apostila do excel modulo 1

Informática Básica

Elaboração: José Lamarck Pereira Henriques André Brasilino Neves

João Pessoa - PB

2010

GOVERNO DO ESTADO DA PARAÍBA SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO NÚCLEO DE SELEÇÃO E TREINAMENTO - NUSET

Informática Básica – Microsoft Excel

2 Núcleo de Seleção e Treinamento - NUSET

Neste módulo, você vai aprender:

- Introdução ........................................................ 4

- Entendendo a Planilha do Excel XP ................... 5

- Iniciando o Excel XP ......................................... 6

- Janela Principal do Excel XP.............................. 7

- Elementos Principais da Janela ......................... 7

- Fechando um Arquivo ........................................ 12

- Fechando o Excel XP ......................................... 12

- Digitando e Editando Dados .............................. 12

- Construindo a Primeira Planilha ........................ 14

- Salvando a Planilha ........................................... 14



ANTES DE INICIAR OS TRABALHOS Oi, você está começando um estudo e aprendizado do programa de planilha eletrônica Excel XP

para Windows, a distância. Neste tipo de curso é importante a perseverança e a disciplina.

Perseverança para não desistir no meio do caminho e disciplina para se comportar como se

estivesse indo a uma sala de aula em qualquer colégio, sem abrir mão da flexibilidade, pois você

é quem determina os horários e o tempo dedicado ao estudo.

De início, determine o seu horário, o seu tempo de estudo e procure mantê-los;

Procure não fazer duas lições em um só dia, para não ter que estudar em outro dia. Isto

quebra a disciplina;

Não perca aula, isto é, não perca nenhum dia que você mesmo marcou para estudar;

Lembre-se: só os perseverantes é que sentem o sabor da vitória.

Boa sorte.



INTRODUÇÃO Bem-vindo ao curso do Microsoft Excel XP. É uma palavra que vem do inglês e significa

vencer, superar, sobressair.

O Excel é um programa para computador em forma de uma tabela que permite manipular

planilhas de cálculos, como também fazer gráficos sobre os dados dessas planilhas.

O aluno pode abrir sua planilha e fazer cálculos de orçamentos variados, como, por

exemplo, da construção de uma casa, conserto de um carro, controles e gastos domésticos,

despesas pessoais, controle de estoque e de caixa de um comércio, pode fazer cálculos, trabalhos

simples e complexos que envolvam matemática e estatística.

Nessa planilha, o aluno pode formatar seus dados de várias maneiras: mudar tipos (estilos)

de formatação, os tamanhos, cor e tipos de fontes (fontes são as letras), aumentar ou diminuir as

larguras e alturas das colunas e linhas, deixar ou ocultar a grade da planilha ou deixá-la com

bordas mais finas, mais grossas ou com cores diferentes e colocar cores na planilha. Também o

aluno pode fazer gráficos sobre os dados dessa planilha de vários tipos, como: Colunas (barras

verticais), Barras (barras horizontais), linhas e de pizza (gráfico com porcentagens sobre os

valores totais).

Outra grande vantagem do Excel é que você pode criar uma planilha (como uma tabela de

pagamento) e copiá-la para o Word.



EXPLICANDO A PLANILHA DO EXCEL XP A Planilha Excel é uma grande tabela, formada por COLUNAS e LINHAS. As COLUNAS são

representadas por letras maiúsculas que vão da letra A até a combinação das letras IV. Após a

Coluna Z, vêm às combinações AA, AB, AC, e assim por diante, totalizando 256 Colunas.

As LINHAS são representadas por números que vão do número 1 até o número 65.536 (veja

figura).

Portanto, ao abrir uma Planilha nova, seu nome será Plan 1

e possuirá uma tabela com 256 Colunas e 65.536 Linhas. O Cruzamento das Colunas com as Linhas formam as Células.

