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APOSTILA
EXCEL 2007
Apostila Excel 2007
Volume
1
1. ATALHOS
Segue abaixo a lista de atalhos do Excel 2007 conforme o ajuda do mesmo. Os mais interessantes e úteis
estão marcados com uma estrela.
Teclas de função
Tecla Descrição
F1 Exibe o painel de tarefas da Ajuda do Microsoft Office Excel.
CTRL+F1 exibe ou oculta uma faixa.
ALT+F1 cria um gráfico dos dados no intervalo atual.
ALT+SHIFT+F1 insere uma nova planilha.
F2 Edita a célula ativa e posiciona o ponto de inserção no fim do conteúdo da célula. Ele também move o ponto de inserção para a Barra de Fórmulas para edição em uma célula desativada.
SHIFT+F2 adiciona ou edita um comentário de célula.
CTRL+F2 exibe a janela Visualizar Impressão.
F3 Exibe a caixa de diálogo Colar Nome.
SHIFT+F3 exibe a caixa de diálogo Inserir Função.
F4 Repete o último comando ou ação, se possível.
CTRL+F4 fecha a janela da pasta de trabalho selecionada.
F5 Exibe a caixa de diálogo Ir para.
CTRL+F5 restaura o tamanho da janela da pasta de trabalho selecionada.
F6 Alterna entre a planilha, a faixa, o painel de tarefas e os controles de zoom. Em uma planilha que foi dividida (menu Exibir, comando Gerenciar Esta Janela, Congelar Painéis, Dividir Janela), F6 inclui a divisão de painéis ao alternar entre painéis e a área de faixa.
SHIFT+F6 alterna entre a planilha, a faixa, o painel de tarefas e os controles de zoom.
CTRL+F6 alterna para a próxima janela da pasta de trabalho quando mais de uma janela da pasta de trabalho é aberta.
F7 Exibe a caixa de diálogo Verificar ortografia para verificar a ortografia na planilha ativa ou no intervalo selecionado.
CTRL+F7 executa o comando Mover na janela da pasta de trabalho quando ela não está maximizada. Use as teclas de direção para mover a janela e, quando terminar, pressione ENTER ou ESC para cancelar.
F8 Ativa ou desativa o modo estendido. Nesse modo, Seleção Estendida aparece na linha de status e as teclas de direção estendem a seleção.
SHIFT+F8 permite adicionar uma célula não adjacente ou um intervalo a uma seleção de células, utilizando as teclas de direção.
CTRL+F8 executa o comando Tamanho (no menu Controle da janela da pasta de trabalho), quando uma pasta de trabalho não está maximizada.
ALT+F8 exibe a caixa de diálogo Macro para criar, executar, editar ou excluir uma macro.
F9 Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas.
SHIFT+F9 calcula a planilha ativa.
CTRL+ALT+F9 calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas, independentemente de elas terem sido ou não alteradas desde o último cálculo.
CTRL+ALT+SHIFT+F9 verifica novamente as fórmulas dependentes e depois calcula todas as células em todas as pastas de trabalho abertas, inclusive as células que não estão marcadas para serem calculadas.
CTRL+F9 minimiza a janela da pasta de trabalho para um ícone.
F10 Ativa e desativa as dicas de tecla.
SHIFT+F10 exibe o menu de atalho para um item selecionado.
ALT+SHIFT+F10 exibe o menu ou a mensagem de uma marca inteligente. Se mais de uma marca inteligente estiver presente, alterna para a marca inteligente seguinte e exibe seu menu ou sua mensagem.
CTRL+F10 maximiza ou restaura a janela da pasta de trabalho selecionada.
F11 Cria um gráfico dos dados no intervalo selecionado.
SHIFT+F11 insere uma nova planilha.
ALT+F11 abre o Editor do Microsoft Visual Basic, no qual você pode criar uma macro utilizando o VBA (Visual Basic for Applications).
F12 Exibe a caixa de diálogo Salvar Como.
Teclas de atalho -- combinação com CTRL
Tecla Descrição
CTRL+SHIFT+( Exibe novamente as linhas ocultas dentro da seleção.
CTRL+SHIFT+) Exibe novamente as colunas ocultas dentro da seleção.
CTRL+SHIFT+& Aplica o contorno às células selecionadas.
CTRL+SHIFT_ Remove o contorno das células selecionadas.
CTRL+SHIFT+~ Aplica o formato de número Geral.
CTRL+SHIFT+$ Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses)
CTRL+SHIFT+% Aplica o formato Porcentagem sem casas decimais.
CTRL+SHIFT+^ Aplica o formato de número Exponencial com duas casas decimais.
CTRL+SHIFT+# Aplica o formato Data com dia, mês e ano.
CTRL+SHIFT+@ Aplica o formato Hora com a hora e os minutos, AM ou PM.
CTRL+SHIFT+! Aplica o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores negativos.
CTRL+SHIFT+* Seleciona a região atual em torno da célula ativa (a área de dados circunscrita por linhas e colunas vazias).
Em uma tabela dinâmica, seleciona o relatório inteiro.
CTRL+SHIFT+: Insere a hora atual.
CTRL+SHIFT+" Copia o valor da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas.
CTRL+SHIFT+Mais (+)
Exibe a caixa de diálogo Inserir para inserir células em branco.
CTRL+Menos (-) Exibe a caixa de diálogo Excluir para excluir as células selecionadas.
CTRL+; Insere a data atual.
CTRL+` Alterna entre a exibição dos valores da célula e a exibição de fórmulas na planilha.
CTRL+' Copia uma fórmula da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas.
CTRL+1 Exibe a caixa de diálogo Formatar Células.
CTRL+2 Aplica ou remove formatação em negrito.
CTRL+3 Aplica ou remove formatação em itálico.
CTRL+4 Aplica ou remove sublinhado.
CTRL+5 Aplica ou remove tachado.
CTRL+6 Alterna entre ocultar objetos, exibir objetos e exibir espaços reservados para objetos.
CTRL+8 Exibe ou oculta os símbolos de estrutura de tópicos.
CTRL+9 Oculta as linhas selecionadas.
CTRL+0 Oculta as colunas selecionadas.
CTRL+A Seleciona a planilha inteira.
Se a planilha contiver dados, CTRL+A seleciona a região atual. Pressionar CTRL+A novamente seleciona a região atual e suas linhas de resumo. Pressionar CTRL+A novamente seleciona a planilha inteira.
Quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula, exibe a caixa de diálogo Argumentos da função.
CTRL+SHIFT+A insere os nomes e os parênteses do argumento quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula.
CTRL+N Aplica ou remove formatação em negrito.
CTRL+C Copia as células selecionadas.
CTRL+C seguido por outro CTRL+C exibe a Área de Transferência.
CTRL+D Usa o comando Preencher Abaixo para copiar o conteúdo e o formato da célula mais acima de um intervalo selecionado nas células abaixo.
CTRL+L Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guia Localizar selecionada.
SHIFT+F5 também exibe essa guia, enquanto SHIFT+F4 repete a última ação de Localizar.
CTRL+SHIFT+F abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada.
