Apostila - Excel Intermediario

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CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Cmara de Pesquisa e Desenvolvimento ProfissionalHome page: www.crc.org.br - E-mail: cursos@crcrj.org.br

EXCEL INTERMEDIRIOFernando de Oliveira Santorofsantoro@pensarmais.com.br

ou Marcus Vinciusmarcusvinicius@pensarmais.com.br

(Rio de Janeiro) Atualizao: 20/02/2006

SUMRIO

1. REVISO DOS CONCEITOS BSICOS DO Excel 2. FUNES DE DATA E HORA 3. FUNES LGICAS E DE REFERNCIA 4. RECURSOS INTERMEDIRIOS

3 47 55 61

2

Captulo 1 Reviso dos Conceitos Bsicos do Excel

Digitando e Inserindo Dados

Inserir Dados em uma clula muito simples. Para entradas normais, como de textos e valores, verifique se o seletor encontra-se na clula desejada. Em caso positivo, digite o que desejar e para dar a entrada no dado digitado, d de frmulas. A tecla ou clique no boto inserir que encontra-se na barra

far com que o seletor v para clula inferior seguinte.

NOTA: Caso queira, voc pode pressionar qualquer uma das teclas de movimentao do cursor em seu teclado, fazendo com que o seletor v para a direo desejada. possvel tambm pressionar a tecla para a entrada anterior. Voc pode digitar dois tipos diferentes de dados em uma planilha, as frmulas, que sero explicadas no prximo captulo ou valores constates, que sero descritos a seguir: para movimentar a clula para a prxima entrada possvel ou +

- Valores constantes

Um valor constante um tipo de dado que voc digita diretamente na clula. Ele pode estar em formato de nmero, incluindo datas, horas, moedas, porcentagens, fraes ou notao cientifica, ou em formato de texto. Os valores so constantes, isto , no so obtidos a partir de clculos envolvendo outros valores e podem ser alterados sempre que necessrio. O Microsoft Excel permite inserir trs tipos bsicos de constantes, conforme veremos a seguir.

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- Nmeros

Para digitar um nmero como valor constante, clique na clula onde o valor deve ser inserido e digite o nmero. Os nmeros podem incluir caracteres numricos, de 0 a 9, e qualquer um desses caracteres especiais:

+ ( ) , / $ %

Se uma entrada consistir em qualquer caracter diferente dos especiais apresentados, o Excel interpretar como texto. Por exemplo: Praa Pio X, n 78, 6, 8 e 10 andares. Ao digitar um nmero, o Excel assume o formato geral e os nmeros so alinhados direita. Para digitar um nmero negativo, insira antes dele o sinal de menos. Caso queira inserir nmeros com formato de moeda, no digite o smbolo da moeda, pois o Excel interpretar como texto. Para inserir uma frao, digite a seguinte seqncia: zero, barra de espao, e depois a frao, usando ( / ) entre os nmeros. Caso contrrio, o Microsoft Excel interpretar a frao como uma data.

- Texto

Um texto composto de letras ou qualquer combinao de nmeros e letras. Qualquer conjunto de caracteres digitados numa clula, que no for interpretado pelo Excel como nmero, frmula, data, hora, valor lgico ou valor de erro ser interpretado como texto. Quando o texto for digitado, os caracteres sero alinhados esquerda na clula. Para digitar um texto, clique na clula onde ele deve ser inserido e digite o que desejar. Uma clula aceita at 32.000 caracteres. Caso o texto ultrapasse a linha de grade ele invade o espao da clula vizinha, porm, se for necessrio, arraste com o mouse a linha de grade aumentando a largura da coluna.

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- Data e Hora

Se voc quiser exibir a hora utilizando um relgio de 12 horas, digite-a usando o sinal de ( : ) e, em seguida, AM ou PM. Deixe um espao entre a hora e a letra. Por padro, o Excel exibe a hora como em um relgio de 24 horas, ou seja, marca as horas como, por exemplo, 17:00. As datas so digitadas utilizando ( / ) ou ( - ), como separador entre dia, ms e ano. Por exemplo: digite 12/08/03 em qualquer clula e esta ser formatada como data. Voc ainda pode digitar data e hora na mesma clula. Para tanto, insira um espao entre ambas. Caso voc digite a hora antes da data, o Excel assumir, por padro, primeiro a data e, em seguida, a hora. Desta forma, nunca digite uma hora antes da data. Ressalta-se, tambm, que o Excel armazena todas as datas como nmeros seriais e todas as horas como fraes decimais. J que datas e horas so tratadas como nmeros, elas podem ser adicionadas, subtradas e includas em outros clculos.