Cada célula possui um Endereço formado pela combinação da Letra

da Coluna com o Número da Linha. Por exemplo: A1, A2, B2 e B3 (conforme mostra a figura de

Colunas e Linhas destacadas no endereço B3) ...etc. Quando você abrir o programa Excel, terá a sua disposição um arquivo vazio contendo 3

planilhas, chamadas de: , que você poderá Renomear, Inserir outras

planilhas, ou Excluir. Elas ficam situadas na Guia de Planilhas. Em um mesmo arquivo, você

pode Inserir até 255 Planilhas. O nome do arquivo vazio, ao abrir o programa Excel, é Pasta 1 (versão do Excel em português) e

você poderá observá-lo na Barra de Título. Ao salvá-lo pela primeira vez, será perguntado qual o

nome definitivo você deseja dar a ele.

O Cursor do computador possui 2 formatos: um é este quadrado da largura da coluna e

o outro é o Ponto de Inserção, que é um tracinho que fica piscando na célula que você vai digitar

quando se está corrigindo ou apagando dados da célula.

(veja depois da letra d, na figura ao lado).

Dica: Na célula em que está o cursor do computador, a Coluna e a Linha ficam destacadas,

formando o endereço da célula, como mostra a figura acima (endereço = A1).



Quando começamos a digitar os dados na planilha, aparecem 3 ícones ou botões, na Barra de

Fórmulas os quais servem para Apagar , Confirmar a digitação ou Inserir

uma Função ( ), o que oportunamente explicaremos.

INICIANDO O EXCEL XP Vamos então iniciar. Começaremos a aprender como iniciar o EXCEL (há pessoas que chamam

abrir o EXCEL).

Existem duas maneiras de se iniciar ou abrir o programa EXCEL.

1 - Pelo modo clássico: usando o botão situado no canto esquerdo da barra de

tarefas do programa Windows XP.

1.1 - Dê 1 clique no ícone do Programa situado logo acima do

Comando

Dica: Os últimos programas usados no seu computador colocam seus ícones acima do

Comando . Outra maneira.

1.2 - Clique Botão Iniciar, coloque o mouse no Comando Todos os programas, coloque o

mouse em Microsoft Office e clique no ícone Microsoft Office Excel, como mostra a

figura a seguir.



2 – Pelo atalho do ícone do programa: 2.1 - Com o botão esquerdo do mouse, clique 2 vezes seguidas sobre o ícone do programa

colocado na Área de Trabalho ou

2.2 – Clique 1 vez no ícone do programa e, em seguida, aperte a tecla Enter. Com isso o programa EXCEL abre, mostrando uma janela cujos elementos iremos, em seguida, estudar passo a passo.

JANELA PRINCIPAL DO EXCEL XP Vamos aprender os nomes de todos os elementos da janela do Excel. É necessário que você aprenda o nome de todos os elementos e saiba também onde eles estão localizados dentro da janela e o que cada um executa. Para facilitar, indicamos cada elemento por uma letra do alfabeto, mostrando o seu lugar e o que executa. Elementos principais da janela

A .......................Barra de Título

B .......................Barra de Menu ou Comando

C .......................Barra de Ferramentas Padrão

D .......................Barra de Formatação

E .......................Área de Conteúdo

F .......................Barra de Colunas ou Indicador de Colunas

G.......................Barra de Linhas ou Indicador de Linhas

H.......................Área de Movimentação

I ........................Guias de Planilhas

J ........................Barras de Rolamento

K.......................Área de Endereço

L .......................Barra de Status

M ......................Célula

As letras E e K juntas,

formam a Barra de Fórmula.



A – Barra de Título - Na Barra de Título fica localizado o nome do programa Microsoft Excel, seguido pelo nome do Arquivo aberto ou em uso. Antes de ser Salvo, ele se chama Pasta X (onde X representa 1, 2, 3...etc). Depois de Salvo é colocado o nome que você deu ao arquivo. Veja a figura a seguir:

B – Barra de menus ou Comandos = É a barra onde se executam todas as tarefas do EXCEL, desde a mais simples, como visualizar a Planilha, até a mais complexa. (MENU é francês e significa cardápio em português). Cada menu ou comando situado na barra possui uma janela com outros comandos. Para abrir um Comando, basta um clique sobre o seu nome. A figura abaixo mostra a barra de Menus ou Comandos.

