apostila de apresentação comercial -...

AApprreesseennttaaççããoo

CCoommeerrcciiaall

Profº. Ms. Claudio Benossi

E-mail: [email protected]

Março de 2013

mailto:[email protected]

Uso da voz para uma comunicação eficaz

A voz é um elemento da linguagem; é a produção que o ser humano faz

de sons, através das cordas vocais. É o elemento sonoro da

comunicação.

A voz, na comunicação, na fala, tem uma série de características que

precisam ser administradas para a apresentação ficar harmoniosa e

interessante.

Fazer um “jogo” de variações, um bom uso de pausas, dar ênfase a

determinadas palavras, ou às idéias-chave, manifestar a emoção

adequada ao conteúdo é, sem dúvida, um dos mais importantes fatores

para manter a audiência ativa e atenta.

No bom comunicador, o pensamento adquire uma plástica vocal, através

da qual conquista os sentidos e a inteligência do ouvinte.

Uma importante parcela do que comunicamos está no conteúdo, reflexo

da cultura, do conhecimento e da experiência amealhada durante toda a

vida.

Outra parte do que comunicamos está em como utilizamos a nossa voz

e uma parte significativa da comunicação está na comunicação corporal,

em como expressamos através de gestos e expressões físicas o que

estamos sentindo.

Referindo-se à voz, notamos que ela possui uma série de características,

notadamente quando estamos falando.

Percebemos, quando uma pessoa fala, o seu nível cultural, sua facilidade ou dificuldade em relação à língua e à gramática, bem como

sua origem através de regionalismos ou estrangeirismos e, até a sua

profissão ou especialidade, através de termos técnicos utilizados.

Além disso, nossa voz manifesta o nosso entusiasmo, nossas emoções,

nossa segurança ou insegurança.

Entre tantas considerações sobre a voz humana, possui ela, ainda

outras características que, na prática, precisam funcionar harmoniosamente. Essas características são as seguintes: Volume,

Tonalidade, Velocidade, Pausas, Timbre, Dicção, Nasalação, Sonoridade,

Musicalidade e Teatralização.

A Linguagem do Corpo

A comunicação do corpo, explicitada através de gestos, sinais, olhar,

postura, movimentos e a indumentária entre outros é, conforme alguns

especialistas, o fator que mais transmite algo no processo da comunicação como um todo.

Dentro dos estudos de Programação Neurolingüística, afirma-se que

50% do que comunicamos ao falar em público é comunicado pelo nosso

corpo.

Sem a pretensão de discordar ou concordar com este percentual, o que

julgamos relevante é que, sem dúvida, o nosso corpo transmite mais

mensagens do que imaginamos ou mesmo conhecemos.

Valorizar e aprender a explorar a linguagem corporal irá, sem dúvida,

ajudá-lo a potencializar a sua capacidade de influencia sobre outras

pessoas.

Procuramos sintetizar, de maneira simples e prática, através de dicas e

sugestões, como cada um poderá perceber detalhes para melhor

conhecer e usar esses instrumentos de comunicação, composto pela capacidade de expressar algo no semblante, fazer gestos e movimentos

e que compreendem a linguagem do corpo.

1º - O que fazer

Aparência: uma boa aparência complementa a apresentação de

quem deseja ser bem recebido e aceito. Trajar de maneira

adequada ao ambiente, zelando pelo asseio corporal, discrição,

sem exageros ou modismos, vestindo-se de maneira coerente com

o clima e o contexto. Lembre-se de que não teremos uma segunda chance de usar a primeira boa impressão.

Gestos: Um grande mestre da Oratória, o Profº Oswaldo

Melantonio, disse certa vez: “Um bom gesto é aquele que a pessoa faz, dá vida e contorno à apresentação e as pessoas ficam

envolvidas e encantadas com a beleza plástica do apresentador,

sem perceber que os gestos, sinais e movimentos estão sendo

feitos”.

o Procure ficar com as mãos ao lado do corpo, onde os gestos

poderão iniciar e terminar.

o Faça movimentos adequados ao conteúdo, por exemplo, ao

fazer referência a si mesmo, apontar o peito com a mão; ao

referir-se ao seu pensamento, apontar naturalmente a

própria cabeça e assim sucessivamente, de maneira discreta e natural. Imagine, por exemplo, como poderá representar

mimicamente as seguintes condições: subir, descer,

aproximar, distanciar, postergar, juntar, força, afirmação,

negação, “mais ou menos”.