EDITANDO DADOS

Muitos so os motivos que podem exigir a alterao dos dados digitados em uma planilha, tais como, por exemplo, erros de digitao, alterao de frmulas, atualizao de informaes, entre outros. Para alterar e corrigir informaes desejadas, o usurio dever digitar novamente a informao, posicionando o cursor na mesma clula e digitando os dados por cima da informao errada. Ou ento ele poder edita-la, a fim de modificar somente o necessrio. Para colocar o contedo de uma clula em edio, posicione o cursor sobre a clula desejada, tecle F2 ou d um clique duplo sobre a clula. No modo de edio, valido o uso das teclas de setas para mover o cursor por entre os caracteres sem apag-los. Caso deseje apagar algum caractere, utilize a tecla BACKSPACE para retroceder o cursor, apagando o caractere imediatamente esquerda ou DELETE para apagar imediatamente direita. Ao final da edio, com as modificaes feitas, o usurio finaliza a operao teclando .

possvel tambm editar dados utilizando a Barra de Frmulas. Ao clicar em uma clula, o contedo da mesma ser exibido na Barra de Frmulas. Clique com o mouse na Barra de Frmulas e edite o contedo da clula atualmente selecionada. Aps proceder com as alteraes, digite .

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EXCLUINDO DADOS

Para excluir o contedo de uma clula, clique nela para selecion-la e, em seguida, pressione a tecla DELETE. O contedo da clula ser excludo. Outra maneira de excluir o contedo de uma clula e clicar nela, para selecion-la e, em seguida, comear a digitar um novo contedo. Ressalta-se, porm, que a formatao existente na clula ser mantida, ou seja, os procedimentos acima mencionados no limpam o contedo da clula.

SELECIONANDO CLULAS

A seleo de uma ou mais clulas tem como objetivo prepar-la, junto com seu contedo, para que o usurio possa executar determinados tipos de operaes. Para selecionar somente uma clula, basta clicar sobre a mesma, liberando nela o seletor. Para selecionar um grupo de clulas subseqentes, clique sobre a primeira, pressione e arraste o mouse at que toda rea de clulas desejadas esteja destacada. Para desfazer a seleo a qualquer momento, clique em qualquer clula que desejar. Para selecionar clulas aleatoriamente, clique sobre a primeira delas, pressione e mantenha pressionada a tecla , e ento clique sobre as demais clulas a serem selecionadas.

O usurio tambm pode selecionar um intervalo inteiro de clulas horizontal e verticalmente. Por exemplo, para selecionar a linha 3 inteira, clique sobre o indicador da mesma representada pelo nmero no lado esquerdo da tela, na parte de linhas. Caso deseje selecionar uma coluna, repita a mesma operao clicando na coluna desejada.

LIMPANDO CLULAS

O contedo de uma clula pode ser apagado por completo ou, se preferir, o usurio pode remover apenas o formato previamente inserido. Para apagar o contedo de uma clula ou rea de clulas, selecione e tecle DELETE. Ressalta-se, porm, que esta ao apaga apenas o contedo. Isso quer dizer que a formatao anteriormente estabelecida ser preservada, ou seja, caso voc tenha modificado o tamanho ou o tipo da fonte, tal formatao se manter. Para remover no s o formato como tambm o contedo e tudo que estiver aplicado clula ou intervalo de clula selecionado,

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abra o menu EDITAR, posicione o cursor em LIMPAR e, no sub-menu que aparece, clique sobre TUDO. Se a clula possui um formato pr-definido, e voc deseja remov-lo, selecione-a, abra o menu EDITAR, posicione o cursor no sub-menu LIMPAR e, em seguida, clique em FORMATOS. Se anteriormente voc inseriu um comentrio em uma determinada clula e deseja remov-lo, abra o menu EDITAR, mova o cursor at o sub-menu LIMPAR e, em seguida, clique sobre o comando COMENTRIOS.

DESFAZENDO AES

So vrias as aes que o usurio executa sem querer que podem ser desfeitas pelo Excel. Por exemplo, digamos que voc tenha deletado o contedo de uma clula que no poderia ser removida. O procedimento de recuperao desfazer essa ao. Para que a ltima ao seja imediatamente desfeita, abra o menu EDITAR e clique sobre o comando DESFAZER. Como atalho, voc pode clicar sobre o boto do mesmo nome, na Barra de Ferramentas Padro ou teclar + Z quantas vezes forem as aes a serem recuperadas.

