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COMUNICAÇÃO ESCRITA

Um dos pontos mais importantes na profissão de Secretária é o domínio do sei idioma. A Secretária deve ter redação própria com conhecimentos básicos de sua técnica e sua montagem com o fim de expressar de maneira clara e espontânea aquilo que deve ser dito. Dentre os tipos de correspondência existente, podemos salientar a Oficial, a Comercial e a Particular. CORRESPONDÊNCIA OFICIAL É a correspondência expedida pelos órgãos públicos do Governo (Executivo, Legislativo e Judiciário). CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL É a correspondência expedida por empresa que se dedicam ao comércio e a Indústria. CORRESPONDÊNCIA PARTICULAR É a correspondência trocada entre pessoas físicas, de caráter pessoal.

1. DOCUMENTOS DE COMUNICAÇÃO Circular – É a correspondência onde se esclarece decisões que deverão ser amplamente divulgadas. Memorando – Correspondência informal enviada de uma seção para outra, solicitando informações rápidas. Mensagem – Correspondência de caráter solene, utilizada pelo Presidente da República, Presidente do Congresso, Câmara dos Deputados, Assembléias Legislativas e Governadores de Estado. Ofício – Correspondência de caráter oficial que se faz entre repartições publicas, empresas e particulares. Requerimento – Correspondências onde se solicita por favor ou direito, algo que nos é assegurado por lei. Aviso – É o documento dirigido e subordinado direto notificando e regulando disposições.

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Carta – Correspondência oficial que solicita informações sem a rigidez do ofício. Edital – Documento que comunica ao público assuntos que devem ser amplamente divulgados. Geralmente são publicados também em órgãos de imprensa de grande circulação. Certidão - É o documento que representa cópia fiel de original de documento sem emendas nem rasuras, assinado por autoridade capacitada para sua emissão. Portaria – Ato de emissão de Ministro de Estado, Diretor de Departamento e Governador de Estado, deliberando ou regulamentando atribuições de sua competência. Decreto – Ato oficial do Presidente da República. Ata – É o registro de fatos ocorridos em uma reunião. A ata é redigida e lavrada em livro próprio. Tem na sobre capa o termo de abertura e no final o ter mo de encerramento e suas folhas são enumeradas. Não pode haver rasuras nem claros. Tudo é escrito seguidamente. Os algarismos e importância devem ser escritos repetidos entre parênteses por extenso. COMPOSIÇÃO DA ATA: 1) Título 2) Introdução 3) Relato 4) Fecho Relatórios – Exposição de ocorrências administrativas de uma Empresa.

Complementando as orientações acima, é oportuno lembrar que para uma redação perfeita, são imprescindíveis conhecimentos de gramática. A correta ortografia, a crase, os pronomes de tratamento com suas abreviaturas, a regência verbal, devem ser uma preocupação constante a todos que fazem uso da comunicação escrita. Clareza e objetividade constituem a regra primordial para uma boa redação. Em seu decálogo transcrito abaixo, Robert Guning apresenta os princípios básicos criados para atingir a objetividade da comunicação. 1 – Construa frases curtas 2 – Prefira o simples ao complexo 3 – Amplie seu vocabulário 4 – Evite palavra desnecessária 5 – Ponha ação nos verbos 6 – Associe-se à experiência de seu leitor 7 – Use a palavra que o leitor possa entender 8 – Faça uso amplo das variações 9 – Escreva como se fala 10 – Exprima e não impressione

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ORGANIZE SEU ARQUIVO

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ORGANIZE SEU ARQUIVO

Arquivos é a memória de uma empresa. Informam, comprovam fatos, historiam atividades. É o instrumento de controle para ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada. ARQUIVISTA

Arquivista - é a pessoa que tem o arquivo a seu cargo. O arquivo é relacionado com as atividades funcionais de uma empresa pública ou privado e é criado com o objetivo de preservar documentos. Podemos definir os arquivos como um conjunto de documentos escritos, desenhos e materiais impressos, recebidos ou produzidos oficialmente por um órgão administrativo, que cumpridas as exigências de trâmite organizacional, se destinam a permanecer sob custódia desse órgão ou pessoa encarregada. Se analisarmos os elementos destacados nas diversas definições de arquivos, veremos que se relacionam tanto a fatores concretos como abstratos São fatores concretos: a forma dos arquivos, fonte de origem e lugar de sua conservação. São fatores abstratos: A razão pela qual os documentos vierem a existir. OBJETIVOS DE UM BOM ARQUIVO

1. Manter ordenados todos os documentos; 2. Fornecer com rapidez as informações solicitadas; 3. Zelar pela conservação dos documentos guardados em estantes,

arquivos e fichários; 4. Ter elemento capaz de exercer a função.

INSTRUMENTO PARA ARQUIVO: Pastas; Fichários; guias; Arquivos; Armários; Estantes. PASTAS:

Feitas geralmente de cartolina, dimensões estandardizadas em dois tamanhos: carta_ medindo 0,30mx0, 24m e oficio_medindo 0,38mx0, 24m. São apresentadas em diversos tipos:

Corte reto_ Também chamada pasta corrida. Tem a face anterior ou posterior um pouco maior que a outra, permitindo que nesse excesso seja escrita a formação desejada.

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Projeção_é dobrada ao meio e tem na face anterior, ou posterior, uma pequena parte saliente que pode ser prolongamento da própria pasta onde poderão ser feitas anotações que servirão para identificar seu conteúdo.

Sanfonadas _são pastas que além de comportarem muitos documentos, possuem separações internas.

Suspensas_ ficam suspensas à mesma altura, graças a hastes laterais que lhes servem de apoio e sobre as quais as pastas deslizam horizontalmente.

FICHÁRIOS:

São caixas que podem ser de madeira, de aço ou de acrílico, destinadas a guardar as fichas resumo, de forma ordenada de acordo com o sistema escolhido. Existem em vários tamanhos e formatos variáveis. GUIAS:

São cartões resistentes dos tamanhos das pastas ou fichas. Serve para proteger as pastas e manter a arrumação vertical em ordem e para evitar enganos ou arquivamento. São chamados também divisões ou índices. As guias podem ser protegidas por uma moldura de metal, celulóide ou material plástico para evitar o desgaste devido ao uso constante. ARQUIVOS: Confeccionados em madeira ou de aço. Compõem-se de carcaça, estrutura, corrediças, fechaduras, guarnições e gavetas. São utilizados para arquivar cartas, documentos, fichas e papéis em geral. ARMÁRIOS: Os armários são confeccionados em aço ou em madeira. São abertos ou fechados e podem ter até cinco séries de prateleiras. ESTANTES: As estantes mais usadas são de aço, comportam seis séries de prateleiras e medem 2 metros de altura.

FASES DO ARQUIVAMENTO

Para efetuarmos o arquivamento, precisamos coordenar o material a ser arquivado na seguinte ordem:

1. Selecionar o material que está arquivado; 2. Classificar pelo sistema adotado; 3. Codificar (marcar no documento o código que recebe); 4. Agrupar o material de acordo com os códigos marcados; 5. Processar o arquivamento.

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PRINCIPAIS MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO PARA ARQUIVAMENTO

Ao determinarmos um método prático de arquivamento, precisamos antes relacionar todos os dados que levarão a sua escolha, tais como: quantidade de documentos, forma que serão procurados, confidencial idade.

Existem várias maneiras de ordenar papéis. Quando se fala em métodos de classificação para arquivamentos pensa-se se eles apresentarão soluções imediatas às suas necessidades.

Descrevemos a seguir os principais métodos de classificação utilizados:

1. MÉTODOS ALFABÉTICOS É o sistema simples e prático de arquivamento de consulta direta, sem

necessidade de índice. Vai-se diretamente ao nome do indivíduo, da forma, do assunto.São métodos alfabéticos: nominal, específico ou por assunto, geográfico, dicionário e enciclopédico.

NOMINAL: Nomes de pessoas e razões sociais, sendo que os nomes de

pessoas são classificados pelo último sobrenome, conforme regras da Biblioteconomia.

Razões sociais entrem de forma direta. Específico ou assunto: É um dos mais difíceis processos de arquivamentos. Consiste em agrupar as pastas por assunto e embora procuremos estabelecer uma base, não podemos garantir a uniformidade indispensável a um arquivo. Geográfico: Usado para classificar os documentos de acordo com a divisão geográfica em países, estados e municípios, cidades e bairros. E usado para classificar registros ou documentos por zonas geográficas. Dicionário: São utilizados todas as letras do alfabeto considerando-se também as letras k,w e y. Enciclopédico: São arquivadores por assunto com divisões e subdivisões.

2. MÉTODOS NUMÉRICOS: Mais utilizados quando se deseja manter a sigilosidade dos arquivos. Nesse método é necessário índice. São métodos numéricos:

Simples_ numera-se os correspondentes no arquivo para localização das pastas será necessário um índice alfabético pelo nome do correspondente que indicará um número que lhe foi dado.

Duplex_ Estabelece-se um código numérico para os assuntos grais que receberão números quando subdivididos sempre em seqüência numérica progressiva.

Exemplo: Assunto 200

Subdividido 200.1

Decimal_ consiste em dividir em 9 classes principais e uma geral as quais se atribui os algarismos de zero a nove sempre escritos em 3 algarismos.