Dica: ao escolher um Comando, está-se instruindo o programa qual será sua próxima ação.

Dica: Para cancelar um comando, dê um clique fora da janela aberta, ou aperte a tecla ESC no Teclado.

Dica: Ao usar uma combinação de teclas especiais, tais como: CTRL + B = Salvar. Chama-se

essa combinação de Comandos de Teclado ou Teclas de Atalho.



Dica: As Teclas de Atalhos ou Comandos, de Teclados são sempre mostrados à direita dos Comandos, nas janelas abertas na barra de menus. Veja alguns exemplos do Menu Editar na figura a seguir:

C – Barra de Ferramentas Padrão = aqui estão localizados os comandos, ou botões mais

utilizados no Excel. Para utilizá-las, basta colocar o mouse sobre qualquer um deles e dá 1

clique. Muitos deles executam as mesmas tarefas vistas no Word.

ALGUNS EXEMPLOS DO MENU EDITAR:

CTRL + Z - desfaz sua última ação CTRL + R - repete a última ação CTRL + X - Recorta CTRL + C - Copia o que está selecionado CTRL + V - Cola CTRL + L - localiza arquivos e/ou pastas CTRL + U - substitui textos por outro CTRL + Y - Vai para o endereço desejado



NOME DO BOTÃO AÇÃO EXECUTADA Novo ................................. Abre um novo documento em branco, Pasta 1, Pasta 2, etc.; Abrir ................................. Abre um arquivo existente no disco rígido ou flexível; Salvar ................................ Salva o documento ou as alterações realizadas nele Permissão .......................... Permissão para enviar E-MAILS confidenciais E-mail ............................... Escreve e envia E-MAIL do Excel Imprimir ........................... Imprime o documento ativo Visualizar Impressão ........ Exibe o layout da página para imprimir Verificar Ortografia ......... Inicia a correção ortográfica Pesquisar........................... Pesquisa textos de referência Recortar ............................ Recorta uma seleção para a área de transferência Copiar ............................... Copia uma seleção para a área de transferência Colar ................................. Cola o conteúdo da área de transferência na posição do cursor Pincel................................. Copia formatações para outras células Desfazer ............................ Desfaz a última ação realizada Refazer .............................. Refaz a última ação realizada Inserir Hiperlink .............. Insere um atalho (link) a uma célula, a um documento ou à Internet. AutoSoma ......................... Totaliza dados numéricos de Colunas ou Linhas Classificar de A---Z .......... Coloca em ordem alfabética (nomes) ou em ordem Crescente

(números); Classificar de Z---A ......... Coloca em ordem alfabética Decrescente (nomes) ou ordem

Decrescente (números); Assistente de Gráfico ........ Auxilia na criação de Gráficos, passo a passo; Desenho ............................. Exibe ou oculta a Barra de Desenho; Zoom ................................. Controla a visualização maior ou menor do seu documento; Ajuda ................................ Exibe a ajuda do item que você clicar; Distribuir na Horizontal .. Distribui os dados das células selecionadas na horizontal; Distribuir na Vertical ....... Distribui os dados das células selecionadas na vertical Mesclar ............................. Transforma as células selecionadas em uma única célula. Desfazer Mesclar .............. Transforma uma célula mesclada em várias células originais D – Barra de Ferramentas Formatação = É com esta barra que modificamos a aparência da planilha no Excel. Formatamos a Planilha. Para utilizar, basta um clique sobre o botão.



