
sobre o botão adicionar;
4. Na entrada da lista, digite o primeiro nome e tecle Enter, conforme descrito na
figura a seguir;
5. Repita a operação, digitando os demais nomes e teclando Enter. Como resultado,
sua lista tem que estar completamente inserida do campo Entradas de Lista;
6. Ao final da digitação, clique sobre o botão Adicionar;
71
7. Sua lista foi incorporada as Planilhas;
SUBTOTAIS
Definição – Este recurso tem como objetivo criar subtotais para grupo de dados em uma
determinada lista de uma planilha do Microsoft Excel. Por exemplo, pode-se criar subtotais em
situações em que existam uma grande lista de dados, com vários campos e que seja interessante
resumir alguns campos para posterior análise.
Criando Subtotais
Para melhor entendimento do assunto abordado, a criação do Subtotal será baseada nos
dados da planilha que será exposta em sala de aula. Após a abertura de tal planilha, siga os passos
abaixo:
1. Selecione o intervalo de células A1:G98;
2. Acione o menu DADO, comando Subtotais. Será exibida a janela subtotais,
conforme a figura abaixo;
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3. No campo A cada alteração em:, selecione o campo em que os subtotais serão
calculados; Selecione o campo Funcionário;
4. No campo Usar Função, selecione o cálculo de Subtotal que será utilizado.
Selecione Soma;
5. No campo Adicionar subtotal a:, selecione o campo no qual estão os valores onde
serão efetuados os cálculos. Selecione a coluna Valor;
6. Clique em OK;
7. O Microsoft Excel irá calcular os subtotais e irá inserir uma estrutura de tópicos no
lado esquerdo da planilha, conforme a figura a seguir:
8. Observe que a estrutura de tópicos apresenta diferentes níveis: 1,2 e 3. Por padrão, o
Microsoft Excel exibe todos os registros e subtotais. Clique no botão com o número
2 do subtotal. A tela ficará idêntica à figura a seguir;
73
9. Clique no botão 1 dos níveis. Será exibido apenas o total geral, conforme a figura
abaixo;
10. Após visualizar os Subtotais, feche a planilha do Excel.
ATINGIR METAS
Definição – O recurso atingir meta é utilizado quando o usuário possuir o resultado de
uma função, porém deseja alterar algum valor de entrada de um de seus argumentos. Desta forma,
faz-se uma simulação para atingir o resultado com possíveis argumentos selecionados pelo
Microsoft Excel. O recurso Atingir meta utiliza um método interativo para achar o valor que atenda
à situação proposta.
Utilizando o Recurso Atingir Meta
Para melhor entendimento do assunto abordado, a utilização do recurso Atingir Meta
será baseada nos dados abaixo.
Obs.: Para a composição da célula B4 foi utilizada a função =VF(B2;B3;;B1).
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Em nosso exemplo, o usuário está querendo saber qual taxa ele deve conseguir no
mercado financeiro para que sua aplicação lhe renda R$ 1.300,00. Para utilizar o comando Atingir
Meta para solucionar esta hipótese, siga os passos abaixo:
1. Acione o menu FERRAMENTAS, comando Atingir Meta.. Será aberta a janela
Atingir meta, conforme a figura abaixo;
2. No campo definir célula, o usuário deve digitar o endereço de célula que será
fixado.Digite B4 no campo Definir Célula:. Em seguida, digite –1300 no campo
Para Valor:. Por último, digite B2 no campo Variando célula: A janela Atingir
Meta deverá estar semelhante à figura abaixo:
3. Clique sobre o botão OK. Será aberta a janela Status do comando atingir meta,
conforme a figura abaixo;
75
4. Após proceder com esses comandos, o comando Atingir metas alterou as células e
realizou o novo cálculo.
VALIDANDO DADOS
Definição – A validação de dados do Microsoft Excel permite definir que tipo de dados
você deseja que sejam inseridos em uma célula. É possível configurar a validação de dados para
impedir que os usuários insiram dados que não sejam válidos na célula.
Utilizando a Validação de dados
Por exemplo, você pode limitar a entrada de dados de um determinado intervalo de
células, permitindo que somente sejam inseridos números entre 10 e 50.
Para isso, siga os passos abaixo:
1. Selecione o intervalo que será inserida a validação de dados. Para melhor
entendimento do assunto abordado, selecione o intervalo indicado na figura abaixo;
76
2. Acione o menu DADOS, comando Validação...
3. No campo Permitir, clique sobre a seta posicionada no lado direito. Será aberta uma
lista drop-down semelhante à da figura a seguir;
4. Selecione, nesta lista, a opção Número inteiro. Digite, no campo Mínimo, o valor 10
e no campo Máximo o valor 50. A janela Validação de dados ficará igual à figura
abaixo:
77
5. Clique sobre o botão OK. Tente digitar no intervalo de célula valores diferentes do
intervalo selecionado.