Olhar: manter um contato visual com os ouvintes é estreitar um

elo de vinculação mais próximo, mais estreito; tem a ver com

consideração, respeito, atenção, interesse demonstrado pelo apresentador; afinal há um fluxo energético que emana do olhar

das pessoas. Para perceber o contrário, é só se lembrar daquela

vez em que você estava assistindo a uma aula ou palestra e o

apresentador olhou apenas para uma pessoa ou ficou olhando para o fundo da sala, sem considerá-lo como parte da platéia. È

bem provável que a sua vontade dói de não estar ali, pois não se

sentiu considerado o suficiente para ser notado ou ao menos

olhado, de vez em quando.

o Antes mesmo de iniciar a sua apresentação, olhe para as

pessoas, perceba que está presente, espere que as pessoas

o olhem também. Inclua todos, mesmo as pessoas que

ficam nas laterais.

o Se estiver em um auditório com muitas pessoas, subdivida o

grupo em blocos (quatro, cinco, seis ou mais partes,

conforme o tamanho da platéia). Ao falar, procure olhar para cada um dos blocos de pessoas. Mesmo que você não

esteja olhando individualmente, será essa a sensação das

pessoas e lhe darão, certamente, mais atenção.

o Em caso de perguntas, procure olhar atentamente para a pessoa que estiver formulando a pergunta e, ao responder,

além dessa pessoa, procure olhar para os demais

participantes.

Expressão Facial: as pessoas observam os mínimos sinais que

emitimos. Uma expressão adequada à emoção que estamos

transmitindo através da fala reforça significativamente o que

manifestamos.

o Ao falar de algo que sugere entusiasmo ou alegria, a

expressão facial deverá retratar exatamente o que estiver

dizendo. Dissonante e até engraçado ficaria se estivesse dizendo algo triste, referindo-se a uma perda, com um

sentimento de lamúria ou lamentação, num tom jovial, algre

e entusiasmado.

o Procure demonstrar, através do semblante, cordialidade e

respeito. Use um olhar franco, tenha por hábito o cultivo da

“empatia”, que é a capacidade de se colocar no lugar do

outro, para, a partir daí, gerar um estímulo positivo para as pessoas.

Postura: o corpo retrata o nosso estado de espírito ou muito do

nosso interior, da nossa identidade, da nossa personalidade.

Procurar uma postura ereta, mantendo-se altivo sem o exagero que pode pressupor arrogância ou prepotência, é marcar pontos

positivos na aceitação da audiência.

o Evite caminhar de um lado para outro, ou ficar andando pra frente e para trás.

o Se estiver diante de um microfone, procure ajustá-lo à sua

altura ao invés de se curvar para falar mais próximo dele.

2º – O que evitar:

Colocar as mãos nos bolsos, cruzar os braços, fazer movimentos

desconexos ou deselegantes ou inadequados em relação ao conteúdo; coçar-se, segurar as mão, esfregando-as como se as

estivesse ensaboando; juntá-las na frente ou atrás do corpo.

Olhar sempre para ou duas pessoas na audiência apenas.

Olhar irônico ou dispersivo.

Olhar ou caminhar impaciente, a não ser que isso faça parte do

“jogo” da apresentação.

Ficar numa postura rígida, parecendo uma estátua.

Segurar algo nas mãos (papel, caneta, ponteiras indicativas a “laser” ou não, pincéis ou controle remoto) quando não estiver

usando.

Postura relaxadas demais.

Roupas e aparência deselegantes ou descuidadas.

Como Enfrentar a Timidez

Uma das principais dificuldades das pessoas, ao falar em público, é

relacionada a aspectos psicológicos. Medo, tensão inicial, ansiedade,

fobias, manifestados de diversas formas, notadamente através de tremedeiras, gagueiras, suor, fuga de idéias (branco), pânico

generalizado. Chamaremos a tudo isso, de maneira mais simples, de

timidez. Estudos psiquiátricos falam em “fobias sociais”, que são

justamente essas dificuldades que uma pessoa tem ao se expor em

público.