O Excel permite que sejam desfeitas as 16 ltimas aes aplicadas pelo usurio. Para verificar a lista dessas aes e assim poder escolher a seqncia a ser desfeita, clique sobre a seta ao lado direito do boto desfazer. Note que medida que o mouse movido para baixo, as aes a serem recuperadas vo sendo selecionadas. Para recuper-las, basta clicar sobre a ltima destacada. Para cancelar esta ao, tecle .

MAIS BOTES

No Excel 2000, por padro e em determinados casos, no sero exibidos todos os botes das Barras de Ferramentas nem mesmo todos os comandos de menus, quando abertos. Ao invs disso, o usurio encontrar, na Barra de Ferramentas, o comando denominado Adicionar ou Remover Botes, e no menu, mais comandos. Quando clicados, exibem o restante de botes ou comandos disponveis, respectivamente na mesma barra de ferramentas ou menu.

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ALTERANDO AS COLUNAS

No Excel, as colunas podem ter suas larguras modificadas ou atravs de comandos ou pelo uso do mouse. Normalmente as colunas so alteradas para ajustar a visualizao de seu contedo, principalmente quando ele se encontra sem visibilidade. Para alterar a largura de qualquer coluna manualmente, posicione o cursor no lado direito do indicador da referida coluna at que ele tome a forma de uma seta bilateral. Ento pressione e arraste o mouse para a direo desejada, aumentando ou diminuindo, desta forma, o tamanho da coluna. Para alterar a largura a partir da insero de valores, mantenha o cursor na coluna desejada, abra o menu FORMATAR, selecione o comando COLUNA e, em seguida, clique sobre LARGURA. Na caixa de dilogos, digite o valor desejado em nmero de caracteres, clicando OK para concluir a ao.

NOTA: Para fazer com que a coluna tenha seu valor ajustado de acordo com a maior entrada realizada, selecione a coluna desejada, abra o menu FORMATAR, posicione o cursor em COLUNA, e no sub-menu, clique no comando Auto Ajuste da Seleo. Outra maneira posicionando o cursor do lado direito da coluna desejada e dando um clique duplo com o boto esquerdo do mouse.

ALTERANDO LINHAS

Assim como uma coluna, as linhas de uma planilha podem ter suas respectivas alturas alteradas. Para selecionar a linha a ser alterada, basta que o cursor esteja selecionado em uma das clulas de sua faixa. Para alterar a altura de uma linha manualmente, posicione o cursor na parte inferior do indicador da linha desejada at que tenha a forma de uma seta bilateral. Pressione e arraste o mouse at que a linha esteja na altura desejada visualmente. Para alterar essa altura a partir de um valor informado, abra o menu FORMATAR e selecione o comando LINHA. No sub-menu, clique em ALTURA e na caixa de dilogos, digite o valor desejado, clicando OK para concluir a ao. Para que a linha tenha sua altura ajustada conforme o caractere ou elemento mais alto entre as clulas, abra o Menu FORMATAR e posicione o cursor sobre o comando LINHA, ento

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clique sobre AutoAjuste ou d um clique duplo com o boto esquerdo do mouse sobre a linha desejada.

SALVANDO A PLANILHA

O armazenamento de um arquivo de planilha se faz quando ele salvo pelo usurio. Para salvar a Planilha pela primeira vez, abra o menu ARQUIVO e clique sobre o comando SALVAR COMO. A caixa de dilogos aberta disponibilizando uma pasta do HD para que seja salvo o arquivo. Na caixa de entrada NOME DO ARQUIVO, digite o nome desejado para sua pasta de trabalho. Os nomes de arquivo para os programas do Office 2000 podem conter at 256 caracteres. Por padro, as planilhas so salvas no formato Pasta de Trabalho do Microsoft Excel, cuja extenso .XLS. Para concluir a ao, clique sobre o boto SALVAR. Estes procedimentos so normalmente executados sempre na primeira vez que o arquivo for salvo. A partir da segunda vez que a planilha for salva, clique sobre o comando SALVAR, tambm no menu ARQUIVO ou ento pressione SALVAR, na Barra de Ferramentas Padro. Se o usurio desejar salvar a mesma planilha com outro nome, dever repetir tais procedimentos. + B. Ou ento clique sobre o cone

AUTOCONCLUSO

A AutoConcluso um recurso do Excel que facilita o preenchimento dos dados. Quando determinado dado comea a ser digitado em uma clula, este ser automaticamente completado pelo Excel caso j tenha sido digitado em outra clula da mesma coluna. Para que a AutoConcluso seja aceita, abra o menu FERRAMENTAS e clique sobre o comando OPES. Na caixa de dilogos, abra a guia EDITAR e nela marque a opo ativar AutoConcluso para valores de clulas. Conclua a ao clicando sobre o boto OK. Futuramente se no desejar utilizar este recurso, desmarque a opo.