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Exemplo: 001 002 003 004 005 006 007 009

Indexação Coordenada_ O método unitrerm, também chamado de indexação coordenada é mais um método de fichamento que de arqivamento.

Os documentos são numerados por ordem de chegada e arquivados sem preocupação com o assunto, origem, etc, utilizando-se de cada palavra chave para sua identificação. Essas palavras são arquivadas na ficha initerm tendo em alta em cada uma, um algarismo de 0 a 9. O número do documento é escrito na ficha sempre com o último algarismo correspondente ao que está no lato da coluna. ARQUIVO CONFIDENCIAL o arquivo confidencial deve ser separado do arquivo comum e geralmente fica localizado na sala do executivo. Além do executivo e sua secretária, nenhuma pessoa deverá ter acesso ao mesmo. Deverá permenecer sempre trancado e nunca transferido para o arquivo morto. ARQUIVO MORTO Deverá ser organizado de maneira semelhante ao arquivo vivo. A transferência de documentos do arquivo vivo não significa que eles perderam sua utilidade e, sim, aliviar a carga dos papéis ativos. Cada empresa deve estabelecer normas fixando a validade de seus documentos. Extindo o prazo, poderão ser destruídos. CONCUSÃO: seu arquivo deve ser planejado e organizado de maneira tal, que possa funcionar como um órgão de informação rápida e precisa.

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PROCEDIMENTOS ÉTICOS O QUE É ATITUDE? É a maneira, em geral de prestar, sentir e reagir a um determinado objeto que pode ser uma pessoa, um grupo de pessoas, um acontecimento. Nossas atitudes mais básicas são aprendidas na infância, através da interação com os pais. O QUE É ÉTICA? Indica as disposições do ser humano perante a vida. Ser ético é muito mais do que um problema de costumes, de normas práticas. Supõe a boa conduta das ações, a felicidade pelas ações feita o e prêmio ou a beatitude da alegria da auto- aprovação diante do bem feito, no dizer de Aristóteles. Como ciência dos costumes, a ética trata dos deveres sociais do homem e de suas obrigações entre si na comunidade. Na realidade, ninguém pode viver ao sabor de suas paixões e desejos momentâneos de onipotência. A satisfação das aspirações morais faz parte integrante conjunto dos desejos humanos, pois nenhuma sociedade ou grupo podem viver fora de qualquer regra ou lei. A vida é uma contínua determinação uma seleção e criação,não é apenas um deixar –se viver. É importante lembrar que o agir ético vai além do pensar bem e honestamente, como uma ressonância de um mundo individual e pessoal, mas exige ao mesmo tempo que a consciência que é uma síntese ativa em perpétua realização , se manifeste de modo explicito através de ações claras e visíveis. O QUE É CARÁTER? O conjunto de traços de personalidade que tem sentido moral, são os traços avaliados como bons ou maus (dignidade, lealdade, honestidade, honradez, etc.). Inclui o comportamento e a consciência moral.

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POSTURA PROFISSIONAL:

Você faz parte de grupo dentro do seu ambiente de trabalho e também desempenha uma atividade, que tem sua importância diante das demais tarefas.

Ao conjunto de atividades e comportamentos solicitados chamasse; PAPEL. E a importância referente à sua função chama-se STATUS.

Como colaboradores para o desempenho de suas atividades, quanto melhor realizadas, melhor serão reconhecidas pelo grupo a qual pertence.

Diante desta busca pela melhor maneira de realizar as tarefas descrevo dois conceitos:

EFICIENCIA: É O MEIO: Baseia-se no método, no procedimento, na rotina e no caminho para se chegar a alguma coisa.

O bom método, a boa rotina e o procedimento adequado levam ao aumento da eficiência.

EFICÁCIA: É O RESULTADO: Baseia-se no alcance dos objetos propostos e na conseqüência final do trabalho

“Se você continuar fazendo o que sempre fez, continuará obtendo o que sempre obteve. Para obter algo diferente, você tem que começar a fazer algo diferente...”

“Postura significa posição de corpo e atitude”.

Um porte correto tem o poder de transformar uma pessoa de aparência insignificante em pessoa equilibrada, simpática e confiante em si. Nessa posição deve ser correta quando sentada, em pé ou andando. O mistério da postura está no “corpo reto.” Na recepção da sua empresa você terá sempre que estar bem colocado em sua mesa, de modo que de qualquer ângulo da recepção (ou da empresa) possam te localizar. Da mesma forma, você deve ter acesso a todos os ângulos. DICAS DE BOA POSTURA:

Posicione eretamente o seu corpo, esteja em pé ou sentada;

Uma vez estando em pé nunca deixe o peso do corpo sobre uma das pernas e evite cruzar as pernas de pé;

Nunca sente relaxado com o corpo dobrado sobre a sua mesa, sempre dá a impressão de cansaço;

Nunca fique rodando com sua cadeira, lembre-se, você não está em um parque de diversão, as rodas de sua cadeira só servem para te auxiliar nos movimentos do seu corpo.

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RECEPÇÃO E PORTARIA TAMBÉM SÃO CARTÕES DE VISITA

É impressionante quando as empresas investem em treinamento! Pode-se perceber isso chegando a algumas portarias e recepções e

vermos que o treinamento passou bem longe dali. Tem porteiro de guarida empresarial que mais parece sindico de

fronteira; com aquele olhar que chama o visitante de contrabandista, pergunta mais uma vez com quem quer falar, de qual departamento é,e lhe deixa esperando pelo tempo que ele julga necessário, pois ali não é uma portaria e sim sua fronteira.

Alguns, por incrível que pareça, não conhecem grande parte das pessoas que são procuradas na portaria e chegam a dizer que o visitante deve estar enganado.

Acho que seria de boa educação, quem convida, já deixar a portaria preparada para receber o visitante, mas quem convida não tem a mínima idéia do “preparo”do funcionário da portaria.

Tem aquele tipo de porteiro “gualda” que depois de lhe ver dando um duro danado para estacionar seu carro no estacionamento da empresa visitada, espera você chegar até a guarida e lhe diz “dotor ali pode estacioná não, o sinhô tem de parar do outro lado”. É impressionante o treinamento de espantalho que estes profissionais recebem.

Passou na portaria, vai cair na recepção com a recepcionista “lixa”, sim aquela que enquanto lhe atende, lixa as unhas, nem olhando para aqueles que estão na sua frente, ou a recepcionista hiperativa, aquela que fica com alguém no telefone, onde se percebe que é um papo de comadres e fica falando, ouvindo e levantando a mão como guarda de trânsito pedindo para você esperar, pois a receita que ela está pegando por fone é mais importante que a visita.

Depois ela lhe pergunta se sabe chegar ao local de visitado. Você diz que não e ela, ao invés de lhe acompanhar, dá aquela explicação óbvia, dentro dos limites mentais dela, que lhe faz se perder por uns 20 minutos dentro da empresa, tendo de ir perguntando para mais umas 4 pessoas onde é a tal sala.

Portaria e recepção de visita e parece que muitos profissionais de RH pensam que por terceirizarem estes departamentos estão resolvendo tudo.

Terceirizar departamentos consiste em estabelecer a estes departamentos qual é a cultura da empresa.

E quando chegamos ao visitado, contando tudo que aconteceu, ele diz: “me desculpe, esta portaria e esta recepção sempre fazem isto, são uns incompetentes”.

Então você pensa: “são, mais ainda estão lá”. Certa vez, eu cheguei 45 minutos antes para uma entrevista de rádio, ao

vivo, em uma emissora e quase perdi a entrevista por causa da recepcionista que se julgava chefa de fronteira. Só consegui entrar no horário ao ligar para o celular do apresentador e dizer o que estava se passando e ele precisou vir me buscar.

Ele desculpou-se pela recepcionista, falou o diabo dela, mas quando voltei lá, para outra entrevista, alguns meses depois ela ainda estava lá.

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Os gerentes de RH, Gerentes de outras áreas e os próprios Diretores de Empresa deveriam se disfarçar e fazer o papel de visitante, para sentir de perto o atendimento que sonda sua empresa.

É na portaria e na recepção que se tem início uma visita. É ali que se

pode ter uma idéia da cultura da empresa: se ela é uma empresa com visão humana ou uma empresa com visão fronteiral.

Como tratamos nossos visitantes, seja quem for, desde um motoboy até um cliente VIP, define os valores intrínsecos de atendimento de qualquer organização.

Quem recepciona mal, vai atender mal! Cuidado ao escolher seu profissional de portaria ou recepção: a

empresa poderá estar definindo ali uma imagem que tanto luta para repudiar. Pessoas sem treinamento, em qualquer lugar, fazem estragos, mas

nestes dois lugares os fatores vão além. Nunca ouvi de um porteiro ou de uma recepcionista nas empresas que já

visitei: “Seja bem-vindo Senhor” ou “Tenha uma ótima visita em nossa empresa”. Uma atitude simples, mas poderosa. Também nunca ouvi deles: “Foi um prazer recebê-lo em nossa empresa Senhor”, “Tenha um bom dia!” ou “Esperamos revê-lo em breve!”.

Portaria e recepção não são zonas de fronteira, onde se combatem os visitantes: são uma zona de apresentação onde se deve homenagear o visitante com cordialidade, educação e respeito.