NOME DO BOTÃO AÇÃO EXECUTADA Fonte ................................. Nome da fonte utilizada Tamanho da Fonte Exibe o tamanho da fonte utilizada e serve para aumentar ou diminuir

o tamanho da fonte Negrito .............................. Insere negrito na fonte, (dados selecionados) Itálico ................................ Insere Itálico na fonte (dados selecionados) Sublinhado ........................ Coloca sublinhado na fonte (dados selecionados) Alinhar à esquerda ........... Alinha dados à esquerda da célula ou coluna Centralizar ....................... Centraliza dados na célula ou coluna Centraliza na seleção ........ Centraliza os dados selecionados, mesclando as células Estilo de Moeda ................ Formata os números selecionados em milhares, colocando o símbolo

de dinheiro, Real (R$) Estilo de porcentagem ...... Formata os números selecionados, colocando o símbolo de

porcentagem (%). Separador de Milhares ..... Formata os números em milhares, colocando ponto nos milhares e

vírgula nas decimais; Aumenta casas decimais ... Aumenta, no número, uma casa decimal, para cada clique; Diminui casas decimais .... diminui, no número, uma casa decimal, para cada clique; Diminuir Recuo ................ Desloca para a esquerda o dado selecionado, diminuindo o Recuo; Aumentar recuo................ Desloca para a direita o dado selecionado, aumentando o Recuo; Borda externa ................... Exibe os tipos de bordas para serem inseridos na planilha; Cor do preenchimento ...... Coloca cor nas células selecionadas; Cor da fonte ...................... Modifica a cor da fonte atual ou selecionada; Exclui linhas ..................... Exclui as linhas que estão selecionadas; Excluir colunas ................. Exclui as colunas que estão selecionadas; Inserir linhas .................... Insere linhas acima ou abaixo da linha selecionada; Inserir colunas .................. Insere colunas à direita ou à esquerda da coluna selecionada; Inserir Planilha ................. Insere uma nova planilha E – Área de Conteúdo = Através desta área é que todos os dados das células são inseridos, tais como: textos, dados numéricos, fórmulas, datas. etc. Também ela serve para corrigir qualquer informação que já esteja na planilha. Ao clicar em cima da célula, o seu conteúdo é exibido nesta área. F – Barra de Colunas ou Indicador de Colunas = Cada letra ou combinação de letras identifica uma coluna, em toda a sua extensão. Esta barra possui 256 colunas. G – Barra de linhas ou Indicador de linhas = Cada número identifica uma linha em toda a sua extensão. Esta barra possui 65.536 linhas. H – Botões de Movimentação nas Planilhas = São botões que servem para deslocar ou movimentar entre as planilhas existentes. Os internos movem-se de uma a uma para direita ou para esquerda. Os dois botões externos movem-se para primeira ou para última planilha com um clique.



I – Guias de Planilhas = Também chamadas de Alças de planilhas. São elas que identificam qual a planilha ativa no momento que trabalhamos. Como também, servem para identificar a planilha por um nome. J – Barras de Rolamentos: Horizontal e Vertical = Servem para rolar a planilha para direita e para esquerda no sentido horizontal ou rola para cima e para baixo no sentido vertical. K – Área de Endereço= Serve para localizar o cursor do computador em seu endereço atual. Célula ativa. L – Barra de Status = Serve para passar algumas informações sobre o documento aberto no computador. Como também, a situação de algumas teclas; como por exemplo: quando o teclado está maiúsculo, aparece MAIÚ. M – Seletor ou Cursor do Computador = Indica qual a célula ativa da planilha, e onde será inserido o dado da planilha.