CTRL+G Exibe a caixa de diálogo Ir para.
F5 também exibe essa caixa de diálogo.
CTRL+U Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guia Substituir selecionada.
CTRL+I Aplica ou remove formatação em itálico.
CTRL+K Exibe a caixa de diálogo Inserir Hyperlink para novos hyperlinks ou a caixa de diálogo Editar Hyperlink para os hyperlinks existentes que estão selecionados.
CTRL+N Cria uma nova pasta de trabalho em branco
CTRL+O Exibe a caixa de diálogo Abrir para abrir ou localizar um arquivo.
CTRL+SHIFT+O seleciona todas as células que contêm comentários.
CTRL+P Exibe a caixa de diálogo Imprimir.
CTRL+SHIFT+P abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada.
CTRL+R Usa o comando Preencher à Direita para copiar o conteúdo e o formato da célula mais à esquerda de um intervalo selecionado nas células à direita.
CTRL+B Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, local e formato atual.
CTRL+T Exibe a caixa de diálogo Criar Tabela.
CTRL+S Aplica ou remove sublinhado.
CTRL+SHIFT+S alterna entre a expansão e a redução da barra de fórmulas.
CTRL+V Insere o conteúdo da Área de Transferência no ponto de inserção e substitui qualquer seleção. Disponível somente depois de ter recortado ou copiado um objeto, texto ou conteúdo de célula.
CTRL+W Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada.
CTRL+X Recorta as células selecionadas.
CTRL+Y Repete o último comando ou ação, se possível.
CTRL+Z Usa o comando Desfazer para reverter o último comando ou excluir a última entrada digitada.
CTRL+SHIFT+Z usa o comando Desfazer ou Refazer para reverter ou restaurar a correção automática quando Marcas Inteligentes de AutoCorreção são exibidas.
CTRL+PAGEDOWN
Navega para a planilha anterior.
CTRL+PAGEUP Navega para a próxima planilha.
CTRL+Y Repete o último comando ou ação, se possível.
Outras teclas de atalho úteis
Tecla Descrição
TECLAS DE DIREÇÃO
Move uma célula para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita na planilha.
CTRL+TECLAS DE DIREÇÃO move para a margem da região de dados atual em uma planilha.
SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção das células em uma célula.
CTRL+SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção de células à última célula preenchida na mesma coluna ou linha como a célula ativa ou, se a próxima célula estiver em branco, estende a seleção para a próxima célula preenchida.
SETA PARA A ESQUERDA ou SETA PARA A DIREITA seleciona a guia à esquerda ou à direita quando uma faixa está selecionada. Quando um submenu está aberto ou selecionado, essas telas de direção alternam entre o menu principal e o submenu. Quando uma guia de faixa é selecionada, essas teclas navegam para o botões da guia.
SETA PARA BAIXO oi SETA PARA CIMA seleciona o próximo comando ou o comando anterior quando um menu ou submenu está aberto. Quando uma guia de faixa é selecionada, essas teclas navegam para cima e para baixo no grupo da guia.
Na caixa de diálogo, as teclas de direção se movem entre opções em uma lista suspensa aberta ou entre opções em um grupo de opções
SETA PARA BAIXO ou ALT+SETA PARA BAIXO abre uma lista suspensa selecionada.
END Move para a célula no canto inferior direito da janela quando SCROLL LOCK está ativado.
Também seleciona o último comando no menu quando um menu ou submenu fica visível.
CTRL+END move para a última célula na planilha, na linha usada mais abaixo da coluna usada mais à direita. Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+END move o cursor para o final do texto.
CTRL+SHIFT+END estende a seleção das células para a última célula utilizada na planilha (canto inferior direito). Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+SHIFT+END seleciona todos os textos na barra de fórmulas da posição do cursor até o final — isso não afeta a altura da barra de fórmulas.
ENTER Conclui uma entrada de célula da célula ou da Barra de Fórmulas e seleciona a célula abaixo (por padrão).
No formulário de dados, ele move para o primeiro campo no próximo registro.
Abre um menu selecionado (pressione F10 para ativar a barra de menus) ou executa a ação para um comando selecionado.
Na caixa de diálogo, ele executa a ação do botão de comando padrão na caixa de diálogo (o botão com o contorno em negrito, geralmente o botão OK).
ALT+ENTER inicia uma nova linha na mesma célula.
CTRL+ENTER preenche o intervalo de células selecionado com a entrada atual.
SHIFT+ENTER conclui uma entrada de célula e seleciona a célula de cima.
HOME Move para o início de uma linha em uma planilha.
Move para a célula no canto superior esquerdo da janela quando SCROLL LOCK está ativado.
Seleciona o primeiro comando no menu quando um menu ou submenu fica visível.
CTRL+HOME move para o início de uma planilha.
CTRL+SHIFT+HOME estende a seleção de células até o início da planilha.
BARRA DE ESPAÇOS
Em uma caixa de diálogo, executa a ação para o botão selecionado ou marca uma caixa de seleção.
CTRL+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma coluna inteira na planilha.
SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma linha inteira na planilha.
CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona a planilha inteira.
Se a planilha contiver dados, CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona a região atual. Pressionar CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS novamente seleciona a região atual e suas linhas de resumo. Pressionar CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS mais uma vez seleciona a planilha inteira.
Quando um objeto é selecionado, CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona todos os objetos em uma planilha.
ALT+BARRA DE ESPAÇOS exibe o menu Controle para a janela do Microsoft Office Excel.
TAB Move uma célula para a direita em uma planilha.
Move entre células desprotegidas em uma planilha protegida.
Move para a próxima opção ou para o grupo de opções em uma caixa de diálogo.
SHIFT+TAB move para a célula anterior em uma planilha ou para a opção anterior em uma caixa de diálogo.
CTRL+TAB alternar para a próxima guia na caixa de diálogo.
CTRL+SHIFT+TAB alterna para a guia anterior em uma caixa de diálogo.
Exercício 1: Em uma planilha em branco testar os atalhos assinalados com estrela para testar sua
aplicabilidade
2. FORMATAÇÃO PARA IMPRESSÃO
A guia de impressão foi uma das alterações de layout que é novidade no Excel 2007. Com alguns
recursos novos e outros antigos em forma de atalhos simples ficou tudo muito á mão.
Abaixo vamos trabalhar analisar as funcionalidades destas funções.
a. Temas: Neste agrupamento de opções é possível aplicar ou mudar rapidamente as fontes da
planilha de trabalho. É muito utilizado nos softwares Word e Power Point e pouco útil no Excel.
b. Margens: Altera as margens do documento para impressão podendo utilizar as pré-
configuradas ou ainda criar um novo tipo.
c. Orientação: Altera de retrato para paisagem a folha para impressão.
d. Tamanho: Altera o tipo de documento que será impresso, o padrão é configurado na instalação
da impressora e normalmente é A4.
e. Quebras: Cria quebras de página na planilha. Para isso deve-se selecionar a célula logo abaixo
da qual será incluída a quebra, ela será inclusa na coluna e na linha.
f. Plano de fundo: Selecionar um plano de fundo para a planilha.
g. Imprimir Títulos: Utilizada na formatação especial do documento a ser impresso.
