Apostila - Excel Intermediario

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CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Cmara de Pesquisa e Desenvolvimento ProfissionalHome page: www.crc.org.br - E-mail: cursos@crcrj.org.br

EXCEL INTERMEDIRIOFernando de Oliveira Santorofsantoro@pensarmais.com.br

ou Marcus Vinciusmarcusvinicius@pensarmais.com.br

(Rio de Janeiro) Atualizao: 20/02/2006

SUMRIO

1. REVISO DOS CONCEITOS BSICOS DO Excel 2. FUNES DE DATA E HORA 3. FUNES LGICAS E DE REFERNCIA 4. RECURSOS INTERMEDIRIOS

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Captulo 1 Reviso dos Conceitos Bsicos do Excel

Digitando e Inserindo Dados

Inserir Dados em uma clula muito simples. Para entradas normais, como de textos e valores, verifique se o seletor encontra-se na clula desejada. Em caso positivo, digite o que desejar e para dar a entrada no dado digitado, d de frmulas. A tecla ou clique no boto inserir que encontra-se na barra

far com que o seletor v para clula inferior seguinte.

NOTA: Caso queira, voc pode pressionar qualquer uma das teclas de movimentao do cursor em seu teclado, fazendo com que o seletor v para a direo desejada. possvel tambm pressionar a tecla para a entrada anterior. Voc pode digitar dois tipos diferentes de dados em uma planilha, as frmulas, que sero explicadas no prximo captulo ou valores constates, que sero descritos a seguir: para movimentar a clula para a prxima entrada possvel ou +

- Valores constantes

Um valor constante um tipo de dado que voc digita diretamente na clula. Ele pode estar em formato de nmero, incluindo datas, horas, moedas, porcentagens, fraes ou notao cientifica, ou em formato de texto. Os valores so constantes, isto , no so obtidos a partir de clculos envolvendo outros valores e podem ser alterados sempre que necessrio. O Microsoft Excel permite inserir trs tipos bsicos de constantes, conforme veremos a seguir.

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- Nmeros

Para digitar um nmero como valor constante, clique na clula onde o valor deve ser inserido e digite o nmero. Os nmeros podem incluir caracteres numricos, de 0 a 9, e qualquer um desses caracteres especiais:

+ ( ) , / $ %

Se uma entrada consistir em qualquer caracter diferente dos especiais apresentados, o Excel interpretar como texto. Por exemplo: Praa Pio X, n 78, 6, 8 e 10 andares. Ao digitar um nmero, o Excel assume o formato geral e os nmeros so alinhados direita. Para digitar um nmero negativo, insira antes dele o sinal de menos. Caso queira inserir nmeros com formato de moeda, no digite o smbolo da moeda, pois o Excel interpretar como texto. Para inserir uma frao, digite a seguinte seqncia: zero, barra de espao, e depois a frao, usando ( / ) entre os nmeros. Caso contrrio, o Microsoft Excel interpretar a frao como uma data.

- Texto

Um texto composto de letras ou qualquer combinao de nmeros e letras. Qualquer conjunto de caracteres digitados numa clula, que no for interpretado pelo Excel como nmero, frmula, data, hora, valor lgico ou valor de erro ser interpretado como texto. Quando o texto for digitado, os caracteres sero alinhados esquerda na clula. Para digitar um texto, clique na clula onde ele deve ser inserido e digite o que desejar. Uma clula aceita at 32.000 caracteres. Caso o texto ultrapasse a linha de grade ele invade o espao da clula vizinha, porm, se for necessrio, arraste com o mouse a linha de grade aumentando a largura da coluna.