LISTA DE OPES

A lista de opes tambm um recurso que facilita o processo de digitao dos dados para o usurio, desde de que numa mesma coluna haja mais de uma clula preenchida com contedos diversificados, conforme o exemplo a seguir:

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Na coluna B desta planilha, so apresentados dois setores da Companhia Soda Vasco LTDA. Caso desejssemos digitar o mesmo dado j inserido em clulas anteriores, basta clicarmos com o boto direito do mouse sobre a clula desejada acionando o menu a seguir:

Clique sobre o comando LISTA DE OPES. Note que aberto uma espcie de menu desdobrvel, contendo todas as informaes j digitadas anteriormente em outras clulas da mesma coluna. Posicione o cursor sobre a informao desejada e d um clique preenchendo a clula.

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AUTOPREENCHIMENTO

O excel possui um recurso de auto preenchimento de clulas, de forma com que o contedo seguinte clula selecionada seja inserido como um valor gradual, ou seja, maior ou menor do que aquele que o antecede. Por exemplo, na clula C4 da Figura abaixo, temos o nmero 1 como contedo.

Digamos que seja necessrio preencher algumas clulas abaixo com valores subseqentes, ou seja, dois, trs, quatros, e assim por diante. Ao invs de digitarmos os valores clula por clula, podemos, simplesmente, posicionar o cursor sobre a ala de preenchimento, pressionar a tecla e, em seguida, pressionar o boto esquerdo do mouse e arrastar at o limite

desejado. Ressalta-se que este procedimento funciona apenas com valores numricos. Aps realizar a operao descrita no pargrafo acima, o resultado encontrado dever ser igual ao da figura abaixo.

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Este recurso no funciona somente com valores numricos. Tambm possvel preencher, de forma rpida e automtica, datas tanto na forma numrica quanto em forma de texto e horas, na forma numrica. Por exemplo, a Figura abaixo contm nas clulas B3, D3 e F3, respectivamente uma hora, uma data em forma de texto e uma data em forma de nmero.

Para utilizar o recurso de auto-preenchimento, selecione a clula desejada, como, por exemplo, B3, posicione o cursor sobre a ala de preenchimento e, em seguida, arraste o cursor at a clula desejada. Repita a operao com as clulas D3 e F3. O resultado encontrado deve ser igual ao da figura abaixo.

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COPIANDO O CONTEDO DE UMA CLULA

O contedo de uma ou mais clulas pode ser facilmente duplicado, ou seja, copiado para outras clulas de formas diferentes. O processo mais comum de cpias utilizando atalhos, conforme o exemplo a seguir:

Digamos que voc queira copiar o contedo da clula A2 para a clula A5.

I. II. III.

Digite a palavra TESTE na Clula A2 e d Posicione o cursor na clula de origem, A2;

;

Abra o menu EDITAR e clique sobre o comando COPIAR. Como atalho, o usurio pode pressionar Barra de Ferramentas Padro; + c ou ento clicar sobre o cone COPIAR, na

IV.

Note que assim que copiado, o contedo da clula circundado por uma linha serrilhada;

V. VI.

Posicione o cursor na clula destino, no caso A5; Feito isso, abra o menu EDITAR e clique sobre o comando COLAR. Ou ento pressione + v na clula destino. Ou ainda clique sobre o cone COLAR,

disposto na Barra de Ferramentas Padro; VII. Para desmarcar o contedo da clula de origem e limpar essa cpia da rea de transferncia, apenas tecle .

Se o caso copiar o contedo para clulas subseqentes e vizinhas, seja na horizontal ou na vertical, basta arrastar a ala de preenchimento com mouse pelas clulas desejadas. O Excel permite, tambm, copiar o contedo de uma nica clula para mltiplas clulas diferentes, conforme descrito no exemplo a seguir:

I. II. III.

Digite a palavra TESTE na clula A2 e d Selecione o contedo da clula A2 e clique

; + c;

Neste exemplo a cpia ser enviada para clulas no seqenciais, tais como A10, B15 e D2;

IV.

Selecione cada uma dessas clulas, pressionando

para marcar todas;

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V.

Clique

+ v.