Linhas a repetir na parte superior: Clicando no botão de seleção desta opção é
possível selecionar linhas da planilha que serão impressas sempre que houver uma
nova página.
Colunas a repetir à esquerda: É possível selecionar as colunas que serão repetidas a
cada nova impressão, ficando a esquerda dos dados.
Preto e branco: Ao imprimir os dados serão impressos utilizando apenas a tinta preta
da impressora, sem necessidade de outra configuração.
Títulos de linha e coluna: Exibe as linhas e colunas na impressão
Cabeçalho/Rodapé: Clicando em personalizar cabeçalho é possível incluir dados
interessantes, como a data e hora da impressão, o número da página e o número total
de páginas, e o caminho aonde o documento está salvo.
h. Dimensionar para ajustar: serve para ajustar a largura e a altura do documento
automaticamente, por exemplo colocar para imprimir um documento em apenas uma folha
diminuindo automaticamente o documento.
3. NOMES DEFINIDOS
Na aba Fórmulas, área “Nomes Definidos” é possível definir nomes para intervalos de células, que
poderão ser utilizados nas fórmulas utilizando estas etiquetas.
a. Definir Nome: Ao clicar nesta opção, na tela que segue é necessário especificar um nome para
o intervalo e definir em que amplitude ele será visto, se somente na planilha ou na pasta de
trabalho toda.
b. Gerenciador de Nomes: Nesta opção é possível trabalhar com todos os intervalos nomeados da
pasta de trabalho, podendo excluir ou incluir novos intervalos.
4. HIPERLINKS
Os hiperlinks são atalhos para documentos, locais na pasta de trabalho, endereços da web, e-mail ou
novo documento. Para isto basta selecionar uma célula, escolher o texto para exibição e escolher a
opção e seguir os passos:
a. Clicando no primeiro botão da esquerda temos a criação de um vínculo para uma página web
ou para um arquivo, que não necessariamente precisa ser em Excel. Para defini-lo basta digitar
no campo “Endereço” o endereço web u ainda o caminho do arquivo, que poderá ser localizado
navegando nas pastas.
b. No botão “Colocar neste documento” é possível criar um atalho para uma célula na pasta de
trabalho atual.
c. Na opção “Criar novo documento”, é necessário que seja definido o local e o nome do arquivo
que será criado.
d. “Endereço de e-mail”, basta digitar os endereços de e-mail para os quais o link deverá enviar a
mensagem e especificar o assunto se desejar. O sistema fará um link para um novo e-mail á
partir do Outlook.
Da mesma forma que para células, é possível criar um hiperlink á partir de qualquer objeto do Excel,
como por exemplo, uma forma ou uma imagem.
5. PROTEÇÃO DE PLANILHAS
Para impedir que, por acidente ou deliberadamente, um usuário altere, mova ou exclua dados
importantes, você pode proteger determinados elementos de uma planilha ou pasta de trabalho, com
ou sem uma senha .
Para proteger os dados de uma planliha:
a) Selecione a planilha que deseja proteger.
b) Para desbloquear células ou intervalos que deseja liberar para outros usuários alterarem,
faça o seguinte:
a. Selecione cada célula ou intervalo que deseja desbloquear.
b. Na guia Início, no grupo Células, clique em Formatar e, em seguida, clique em
Formatar Células.
a. Na guia Proteção, limpe a caixa de seleção Bloqueada e clique em OK.
b) Para ocultar fórmulas que você não deseja que fiquem visíveis, faça o seguinte:
a. Na planilha, selecione as células que contêm as fórmulas que deseja ocultar.
b. Na guia Início, no grupo Células, clique em Formatar e, em seguida, clique em
Formatar Células.
c. Na guia Proteção, marque a caixa de seleção Oculta e clique em OK.
c) Para desbloquear os objetos gráficos (como imagens, clip-art, formas ou gráficos SmartArt)
para que os usuários possam alterar, faça o seguinte:
a. Mantenha a tecla CTRL pressionada e clique em cada objeto gráfico a ser
desbloqueado.
d) Isso exibe as Ferramentas de Imagem ou Ferramentas de Desenho, incluindo a guia
Formatar.
e) DICA Você também pode usar o comando Ir para a fim de selecionar rapidamente
todos os objetos gráficos em uma planilha. Na guia Início, no grupo Edição, clique em
Localizar e Selecionar e, em seguida, clique em Ir para. Clique em Especial e em
Objetos.
a. Na guia Formatar, no grupo Tamanho, clique no Iniciador de Caixa de Diálogo
ao lado de Tamanho.
b. Na guia Propriedades, desmarque a caixa de seleção Bloqueado e desmarque
a caixa de seleção Bloquear texto, se houver uma.
f) OBSERVAÇÃO Para permitir que os usuários utilizem controles ou botões e cliquem
neles, não é necessário desbloqueá-los. Você pode desbloquear os gráficos
incorporados, as caixas de texto e os outros objetos criados com as ferramentas de
desenho para que os usuários possam modificá-los.
g) Na guia Revisão, no grupo Alterações, clique em Proteger Planilha.
h)
i) Na lista Permitir a todos os usuários desta pasta de trabalho, selecione os elementos que
você deseja que os usuários possam alterar.
Mais informações sobre os elementos que você pode selecionar
Elementos de planilha
Desmarque essa caixa de seleção Para impedir os usuários de
Selecionar células bloqueadas
Mover o ponteiro para células cuja caixa de seleção Bloqueado esteja marcada na guia Proteção da caixa de diálogo Formatar Células. Por padrão, os usuários podem selecionar células bloqueadas.
Selecionar células desbloqueadas
Mover o ponteiro para células cuja caixa de seleção Bloqueado esteja desmarcada na guia Proteção da caixa de diálogo Formatar Células. Por padrão, os usuários podem selecionar células desbloqueadas e podem pressionar a tecla TAB para se mover pelas células desbloqueadas de uma planilha protegida.
Formatar células Alterar qualquer das opções nas caixas de diálogo Formatar Células ou Formatação Condicional. Se você tiver aplicado formatos condicionais antes de proteger a planilha, a formatação continua a se alterar quando um usuário insere um valor que satisfaça outra condição.
Formatar colunas Usar qualquer comando de formatação de colunas, inclusive alterar a largura da coluna ou ocultar colunas (guia Início, grupo Células, botão Formato).
Formatar linhas Usar qualquer comando de formatação de linhas, inclusive alterar a altura da linha ou ocultar linhas (guia Início, grupo Células, botão Formato).
Inserir colunas Inserir colunas.
Inserir linhas Inserir linhas.
Inserir hiperlinks Inserir novos hiperlinks , mesmo em células desbloqueadas.
Excluir colunas Excluir colunas.
OBSERVAÇÃO Caso Excluir colunas esteja protegido e Inserir colunas não esteja também protegido, um usuário pode inserir colunas que não conseguirá excluir.
Excluir linhas Excluir linhas.