O ESCRITÓRIO

O escritório é um lugar destinado á escrituração, a correspondência e ao arquivamento dos papéis, livros e documentos da empresa ou estabelecimento.

O desenvolvimento do escritório estará de acordo com a importância de seu negócio, portanto os escritórios não poderão ter o mesmo tratamento e organização, cada um tem suas características próprias.

O mobiliário de um escritório deve ser disposto na sala de tal maneira que os auxiliares possam trabalhar desembaraçadamente, a fim de existir mais rendimento no trabalho.

A organização de um escritório depende da uniformidade de cada caso, dependendo da necessidade e circunstância peculiar de cada gênero.

É preciso que se não confunda organização com racionalização de serviço, para tanto, é preciso que se use um método mais racional de organização.

O princípio básico da divisão, distribuição e execução do serviço é:

Organizar o trabalho de acordo com tempo disponível;

Começar sempre pelo trabalho mais urgente;

Executar integralmente a sua tarefa, sempre indo até o final;

Sempre conferir tudo 02 vezes antes de finalizar. Para que a tarefa de um escritório seja desempenhada com competência e rapidez é necessária que haja recursos com equipamentos e materiais disponíveis para a sua execução.

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UTENSÍLIOS UTILIZADOS EM UM ESCRITÓRIO

Pastas diversas: Existem vários tipos de pastas, Ex: Pasta AZ, pasta L, suspensa (essas servem para arquivos de aço), pasta com trilho, com elástico, sanfonadas, entre outras. Você deve possuir as pastas de acordo com as suas necessidades.

Papéis de rascunhos: Se os tempos estão para economia, colabore, transforme as folhas que iriam para o lixo (e que estavam com o verso em branco) em papel de recados. Mas caso precise de um recado mais organizado, prefira os papéis que vem com adesivos.

Almofada para carimbo: É um estojo que contém uma almofada molhada de tinta para carimbos, este não pode faltar na sua gaveta, mas prefira as azuis, pois é aceita em qualquer circunstância.

Perfurador de papel: Facilita o arquivamento de papéis. Podem ser de dois ou quatro furos, de acordo com a necessidade do escritório.

Grampeador: Prefira os com grampos maiores (o mais usado atualmente é o modelo 26/6), pois esses conseguem grampos é menor, o indicado é utilizar um clipes.

Extrator de grampo: Eles são longos, de metal e evitam a destruição do papel na retirada do grampo.

Régua: Prefira as réguas que não são transparentes, elas te auxiliarão da digitação.

Marca texto: São canetas com cores bem berrantes e transparentes. Um texto marcado é a primeira coisa que se vê, evite perder tempo lendo tudo de novo.

Dicionário; É essencial em qualquer escritório.

OBS:

1. Tente também diminuir o número de objetos que devem ficar em sua mesa.

2. Seus objetos pessoais devem ser produzidos ao máximo e não estar a vista. Evite principalmente: Escova, batons, perfumes e outros objetos do gênero. E tenha muito cuidado para não juntá-los aos documentos.

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MARKETING PESSOAL

O que é Marketing Pessoal? É tudo que você vende de você para as pessoas:

Sua aparência, sua simpatia, sua competência, sua disponibilidade de aprender a executar as tarefas;

Se você não conseguir vender sua imagem para os outros, você não conseguirá ser um bom estrategista com você mesmo. Para que se consiga êxito no marketing pessoal, você terá que tomar algumas precauções com a sua imagem.

A boa aparência desde a época dos romanos ao qual Nero liderou, foi e é essencial para qualquer pessoa ser bem aceita na sociedade. Talvez em algumas empresas, você terá a linha de frente, ou seja, o primeiro contrato, de modo que irá recepcionar auxiliar, e orientar os seus principais clientes.

ALGUMAS DICAS :

O vestuário profissional é de acordo com o estilo da empresa;

Algumas empresas adotam o uniforme. Escolha tecidos foscos, de boa qualidade, cores firmes, que amassem pouco e principalmente que sejam discretos (com a finalidade de não chamar a atenção). Outra dica: Cores lisas são sempre as preferidas;

A maneira correta de uma pessoa trajar-se reflete a sua personalidade, causando boa impressão aos visitantes;

Evitar cabelos grandes, soltos ou penteados sofisticados, manter um bom corte, ter cabelos limpos e escovados (penteados);

Procure se discreta, usar maquilagem suave que valorize seus pontos chaves (boca e olhos);

Unhas curtas ou médias, mas sempre manicuradas;

Evitar saltos altíssimos, nunca usar sapatos dourados, prateados e feitos complicados, como por exemplo: amarrados no tornozelo ou modelos de festas. Sempre use um calçado que seja proporcional o tamanho do seu pé;

Evitar brincos grandes, pingentes, pulseiras barulhentas e muitas peças juntas (colar, pulseiras, anéis, relógios);

No vestuário masculino é importante que os funcionários apresentem-se sempre com banho diário, uso de desodorantes, cabelos cortados e penteados, barba feita, unhas limpas e aparadas;

Se for fumante, fume em lugar privado, porém mantenha cautela ao informar seus clientes;

Bebida alcoólica causa depressão, prejudica a memória e enfraquece a resistência orgânica. Ao profissional não é permitido tomar bebida alcoólica quando estiver trabalhando.

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COMPORTAMENTO PROFISSIONAL

Numa sociedade competitiva, ser educado é cada vez mais valorizado. O profissional educado sempre se destaca no mundo dos negócios. Lucra mais quem consegue atender melhor seu cliente.

SECRETÁRIAS

Elas deverão ter regras básicas estabelecidas pelo seu chefe: um tratamento definido, não devem ser “amigas” do chefe, seu relacionamento deverá ser simples, direto, unicamente relacionado aos assuntos de trabalho;

Não confie na sua memória. As secretárias, além da sua própria agenda, deverão ter o cuidado de supervisionar a agenda do chefe, lembrando-o de seus compromissos.

NORMAS DE CONDUTA PROFISSIONAL

Corteses, porém sem intimidade;

Seja pontual, sempre mostre as suas tarefas em tempo hábil, evitando acúmulo de serviços para o dia seguinte;

Atender bem os clientes;

Ter espírito de colaboração para com seus colegas;

Das informações sem “correr” ou incorretas (procure ter certeza do que está informando);

Conversar usando um tom agradável e sem intimidades;

Sempre fazer soar o “senhor ou senhora”;

Evitar falar sobre mortes, doenças, desastres, etc...

Atender todos do mesmo modo, sem mostrar preferências;

Não usar atitudes irônicas;

Manter uma fisionomia, simpática, espontânea, um sorriso pode ser a chave que abre a porta e pode desanuviar um ambiente carregado. Bom astral é fundamental.

ÉTICA DO TRABALHO Método - É a maneira ordenada de proceder. Ele ensina aproveitar o tempo de modo a não desperdiçá-lo, empregando-o em prol do interesse e progresso da empresa. Organização – É o resultado do método. Dez pessoas bem organizadas podem produzir mais dinamismo do que cem pessoas que não tem idéias claras dos seus deveres, objetivos e meios de atingir tais coisas. Sigilos – É o mandamento básico do profissional eficiente. Não comentar os assuntos da empresa fora do âmbito de trabalho ou com pessoas que não dizem respeito ao mesmo. Ver, ouvir e calar.

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“A acolhida dispensada a um visitante ou cliente pode levá-lo a esperar pacientemente, regressar outro dia, ou se retirar para nunca mais voltar”.

QUALIDADE TOTAL Por que qualidade? Por onde quer que você ande, já se deparou muitas vezes com a palavra qualidade. Ela está estampada em cartazes, anúncios, em eventos ou instituições. O fato é que essa palavra freqüenta todos os lugares. Porém, é preciso entender seu exato sentido. Por que todos saem em busca da qualidade? E que caminho percorrer para atingi-la? Todos sabem que má qualidade é sinônimo de mal feito, AL elaborado e mal atendido. O mercado de trabalho está mudando e o que as empresas procuram é: qualidade, produtividade, competitividade. Para se enquadrar neste perfil é preciso estar sempre aprendendo e se atualizando. O profissional com formação sólida, bem qualificada e que aprecia seu trabalho, desenvolve suas atividades, evita desperdícios, sabe argumentar, tomar decisões e relacionar-se bem com a equipe de trabalho. Quando falamos de um serviço de qualidade, estamos falando da realização total do cliente, como atendê-lo, como atingir as suas expectativas, etc... Requisito ou condição necessária para trabalhar com qualidade e comprometimento é mais do que um compromisso, é empenho e dedicação. Quem mostra comprometimento, mostra verdadeiramente seu desempenho, que é a competência para execução de um bom trabalho. A qualidade exige do trabalhador, além de uma formação mais abrangente, ampla e consistente, uma compreensão maior das relações interpessoais. Não somos seres isolados, o trabalho em equipe traz crescimento e bom relacionamento, em conseqüência, há um amadurecimento profissional.