As causas geradoras da timidez são muitas, entre elas, destacamos a

falta de experiência, experiências mal sucedidas, medo de ser rejeitado

ou de não ser aceito ou aprovado, excessiva auto-estima, resíduos de uma educação excessivamente autoritária ou castradora ou até, ao

contrário, muito protetora.

O que mais importa, independentemente das causas geradoras, é como podemos encarar, “de frente”, o problema, sem mais ficarmos

escondidos em “zonas de conforto” aconchegantes e adequadas para

justificarmos até nossos fracassos e insucessos.

Para enfrentar este problema, nada mais básico do que a vontade de

enfrentá-lo. O resto é apenas conseqüência dessa vontade.

Algumas sugestões:

Auto-sugestão positiva. Uma frase de Henry Ford retrata bem

isso: “se você acha que pode, ou se acha que não pode, em

ambos os casos você está certo”. Acreditar em si mesmo significa

visualizar o sucesso lá na frente, quer seja vendo-se aplaudido ou recebendo ou louros da vitória. Essa visualização futura servirá

como inspiração para a motivação, que o impulsionará para a

ação.

Conhecer profundamente o assunto. Estudar, pesquisar,

ensaiar, fazer todas as etapas, desde o planejamento, preparação

e desenvolvimento da apresentação irão gerar, naturalmente,

maior confiança e naturalidade.

Conhecer ténicas específicas de Comunicação Verbal, tais

como o que fazer com as mãos, como ampliar, desenvolver e ter

um rico e adequado vocabulário, desenvolver técnicas de

memorização, recursos de locução e teatro, usar instrumentos de programação neurolingüística, empatia, ritimo, usar ilustrações,

reforçar a auto-estima, etc.

Conhecer o Público-Alvo. Na parte do Planejamento, há um enfoque especifico sobre como conhecer a audiência. Ao conhecê-

la ficará mais fácil preparar-se adequadamente para a situação.

Exercitar. Através do exercício se adquire habilidade e desenvoltura. O treinamento sedimenta o conhecimento e gera

mais autoconfiança.

Relaxar. Qualquer que seja a forma que cada um encontre para isso ela será válida: quer seja através de um exercício físico ou

respiratório, quer seja através de uma prece ou oração, quer seja

através de alguns minutos de meditação e visualização de

imagens calmas e serenas, não importa. Cada um deverá

desenvolver suas próprias maneiras para atingir esse estado de equilíbrio e autocontrole.

Como Planejar uma Apresentação

Planejamento é a fase primeira de uma apresentação. Ele lhe dá uma

ampla visão da sua apresentação, ajudando-o a definir o rumo a ser

seguido. È através do planejamento que você irá responder à pergunta: “O que você pretende conseguir com a sua apresentação” também se

pode entender o planejamento ao responder as perguntas: quem?, o

quê?, quando?, onde?, Como? e por quê?

Aqui cabem, pois a definição da finalidade de nossa apresentação, considerações sobre a audiência, bem como detalhes sobre a

preparação do ambiente e equipamentos de apoio que podemos utilizar.

1 – Definição de propósitos ou finalidade

Ao identificar a finalidade, ficará mais claro o “para que” você está

fazendo a sua apresentação.

Uma apresentação, normalmente é informativa, Persuasiva ou

Motivacional, Entretenimento ou Cortesia.

Informativa: quando se deseja simplesmente dar esclarecimentos, dados sobre mudanças pressupondo que o

público desconhece ou conhece pouco sobre o assunto. Podem

também ser chamadas de “explicativas”.

Persuasiva: tem como objetivo persuadir, envolver, fornecer dados para o público tomar decisões ou modificar seu ponto de

vista, suas crenças, valores e opiniões.

Motivacional: tem como meta promover mudanças de atitudes e comportamentos do público, tais como comprar, vender, votar,

participar, escolher, influenciando-o para essas mudanças.