Obs.: Também é possível fornecer mensagens para definir que entrada você espera para
a célula e instruções para ajudar os usuários a corrigir quaisquer erros. Isso pode ser
feito acessando as outras guias do recurso Validação.
CONSOLIDAR DADOS
Definição – O Recurso Consolidar dados permite sejam feitos cálculos consolidados a
partir de diversas planilhas, de outros arquivos do Microsoft Excel, de outras fontes externas de
dados ou então de uma junção entre planilhas do Excel e fontes externas.
Obs.: Para que o recurso Consolidação seja utilizado, todas as planilhas a serem
consolidadas devem ter a mesma estrutura, ou seja, contendo o mesmo número de linha e colunas e
com os dados nas mesma posições.
Utilizando a Consolidação de dados
Para melhor entendimento do assunto abordado, iremos utilizar os dados abaixo:
78
Planilha 1 – Vendas por produtos no mês de janeiro
Planilha 2 - Vendas por produtos no mês de fevereiro
79
Planilha 3 - Vendas por produtos no mês de março
Utilizando o recurso Consolidar dados.
No exemplo acima proposto foram criadas três planilhas informando a vendas de
produtos por região em três meses, janeiro, fevereiro e março. Será criada a planilha Total com o
objetivo de consolidar os dados para o primeiro trimestre, ou seja, a soma das vendas contidas nas
planilhas Jan, Fev e Mar. Para realizar este procedimento, será utilizado o recurso Consolidar...
Existem duas formas diferentes de consolidar dados, a saber: Consolidação por posição
e Consolidação por categoria. Será exposto, a seguir, um exemplo de cada.
Consolidação por Posição
Ao trabalhar com a consolidação por posição, o Excel utilizará uma referência estática às
células das planilhas, ou seja, o programa faz referência sempre as mesmas células que foram
usadas quando o comando de consolidação foi acionado. Desta forma, as planilhas onde estão os
dados não podem ser modificadas, pois caso seja feita alguma modificação nas posições das células
80
nas planilhas de dados, as referências na planilha de consolidação permaneceram indicando os
endereços antigos, o que irá gerar resultados incorretos.
Os campos e demais informações das planilhas de dados não são incluídos na planilha
de consolidação. Por exemplo, os campos da linha 4, no nosso exemplo não serão incluídos na
planilha de consolidação. Os campos terão que ser digitados manualmente na planilha de
consolidação.
A consolidação por posição somente é indicada para fontes de dados que tem estruturas
idênticas e quando os usuários não alteram a localização dos dados, dentro das respectivas fontes.
Exemplo:
1. Selecione a planilha Jan;
2. Pressione Cltr+T;
3. Vá para a planilha Total;
4. Pressione Cltr+V;
5. Selecione o intervalo B5:F9. Em seguida pressione a tecla delete;
6. Selecione a célula B5;
7. Acione o menu DADOS, comando Consolidar.... Surgirá a janela Consolidar,
conforme a figura a seguir:
8. Clique na seta vermelha do lado direito do campo Referência:
9. Clique na Planilha Jan e selecione o intervalo B5:F9;
10. Clique sobre a seta vermelha, na janela Consolidar – referência:
11. Clique no botão adicionar;
81
12. Repita os passos adicionando os mesmos intervalos na planilha fev e mar. Após
realizar tais operações, a janela Consolidar deverá ficar semelhante à figura abaixo:
13. Marque a opção criar vínculos com dados de origem; Marcar essa opção faz com
que o Excel atualize automaticamente os dados da área de consolidação quando os
dados são alterados em qualquer uma das áreas de origem.
14. Clique em OK. Após todos os procedimentos, o Microsoft Excel calculará os totais
consolidados para o trimestre. O resultado será semelhante ao da figura abaixo:
82
Consolidação por Categoria
Ao optar pela consolidação por categoria, o Microsoft Excel utilizará referências aos
campos dos dados, ao invés de referência estática às células das planilhas, ou seja, o programa
tentará localizar os dados, em cada planilha, com base nos campos inseridos na planilha de
consolidação, independente da posição ou do número de linhas. Com isso as planilhas onde estão os
dados podem ser modificadas, desde que não sejam alterados os campos, que são as referências para
a planilha de consolidação.