PROCEDIMENTOS NO ATENDIMENTO AO CLIENTE O ZANGADO: - Não se irrite, não é com você; - Procure descobrir e entender os motivos da irritação; - Se for o caso, aceite os erros da empresa ou os seus; - Não discuta com o cliente; - Mostre ao cliente que você é capaz de resolver o problema; - Não sorrir quando o cliente estiver nervoso. O PERSISTENTE: - Apresente-se seguro, confiante, profissional e positivo; - Evite polêmica sobre a estrutura e a responsabilidade da empresa; - Não considere a argumentação do cliente como algo pessoal; - Reconheça se há necessidade de levar o problema ao superior.

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O PADRÃO: - Seja cordial; - Demonstre competência e disponibilidade; - Demonstre que ele será atendido com responsabilidade e eficiência.

QUALIDADE NO ATENDIMENTO AO CLIENTE Não é por falta de mérito que há um ditado popular afirmado que o “cliente sempre tem razão”, afinal, é ele quem paga os nossos salários, as nossas despesas, quem nos leva a ganhar mais quando agradamos, que faz com que sejamos reconhecidos, enfim, ele é o motivo de estarmos trabalhando. Ao aceitar trabalhar em uma empresa, somos obrigados a aceitá-la, bem como desempenhar as nossas tarefas com eficiência, competência e seriedade. Isso inclui sermos educados, pacientes e compreensivos com as pessoas que vêm até nós. Não deixe que os seus problemas pessoais interfiram no desempenho do seu atendimento. Você deve ter em mente que ninguém tem nada a ver com seus problemas, e que os clientes estão ali para receber de você um atendimento de qualidade. RECEPÇÃO A recepção e o cartão de visita de todas as empresas seja ela um simples negócio ou uma poderosa empresa. Se você estiver observando tudo, perceberá que todos te olham, te criticam, te elogiam. Daí surgirá oportunidade, ou não para sua carreira, por isso, procure ter atenção em tudo a sua volta. ATENÇÃO PARA ESSAS DICAS - Procure conversar discretamente com seu interlocutor; - Filtre tudo, de onde vem a que veio e o que pretende; -É essencial o tratamento de cortesia, Sr. ou Sra. Fulano de Tal, isso

impõe um certo respeito para com seu interlocutor; - Sempre ser gentil ao dar uma informação, se chega até você é porque precisam de sua ajuda; - Caso não saiba a informação desejada pelo cliente, não passe informação incorreta (ou duvidosa), se informe, procure orientação e transmita ao seu interlocutor a informação correta; Procure manter sempre a mesa da recepção arrumada, evite papéis espalhados sobre ela; - Use sempre palavras como: desculpe senhor, por favor, obrigado (a), com licença, etc. Essas palavras despertam grande receptividade; - Sempre que cumprimentar alguém, sorria, mas seja discreto ao fazê-lo; - Evite gírias e não masque chicletes,principalmente quando precisar conversar;

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- Seja alegre e participativo, mas mantenha a discrição. OBS: Ninguém é impecável o tempo todo, quando ocorrer falhas, basta um sorriso e um “sinto muito”.

EXEMPLOS DE QUALIDADE NO ATENDIMENTO NÃO ASSIM ...MAS ASSIM!

O que você quer? Há algo que eu possa fazer pelo senhor?

Isso não é comigo. Não sou eu quem trata disso, mas creio que posso ajudá-lo.

Não Sinto muito, resolveremos dessa forma.

Nunca É pouco provável.

Não é meu setor Por favor, dirija-se ao setor responsável.

É possível, mas é mais caro.

Os preços variam de...

Acho que você não pode pagar

Quanto o Sr. está disposto a gastar?

Vai demorar Casos assim costumam demorar, mas faremos o possível.

Não tenho troco. Poderia me facilitar o troco?

Procure em outro lugar

Talvez possa encontrar no...

ATENDIMENTO AO TELEFONE

O telefone é um dos meios de comunicação mais eficiente que existe, porém, é preciso que o utilize com um atendimento de qualidade. Observe essas dicas:

Atenda do primeiro ao terceiro toque ( o ideal é atender ao segundo toque);

Atenção para a respiração, fale pausadamente e com tranqüilidade;

Não diga alô, diga o nome de sua empresa, seu nome e a saudação adequada (bom dia, boa tarde ou boa noite).

Não confie na memória, tenha sempre lápis e papel à mão;

Procure ter por perto dados necessários para o atendimento;

Não use termos de intimidade como: meu bem, querido, meu amor, fofinho, etc...

Quando ligar para um número e não atender, desista após o terceiro toque e ligue depois de alguns minutos;

Evite passar ligação para o seu chefe quando ele estiver em reunião. Em caso de emergência, escreva-lhe um bilhete;

Insista com seu interlocutor para se identificar e lhe informar o assunto antes de transferir a ligação, de maneira educada e suscinta;

Evite deixar seu interlocutor esperando. Caso precise procurar uma informação, avise-o e ligue mais tarde;

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Conheça a empresa que trabalha. Forneça todas as informações possíveis e encaminhe a ligação para a pessoa certa, caso não possa ajudar seu cliente;

Não interrompa bruscamente a conversa, seja discreto e ouça com atenção, afinal você está transmitindo a imagem de sua empresa;

Evite passar a informação sem autorização, seja discreto, fale apenas o necessário;

OBS: Em seu escritório, você deve levantar-se estender a mão quando apresentado a alguém, ao fazer as apresentações, pronuncie claramente os nomes e acrescente se possível à qualificação.

CORRESPONDÊNCIA MODERNA São três tipos de correspondência: Correspondência particular: Se entre indivíduos (amigos, familiares, pessoas do convívio social, inclusive as pessoas jurídicas). Esta correspondência é eclética, apresenta desde o caráter intimo até certo grau de formalidade. Correspondência Empresarial: Se trocado entre as empresas, bem como as pessoas físicas. Correspondência Oficial: Se entre órgão do serviço público civil ou militar, ou até mesmo de órgão público para pessoas físicas e jurídicas, e vice-versa.

ELEMENTOS DE UMA CORRESPONDÊNCIA

Cabeçalho ou timbre: Referência da empresa, logotipo, símbolo, ou emblema. Em geral, já vem impresso no papel da carta (chamado papel timbrado);

Número da correspondência: Facilita ao destinatário responder a carta, além de ser uma maneira de controlar as correspondências emitidas. Indica a sigla de que se expediu o documento e vem seguindo de ano. Ex: GEAD-089/09;

Local e data: O nome da cidade ainda pode ser citado, o dia pode ser indicado sem o zero na frente, o nome, o nome do mês com inicial minúscula e no ano se coloca o ponto separando o milhar;

Endereçamento ou destinatário: Indica os dados do destinatário,não se coloca o endereço completo, limita-se a cidade e estado;

Referência: Breve resumo do conteúdo;

Invocação ou vocativo: Expressão inicial de cortesia destinado ao destinatário. É colocada antes de se iniciar o texto e deve adequar-se a relação que existe entre o cargo ocupado pelo destinatário;

Texto: Parte central de correspondência. É a mensagem propriamente dita com desenvolvimento rápido e objetivo;

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Saudação final: Expressão de despedida. Emprega-se respeitosamente para superiores hierárquicos e atenciosamente para a mesma hierarquia ou subordinados.

Assinatura: Deve constar nome do remetente e depois seu cargo (somente as iniciais devem ser maiúsculas).

OFICIO É um instrumento de correspondência entre empresas. A característica que diferencia o oficio de uma carta é que, para utilização do oficio, sempre deve haver um órgão público em uma das pontas do processo de comunicação (remetente ou destinatário). SUA ESTRUTURA É A SEGUINTE: 1º Timbre da empresa (no alto da página). 2º Local e data de emissão do oficio. 3º Número seqüencial do oficio. 4º Referência. 5º Vocativo (prezado senhores, senhor diretor, etc). 6º Contexto. 7º Saudação de encerramento. 8º Assinatura do remetente. 9º Dados do destinatário (os dados do destinatário sempre se localizam na primeira página do oficio, independentemente do número de páginas que se contenha).

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MODELO DE OFÍCIO

OF – 987/06 Laranjeiras/Serra-ES, 04 de julho de 2009. Ref.: Pedido de Recapeamento Asfáltico Excelentíssimo Senhor Prefeito, Informamos a V.Exa. que Avenida São João, neste município, apresenta sérios problemas no que diz respeito à deterioriação, cobertura asfáltica, prejudicando o acesso de clientes e fornecedores as lojas, prejudicando o comércio local. Assim, solicitamos a V. Exa. Providencia no sentido de colocar no orçamento do município a recuperação da referida via, com ganhos diretos para toda a população do nosso município.

Respeitosamente

Néia Gomes Piske Diretora administrativa

Ao EXMO.SR. SEBASTIÃO QUINTAL Prefeito Municipal da Serra Laranjeiras/Serra - ES

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PROCURAÇÃO Toda pessoa tem o direito, estando impossibilitada, de conceder legalmente a outro, de sua confiança, poderes para agir em seu nome. Isso pode ser feito através de um documento chamado PROCURAÇÃO. Quem passa a procuração é chamado de outorgante e quem recebe os poderes é chamado de outorgante e quem recebe os poderes é chamado de outorgado. A procuração pode ser pública ou particular, a própria pessoa é quem a faz. A procuração pode transmitir poderes gerais, quando não faz restrições à atuação do outorgado, ou pode especificar exatamente como este pode agir em nome do outorgante e em quais situações. NA PROCURAÇÃO DEVE CONSTAR: 1º - Título: Procuração, escrita com todas as letras maiúsculas no alto e no centro da folha; 2º - Texto: Devem constar no texto os dados de quem faz a procuração (outorgante) e dados da pessoa a quem se faz a procuração (outorgado); bem como a definição dos poderes; 3º - Localidade e data; 4º - Assinatura do outorgante; 4º - Assinatura das testemunhas: Seguidas do nome e RG de cada uma delas (as assinaturas das testemunhas sem os nº. de documentos não tem validade).