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- Data e Hora

Se voc quiser exibir a hora utilizando um relgio de 12 horas, digite-a usando o sinal de ( : ) e, em seguida, AM ou PM. Deixe um espao entre a hora e a letra. Por padro, o Excel exibe a hora como em um relgio de 24 horas, ou seja, marca as horas como, por exemplo, 17:00. As datas so digitadas utilizando ( / ) ou ( - ), como separador entre dia, ms e ano. Por exemplo: digite 12/08/03 em qualquer clula e esta ser formatada como data. Voc ainda pode digitar data e hora na mesma clula. Para tanto, insira um espao entre ambas. Caso voc digite a hora antes da data, o Excel assumir, por padro, primeiro a data e, em seguida, a hora. Desta forma, nunca digite uma hora antes da data. Ressalta-se, tambm, que o Excel armazena todas as datas como nmeros seriais e todas as horas como fraes decimais. J que datas e horas so tratadas como nmeros, elas podem ser adicionadas, subtradas e includas em outros clculos.

EDITANDO DADOS

Muitos so os motivos que podem exigir a alterao dos dados digitados em uma planilha, tais como, por exemplo, erros de digitao, alterao de frmulas, atualizao de informaes, entre outros. Para alterar e corrigir informaes desejadas, o usurio dever digitar novamente a informao, posicionando o cursor na mesma clula e digitando os dados por cima da informao errada. Ou ento ele poder edita-la, a fim de modificar somente o necessrio. Para colocar o contedo de uma clula em edio, posicione o cursor sobre a clula desejada, tecle F2 ou d um clique duplo sobre a clula. No modo de edio, valido o uso das teclas de setas para mover o cursor por entre os caracteres sem apag-los. Caso deseje apagar algum caractere, utilize a tecla BACKSPACE para retroceder o cursor, apagando o caractere imediatamente esquerda ou DELETE para apagar imediatamente direita. Ao final da edio, com as modificaes feitas, o usurio finaliza a operao teclando .

possvel tambm editar dados utilizando a Barra de Frmulas. Ao clicar em uma clula, o contedo da mesma ser exibido na Barra de Frmulas. Clique com o mouse na Barra de Frmulas e edite o contedo da clula atualmente selecionada. Aps proceder com as alteraes, digite .

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EXCLUINDO DADOS

Para excluir o contedo de uma clula, clique nela para selecion-la e, em seguida, pressione a tecla DELETE. O contedo da clula ser excludo. Outra maneira de excluir o contedo de uma clula e clicar nela, para selecion-la e, em seguida, comear a digitar um novo contedo. Ressalta-se, porm, que a formatao existente na clula ser mantida, ou seja, os procedimentos acima mencionados no limpam o contedo da clula.

SELECIONANDO CLULAS

A seleo de uma ou mais clulas tem como objetivo prepar-la, junto com seu contedo, para que o usurio possa executar determinados tipos de operaes. Para selecionar somente uma clula, basta clicar sobre a mesma, liberando nela o seletor. Para selecionar um grupo de clulas subseqentes, clique sobre a primeira, pressione e arraste o mouse at que toda rea de clulas desejadas esteja destacada. Para desfazer a seleo a qualquer momento, clique em qualquer clula que desejar. Para selecionar clulas aleatoriamente, clique sobre a primeira delas, pressione e mantenha pressionada a tecla , e ento clique sobre as demais clulas a serem selecionadas.

O usurio tambm pode selecionar um intervalo inteiro de clulas horizontal e verticalmente. Por exemplo, para selecionar a linha 3 inteira, clique sobre o indicador da mesma representada pelo nmero no lado esquerdo da tela, na parte de linhas. Caso deseje selecionar uma coluna, repita a mesma operao clicando na coluna desejada.

LIMPANDO CLULAS

O contedo de uma clula pode ser apagado por completo ou, se preferir, o usurio pode remover apenas o formato previamente inserido. Para apagar o contedo de uma clula ou rea de clulas, selecione e tecle DELETE. Ressalta-se, porm, que esta ao apaga apenas o contedo. Isso quer dizer que a formatao anteriormente estabelecida ser preservada, ou seja, caso voc tenha modificado o tamanho ou o tipo da fonte, tal formatao se manter. Para remover no s o formato como tambm o contedo e tudo que estiver aplicado clula ou intervalo de clula selecionado,

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abra o menu EDITAR, posicione o cursor em LIMPAR e, no sub-menu que aparece, clique sobre TUDO. Se a clula possui um formato pr-definido, e voc deseja remov-lo, selecione-a, abra o menu EDITAR, posicione o cursor no sub-menu LIMPAR e, em seguida, clique em FORMATOS. Se anteriormente voc inseriu um comentrio em uma determinada clula e deseja remov-lo, abra o menu EDITAR, mova o cursor at o sub-menu LIMPAR e, em seguida, clique sobre o comando COMENTRIOS.