Exemplo:
1. Crie três planilhas conforme o exemplo do inicio do tópico;
2. Crie uma planilha total;
3. Preencha a planilha total de acordo com a figura a seguir;
4. Clique na célula A4;
5. Acione o menu DADOS, comando Consolidar... Será aberta a janela consolidar,
conforme a figura abaixo;
83
6. Selecione a seta vermelha do campo Referência:
7. Clique na planilha jan e, em seguida, selecione o intervalo A4:F9;
8. Clique na seta vermelha, na janela Consolidar – referência:
9. Clique no botão Adicionar;
10. Repita os passos adicionando os mesmos intervalos na planilha fev e mar. Após
realizar tais operações, a janela Consolidar deverá ficar semelhante à figura abaixo:
11. Marque as opções Linha Superior e Coluna esquerda;
84
12. Clique em OK. Após todos os procedimentos, o Microsoft Excel calculará os totais
consolidados para o trimestre. O resultado será semelhante ao da figura abaixo:
FILTRAR AVANÇADO
Definição – Com o recurso Filtro avançado o usuário pode definir critérios de filtragens
mais elaborados, onde serão envolvidas mais variáveis para a confecção da filtragem.
Definindo Faixas de Critérios para usar com o comando Filtro Avançado – Para se
utilizar o comando Filtro Avançado, deve-se definir uma faixa de células onde serão definidos os
critérios de filtragem. Para melhor entendimento do assunto abordado, iremos utilizar os dados a
seguir:
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Nas linhas 1,2 e 3 estão definidos os critérios em que a filtragem utilizará como base
para exibir o resultado. Para o nosso exemplo, definimos os seguintes critérios:
Cidade = São Paulo
ou
Cidade = Rio de Janeiro e Frete>20
Cada linha separada representa a inserção de um operador OU. Desta forma o resultado
do filtro selecionará tanto campos que contenham São Paulo quanto campos que contenham Rio de
Janeiro. Cada coluna separada representa a inserção de um operador E. Desta forma, o resultado do
filtro selecionará somente campos, dentro do campo Rio de Janeiro, que contenham o valor de Frete
acima de 20.
Para criar a faixa de critérios, o usuário deve definir o rótulo das colunas da faixa de
critério exatamente igual aos rótulos das colunas da lista. O Microsoft Excel não faz diferença entre
maiúsculas e minúsculas, porém não aceita diferença entre acentos, cedilha e til.
Para realizar o filtro, de acordo com nosso exemplo, siga os passos abaixo:
1. Acione o MENU Dados, comando Filtrar, Filtro avançado....; Surgirá a janela Filtro
Avançado, conforme a figura a seguir;
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2. Selecione, no campo Intervalo da lista o intervalo A6:E18;
3. Selecione, no campo Intervalo de critérios o intervalo A1:B3;
4. Clique sobre o botão OK. O resultado será semelhante ao da figura abaixo.
TABELA DINÂMICA
A Tabela Dinâmica é uma ferramenta do Microsoft Excel, de fácil utilização, que tem
como objetivo analisar os dados de uma planilha, evidenciando-os de forma mais interativa,
permitindo, desta forma, obter múltiplas visões do mesmo conjunto de dados, em diferentes formas.
Com a utilização da Tabela Dinâmica, o usuário pode girar as linhas e colunas para ver
resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados de acordo com critérios pré-estabelecidos
ou então exibir somente áreas de interesses nos dados.
Use o recurso da Tabela Dinâmica para obter informações do tipo comparar totais
relacionados, resumir ou totalizar uma lista longa de valores, obter informações especificas sobre
determinado item de uma tabela, dentre outros.
Criar uma Tabela Dinâmica
Dados de origem – Você pode criar um relatório de tabela dinâmica a partir de uma lista
de dados inseridos na planilha trabalhada, de um banco de dados externo, de outras planilhas do
Excel ou de outro relatório de tabela dinâmica. Ressalta-se que os dados de origem devem estar
organizados em linha e colunas, com as colunas representando o cabeçalho com os campos da lista
e as linhas representando os registros de cada campo.
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Para melhor entendimento do assunto abordado, a confecção do relatório de tabela
dinâmica será baseada nos dados da figura abaixo.