INSERINDO LINHAS

Para inserir uma nica linha, clique em uma clula na linha imediatamente abaixo da posio onde voc deseja inserir a nova linha. Por exemplo, selecione a clula B6 e digite o texto Inserindo nova linha. Em seguida, acione o menu INSERIR e selecione o comando LINHAS. A nova linha passa a ser a linha 6 e a antiga passa a ser a linha 7. Para inserir mltiplas linhas, selecione as linhas imediatamente abaixo da posio onde voc deseja inserir as novas linhas. Selecione um nmero de linhas equivalente ao nmero de linhas que voc deseja inserir. Por exemplo, caso voc deseje inserir 5 novas linhas, acima da linha 8 marque as linhas 8, 9, 10, 11 e 12. Neste caso a linha 8 passa a ser a linha 13.

INSERINDO COLUNAS

Para inserir uma nica coluna, clique em uma clula na coluna imediatamente direita da posio aonde voc deseja inserir a nova coluna. Por exemplo, selecione a clula B6 e digite o texto Inserindo Nova Clula. Em seguida, acione o menu INSERIR e selecione o comando COLUNAS. A nova coluna passa a ser a Coluna B e a antiga passa a ser a Coluna C. Para inserir mltiplas colunas, selecione as colunas imediatamente direita da posio aonde voc deseja inserir as novas colunas. Selecione um nmero de colunas equivalente ao nmero de colunas que voc deseja inserir. Por exemplo, caso voc deseje inserir 5 novas colunas, direita da coluna B marque as coluna B, C, D, E e F. Neste caso a coluna B passa a ser a Coluna G.

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A BARRA DE FERRAMENTAS PADRO

Na Figura abaixo, temos a Barra de Ferramentas Padro. Nesta barra temos acesso a uma serie de botes, os quais executam funes bsicas do Excel. Encontra-se, a seguir, a funo de cada um dos principais botes da barra de ferramentas padro.

-

Boto Novo - Cria uma nova pasta de trabalho, em branco, com base no modelo padro;

-

Boto Abrir Permite abrir um arquivo gravado tanto no disco rgido quanto em outros drives como, por exemplo, disquete ou drive de CD. Ao clicarmos neste boto aberta a caixa de dilogo ABRIR, onde podemos selecionar a pasta onde est o arquivo a ser aberto;

-

Boto Salvar Salva as alteraes feitas no arquivo atual. Se voc estiver salvando uma pasta de trabalho pela primeira vez, ao clicar neste boto aberta a caixa de dilogo SALVAR COMO. Voc deve escolher o local onde vai salvar a pasta e atribuir um nome a ela.

-

Boto Correio Eletrnico Este boto envia o contedo do arquivo por e-mail tanto como anexo quanto como corpo de mensagem.

-

Boto Imprimir Imprime a planilha que est sendo trabalhada na Pasta de Trabalho.

-

Boto Visualizar Impresso Apresenta uma prvia do resultado que ser obtido ao imprimirmos a planilha.

-

Boto Verificar Ortografia Faz a verificao ortogrfica do texto utilizando o dicionrio padro do Office.

-

Boto Recortar Recorta uma clula ou um intervalo de clulas para serem colados em outra rea da planilha.

-

Boto Copiar Copia uma clula ou um intervalo de clulas para serem colados em outra rea da planilha.

-

Boto Colar Cola uma clula ou um intervalo de clulas previamente recortado ou copiado.

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-

Boto Pincel Copia a formtatao de um objeto ou texto selecionado e o aplica ao objeto ou texto clicado. Para copiar a formatao para mais de uma clula, clique duas vezes neste boto e, em seguida, clique em cada clula em que voc deseje formatar. Quando tiver terminado, pressione ESC ou clique neste boto de novo para desativar a opo Pincel.

-

Boto Desfazer Reverte o ltimo comando ou exclui a ltima entrada digitada. Para reverter mais de uma opo por vez, at o limite de 16, clique na seta prxima ao boto e, em seguida, clique nas aes que voc deseja desfazer.

-

Boto Refazer Reverte a ao do boto Desfazer. Para refazer mais de uma ao por vez, at o limite de 16, clique na seta prxima ao boto e, em seguida, clique nas aes que voc deseja refazer.

-

Boto Inserir Hyperlink Insere um novo Hyperlink ou edita o Hyperlink especificado.

-

Boto AutoSoma Adiciona nmeros automaticamente com a funo Soma. Tal boto permite a criao, de forma prtica, de somatrios em uma planilha do Excel.

-

Boto Colar Funo Abre a caixa de dilogo com todas as funes disponveis no Excel.

-

Boto Classificao Crescente utilizado para classificar uma ou mais colunas de dados em ordem crescente.