DESFAZENDO AES

So vrias as aes que o usurio executa sem querer que podem ser desfeitas pelo Excel. Por exemplo, digamos que voc tenha deletado o contedo de uma clula que no poderia ser removida. O procedimento de recuperao desfazer essa ao. Para que a ltima ao seja imediatamente desfeita, abra o menu EDITAR e clique sobre o comando DESFAZER. Como atalho, voc pode clicar sobre o boto do mesmo nome, na Barra de Ferramentas Padro ou teclar + Z quantas vezes forem as aes a serem recuperadas.

O Excel permite que sejam desfeitas as 16 ltimas aes aplicadas pelo usurio. Para verificar a lista dessas aes e assim poder escolher a seqncia a ser desfeita, clique sobre a seta ao lado direito do boto desfazer. Note que medida que o mouse movido para baixo, as aes a serem recuperadas vo sendo selecionadas. Para recuper-las, basta clicar sobre a ltima destacada. Para cancelar esta ao, tecle .

MAIS BOTES

No Excel 2000, por padro e em determinados casos, no sero exibidos todos os botes das Barras de Ferramentas nem mesmo todos os comandos de menus, quando abertos. Ao invs disso, o usurio encontrar, na Barra de Ferramentas, o comando denominado Adicionar ou Remover Botes, e no menu, mais comandos. Quando clicados, exibem o restante de botes ou comandos disponveis, respectivamente na mesma barra de ferramentas ou menu.

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ALTERANDO AS COLUNAS

No Excel, as colunas podem ter suas larguras modificadas ou atravs de comandos ou pelo uso do mouse. Normalmente as colunas so alteradas para ajustar a visualizao de seu contedo, principalmente quando ele se encontra sem visibilidade. Para alterar a largura de qualquer coluna manualmente, posicione o cursor no lado direito do indicador da referida coluna at que ele tome a forma de uma seta bilateral. Ento pressione e arraste o mouse para a direo desejada, aumentando ou diminuindo, desta forma, o tamanho da coluna. Para alterar a largura a partir da insero de valores, mantenha o cursor na coluna desejada, abra o menu FORMATAR, selecione o comando COLUNA e, em seguida, clique sobre LARGURA. Na caixa de dilogos, digite o valor desejado em nmero de caracteres, clicando OK para concluir a ao.

NOTA: Para fazer com que a coluna tenha seu valor ajustado de acordo com a maior entrada realizada, selecione a coluna desejada, abra o menu FORMATAR, posicione o cursor em COLUNA, e no sub-menu, clique no comando Auto Ajuste da Seleo. Outra maneira posicionando o cursor do lado direito da coluna desejada e dando um clique duplo com o boto esquerdo do mouse.

ALTERANDO LINHAS

Assim como uma coluna, as linhas de uma planilha podem ter suas respectivas alturas alteradas. Para selecionar a linha a ser alterada, basta que o cursor esteja selecionado em uma das clulas de sua faixa. Para alterar a altura de uma linha manualmente, posicione o cursor na parte inferior do indicador da linha desejada at que tenha a forma de uma seta bilateral. Pressione e arraste o mouse at que a linha esteja na altura desejada visualmente. Para alterar essa altura a partir de um valor informado, abra o menu FORMATAR e selecione o comando LINHA. No sub-menu, clique em ALTURA e na caixa de dilogos, digite o valor desejado, clicando OK para concluir a ao. Para que a linha tenha sua altura ajustada conforme o caractere ou elemento mais alto entre as clulas, abra o Menu FORMATAR e posicione o cursor sobre o comando LINHA, ento

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clique sobre AutoAjuste ou d um clique duplo com o boto esquerdo do mouse sobre a linha desejada.