Para criar a tabela dinâmica, siga os passos abaixo:
1. Selecione o intervalo de célula que irá compor a tabela dinâmica, conforme a figura
abaixo;
2. Acione o menu DADOS, comando Relatório de tabela e gráfico dinâmico. Será
aberto o assistente de tabela e gráfico dinâmico, conforme a figura a seguir;
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3. Selecione a origem dos dados. De acordo com o exemplo proposto, os dados serão
extraídos da própria planilha. Desta forma, selecione a opção Banco de dados ou
lista do Microsoft excel. Em seguida, selecione, como tipo de relatório, a opção
Tabela Dinâmica. Após proceder com esses passos, clique sobre o botão avançar;
4. O passo 2 do assistente define a área que comporá a tabela dinâmica. Como a seleção
do intervalo de células que comporão o relatório já foi feita anteriormente, o campo
Intervalo deve conter as referências de células da tabela. O resultado deverá ser
semelhante ao da figura abaixo:
5. Clique sobre o botão avançar;
6. A próxima etapa fornece duas opções para o posicionamento do relatório de tabela
dinâmica. O usuário pode inserir a tabela dinâmica tanto em outra planilha (que será
criada para essa finalidade) quanto na própria planilha em que se está trabalhando.
Selecione a opção Nova Planilha. Em seguida, clique sobre o botão Concluir;
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7. Após concluir o assistente, será criada uma nova planilha idêntica à figura abaixo;
8. Nesse momento, o Microsoft Excel exibirá, na nova planilha, uma área definida para
a inserção dos dados da tabela dinâmica, bem como também a barra de ferramentas
Tabela Dinâmica;
9. O passo seguinte é arrastar os campos para a composição da tabela dinâmica. Neste
passo, você definirá o que será linha, coluna ou dado. Baseando-se no nosso
exemplo, clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão Produtos e, com o
botão esquerdo pressionado, arraste-o para o local descrito como Solte Campos de
linha aqui. O campo Produtos será incorporado na área designada para as linhas,
conforme a figura abaixo;
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10. Procedendo com essa ação, o usuário estará informando ao Microsoft Excel que os
nomes dos produtos (no nosso exemplo) serão exibidos com linhas. Ressalta-se que
está posição poderá ser alterada posteriormente, de acordo com o conceito de tabela
dinâmica;
11. O próximo passo é arrastar os campos jan/03, fev/03 e mar/03 para a área
denominada Solte Itens de dados aqui; O resultado deverá ser idêntico ao da figura
da próxima página:
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12. Após a inserção de todos os dados, a tabela dinâmica está completa e pronta para
visualização. De acordo com o exemplo proposto, os produtos estão foram listados
à esquerda e os dados foram agrupados por total de cada mês.
Alterando Os Dados
Existem diversas maneiras de exibir os dados em uma tabela dinâmica. Tomando o
exemplo anterior como base, vamos alterar a configuração dos dados e apresentar outros tipos de
informações. Desta forma, siga os passos a seguir:
1. Clique sobre com o botão esquerdo do mouse sobre o botão Dados e, com o botão
esquerdo pressionado, arraste-o para abaixo do botão Produtos. A nova tabela
apresentará os dados conforme a figura da página seguinte.
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2. A tabela agora é exibida por Mês, e dentro de cada mês são listados os produtos.
3. Caso queira formatar os dados, selecione o intervalo a ser formatado e, em seguida,
acione o menu FORMATAR, comando células. Proceda a formatação como se fosse
um intervalo normal de células.
4. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão Produto e, com o botão
esquerdo pressionado, arraste-o para uma área acima do botão Dados, obtendo um
resultado semelhante à figura abaixo;
5. Clique na célula B1 e, em seguida, selecione um produto. Em Totais, serão exibidos
somente os valores correspondentes ao produto selecionado.
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Existem várias formas de se compor um relatório de tabela dinâmica. Estes foram
somente alguns exemplos.
GRÁFICO DINÂMICO
Definição - O gráfico dinâmico, criado baseado em um relatório de tabela dinâmica, tem
como objetivo proporcionar interatividade na confecção de gráficos, permitindo que sejam
aplicados filtros de forma automática ou então que sejam movidos campos de forma que o gráfico
seja alterado de acordo com tais mudanças.
Criando um Gráfico Dinâmico
Para melhor entendimento do assunto abordado, iremos utilizar os dados abaixo:
Após digitar os dados acima, siga os passos abaixo:
1. Crie um tabela dinâmica em que os dados apresentem a seguinte estrutura;
2. Selecione, na célula B1, o produto Alfa;
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3. Acione o MENU Inserir, comando Gráfico; O gráfico dinâmico será criado,
conforme a figura a seguir;
4. Caso queira verificar as vendas do produto Beta, clique sobre a seta ao lado do
produto Alfa e, em seguida, selecione o produto Beta. O gráfico ficará igual ao da
figura abaixo;
5. Pronto. Seu gráfico apresentou outras informações.
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