Discursos de Entretenimento: nessa situação, encontramos o bate-papo informal após um evento, com o objetivo de aumentar

a alegria do ambiente ou criar uma situação mais favorável. Pode-

se incluir aqui aquele “improviso” sem maiores compromissos.

Discursos de Cortesia: encontra-se nessa categoria as falas de agradecimento, de homenagens, despedidas, boas vindas,

congratulações e todas as orações que expressem gentilezas e

cortesias.

2 – Considerações sobre o Público

Esta etapa propõe que você colha todos os dados possíveis sobre

as pessoas (ou prováveis pessoas) que estarão (ou poderão estar) presentes na sua apresentação.

Importantes questões:

Qual é o seu público alvo?

Quantas pessoas estarão presentes?

Como o público se sente a seu respeito e a respeito do seu

assunto?

O público tem conhecimento sobre o assunto que irá abordar?

O que você espera que o público faça a partir da sua

apresentação?

O que o público precisa conhecer sobre o seu tema?

O que há, para o público, de interessante, no assunto que

irá abordar?

Quais poderiam ser as perguntas mais prováveis que as

pessoas poderiam fazer?

De quanto tempo dispõe para fazer a sua apresentação?

3 – Considerações sobre o Ambiente

conhecer o local antecipadamente o ajudará a melhor planejar e

estudar detalhes que contribuirão significativamente para o sucesso da sua apresentação.

Visite a sala ou auditório onde se realizará o seu trabalho.

Observe atentamente todos os detalhes pertinentes, desde a

possibilidade de instalação de recursos, tais como iluminação,

quantidade de tomadas, quantidade e localização de portas e

janelas.

Como Preparar uma Apresentação

Ao preparar uma apresentação é fundamental ter em mente o que você

espera do público.

Para isso, é necessário definir os objetivos da sua apresentação. Quanto

mais claros forem esses objetivos, mais fácil será fazer a preparação da

apresentação.

Os objetivos devem ser Mensuráveis, Factíveis, Específicos, Concisos e Coerentes.

Mensuráveis: possíveis de se medir o progresso;

Factíveis: possíveis de serem realizados;

Específicos: deve-se evitar generalizações, devem ser claros;

Concisos: devem ser precisos, exatos, formulados resumidamente;

Coerentes: deve haver uma adequação lógica e coerente entre as

partes;

Com base na fase anterior (planejamento e Finalidade), defina os

objetivos da sua apresentação.

Escreva o que você quer conseguir, exatamente, reduzindo a sentenças específicas.

Exemplos:

Motivar os vendedores para aumentar suas vendas em 20%.

Instruir os participantes quanto ao uso de recursos e técnicas de

apresentação.

Informar sobre as mudanças das políticas da organização.

Tendo os objetivos claros, poderá então, elaborar as partes

intermediárias, ou seja, os pontos principais da sua apresentação.

1. Brainstorming – anote todas as idéias relacionadas ao assunto. Procure dar um titulo com poucas palavras para cada uma das

idéias.

2. Escreva cada um desses títulos em um cartão ou em uma folha de papel, onde poderá ter uma visão abrangente de todas essas

idéias. Separe-as por categorias, semelhança, grau de interesse

ou coerência entre elas.

3. Elimine as idéias irrelevantes.

4. Faça um plano de ação, ou seja, relacione as idéias de maneira

que tenham uma coerência entre elas, destacando as idéias principais.

5. Toda a apresentação tem um numero de elementos além dos

objetivos: Introdução, Desenvolvimento e Conclusão. Distribua as

idéias em cada uma dessas fases.

6. Nessa etapa, pode-se definir o tempo. Estabeleça o tempo para a

introdução, desenvolvimento e conclusão. Desta forma, poderá

justar o seu “timing”, cortando aqui ou ali ao invés de eliminar pontos ou idéias importantes. Essa é uma sistemática flexível.

Como Lidar com Perguntas e Respostas

Através de uma sessão de perguntas e respostas, o público pode tirar as

suas dúvidas e esclarecer algum ponto da apresentação que ficou

obscuro, ou buscar algum aprofundamento em um ou outro ponto.

Ao planejar a sua apresentação poderá decidir o momento ideal para a

Sessão de Perguntas e Respostas.

