Apostila de Apresentação Comercial - quando estamos falando. ... o Procure ficar com as mãos ao lado…

Download Apostila de Apresentação Comercial - quando estamos falando. ... o Procure ficar com as mãos ao lado…

Post on 06-Dec-2018

212 views

Category:

Documents

0 download

TRANSCRIPT

Pgina 1

AApprreesseennttaaoo

CCoommeerrcciiaall

Prof. Ms. Claudio Benossi

E-mail: claudio@beno.com.br

Maro de 2013

mailto:claudio@beno.com.br

Pgina 2

Uso da voz para uma comunicao eficaz

A voz um elemento da linguagem; a produo que o ser humano faz

de sons, atravs das cordas vocais. o elemento sonoro da

comunicao.

A voz, na comunicao, na fala, tem uma srie de caractersticas que

precisam ser administradas para a apresentao ficar harmoniosa e

interessante.

Fazer um jogo de variaes, um bom uso de pausas, dar nfase a

determinadas palavras, ou s idias-chave, manifestar a emoo

adequada ao contedo , sem dvida, um dos mais importantes fatores

para manter a audincia ativa e atenta.

No bom comunicador, o pensamento adquire uma plstica vocal, atravs

da qual conquista os sentidos e a inteligncia do ouvinte.

Uma importante parcela do que comunicamos est no contedo, reflexo

da cultura, do conhecimento e da experincia amealhada durante toda a

vida.

Outra parte do que comunicamos est em como utilizamos a nossa voz

e uma parte significativa da comunicao est na comunicao corporal,

em como expressamos atravs de gestos e expresses fsicas o que

estamos sentindo.

Referindo-se voz, notamos que ela possui uma srie de caractersticas,

notadamente quando estamos falando.

Percebemos, quando uma pessoa fala, o seu nvel cultural, sua facilidade ou dificuldade em relao lngua e gramtica, bem como

sua origem atravs de regionalismos ou estrangeirismos e, at a sua

profisso ou especialidade, atravs de termos tcnicos utilizados.

Alm disso, nossa voz manifesta o nosso entusiasmo, nossas emoes,

nossa segurana ou insegurana.

Entre tantas consideraes sobre a voz humana, possui ela, ainda

outras caractersticas que, na prtica, precisam funcionar harmoniosamente. Essas caractersticas so as seguintes: Volume,

Tonalidade, Velocidade, Pausas, Timbre, Dico, Nasalao, Sonoridade,

Musicalidade e Teatralizao.

Pgina 3

A Linguagem do Corpo

A comunicao do corpo, explicitada atravs de gestos, sinais, olhar,

postura, movimentos e a indumentria entre outros , conforme alguns

especialistas, o fator que mais transmite algo no processo da comunicao como um todo.

Dentro dos estudos de Programao Neurolingstica, afirma-se que

50% do que comunicamos ao falar em pblico comunicado pelo nosso

corpo.

Sem a pretenso de discordar ou concordar com este percentual, o que

julgamos relevante que, sem dvida, o nosso corpo transmite mais

mensagens do que imaginamos ou mesmo conhecemos.

Valorizar e aprender a explorar a linguagem corporal ir, sem dvida,

ajud-lo a potencializar a sua capacidade de influencia sobre outras

pessoas.

Procuramos sintetizar, de maneira simples e prtica, atravs de dicas e

sugestes, como cada um poder perceber detalhes para melhor

conhecer e usar esses instrumentos de comunicao, composto pela capacidade de expressar algo no semblante, fazer gestos e movimentos

e que compreendem a linguagem do corpo.

1 - O que fazer

Aparncia: uma boa aparncia complementa a apresentao de

quem deseja ser bem recebido e aceito. Trajar de maneira

adequada ao ambiente, zelando pelo asseio corporal, discrio,

sem exageros ou modismos, vestindo-se de maneira coerente com

o clima e o contexto. Lembre-se de que no teremos uma segunda chance de usar a primeira boa impresso.

Gestos: Um grande mestre da Oratria, o Prof Oswaldo

Melantonio, disse certa vez: Um bom gesto aquele que a pessoa faz, d vida e contorno apresentao e as pessoas ficam

envolvidas e encantadas com a beleza plstica do apresentador,

sem perceber que os gestos, sinais e movimentos esto sendo

feitos.

o Procure ficar com as mos ao lado do corpo, onde os gestos

podero iniciar e terminar.