-

Boto Classificao Decrescente utilizado para classificar uma ou mais colunas de dados em ordem decrescente.

-

Boto Assistente de Grfico Abre um assistente que auxilia na criao de grficos. Boto Desenho Exibe ou oculta a Barra de Ferramentas Desenho. Nesta barra, temos uma srie de botes para a criao de desenhos bsicos.

-

Boto Zoom Permite a exibio do documento ativo num limite entre 10 e 400% de seu tamanho.

-

Boto Assistente do Office - Ao clicarmos neste boto ser aberto o Assistente do Office, o qual nos oferece ajuda para a realizao das tarefas mais comuns.

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A BARRA DE FERRAMENTAS FORMATAO

A barra de ferramentas formatao, demonstrada na Figura abaixo, disponibiliza uma srie de botes que permitem formatar, de forma simples e rpida, uma clula ou um intervalo de clulas. Abaixo, encontra-se a funo de cada um dos principais botes da barra de ferramentas formatao.

-

Boto Fonte Este boto abre uma lista de opes de fontes para voc utilizar no preenchimento das clulas. A quantidade de fontes disponveis varia de acordo com as fontes instaladas no seu computador.

-

Boto Tamanho da Fonte Altera o tamanho do texto e dos nmeros selecionados. O tamanho de uma fonte varia de 1 a 409 pontos.

-

Boto Negrito Aplica negrito ao texto e aos nmeros selecionados. Como atalho, digite + n.

-

Boto Itlico - Emprega itlico ao texto e aos nmeros selecionados. Como atalho, digite + i.

-

Boto Sublinhado Sublinha o texto e os nmeros selecionados. Como atalho, digite + s.

-

Boto Alinhar Esquerda Alinha texto, nmero ou objetos esquerda da clula ou intervalo de clulas selecionado.

-

Boto Centralizar Posiciona texto, nmero ou objetos no centro da clula ou do intervalo de clulas selecionado.

-

Boto Alinhar Direita - Alinha texto, nmero ou objetos direita da clula ou intervalo de clulas selecionado.

-

Boto Mesclar e Centralizar Cria uma nica clula de duas ou mais clulas adjacentes selecionadas. A clula mesclada resultante contm apenas os dados localizados na parte superior mais esquerda na seleo. A referncia de clula para uma clula mesclada a clula superior esquerda no intervalo selecionado original.

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-

Boto Estilo de Moeda Aplica um determinado estilo de moeda, de acordo com as configuraes do aplicativo, a uma clula ou intervalo de clula. No caso de voc estar utilizando o Microsoft Excel vendido no Brasil, o estilo de moeda ser R$.

-

Boto Estilo de Porcentagem Formata os nmeros inseridos nas clula ou nos intervalos de clulas para seu valor em termos percentuais.

-

Boto Separador de Milhares Separa, em milhares, os nmeros inseridos em clulas ou em intervalos de clulas.

-

Boto Aumentar Casas Decimais Aumenta o nmero de casas decimais de uma clula ou intervalo de clula selecionado.

-

Boto Diminuir Casas Decimais Diminui o nmero de casas decimais de uma clula ou intervalo de clula selecionado.

-

Boto Diminuir Recuo Reduz o recuo do contedo de uma clula ou intervalo de clula selecionado o equivalente a aproximadamente a largura de um caracter da fonte padro.

-

Boto Aumentar Recuo Aumenta o recuo do contedo de uma clula ou intervalo de clula selecionado o equivalente a aproximadamente a largura de um caracter da fonte padro.

-

Boto Borda Insere uma borda na clula ou intervalo de clula selecionado. Para especificar um estilo de borda, clique na seta localizada ao lado direito deste boto.

-

Boto Cor de Preenchimento Adiciona, modifica ou remove a cor de uma clula ou um intervalo de clulas selecionado.

-

Boto Cor de Fonte Formata a fonte de acordo com a cor estabelecida.

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UTILIZANDO FRMULAS NO EXCEL

Uma frmula uma equao que produz informaes em uma planilha. Pode ser considerada tambm como uma seqncia de valores constantes, referncias de clula, nomes, funes ou operadores que produz um novo valor a partir dos valores existentes. As frmulas sempre comeam com um sinal de igual (=). Este conceito muito importante e voc deve t-lo sempre em mente na hora de digitar uma frmula. O valor resultante de uma frmula pode ser alterado quando outros valores da planilha forem alterados. Por exemplo, se temos uma frmula para calcular a soma das despesas administrativas incorridas em determinado perodo que, por descuido, o usurio digitou um dado errado, aps ele constatar o erro e repar-lo, a soma ser automaticamente recalculada. Este um dos grandes atrativos do Excel. Quando um dos valores que compem uma frmula for alterado, a frmula se modificar automaticamente. Este procedimento faz com que os dados de uma planilha estejam sempre atualizados.