Poderá ser realizada durante a apresentação ou ao final. O importante é que fique claro para as pessoas o momento em que poderão fazer

perguntas e como poderão fazê-las.

Durante a apresentação, pode ser muito interessante, pois mantém as pessoas mais envolvidas com o assunto; no entanto, o apresentador

deverá estar bem preparado, ou conhecer profundamente o assunto

para poder responder espontaneamente.

Além disso, poderá haver um descontrole do tempo, pois normalmente,

uma pergunta leva a outra e se não houver os devidos cuidados, poderá

até haver dispersão do assunto.

Ao final da apresentação, quando o apresentador coloca-se à disposição

para eventuais perguntas, pode-se considerar essa sessão de duas

formas diferentes:

1ª: as perguntas são feitas diretamente pelos participantes.

2ª: são encaminhadas para uma mesa coordenadora, que selecionará

as perguntas semelhantes e as encaminhará ao apresentador para

respondê-las.

Esta modalidade permite uma melhor administração do tempo da

exposição e permite ao apresentador escolher o que responder ou

preparar-se melhor para dar as respostas mais adequadas.

Uma estratégia adequada, ao fazer o planejamento e desenvolvimento

da sua apresentação, é procurar se antecipar às eventuais e possíveis

perguntas que as pessoas poderiam fazer.

Seria adequado também prever (ou estar preparado para responder)

perguntas difíceis. Imagine, por exemplo, quais seriam as perguntas

sobre o assunto que discorreu mais difíceis de serem respondidas.

Esteja preparado para respondê-las.

Há também, um risco quando se está numa sessão de perguntas e

respostas: a de haver perguntas difíceis, perguntas longas demais,

várias perguntas em uma só, perguntas que carregam uma certa

revolta, alguma hostilidade.

A melhor maneira é a honestidade, assertividade, firmeza. Procure

manter as respostas dentro dos limites abordados pela apresentação,

seja educado ao não responder e, em situações em que julgar que não deve responder, não responda, ao menos não diretamente.

O que é certo nesse ponto é que não há uma receita pronta, pois cada

caso é um caso e cada situação é uma nova situação. O bom senso é o seu melhor mestre. Use-o da maneira mais adequada possível. Ao final

agradeça gentilmente e encerre a Sessão de Perguntas e Respostas.

Improvisação

Este é um problema de magna importância dentro da arte oratória. A

maior parte das pessoas tem uma idéia errada acerca do improviso.

Entendem por improviso o ato de falar sem preparação prévia, mas, na realidade, neste há sempre uma preparação prévia, quando não

específica, pelo menos geral. Basta pensar um pouco neste assunto,

para logo se ver como ninguém poderá improvisar discursos sobre

temas ou assuntos que ignore ou desconheça.

Os que falam acerca daquilo que não entendem, não improvisam no

sentido rigoroso do vocábulo, dizem superficialidades ou tolices. O

improviso, portanto, não implica, por conseqüência, numa idéia absoluta

de inexistência de preparação previa, indica, quando muito, que essa preparação é de natureza difusa e realiza a longo prazo. Ao aceitarmos

esta doutrina, o improviso poderia definir-se como sendo um discurso

proferido com base numa preparação acumulada, mas dando a

aparência de não ter havido essa preparação.

Os improvisos repentinos, as “inspirações” súbitas, daqueles que

declaram nunca haverem preparado os seus discursos, ou são ingênuas,

ou são auto-ilusões ou ridículas mentiras. Há certos oradores que pretendem passar-se por “espertos”, e como esse propósito dizem que

não estudaram os seus discursos.

Os bons e grandes oradores sempre improvisam alguma coisa, mesmo

quando têm um discurso ou uma conferencia, e às vezes, é essa “parte improvisada” que dá vida, colorido e expressão ao restante.