OBSERVAÇÃO Caso Excluir linhas esteja protegido e Inserir linhas não esteja também protegido, um usuário pode inserir linhas que não conseguirá excluir.
Classificar Usar qualquer comando para classificar dados (guia Dados, grupo Classificar e Filtrar).
OBSERVAÇÃO Os usuários não podem classificar intervalos que contenham células bloqueadas em uma planilha protegida, independentemente dessa configuração.
Usar AutoFiltro Usar as setas suspensas para alterar o filtro em intervalos quando o AutoFiltro está aplicado.
OBSERVAÇÃO Os usuários não podem aplicar nem remover AutoFiltros em uma planilha protegida, independentemente dessa configuração.
Usar relatórios de tabela dinâmica
Formatar, alterar o layout, atualizar ou, de qualquer forma, modificar relatórios de tabela dinâmica ou criar novos relatórios.
Editar objetos Executar siga um destes procedimentos:
Fazer alterações a objetos gráficos — inclusive mapas, gráficos incorporados, formas, caixas de texto e controles — que não tenham sido desbloqueados antes de proteger a planilha. Por exemplo, se uma planilha tem um botão que executa uma macro, você pode clicar nesse botão, mas não pode excluí-lo.
Fazer qualquer alteração, como formatação, em um gráfico incorporado. O gráfico continua a ser atualizado quando seus dados de origem são alterados.
Adicionar ou editar comentários.
Editar cenários Exibir cenários que você tenha ocultado, fazer alterações em cenários cuja alteração tenha sido impedida e excluir esses cenários. Os usuários podem alterar os valores das células variáveis, se não estiverem protegidas, e adicionar novos cenários.
Elementos de planilha de gráfico
Marque essa caixa de seleção Para impedir os usuários de
Conteúdo Fazer alterações em itens que façam parte do gráfico, como séries de dados, eixos e legendas. O gráfico continua a refletir as alterações feitas em seus dados de origem.
Objetos Fazer alterações em objetos gráficos — inclusive formas, caixas de texto e controles — a menos que você desbloqueie os objetos antes de proteger a planilha de gráfico.
22 Na caixa Senha para desproteger a planilha, digite uma senha para a planilha, clique em
OK e digite novamente a senha para confirmá-la.
OBSERVAÇÃO A senha é opcional. Se você não fornecer uma senha, qualquer usuário
poderá desproteger a planilha e alterar os elementos protegidos. Certifique-se de escolher
uma senha que seja fácil de lembrar já que, se ela for perdida, você não poderá acessar os
elementos protegidos na planilha.
6. FUNÇÕES
Todas as funções do Excel utilizam uma sintaxe em comum, para digitar qualquer cálculo é necessário
iniciar com o símbolo de igual “=”. Este símbolo define que tudo o que será digitado ali deverá ser
buscado na biblioteca de funções.
O Excel além de trabalhar com fórmulas prontas utiliza também as operações matemáticas básicas
através dos operadores:
Função Operador Exemplo Resultado
Potenciação ^ =5^2 25
Multiplicação * =5*2 10
Divisão / =5/2 2,5
Soma + =5+4 9
Subtração - =5-2 3
Para montar uma fórmula deve-se observar a regra matemática para as prioridades das
operações. Se na fórmula não colocarmos parênteses ( ) o Excel irá aplicar a regra matemática.
Primeiro será considerado a potenciação, depois a multiplicação, divisão, soma e subtração.
Observe no exemplo a seguir que usaremos as mesmas operações, mas pode-se obter
resultados diferentes.
= 2 + 2 * 5 - o resultado será 12.
= (2+2) * 5 - o resultado será 20.
Quando usamos parênteses, este passa a ter prioridade sobre as demais operações.
a. COPIAR FÓRMULAS ABSOLUTAS OU RELATIVAS
Quando copiamos uma fórmula =A1*B1 para as linhas abaixo o Excel entende que as
fórmulas devem ser relativas ou seja, mudam de acordo com as linhas. No exemplo usado =A1*B1
sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e assim por diante.
Mas quando um determinado endereço deve permanecer absoluto, antes de
copiar deve-se usar o símbolo $ na fórmula que queremos copiar.
Ex.: Na fórmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as linhas abaixo o endereço B1
permaneça absoluto, ou fixo.
=A1*B$1
Notem que o símbolo $ está antes do número 1 que identifica a linha.
Depois de copiado, as fórmulas ficam assim:
=A2*B$1
=A3*B$1
=A4*B$1
=A5*B$1
Quando copiamos uma fórmula para outras colunas, a regra é a mesma, ou seja devemos
colocar o símbolo $ na fórmula na frente da letra que identifica a coluna que deve permanecer fixa.
Usando o exemplo =A1*A2, quando copiamos para as outras colunas, ficam assim:
=B1*B2
=C1*C2
=D1*D2
Colocando o símbolo $ antes do A1, =$A1*A2, depois de copiado, fica assim:
=$A1*B2
=$A1*C2
=$A1*D2
Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos esta fórmula
para baixo ou para o lado na planilha, o endereço $A$1 sempre ficará fixo.
EXERCÍCIO:
Criar uma planilha conforme o exemplo abaixo:
Definições:
1. Utilizar formatação de dados para todos os valores, inclusive o percentual de comissão;
2. Utilizar fórmulas para os campos de total e comissão e para os totais gerais;
3. Para a média geral utilizar a fórmula MÉDIA();
4. Para o cálculo da comissão utilizar a referência absoluta do valor da comissão.
6.1 FÓRMULA CONDICIONAL SE
Esta função é usada para testar condições como por exemplo:
Pagaremos comissão de 10% a um vendedor se as vendas ultrapassarem R$10.000,00, caso
contrário pagaremos somente 5%.
Na célula A1 consta o total das vendas e em A2 vamos incluir a fórmula para calcular o valor
da comissão.
=SE(A1>10000;A1*0,10;A1*0,05) ou =SE(A1>10000;A1*10%;A1*5%)
Primeiro testamos SE A1 for maior que 10000.
Logo após vem o primeiro ponto e vírgula ( ; ) onde consta a ação que deve tomar caso o
teste seja verdadeiro.
Após o segundo ponto e vírgula ( ; ) deve constar a ação caso o teste seja falso.
Para verdadeiro ou falso podem ser usadas fórmulas, palavras e até mesmo outra condição,
que chamamos de condição encadeada.
=SE(A1>10000;”Legal”;”Que pena” )
Observe que as palavras devem estar entre aspas ( “”).
Neste exemplo deve aparecer a palavra Legal se o teste for verdadeiro, caso contrário, se for
falso deve aparecer a palavra Que pena.
Observe atentamente a regra seguinte:
= SE( teste ; ação para verdadeiro ; ação para falso )
Outro exemplo, se a região das vendas for SUL a comissão será 10%, caso contrário será 5%.
Na célula A1 está a região e B2 está o valor.
=SE(A1=”SUL”;B2*0,10;B2*0,05)
Usando OU e E junto com o SE
Se a região for SUL ou NORTE ou LESTE a comissão será de 10%, caso contrário será de 5%.