Pgina 4

o Faa movimentos adequados ao contedo, por exemplo, ao

fazer referncia a si mesmo, apontar o peito com a mo; ao

referir-se ao seu pensamento, apontar naturalmente a

prpria cabea e assim sucessivamente, de maneira discreta e natural. Imagine, por exemplo, como poder representar

mimicamente as seguintes condies: subir, descer,

aproximar, distanciar, postergar, juntar, fora, afirmao,

negao, mais ou menos.

Olhar: manter um contato visual com os ouvintes estreitar um

elo de vinculao mais prximo, mais estreito; tem a ver com

considerao, respeito, ateno, interesse demonstrado pelo apresentador; afinal h um fluxo energtico que emana do olhar

das pessoas. Para perceber o contrrio, s se lembrar daquela

vez em que voc estava assistindo a uma aula ou palestra e o

apresentador olhou apenas para uma pessoa ou ficou olhando para o fundo da sala, sem consider-lo como parte da platia.

bem provvel que a sua vontade di de no estar ali, pois no se

sentiu considerado o suficiente para ser notado ou ao menos

olhado, de vez em quando.

o Antes mesmo de iniciar a sua apresentao, olhe para as

pessoas, perceba que est presente, espere que as pessoas

o olhem tambm. Inclua todos, mesmo as pessoas que

ficam nas laterais.

o Se estiver em um auditrio com muitas pessoas, subdivida o

grupo em blocos (quatro, cinco, seis ou mais partes,

conforme o tamanho da platia). Ao falar, procure olhar para cada um dos blocos de pessoas. Mesmo que voc no

esteja olhando individualmente, ser essa a sensao das

pessoas e lhe daro, certamente, mais ateno.

o Em caso de perguntas, procure olhar atentamente para a pessoa que estiver formulando a pergunta e, ao responder,

alm dessa pessoa, procure olhar para os demais

participantes.

Pgina 5

Expresso Facial: as pessoas observam os mnimos sinais que

emitimos. Uma expresso adequada emoo que estamos

transmitindo atravs da fala refora significativamente o que

manifestamos.

o Ao falar de algo que sugere entusiasmo ou alegria, a

expresso facial dever retratar exatamente o que estiver

dizendo. Dissonante e at engraado ficaria se estivesse dizendo algo triste, referindo-se a uma perda, com um

sentimento de lamria ou lamentao, num tom jovial, algre

e entusiasmado.

o Procure demonstrar, atravs do semblante, cordialidade e

respeito. Use um olhar franco, tenha por hbito o cultivo da

empatia, que a capacidade de se colocar no lugar do

outro, para, a partir da, gerar um estmulo positivo para as pessoas.

Postura: o corpo retrata o nosso estado de esprito ou muito do

nosso interior, da nossa identidade, da nossa personalidade.

Procurar uma postura ereta, mantendo-se altivo sem o exagero que pode pressupor arrogncia ou prepotncia, marcar pontos

positivos na aceitao da audincia.

o Evite caminhar de um lado para outro, ou ficar andando pra frente e para trs.

o Se estiver diante de um microfone, procure ajust-lo sua

altura ao invs de se curvar para falar mais prximo dele.

Pgina 6

2 O que evitar:

Colocar as mos nos bolsos, cruzar os braos, fazer movimentos

desconexos ou deselegantes ou inadequados em relao ao contedo; coar-se, segurar as mo, esfregando-as como se as

estivesse ensaboando; junt-las na frente ou atrs do corpo.

Olhar sempre para ou duas pessoas na audincia apenas.

Olhar irnico ou dispersivo.

Olhar ou caminhar impaciente, a no ser que isso faa parte do

jogo da apresentao.

Ficar numa postura rgida, parecendo uma esttua.

Segurar algo nas mos (papel, caneta, ponteiras indicativas a laser ou no, pincis ou controle remoto) quando no estiver

usando.

Postura relaxadas demais.

Roupas e aparncia deselegantes ou descuidadas.