A improvisação dá riqueza e maleabilidade ao discurso. Os discursos

lidos, recitados ou reconstituídos não proporcionam real expressão. Só o improvisador consegue ser eloqüente, entendendo-se por improvisador

aquele que, após um trabalho moderadamente intenso de incubação

mental, é capaz de falar em função da circunstância. Esta dá confiança

ao orador, assim o testemunha Silvain Rondes:

“O improvisador não receia as interrupções, nem os incidentes que

possam ocorres durante qualquer sessão, interrompendo-lhe,

momentaneamente, a palavra. Ele não tem necessidade de se reportar

às frases precedentes para retomar o fio do seu discurso. Não se sente paralisado nem pela emoção, nem pelo esforço da memória; está pronto

para todas as eventualidades, serve-se delas para retemperar a sua

inspiração, e sabe, mesmo, tirar vantagens inesperadas de fatos que,

tudo levaria a crer, deveriam acabrunhá-lo”.

Essas vantagens são muitíssimo importantes, mas é preciso não

menosprezar os perigos aos quais os oradores estão sujeitos ao recorrem à improvisação.

Marketing Pessoal

Apresentamos, resumidamente, algumas sugestões para quem, em

função das suas atribuições profissionais, tem que estar preparado para

atuar com espontaneidade em situações sociais formais.

A boa aparência, além da boa dicção, o bem falar e gesticular,

complementa a apresentação de qualquer individuo que deseja ser bem

recebido e atendido. A aparência representa um cartão de

apresentação; uma pessoa bem trajada predispõe logo a seu favor.

Se deseja impressionar bem a pessoa com quem vai tratar de negócios,

lembre-se, então, que a impressão causada no seu primeiro contato,

decidirá fatalmente a sua pretensão.

Traje-se de forma adequada ao clima, camisa apresentável, isto é, limpa

e bem passada, sapatos engraxados, unhas polidas, cabelo com bom

corte, dentes bem escovados, gravata apresentável.

Evite destoar-se da moda, procurando o estilo clássico: cores claras no

verão, cores escuras no inverno, tornando, assim, o estilo de vestir

permanentemente atualizado, sem correr risco de modismo.

A vestimenta representa uma linguagem que define a continuidade da

comunicação com seu interlocutor, em função do impacto inicial.

Apresentamos a seguir, dicas e sugestões para uma melhor aparência e toques de elegância:

SENTAR

o Ao sentar-se à mesa, não se cruzam as pernas. o Em uma ocasião mais formal, evita-se cruzar as pernas.

o Ao sentar não colocar sua pasta ou bolsa em cima da mesa,

mas sobre as pernas ou na própria poltrona.

o Ao sentar-se numa cadeira de braços, descanse um braço de cada vez no apoio da cadeira.

o Ao sentar-se não contorça as mãos, não esconda sob as

pernas e nem estale os dedos: esses movimentos

transmitem insegurança.

ANDAR

o Coloque-ser numa postura bastante natural e ereta. Nada de

costas arqueadas, cabeça baixa ou pescoço esticado demais.

Mantenha sua testa na linha do horizonte, tenha as costas retas e abdómen contraído.

o Ao andar, faça com que os braços balancem de forma

natural e moderada. Braços duros e com amplos

movimentos só cabem em desfiles militares. o Ao subir uma escada coloque todo o pé no degrau, jogando

o seu peso para a ponta dele: aquele barulho das passadas

diminui ou desaparece.

o As descer uma escada, faça-o numa postura ligeiramente de “lado”: isso lhe proporciona mais firmesa.

APERTO DE MÃO

o Um aperto de mão tem, no máximo, cinco segundos de duração, mas o tempo desse contato mostra maior ou

menor significado ao gesto, acompanhado pelo olhar direto

nos olhos do interlocutor.

o O contato físico deve ser agradável. Se der a mão mole

representa insegurança, oferecer apenas a ponta dos dedos é sinal de desprezo e apertar demais é uma grosseria.

o Há inúmeras situações em que não se justifica o aperto de

mão: quando alguém está comendo ou bebendo durante

uma refeição ou num coquetel. Ao visitar um doente. Num consultório médico ou dentário, a não ser que o profissional

tome a iniciativa de estender a mão. Quem chega a uma

reunião quando há muita gente sentada ou grupos

formados, só vai apertar a mão dos mais próximos ou a quem se desejar manifestar particular deferência. Um

simples saudar com um sorriso pode ser suficiente.

apostila de apresentação comercial -...

Documents