=SE (OU(A1=”SUL” ; A1=”NORTE” ; A1=”LESTE”) ; B2*0,10 ; B2*0,05)
Observe bem a colocação dos parênteses e o ponto e vírgula.
No ponto destacado em vermelho está as várias condições que estamos perguntando,
separados por ponto e vírgula. Pode-se pôr várias opções. Para a condição ser verdadeira, qualquer uma
das opções serve, SUL, NORTE ou LESTE.
A opção OU na fórmula está isolado por parêntese. OU(A1=”SUL”;A1=”NORTE”;A1=”LESTE”).
Somente depois é que vem o primeiro ponto e vírgula onde constará a opção verdadeira e logo após, no
segundo ponto e vírgula, a opção falsa.
Exemplo para o E junto com o SE.
Se o total das vendas for entre R$10.000,00 e R$20.000,00, a comissão será de 10%, caso
contrário será de 5%.
= SE ( E (A1>=10000 ; A1<=20000) ; A1*0,10 ; A1*0,05 )
Para a condição ser verdadeira, as opções destacadas em vermelho devem necessariamente
serem verdadeiras, ou seja o valor deve ser entre R$10.000,00 e R$20.000,00. Diferente do OU onde
qualquer opção poderia ser verdadeira.
Usando condição encadeada
Usamos quando houver mais que uma condição para testar.
No cálculo do INSS deverá ser respeitada uma tabela divulgada pelo governo.
Salário até R$ 100,00 o desconto será de 8%.
Salário de R$ 101,00 até R$ 300,00 o desconto será de 9%.
Salário de R$ 301,00 até R$ 500,00 o desconto será de 10%.
Salário acima de R$ 500,00 o desconto será de R$ 80,00.
Na célula A1 está o valor do salário que vamos testar.
= SE(A1<=100;A1*8%;SE(A1<=300;A1*9%;SE(A1<=500;A1*10%;80)))
Pode-se colocar até 7 condições encadeadas.
Os operadores lógicos são:
1. > maior
2. < menor
3. >= maior ou igual
4. <= menor ou igual
5. = igual
6. <> diferente
Exercício:
1. Monte a seguinte tabela no Excel e mostre a situação dos alunos conforme descrição a seguir, se a média >=7,0 “Aprovado” senão “Exame”.
2. Montar uma planilha com as vendas de uma revendedora de veículos para o pagamento de
comissão aos vendedores.
Definições:
1. Utilizar a fórmula SE para definir o percentual de comissão que será pago para cada venda
efetuada;
2. Realizar o cálculo do valor com desconto
6.2 FÓRMULAS
Digitando Data e Hora:
Digitar a data separada por barra (/) ou hífen (-); Digitar a hora usando o sinal de (:); Digitar CTRL + ; a entrada é a data do micro; Digitar CTRL + SHIFT + : a entrada é a hora do micro; Digitar =HOJE() – insere a data automática; Digitar =AGORA() – insere a data e a hora.
Fórmula do Máximo
Mostra o valor máximo de uma faixa de células. Exemplo: Suponhamos que se desejasse
saber qual a maior idade de crianças em uma tabela de dados. Veja a fórmula no exemplo abaixo:
Fórmula do Mínimo
Mostra o valor mínimo de uma faixa de células. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber
qual o menor peso de crianças em uma tabela de dados. Veja a fórmula no exemplo abaixo:
Fórmula da Média
Calcula a média de uma faixa de valores. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a
média de idade numa tabela de dados abaixo:
Fórmula de Raiz Quadrada
Fórmula de Potência
A função da potência eleva um número a potência especificada e assume esta forma:
Fórmula Cont.SE
Agora você possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas médias. E você desejasse agora saber quantos alunos tiraram médias maior e igual a 9. Veja o exemplo:
Fórmula Contar.Vazio
Contar as células que estão vazias. Exemplo: você gostaria de saber quantos alunos estão sem a média.
Fórmula do SomaSE
Soma um intervalo de células mediante uma condição estabelecida. Exemplo: você gostaria de somar somente as faturas que foram pagas.
Fórmula MAIOR
Identifica em um intervalo o X maior denttre os dados, por exemplo localizar o terceiro maior de
uma lista:
=MAIOR(A1:A100;3).
Esta função é útil para tabelas que utilizam gráfico ABC.
DATA E HORA
Para calcular datas o procedimento é bem simples, basta ter em uma célula a data inicial e
em outra célula a data final. Numa terceira célula é que criamos a fórmula para calcular o período de
dias entre as duas datas.
Data inicial 01/08/99Data Final 25/08/99Dias 24
Para calcular horas o procedimento é o mesmo, ou seja, em uma célula a hora inicial, em
outra célula a hora final e em uma terceira célula a diferença entre a hora inicial e hora final. Porém
quando for somar o total de horas, o formato da célula total de horas deve ser [h]:mm ou [h]:mm:ss
incluindo os segundos, depende da necessidade, caso contrário, a soma dará errada. Também para fazer
cálculos com horas e valores deve-se observar que uma hora para o Excel é uma fração de um dia (24
horas ), por isso em um cálculo envolvendo valores e horas deve-se multiplicar por 24.
Observe no exemplo abaixo:
Em cálculo com horas usando a calculadora para conferir se o Excel fez correto o cálculo, deve-
se primeiro transformar os minutos em centesimal.
Ex.: 4:46 - divide os 46 por 60 resultando em 0,766666667.
Agora para calcular usamos 4,766666667.
4,766666667 * 2,50 = 11,91666667, ou R$ 11,92
7. BANCO DE DADOS
O banco de dados do Excel não é nenhuma função específica e sim trata-se das informações constantes organizadas por colunas, sendo a primeira linha o nome dos campos do banco de dados.
Nome Endereço Cidade Cep Estado Telefone
Com as informações digitadas no banco de dados, podemos usá-las para vários fins, como
uma mala direta, tabela dinâmica, pesquisa, etc.
Vínculos com outras planilhas ou arquivos
Podemos vincular uma célula a uma outra célula localizada em outra planilha ou arquivo.
Ex.: Na planilha montada para obter o resultado final do desempenho da empresa, podemos
buscar de outras planilhas os dados específicos, como por exemplo, o total de faturamento da planilha
de vendas, o estoque final da planilha de controle de estoques, etc.
Para vincular uma célula a outra o procedimento é bem simples.
Primeiro temos que abrir todos os arquivos que vamos buscar as informações.
Estes arquivos devem aparecer relacionados quando selecionamos o menu Janela.
Na célula A1 da planilha atual queremos buscar o total de vendas da planilha Faturamento.
Para isto, basta que posicionemos o cursor na planilha atual em A1, digitar = e com o mouse clicar em
Janela, selecionar o arquivo Faturamento, e clicar na célula que consta o valor que queremos buscar, e
por final basta dar um Enter.
Pronto, neste momento na planilha atual aparece o valor constante lá na planilha de
Faturamento. Sempre que for alterado o valor de faturamento, automaticamente será atualizado na
planilha que criamos, criando assim um vínculo. Observe a fórmula que deverá ser parecido com o
exemplo abaixo:
=[Faturamento.xls]Plan1!$A$4
No arquivo Faturamento.xls, na planilha Plan1, na célula A4, consta o valor que queremos
buscar.