Pgina 7

Como Enfrentar a Timidez

Uma das principais dificuldades das pessoas, ao falar em pblico,

relacionada a aspectos psicolgicos. Medo, tenso inicial, ansiedade,

fobias, manifestados de diversas formas, notadamente atravs de tremedeiras, gagueiras, suor, fuga de idias (branco), pnico

generalizado. Chamaremos a tudo isso, de maneira mais simples, de

timidez. Estudos psiquitricos falam em fobias sociais, que so

justamente essas dificuldades que uma pessoa tem ao se expor em

pblico.

As causas geradoras da timidez so muitas, entre elas, destacamos a

falta de experincia, experincias mal sucedidas, medo de ser rejeitado

ou de no ser aceito ou aprovado, excessiva auto-estima, resduos de uma educao excessivamente autoritria ou castradora ou at, ao

contrrio, muito protetora.

O que mais importa, independentemente das causas geradoras, como podemos encarar, de frente, o problema, sem mais ficarmos

escondidos em zonas de conforto aconchegantes e adequadas para

justificarmos at nossos fracassos e insucessos.

Para enfrentar este problema, nada mais bsico do que a vontade de

enfrent-lo. O resto apenas conseqncia dessa vontade.

Algumas sugestes:

Auto-sugesto positiva. Uma frase de Henry Ford retrata bem

isso: se voc acha que pode, ou se acha que no pode, em

ambos os casos voc est certo. Acreditar em si mesmo significa

visualizar o sucesso l na frente, quer seja vendo-se aplaudido ou recebendo ou louros da vitria. Essa visualizao futura servir

como inspirao para a motivao, que o impulsionar para a

ao.

Conhecer profundamente o assunto. Estudar, pesquisar,

ensaiar, fazer todas as etapas, desde o planejamento, preparao

e desenvolvimento da apresentao iro gerar, naturalmente,

maior confiana e naturalidade.

Pgina 8

Conhecer tnicas especficas de Comunicao Verbal, tais

como o que fazer com as mos, como ampliar, desenvolver e ter

um rico e adequado vocabulrio, desenvolver tcnicas de

memorizao, recursos de locuo e teatro, usar instrumentos de programao neurolingstica, empatia, ritimo, usar ilustraes,

reforar a auto-estima, etc.

Conhecer o Pblico-Alvo. Na parte do Planejamento, h um enfoque especifico sobre como conhecer a audincia. Ao conhec-

la ficar mais fcil preparar-se adequadamente para a situao.

Exercitar. Atravs do exerccio se adquire habilidade e desenvoltura. O treinamento sedimenta o conhecimento e gera

mais autoconfiana.

Relaxar. Qualquer que seja a forma que cada um encontre para isso ela ser vlida: quer seja atravs de um exerccio fsico ou

respiratrio, quer seja atravs de uma prece ou orao, quer seja

atravs de alguns minutos de meditao e visualizao de

imagens calmas e serenas, no importa. Cada um dever

desenvolver suas prprias maneiras para atingir esse estado de equilbrio e autocontrole.

Pgina 9

Como Planejar uma Apresentao

Planejamento a fase primeira de uma apresentao. Ele lhe d uma

ampla viso da sua apresentao, ajudando-o a definir o rumo a ser

seguido. atravs do planejamento que voc ir responder pergunta: O que voc pretende conseguir com a sua apresentao tambm se

pode entender o planejamento ao responder as perguntas: quem?, o

qu?, quando?, onde?, Como? e por qu?

Aqui cabem, pois a definio da finalidade de nossa apresentao, consideraes sobre a audincia, bem como detalhes sobre a

preparao do ambiente e equipamentos de apoio que podemos utilizar.

1 Definio de propsitos ou finalidade

Ao identificar a finalidade, ficar mais claro o para que voc est

fazendo a sua apresentao.

Uma apresentao, normalmente informativa, Persuasiva ou

Motivacional, Entretenimento ou Cortesia.

Informativa: quando se deseja simplesmente dar esclarecimentos, dados sobre mudanas pressupondo que o

pblico desconhece ou conhece pouco sobre o assunto. Podem

tambm ser chamadas de explicativas.

Persuasiva: tem como objetivo persuadir, envolver, fornecer dados para o pblico tomar decises ou modificar seu ponto de

vista, suas crenas, valores e opinies.