MODELO DE PROCURAÇÃO

Por este instrumento particular de procuração, eu Márcia Fonseca, brasileira, solteira, maior, professora, residente e domiciliada na Rua Cruzeiro, nº 33, Laranjeiras/Serra-ES, portadora da Carteira de Identidade nº 125.456 MG e CPF 451.452.654-43, nomeio e constituo o Dr. Sandro Albuquerque, brasileiro, casado, advogado, OAB nº 1254, residente e domiciliado na Rua Viena, nº 688, Laranjeiras/Serra-ES, meu bastante procurador, ao qual confio amplos e limitados poderes para praticar atos e assinar os documentos necessários.

Natal, 04 de julho de 2009.

_____________________________ Márcia Fonseca

Testemunha 01 Testemunha 02 ____________________ ____________________ Mariana Gomes Joana Fonseca RG 1877/ES RG 1971/ES

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CIRCULAR INTERNO É também conhecido como Memorando. Constitui a forma mais ou menos informal de comunicação que existe dentro das empresas, especialmente entre departamento. Não se usa no circular interno a saudação de abertura, o cargo abaixo do nome, a assinatura e a saudação final.

MODELO DE CIRCULAR INTERNO

CL nº 101/06 João Pessoa – PB, 18 de setembro de 2009. De: Sônia Cristina Campos Chefe de Departamento Pessoal Para: Gil Piske Diretor Geral Conforme solicitação de V.Sa. informo-lhe o valor da folha de pagamento do mês de junho/2009, R$ 11.132,00 (onze mil, cento e trinta e dois reais).

Atenciosamente

Sônia Cristina Campos.

CIRCULARES

As cartas circulares são aquelas que se enviam de um mesmo conteúdo a muitas pessoas, fazendo uma comunicação de última hora ou um aviso de algo que precisa ficar publicamente conhecido, tendo que ser assinada pelas pessoas que a leram.

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DECLARAÇÃO

É a confirmação da existência ou não de uma situação ou fato. Expressa resolução, opinião e conceito ou até testemunhos de fatos. É preciso que a pessoa que assina seja maior de idade, já que a declaração tem valor legal. Se a pessoa fizer declarações falsas estará sujeita as punições previstas por lei. As declarações precisam ser feitas em papel ofício (com ou sem timbre) e com o carimbo de CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).

MODELO DE DECLARAÇÃO

Declaro para devidos fins que Vera Cardoso, portadora do RG 123456 – PB é aluna do Planteq e frequenta regularmente o curso nos dias de segunda e quarta no horário de 08h às 9h30min. E por ser verdade, firmo e assino o presente. Campina Grande, 18 de setembro de 2009. _______________________________ Gil Piske Diretor Geral

RELATÓRIO Relatório é a exposição minuciosa de uma atividade por escrito. São utilizados para analisar um determinado fato ou situação, constituindo muitas vezes instrumentos de controle e direção. Isso significa que boa parte das decisões importantes são baseadas em relatórios. Daí o grande valor de um relatório bem elaborado. O importante, porém, é destacar as possíveis situações ou problemas e sugerir mudanças para as melhorias, se for detectado.

TIPOS DE RELATÓRIOS Há vários tipos de relatórios, que podem ser classificados de acordo com diferentes aspectos:

1. Quanto à finalidade: há relatórios de pesquisas, jurídicos, econômicos, científicos, de cadastro, de informação, etc.

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2. Quanto à periodicidade, os relatórios podem ser: anuais, mensais, diários, eventuais, de rotinas, de conclusão de trabalho, estudo e pesquisas.

Há também o relatório progressivo, solicitado, sobretudo, por órgãos

patrocinadores de pesquisas. No relatório progressivo, consta o que já foi realizado num período e o plano para o próximo período. Quando o relatório é feito para ser apresentado fora do departamento ou mesmo fora da empresa, é necessário maior cautela. As informações podem ser utilizadas de maneira a prejudicar o redator e a empresa. Quanto às formas, há também vários tipos: 1. Relatório resumo: Citação dos elementos básicos. Usado principalmente

para trabalhos diários. 2. Relatório roteiro: Preenchimento de formulário previamente elaborado. É

o relatório mais utilizado atualmente, devido à praticidade e objetividade. 3. Relatório narrativo: Narração detalhada dos fatos em ordem cronológica.

É mais usado nas áreas jurídicas, científicas e técnicas. 4. Relatório em tópicos: Facilita leitura e análise do conteúdo. Os assuntos

são dispostos em ordem lógica, divididos em itens que resumem os assuntos tratados em cada parte.

ABORDAGEM DIRETA (O CLIENTE ATENDE)

Bom dia, eu sou o/a ________________do Planteq, com quem falo, por favor? Eu sou responsável pelo departamento de formação profissional e encaminhamento para empresas. Por favor, preciso falar sobre uma ótima oportunidade que surgiu para você aqui em nossa empresa.

ABORDAGEM INDIRETA (O CLIENTE NÃO ESTÁ)

Bom dia, eu sou o/a __________________ do planteq. Eu sou responsável pelo departamento de formação profissional e encaminhamento para empregos. Por favor, preciso falar com o Sr. / Sra. _____________________ sobre uma ótima oportunidade que surgiu para ela.

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MÓDULO – DEPARTAMENTO PESSOAL

DIREITOS E DEVERES

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA ADMISSÃO

CONTRATO DE TRABALHO

CONTRATO DE EXPERIÊNCIA INDETERMINADO

CONTRATO DE TRABALHO POR PRAZO DETERMINADO

REMUNERAÇÃO

DSR-DESCANSO SEMANAL REMUNERADO

HORA EXTRA

ADICIONAL NOTURNO

ADICIONAL DE INSALUBRIDADE

ADICIONAL DE PERICULOSIDADE

ADIANTAMENTO DE SALÁRIO

BENEFICIOS

TRABALHADOR COM PREVIDÊCIA

BENEFICIOS DA PREVIDÊNCIA SOCIAL

IRRF-IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE

DARF-DOCUMENTO DE ARRECADAÇÃO DA RECEITA FEDERAL

FGTS

PIS/PASEP

EXERCICIOS

13º SALÁRIO-GRATIFICAÇÃO DE NATAL

SEGURO DESEMPREGO

TIPOS DE RESCISÃO E DIREITOS DO EMPREGADO

CALCULOS DE RESCISÃO CONTRATUAL

SEM JUSTA CAUSA COM MAIS DE UM ANO

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DIREITOS E DEVERES Os direitos e deveres do trabalhador brasileiro, previstos na constituição, são disciplinados através de leis cuja maioria está reunida na CLT – Consolidação das Leis do Trabalho. Vejamos alguns direitos que os trabalhadores conquistaram ao longo do tempo:

Seguro desemprego em caso de desemprego involuntário

Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS;

Salário Mínimo;

13º Salário;

Remuneração do trabalho noturno superior ao diurno;

Salário família;

Duração do trabalho normal não superior a 8 horas diárias e 44 semanais;

Repouso semanal remunerado, preferencialmente aos domingos;

Remuneração das horas extras em valor superior a no mínimo 50% das horas normais;

Férias;

Licença gestante;

Aviso prévio proporcional;

Aposentadoria;

Associação em sindicato;

Proteção do mercado de trabalho da mulher, mediante incentivos específicos nos termos da lei;

Seguro contra acidentes de trabalho; FALTAS JUSTIFICADAS A legislação do trabalho vem instituindo ao longo desses anos, inúmeras situações que são consideradas como faltas legais ao trabalho, implicando para o empregador a obrigatoriedade do pagamento da respectiva remuneração, o que caracteriza as ausências como interrupção do contrato de trabalho, das quais destacamos: Faltas Legais

Até três dias consecutivos, em virtude de casamento. Os professores fazem jus há nove dias;

Por cinco dias em caso de nascimento de filho, no decorrer da primeira semana;

Por um dia em caso de doação voluntária de sangue, devidamente comprovada a cada 12 meses; Até dois dias consecutivos ou não para fins de alistar eleitor para

prestar serviços eleitorais, nos termos da lei respectiva; Até dois dias consecutivos em caso de falecimento de cônjuge,

ascendentes, Descendentes, irmão ou pessoa que declaram em sua CTPS, viva

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sob sua dependência econômica; Nos dias que estiver comprovadamente realizando provas de exame

vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior; Atestado médico para dispensa dos serviços do INSS – Instituto

Nacional de Seguro Social; No período em que estiver cumprindo serviço militar; Quando for arrolado ou convocado para depor na Justiça; Faltas ao trabalho justificado a critério do empregador; Período de licença-maternidade ou aborto não criminoso; Paralisação do serviço nos dias que, por conveniência do