Pode-se digitar diretamente a fórmula caso saibamos antes o endereço completo, mas deve-
se tomar cuidado para respeitar as regras que o Excel exige. Por exemplo, deve-se começar com o sinal
de = , o nome do arquivo deve estar entre colchetes [ ], e logo após o nome da planilha e antes da
célula, deve constar o sinal de exclamação !.
7.1 PROCV
A função PROCV é usada para pesquisar no banco de dados uma informação baseada em uma
chave de pesquisa. Por exemplo, qual o preço de um determinado produto identificado por uma referência ou
modelo.
Em primeiro lugar, devemos identificar a base de dados definindo um nome.
Por exemplo, em um arquivo temos duas planilhas, uma com os dados e a outra onde vamos
colocar a fórmula PROCV . Na plan2 temos as seguintes informações:
Modelo Descrição Cor Valor
10 BMW Branco 45.000,00
20 MERCEDES Azul 50.000,00
30 FERRARI Vermelha 150.000,00
Estas informações estão no intervalo A2 até D7, pois o título não contamos como
informações.
Para definir um nome para este intervalo deve-se selecionar o menu Inserir/Nome/Definir.
Defina o nome TABELA para esta região.
Agora sempre que nos referimos ao nome TABELA, o Excel entende que são as informações
constantes em plan2!A2:D7.
Na planilha plan1 estamos montando um cadastro de pedidos onde digitaremos o modelo e
automaticamente deverá buscar a descrição, cor e valor, ficando apenas o campo Qtd para digitar.
Modelo Descrição Cor Valor Pedido Qtd Valor Total
= PROCV ( CHAVE; TABELA; COLUNA; 0 OU 1)
Chave é a informação em comum nas duas planilhas, sendo que na tabela necessariamente
deve ser a primeira coluna para que o Excel possa pesquisar.
Tabela é o nome que definimos para o nosso banco de dados de informações.
Coluna é a coluna onde está a informação que queremos buscar. Por exemplo, se queremos o
valor, encontra-se na nossa tabela na coluna 4.
0 (exato) ou 1 (parecido) serve para que o Excel busque informações exatas ou parecidas.
Por exemplo, se buscarmos por Josué e consta 0 (exato) na fórmula, somente será válido Josué. Se na
fórmula consta 1 (parecido), poderá ser José que é parecido com Josué.
Outra curiosidade, se optarmos por 0 (exato) Josué e Josue são diferentes para o Excel, pois
um tem o assento e o outro não.
No exemplo que vamos montar, queremos buscar a descrição do produto.
Na nossa planilha a chave é o Modelo que consta na célula A2.
= PROCV ( A2 ; TABELA ; 2 ; 0 )
Baseado na chave em A2, pesquisar na tabela a coluna 2 que é a descrição, sendo que deve
ser exata a informação.
PROCV com CONCATENAR (duas chaves)
Quando a chave para pesquisa for mais que uma, por exemplo, um pedido de calçados que para
cada tamanho de um mesmo modelo existe um preço diferente, precisamos usar a função CONCATENAR .
A nossa base de dados será a seguinte:
Note que para um mesmo modelo mas com tamanhos diferentes, temos chaves diferentes. O modelo 10 com tamanho 33 a chave é 1033 e o modelo 10 com tamanho 34 a chave é 1034. Isto porque juntamos (CONCATENAR) duas células para formar uma. Ex.: =CONCATENAR(A2;B2) ou =A2&B2
Para esta base de dados definimos um nome como TABELA1.
Na planilha de pedidos agora a chave de pesquisa passa a ser duas, o modelo e o tamanho, pois na base de dados foi esta a chave que definimos para diferenciar dentro de um mesmo modelo o preço de outros tamanhos.
Em A2 temos o modelo e B2 o tamanho. Sendo assim a fórmula para buscar o valor será a seguinte:
= PROCV ( A2&B2 ; TABELA1; 5 ; 0 )
Baseado na chave em A2 e B2, pesquisar na tabela1 a coluna 5 que é o valor, sendo que deve ser exata a informação.
7.2 PROCH
Esta função é muito semelhante á função PROCV com a diferença que a busca desta é feita pelas linhas
e não pelas colunas.
Por exemplo:
1
2
3
4
A B C
Eixos RolamentosParafusos
4 4 9
5 7 10
6 8 11
Fórmula Descrição (resultado)
=PROCH("Eixos";A1:C4;2;VERDADEIRO) Pesquisa Eixos na linha 1 e retorna o valor que está na linha 2 da mesma coluna (4)
=PROCH("Rolamentos";A1:C4;3;FALSO) Pesquisa Rolamentos na linha 1 e retorna o valor que está na linha 3 da mesma coluna (7)
=PROCH("B";A1:C4;3;VERDADEIRO) Pesquisa B na linha 1 e retorna o valor que está
na linha 3 da mesma coluna. Como B não é uma coincidência exata, será usado o maior valor que seja inferior a B: Eixos (5)
=PROCH("Parafusos";A1:C4;4) Pesquisa Parafusos na linha 1 e retorna o valor que está na linha 4 da mesma coluna (11)
=PROCH(3;{1.2.3;"a","b","c";"d","e","f"};2;VERDADEIRO)
Pesquisa 3 na primeira linha da constante de matriz e retorna o valor que está na linha 2 da mesma coluna (c)
7.3 CORRESP
Retorna a posição relativa de um valor procurado em uma coluna, como por exemplo:
A B
Produto Contagem
Bananas 25
Laranjas 38
Maçãs 40
Pêras 41
Fórmula Descrição (resultado)
=CORRESP(39;B2:B5;1)
Como não existe uma correspondência exata, é retornada a posição do próximo valor mais baixo (38) no intervalo B2:B5. (2)
=CORRESP(41;B2:B5;0)
A posição de 41 no intervalo B2:B5. (4)
=CORRESP(40;B2:B5;-1)
Retorna um erro porque o intervalo B2:B5 não está em ordem decrescente. #N/D
8. FÓRMULAS DE TEXTO
a. EXT.TEXTO: Retorna os caracteres do intervalo solicitado na fórmula. Por exemplo:
=EXT.TEXTO(A2;1;3) , sendo o conteúdo de A2 igual á JOINVILLE, o retorno será JOI.
b. DIREITA/ESQUERDA: Retorna uma determinada quantidade de caracteres á partir da direita ou
esquerda do conteúdo de uma célula, por exemplo:
=DIREITA(A2;5), sendo o conteúdo de A2 igual á JOINVILLE, o retorno será JOINV.
=ESQUERDA(A2;5), sendo o conteúdo de A2 igual á JOINVILLE, o retorno será VILLE.
c. NÚM.CARACT: Retorna a quantidade de caracteres de uma determinada célula, por exemplo:
=NÚM.CARACT(A2), sendo o conteúdo de A2 igual a JOINVILLE, o retorno será 9.
d. CONCATENAÇÃO: Para concatenar dados também pode ser utilizado o símbolo &, como por
exemplo:
“FORAM VENDIDOS ”&A1&”NO TOTAL DE “A2&” EM JOINVILLE.”, sendo o conteúdo das células
A1 e A2 500 e 20000 respectivamente.