Motivacional: tem como meta promover mudanas de atitudes e comportamentos do pblico, tais como comprar, vender, votar,

participar, escolher, influenciando-o para essas mudanas.

Discursos de Entretenimento: nessa situao, encontramos o bate-papo informal aps um evento, com o objetivo de aumentar

a alegria do ambiente ou criar uma situao mais favorvel. Pode-

se incluir aqui aquele improviso sem maiores compromissos.

Discursos de Cortesia: encontra-se nessa categoria as falas de agradecimento, de homenagens, despedidas, boas vindas,

congratulaes e todas as oraes que expressem gentilezas e

cortesias.

Pgina 10

2 Consideraes sobre o Pblico

Esta etapa prope que voc colha todos os dados possveis sobre

as pessoas (ou provveis pessoas) que estaro (ou podero estar) presentes na sua apresentao.

Importantes questes:

Qual o seu pblico alvo?

Quantas pessoas estaro presentes?

Como o pblico se sente a seu respeito e a respeito do seu

assunto?

O pblico tem conhecimento sobre o assunto que ir abordar?

O que voc espera que o pblico faa a partir da sua

apresentao?

O que o pblico precisa conhecer sobre o seu tema?

O que h, para o pblico, de interessante, no assunto que

ir abordar?

Quais poderiam ser as perguntas mais provveis que as

pessoas poderiam fazer?

De quanto tempo dispe para fazer a sua apresentao?

Pgina 11

3 Consideraes sobre o Ambiente

conhecer o local antecipadamente o ajudar a melhor planejar e

estudar detalhes que contribuiro significativamente para o sucesso da sua apresentao.

Visite a sala ou auditrio onde se realizar o seu trabalho.

Observe atentamente todos os detalhes pertinentes, desde a

possibilidade de instalao de recursos, tais como iluminao,

quantidade de tomadas, quantidade e localizao de portas e

janelas.

Pgina 12

Como Preparar uma Apresentao

Ao preparar uma apresentao fundamental ter em mente o que voc

espera do pblico.

Para isso, necessrio definir os objetivos da sua apresentao. Quanto

mais claros forem esses objetivos, mais fcil ser fazer a preparao da

apresentao.

Os objetivos devem ser Mensurveis, Factveis, Especficos, Concisos e Coerentes.

Mensurveis: possveis de se medir o progresso;

Factveis: possveis de serem realizados;

Especficos: deve-se evitar generalizaes, devem ser claros;

Concisos: devem ser precisos, exatos, formulados resumidamente;

Coerentes: deve haver uma adequao lgica e coerente entre as

partes;

Com base na fase anterior (planejamento e Finalidade), defina os

objetivos da sua apresentao.

Escreva o que voc quer conseguir, exatamente, reduzindo a sentenas especficas.

Exemplos:

Motivar os vendedores para aumentar suas vendas em 20%.

Instruir os participantes quanto ao uso de recursos e tcnicas de

apresentao.

Informar sobre as mudanas das polticas da organizao.

Pgina 13

Tendo os objetivos claros, poder ento, elaborar as partes

intermedirias, ou seja, os pontos principais da sua apresentao.

1. Brainstorming anote todas as idias relacionadas ao assunto. Procure dar um titulo com poucas palavras para cada uma das

idias.

2. Escreva cada um desses ttulos em um carto ou em uma folha de papel, onde poder ter uma viso abrangente de todas essas

idias. Separe-as por categorias, semelhana, grau de interesse

ou coerncia entre elas.

3. Elimine as idias irrelevantes.

4. Faa um plano de ao, ou seja, relacione as idias de maneira

que tenham uma coerncia entre elas, destacando as idias principais.

5. Toda a apresentao tem um numero de elementos alm dos

objetivos: Introduo, Desenvolvimento e Concluso. Distribua as

idias em cada uma dessas fases.

6. Nessa etapa, pode-se definir o tempo. Estabelea o tempo para a

introduo, desenvolvimento e concluso. Desta forma, poder

justar o seu timing, cortando aqui ou ali ao invs de eliminar pontos ou idias importantes. Essa uma sistemtica flexvel.

Pgina 14

Como Lidar com Perguntas e Respostas

Atravs de uma sesso de perguntas e respostas, o pblico pode tirar as

suas dvidas e esclarecer algum ponto da apresentao que ficou

obscuro, ou buscar algum aprofundamento em um ou outro ponto.