Empregador, não tenha havido trabalho; Afastamento por motivo de doença ou acidente de trabalho (primeiros

15 dias); Período de afastamento do serviço em razão de inquérito judicial para

Apuração de falta grave, julgado improcedente; Durante a suspensão preventiva para responder a inquérito

administrativo ou de prisão preventiva, quando for impronunciado ou absolvido;

Comparecimento como jurado no Tribunal do Júri; Nos dias em que foi convocado para serviço eleitoral; Nos dias em que foi dispensado devido à nomeação para compor as

mesas receptoras ou juntas eleitorais nas eleições ou requisitado para auxiliar seus trabalhos (Lei nº 9.504/97);

Os dias de greve, desde que haja decisão da Justiça do Trabalho, dispondo que, durante a paralisação das atividades, ficam mantidos os direitos trabalhistas (Lei nº 7.783/89);

As horas em que o empregado faltar ao serviço para comparecimento necessário como parte na Justiça do Trabalho (Enunciado TST nº 155);

Período de freqüência em curso de aprendizagem; Licença remunerada; Atrasos decorrentes de acidentes de transportes, comprovados

Mediante atestado da empresa concessionária; A partir de 12.05.2006, por força da Lei 11.304/2006, pelo tempo que

se fizer necessário, quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro; e

Outras faltas dispostas em acordos ou convenções coletivas. Faltas Injustificadas Em regra geral todas as faltas são injustificadas a não ser aquelas que a lei expressamente preveja como sendo justificadas. As faltas injustificadas determinam sempre perda de retribuição correspondente ao período de ausência, o qual será descontado na antiguidade do trabalhador. O trabalhador que faltar injustificadamente durante três dias consecutivos ou seis interpolados num período de um ano ou com alegação de motivo de justificação comprovadamente falso incorre em infração disciplinar grave.

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Faltas Graves da CLT Inicialmente, vamos apresentar o elenco das faltas graves que dão ensejo à aplicação da penalidade cabível por justa causa, previstas pela CLT – Consolidação das Leis do Trabalho, no seu artigo 482: a) Ato de improbidade; b) Incontinência de conduta ou mau procedimento; c) Negociação habitual por conta própria ou alheia sem permissão; d) Condenação criminal do empregado, passada em julgado; e) Desídia no desempenho das respectivas funções; f) Embriaguez habitual ou em serviço; g) Violação do segredo da empresa; h) Ato de indisciplina ou de insubordinação; i) Abandono de emprego; j) Ato lesivo da honra e boa fama ou de ofensas físicas; k) Prática constante de jogos de azar; Parágrafo único. Constitui igualmente justa causa para dispensa do empregado, a pratica, devidamente comprovada em inquérito administrativo, de atos atentatórios à segurança nacional. Faltas ao Serviço Quando o empregado falta ao serviço sem qualquer motivo justificado, o empregador pode descontar as faltas verificadas no mês. Além do desconto correspondente ao valor das faltas injustificadas, o empregado pede também, o direito à remuneração do dia do descanso semanal. Se faltar 4 dias em um mês, sendo uma falta em cada semana, ao final do mês terá um desconto de 8 (oito) dias, pois a semana incompleta autoriza o desconto correspondente ao DSR – Descanso Semanal Remunerado. Atrasos ao Serviço Embora o § 1º, do Artigo 58 da CLT – Consolidação da Leis do Trabalho, com redação dada pela Lei nº 10.243/2001, fala em limite máximo de dez minutos diários, o empregador pode estabelecer em seu Regulamento Interno dos Empregados – RIE, uma tolerância de no Maximo 3 (três) atrasos por mês de no Maximo 10 (dez) minutos, de maneira que no total, não excedam de meia hora (30 minutos) por mês. No modelo de Regulamento Interno dos Empregados, que apresentamos nesta obra, a regra está contida no artigo 17: Art. 17 – Os atrasos serão caracterizados como ausência ao trabalho. § 1º - Serão tolerados sem qualquer prejuízo nos salários até 03 (três) atrasos por mês de no máximo 10 (dez) minutos, de maneira que no total, não excedam de meia hora (30 minutos). § 2º - O empregado que superar em atrasos o limite previsto neste artigo perderá a remuneração de um dia.

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O empregado que cumpre integralmente a jornada de trabalho sem faltas ou atraso faz jus ao pagamento integral de sua remuneração. Da mesma forma, o empregador não está obrigado a pagar integralmente a remuneração do empregado quando ocorrer faltas ou atrasos sem justificativa legal.

GUARDA DE DOCUMENTOS- PRAZOS

DOCUMENTO PERIODO BASE LEGAL

Acordo de compensação, acordo de prorrogação e autorização para desconto não previsto em lei.

Cinco anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Atestado Médico Cinco anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Aviso Prévio 2 anos CF, art. 7º, XXIX

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

3 anos a contar da data da postagem

Port. MTb nº 2115/99, art. 1º, P 2º

Comprovante de Cadastramento

10 anos Dec. Lei. N. 2052/83 arts. 3º e 10º

Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes Individuais

10 anos Art. 81, P 6º, da INSRP 3/2005

Declaração de Instalação (NR – 2 – Port. 3214/78)

Indeterminado Não há

Documento sobre IRRF 7 anos Art. 174 do CTN

Exames Médicos 20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado

Portaria nº. 3214/78 NR - 5

FGTS – GFIP - GRFP 30 anos Decreto nº. 99684/90

Folha de votação de eleição da CIPA

5 anos Portaria nº. 3214/78 NR - 5

GRCS – Guia de recolhimento de Contribuição Sindical

5 anos CTN – lei 5172/66, art. 174

GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagto, recibos, GPS, ficha de salário-família, atestado médico e salário maternidade).

10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraudo ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo.

Decreto nº. 3048/99 art. 348

Livro de Atas da CIPA Indeterminado Não há

Livro de inspeção do trabalho Indeterminado Não há

Mapa Anual de Acidente de Trabalho

5 anos Portaria nº. 3214/78 NR - 4

Pedido de Demissão 2 anos CF, art. 7º, XXIX

PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

20 anos Art. 178, P11, IN INSS 118/2005

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Rais 10 anos Dec. Lei nº. 2052/83, arts. 2º e 10º

Recibo de Abono e Gozo de Férias, e recibo de adiantamento e pagamento de salário.

5 anos durante o emprego e até 2 anos após a rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro Desemprego)

5 anos Resolução CODEFAT 392/2004

Registro de empregados e registro de segurança de caldeiraria

Indeterminado Não há

Salário – Educação Documentos de Convênio

10 anos Dec.Lei nº. 1422/75, art. 1, P2

Solicitação de abono de Férias e recibo de vale-transporte

5 anos durante o emprego e até 2 anos após a rescisão

CF, art. 7º, XXIX

Termo de rescisão de contrato de trabalho

2 anos CF, art. 7º, XXIX

Nota: A partir de 01/07/2003, as empresas equiparadas devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária. EXERCÍCIO

1. Quem assinou em 1º de maio de 1943 o Decreto – Lei nº. 5452 que trata da Consolidação das Leis do Trabalho?

__________________________________________________________________________________________________________________________ 2. Cite três competências suas que sejam imprescindíveis ao

profissional de Departamento Pessoal: __________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Relacione a coluna de faltas legais com seus respectivos períodos: A. Casamento ( ) Quantos dias forem necessários B. Doação de sangue ( ) Até 2 dias consecutivos C. Alistamento eleitoral ( ) 3 dias consecutivos D. Morte de parente próximo ( ) Até 2 dias consecutivos E. Doença comprovada por ( ) 1 dia em cada 12 meses

atestado médico

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4. Defina com suas palavras: Empregador __________________________________________________________________________________________________________________________ Empregado _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Trabalhador Autônomo __________________________________________________________________________________________________________________________ Empresa Pública __________________________________________________________________________________________________________________________ Menor Aprendiz __________________________________________________________________________________________________________________________ 5. Relacione cinco direitos garantidos ao trabalhador pela CLT: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA ADMISSÃO

CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;

Certificado de reservista ou alistamento militar (para o sexo masculino);

Título de eleitor (facultativo para maiores de 16 anos e menores de 18 anos, obrigatório para maiores de 18 anos);

Fotos;

Comprovante de endereço;

Carteira de identidade;

CPF – Cadastro de Pessoas Físicas;

Cartão de nascimento dos filhos menores de 14 anos;

Caderneta de vacinação obrigatória para filhos menores de cinco anos.