9. FÓRMULAS ENCADEADAS
Exemplos de fórmulas encadeadas:
a. =SE(E())
Valor
Cliente Cidade Vendas Salfer em Joinville
900SALFER
JOINVILLE
=SE(E(B4="SALFER";C4="JOINVILLE");A4;0)
b. =SE(OU())
Valor
Cliente Cidade Vendas Salfer ou em Curitiba
900SALFER
JOINVILLE
=SE(OU(B4="SALFER";C4="CURITIBA");A4;0)
900 TESTECURITIBA
=SE(OU(B5="SALFER";C5="CURITIBA");A5;0)
c. =REPT(NÚM.CARACT())
Loja Loja Formatada1 =REPT("0";3-NÚM.CARACT(E10))&E102 =REPT("0";3-NÚM.CARACT(E11))&E113 =REPT("0";3-NÚM.CARACT(E12))&E1230 =REPT("0";3-NÚM.CARACT(E13))&E13100 =REPT("0";3-NÚM.CARACT(E14))&E14
10. TABELA DINÂMICA
Tabela Dinâmica é bastante útil quando queremos analisar dados em uma estrutura diferente da
que temos no banco de dados. Para uma planilha de contas a pagar onde há informações digitadas uma abaixo
da outra, queremos visualizar por colunas, usamos a Tabela Dinâmica no menu Dados/Relatório da tabela
dinâmica.
Vejamos os dados digitados na primeira planilha e logo abaixo a Tabela Dinâmica pronta com os
dados organizados.
11. VALIDAÇÃO
Podemos definir para um campo uma definição de digitação, ou seja, uma validação para o
campo. No campo valor por exemplo, somente poderá ser digitados valores maior ou igual a R$ 100,00.
Para isto, usamos a opção Validação no menu Dados/Validação.
Observe abaixo as etapas para validar um campo.
Em Definições definimos qual a validação a ser aplicada, em Mensagem de entrada define-se
qual a mensagem que deve aparecer quando o cursor é posicionado no campo e por final em Alerta de
erro qual a mensagem a ser mostrada se digitamos um valor fora das definições aplicadas.
Em Definições definimos qual a validação a ser aplicada, em Mensagem de entrada define-se
qual a mensagem que deve aparecer quando o cursor é posicionado no campo e por final em Alerta de
erro qual a mensagem a ser mostrada se digitamos um valor fora das definições aplicadas.
12. SEEERROS
Com a função EERROS eliminamos o problema que temos quando usamos a função PROCV e
este não encontra registros. Quando o PROCV não encontra um registro, o Excel retorna o símbolo
#N/D. Em apenas uma fórmula na planilha não seria problema, mas quando há um grande número de
fórmulas na planilha, pode ficar uma poluição visual. Eliminamos isso com o EERROS.
Quando aplicamos a função EERROS em uma fórmula que contém o PROCV, o Excel retorna
como VERDADEIRO quando aparece o #N/D.
Podemos aproveitar isto e usar a função SE, ou seja, somente faz o cálculo se for falso, pois se
for verdadeiro, significa que o PROCV não encontrou registro.
13. CONGELAR PAINÉIS
Através do menu Janela/Congelar painéis podemos definir que a linha de cabeçalho da
planilha permaneça sempre visível mesmo rolando a tela para baixo. Também é possível congelar a
coluna ou colunas imediatamente a esquerda do ponto onde congelamos.
A regra é bem simples. A partir do ponto onde o cursor está posicionado, quando congelar
painéis, será congelado as linhas acima e a esquerda do cursor. Se posicionar o cursor em A2 será
congelado a linha 1, porém não será congelado nenhuma coluna, pois a esquerda de A2 não há colunas,
mas se posicionarmos o cursor em B2, será congelado a linha 1 e a coluna A, que estão respectivamente
acima e a esquerda do cursor.
14. GRÁFICOS
Para criar um gráfico, clique em um tipo de gráfico no grupo Gráficos da guia Inserir.
Aqui está uma planilha mostrando quantas caixas de Chá Northwind Traders foram vendidas individualmente por três vendedores ao longo de três meses. É necessário um gráfico que compare mês a mês o desempenho de cada vendedor durante o primeiro trimestre do ano.
Para criar o gráfico, selecione os dados que deseja plotar, inclusive os títulos das colunas (Janeiro, Fevereiro, Março) e os rótulos das linhas (os nomes dos vendedores).
Em seguida, clique na guia Inserir e, no grupo Gráficos, clique no botãoColunas. Seria possível selecionar outro tipo de gráfico, mas os gráficos de colunas geralmente são usados para comparar itens e funcionarão bem para essa demonstração.
Depois de clicar em Colunas, será possível escolher entre vários tipos de gráficos de colunas. Clique em Colunas Agrupadas, o primeiro gráfico de colunas da lista Colunas 2D. Uma Dica de Tela exibe o
nome do tipo de gráfico ao posicionar o ponteiro do mouse sobre qualquer tipo de gráfico. A Dica de Tela também fornece uma descrição do tipo de gráfico e informa quando cada tipo deve ser usado.
Isso é tudo, um gráfico foi criado em cerca de dez segundos.
Dica Se quiser modificar o tipo do gráfico depois de criá-lo, clique dentro do gráfico. Na
guia Design sob Ferramentas de Gráfico, no grupo Tipo, clique em Alterar Tipo de Gráfico e selecione
outro tipo.
Neste gráfico, os dados de cada célula da planilha correspondem a uma coluna. Os títulos das linhas
(nomes dos vendedores) são o texto da legenda do gráfico, à direita, e os títulos das colunas (meses do
ano) ficam na parte inferior do gráfico.
Como é possível perceber imediatamente neste gráfico de colunas, a vendedora Cencini (representada
pela coluna do meio em cada mês) vendeu mais chá em janeiro e fevereiro, mas foi superada por
Giussani em março.
Os dados de cada vendedor aparecem em três colunas separadas, uma para cada mês. A altura de cada
gráfico é proporcional ao valor da célula que representa. O gráfico compara mês a mês o desempenho
dos três vendedores.
Cada linha de dados de vendedor tem uma cor diferente no gráfico. A legenda do gráfico, criada a partir
dos títulos das linhas na planilha (os nomes dos vendedores), informa qual cor representa os dados de
cada vendedor. Os dados de Giussani, por exemplo, aparecem em azul escuro e estão na coluna
esquerda de cada mês.
Os títulos das colunas da planilha, Janeiro, Fevereiro e Março, agora estão na parte inferior do gráfico. À
esquerda do gráfico, o Excel criou uma escala de números para ajudá-lo a interpretar as alturas das
colunas.
Dica Qualquer alteração que feita nos dados da planilha após a criação do gráfico será mostrada
instantaneamente no gráfico.