FECHANDO UM ARQUIVO Para fechar o Arquivo que se está trabalhando, após salvar, clica-se no Menu, Arquivo, Fechar ou clica-se no botão Fechar do arquivo situado abaixo do botão fechar do Excel. Dica: Atenção, este botão fecha apenas o arquivo e não fecha o Excel. FECHANDO EXCEL XP Para sair do programa Excel, basta clicar no Menu Arquivo, Sair ou clicar no botão fechar do programa , situado no final da Barra de Título. DIGITANDO E EDITANDO DADOS Os dados em Excel são do tipo: texto, números, datas e hora Os números são caracteres numéricos escritos de 0 a 9 e qualquer um dos caracteres especiais a seguir: + (somar), - (subtrair), ( ) (parênteses), * (multiplicar) / (divisão), $ (cifrão), % (por cento), e (elevado), Estes, ao serem digitados, sempre alinham na célula ou coluna, no lado direito. Existem expressões aparentemente numéricas, que não são consideradas números, são consideradas textos, como, por exemplo, número de telefone, número de CPF, RG, número de matrícula; números que identificam uma pessoa. Estes alinham sempre nas células pelo lado esquerdo.



Dica: Ao digitar números na planilha, verifique sempre o seu alinhamento, se eles estão se localizando à direita ou à esquerda das colunas. Observe também se os botões de alinhamento não estão acionados.

Textos: São caracteres alfabéticos e alguns tipos de números que não são usados para fazer contas, como os citados acima.

Se você digitar O Excel exibirá Formato ´245.123.654-20 245.123.654-20 Texto (número de CPF)

´1,0 1 numérico decimal ,-1,20 -1,2 numérico negativo decimal

1.58 1.58 texto ,1,1% 1,10% numérico – porcentagem ´10,50 10,5 numérico porcentagem 1.000 1.000 numérico inteiro

01/fev 01/fev Data 2 1/2 2 1/2 numérico fracionário

09/06/2005 09/06/2005 Data 18:50 18:50:00 Hora

OBS: O ponto só não vale para as casas decimais. Vale para números inteiros ou milhares. Dica: Ao digitar dados no Excel, use bastante o teclado numérico, localizado à direita do

teclado alfanumérico. O Teclado numérico também possui um Enter, o sinal / (barra = dividir); * (asterisco = multiplicar); + (cruz = somar) e – (traço = subtrair) e as setas de navegação.

Dica: Ao digitar dados em uma planilha, procure sempre digitar de cima para baixo numa

mesma coluna, dando ENTER no término da digitação de cada célula. Deste modo é mais fácil evitar pular dados.

Dica: Mova-se na planilha com as setas de navegação ou dê um clique na célula. Dica: Quando estiver digitando, observe sempre a área de conteúdo. Para apagar enquanto

estiver digitando, use a tecla BACKSPACE. Depois de teclar ENTER, os dados da célula só apagam com a tecla DELETE ou DEL. Coloque o seletor em cima da célula e aperte DEL.



CONSTRUINDO A PRIMEIRA PLANILHA

Preencha os dados da mesma forma em que são mostrados. Não digite nada na coluna TOTAL e nem na coluna MÉDIA. Ao abrir o programa, o cursor se posicionará na célula A1, digite a palavra NOME aperte a tecla ENTER. Digite até ROBERTA (LEMBRE-SE: trave o teclado maiúsculo). Ande com a seta de navegação para direita e para cima até a célula B1 e proceda da mesma forma. Observe que os textos alinharam à esquerda das colunas e os números à direita das colunas. SALVANDO A PLANILHA Vá ao menu Arquivo, escolha a opção Salvar. Em seguida vai exibir a seguinte janela:

1º Passo: Observe se o nome da pasta onde se quer Salvar o Arquivo está na caixa de texto:



Salvar em:

2º Passo: Se está, digite o nome do Arquivo, na caixa de texto Nome do arquivo:

3º Passo: Clique no botão Salvar

Caso a pasta NÃO esteja na caixa de texto, localize a pasta e dê 2 cliques nela (ou 1 clique e um Enter) até que o nome dela apareça na caixa de texto. Dica: Em nomes de arquivos, não se pode digitar:

1 – mais que 256 caracteres,

2 – barra ( / )

3 – ponto ( . )

Dica: Quando precisar salvar o arquivo novamente, basta clicar no botão Salvar (o 3º botão da Barra de Ferramentas Padrão).

apostila do excel modulo 1

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