NOTA: Nas frmulas, voc no pode usar parnteses para indicar nmeros negativos, pontos para separar milhares e cifres ($) antes dos valores numricos, pois tais caracteres possuem caractersticas prprias. Sempre que for utilizar um texto em uma frmula, insira-o entre aspas e se voc quiser inserir um texto em branco, utilize duas aspas seguidas .

Como Construir Frmulas

A estrutura ou ordem dos elementos em uma frmula determina o resultado final do clculo. As frmulas no Microsoft Excel seguem uma sintaxe, ou ordem, especfica que inclui um sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados. Para confeco de frmulas, podem ser utilizadas referncias de clulas, intervalos de clulas, matrizes, valores constantes, funes, operadores, nomes, rtulos e funes aninhadas. Como regra, o Excel efetua as operaes da esquerda para a direita. Voc pode controlar a ordem do clculo usando parnteses para agrupar operaes que devem ser efetuadas primeiro. Por exemplo, a frmula abaixo retorna 16, porque o Excel calcula a multiplicao antes da adio. A frmula multiplica 3 por 2 e, em seguida, soma 10 ao resultado.

=3*2+10

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Por outro lado, se voc usar parnteses para alterar a sintaxe, o Excel somar 2 e 10 e, em seguida, multiplicar o resultado por 3, para produzir 36, conforme indicado abaixo.

=3*(2+10)

Agora que sabemos o que uma frmula e como constru-la, vamos conhecer mais alguns conceitos e ferramentas teis para que voc possa utilizar, de forma mais produtiva, as vantagens que o Microsoft Excel pode lhe proporcionar.

Usando a Referncia de Clula em Frmulas

Uma frmula pode referir-se a uma clula, utilizando a Referncia de clula da mesma. Se voc desejar que uma clula contenha o mesmo valor que outra, insira um sinal de igual ( = ), seguido da referncia da clula escolhida. Por exemplo, digite na clula B5 o texto TESTE e, em seguida, v para clula E5 e digite =B5. Observe que a clula E5 passou a conter o texto TESTE tambm. A clula que contm a frmula chamada de clula dependente, pois seu valor depende de outra clula. Sempre que a clula a qual a frmula fizer referncia tiver seu valor alterado, a clula que contiver a frmula tambm ser alterada. Como exemplo, mude o texto digitado na clula B5 e digite o nmero 10. Em seguida, digite na clula B6 a frmula (=B5+E5). Observe a diferena.

- Referncia de Clula Relativa A Figura abaixo representa a Demonstrao do Resultado do Exerccio da Cia Soda Vasco LTDA, de forma bastante resumida, para os anos de 2000 e 2001.

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Desmembrando a demonstrao, percebemos que alguns dados so valores constantes e outros so frmulas simples, conforme mostra a abaixo.

Tais frmulas, como, por exemplo, =B6-B7, localizada na clula B8, so consideradas referncias de clulas relativas. O Microsoft Excel trata a referncia B6, neste exemplo, como a clula que est 2 linhas acima da clula que contm a frmula. Logo, a clula B6 um local relativo, ou seja, em caso de cpia, a prxima frmula manter a mesma proporcionalidade que da frmula copiada. Por exemplo, ao elaborar a DRE do ano de 2001 da Cia Soda Vasco LTDA, o contador inseriu os valores constantes em suas respectivas clulas, gerando o resultado da prxima Figura.

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Em seguida, em vez de digitar novamente as frmulas, ele simplesmente arrastou, com a ala de preenchimento, cada clula que continha uma frmula. Ao realizar esse processo, as novas frmulas que foram copiadas mantiveram a mesmas proporcionalidades das frmulas copiadas, pois estas eram referncias de clulas relativas. O resultado final ficou igual ao da Figura abaixo.

Referncia de Clulas Absolutas

A Figura abaixo representa uma planilha elaborada pelo Departamento de Contabilidade da Cia Soda Vasco Ltda para realizar o clculo do salrio bruto dos funcionrios do setor de produo.

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Para calcular o salrio bruto, o contador da empresa inseriu a seguinte frmula na clula D10: = (B10*C6)+(C10*D6). Para completar os demais funcionrios, ele arrastou a ala de preenchimento da clula para at a ltima clula, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.