Ao planejar a sua apresentao poder decidir o momento ideal para a

Sesso de Perguntas e Respostas.

Poder ser realizada durante a apresentao ou ao final. O importante que fique claro para as pessoas o momento em que podero fazer

perguntas e como podero faz-las.

Durante a apresentao, pode ser muito interessante, pois mantm as pessoas mais envolvidas com o assunto; no entanto, o apresentador

dever estar bem preparado, ou conhecer profundamente o assunto

para poder responder espontaneamente.

Alm disso, poder haver um descontrole do tempo, pois normalmente,

uma pergunta leva a outra e se no houver os devidos cuidados, poder

at haver disperso do assunto.

Ao final da apresentao, quando o apresentador coloca-se disposio

para eventuais perguntas, pode-se considerar essa sesso de duas

formas diferentes:

1: as perguntas so feitas diretamente pelos participantes.

2: so encaminhadas para uma mesa coordenadora, que selecionar

as perguntas semelhantes e as encaminhar ao apresentador para

respond-las.

Esta modalidade permite uma melhor administrao do tempo da

exposio e permite ao apresentador escolher o que responder ou

preparar-se melhor para dar as respostas mais adequadas.

Uma estratgia adequada, ao fazer o planejamento e desenvolvimento

da sua apresentao, procurar se antecipar s eventuais e possveis

perguntas que as pessoas poderiam fazer.

Seria adequado tambm prever (ou estar preparado para responder)

perguntas difceis. Imagine, por exemplo, quais seriam as perguntas

sobre o assunto que discorreu mais difceis de serem respondidas.

Esteja preparado para respond-las.

Pgina 15

H tambm, um risco quando se est numa sesso de perguntas e

respostas: a de haver perguntas difceis, perguntas longas demais,

vrias perguntas em uma s, perguntas que carregam uma certa

revolta, alguma hostilidade.

A melhor maneira a honestidade, assertividade, firmeza. Procure

manter as respostas dentro dos limites abordados pela apresentao,

seja educado ao no responder e, em situaes em que julgar que no deve responder, no responda, ao menos no diretamente.

O que certo nesse ponto que no h uma receita pronta, pois cada

caso um caso e cada situao uma nova situao. O bom senso o seu melhor mestre. Use-o da maneira mais adequada possvel. Ao final

agradea gentilmente e encerre a Sesso de Perguntas e Respostas.

Pgina 16

Improvisao

Este um problema de magna importncia dentro da arte oratria. A

maior parte das pessoas tem uma idia errada acerca do improviso.

Entendem por improviso o ato de falar sem preparao prvia, mas, na realidade, neste h sempre uma preparao prvia, quando no

especfica, pelo menos geral. Basta pensar um pouco neste assunto,

para logo se ver como ningum poder improvisar discursos sobre

temas ou assuntos que ignore ou desconhea.

Os que falam acerca daquilo que no entendem, no improvisam no

sentido rigoroso do vocbulo, dizem superficialidades ou tolices. O

improviso, portanto, no implica, por conseqncia, numa idia absoluta

de inexistncia de preparao previa, indica, quando muito, que essa preparao de natureza difusa e realiza a longo prazo. Ao aceitarmos

esta doutrina, o improviso poderia definir-se como sendo um discurso

proferido com base numa preparao acumulada, mas dando a

aparncia de no ter havido essa preparao.

Os improvisos repentinos, as inspiraes sbitas, daqueles que

declaram nunca haverem preparado os seus discursos, ou so ingnuas,

ou so auto-iluses ou ridculas mentiras. H certos oradores que pretendem passar-se por espertos, e como esse propsito dizem que

no estudaram os seus discursos.

Os bons e grandes oradores sempre improvisam alguma coisa, mesmo

quando tm um discurso ou uma conferencia, e s vezes, essa parte improvisada que d vida, colorido e expresso ao restante.