SALVANDO A PLANILHA

O armazenamento de um arquivo de planilha se faz quando ele salvo pelo usurio. Para salvar a Planilha pela primeira vez, abra o menu ARQUIVO e clique sobre o comando SALVAR COMO. A caixa de dilogos aberta disponibilizando uma pasta do HD para que seja salvo o arquivo. Na caixa de entrada NOME DO ARQUIVO, digite o nome desejado para sua pasta de trabalho. Os nomes de arquivo para os programas do Office 2000 podem conter at 256 caracteres. Por padro, as planilhas so salvas no formato Pasta de Trabalho do Microsoft Excel, cuja extenso .XLS. Para concluir a ao, clique sobre o boto SALVAR. Estes procedimentos so normalmente executados sempre na primeira vez que o arquivo for salvo. A partir da segunda vez que a planilha for salva, clique sobre o comando SALVAR, tambm no menu ARQUIVO ou ento pressione SALVAR, na Barra de Ferramentas Padro. Se o usurio desejar salvar a mesma planilha com outro nome, dever repetir tais procedimentos. + B. Ou ento clique sobre o cone

AUTOCONCLUSO

A AutoConcluso um recurso do Excel que facilita o preenchimento dos dados. Quando determinado dado comea a ser digitado em uma clula, este ser automaticamente completado pelo Excel caso j tenha sido digitado em outra clula da mesma coluna. Para que a AutoConcluso seja aceita, abra o menu FERRAMENTAS e clique sobre o comando OPES. Na caixa de dilogos, abra a guia EDITAR e nela marque a opo ativar AutoConcluso para valores de clulas. Conclua a ao clicando sobre o boto OK. Futuramente se no desejar utilizar este recurso, desmarque a opo.

LISTA DE OPES

A lista de opes tambm um recurso que facilita o processo de digitao dos dados para o usurio, desde de que numa mesma coluna haja mais de uma clula preenchida com contedos diversificados, conforme o exemplo a seguir:

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Na coluna B desta planilha, so apresentados dois setores da Companhia Soda Vasco LTDA. Caso desejssemos digitar o mesmo dado j inserido em clulas anteriores, basta clicarmos com o boto direito do mouse sobre a clula desejada acionando o menu a seguir:

Clique sobre o comando LISTA DE OPES. Note que aberto uma espcie de menu desdobrvel, contendo todas as informaes j digitadas anteriormente em outras clulas da mesma coluna. Posicione o cursor sobre a informao desejada e d um clique preenchendo a clula.

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AUTOPREENCHIMENTO

O excel possui um recurso de auto preenchimento de clulas, de forma com que o contedo seguinte clula selecionada seja inserido como um valor gradual, ou seja, maior ou menor do que aquele que o antecede. Por exemplo, na clula C4 da Figura abaixo, temos o nmero 1 como contedo.

Digamos que seja necessrio preencher algumas clulas abaixo com valores subseqentes, ou seja, dois, trs, quatros, e assim por diante. Ao invs de digitarmos os valores clula por clula, podemos, simplesmente, posicionar o cursor sobre a ala de preenchimento, pressionar a tecla e, em seguida, pressionar o boto esquerdo do mouse e arrastar at o limite

desejado. Ressalta-se que este procedimento funciona apenas com valores numricos. Aps realizar a operao descrita no pargrafo acima, o resultado encontrado dever ser igual ao da figura abaixo.

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Este recurso no funciona somente com valores numricos. Tambm possvel preencher, de forma rpida e automtica, datas tanto na forma numrica quanto em forma de texto e horas, na forma numrica. Por exemplo, a Figura abaixo contm nas clulas B3, D3 e F3, respectivamente uma hora, uma data em forma de texto e uma data em forma de nmero.

Para utiliz...