O contador no obteve xito em sua tarefa, pois no utilizou o conceito de referncia de clulas absolutas. Para que uma referncia torne-se absoluta, ou seja, aquela referncia ser fixa, independente da clula ser copiada, deve-se colocar o sinal $ antes da coluna ou da linha em que se deseje tornar fixo. Aps lembrar-se do conceito de referncia de clulas absolutas, o contador modificou sua frmula para =(B10*$C$6)+(C10*$D$6) e, em seguida, arrastou a ala de preenchimento da clula at o ltimo funcionrio, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.

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Ressalta-se, que as clulas da coluna B, por exemplo, que foram utilizadas na frmula possuam caractersticas de referncia de clulas relativas e, desta forma, foram se modificando de acordo o novo endereo na frmula.

Referncia de Clulas Mistas

Nos dois exemplos anteriores, trabalhamos os conceitos de referncia de clula relativa e referncia de clula absoluta. Agora iremos explorar o meio termo, utilizando frmulas em que ou a coluna ou a linha de uma referncia de clula permita a cpia, ou seja, mantenha a mesma proporo da referncia copiada. Vamos ao exemplo a seguir: A Figura a seguir representa uma planilha elaborada pelo Departamento Financeiro da Cia Soda Vasco Ltda, para determinar a capitalizao anual de uma aplicao que pode render a taxas variadas.

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Para calcular a primeira capitalizao, o funcionrio da empresa inseriu a seguinte frmula na clula B8: =C4*(1+B7)^A8. Para completar as demais clulas, ele arrastou a ala de preenchimento da clula at clula B12 e, em seguida, posicionou o mouse novamente na clula B8 e arrastou a ala de preenchimento at a clula H8, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.

Aps lembrar-se do conceito de referncia de clulas mistas e absolutas, o funcionrio modificou sua frmula para: =$CB$4*(1+B$7)^$A8 e, em seguida, arrastou a ala de preenchimento conforme havia feito anteriormente, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.

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FUNO

A Funo uma frmula pr-definida que toma um valor ou valores, executa uma operao e produz um valor ou valores. Use funes para simplificar e encurtar frmulas em uma planilha, especialmente aquelas que executam clculos extensos ou complexos. Quando voc for criar uma frmula que contm uma funo, a Caixa de Criao de Frmulas ir auxili-lo. Aps selecionar a funo, aberto o assistente de funes, que tem como objetivo auxiliar na montagem de cada uma delas, com textos de explicaes em cada passo. O Microsoft Excel fornece mais de 300 funes que esto divididas nos seguintes grupos: Financeira, Data e Hora, Matemtica e Trigonomtrica, Estatstica, Procura e Referncia, Banco de Dados, Texto, Lgica, Informaes e Engenharia.

NOTA: Todas as funes que contiverem acento em seus nomes devem ser digitadas de forma correta, ou seja, com o devido acento. Caso contrrio, o Microsoft Excel ir gerar uma mensagem de erro, pois no reconhecer a funo. A Figura abaixo, representa a estrutura de uma funo.

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Componentes de uma Funo

- Argumento

Os argumentos so valores que uma funo usa para executar operaes ou clculos. O tipo de argumento que uma funo utiliza, especfico da funo. Argumentos comuns que so usados em funes incluem valores numricos, valores de texto, referncia de clulas, intervalos de clulas, matrizes, nomes, rtulos e funes aninhadas.

- Operadores

Os operadores especificam o tipo de clculo que voc deseja efetuar nos elementos de uma frmula. O Microsoft Excel inclui quatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmticos, de comparao, texto e referncia.

- Operadores Aritmticos

Para efetuar operaes matemticas bsicas, como adio, subtrao ou multiplicao, que combinem nmeros e produzam resultados numricos, use os seguintes operadores aritmticos:

Operador + (sinal de adio) - (sinal de subtrao)

Significado Adio Subtrao Negao

Exemplo 3+3 31 1 3*3 03/05 20% 3^2 (igual a 3*3)

* (sinal de multiplicao) / (sinal de diviso) % (smbolo de percentagem) ^ (sinal de exponenciao)

Multiplicao Diviso Percentagem Exponenciao

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- Operadores de comparao

Voc pode comparar dois valores com os seguintes operadores. Quando dois valores so comparados usando esses operadores, o resultado um valor lgico, ou VERDADEIRO ou FALSO.

Operador = (sinal de igual) > (sinal de maior do que) < (sinal de menor do que)

Significado Igual a Maior do que Menor do que

Exemplo A1=B1 A1>B1 A1= (sinal de maior ou igual Maior ou igual a A1>=B1 a) , =,