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CONTRATO DE TRABALHO O contrato de trabalho é um acordo feito entre patrões e empregados no qual fica acordado, principalmente, o seguinte: horário de trabalho, tipo de trabalho a ser executado, quantidade de horas de trabalho, salário que o empregado receberá, dentre outros. Ele poderá ser Escrito, Tácito ou Expresso. O contrato escrito deve ser assinado pelas partes na presença de testemunhas, para evitar dúvidas futuras entre o que foi combinado. É forma mais segura que existe para a comprovação dos fatos. Tácito é a simples tolerância de alguém permitindo e usufruindo o trabalho alheio que terá os mesmos efeitos jurídicos do pacto expresso, se o esforço humano desenvolvido estiver cercado das mesmas características do contrato de emprego. Expresso é a forma de contrato verbal. A empresa e o empregado, além do que constar do contrato, estão sujeitos ao cumprimento das leis trabalhistas, previdenciárias e outras. Quando um empregado for admitido para trabalhar em uma empresa, a sua primeira preocupação deve ser a assinatura do contrato de trabalho. A importância da assinatura do contrato é assegurar os direitos e os deveres do Empregado e do Empregador. CONTRATO DE EXPERIÊNCIA INDETERMINADO Contrato de experiência é um acordo feito entre patrão e empregado, pelo prazo máximo de 45 dias, totalizando 90 dias. Este tipo de contrato permite que patrão e empregado analisem um ao outro e decidam sobre a continuidade do mesmo na empresa. Assim, a empresa pode analisar as aptidões e comportamento do empregado durante o tempo que perdurar o contrato e, se o mesmo for conveniente estará admitindo após o término do contrato, se enquadrando assim no contrato indeterminado. O contrato indeterminado é aquele em que não existe um prazo fixo para seu término. É o tipo de contrato mais utilizado nas relações trabalhistas. Caso contrário, se o empregado não atender aos interesses da empresa, vencido o contrato de experiência, ele estará automaticamente demitido. Esses mesmos direitos são assegurados ao empregado, que poderá decidir pela não continuidade na empresa. CONTRATO DE TRABALHO POR PRAZO DETERMINADO É utilizado sempre para trabalhos que tenham começo e fim, sendo comum na contratação em obra certa (carpinteiros, pedreiros, eletricistas etc...) nas reformas e construções de casas, edifícios, bem como safra em âmbito rural e organizações de eventos etc. O contrato perdurará o tempo necessário para a execução do serviço, não podendo ultrapassar dois anos.

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Caso seja prorrogado por mais de uma vez, considera-se por prazo indeterminado. OBS: Qualquer que seja o tipo de contrato de trabalho assinado entre patrão e empregado, a empresa é obrigada a fazer as anotações correspondentes na Carteira de Trabalho e Previdência Social do empregado. De acordo com a CLT, o contrato de trabalho pode sofrer alterações e até mesmo ser rescindido. As alterações só poderão ser feitos com a concordância de patrões e empregados, sendo as mais comuns àquelas relacionadas ao horário, mudança do local de trabalho etc.

CONTRATO DE EXPERIÊNCIA

Por este instrumento particular firmado entre as partes, de um lado a

Sr. (a) ___________________________, brasileiro (a), residente à

______________________________ nº. ________, portador (a) da CTPS nº

___________________, série nº. _____________, de ora em diante

designada EMPREGADO e de outro a firma ___________________________

Com sede a ________________________, nº. _____, de ora em diante

designada EMPREGADA, fica justo e combinado o seguinte:

1º A empregadora admite o empregado para exercer as funções de

_________________ recebendo um salário de _________,

(________________________________), pagos por mês.

2º O prazo do presente contrato é de 45 dias, podendo ser prorrogado, por

mais 45 dias obedecido ao disposto no parágrafo único, do Artigo 445 da CLT,

findo qual, passará a vigorar por prazo indeterminado.

3º O empregado receberá pontualmente os seus salários, o mais tarde até o 5º

dia útil subseqüente ao período vencido, nos termos do parágrafo único do art.

459 da CLT.

4º A jornada de trabalho do empregado será de__________ a _________ no

período de _____ às ______ sendo horário de almoço de _____ as _____, e

sábado de _____ às ______ tendo o domingo como descanso semanal

remunerado.

5º Opera-se a rescisão do presente contrato pela decorrência do prazo supra

ou por vontade de uma das partes, rescindindo-se por vontade do empregado

ou da empregadora, com justa causa, nenhuma indenização é devida,

rescindindo-se, antes do prazo, pela empregadora, fica esta obrigada a pagar

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50% dos salários devidos até o final – (metade do tempo combinado restante),

nos termos do artigo 479 da CLT, com a alteração introduzida pelo Decreto Lei

nº. 229, de 28 de fevereiro de 1967, sem prejuízo do disposto no regulamento

do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, salvo a multa rescisória de 40%

saldo do FGTS.

6º Rescindindo-se antes do prazo pelo empregado, fica este obrigado a

indenizar o empregador dos prejuízos que desse fato lhe resultar, nos termos

do artigo 480 da CLT.

E, por assim estarem de acordo, firmam o presente, em duas vias, uma das

quais é entregue ao empregado.

Campina Grande/PB, _____ de ____________ de ____________

_________________________ ________________________

Empresa Empregado

NOTA: o contrato poderá ser firmado pelo prazo máximo de 90 dias. A firma

não fica desobrigada de fazer o registro do empregado, que é obrigatório em

qualquer hipótese.

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CONTRATO DE TRABALHO POR TEMPO DETERMINADO

Pelo presente instrumento particular de contrato de trabalho por tempo determinado entre _____________________ CNPJ _____________________ Estabelecida na __________________ nº. _________ - ___________ - __________________, adiante designado a EMPRESA , e Senhor(a) ______________________________, portador (a) CPF __________________ e identidade ____________________, residente na _____________________ nº. _________ - ____________________________, adiante designado EMPREGADO, fica justo e contratado o seguinte: 1 – O EMPREGADO trabalhará para empresa nas funções de ______________, obrigando-se assim a fazer o serviço a ela designado, dentro da natureza do seu cargo. Considerando-se falta grave a recusa por parte do empregado em executar qualquer um dos serviços referidos, que estejam relativos à função para qual fica contratado. 2 – O empregado receberá pontualmente os seus salários, o mais tarde até o 5º dia útil subseqüente ao período vencido, nos termos do parágrafo único do art. 459 da CLT na base de R$ ________ (____________________________). 3 – A empresa descontará dos salários do empregado não só o que já é de lei bem como o que consta no contrato, como ainda a importância correspondente aos danos causados pelo empregado, por dolo ou mesmo imprudência, imperícia ou negligência nos termos do parágrafo único do art. 462 da CLT. 4 – A jornada de trabalho do empregado será de ______ a ______ no período de ______ às ______ e sábado de _______ ao _______ sendo o horário de almoço de ______ as ______. 5 – A vigência deste contrato será pelo prazo de 60 (sessenta dias) começando em _____ de _____________ de __________ e término em _____ de ________________ de __________, findo esse prazo o contrato de trabalho estará automaticamente rescindido. E obrigando a empresa pagar ao empregado toda a parcela rescisória da rescisão de contrato, salvo aviso prévio e 40% da multa rescisória. 6 – Se durante a vigência do presente contrato o empregado der justo motivo para a dispensa poderá ser despedido sem pagamento de indenização de aviso prévio. 7 – Se a empresa rescindir o contrato antes do prazo, sem motivo justo, pagará ao empregado nos termos do artigo 479 da CLT e por metade, a remuneração a que teria direito o empregado, nas mesmas condições fica obrigado a indenizar a empresa os prejuízos que com esse alto lhe causar, nos termos do art. 480 CLT. E por assim justo e contratado, assinam o presente em duas vias, diante das testemunhas,

_______ de ____________________- de ____________ Testemunhas 1___________________________ __________________________ 2 __________________________ __________________________

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EXERCÍCIOS

1. Complete as frases: a) O contrato de aprendizagem não poderá ser estipulado por mais

de _____________ anos. b) A jornada de trabalho do aprendiz é de no máximo

_____________ horas diárias, ficando vedado prorrogação e a compensação da jornada.

c) O estágio pode perdurar pelo prazo mínimo de ____________ semestre letivo e pelo prazo máximo de _______________ semestres letivos.

d) Trabalho contínuo de mais de 4 horas e menos de 6 horas possui um intervalo de ____________ minutos.

e) Trabalho contínuo de mais de 6 horas possui um intervalo mínimo de ____________ hora e máximo de ____________ horas.

2. Quanto ao Contrato de Trabalho a Título de Experiência,

complete: Início de contrato Término Início de prorrogação Término 02/07/2009 ___/___/___ ____/____/____ ___/___/___ 3. O que é contrato de trabalho por tempo determinado? _______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

4. Assinale os elementos abaixo que NÃO caracterizam o vínculo

empregatício:

( ) Pessoalidade

( ) Horário de trabalho

( ) Habitualidade

( ) Insubordinação

( ) Salário

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REMUNERAÇÃO Conceito: É o conjunto de percepções econômicas devidas pelo empregador ao empregado não só como contraprestação do trabalho, mas, também, pelos períodos em que estiver à disposição daqueles aguardando ordens, pelos descansos remunerados, pelas interrupções do contrato de trabalho ou por força da lei, não tem natureza salarial às indenizações, a participação nos lucros, os benefícios e complementações previdenciárias e os direitos intelectuais. Art. 457. Compreende-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber. § 1º integram o salário, não só importância fixa estipulada, como também as comissões, percentagens, gratificações ajustadas, diárias para viagens e abonos pagos pelo empregador. § 2º Não se incluem nos salários as ajudas de custo, assim como as diárias para viagem que não excedam de cinqüenta por cento do salário percebido pelo empregado (art. e § § 1º e 2º, red. L. 1.999/53). § 3º Considera-se gorjeta não só a importância espontaneamente dada pelo cliente ao empregado, como também aquela que for cobrada pela empresa ao cliente, como adicional nas contas, a qualquer título, e destinada à distribuição aos empregados. Salário por tempo: É aquele pago em função do tempo no qual o trabalho foi prestado ou o empregado permaneceu à disposição do empregador, ou seja, a hora, o dia, a semana, a quinzena e o mês, excepcionalmente em tempo maior. Salário por produção: É aquele cálculo com base no número de unidades produzidas pelo empregado, cada unidade é retribuída com um valor fixado pelo empregador antecipadamente, esse valor é a tarifa, o pagamento é efetuado calculando-se o total das unidades multiplicado pela tarifa unitária. Meios de pagamento do salário: pode ser pago em dinheiro (é a forma normal), em cheque ou depósito bancário e em utilidades. Periodicidade do pagamento: Deve ser pago em períodos máximos de um mês, salvo comissões, percentagens e gratificações (CLT, art. 459), a CLT fixa como dia de pagamento, 5º dia útil do mês subseqüente ao do vencimento. Inalterabilidade: Não pode o empregador fazer alterações sem o consentimento do empregado, mesmo com a anuência do trabalhador, serão consideradas nulas, se prejudiciais. Salário Mínimo: É o menor valor da contraprestação devida e paga pelo empregador a todo trabalhador, para que atenda às suas

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necessidades básicas e as da sua família com moradia, alimentação, saúde, lazer, vestuário, higiene, transporte e Previdência Social. Salário profissional: Denomina-se assim, aquele fixado como mínimo que pode ser pago a uma determinada profissão. Piso salarial: É o valor mínimo que pode ser pago em uma categoria profissional, se expressa como um acréscimo sobre o salário mínimo, é fixado por sentença normativa ou convenção coletiva. Salário de função: É aquele garantido por sentença normativa como mínimo que pode ser pago a um empregado admitido para ocupar vaga aberta por outro empregado despedido sem justa causa. Adicionais: Adicional é um acréscimo salarial que tem como causa o trabalho em condições mais graves para quem o presta em nosso direito, são compulsórios os adicionais por horas extras mais graves para quem o presta em nosso direito, são compulsórios por horas extras (art. 59. CLT), por serviços noturnos (73), insalubres (192), perigosos (193, 1º) e, ainda, por transferência do local de serviço (469, 3º), salvo os adicionais de insalubridade e periculosidade entre si, os demais, bem como estes, são cumuláveis. Comissões: É uma retribuição com base em percentuais sobre os negócios que o vendedor efetua, ou seja, o salário por comissão. Gratificações: São somas em dinheiro de tipos variáveis, outorgadas voluntariamente pelo patrão aos seus empregados - a título de prêmio ou incentivo – para lograr maior dedicação e perseverança destes. Gorjeta: Consiste na entrega de dinheiro, pelo cliente de uma empresa, ao empregado desta que o serviu, como testemunho da satisfação pelo tratamento recebido. Prêmios: É um salário vinculado a fatores de ordem pessoal do trabalhador, como a produção, a eficiência etc, não pode ser forma única de pagamento, caracteriza-se pelo seu aspecto condicional, uma vez verificada a condição de que resulta, deve ser pago.

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DSR-DESCANSO SEMANAL REMUNERADO Art.67. Será assegurado a todo empregado um descanso semanal de 24 horas consecutivas, o qual, salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa do serviço, deverá coincidir com o domingo, todo ou em parte. Parágrafo único. Nos serviços que exijam trabalho aos domingos, com exceção quanto aos elencos teatrais, será estabelecida escala de revezamento, mensalmente organizada e constando de quadro sujeito à fiscalização. Para propiciar o convívio familiar e até mesmo Á preservação da saúde, a legislação garante ao empregado o direito de descansar durante um dia na semana, sendo a respectiva folga remunerada pela empresa. Esta folga é devida a todos os trabalhadores registrados como empregados, independentemente de pagamento de salários. Esta folga consiste em um dia semanal de 24 horas consecutivas, preferencialmente aos domingos, e nos limites das exigências técnicas das empresas, também nos feriados civis e religiosos. Em regra, o trabalho aos domingos, feriados não é permitido, contudo existem empresas que, em razão do interesse público, ou pelas condições peculiares e suas atividades, são legalmente autorizadas a funcionar nesses dias. Nossos serviços em que forem permitidos os trabalhos aos domingos, feriados civis e religiosos, a remuneração dos empregados que trabalharem nesses dias é pago em dobro, a não ser que conceda ao empregado outro dia de folga na semana. O valor pago pelo DSR é equivalente a um dia de trabalho, ou seja, a de uma jornada normal de trabalho. Hora extra: É aquela que ultrapassa o limite legal ou contratual da jornada diária ou semanal. Muitas empresas, para atender as necessidades dos serviços ou até mesmo, para evitar a contratação de novos empregados, prorrogam a jornada de trabalho de seus empregados. Quando a jornada é prorrogada sem que haja compensação, a empresa fica obrigada a remunerar o empregado o excesso de trabalho, sendo que esta remuneração será superior ao valor da jornada normal. Art. 59- A duração normal do trabalho poderá ser acrescida de horas suplementares, em número não excedente de duas, mediante acordo por escrito entre empregado e empregador, ou mediante contrato coletivo de trabalho. p.1º-De acordo com o contrato coletivo de trabalho, poderá se constar obrigatoriamente, em importância da remuneração da hora suplementar, que será pelo menos 50% superior a da hora normal. Nos casos de necessidade imperiosa, poderá a duração de o trabalho exceder o limite legal ou convencionado, seja para fazer em face de motivo de força maior, ou seja, para atender (ou concluir) serviços inadiáveis cuja inexecução possa acarretar prejuízo manifestado.

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Nos casos de excesso de horas por motivo inadiável, o trabalho não poderá exceder de 12 horas, desde que a lei não fixe ou limite. A legislação não é clara no pagamento das horas extras de 100% das horas normais nos domingos e feriados, não é aplicável nas empresas em geral. Toda a remuneração do empregado entra na base de calculo para horas extras, inclusive as comissões. De modo geral, todos os empregados que trabalham habitualmente em horário extraordinário tem essa jornada extra computada no calculo no calculo de repouso semanal remunerado , independentemente de o empregado receber por dia, semana, quinzena ou mês. Para cada hora trabalhada, acrescenta 1/6 referente ao DSR – Descanso Semanal Remunerado. Base de cálculo – Adicional de insalubridade, periculosidade, anuência, gratificações e outros se for em caráter não aleatório. Exemplo de cálculo: Horas extras: salário / 220 + 50% = hora extra DSR: hora extra / 6 = DSR Simulação:

1) Hora extra: R$ 350,00 / 220 = 1,59 + 50% = R$ 2,39 2) DSR: R$ 2,39 / 6 = R$ 0,40

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EXERCÍCIOS 1. Calcule os valores dos adicionais para os seguintes salários:

a) R$ 380,00 – adicional noturno: _______________________________ ________________________________________________________

b) R$ 450,00 – adicional de insalubridade – grau máximo: ___________

________________________________________________________

c) R$ 550,00 – adicional de periculosidade: _______________________ ________________________________________________________

d) R$ 650,00 – adicional de insalubridade – grau mínimo: ____________

________________________________________________________ 2. Pedro trabalha em uma empresa mineradora, ele está enquadrado em duas condições de trabalho, tanto de insalubridade quanto de periculosidade. Tem um salário de R$ 850,00, levando em consideração 20% de insalubridade e 30% de periculosidade, faça os cálculos abaixo e veja por qual dos adicionais ele deve optar: a) Adicional de insalubridade: _______________________________________ _______________________________________________________________ b) Adicional de periculosidade: ______________________________________ _______________________________________________________________

BENEFÍCIOS

VALE TRASNPORTE

Com base na lei 7.418/85, com alterações da lei nº. 7619/87, o vale-transporte é um benefício que o empregador antecipará o custeio de partes das despesas de seus empregados realizadas com deslocamento residência trabalho e vice-versa, sendo beneficiados os empregados em geral e os servidores públicos. O valor gasto com transporte compromete parte do salário, podendo ter reflexo no comparecimento do empregado ao emprego. O benefício vale-transporte foi instituído com finalidade de amenizar os gastos do empregado com transporte.

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TABELA DE CONTRIBUIÇÃO DOS SEGURADOS EMPREGADOS, EMPREGADO DOMÉSTICO E TRABALHADOR AVULSO

Salário de contribuição (R$) Alíquota (%)

Até 868,29 8

De 868,30 até 1.447,14 9

De 1.447,15 até 2.894,28 11

Atualizada:

Salário de contribuição (R$) Alíquota (%)

TABELA DE QUOTAS DO SALÁRIO FAMÍLIA

Vigência Remuneração (R$) Salário Família (R$)

A partir de 01/04/2007 Até 449,93 23,08

De 449,94 a 676,27 16,26

Atualizada:

Vigência Remuneração (R$) Salário Família (R$)

TABELA DO IRRF – IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE

Atualizada: 2007

Base de cálculo em (R$) Alíquota (%) Deduzir no imposto (R$)

Até 1.313,69 ------- --------

De 1.313,70 até 2.625,12 15% 197,05

Acima de 2.625,12 27,5 % 525,19

Atualizada:

Base de cálculo em (R$) Alíquota (%) Deduzir no imposto (R$)