Quando um gráfico é criado, as Ferramentas de Gráfico, que incluem as guias Design, Layout e Formatar,
aparecem na Faixa.
Antes de continuar trabalhando com seu gráfico, é preciso conhecer as Ferramentas de Gráfico.
Quando um gráfico é inserido na planilha, as Ferramentas de Gráfico, que incluem as
guias Design, Layout e Formatar, aparecem. Essas guias contêm os comandos necessários para trabalhar
com gráficos.
Quando concluir o gráfico, clique fora dele. As Ferramentas de Gráfico desaparecerão. Para restaurá-las,
clique dentro do gráfico. Isso fará as guias reaparecerem.
Portanto, não se preocupe se os comandos de necessários não estiverem visíveis o tempo todo. Execute
as etapas iniciais, inserindo um gráfico (usando o grupo Gráficos na guia Inserir) ou clicando dentro de
um gráfico existente. Em seguida, os comandos necessários aparecerão.
Diferentes modos de exibição dos mesmos dados da planilha.
Há mais coisas que podem ser feitas com os seus dados além de criar um gráfico. É possível alterar a
forma como o seu gráfico compara dados clicando em um botão para alternar de um modo de exibição
de gráfico para outro.
O gráfico que criado compara o desempenho dos vendedores. O Excel agrupou os dados por colunas da
planilha e comparou as fileiras da planilha para mostrar como cada vendedor se saiu com relação aos
demais. Isso é mostrado no gráfico à esquerda da imagem.
Porém, outra maneira de observar esses dados seria comparar as vendas de cada vendedor mês após
mês. Para criar esse modo de exibição do gráfico, clique em Alternar Linha/Coluna no grupo Dados da
guia Design. No gráfico da direita, os dados estão agrupados por linhas e comparam as colunas da
planilha. Agora o gráfico mostra algo diferente: o desempenho de cada vendedor, mês a mês, em
comparação com suas próprias vendas nos outros meses.
Para voltar ao modo de exibição original do gráfico, clique novamente em Alternar Linha/Coluna.
Dica Para manter ambos os modos de exibição dos dados, selecione o segundo modo de exibição,
copie-o e cole-o na planilha. Em seguida, volte ao modo de exibição original do gráfico clicando no
gráfico original e, em seguida, clicando em Alternar Linha/Coluna.
Os títulos de gráfico incorporam informações descritivas aos gráficos.
É uma boa idéia adicionar títulos descritivos ao gráfico para que os leitores não tenham que adivinhar do
que se trata.
É possível atribuir um título tanto ao próprio gráfico como aos seus eixos, que medem e descrevem os
dados do gráfico. Este gráfico tem dois eixos. À esquerda fica o eixo vertical (também conhecido como
eixo de valor ou eixo y). Esse eixo é a escala de números com base na qual é interpretada a altura das
colunas. Os meses do ano, na parte inferior, ficam no eixo horizontal (também conhecido como eixo de
categoria ou eixo x).
Uma maneira rápida de adicionar títulos ao gráfico é clicar no gráfico para selecioná-lo e, em seguida, ir
até o grupo Layout de Gráfico na guia Design. Clique no botão Mais para ver todos os layouts. Cada
opção mostra diferentes layouts que alteram a disposição dos elementos do gráfico.
A imagem mostra o Layout 9, que adiciona espaços reservados para um título de gráfico e títulos de
eixos. Os títulos são digitados diretamente no gráfico.
O título deste gráfico é Chá Northwind Traders, o nome do produto.
O título do eixo vertical, à esquerda, é Caixas Vendidas.
O título do eixo horizontal, na parte inferior, é Vendas no Primeiro Trimestre.
Será possível ver como digitar os títulos na sessão prática no final da lição. Também haverá uma
oportunidade de experimentar outros layouts para ver como é possível alterar a disposição dos
diferentes elementos do gráfico, como a legenda e os títulos.
Dica Outra maneira de inserir títulos é ir até a guia Layout, no grupo Rótulos. Lá, basta adicionar
títulos clicando em Títulos de Gráfico e Títulos de Eixo.
15. MACROS
Se você tem uma tarefa que você executa repetidamente, então você pode gravar todas elas em uma macro para que você ganhe tempo.
Primeiramente a aba Desenvolvedor deve estar ativada. Para ativá-la clique no botão do Office no canto superior esquerdo e em Opções do Excel. Marque a opção “Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções”:
Agora na aba Desenvolvedor clique em Gravar Macro. Dê um nome para a macro e clique em Ok:
A gravação será iniciada. Agora realize as tarefas que você geralmente faz, como atualizar uma planilha
ou Editá-la por exemplo. Após ter concluído, na aba Desenvolvedor clique em Parar Gravação:
Para visualizar a macro gravada, clique em Macros. Selecione a que você nomeou e clique em Editar.
Para atribuir uma macro a um botão ou a uma forma, simplesmente clique com o botão direito no
mesmo e em Atribuir Macro, e selecionar a macro desejada.
16. FORMATAÇÃO CONDICIONAL
Cinco principais razões para usar formatação condicional no Excel 20071. Para tornar os dados mais visualmente atraente.2. Para tornar suas planilhas mais fácil de perceber num ápice.3. Para identificar determinados tipos de números para auxiliar na resolução de problemas.4. Para ajudá-lo a tirar conclusões a partir de seus dados.5. Para exibir visualmente para o usuário o que é "boa" ou "ruim", usando verde e vermelho.Usando formatação condicional pode ajudar a melhorar suas planilhas. Eles serão mais visualmente atraente e permitirá ao usuário ver o que os valores estão num ápice.
Formatação condicional permite-lhe formato significativas quantidades de dados rápida e facilmente - enquanto ainda está sendo capaz de distinguir diferentes tipos de dados. Você pode criar regras para a formatação de opções que permitirão Microsoft Excel para auto-formato para você. Aqui estão os três passos simples seguir este exemplo.1. Selecione as células que você deseja formatar.2. Clique no botão Formatação Condicional no âmbito do menu Principal, Estilos seção.
3. Selecione seu regras. Para este exemplo, temos três regras impostas. A primeira foi a de que qualquer valor maior do que R $ 200 era verde.
A mesma lógica foi aplicada para o segundo e terceiro regras. A segunda regra é que qualquer coisa entre US $ 200 e US $ 0 foi formatado amarelo. A terceira regra foi a de que nada menos que R $ 0 foi formatado vermelho.Aqui está o que uma parte da planilha parece acabado.
Se você não gosta destas opções de formatação, o Microsoft Excel 2007 tem vários novos Formatação Condicional opções que você pode utilizar. Por exemplo, você pode inserir Ícones coloridos como setas, bar charts como no segundo exemplo, ou mesmo uma gama de cores automaticamente selecionado como no último exemplo.
Se mais tarde você decidir que não deseja ver as suas células a serem condicionalmente formatados, tudo o que você precisa fazer é limpar a formatação.Para fazer isso, selecione o botão Formatação Condicional e seleccione Limpar Regimento. Em seguida, selecione se você quer que as regras claras apenas a partir das células selecionadas ou de todo o trabalho.