A improvisao d riqueza e maleabilidade ao discurso. Os discursos

lidos, recitados ou reconstitudos no proporcionam real expresso. S o improvisador consegue ser eloqente, entendendo-se por improvisador

aquele que, aps um trabalho moderadamente intenso de incubao

mental, capaz de falar em funo da circunstncia. Esta d confiana

ao orador, assim o testemunha Silvain Rondes:

O improvisador no receia as interrupes, nem os incidentes que

possam ocorres durante qualquer sesso, interrompendo-lhe,

momentaneamente, a palavra. Ele no tem necessidade de se reportar

s frases precedentes para retomar o fio do seu discurso. No se sente paralisado nem pela emoo, nem pelo esforo da memria; est pronto

para todas as eventualidades, serve-se delas para retemperar a sua

inspirao, e sabe, mesmo, tirar vantagens inesperadas de fatos que,

tudo levaria a crer, deveriam acabrunh-lo.

Pgina 17

Essas vantagens so muitssimo importantes, mas preciso no

menosprezar os perigos aos quais os oradores esto sujeitos ao recorrem improvisao.

Pgina 18

Marketing Pessoal

Apresentamos, resumidamente, algumas sugestes para quem, em

funo das suas atribuies profissionais, tem que estar preparado para

atuar com espontaneidade em situaes sociais formais.

A boa aparncia, alm da boa dico, o bem falar e gesticular,

complementa a apresentao de qualquer individuo que deseja ser bem

recebido e atendido. A aparncia representa um carto de

apresentao; uma pessoa bem trajada predispe logo a seu favor.

Se deseja impressionar bem a pessoa com quem vai tratar de negcios,

lembre-se, ento, que a impresso causada no seu primeiro contato,

decidir fatalmente a sua pretenso.

Traje-se de forma adequada ao clima, camisa apresentvel, isto , limpa

e bem passada, sapatos engraxados, unhas polidas, cabelo com bom

corte, dentes bem escovados, gravata apresentvel.

Evite destoar-se da moda, procurando o estilo clssico: cores claras no

vero, cores escuras no inverno, tornando, assim, o estilo de vestir

permanentemente atualizado, sem correr risco de modismo.

A vestimenta representa uma linguagem que define a continuidade da

comunicao com seu interlocutor, em funo do impacto inicial.

Apresentamos a seguir, dicas e sugestes para uma melhor aparncia e toques de elegncia:

SENTAR

o Ao sentar-se mesa, no se cruzam as pernas. o Em uma ocasio mais formal, evita-se cruzar as pernas.

o Ao sentar no colocar sua pasta ou bolsa em cima da mesa,

mas sobre as pernas ou na prpria poltrona.

o Ao sentar-se numa cadeira de braos, descanse um brao de cada vez no apoio da cadeira.

o Ao sentar-se no contora as mos, no esconda sob as

pernas e nem estale os dedos: esses movimentos

transmitem insegurana.

Pgina 19

ANDAR

o Coloque-ser numa postura bastante natural e ereta. Nada de

costas arqueadas, cabea baixa ou pescoo esticado demais.

Mantenha sua testa na linha do horizonte, tenha as costas retas e abdmen contrado.

o Ao andar, faa com que os braos balancem de forma

natural e moderada. Braos duros e com amplos

movimentos s cabem em desfiles militares. o Ao subir uma escada coloque todo o p no degrau, jogando

o seu peso para a ponta dele: aquele barulho das passadas

diminui ou desaparece.

o As descer uma escada, faa-o numa postura ligeiramente de lado: isso lhe proporciona mais firmesa.

APERTO DE MO

o Um aperto de mo tem, no mximo, cinco segundos de durao, mas o tempo desse contato mostra maior ou

menor significado ao gesto, acompanhado pelo olhar direto

nos olhos do interlocutor.

o O contato fsico deve ser agradvel. Se der a mo mole

representa insegurana, oferecer apenas a ponta dos dedos sinal de desprezo e apertar demais uma grosseria.

o H inmeras situaes em que no se justifica o aperto de

mo: quando algum est comendo ou bebendo durante

uma refeio ou num coquetel. Ao visitar um doente. Num consultrio mdico ou dentrio, a no ser que o profissional

tome a iniciativa de estender a mo. Quem chega a uma

reunio quando h muita gente sentada ou grupos

formados, s vai apertar a mo dos mais prximos ou a quem se desejar manifestar particular deferncia. Um

simples saudar com um sorriso pode ser suficiente.